Как должен выглядеть проект: Оформление школьного проекта — образец 2021

Содержание

Восемь шагов к созданию эффективного отчёта о статусе проекта

Краткое содержание

Эффективные отчёты о состоянии проекта — это лучший способ держать заинтересованных лиц в курсе его выполнения. Такая актуальная информация общего характера даёт вашему коллективу понять, как продвигается проект: по плану, в зоне риска или отстаёт. Отталкиваясь от неё, можно вносить необходимые коррективы и всегда укладываться в сроки. Узнайте, как создавать отчёты о статусе проекта за несколько простых действий, а также ознакомьтесь с шаблоном, которым можно начать пользоваться прямо сейчас.

Очередная неделя подходит к концу, а воз и ныне там: снова приходится раскапывать гору электронных таблиц и почты, приводить это к общему виду в разных инструментах и готовить отчёт о ходе проекта…

Отчётность о ходе работы необходима для синхронизации действий коллектива и раннего выявления рисков, а также для соблюдения графиков и бюджета. Однако ручная обработка этой информации, получаемой из разных источников, является одной из главных составляющих работы по организации работы — бесполезной деятельности, которая мешает выполнению важных задач, направленных на достижение цели.

Вместо того чтобы сводить всё вручную, воспользуйтесь шаблоном отчёта о статусе проекта и стандартизируйте этот процесс. Это позволит тратить меньше времени на непродуктивный сбор данных и уделять больше энергии полезной работе.

Если вы готовитесь к составлению первого в своей жизни отчёта о статусе проекта или ищете более продуманную систему, эта статья расскажет о том, что такое отчёт о статусе проекта, как его составить, а также как использовать отчётность по проекту таким образом, чтобы каждый раз укладываться в сроки. Приступим.

Что такое отчёт о статусе проекта?

Отчёты о статусе проектов — это своевременные уведомления о ходе выполнения ваших проектов. Лаконично написанные отчёты о состоянии проекта содержат общую информацию о ходе проекта, по которой участники группы могут сразу получить представление о том, что происходит в его рамках. Своевременный отчёт о состоянии проекта поможет его группе и заинтересованным лицам из других подразделений определить, что идёт по плану, каковы препятствия и что будет дальше.

Регулярная публикация отчётов о статусе проекта очень важна, потому что позволяет держать всех заинтересованных в курсе событий. Такие отчёты отвечают на общие вопросы ещё до того, как участники группы получают возможность их задать, и дают сотрудникам понять, что всё идёт по плану, поэтому вы с коллегами можете уверенно двигаться дальше.

Частота публикации отчётов о статусе проекта зависит от его хронологии. Одним проектам лучше подходит еженедельная отчётность, о других же можно рассказывать не чаще одного раза в месяц. Публикуйте отчёты настолько часто, насколько это может быть полезно заинтересованным лицам. Отчётность не должна быть реакцией на то, что пошло не так. Её предназначение — держать группу в курсе того, как продвигается выполнение проекта: идёт по графику, находится под угрозой или отстаёт.

Готовьте отчётность по командам и проектам в Asana

Преимущества эффективной отчётности по проектам

Отчётность ради отчётности — это неверный подход. Эффективная отчётность обладает рядом преимуществ. При правильном отображении состояния проекта вы можете:

Следить за состоянием проекта

Самое худшее для проекта — это когда вы подходите к концу хронологии и понимаете, что всё это время шли по неверному пути. Подобные «сюрпризы» никто не любит, и вы как руководитель проекта должны сделать так, чтобы весь ваш коллектив мог в любой момент определить состояние проекта.

Отчёты о статусе проекта являются отличным способом добиться этого при минимальных объёмах ручного труда. Так как в подобных отчётах общие сведения приводятся вместе с важными показателями, у всех пользователей появляется представление о состоянии проекта. А что если он выбился из графика? Это можно быстро исправить, чтобы уложиться в отведённые сроки и бюджет проекта.

Читать о том, что приводит к срыву проекта — семь виновников и методы борьбы с ними

Кратко описывать ход выполнения проекта

Отчёты о статусе проекта не относятся к мониторингу в реальном времени. Эти отчёты представляют собой обобщение сведений, полученных за прошлую неделю, последние две недели или прошедший месяц работ по проекту. Для заинтересованных лиц это возможность узнать, насколько хорошо вы соблюдаете план проекта.

Если вы ищете советы по поводу того, как составлять отчёты по проектам в режиме реального времени, ознакомьтесь с нашей статьёй об универсальных инструментах составления отчётов для любой команды.

Снизить объём ручного труда

У вас как у руководителя проекта и без того очень много работы. Вам совсем не хочется тратить дополнительные часы каждую неделю или месяц на сбор данных из разных мест. Инструменты для составления отчётности по проектам позволяют легко сгруппировать всю эту информацию в одном месте и создать отчёт о статусе проекта нажатием одной кнопки.

Публиковать следующие шаги и поручения

Отчёты о статусе проекта предназначены вашей проектной группе, спонсору проекта, важным заинтересованным лицам и участвующем в проекте специалистам из других подразделений. Поскольку эти отчёты носят общий характер, они подходит всем, кто хочет быть в курсе хода выполнения проекта.

Это оптимальный способ сообщить всем о том, что происходит, не вдаваясь в лишние подробности. При наличии важных следующих шагов или поручений по проекту поделитесь ими здесь, чтобы все знали, чего ожидать.

Заранее распознавать препятствия

Если в проекте что-то пошло не так, отчёт даст коллегам понять, в чём причина задержки и что вы делаете, чтобы её устранить. По аналогии с процессом управления рисками проекта опережающая отчётность о состоянии проекта помогает распознавать и преодолевать проблемы, прежде чем они окажут влияние на его хронологию.

Читать о семи проектных рисках и их предотвращении

Попрощаться с совещаниями по статусу

Дни совещаний по статусу сочтены. Теперь мы знаем, что это неэффективная трата времени. В отличие от личных встреч отчёты о статусе проекта размещаются в централизованном инструменте, с которым участники группы могут сверяться асинхронно, когда захотят. При необходимости они могут сослаться на эту информацию или углубиться в подробности. Сэкономленное время можно выделить на более полезные мероприятия, такие как коллективное обсуждение или общее собрание коллектива.

Для начала объедините отчётность с эффективным управлением проектами

Самое большое преимущество отчётов о статусе проекта заключается в том, что они позволяют сократить объём ручной работы, свести информацию воедино и держать всех в курсе событий без затруднений. Если нужная информация разбросана по нескольким инструментам, не получится эффективно использовать шаблоны отчётности по проектам — вам всё равно придётся вручную открывать сводную таблицу Excel и электронную почту группы для сбора информации.

Вместо этого переходите на программное обеспечение управления проектами в качестве единого источника достоверной информации. Такое программное обеспечение даст вам следующие возможности:

  • У вас будет единый источник достоверной информации, поэтому участники группы будут видеть, кто какую работу выполняет и когда должен закончить.

  • Информацию по проекту можно наглядно отобразить на диаграмме Ганта, Канбан-доске, календаре или в виде списка, похожего на электронную таблицу.

  • Отчёты о статусе можно будет создавать нажатием одной кнопки.

  • У участников группы появится место, где они смогут ознакомиться с отчётом по статусу и при желании найти дополнительную информацию.

  • Вы получите доступ к дополнительным сведениям о проекте, включая план проекта, план обмена информацией, цели и вехи проекта, ожидаемые результаты и многое другое.

Разумеется, мы считаем, что Asana является отличным вариантом. Asana — это инструмент управления работами, которым может пользоваться вся ваша группа. Сотрудникам из разных подразделений нужен способ просматривать отчёты о состоянии дел за прошлые периоды. Главным заинтересованным лицам нужна общая картина хода управления всей программой или портфелем проектов, а вашим коллегам нужен способ отслеживать индивидуальную работу на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Попробовать Asana бесплатно

Восемь шагов к созданию отличного отчёта о статусе проекта

Итак, как готовить отчёты о статусе проекта? Создайте чёткую структуру, чтобы следовать ей при подготовке всех будущих отчётов. Она также должна соответствовать проектному заданию, чтобы отчёты не отклонялись от темы.

С помощью этого руководства вы поймёте, что включать в отчёт о статусе проекта, на примере пошагового создания отчёта о проекте по удовлетворённости сотрудников.

1. Готовьте отчётность там, где ведётся работа

Прежде чем создавать отчёт, начните отслеживать информацию о своей работе в инструменте управления проектами. В этом случае вам не придётся вручную собирать сведения из множества источников — вместо этого вы сможете сократить объём ручной работы и создать отчёт несколькими кликами.

Работая в инструменте управления проектами, можно легко отслеживать зависимые элементы и предстоящие задачи, поэтому текущее состояние проекта никогда не станет для вас неожиданностью.

2. Дайте название отчёту

Для ясности в его качестве можно просто использовать название проекта. Если отчёты по этому проекту составляются регулярно, то стоит добавить дату или отметку времени.

Пример названия отчёта по проекту: Февраль 2020 — инициатива по удовлетворённости сотрудников

3. Обозначьте состояние проекта

Состояние проекта — это его текущий статус. Состояние проекта может меняться от отчёта к отчёту, особенно если вы сталкиваетесь с препятствиями или обнаруживаете новые риски проекта. Найдите средство управления проектами, позволяющее информировать коллег о статусе проекта и о том, всё ли идёт по плану. Одним из способов является использование системы цветовых обозначений (зелёный = по плану, жёлтый = под угрозой, красный = отстаёт).

Пример уведомления о состоянии проекта Статус проекта — по плану.

4. Добавьте краткое содержание отчёта

Краткое содержание отчёта должно состоять из 2–3 предложений. Его цель — предоставить информацию в сжатом виде тем, у кого нет времени читать весь отчёт.

Это первый раздел вашего отчёта, поэтому здесь лучше всего:

  • Указать основные события

  • Отметить главные препятствия

  • Выделить внезапные риски проекта

Пример резюме отчёта о статусе проекта: Результаты нашего опроса собраны и находятся на рассмотрении. На первый взгляд видно, что удовлетворённость сотрудников составляет 80%, что на 3 пункта выше, чем в предыдущем опросе. Комитет по вовлечённости работает с исполнительным руководством над тем, какие новые инициативы по вовлечённости следует реализовать в наших ключевых целевых областях, к которым относятся карьерный рост и прозрачность.

5. Добавьте общий обзор каждой ключевой области

В зависимости от проекта ключевые области могут меняться от отчёта к отчёту или оставаться неизменными. Например, в Agile-проекте, который постоянно совершенствуется, вы, скорее всего, будете использовать динамические ключевые области, которые охватывают то, над чем ваша группа работала в рамках последнего спринта. Если же говорить о проекте по планированию мероприятия, есть определённое количество ключевых областей, которые необходимо обозначать всегда, например продвижение, регистрация и спикеры.

Для каждой ключевой области отчёта о статусе добавьте несколько пунктов списка, рассказывающих о ходе работ, достижениях и планирующейся работе.

Пример общего обзора ключевой области: результаты опроса

  • 70% сотрудников приняли участие в исследовании удовлетворённости.

  • Общий показатель удовлетворённости составил 80%.

  • Только у 57% сотрудников есть чёткий путь карьерного роста. Это на 5% ниже, чем по результатам прошлого опроса.

  • 41% сотрудников назвали прозрачность в качестве главного улучшения, которое они хотели бы видеть.

6. Добавьте ссылки на другие документы или ресурсы

Пусть от вас не требуется указывать все мельчайшие детали хода выполнения проекта, некоторым людям будут нужны подробности. Заинтересованным лицам, которым нужна более детальная информация, можно предоставить ссылки на документы или ресурсы. Это может быть более конкретная информация о проекте, например, ссылки на его определённые вехи, или более широкое влияние проекта, например, ссылка на бизнес-цели, достижению которых способствует проект.

Пример. Добавьте ссылку на опрос об удовлетворённости сотрудников, а также на более глобальные OKR компании в отношении повышения вовлечённости сотрудников на протяжении финансового года.

7. Обозначьте все препятствия, с которыми столкнулся проект

Любые проекты сталкиваются с трудностями. Они могут проявляться в виде рисков проекта, неожиданного изменения бюджета или задержек, влияющих на хронологию проекта. Информирование заинтересованных лиц по мере возникновения проблем поможет всем быстро приспособиться и следовать графику.

Пример препятствия. Высшее руководство должно изучить результаты исследования до следующего собрания комитета по вовлечённости, но это невозможно в ближайшие три недели. Это повлияет на ход работ в нашем проекте.

8. Обрисуйте дальнейшие шаги

Сюда можно включить список дальнейших действий, благодарности коллегам, или что-то ещё.

Пример. Спасибо Саре А. за постоянные напоминания принять участие в исследования, которые она рассылала!

