Классификация файлов: Файлы. Классификация файлов в С++ презентация, доклад

Содержание

Управление классификациями | Microsoft Docs

  • Статья
  • Чтение занимает 2 мин
  • Участники: 7

Были ли сведения на этой странице полезными?

Да Нет

Хотите оставить дополнительный отзыв?

Отзывы будут отправляться в корпорацию Майкрософт. Нажав кнопку «Отправить», вы разрешаете использовать свой отзыв для улучшения продуктов и служб Майкрософт. Политика конфиденциальности.

Отправить

В этой статье

Область применения: Windows Server 2022, Windows Server 2019, Windows Server 2016, Windows Server 2012 R2, Windows Server 2012, Windows Server 2008 R2

Свойства классификации используются для категоризации файлов и выбора файлов для запланированных задач управления файлами.

Существует много способов классификации файла. Один из способов — создание свойства классификации, которое присваивает значение всем файлам в определенном каталоге. Другим способом является создание правил, которые определяют, какое значение следует задавать конкретному свойству.

Этот раздел содержит следующие подразделы:

Примечание

Чтобы настроить уведомления по электронной почте и определенные возможности создания отчетов, необходимо сначала настроить общие параметры диспетчера ресурсов файлового сервера.

Дополнительные ссылки

Настройка параметров диспетчера ресурсов файлового сервера

Транслятор и Классификация Archicad для МГЭ | Knowledgebase Page

обновлено12 февраля, 2020авторGRAPHISOFT Россия

В соответствии с предъявляемыми Московской Государственной Экспертизой требованиями цифровые модели (ЦМ) должны предоставляться в формате IFC с необходимым уровнем моделирования и информационного наполнения.

При экспорте моделей из Archicad в формат IFC следует использовать подготовленный файл-транслятор Archicad, который содержит необходимую классификацию и правила сопоставления параметров элементов Archicad с параметрами IFC в соответствии с требованиями экспертизы к цифровым моделям.

Для импорта в проект всех необходимых настроек выполните перечисленные ниже действия.

Шаг 1 — Загрузка файла Транслятора

Загрузите на свой компьютер и распакуйте файл Экспорт_МГЭ, содержащий Классификацию и IFC-транслятор:

Экспорт МГЭ для Archicad 22

Экспорт МГЭ для Archicad 23

Экспорт МГЭ для Archicad 25

Шаг 2 — Импорт Классификации и Свойств

Чтобы импортировать Классификацию со всеми Свойствами из загруженного файла, активируйте команду меню Параметры > Менеджер Классификаций и в открывшемся диалоге нажмите кнопку Импортировать.

В нижней части диалога выберите в качестве типа файла Проект Archicad. Укажите путь к файлу Экспорт_МГЭ_AC22.pln, Экспорт_МГЭ_AC23.pln или Экспорт_МГЭ_АС25.pln (в зависимости от используемой версии Archicad). Отметьте маркер Включить Свойства из Файла, установите переключатель в положение Все Свойства и нажмите кнопку OK.

В результате в проект будет загружена новая Классификация со всеми назначенными в ней Свойствами.

Шаг 3 — Импорт IFC-транслятора

Активировав команду меню Файл > Взаимодействие > IFC > IFC-трансляторы, нажмите в открывшемся диалоге кнопку Импорт Трансляторов из внешнего Файла.

В нижней части диалога выберите в качестве типа файла Проект Archicad. Укажите путь к файлу Экспорт_МГЭ_AC22.pln, Экспорт_МГЭ_AC23.pln или Экспорт_МГЭ_АС25.pln, в разделе Трансляторов для Экспорта отметьте маркер МГЭ_Экспорт и нажмите кнопку Импортировать.

Чтобы информация корректно отображалась в Менеджере IFC-проекта, в диалоге IFC-трансляторов выберите транслятор МГЭ_Экспорт и нажмите кнопку Настроить просмотр.