Готовьте отчётность по командам и проектам в Asana

Шаблон для отчёта о статусе проекта

Чтобы сразу же воспользоваться всем, что вы узнали в предыдущем разделе, просто воспользуйтесь этим шаблон отчёта:

Название отчёта:

Напишите здесь название отчёта. Для простоты можно указать название проекта и дату составления отчёта.

Состояние проекта:

В проекте всё по плану, он под угрозой или отстаёт?

Сводка:

Добавьте сюда краткое описание наиболее важных выводов из отчёта о статусе проекта. Учитывайте, что занятые заинтересованные лица, возможно, будут просматривать только этот раздел, поэтому включите в него все основные моменты или препятствия, о которых необходимо знать всему коллективу.

Ключевая область 1: общий обзор

  • Конкретные данные о ходе работ, достижениях и предстоящей работе.

  • Конкретные данные о ходе работ, достижениях и предстоящей работе.

  • Конкретные данные о ходе работ, достижениях и предстоящей работе.

Ключевая область 2: общий обзор

  • Конкретные данные о ходе работ, достижениях и предстоящей работе.

  • Конкретные данные о ходе работ, достижениях и предстоящей работе.

  • Конкретные данные о ходе работ, достижениях и предстоящей работе.

Ключевая область 3: общий обзор

  • Конкретные данные о ходе работ, достижениях и предстоящей работе.

  • Конкретные данные о ходе работ, достижениях и предстоящей работе.

  • Конкретные данные о ходе работ, достижениях и предстоящей работе.

Дополнительная информация и ссылки:

Дайте ссылки на соответствующие этапы проекта или более общую информацию о проекте, которая может понадобиться заинтересованным лицам. Этот раздел — возможность для участников группы углубиться в детали или понять, как проектная инициатива вписывается в более крупные стратегические цели.

Препятствия:

Возникли ли какие-либо проблемы? Как вы собираетесь их решить?

Дополнительные заметки:

Хотите добавить что-то ещё, чем нужно поделиться с командой? Каковы основные дальнейшие шаги?

Пример отчёта о статусе проекта

Прочитать пошаговое руководство по написанию отчёта о статусе проекта полезно, но иногда, чтобы понять, как должен выглядеть такой отчёт, проще всего посмотреть на конкретный пример, не правда ли? Если вы согласны, наш пример вам поможет.

Название отчёта: Запуск электронной книги

Статус проекта: По плану

Сводка:

На этой неделе многое удалось сделать! Мы всё ещё на стадии разработки концепции, но на этой неделе Авери Ломакс выберет тему. Команды контента и дизайна готовы приступать к работе, как только мы дадим сигнал.

Концепция:

  • Группа планирования встретилась для обсуждения темы

  • У нас есть три финальные идеи, мы выберем из них одну в пятницу

  • Команда контента получит задание в следующий четверг

Контент:

  • Команда контента готова начинать работу над текстом, как только мы определимся с идеей

  • Они собирают актуальную информацию о компании, которая будет включена в материал

Дизайн:

  • Команда дизайна рассмотрела пять вариантов электронных книг, чтобы определиться со стилем

  • Они выберут шаблон к следующему вторнику

Дополнительные заметки:

  • Джен в отпуске всю следующую неделю, направляйте все вопросы по контенту Джой

  • Спасибо Генри за подготовку огромного списка тем нам на выбор!

Проблемы:

Как все знают, у нас не так много времени на подготовку электронной книги. Мы должны работать вместе, используя средство управления проектом, чтобы все были в курсе происходящего и действовали организованно. Спасибо!

Оптимизируйте отчётность с помощью инструмента управления работами

Приведённый выше отчёт понятен и прост для восприятия. При построении этого отчёта в таком инструменте управления работой, как Asana, вы можете автоматически заполнять все разделы, кроме сводки. В Asana это будет выглядеть так:

Готовьте отчётность по командам и проектам в Asana

Рекомендации по подготовке отчётов по статусу проектов

Теперь вы знаете, что должно быть в отчёте о статусе проекта, но, возможно, у вас остались дополнительные вопросы. Эти рекомендации помогут вам создавать полезные и эффективные отчёты о статусе вашего проекта.

Как часто нужно создавать отчёты?

Частота публикации отчётности зависит от типа проекта, который вы ведёте. Если у вашего проекта короткие сроки или дела идут быстро, старайтесь публиковать отчёты о статусе проекта еженедельно. Если же инициатива, по которой вы отчитываетесь, является долгосрочным проектом, то, скорее всего, вам достаточно будет отправлять отчёты раз в две недели или даже раз в месяц. Самое главное — держать заинтересованных лиц проекта в курсе событий.

При использовании инструмента составления отчётности по проекту можно установить для себя задачу всегда публиковать отчёты о статусе в определённый день каждую неделю. Эти повторяющиеся напоминания позволяют легко информировать заинтересованных лиц независимо от того, отправляете ли вы еженедельные обновления статуса или ежемесячные отчёты о проделанной работе. В любом случае заинтересованные лица начнут ожидать ваших обновлений, что означает менее частые проверки с их стороны (к тому же они будут благодарны за то, что вы постоянно держите их в курсе).

Если отправлять отчёты регулярно, то можно обойтись без множества встреч по проекту (мы все знаем, что никто не любит ненужные совещания). Экономьте время для более важной работы.

Кто должен получать отчёты?

Это зависит от проекта и от того, кто в нём занят, но, как правило, планируйте отправку обновлённой информации всем заинтересованным лицам, работающим над проектом. На этапе планирования проекта вы должны были создать анализ заинтересованных лиц, куда также входят спонсоры и участники группы. Если вы в этом не уверены, обратитесь к своему плану проекта.

Даже если отчёт о статусе на этой неделе не касается конкретного участника группы, вы всё равно должны поделиться информацией со всеми. Важно, чтобы общий обзор был доступен всем. Участники, которым не нужно углублённо изучать отчёт, могут быстро просмотреть краткую сводку, в то время как другие, более заинтересованные, могут погрузиться в детали, которые вы предоставили.

Читать о том, что такое анализ заинтересованных лиц проекта и почему он важен

Насколько подробным должен быть отчёт?

В отчёте о статусе не следует приводить все мелкие детали. Проделанная работа говорит сама за себя, вы просто сводите эту информацию и добавляете немного цвета. Рассматривайте отчёт как заголовок в газете: в него нужно включать только самую важную информацию о проекте, затрагивающую наибольшее число участников.

Вам нужно всегда указывать, всё ли идёт по плану или проект под угрозой либо отстаёт, предоставить краткий обзор того, что выполнено и что предстоит, а также добавить ссылку на другие ресурсы для тех, кому нужно больше подробностей.

Где писать отчёт о статусе проекта?

Лучше всего писать и делиться обновлениями статуса в инструменте управления работой. Ищите платформу, которая предлагает обзоры проектов, чтобы у команды был единый источник достоверной информации обо всей работе, связанной с проектом. Тогда, вместо управления проектами с помощью электронных таблиц, вы сможете хранить всю информацию — обновления статуса, проектные задания, ключевые цели и важные вехи проекта — в одном месте. Такая платформа также позволяет с лёгкостью делиться обновлениями, и все заинтересованные смогут легко найти предыдущие отчёты, не перегружая вашу почту.

Подводим итоги проекта: как кратко описать проделанную работу

Отчёты о статусах, о которых мы рассказываем, используются регулярно в процессе реализации проекта, чтобы держать всех в курсе. Но после окончания проекта полезно отправить всем итоговый отчёт. Это своего рода основные факты и выводы по вашему проекту. Такой отчёт позволяет подвести итоги проекта для заинтересованных коллег. Используйте его для официального закрытия проекта.

Это тоже общий обзор, но вместо актуальной информации вы подводите в нём итоги и рассказываете о результатах проекта. Вот несколько вопросов, на которые стоит ответить в итоговом резюме проекта:

  • Какие цели были у этого проекта и были ли они достигнуты?

  • Был ли проект завершён вовремя и в рамках выделенного бюджета (если применимо)?

  • Какие успешные моменты стоит выделить?

  • С какими проблемами мы столкнулись?

  • Какие уроки мы можем вынести из этого проекта для более успешной реализации будущих проектов?

Читать о шести этапах проведения успешного совещания по итогам проекта

Помогайте всем заинтересованным двигаться по плану с помощью отчётов, которые готовятся сами по себе

Если вы хотите добиться высоких результатов в очередном проекте, попробуйте рассылку обновлений статуса проекта. Они помогут вам сохранить продуктивность, эффективность и подотчётность, а всем остальным — быстро (и в увлекательной форме) узнать, что происходит.

Используйте предоставленные нами ресурсы для создания отчётов, которые дают достаточно информации без лишней детализации. Найдите решение для управления проектами, например Asana, в котором есть функции, специально разработанные для создания отчётов о статусе. Вы будете экономить время и поддерживать организацию на максимальном уровне.

Готовьте отчётность по командам и проектам в Asana

Как должен выглядеть кабинет руководителя? Дизайн. Проекты.

Кабинет руководителя – важное место в офисе. Иногда здесь встречают партнеров и важных клиентов. Порой здесь проводят небольшие совещания с сотрудниками и обсуждают деловые вопросы. Наконец, именно здесь трудится руководитель фирмы, человек, от которого во многом зависит успех компании. А значит место его работы должно быть предельно удобным и комфортным, ведь оно зачастую становится вторым домом.

Каким же должен быть кабинет руководителя? Что важно учесть при его проектировании и дизайне? Об этом – сегодня в статье.

На всех фото – примеры из нашего портфолио. Смотрите подробнее в разделе: Дизайн офисов и коммерческих помещений.


Что влияет на интерьер кабинета руководителя?
  • Во-первых, в отличие от домашнего кабинета, офисный обычно отражает эстетику компании, направление ее деятельности, поэтому здесь могут использоваться ключевые цвета фирменного стиля, корпоративные элементы. Но не обязательно.
  • Во-вторых, необходимо подчеркнуть статусность кабинета директора и фирмы в целом. Тем самым продемонстрировать надежность, стабильность, финансовую обеспеченность компании. Все это вызывает доверие у партнеров и клиентов. Но важно при этом не удариться в другую крайность и не сделать кабинет этаким филиалом музея дорогих вещей. Умеренность и чувство вкуса – здесь важны, как нигде больше.
  • Учитываются и предпочтения директора, его привычки, его образ жизни. Все пожелания выясняются на встрече с заказчиком и исходя из этого формируется дизайн-проект.


 

Цветовая гамма:

Обычно она строгая, деловая. Без ярких акцентов.

Предполагается, что в кабинете руководителя важно создание рабочей атмосферы, ничего не должно отвлекать, снижать концентрацию внимания.

Самые популярные расцветки – черный, белый, серый, коричневый. Однако, как мы уже говорили выше, если у компании есть фирменные цвета, то кабинет может быть оформлен с их применением. В таком случае небольшое количество ярких акцентов – не повредит.


На фото: кабинет руководителя компании, занимающейся международной торговлей
 

Стиль.

Чаще всего офисы с целом, как и кабинет директора в частности – это пространство, где много компьютерной техники, офисной мебели, а значит и стиль выбирается преимущественно современный.

Исключение составляют те офисы, где сфера деятельности фирмы и целевая аудитория допускают включение элементов других стилей (например, грубоватого лофта для брутального бизнеса по ремонту, продаже запчастей, или нежного прованса для бизнеса, связанного с косметикой, красотой, цветами).

Стиль может отличаться и в том случае, если само здание, где располагается офис, абсолютно не похоже на современное офисное, например, находится в историческом центре города и выполнено по всем канонам классики (в этой ситуации дизайнер поможет умело совместить дух классического стиля и элементы современного офиса, дабы фасад здания и его внутреннее содержание не составляли резкий диссонанс).

Есть клиенты, предпочитающие, кабинеты в духе советской классики. С массивными столами и стенками из натурального дерева. При желании заказчика, возможна реализация и этой задумки.


 

Функционал и обстановка:

Большое значение для обустройства кабинета имеет функционал. Будет ли это только рабочий кабинет или по совместительству еще и переговорная комната? Планируется ли принимать здесь партнеров и клиентов? Исходя из этого и принимается решение о необходимости установки дополнительного переговорного стола и стульев для сотрудников, обустройства ВИП-зоны с мягкими креслами или кожаным диваном.

Часто в кабинете руководителя требуется установить шкаф или стеллаж с возможностью хранения папок и бумаг. Иногда выделяется место под сейф.

Обязательна установка большого рабочего стола. Важно удобно разместить всю компьютерную, копировальную и другую офисную технику.

В некоторых случаях, заказчики обращаются с нестандартными просьбами. Например, в нашей практике был случай, когда директор попросил оборудовать в его кабинете небольшую зону кухни. И мы органично вписали ее в пространство кабинета! Смотрите на фото ниже:


Подробнее смотрите здесь
 

А в данном проекте в кабинете директора была обустроена небольшая гардеробная зона:

Декор, освещение:

Декор должен быть минимальным. Это могут быть грамоты и дипломы компании. Какие-то фотографии, статуэтки, символизирующие основную деятельность фирмы, либо увлечения ее директора. Часы. Качественные канцелярские принадлежности в подставках. В некоторых случаях уместны лаконичные картины. Несколько цветов в горшках оживят обстановку и создадут уют.

Освещение – будет играть важную роль. Желательна дополнительная подсветка рабочей зоны. Это могут быть торшеры, настольные лампы, споты на потолке.

Вместо штор чаще используются жалюзи или римские шторы, но и строгий, почти незаметный, текстиль может быть вполне уместен.

Где заказать?

Дизайн-студия «Интерьерком» выполняет проекты, как для жителей города Челябинска, так и для других городов (в нашем портфолио есть проекты из Москвы, Санкт-Петербурга, Краснодара, Екатеринбурга и других городов России).

Закажите дизайн кабинета руководителя или всего офиса в целом. Выполним на достойном уровне!

зачем они нужны, и стоит ли тратить на это время в 2020 году + опрос / Хабр

Личные проекты для разработчиков и инженеров – важная и интересная тема. В интернете есть множество упоминаний того, как такие проекты приводят к масштабным достижениям – так было в случае нобелевских лауреатов по физике Андрея Гейма и Константина Новоселова, чей эксперимент первоначально состоялся вечером в пятницу, когда ученые по традиции тестировали различные безумные на первый взгляд идеи.

Многие компании также пытаются стимулировать такую активность работников – в Google было правило 20%, которое привело к рождению Gmail, AdSense и Google News, а в Twitter инженеры получали неделю свободную от обычных обязанностей для экспериментов – найти вакансии от столь же продвинутых компаний можно через бота @g_jobbot.

Да что далеко ходить – недавно мы делали вебинар с Android-разработчиком Дмитрием Рязанцевым (вот его статья про работу на Toptal) – запущенную им игру Draw and Ride скачали 250,000 раз, а начиналась она именно как pet-проект. Звучит вдохновляюще, но насколько подход pet-проектов актуален в конце 2020 года? Считают ли до сих пор инженеры наличие таких проектов важным для себя и профессионального развития? С какими проблемами сталкиваются те, кто ими занимается? В новой статьей мы решили найти ответы на эти вопросы.

Зачем нужны pet-проекты: аргументы «За»

Есть целый ряд аргументов, которые всегда приводят сторонники личных хобби-проектов. Вот главные и них.

Pet-проекты приносят удовольствие и позволяют развиваться

Разработчик из Лондона Чанна Джайамуни (Channa Jayamuni) в своей

статье

на LinkedIn так описывает пользу pet-проектов:

Разработка софта – отнюдь не самая увлекательная профессия до тех пор, пока вам не дали поработать над любимыми задачами. Если вы не работаете в Google или в похожей продвинутой компании с интересными проектами и низким уровнем стресса, то вряд ли ваша работа сплошь состоит из таких задач. В большинстве случаев разработчик может ожидать получить смесь из унылой рутины и относительно неплохих задач. Далеко не всем везет работать с новейшими технологиями в профессиональных средах, чтобы оставаться на острие развития отрасли просто выполняя рабочие обязанности.

По мнению инженера, решить эти проблемы наилучшим образом помогает именно развитие собственных проектов в свободное время.

Личные проекты помогают найти лучшую работу

Многие руководители прямо заявляют о том, что наличие портфолио собственных проектов у инженера – один из ключевых пунктов при найме.

Так директор компании-разработчика открытой NoSQL базы данных RAVENDB Айенде Райен (Ayende Rahien) говорит о том, что при поисках разработчиков смотрит на наличе страсти к работе. По мнению топ-менеджера, у специалистов, которые не могут найти время на развитие собственных проектов, такой страсти нет, они не собираются выходить за рамки рабочих обязанностей. Нанимать таких разработчиков в небольшую команду может быть не лучшей идеей.

Хотите найти работу, на которой пригодятся полученные в ходе запуска pet-проектов навыки? Используйте наш бот @g_jobbot. Его просто и быстро настроить: нужно указать свою сферу и стек технологий, желаемую зарплату, локацию или «релокейт». Подходящие вам варианты будут приходить в Телеграм.

Компаниям выгодно стимулировать эксперименты сотрудников

Майк Миллер (Michael Miller) работает на позиции Engineering Manager в Bloomberg LP и

считает

, что компании должны официально позволять ведущим специалистам развивать свои проекты в рабочее время, и что такой подход может быть отдельной HR-плюшкой для талантливых работников:

Ваша задача – делать таких ведущих работников максимально счастливыми. Никогда не знаешь, что произойдет, если позволить талантливому специалисту развивать свою страсть. Вполне вероятно, это позволит открыть новую супер-звезду. Понятно, что возможность официально развивать свои проекты нужно заслужить. Если ты едва справляешься с непосредственными обязанностями, то о каких pet-проектах может идти речь?

Что может пойти не так

Несмотря на очевидные плюсы, существует и целый ряд трудностей при работе над дополнительными проектами вне работы. Кто-то

называет

эти трудности мифами, как инженер Twitter Аннель Де Джагер (Annelle De Jager). Тем не менее, вот как выглядит этот список:

Нехватка времени

Написание кода – творческая работа, которая требует значительного количества сил. Инженерам просто необходимо отдыхать, плюс никто не отменял домашние дела, общение с друзьями и родственниками. В таких условиях найти время еще и на pet-проекты довольно трудно.

Отношения с друзьями и семьей

Пункт частично вытекает из предыдущего. Если у человека есть семья и друзья, а он в какие-то моменты делает выбор не в их пользу, а в пользу написания кода – помимо работы! – но за который ему даже с высокой вероятностью не заплатят – это может выглядеть странно и даже вызывать обиды.

Негативные эмоции в случае неудачи проекта

Как и любой стартап, pet-проект может «не полететь», или специалист может увлечься другой технологией и захотеть попробовать что-то сделать с ее использованием. В таком случае текущий проект придется забросить или убить, это может быть психологически непросто. Ситуация усугубляется, если проект уже привлек первых пользователей, тогда неудача становится публичной. Такой негатив в дополнение к сложностям на основной работе нужен далеко не всем.

Что в итоге: немного статистики и опрос

Мы решили прояснить отношение разработчиков к ведению pet-проектов в текущих условиях удаленки и глобальной пандемии. Поэтому мы опросили знакомых инженеров из таких компаний как Gett, «Лаборатория Касперского», Uber, Smartcat и др. и задали им вопросы о том, развивают ли они pet-проекты и с какими трудностями сталкиваются при этом. Вот главные выводы по итогам опроса:

  • Инженерам нравится заниматься своими проектами. Мы опросили пару десятков человек, и только четверо заявили о том, что не ведут никаких хобби-проектов от автоматизации собственных рабочих задач, до телеграм-ботов и робототехники.
  • Изучение новых технологий – один из основных приоритетов. Наиболее частый ответ на вопрос «Зачем?» заключается в изучении новых технологий и профессиональном развитии.
  • Дополнительный заработок – важный стимул. Половина опрошенных заявили, что серьезно рассматривают или задумываются о том, чтобы начать зарабатывать на своих pet-проектах.
  • Самое главное – удовольствие. Инженеры хотят получать удовольствие от работы, и pet-проекты дают им это.

UPD: как к pet-проектам относятся читатели на Хабре

Первые данные нашего опроса позволили нам собрать вот такую интересную статистику. Итак, большинство читателей Хабра ведут pet-проекты:

При этом только треть опрошенных думают заработать на своих хобби-проектах:

Если вы ведете свои pet-проекты, укажите в боте @g_jobbot информацию о своих проектах, чтобы получать вакансии с учетом использованных в них технологий. Новая работа – отличный способ «монетизации» хобби!

Мы будем обновлять информацию по мере поступления новых голосов!

***

Ведете ли pet-проекты вы? Если да, то зачем? Участвуйте в нашем опросе – соберем предпочтения аудитории Хабра, обновим статистику в посте и сделаем графики предпочтений русскоязычных инженеров!

Как написать эффективный план проекта за 6 простых шагов

Проекты — сложный бизнес; в этом процессе задействовано много логистики, элементов и движущихся частей. Итак, если вы хотите, чтобы ваш проект успешно продвигался вперед, вам нужно настроить себя на этот успех, а это означает написание плана проекта.

«План проекта — это план действий, описывающий, как… [для] достижения целей проекта», — говорит Джами Яздани, сертифицированный специалист по управлению проектами (PMP), коуч и консультант по управлению проектами, а также основатель Yazdani Consulting and Facilitation.Планы проекта похожи на карту; они четко описывают, как добраться от того, где вы находитесь сейчас (начало проекта), к тому, чего вы хотите достичь (успешное завершение проекта), а написание плана проекта является абсолютной необходимостью для любого нового сложного проекта, который у вас есть. в трубопроводе.

Но как именно вы это делаете? Давайте взглянем на тонкости написания плана проекта — всего за шесть простых шагов:

Почему важны планы проекта?

Обо всем по порядку.Прежде чем приступить к написанию плана проекта, полезно выяснить, почему планы проекта так важны для начала.

Основная причина, по которой планы проекта являются обязательными, заключается в том, что они позволяют вам визуализировать весь проект от начала до конца и разработать четкую стратегию перехода из точки А в точку Б.

«Планы проекта помогают нам выработать стратегию на пути к успеху проекта, позволяя нам учитывать факторы, которые повлияют на наш проект, от заинтересованных сторон до бюджета, чтобы запланировать задержки, и спланировать, как максимизировать или смягчить эти факторы», — говорит Яздани.

Планы проекта

также помогают привлечь всех к одной и той же странице, устанавливая четкие ожидания относительно того, что должно быть выполнено, когда и кем. «Планы проекта создают основу для измерения прогресса и успеха проекта», — говорит Яздани. «Планы проекта задают четкие ожидания для… заинтересованных сторон, точно определяя, что… будет [достигнуто] и когда это будет реализовано».

Хорошо написанный план проекта также может помочь прояснить, как вклад каждого отдельного члена команды влияет на более широкий масштаб проекта, что может помочь создать заинтересованность и стимулировать участие, что имеет решающее значение для успеха проекта.

«Планы проекта дают командам цель и направление», — говорит Яздани. «Прозрачные планы проекта показывают членам команды, как их индивидуальные задачи и обязанности способствуют общему успеху проекта, поощряя участие и сотрудничество».

Как составить план проекта

Очевидно, что планы проекта являются обязательным элементом любого успешного проекта. Но каковы шаги для его написания?

1. Определение содержания и показателей проекта

Первым шагом к составлению плана проекта является определение того, что именно представляет собой ваш проект, включая его цель, параметры и цели.«Четко определите объем или общую цель вашего проекта», — говорит Яздани. «Подтвердите любые параметры или ограничения проекта, такие как бюджет, доступность ресурсов и сроки», — говорит Яздани.

Очень важно найти время для определения масштаба вашего проекта; это поможет убедиться, что остальная часть вашего плана проекта двигает ваш проект в нужном вам направлении. Но не менее важным, чем определение масштаба и цели вашего проекта, является определение того, какие показатели вы собираетесь использовать, чтобы убедиться, что вы на правильном пути по мере продвижения проекта.

«Установите, как вы будете измерять успех, — говорит Яздани. «Есть ли показатели, критерии эффективности или стандарты качества, которым вы должны соответствовать?»

Четкое определение того, что представляет собой ваш проект, его общая цель и то, как вы собираетесь измерять успех, закладывает основу для остальной части вашего плана проекта, поэтому убедитесь, что вы нашли время, чтобы определить каждый из этих элементов с самого начала. идти.

2. Определите ключевые заинтересованные стороны 

После того, как вы определили объем проекта, цель и показатели, пришло время выяснить, кто вам нужен, чтобы воплотить проект в жизнь, или, другими словами, определить основные заинтересованные стороны проекта.

«Перечислите отдельных лиц или группы, которые будут затронуты проектом», — говорит Яздани.

В дополнение к определению , кто должен быть вовлечен в проект, вы также захотите подумать о , как они должны быть вовлечены — и на каком уровне. Например, предположим, что вы управляете многофункциональным проектом по запуску новой маркетинговой кампании, в которой участвуют члены вашей команды из отделов маркетинга, дизайна и продаж.

При определении ключевых заинтересованных сторон вы можете создать различные списки в зависимости от ответственности или уровня участия в проекте, например, лиц, принимающих решения (которые должны будут вносить свой вклад на каждом этапе проекта), менеджеров (которые будут контролировать сотрудники в своем отделе) и творческие таланты (которые фактически будут создавать результаты для кампании) из каждого отдела.

Четкое понимание того, кто должен быть вовлечен в проект, и каким образом они будут вовлечены, поможет направить остальную часть процесса написания плана проекта (особенно когда речь идет о создании и назначении задач).