Работа с информацией

Вся информация должна вводиться согласно общим требованиям к ЦМ от Московской Государственной Экспертизы.

Выполнив описанные выше настройки, используйте Классификацию МГЭ для ввода данных в диалогах Параметров Элементов. Все необходимые для заполнения разделы помечены префиксом Exp_. На Рис. 7 представлен пример ввода данных о стене в разделе Exp_Стен_Перегородок.

Для ввода дополнительной информации об объекте строительства следует использовать разделы ExpCheck_Building и ExpCheck_Storey в Менеджере IFC-проекта (меню Файл > Взаимодействие > IFC > Менеджер IFC-проекта).

Для получения информации об автоматическом вводе параметров, пожалуйста, ознакомьтесь с инструкцией по работе с Трансляторами Archicad.

  • Эта информация была полезна ?
  • ДаНет
Связанные темы

Чтобы открыть параметры SAF-трансляции: …

Чтобы открыть параметры SAF-трансляции: …

СОГЛАСОВАННАЯ НА ГЛОБАЛЬНОМ УРОВНЕ СИСТЕМА КЛАССИФИКАЦИИ И МАРКИРОВКИ ХИМИЧЕСКИХ ВЕЩЕСТВ

ЧТО ТАКОЕ СГС?

Система СГС — простая для понимания международная система сообщений об опасности, которая помогает защитить здоровье человека и окружающую среду. Страны — участницы Организации Объединенных Наций совместно с представителями промышленности и основными заинтересованными сторонами разработали систему классификации и маркировки для применения во всем мире — Согласованную на глобальном уровне систему классификации и маркировки химических веществ (СГС).


Основные цели системы СГС:

  • Создание единого стандарта классификации опасных химических веществ и сообщения информации о них для упрощения международной торговли химическими веществами и улучшения мер по защите здоровья человека и окружающей среды
  • Информирование пользователей об опасности посредством стандартных символов и фраз на этикетках упаковки и в паспортах безопасности (ПБ)

 

Для внедрения СГС в Европе, США и Бразилии разрабатываются соответствующие законодательные нормы. Подробнее о СГС можно узнать на сайте комиссии ООН по экономическим вопросам unece.org.

  • Изменятся наши этикетки и ПБ: появится информация об опасных химических веществах, содержащихся в продукции компании Castrol
  • На этикетках и в ПБ появятся новые пиктограммы, определение опасности и указания о мерах безопасности
  • Внедрение изменений будет проходить поэтапно. На это понадобится время, поэтому не все этикетки и ПБ отразят изменения одновременно

 

БЕЗОПАСНОСТЬ — ОСНОВА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ CASTROL

Мы стремимся разрабатывать и поставлять продукты в соответствии с самыми высокими стандартами качества и безопасности. Хотя эти правила требуют применения изменений в Европе, США и Бразилии, мы будем постоянно применять их в глобальном масштабе, поскольку хотим, чтобы наши клиенты работали согласно новейшим стандартам и нормам безопасности.

Новые символы знаков опасности, используемые согласно текущему законодательству, будут заменены серией из девяти пиктограмм СГС, каждая из которых окружена красным ромбом.

Вы можете получить больше информации, загрузив нашу брошюру по СГС.

схем классификации файлов | Секция управления архивами и записями

Как разработать схему классификации файлов

Разработка схемы классификации файлов — это процесс определения категории или категорий бизнес-операций и записей, которые они генерируют, и их группировки, если это применимо, для облегчения поиска, описания, контроля, ссылок, а также для определения их расположения и статуса доступа. Разработка схемы классификации файлов основана на анализе функций и действий, выполняемых организацией, то есть, другими словами, на анализе деятельности организации.

Есть несколько причин группировать записи: 

  • для хранения соответствующих документов и записей вместе;
  • для облегчения поиска нужной информации
  • для предоставления контекста для отдельных документов и записей
  • для стандартизации терминологии заголовков для поиска
  • , чтобы помочь пользователям использовать одну и ту же терминологию при организации записей
  • для определения права собственности или ответственности за управление группой записей.