3. Основные результаты

Как уже упоминалось, определение цели вашего проекта — это первый шаг в написании плана проекта. Но определение цели проекта более концептуально; чтобы убедиться, что ваш проект достигает своей цели (и что вы достигаете того, чего намеревались достичь), вы должны сделать еще один шаг — и перейти от концептуального к осязаемому.

Или, другими словами, вам нужно описать все результаты вашего проекта — реальные, осязаемые результаты, которые ваш проект должен дать, чтобы считаться успешным.

«Что вы будете создавать, строить, проектировать, производить, выполнять или доставлять?» — говорит Яздани. «Четко обозначьте конкретные и ощутимые результаты или результаты вашего проекта».

Определение конкретных элементов, которые должны быть реализованы в вашем проекте, поможет вам перепроектировать то, что должно произойти, чтобы воплотить эти элементы в жизнь — что необходимо, прежде чем переходить к следующему шагу.

4. Разработка задач

После того, как вы четко определили результаты своего проекта, вы можете детализировать эти результаты до практических задач — задач, которые вы затем можете назначить своей команде.

«Пусть ваши результаты определяют работу проекта», — говорит Яздани. «Разбивайте каждый результат на все более мелкие компоненты, пока не дойдете до реальной задачи».

После того, как вы разбили все свои результаты на управляемые, назначаемые задачи, также важно обратить внимание на то, как каждая из этих задач взаимодействует друг с другом; таким образом, вы можете планировать, назначать и добавлять сроки соответственно.

«Выделите любые зависимости между задачами, например задачи, которые нельзя запустить, пока не будет завершена другая задача», — говорит Яздани. «Перечислите все ресурсы, которые вам понадобятся для выполнения этих задач».

5. Назначение задач и сроков

После того, как вы записали все свои задачи, пришло время назначить их вашей команде вместе с крайними сроками выполнения каждой задачи.

Хотя вы хотите, чтобы ваш проект продвигался вперед в стабильном темпе, вы также хотите убедиться, что ваши задачи и сроки поддерживают мотивацию и вовлеченность ваших команд.Итак, при написании плана проекта обязательно «установите реалистичные и достижимые сроки выполнения задач и результатов», — говорит Яздани. «Выделяйте даты, которые нельзя изменить, и учитывайте зависимости задач. Добавляйте вехи или контрольные точки, чтобы отслеживать прогресс и отмечать успехи».

После того, как вы наметите все свои задачи и сроки, у вас должна быть четкая картина того, как и когда ваш проект будет собран воедино, и первоначальный процесс написания практически завершен.

Но это не значит, что ваш план проекта завершен! Есть еще один ключевой шаг в этом процессе.

6. Делитесь информацией, собирайте отзывы и при необходимости корректируйте план проекта

Хотя шаги с 1 по 5 могут составить ваш первоначальный процесс написания, если вы хотите, чтобы ваш план проекта был настолько сильным и полным, насколько это возможно, важно поделиться им со своей командой и получить их мнение о том, как, по их мнению, он может быть реализован. быть улучшена.

«Поделитесь планом с проектной группой и ключевыми заинтересованными сторонами, собирая отзывы для внесения корректировок и улучшений», — говорит Яздани.

После того, как вы соберете отзывы своей команды и внесете все необходимые коррективы на основе этих отзывов, вы можете считать свой план проекта написанным (ура!).

Но по мере продвижения вашего проекта все может меняться или развиваться, поэтому важно сохранять гибкость и вносить изменения и корректировки по мере необходимости.

«Будьте готовы обновлять свой план по мере сбора дополнительной информации, сталкиваясь с изменяющимися требованиями и задержками, а также извлекая уроки из отзывов и ошибок, — говорит Яздани. «Используя свой план проекта для управления своей деятельностью и измерения прогресса, вы сможете уточнять и улучшать свой план по мере продвижения по проекту, корректируя задачи и сроки по мере разработки результатов.

Советы по написанию эффективных планов проектов

Нужно больше вдохновения? Вот несколько советов, которые помогут сделать планы ваших проектов максимально надежными и эффективными:

Используйте другие планы проектов для вдохновения

Написание плана проекта требует времени и усилий. Но нет необходимости изобретать велосипед для каждого нового проекта! Вместо этого посмотрите на другие успешные планы проектов для вдохновения и используйте их в качестве руководства при написании плана для вашего проекта .

«Просмотрите шаблоны и планы для аналогичных проектов или для других проектов в вашей организации или отрасли, чтобы получить идеи для структурирования и составления вашего собственного плана», — говорит Яздани.

Вовлеките свою команду в процесс

Вы можете возглавить проект. Но это не означает, что вы должны или даже должны писать план проекта в одиночку.

«Сотрудничайте с проектной группой и ключевыми заинтересованными сторонами над составлением плана проекта, — говорит Яздани.«Вклад в план проекта поддерживает заинтересованность в достижении целей проекта и поощряет постоянное участие на протяжении всего проекта».

Не позволяйте лучшему быть врагом хорошего

У вас может возникнуть соблазн написать (и переписать) план вашего проекта, пока вы не пропишете все детали. Но тратить слишком много времени на то, чтобы сделать все «идеальным», на самом деле может задержать проект. Так что не позволяйте идеальному стать врагом хорошего — и вместо того, чтобы зацикливаться на том, чтобы все было идеально с самого начала, оставайтесь готовыми и гибкими, чтобы корректировать план проекта по мере продвижения вперед.

«Сосредоточьтесь на результатах, а не на совершенствовании плана», — говорит Яздани. «Хотя было бы здорово, если бы первый набросок нашего плана не требовал никаких изменений, а также вдохновлял нашу команду и обеспечивал успех проекта, нашей целью не должен быть идеальный план. Наша цель — это план, который позволяет нам успешно достигать целей проекта. Реагирование на меняющиеся потребности и изменяющуюся среду важнее совершенства плана».

Выполните следующие шаги для успешного выполнения плана проекта

Написание плана проекта, особенно если вы новичок в этом процессе, может показаться непосильной задачей.Но теперь, когда вы знаете точные шаги для его написания, у вас есть все, что вам нужно, чтобы создать надежный, целостный план с нуля — и наблюдать, как ваш проект процветает в результате.

Как написать проектное предложение: шаг за шагом

У вас есть замечательная идея для проекта. Чем больше вы исследуете это, тем больше вы думаете, что это что-то стоящее финансирования и ресурсов.

Это может изменить правила игры, и если все пойдет так, как вы себе представляете, полученный продукт станет огромной победой для организации и даже для отрасли в целом.

Но как добиться того, чтобы руководители компании поддержали вашу идею?

Краткий ответ: Составьте привлекательное проектное предложение.

В этом руководстве мы поговорим о том, что такое проектное предложение, зачем оно вам нужно и как написать предложение, которое заметит начальство.

Этапы написания собственного проектного предложения

Обзор: Что такое проектное предложение?

Проектное предложение — это документ, в котором излагается все, что необходимо знать заинтересованным сторонам, чтобы инициировать проект.Это необходимый первый шаг к запуску проекта. Проектное предложение обычно выбирается в процессе приема проекта.

Хорошо написанное проектное предложение информирует и убеждает, а также сочетает в себе навыки управления проектом с некоторыми другими важными навыками: исследованиями, анализом данных и некоторыми копирайтингами.

Следует стандартным форматам предложений, которые включают следующие элементы:

  • Резюме . Коротко и по существу, исполнительное резюме — это, по сути, презентация проекта.В нем четко формулируется проблема, говорится о том, как предлагаемый проект призван решить проблему, и обсуждается, как выглядит успешный проект.
  • Предыстория или история . В этом разделе описываются как успешные, так и неудачные предыдущие проекты, в том числе то, как можно было бы лучше справиться с последними, с целью показать, как предлагаемый проект будет более успешным на основе уроков прошлого.
  • Требования . В этом разделе кратко изложено, что необходимо на протяжении всего жизненного цикла проекта с точки зрения ресурсов, инструментов, графика проекта и т. д.
  • Решение . Раздел решения объясняет, как вы собираетесь подойти к проекту и довести его до завершения. Он охватывает шаги, методы и навыки управления проектами, необходимые для более эффективной работы, а также способы решения проблем.
  • Авторизация . В этом разделе четко указывается, кто является лицами, принимающими решения по проекту, и заинтересованными сторонами, уполномоченными клиентом принимать решения об утверждении/подтверждении.
  • Приложение .Любая информация, не включенная в фактическое предложение, должна быть в приложении, например, материалы и ресурсы, которые члены команды и заинтересованные стороны могут использовать, чтобы узнать больше о проекте.

Если вы не знаете, с чего начать, знайте, что некоторые из лучших программных приложений для управления проектами предлагают шаблоны проектных предложений, которые вы можете использовать бесплатно из их библиотеки инструментов.


На что следует обратить внимание перед написанием предложения по проекту

Перед тем, как вы сядете и начнете писать план предложения по проекту, вам необходимо учесть некоторые моменты, в том числе:

Вашу аудиторию

Определите, кто принимает решения и определить отношения между ними.

У каждой заинтересованной стороны будут свои цели и предпочтения. В зависимости от вашей аудитории, возможно, придется написать несколько версий предложения.

  • Насколько они знакомы с проектом или проблемой? Что они уже знают? Чего они не знают?
  • Должны ли вы предоставлять справочную информацию по определенной теме?
  • Что они хотят услышать?
  • Есть ли какой-то особый способ помочь им лучше понять, что вы хотите донести?

Например, если предложение предназначено для руководителя технологического отдела, скорее всего, ожидается жаргон и технический язык.

С другой стороны, если вы пытаетесь привлечь на свою сторону владельца малого бизнеса, используйте простой, понятный язык, подчеркнув в предложении положительное влияние проекта на прибыль компании.

Потенциальные ловушки

В документе Глобального конгресса Института управления проектами (PMI) Фрэнсис Макнамара приводит четыре основные причины, по которым проектные предложения отклоняются:

  • Плохо сформулированное предложение
  • Предложение не соответствует целям организации четко и достоверно определено
  • Неэффективная презентация проектного предложения

В сущности, некоторые проекты не получают зеленый свет не потому, что они плохи сами по себе, а потому, что предложению не хватает ясности и убедительности.

Данные и исследования

Вам нужны факты, цифры, графики и диаграммы, чтобы обосновать ваше предложение и оправдать существование проекта.

Изучите прошлые проекты, как успешные, так и неудачные, потому что вам потребуется как можно больше достоверных данных, доказательств и примеров, чтобы составить убедительное предложение.


Как написать предложение по проекту

Помните, что вы пишете предложение для того, чтобы заручиться поддержкой руководства. Вы хотите, чтобы ключевые люди поддерживали ваш проект.Вам нужны лица, принимающие решения, на вашей стороне, чтобы превратить видение в реальность.

Вы хотите, чтобы предложение говорило с ними, а затем мотивировало их сделать следующий шаг, то есть дать проекту зеленый свет.

Шаг 1. Определите проблему

Какую проблему пытается решить ваш проект? Почему это проблема? Почему стоит решить? Сделайте так, чтобы ваша аудитория увидела проблему так, как вы ее видите.

Советы по определению проблемы:

  • Начать энергично. Лица, принимающие решения, обычно не тратят много времени на рассмотрение предложения, поэтому убедитесь, что болевая точка описана кратко и таким образом, чтобы они находили отклик.
  • Используйте факты, а не мнения. Хотя вы хотите, чтобы ваша аудитория понимала серьезность проблемы, вы не хотите преувеличивать. Вместо этого используйте данные своего исследования для подтверждения своих утверждений.

Шаг 2: Представьте свое решение

Как ваш проект решит проблему? Почему ваше решение лучше других подобных решений? Обсудите, почему другие решения не будут работать в данной ситуации.

Советы по представлению решения:

  • Предугадывайте вопросы и возражения. Будьте готовы защищать свое решение со всех сторон. Будьте готовы, например, объяснить, почему ваше более дорогое решение лучше, чем менее дорогое.
  • Продемонстрируйте большее влияние решения . Заинтересованные стороны, как правило, больше интересуются проектами с широким спектром воздействия, чем проектами с ограниченным воздействием.
  • Опять факты превыше мнения. Приведите как можно больше примеров, подтвержденных исследованиями.

Шаг 3. Определите ваши результаты и критерии успеха

В этом разделе представлены функции и атрибуты результатов, а также то, как узнать, успешен ли проект.

Советы по определению результатов:

  • Укажите дату поставки. Определите, что принесет ваш проект и что от него могут ожидать пользователи, например облачная телефонная система, доступная круглосуточно и без выходных из любого места, если вы предлагаете проект обслуживания клиентов.Кроме того, укажите, когда вы планируете выполнить каждый результат.
  • Ваше решение должно быть SMART. Ваши критерии успеха покажут, был ли проект успешным. Не забывайте, что ваше решение должно быть SMART (конкретным, измеримым, достижимым, реалистичным и ограниченным по времени).

Шаг 4. Изложите свой план или подход

цели. Он начинается с объяснения подхода и того, почему он актуален и эффективен.В нем также объясняется, как будут решаться проблемы.

Советы по планированию:

  • Ознакомление со стратегиями проекта. Будете ли вы использовать традиционный метод водопада? Почему? Будете ли вы использовать сторонних подрядчиков, собственный персонал или консультантов? Каковы будут их цели и обязанности? Это ваша возможность обсудить «почему» решения, которые вы принимаете для завершения проекта.
  • Объясните, как будут решаться проблемы. Это объясняет стратегии снижения рисков вашего плана управления проектом.

Шаг 5: Составьте план и бюджет

В этом разделе вы разбиваете стоимость проекта и подробно описываете, как вы будете укладываться в сроки.

Советы по составлению графика и бюджета:

  • Предоставьте как можно больше подробностей. Разбейте свой бюджет на категории, такие как расходные материалы, инструменты, заработная плата и т. д. Включите все накладные и косвенные расходы.Подробная финансовая разбивка будет сигнализировать заинтересованным сторонам о том, что вы провели свое исследование и не собираетесь тратить их деньги впустую. Обратите внимание, что для некоторых проектов могут потребоваться финансовые отчеты и источники финансирования.
  • Будь конкретным. Не угадывайте. Укажите время начала и окончания проекта, а также возможность одновременного выполнения определенных разделов проекта.

Шаг 6. Свяжите все воедино

Завершите свое предложение заключением, в котором кратко описаны проблема, решение и преимущества.Подчеркните важные части и сделайте свое предложение заметным, повторно изложив идеи или факты, которые вы хотите, чтобы ваша аудитория запомнила.

Проверьте свое предложение на согласованность идей и на то, поддерживают ли элементы друг друга.

Советы, как связать все вместе:

  • Ваше предложение должно читаться как книга. Ваше предложение должно рассказать историю. Каждый раздел и элемент должны работать вместе, чтобы сформировать единое целое.
  • Воздержитесь от введения чего-либо, что не подходит. Будьте осторожны и не добавляйте ничего, что кажется неправильным или не способствует достижению общих целей проекта.
  • Убедитесь, что все элементы проектного предложения присутствуют. Проверьте свой документ и убедитесь, что все необходимые элементы учтены.

Шаг 7: Отредактируйте/прочитайте свое предложение

Перепишите свое предложение, если необходимо, чтобы оно было интересным, полезным, ясным и убедительным. Попросите оставить отзыв и убедитесь, что предложение организовано и визуально привлекательно.

Советы по редактированию:

  • Проверьте тон и язык. Ваше предложение предназначено для определенного типа аудитории, поэтому убедитесь, что используемый тон и язык отражают это. Не забывайте вычитывать грамматические, пунктуационные или орфографические ошибки. Вы хотите, чтобы ваше предложение выглядело профессионально.

Следует ли вам использовать программное обеспечение для управления проектами для вашего проектного предложения?

Проектное предложение само по себе является проектом, и поэтому для него может быть полезно программное обеспечение для управления проектами.

Программное обеспечение является важным компонентом современных основ управления проектами и обладает следующими преимуществами:

  • Упрощение совместной работы . Хорошие проектные предложения требуют времени и часто являются результатом командных усилий. Использование качественного программного обеспечения для управления проектами облегчит совместную работу, особенно когда команды находятся в разных частях мира.
  • Централизованная мастерская . Чтобы создать убедительное экономическое обоснование, вам нужны данные и исследования, много и того, и другого, если предложение касается большого и сложного проекта.Наличие всех необходимых данных в одном месте избавляет всех от необходимости искать файлы и документы в разных местах. Централизованная рабочая комната проекта гарантирует, что каждый может получить доступ ко всем обновлениям, заметкам и вложениям по требованию.

Это общая папка в программе управления проектами Wrike. Источник: программное обеспечение Wrike.

  • Связь в одном месте . Организовать физические встречи, особенно если люди географически рассредоточены, будет очень трудно, если не невозможно.Коммуникационные функции, в том числе голосовая и аудиоконференция, групповой чат, личные сообщения, комментарии, потоковая передача активности и присутствие, как правило, встроены в большинство программ для управления проектами. Те, которые не предлагают их, позволяют интегрироваться с другими инструментами коммуникации всего за несколько кликов.
  • Круглосуточный доступ . Если вам нужно внести изменения в предложение дома или вы хотите просмотреть его в последний раз перед отправкой лицам, принимающим решения, сохранение копии в вашем программном обеспечении для управления проектами гарантирует, что у вас будет последняя версия и вы сможете вносить изменения. к нему в любое время, в любом месте.

Привлеките внимание к вашему предложению по проекту и финансирование вашего проекта

Увидит ли ваш проект свет, зависит от того, насколько эффективным и убедительным будет ваше предложение.

Лица, принимающие решения, вряд ли потратят много времени на ваше предложение, чтобы решить, будет оно одобрено или нет. Поэтому очень важно, чтобы ваше предложение сразу же привлекло их внимание, заинтриговало проектом и, в свою очередь, подтолкнуло их к действию.

Краткое руководство по 9 основным документам проекта

9 основных документов проекта

1.Экономическое обоснование проекта

В этом документе содержится обоснование проекта. Это стартовый документ, который объясняет, почему проект осуществляется, а также цели, задачи и ожидаемые результаты.

Экономическое обоснование может быть простым электронным письмом от клиента или 50-страничным текстовым документом, в который внесены данные от 10 заинтересованных сторон проекта.

Как правило, спонсор проекта отвечает за разработку экономического обоснования, которое может включать экономическое обоснование.

>> Подробнее: Как написать убедительное экономическое обоснование для программного обеспечения PPM

 

2.Устав проекта

Устав проекта официально санкционирует проект, в то же время предоставляя менеджеру проекта полномочия планировать, выполнять и управлять проектом.

Опираясь на экономическое обоснование, устав проекта содержит:

  • Объем работ
  • Требования
  • Предлагаемый график
  • Бюджет
  • Ресурсы
  • Определение факторов успеха проекта 5

 

Таким образом, устав проекта поддерживает общение и упрощает взаимодействие с заинтересованными сторонами.

>> Подробнее: Шаблон устава проекта

 

3. Матрица RACI

Независимо от размера проекта роли и обязанности должны быть четко определены.

Матрица RACI — отличный способ определить и распределить эти обязанности.

Матрица показывает, кто R ответственный, кто A подотчетный, кто C консультируется, и кто должен быть I информирован для каждой задачи.

Это помогает уменьшить путаницу, распределить рабочую нагрузку и повысить эффективность.

>> Подробнее: Как повысить наглядность проекта с помощью матрицы RACI

 

4. Структура распределения работ (WBS)

Структура распределения работ является основой планирования проекта, управления ресурсами и помогает предотвратить расползание масштаба проекта.

WBS используется для организации работы в управляемые разделы, часто измеряемые во времени, например две недели.

Список начинается с необходимых результатов. Эта цель далее разбита на рабочие пакеты и задачи, необходимые для достижения этой цели.

Сосредоточив внимание на более широкой картине, WBS гарантирует, что ни один элемент проекта не будет упущен из виду на этапе планирования.

Это, в свою очередь, значительно упрощает распределение ресурсов.

>> Подробнее: Как создать структуру разбивки работ по проекту

 

5. Журнал рисков и проблем

Это именно то, что написано на банке — журнал всех рисков и проблем, с которыми может столкнуться проект .

Рекомендуется следовать стандартному формату ведения журнала, например, имя или идентификатор проблемы, описание, влияние, вероятность, предлагаемые меры по устранению и владелец или ответственное лицо.

>> Подробнее: Отслеживание действий, проблем, рисков, отчетов о состоянии и запросов на изменение

 

6. План коммуникаций проекта

Этот план обеспечивает эффективное общение между командой проекта и заинтересованными сторонами.

Помимо определения каналов связи, таких как еженедельный отчет, план также возлагает ответственность на членов команды, например, на руководителя проекта.

>> Подробнее: Как создать план коммуникации проекта

 

7.Управление запросами на изменение

Этот документ используется для отслеживания официальных дополнений или изменений к согласованным результатам в ходе выполнения проекта.

Управление изменениями представляет собой сложную задачу, поскольку руководители проектов должны убедиться, что изменение достаточно детализировано и понятно всем сторонам.

В большинстве случаев запросы на изменение влияют на расписание проекта.

Не забудьте проверить и обновить другие документы проекта, как только заинтересованные стороны санкционируют официальное изменение.

>> Подробнее: Управление запросами на изменение в управлении проектами [Шаблон]

 

8. Расписание проекта

Расписание проекта определяет, какая работа должна быть выполнена и когда. Это сроки реализации проекта.

Запланированное расписание является базовым для фактического расписания, что упрощает отслеживание просроченных задач и пропущенных этапов.

Существуют инструменты для автоматизированного выполнения этой задачи, в том числе BrightWork Simple Scheduling для небольших задач планирования и Microsoft Project для сложных графиков.

>> Подробнее: 3 способа контролировать свои проекты с помощью шаблонов SharePoint

 

9. Извлеченные уроки Зарегистрируйтесь

Это важный документ, который способствует получению знаний о проектах и ​​их совершенствованию в организации.

Несмотря на то, что реестр доставлен после завершения проекта, над ним нужно работать в течение всего жизненного цикла проекта. Запись результатов в разные промежутки времени проекта позволит получить лучшее качество и более фактическое понимание.

Формат и детали этого документа будут зависеть от управления проектом и культуры управления проектами в организации.

Вся команда проекта должна внести свой вклад и согласовать извлеченные уроки.

>> Подробнее: 3 быстрых шага для закрепления полученных уроков

 

Получив ответы на эти вопросы, вы можете приступить к работе над проектной документацией.

 

 

Управление документами проекта на сайте проекта SharePoint

После того как вы завершили необходимые документы проекта, вам нужна система управления, чтобы убедиться, что команда использует правильные шаблоны и поддерживает документы в актуальном состоянии.

Бесплатный шаблон управления проектами SharePoint от BrightWork — отличный способ начать управлять своими проектами и документами в SharePoint.*

 

 

строятся по индивидуальным проектам.

С помощью шаблона вы можете создать столько сайтов, сколько пожелаете; однако шаблон не поддерживает межпроектные отчеты.

Если вам нужно управлять несколькими портфелями, обратите внимание на BrightWork для SharePoint Server или BrightWork 365 для Microsoft 365.

 

Примечание редактора. Этот пост был первоначально опубликован в апреле 2017 г. и был обновлен для обеспечения свежести, точности и полноты.

Изображение предоставлено 

Как спланировать проект? — Выполните следующие действия, чтобы запустить свой проект

.

Этап планирования является наиболее важным этапом проекта.

Большая часть вашего будущего успеха зависит от того, как вы начнете…

В этой статье я покажу вам, как планировать свой проект.

(Вы собираетесь начать новый проект? Тогда мой контрольный список запуска проекта может быть вам полезен. Он охватывает все действия, которые необходимо предпринять для правильной настройки вашего проекта. Выполните эти шаги, и у вас не будет причин для беспокойства) .



Вот что вам нужно сделать:

Шаг 1: Получить представление о предмете

Вы не сможете планировать проект без хорошего понимания области. В этом разделе я покажу вам, как стать экспертом за несколько дней.

Когда я взялся за свой первый ИТ-проект, все было новым. Мне приходилось иметь дело с серверами, хранилищем, резервным копированием и прочим. Проблема была в том, что я ничего не знал об этих вещах. Итак, я подсел к каждому из своих специалистов и спросил: «Скажите, о чем все это?» Это было полезно, потому что я получил представление об их работе и понял, как должна планироваться система резервного копирования.

Подобно моему подходу, вы должны попытаться хорошо понять тему.

Как стать экспертом в новой области?

Читая статьи и общаясь с большим количеством людей:

  • Читать соответствующие исследования, статьи или книги
  • Поговорите с людьми в вашей организации
  • Поговорите с экспертами в этой области
  • Публикация вопросов на онлайн-дискуссионных форумах
  • Поговорите с людьми, которые занимались подобными проектами (при необходимости свяжитесь с другими компаниями. Здесь вы получите ОЧЕНЬ ценные отзывы.)

Сосредоточьтесь на следующих вопросах:

  • Каковы основные задачи в таком проекте?
  • Как задачи связаны друг с другом? Что нужно сделать первым, вторым и так далее?
  • Какие задачи самые сложные?

Мой вам совет: не бойтесь задавать вопросы

Лучший способ понять тему – это задавать вопросы.Когда вы разговариваете с экспертами в предметной области, людьми с аналогичным опытом работы над проектами и членами вашей команды, задавайте такие вопросы:

  • Почему мы не можем просто сделать X вместо Y?
  • Что произойдет, если мы сделаем X?
  • Почему так сделано?
  • Что нам нужно сделать, чтобы достичь X?

Большинству людей неудобно задавать вопросы. Они беспокоятся о том, что могут подумать другие. Это не должно быть вашей заботой! Ваша задача — запустить успешный проект.Не беспокойтесь о том, как вы выглядите в глазах других.