 

Основная ответственность за разработку схемы классификации файлов для документов, свидетельствующих о коммерческой деятельности Организации Объединенных Наций, лежит на отдельных подразделениях. Однако ARMS может помочь, и если вам нужна такая помощь, свяжитесь с нами.

Для начала координатор офиса по управлению записями должен провести анализ функций и деятельности офисов, в результате чего будут созданы основные группы — функции — и их подгруппы — виды деятельности.При этом могут использоваться различные методы, мы рекомендуем ознакомиться с полномочиями офисов, любым политическим документом, который может содержать круг полномочий офиса, и любыми доступными стандартными операционными процедурами. Интервью с коллегами в офисе могут помочь в понимании того, какие основные задачи выполняются для выполнения каждой из определенных функций. Рекомендуется ознакомиться с существующими схемами классификации файлов, чтобы определить общие основные функции и повторно использовать эти структуры при разработке новых схем классификации (например,грамм. Схема классификации файлов миротворческих операций и графики хранения).

Развертывание автоматической классификации файлов (шаги демонстрации)

  • Статья
  • 6 минут на чтение
  • 8 участников

Полезна ли эта страница?

Да Нет

Любая дополнительная обратная связь?

Отзыв будет отправлен в Microsoft: при нажатии кнопки отправки ваш отзыв будет использован для улучшения продуктов и услуг Microsoft.Политика конфиденциальности.

Представлять на рассмотрение

Спасибо.

В этой статье

Применяется к: Windows Server 2022, Windows Server 2019, Windows Server 2016, Windows Server 2012 R2, Windows Server 2012

В этом разделе объясняется, как включить свойства ресурсов в Active Directory, создать правила классификации на файловом сервере, а затем назначить значения свойствам ресурсов для файлов на файловом сервере.Для этого примера создаются следующие правила классификации:

  • Правило классификации содержимого, которое ищет в наборе файлов строку «Contoso Confidential». Если строка найдена в файле, для свойства ресурса Impact в файле устанавливается значение High.

  • Правило классификации контента, которое ищет в наборе файлов регулярное выражение, которое соответствует номеру социального страхования не менее 10 раз в одном файле. Если шаблон найден, файл классифицируется как содержащий информацию, позволяющую установить личность, а для свойства ресурса «Информация, позволяющая установить личность» устанавливается значение «Высокий».

В этом документе

Примечание

В этом разделе приведены примеры командлетов Windows PowerShell, которые можно использовать для автоматизации некоторых описанных процедур. Дополнительные сведения см. в разделе Использование командлетов.

Шаг 1: Создайте определения свойств ресурсов

Свойства ресурсов «Влияние» и «Информация, позволяющая установить личность» включены, чтобы инфраструктура классификации файлов могла использовать эти свойства ресурсов для маркировки файлов, сканируемых в общей сетевой папке.

Выполните этот шаг с помощью Windows PowerShell

.
Чтобы создать определения свойств ресурсов
  1. На контроллере домена войдите на сервер как член группы безопасности «Администраторы домена».

  2. Откройте центр администрирования Active Directory. В диспетчере серверов щелкните Инструменты , а затем щелкните Центр администрирования Active Directory .

  3. Разверните Динамический контроль доступа и щелкните Свойства ресурса .

  4. Щелкните правой кнопкой мыши Impact и выберите Enable .

  5. Щелкните правой кнопкой мыши Персональные данные и выберите Включить .

Эквивалентные команды Windows PowerShell

Следующий командлет или командлеты Windows PowerShell выполняют ту же функцию, что и предыдущая процедура. Введите каждый командлет в одну строку, хотя здесь они могут отображаться переносом слов на несколько строк из-за ограничений форматирования.