Я бы хотел, чтобы вы адаптировали следственный стиль детектива Коломбо. Если вы не слышали о Коломбо: он был детективом в популярном криминальном сериале.

Что особенного было в Коломбо?

У него был невероятный взгляд на детали. И, несмотря на свою рассеянность, всегда попадал в точку, задавая правильные вопросы.

В типичной ситуации он выходил из комнаты, оборачивался и задавал собеседнику неудобный вопрос: «Еще кое-что…».

Обычно этот вопрос раскрывал убийцу.

Коломбо было наплевать, что о нем думают другие. Он посвятил себя раскрытию своего дела.

Это образ мышления, к которому вы должны адаптироваться, если хотите стать хорошим менеджером проектов.

Шаг 2. Определите цель проекта

Цель проекта — это краткое изложение цели проекта: Чего должен достичь проект? Цель обеспечивает ясность и оказывает мотивационное воздействие на команду.

Лучший способ определить цель проекта — задать вопрос: «Какого положительного результата мы ожидаем от этого проекта?».Пригласите заказчика и спонсора проекта обсудить их ожидания. Затем попытайтесь составить короткое утверждение (1–3 предложения), в котором резюмируется цель.

Пример цели проекта:

«Цель проекта — внедрить систему Supersoft CRM в нашем отделе продаж и маркетинга, чтобы повысить удовлетворенность клиентов и сократить среднее время обработки заказов».

Это просто цель высокого уровня, которую вы бы поставили в презентации. Вы можете получить более конкретную информацию, определив материальные цели.Конкретной целью может быть повышение среднего рейтинга удовлетворенности клиентов с 4,8 до 5,0 в течение следующих 12 месяцев.

Подробнее о том, как определить цель проекта, читайте здесь.

Если вам необходимо создать экономическое обоснование, это шаг для этого.

Шаг 3. Составьте список задач и результатов

Быть ответственным за проект может быть невыносимо. Лучший способ преодолеть первоначальный паралич — разбить проект на небольшие части.

На этом шаге вы хотите посмотреть на две вещи:

Сначала составьте список всех задач и результатов проекта, над которыми необходимо поработать, чтобы достичь цели проекта. Ни одна задача не должна быть пропущена. Даже если он маленький. Ваша вторая цель должна состоять в том, чтобы понять, в каком порядке должны выполняться эти задачи.

Попробуйте представить ход проекта от начала до конца. Затем перечислите все, что нужно сделать (как в ходе мозгового штурма). Начните с общего, а затем переходите к деталям.

Для более сложных проектов я предлагаю создать структурную декомпозицию работ (WBS). Это графическая диаграмма, на которой результаты разбиваются на более мелкие управляемые части.

Знание необходимых задач и того, кто будет ими руководить, является ОЧЕНЬ важным шагом. Вы же не хотите узнать через шесть месяцев, что вы забыли включить кого-то, чье участие требуется. Последствия могут быть ужасными.

Это помогает разбить задачи по фазам проекта:

  • подготовительные работы:  проектное планирование и концептуальная работа
  • задачи реализации: где создается или разрабатывается продукт проекта
  • Закрытие задач: задач, которые необходимо выполнить в конце проекта

Что я делаю в начале проекта: я планирую несколько встреч с теми людьми, которые, как мне кажется, имеют какое-то отношение к проекту.Делаю обзор проекта и спрашиваю у ребят: Скажите, какие у вас основные задачи?   В каком порядке их нужно выполнять?

Качество отзывов, которые вы получаете на этапе сбора информации, сильно зависит от качества ваших входных данных. Просто коротко рассказать о своем проекте и ожидать полезных отзывов не получится. Вам необходимо предоставить подробную информацию о том, о чем ваш проект и как он повлияет на текущие процессы, чтобы люди могли визуализировать, как он может повлиять на их сферу деятельности.

Поможет следующее:

  • слайды с кратким описанием проекта (отправлены не менее чем за 1 неделю до встречи)
  • диаграммы процессов (что изменится?)
  • организационные схемы

Не волнуйтесь, если вам придется сделать несколько попыток, пока вы не достигнете желаемой четкости. Часто, когда я возвращаюсь к своему столу, чтобы просмотреть только что собранные данные, мне приходят в голову новые вопросы. Это означает, что я должен перепроверить свою команду и решить все, что еще неясно.

Ниже вы видите пример приглашения Outlook, которое я отправляю каждому, с кем хочу поговорить:

В конце этого шага вы должны составить список действий и ответственных за каждое из них.

Что делать, если вы не можете понять, кто может выполнить конкретный результат? Ваш отдел кадров может вам помочь. Дайте им список навыков и необходимых знаний, и они могут проверить через свою сеть. Если никто внутри вашей организации не может взять на себя эту работу, вам придется искать внешний ресурс.

Шаг 4. Определите заинтересованные стороны

Заинтересованные стороны — это люди и группы, которых вы должны держать в курсе событий. Либо потому, что они активно участвуют в проекте. Или потому, что они должны одобрять или контролировать работу над проектом.

Представьте, что вы путешествуете на самолете: сначала вы берете такси до аэропорта. Затем кто-то на стойке регистрации подтвердит вашу бронь, примет ваш багаж и выдаст билет. Далее вам придется пройти через систему безопасности.Сотрудник TSA проверит ваш багаж (и каждый уголок вашего тела).

Что я хочу показать с помощью этой аналогии: водитель такси, персонал авиакомпании, сотрудник службы безопасности — все они играют важную роль в вашем путешествии. Вы не сможете попасть из пункта А в пункт Б, если пропустите один из них. Они как участники проекта. Вы не сможете достичь цели своего проекта, если не вовлечете каждого из этих людей.

Заинтересованные стороны делятся на 3 категории:

  • пользователей: людей, которые будут использовать продукт вашего проекта
  • поставщиков: человек, активно работающих над проектом (внутренних и внешних)
  • утверждающих: человек, которые должны одобрять то, что делает проект (руководство, государственные органы, регулирующие органы и т. д.)

Вот как можно узнать, кто эти люди:

Спросите как можно больше людей в вашей организации: «Эй, как вы думаете, кого мне следует привлечь?» . «Кто еще участвует в этом процессе?» , «Какие люди используют этот продукт?»

Еще один совет от меня: сделайте ваш проект известным всем в организации. В моей прошлой компании у нас было собрание директоров каждый квартал. Конечно же, я воспользовался возможностью, чтобы сообщить всем о проекте, который я планировал.Это было очень полезно, потому что директора давали мне полезные подсказки: «Пожалуйста, поговорите с нами, потому что мы также используем этот процесс, который вы планируете изменить».

Я написал подробный пост о том, как определить заинтересованные стороны проекта. Проверьте это.

Шаг 5. Создайте план ресурсов

Сколько часов Джон, Линда и Пит должны работать над вашим проектом? Это то, что вы определяете в плане ресурсов. Он показывает ежемесячные усилия, которые члены команды и отделы должны вносить.

Другим отделам, которые предоставляют ресурсы для вашего проекта, необходимо знать приблизительные усилия, которые они должны внести. То есть, сколько часов или дней каждый коллега должен внести свой вклад в неделю/месяц.

Вот простой пример плана ресурсов. Обычно я ставлю проценты, а затем умножаю сумму на количество рабочих дней в месяце (в среднем 20), чтобы получить количество рабочих дней. Например, 0,8 означает, что вы используете ресурс на 80 % в конкретном месяце.0,8 х 20 = 16 дней.

Шаг 6. Создайте расписание проекта

Предыдущие шаги в основном касались размышлений и разговоров. Теперь пришло время на самом деле изложить что-то на бумаге. Пришло время создать, чтобы создать временную шкалу проекта.

Сначала загрузите мой шаблон плана проекта. Это простой шаблон Excel, который вы можете увидеть на изображении ниже. Затем возьмите выводы из вашего первоначального исследования и обсуждений с вашей командой и запишите основные задачи проекта в соответствующем порядке.

Вот как выглядит реальная временная шкала проекта:

Здесь вы можете скачать шаблон плана проекта Excel

 


Лично я всегда использовал Excel в своих проектах. Он очень прост в использовании, и любой может открыть его. Держитесь подальше от сложных инструментов управления проектами, включая MS Project, если только вы не управляете многомиллионным проектом со сложными зависимостями (здесь я расскажу о MS Project, посвященном тактическому менеджеру проектов).

Почему?

Ваш самый ценный ресурс как руководителя проекта — это ваше время.

Как и в случае с большинством программного обеспечения, для полного ознакомления с ним требуется много времени. Внести простое изменение в план проекта не так-то просто, и вы обнаружите, что теряете время. Сосредоточьте свое внимание на вещах, которые действительно важны: проверьте свою команду и посмотрите, выполняются ли задачи, и обработайте все сообщения.

Помимо плана проекта, обычно необходимо предоставить еще пару документов: смету расходов и план ресурсов.

Шаг 7. Создание бюджета проекта

Теперь давайте создадим бюджет проекта.Вы должны иметь готовые оценки ваших усилий и затрат. Бюджет составить совсем не сложно. И у меня есть шаблон бюджета для вас. Используйте его для планирования и отслеживания стоимости проекта.

Ваша смета расходов (бюджет проекта) должна давать приблизительную стоимость по категориям затрат.

Категории затрат, которые входят в бюджет проекта:

  • стоимость рабочей силы
  • стоимость материала
  • плата за услуги
  • амортизация
  • стоимость проезда

Опять же, будьте проще.Поместите все в таблицу Excel и сложите числа. Если вам необходимо предоставить разбивку по месяцам или по конкретным категориям, сделайте это.

Чтобы рассчитать стоимость внутренних ресурсов , вы обычно умножаете количество часов на заранее определенную почасовую ставку. Ваш отдел кадров или ребята из внутренней бухгалтерии могут дать вам почасовые ставки вашей организации. За внешние ресурсы вы в любом случае платите фиксированную ставку в час или день, которую вы можете найти в расценках.

Стоимость материалов — это стоимость товаров и услуг , которые должны быть закуплены в рамках проекта. Какие элементы входят в эту категорию, действительно зависит от отрасли и типа проекта.

Очень часто проекты требуют инвестиций в здания, машины, программное обеспечение или другие предметы. Инвестиции отражаются в балансе и амортизируются в течение нескольких лет. Вы должны обсудить цифры со своим бухгалтерским отделом, так как они должны убедиться, что инвестиции правильно учтены в финансовых отчетах.

 

Подробнее о том, как составить бюджет проекта.

Шаг 8. Проведите стартовое совещание по проекту

Лучший способ проинформировать всех участников проекта — это собрание, посвященное запуску проекта. Это встречи, которые вы планируете в начале каждого проекта, чтобы представить график проекта, цель и все организационные вопросы, например, кто участвует, где происходит проект, как часто вы проводите встречи по обновлению, ваш план коммуникации по проекту и т. д.

Обычно существует более широкая аудитория, которая должна знать о вашем проекте.

Подготовьте набор слайдов, которые вы можете разослать для таких целей, вместе с запиской: Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.

Шаг 9: Не забывайте об организационных моментах

Следующий раздел может быть актуален, только если вы работаете в корпоративной среде. Чтобы иметь возможность выполнять свою работу, вы зависите от определенных ресурсов. :

  • важные лица (лица, принимающие решения)
  • конференц-залы
  • отдельных членов команды проекта
  • другие предметы, такие как скобяные изделия или инструменты

Эти ресурсы рано или поздно понадобятся вам в вашем проекте.Следует помнить: вы можете не получить их, если будете ждать до последнего момента, когда они вам понадобятся. Просто подумайте о менеджерах, которые должны быть вовлечены, чтобы получить одобрение. Их календари обычно заблокированы заранее.

Итак, вы резервируете время за много недель или даже месяцев до того, как оно вам понадобится. Допустим, вы планируете ежемесячно проводить групповые собрания с участием более 20 человек. Сейчас вы резервируете конференц-зал подходящего размера на весь срок вашего проекта. Если вы уже знаете, что вам понадобится подпись вашего директора в конце июля, назначьте встречу через его помощника.

Что касается членов вашей команды, вы обычно не блокируете их время. Но я хотел знать, когда они были выключены. Поэтому я попросил всех ввести время своего отпуска в Excel. Таким образом, я мог видеть, были ли какие-либо конфликты, например, кто-то отсутствовал на критической стадии проекта.

Подумайте обо всех ресурсах и инструментах, которые могут вам понадобиться в ходе вашего проекта, и убедитесь, что у вас есть доступ к ним, когда это необходимо!

Бонус: подготовьтесь к неудаче

Как менеджер проекта, вы похожи на командира лодки, который должен вести свой корабль по бурным водам.Если вы знаете, где ожидать обрывы, опасные течения или сильный шторм, у вас гораздо больше шансов добраться до места назначения.

Итак, вы сначала садитесь и тщательно обдумываете все, что может пойти не так. Любые препятствия, которые могут поставить под угрозу успех вашего проекта.