  Set-ADResourceProperty '"Enabled:$true '"Идентификация: 'CN=Impact_MS,CN=Resource Properties,CN=Claims Configuration,CN=Services,CN=Configuration,DC=contoso,DC=com'
Set-ADResourceProperty '"Enabled:$true'"Identity:'CN=PII_MS,CN=Resource Properties,CN=Claims Configuration,CN=Services,CN=Configuration,DC=contoso,DC=com'
  

Шаг 2. Создайте правило классификации строкового содержимого

Правило классификации строкового содержимого сканирует файл на наличие определенной строки. Если строка найдена, можно настроить значение свойства ресурса.В этом примере мы будем сканировать каждый файл в общей сетевой папке и искать строку «Contoso Confidential». Если строка найдена, связанный файл классифицируется как имеющий большое влияние на бизнес.

Выполните этот шаг с помощью Windows PowerShell

.
Чтобы создать правило классификации строкового содержимого
  1. Войдите на файловый сервер в качестве члена группы безопасности «Администраторы».

  2. В командной строке Windows PowerShell введите Update-FsrmClassificationPropertyDefinition и нажмите клавишу ВВОД.Это синхронизирует определения свойств, созданные на контроллере домена, с файловым сервером.

  3. Откройте диспетчер ресурсов файлового сервера. В диспетчере сервера щелкните Инструменты , а затем щелкните Диспетчер ресурсов файлового сервера .

  4. Разверните Управление классификацией , щелкните правой кнопкой мыши Правила классификации и выберите Настроить расписание классификации .

  5. Установите флажок Включить фиксированное расписание , установите флажок Разрешить непрерывную классификацию для новых файлов , выберите день недели для запуска классификации и нажмите OK .

  6. Щелкните правой кнопкой мыши Правила классификации и выберите Создать правило классификации .

  7. На вкладке Общие в поле Имя правила введите имя правила, например Contoso Confidential .

  8. На вкладке Scope щелкните Add и выберите папки, которые должны быть включены в это правило, например D:\Finance Documents.

  9. На вкладке Classification настройте следующие параметры:

    • В поле Выберите способ назначения свойства файлам убедитесь, что выбран Классификатор содержимого .

    • В поле Выберите свойство для назначения файлам щелкните Влияние .

    • В поле Укажите значение щелкните Высокий .

  10. Под заголовком Параметры щелкните Настроить .

  11. В столбце Expression Type выберите String .

  12. В столбце Expression введите Contoso Confidential и нажмите OK .

  13. На вкладке Тип оценки установите флажок Переоценить существующие значения свойств , нажмите Перезаписать существующее значение и нажмите OK .

Эквивалентные команды Windows PowerShell

Следующий командлет или командлеты Windows PowerShell выполняют ту же функцию, что и предыдущая процедура. Введите каждый командлет в одну строку, хотя здесь они могут отображаться переносом слов на несколько строк из-за ограничений форматирования.

  $date = дата получения
$AutomaticClassificationScheduledTask = New-FsrmScheduledTask -Time $date -Еженедельно @(3, 2, 4, 5,1,6,0) -RunDuration 0;$AutomaticClassificationScheduledTask
Set-FsrmClassification -Continuous -schedule $AutomaticClassificationScheduledTask
New-FSRMClassificationRule -Name 'Contoso Confidential' -Property "Impact_MS" -PropertyValue "3000" -Namespace @('D:\Finance Documents') -ClassificationMechanism "Content Classifier" -Parameters @("StringEx=Min=1;Expr= Contoso Confidential") - ReevaluateProperty Overwrite
  

Шаг 3. Создайте правило классификации содержимого регулярного выражения

Правило классификации регулярного выражения сканирует файл на наличие шаблона, соответствующего регулярному выражению.Если найдена строка, соответствующая регулярному выражению, можно настроить значение свойства ресурса. В этом примере мы будем сканировать каждый файл в общей сетевой папке и искать строку, которая соответствует образцу номера социального страхования (XXX-XX-XXXX). Если шаблон найден, связанный файл классифицируется как содержащий личную информацию.