Занесите все в таблицу Excel.

Затем, в качестве второго шага, обсудите возможные меры, которые либо помогут полностью устранить риск, либо снизят его воздействие.

Для примера:

Если в вашей команде есть технический эксперт, есть вероятность, что он будет недоступен на критической фазе вашего проекта, будь то из-за болезни или смены работы.В качестве смягчающего действия вы можете добавить второго программиста в качестве резервного и потребовать, чтобы оба коллеги работали в тесном контакте, чтобы делиться знаниями.

Если это невозможно, вы можете хотя бы найти постороннего человека, которого можно было бы привлечь к проекту в случае крайней необходимости.

Теперь, если вы просто исходите из собственного опыта, есть вероятность, что вы упустите некоторый потенциальный риск. Это опасно. Вот почему я всегда разговариваю с другими людьми, чтобы узнать второе мнение. Также очень полезно поговорить с руководителями проектов, которые вели аналогичные проекты.

Любая проблема, о которой вы подумали раньше, означает меньше проблем на пути! Вы будете готовы, если что-то пойдет не так, и вместо того, чтобы впадать в измотанный режим, сможете реагировать спокойно и с ясным настроением.

Это один из самых важных моментов, и я хочу, чтобы вы усвоили концепцию подготовки к риску.

Вот несколько примеров того, как мы справлялись с рисками в некоторых моих собственных проектах:

  • Во время нашего проекта в Индии самым большим риском было несоблюдение индийского налогового законодательства. Индийские налоговые правила ужасно сложны! Мы легко могли что-то упустить или неправильно понять. Последствия были бы разрушительными. Вы не можете использовать ИТ-систему, которая выдает неверные налоговые декларации! Вот почему мы ОЧЕНЬ рано начали погружаться в налоговое законодательство и составлять обзор налоговых правил и соответствующих сценариев.
  • Работа в разных часовых поясах
    Когда вы работаете с распределенными командами, у вас очень мало времени на телефонные звонки и т.д.Задачи, которые можно выполнить за несколько часов, занимают дни или даже недели, потому что вам приходится полагаться на общение по электронной почте. Чтобы ограничить негативное влияние этого, мы назначили местного менеджера проекта, который координировал ресурсы в другом месте.
  • Нехватка ресурсов из-за параллельных проектов
    Обычно вам приходится «бороться», чтобы получить необходимые ресурсы, потому что ваши люди также поддерживают другие проекты. Если людям приходится тратить дополнительное время на другой проект, они могут не уложиться в сроки вашего проекта.Это распространенная проблема в крупных компаниях. Что мы делали, так это постоянно следили за ходом «конкурирующих» проектов. Чем раньше мы знали, что у другого проекта возникли проблемы, тем быстрее мы могли реагировать на узкие места в ресурсах.

Итак, ребята, читающие эту статью: Погрузитесь в тему своего проекта, а потом двигайтесь! Создайте достаточно хороший план проекта, расчет проекта и т. д. Не ставьте себя под давление, чтобы все было идеально. Это не требуется.Вместо этого запланируйте первые встречи и начните с первых действий. Затем внесите изменения в свои планы, если это необходимо.

Мне было бы любопытно узнать: с чем вы сталкиваетесь, когда начинаете новый проект?

— Адриан

Адриан Ноймайер

Привет! Я Адриан, бывший старший менеджер ИТ-проектов и основатель Tactical Project Manager.Я создал сайт, чтобы помочь вам стать отличным руководителем проекта и успешно управлять интенсивными проектами!

Похожие сообщения, которые вам также могут понравиться

Написание плана управления | Исследования в Брауне

План управления предоставляет исследователям возможность подробно объяснить цели, задачи и запланированные процедуры предлагаемых ими проектов.

Все ли заявки на грант требуют плана управления?

Не все заявки на грант требуют представления плана управления. Как правило, для более крупного и сложного предложения требуется один. Если вы не уверены, мы можем помочь вам как в определении необходимости плана, так и в его содержании. Даже если ваше предложение не требует плана управления, вы все равно можете счесть полезным рассмотреть приведенные ниже пункты, поскольку они относятся к любому хорошо разработанному и организованному предложению.

Какие элементы должны быть включены в план управления?

  • Описание целей и задач проекта
  • Перечень действий для достижения целей и задач
  • Описание ролей и временных обязательств персонала и участников, вовлеченных в проект, а также того, как эти роли могут меняться в ходе проекта.
  • Процедуры набора и обучения участников, если применимо
  • Процедуры приобретения и обслуживания оборудования
  • График различных этапов проекта
  • Процесс обработки возможных модификаций проекта
  • Рассмотрение более широкого воздействия проекта

В зависимости от проекта вы можете решить другие вопросы.Мы можем помочь с составлением дополнительного контента.

Роли и обязанности персонала

Описание ролей персонала и участников имеет решающее значение для понимания того, как будет проходить проект. Этот компонент плана управления должен включать требуемые временные обязательства, например, на ежедневной или еженедельной основе, один раз в месяц или только для периодических встреч. Он также должен включать потенциальную эволюцию каждой роли в течение предложенного периода времени проекта.Если возможно, назовите конкретных сотрудников.

Организационная диаграмма может быть эффективным инструментом для отображения этой информации. Использование организационной схемы может упорядочить сложные описания взаимодействия персонала и индивидуальных обязанностей в структуре общего управления. Например, более крупный проект, в который входят внешние и внутренние комитеты по управлению, консультативные советы и представители программ, может предоставить организационную схему для визуального представления систем управления и принятия решений.

Участие студентов

Если для проекта требуются студенты, может быть полезно подробно описать процедуры отбора, удержания и оценки участников. группы. Обеспечение удержания после выбора остается важным фактором в проектах, которые полагаются на участие студентов. К методам удержания участников относятся наставничество, коллегиальное консультирование и постоянная оценка.В дополнение к любой оценке учащихся, проводимой на протяжении всего проекта, предложения с компонентом обучения должны включать конечную оценку успеваемости учащихся, результаты которой могут быть использованы для улучшения будущей подготовки учащихся.

Сотрудничество

В плане управления должно быть описано любое запланированное сотрудничество с другими отделами, учреждениями или предприятиями. Если сотрудничество связано с существующими отношениями, план должен включать объяснение отношений и способов их расширения.Поддержание связи является важной частью любого сотрудничества. Для этого важно учитывать основные средства связи (например, еженедельные встречи по телефону) и ответственный персонал.

Приобретение и обслуживание оборудования

Тщательные процедуры по приобретению и обслуживанию необходимого оборудования и приборов должны быть направлены на ответы на следующие вопросы:

  • Как будет приобретаться оборудование и другие инструменты?
  • Кто будет следить за их приобретением и обслуживанием?
  • Если лабораторное оборудование может использовать только квалифицированный персонал, какие механизмы будут использоваться для обучения этих людей?
  • Кто еще имеет доступ к оборудованию?
  • Какие шаги будут предприняты для рекламы наличия оборудования?
  • Где будет размещаться оборудование?

Хронология проекта

Временная шкала может дать представление о предполагаемой продолжительности этапов проекта.На каждом этапе вы можете дополнительно обозначить промежуточные цели, как часто комитеты будут встречаться, когда будут проводиться оценки и когда ожидаются результаты.

Как источники финансирования оценивают план управления?

Источники финансирования и агентства очень внимательно следят за тем, насколько хорошо план управления решает следующие вопросы:

  • Насколько эффективно предлагаемые действия соответствуют заявленным целям проекта?
  • Могут ли результаты служить моделью для дальнейших исследований?
  • Приносят ли результаты пользу большому количеству людей или организаций?

12 советов по созданию успешного плана реализации проекта

Планы реализации проекта помогают во всем, от спринтов разработки и запуска продуктов до кампаний цифрового маркетинга.

План реализации проекта — это важнейший компонент управления проектом, который фокусируется на документировании того, как вы будете работать над проектом. В нем должно быть все, от целей проекта до результатов, и выступать в качестве плана для команды проекта для выполнения своих планов.

Каждый проект уникален и требует уникального плана планирования и реализации. А поскольку 11,4% бизнес-инвестиций тратятся впустую из-за плохого планирования проектов, компаниям необходимо обеспечить стратегическое и эффективное планирование и управление проектами.

Вот подробное руководство о том, как создать успешный план реализации проекта, чтобы помочь завершить проекты вовремя и в рамках бюджета.

👉 Попробуйте Nifty бесплатно в течение 14 дней, чтобы реализовать свои проектные планы.

Что такое план реализации проекта?

Итак, вы спланировали свой проект, определили сроки и разработали миссию и видение. Теперь наступает самая важная часть жизненного цикла проекта — объединение всего этого в дорожную карту проекта.

Реализация проекта — это заключительный этап жизненного цикла проекта (после инициации и планирования), на котором вы приводите в действие все, что вы запланировали и встроили в действие. У вас есть планы, идеи и стратегии, и теперь вы просто выполняете их. Затем вы создаете результаты, представляете их соответствующим заинтересованным сторонам, а также отслеживаете и контролируете состояние каждого элемента в проекте.

Как менеджер проекта ваша роль смещается от активного участия в процессе к тому, чтобы отойти на второй план и позволить своей команде реализовать эти планы.В ваши обязанности входит отслеживание хода проекта в режиме реального времени, своевременное выполнение задач, соблюдение бюджета и недопущение расползания объема.

В то же время вам необходимо обеспечить эффективное управление персоналом и беспрепятственную связь между нужными вам людьми, командами и отделами.

В целом, реализация проекта заключается в мониторинге всех аспектов проекта и обеспечении того, чтобы все шло по плану. А если нет, узкие места выявляются и устраняются в режиме реального времени.

Важность плана реализации проекта

Как руководитель проекта вы обязаны следить за тем, чтобы ход проекта соответствовал видению. Однако во многих случаях существует разрыв между целями проекта и реальностью. Например, затраты на проект могут оказаться выше принятого бюджета. Или ваша команда может не успевать за согласованными результатами.

Эти проблемы, также известные как пробелы в исполнении, распространены в процессе реализации проекта.Фактически, согласно опросу, проведенному Project Management Institute, руководители говорят, что только 60 % их стратегических целей достигаются.

Может быть множество причин пробелов в реализации проекта, например:

  • Отсутствие поддержки со стороны ключевых заинтересованных сторон
  • Слишком амбициозные сроки
  • Нереальные результаты
  • Отсутствие ясности в отношении видения и целей
  • Неэффективная оценка, распределение и использование организационных ресурсов

Хотя пробелы в выполнении являются частью игры, когда дело доходит до управления проектом, вы можете значительно уменьшить их возникновение и влияние с помощью плана реализации проекта.

В плане реализации проекта излагаются цели проекта, сроки, затраты, ресурсы и все аспекты проекта. Считайте это боевым планом, которому ваша команда будет следовать для выполнения задач, достижения целей и преодоления препятствий.

Типичный план реализации, который использует команда Nifty, состоит из следующих ключевых компонентов:

  • Результаты : В гибкой среде проект выполняется небольшими частями (спринтами), а не целиком.Эти небольшие приращения называются результатами. План проекта должен включать размер, частоту и график результатов.
  • Ключевые показатели эффективности (KPI) : KPI — это показатели, которые показывают прогресс проекта и производительность вашей команды. В плане выполнения должны быть перечислены все KPI, которые вы будете измерять на протяжении всего жизненного цикла проекта.
  • Лежачие полицейские : Также известные как узкие места, лежачие полицейские представляют собой незапланированные обстоятельства, которые могут повлиять на ход проекта.Например, что делать, если член команды заболел или внезапно отключилось электричество. План выполнения должен выделять и устранять все такие «лежачие полицейские».

Эффективные советы по созданию и реализации успешного плана реализации проекта

Разработка плана проекта не должна быть сложной. Короче говоря, вам просто нужно изложить свои идеи и планы на бумаге. Тем не менее, мы в Nifty используем несколько передовых практик, которым вы можете следовать, чтобы сделать процесс планирования вашего проекта более эффективным.

Вот 12 советов по созданию и реализации успешного плана реализации проекта.

1. Понимание и определение требований ваших проектов

Скорее всего, вы уже определили ключевых участников проекта. Первым шагом в планировании проекта является сбор требований от заинтересованных сторон. На основе этой информации вы можете определить, что вам нужно донести до ваших заинтересованных сторон. Это требует сильных коммуникативных навыков, чтобы все заинтересованные стороны были на одной волне и громко и четко сообщали о своих требованиях.

2. Определите объем и стоимость вашего проекта

Получив информацию от заинтересованных сторон, вы можете определить объем своего проекта. Объем — это подробный план, в котором освещаются все аспекты проекта, в том числе:

  • Основные результаты
  • Хронология
  • Ресурсы
  • Родственная деятельность
  • Границы проекта

При создании содержания проекта спросите себя, все ли кажется жизнеспособным, логичным и достижимым.Если это похоже на фантастику, возможно, вам придется переработать прицел. Если это звучит прагматично, вы можете пойти дальше и начать разбивать его на более мелкие компоненты.