Выполните этот шаг с помощью Windows PowerShell

.
Чтобы создать правило классификации содержимого регулярного выражения
  1. Войдите на файловый сервер как член группы безопасности «Администраторы».

  2. В командной строке Windows PowerShell введите Update-FsrmClassificationPropertyDefinition и нажмите клавишу ВВОД. Это синхронизирует определения свойств, созданные на контроллере домена, с файловым сервером.

  3. Откройте диспетчер ресурсов файлового сервера. В диспетчере сервера щелкните Инструменты , а затем щелкните Диспетчер ресурсов файлового сервера .

  4. Щелкните правой кнопкой мыши Правила классификации и выберите Создать правило классификации .

  5. На вкладке Общие в поле Имя правила введите имя правила классификации, например Правило PII.

  6. На вкладке Scope щелкните Add , а затем выберите папки, которые должны быть включены в это правило, например D:\Finance Documents.

  7. На вкладке Classification настройте следующие параметры:

    • В поле Выберите способ назначения свойства файлам убедитесь, что выбран Классификатор содержимого .

    • В поле Выберите свойство для назначения файлам щелкните Информация, позволяющая установить личность .

    • В поле Укажите значение щелкните Высокий .

  8. Под заголовком Параметры щелкните Настроить .

  9. В столбце Тип выражения выберите Регулярное выражение .(?!000)([0-7]\d{2}|7([0-7]\d|7[012]))([ -]? )(?!00)\d\d\3(?!0000)\d{4}$

  10. В столбце Минимальные вхождения введите 10 и нажмите OK .

  11. На вкладке Тип оценки установите флажок Переоценить существующие значения свойств , нажмите Перезаписать существующее значение и нажмите OK .

Эквивалентные команды Windows PowerShell

Следующий командлет или командлеты Windows PowerShell выполняют ту же функцию, что и предыдущая процедура. Введите каждый командлет в одну строку, хотя здесь они могут отображаться переносом слов на несколько строк из-за ограничений форматирования.(?!000)([0-7]\d{2}|7([0-7]\d|7[012]))([ -]?)(?!00)\d\d\3 (?!0000)\d{4}$») -ReevaluateProperty Overwrite

Шаг 4. Убедитесь, что файлы классифицированы правильно

Вы можете убедиться, что файлы правильно классифицированы, просмотрев свойства файла, созданного в папке, указанной в правилах классификации.

Для проверки правильности классификации файлов
  1. На файловом сервере запустите правила классификации с помощью диспетчера ресурсов файлового сервера.

    1. Щелкните Управление классификацией , щелкните правой кнопкой мыши Правила классификации и выберите Запустить классификацию со всеми правилами сейчас .

    2. Выберите параметр Дождитесь завершения классификации , а затем нажмите OK .

    3. Закрыть отчет об автоматической классификации.

    4. Это можно сделать с помощью Windows PowerShell с помощью следующей команды: Start-FSRMClassification ‘»RunDuration 0 -Confirm:$false

  2. Перейдите к папке, указанной в правилах классификации, например D:\Finance Documents.

  3. Щелкните правой кнопкой мыши файл в этой папке и выберите Свойства .

  4. Перейдите на вкладку Classification и убедитесь, что файл классифицирован правильно.

См. также

Система функциональной классификации | График хранения записей

Каждая хорошая программа управления записями строится на двух важнейших компонентах: системе функциональной классификации и графике хранения записей.И то, и другое имеет решающее значение, если вы хотите получить все преимущества хорошего управления записями.

Однако их создание и внедрение является проблемой для многих организаций, поскольку этот процесс может быть ресурсоемким. Вот тут и приходит на помощь TAB. Наши консультанты имеют большой опыт разработки систем функциональной классификации и графиков хранения записей во всех отраслях и вертикалях.

Функциональная классификация

Это система, позволяющая правильно организовать записи в зависимости от того, чем занимается ваш бизнес.Это помогает во всем: от управления рисками и соответствия требованиям до улучшения доступа и совместной работы, а также сокращения ненужного дублирования документов.