3. Разделите объем вашего проекта

Как только у вас появится реалистичный объем проекта, вы сможете разбить его на более управляемые производные. Эти более мелкие задачи также называются «рабочими пакетами». Таким образом, вы сможете разделить свой проект на разные части и назначить ресурсы для каждой из них.Этот шаг упрощает процесс планирования и управления проектом, что облегчает координацию и повышает эффективность.

4. Проведение углубленных, обширных исследований

Прежде чем приступить к планированию проекта, важно исключить любую игру в догадки. Обязательно узнайте все факты, а если нет, проведите исследование. Изучите все ресурсы, связанные с проектом. Это могут быть записи телефонных разговоров с клиентами, соответствующая документация и т. д.

Прежде чем приступить к проекту, убедитесь, что вы понимаете все детали. Прежде чем приступить к созданию плана проекта, вам, как руководителю проекта, необходимо знать следующее:

  • Цели проекта
  • Требования и ожидания клиента
  • Состав команды клиента и процесс принятия решений, включая спонсора проекта, руководителя проекта и заинтересованные стороны

5. Задавайте трудные вопросы

Целесообразно назначить встречу с основным клиентом и задать несколько сложных вопросов о процессе, организационной структуре, общих рисках и т. д.Вы также можете включить в процесс ключевых заинтересованных лиц и других лиц, принимающих решения.

Некоторые вопросы, на которые необходимо ответить:

  • Как вы будете собирать отзывы?
  • Кому принадлежит проект?
  • Какой крайний срок?
  • Как будет происходить общение?
  • Есть ли какие-то особые соображения, которые нам нужно иметь в виду?

Когда вы задаете трудные вопросы, происходят две вещи. Во-первых, вы не оставляете камня на камне, поэтому между вами и клиентом существует абсолютная ясность.Во-вторых, вы представляете себя конкурентоспособной командой, которая знает, что делает.

6. Определение и последовательность операций проекта

Когда у вас есть вся необходимая информация, вы можете начать разбивать свои рабочие пакеты еще больше на практические задачи. Воспринимайте это как план действий, в котором вы перечисляете все задачи и действия, необходимые для завершения проекта.

Не менее важно упорядочить действия в правильном порядке. Однако вы также можете попробовать делать что-то параллельно, если у вас есть ресурсы.В этой гиперконкурентной среде крайне важно сократить время выхода на рынок и быстро вывести свой продукт на рынок. Итак, спланируйте, как вы можете выполнять задачи параллельно, чтобы минимизировать время цикла и выполнять больше задач за меньшее время.

Вы можете использовать динамический QR-код для отслеживания хода выполнения проекта. Создайте QR-код с помощью генератора QR-кодов и свяжите его со статусом вашего проекта. Любой участник проекта может сканировать код с мобильного устройства и следить за ходом проекта в режиме реального времени.

7. Оценка продолжительности, ресурсов и затрат

Вам понадобятся ресурсы для работы над любым проектом. Некоторые из этих ресурсов будут легко доступны, а некоторые вам нужно будет приобрести. Например, предположим, что у вас нет штатного бизнес-аналитика, но он вам нужен для проекта. В этом случае вам необходимо нанять бизнес-аналитика.

Затраты — еще один важный аспект планирования проекта. Очень важно точно оценить стоимость проекта.Таким образом, вы сможете определить жизнеспособность проекта и контролировать расходы.

Наконец, оцените продолжительность проекта. Это скажет вам, как долго ваши ресурсы будут заняты. Исходя из этого, вам придется распределять свои ресурсы. Вы не хотите надолго привязывать свои основные ресурсы к проекту, так как это может повлиять на другие аспекты вашей организации.

8. Создание высокоэффективной команды

Создание высокоэффективной команды — ключ к успеху проекта.В идеале команда проекта состоит из следующих ролей:

  • Руководитель проекта: Отвечает за планирование, выполнение и надзор за проектом до его успешного завершения
  • Члены проектной группы: Разработчики, инженеры по обеспечению качества и другие специалисты, активно работающие над проектом
  • Спонсор(ы) проекта: Члены высшего руководства, заинтересованные в результатах проекта
  • Исполнительный спонсор: Основная заинтересованная сторона и лицо, принимающее окончательное решение по проекту
  • Бизнес-аналитик: Отвечает за определение соответствия продукта рынку и обеспечение того, чтобы проект добавлял ценность организации

При написании плана реализации проекта назначьте эти роли нужным людям, обладающим навыками и опытом для выполнения требований проекта.

9. Создание планов на случай непредвиденных обстоятельств и резервных копий

Планирование имеет решающее значение, но независимо от того, насколько тщательно вы планируете, все может пойти не так. Риск выше для компаний с низким коэффициентом технологии управления проектами (PMTQ). Исследования PMI показывают, что около 60 % организаций с высоким PMTQ могут завершить проект вовремя и в рамках бюджета. Это число снижается примерно до 40% для организаций с низким PMTQ.

Следовательно, очень важно выявлять потенциальные риски и создавать резервные планы.Кроме того, учитывайте организационную культуру при формулировании непредвиденных обстоятельств.

10. Создание базовых показателей для измерения эффективности реализации проекта

Базовые планы определяют, как вы хотите, чтобы проект продвигался вперед в идеале. Они служат инструментами контроля и помогают отслеживать и измерять эффективность вашего проекта. Если ход выполнения проекта не соответствует базовым планам, возможно, вам придется предпринять корректирующие действия. Таким образом, вы можете выявлять проблемы в режиме реального времени и устранять их, пока не стало слишком поздно.

11. Завершение плана

Когда все будет в порядке, пора доработать план и все задокументировать. Вы можете поделиться этой окончательной версией со всеми членами команды, заинтересованными сторонами и заинтересованными сторонами, чтобы убедиться, что все находятся на одной странице.

12. Продолжайте планировать

Как уже говорилось, некоторые проекты могут пойти не по плану. В таких случаях вам нужно будет быстро реагировать и менять планы. Планирование — это непрерывный процесс, и как руководитель проекта вы должны быть гибкими и готовыми адаптироваться к изменениям.

Заключение: Начните свой проект сегодня

Проекты редко идут по плану. Но когда у вас есть план, вы можете подготовиться к неопределенностям и преодолеть их, не влияя на результат проекта. Создание плана реализации проекта имеет решающее значение, поскольку он дает вам четкий путь, по которому нужно следовать. Это гарантирует, что вы будете сосредоточены на своих целях и будете выполнять требования ваших клиентов.

👉 Готовы реализовать успешный план проекта за считанные минуты? Попробуйте Nifty.Это бесплатно. Зарегистрируйтесь бесплатно 🚀

Планирование проекта: что это такое и шаги по созданию плана

По

Что такое планирование проекта?

Планирование проекта — это дисциплина, касающаяся того, как завершить проект в определенные сроки, обычно с определенными этапами и назначенными ресурсами. Одно представление планирования проекта делит деятельность на следующие этапы:

  • постановка измеримых целей
  • определение результатов
  • планирование
  • задачи планирования

Вспомогательные планы могут охватывать человеческие ресурсы, методы коммуникации и управление рисками.

Предприятия часто имеют руководство по планированию проектов в области информационных технологий, в котором указаны используемые процессы. Инструменты, используемые для планирования частей плана, включают диаграммы Ганта и диаграммы PERT.

Почему планирование проекта важно?

Планирование проекта важно на каждом этапе проекта. В нем излагаются основы проекта, включая следующее:

  • прицел
  • цели
  • голов
  • расписание

Планирование позволяет руководителям проектов воплотить неосязаемую идею в реальность.Ключевые цели планирования включают следующее:

  • облегчают общение и обеспечивают центральный источник информации для проектного персонала;
  • помочь спонсору проекта и другим ключевым заинтересованным сторонам узнать, что требуется;
  • определить, кто будет выполнять определенные задачи, а также когда и как эти задачи будут выполняться;
  • облегчают управление проектом и контроль за его ходом;
  • обеспечивают эффективный мониторинг и управление проектом;
  • управлять рисками проекта; и
  • создать обратную связь, полезную для следующего этапа планирования проекта.
Руководители проектов должны обладать различными навыками. См. дюжину, которая действительно имеет значение.

Каковы компоненты плана проекта?

План проекта состоит из трех основных частей: объема, бюджета и графика. Они включают следующие аспекты:

  • Объем. Масштаб определяет, что будет делать команда проекта, а что нет. Он принимает видение команды, чего хотят заинтересованные стороны и требования заказчика, а затем определяет, что возможно.В рамках определения масштаба проекта руководитель проекта должен установить цели производительности.
  • Бюджет. Руководители проектов смотрят, какая рабочая сила и другие ресурсы потребуются для достижения целей проекта, чтобы оценить стоимость проекта.
  • Хронология. Показывает ожидаемый период времени для завершения каждой фазы проекта и включает в себя график контрольных точек, которые будут выполнены.

Как создать план проекта?

Планирование проекта включает следующие 10 шагов:

  1. Определение заинтересованных сторон. К заинтересованным сторонам относятся все, кто заинтересован в проекте. В их число могут входить заказчик или конечный пользователь, члены проектной группы, другие люди в организации, которую затронет проект, а также сторонние организации или заинтересованные лица.
  2. Определение ролей. Роль каждой заинтересованной стороны должна быть четко определена. Однако некоторые люди будут выполнять несколько ролей.
  3. Представьте заинтересованные стороны. Проведите встречу, чтобы собрать вместе заинтересованные стороны и объединить видение проекта.Охватываемые темы должны включать объем, цели, бюджет, график и роли.
  4. Ставьте цели. Возьмите то, что было почерпнуто на собрании, и доработайте его до плана проекта. Он должен включать цели и результаты, которые определяют, к чему приведет продукт или услуга.
  5. Приоритизация задач. Перечислите задачи, необходимые для достижения целей, и расставьте их приоритеты в зависимости от важности и взаимозависимости. Диаграмма Ганта может быть полезна для отображения зависимостей проекта.
  6. Создайте расписание. Установите временную шкалу, учитывающую ресурсы, необходимые для всех задач.
  7. Оценка рисков. Определите риски проекта и разработайте стратегии их снижения.
  8. Связь. Поделитесь планом со всеми заинтересованными сторонами и предоставьте обновленную информацию в том формате и с той периодичностью, которую ожидают заинтересованные стороны.
  9. Повторная оценка. По мере достижения контрольных точек пересматривайте план проекта и пересматривайте все области, которые не соответствуют ожиданиям.
  10. Окончательная оценка. После того, как проект завершен, необходимо оценить производительность, чтобы извлечь уроки из опыта и определить области для улучшения.
С помощью этих шагов организация может гарантировать, что план проекта надежен и хорошо доведен до сведения.

Каковы 5 этапов проекта?

Проекты обычно проходят пять этапов. Жизненный цикл проекта включает следующее:

  • Инициация определяет цели и задачи проекта.Это также важно, когда рассматривается осуществимость, а также то, как измерить цели проекта.
  • Планирование устанавливает объем проекта. Он устанавливает, какие задачи необходимо выполнить и кто будет их выполнять.
  • Выполнение — это когда создаются результаты. Это самый длительный этап проекта. В ходе выполнения план приводится в действие и при необходимости дополняется.
  • Мониторинг и управление происходят на этапе выполнения и могут рассматриваться как часть одного шага.Этот этап гарантирует, что проект идет по плану.
  • Закрытие и обзор — это окончательный вариант. Контракты закрыты, и заказчику переданы окончательные результаты. Оцениваются успехи и неудачи.
Планирование — это второй этап жизненного цикла проекта, но он влияет на все фазы жизненного цикла проекта.

Какие существуют инструменты и программное обеспечение для планирования проектов? Программное обеспечение

для планирования проектов и управления проектами облегчает процесс планирования проектов.Лучшие инструменты поддерживают совместную работу заинтересованных сторон, имеют интуитивно понятный пользовательский интерфейс и обеспечивают встроенное отслеживание времени и выставление счетов.

Некоторые инструменты программного обеспечения для планирования проектов включают следующее:

  • Asana предлагает различные представления проекта в соответствии с предпочтениями команды.
  • ClickUp поставляется с несколькими функциями на основе Agile, включая настраиваемый конструктор автоматизации, который позволяет пользователям создавать многократно используемые шаблоны задач.
  • Freedcamp позволяет пользователям организовывать свои проекты с помощью диаграммы Ганта или Канбана
  • Hive имеет инструмент создания шаблонов в функции управления задачами, который ускоряет создание задач.
  • Scoro представляет собой набор инструментов и включает управление взаимоотношениями с клиентами
  • Trello предоставляет функции Kanban, управление бюджетом, управление ресурсами и функции отслеживания прогресса.
  • Wrike интегрируется с такими инструментами, как Jira, Slack и Dropbox.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.