Создание правильной системы означает целостное представление вашей программы RM в отношении вашей деловой активности и записей, как бумажных, так и электронных, которые ее поддерживают.

Вот краткий обзор процесса Jeter по созданию системы функциональной классификации:

  • Опросите сотрудников и просмотрите существующие материалы, чтобы узнать больше об организации и информации, которую она создает
  • Определите и назовите уникальные виды деятельности
  • Групповые действия вместе на основе функций
  • Применить полученную систему функциональной классификации к каждой части информации, которая создается

Графики хранения записей

Когда дело доходит до создания графика хранения записей, независимо от того, используете ли вы электронные документы, бумажные документы или их гибрид, сложность заключается в создании графика, который охватывает все нормативные и юридические требования, а затем в применении его ко всем ваши функции РМ.Это может занять очень много времени и требует глубоких знаний в области управления записями, особенно если вам нужно применить их к программному обеспечению RM или электронной системе управления контентом.

Вот краткий обзор нашего подхода к созданию графика хранения записей:

  • Начните с тщательного изучения соответствующих требований законодательства
  • Оценка юридических ссылок и эксплуатационных требований
  • Применение сроков хранения к действиям, указанным в вашей системе функциональной классификации
  • Сопоставьте полученный график хранения с системой классификации, что позволит нам идентифицировать все ваши записи
  • Одновременно разрабатываются комплексные программы, охватывающие все:
    • Требования к дублированию и распространению
    • Ограничения хранения и доступа
    • Возможное уничтожение записей в соответствии с графиком хранения записей

Важность классификации записей и советы по повышению точности регистрации

Классификация записей является горячей темой.Дискуссии о классификации документов, кажется, не прекращаются, поскольку это продолжает оставаться в центре проблем управления документами, с которыми сталкиваются многие. С моей точки зрения, как администратора документации, важность классификации часто неправильно понимается или игнорируется конечными пользователями и даже ИТ-специалистами. С другой стороны, я понимаю, что менеджеры по документации должны прилагать больше усилий для разработки стратегий, направленных на решение проблем, высказанных другими.

Для тех, кто плохо знаком с этой концепцией, классификация — это «систематическая идентификация и организация деловой активности и/или записей по категориям в соответствии с логически структурированными соглашениями, методами и процедурными правилами, представленными в системе классификации» (ISO 15489-1).

Термин также упоминается как система классификации , схема классификации , план хранения файлов и график хранения и уничтожения записей (составляет часть системы классификации). Читатели также могут отметить, что классификация и система классификации считаются двумя разными терминами. В этом блоге я отношусь к обоим одинаково, но любой подход хорош; в основном классификация представлена ​​в виде системы (системы классификации).

Необходимость классификации – почему классификация важна

1. Классификация обеспечивает контекст записей

Многие люди, особенно ИТ-специалисты, сомневаются в необходимости классификации документов, когда корпоративные системы могут полностью индексировать содержимое. Индексации контента или метаданных недостаточно для установления контекста записей. Это важно, потому что мы можем отделить ценные записи от малозначительных или нулевых записей. Хотя ценность определенной информации может быть субъективной и различаться в зависимости от целей поиска конкретной информации, классификация записей помогает сузить круг мест, где может находиться достоверная информация.

Впоследствии это облегчает поиск. Когда есть определенная тема записей для поиска, но почти не предоставляется никакой информации, кроме нескольких ключевых слов, пользователи инициируют исследование, определяя классификации, которые могут применяться к этой конкретной теме. Когда записи хранятся надлежащим образом и/или они систематически проверяются менеджерами по документации, вероятность успеха для этой методологии часто высока.

2. Классификация определяет хранение и распоряжение документами

«Хранилище дешевое, так зачем удалять данные?» — еще одно популярное замечание, которое я часто слышу от других.Действительно, портативные устройства хранения становятся дешевле. Но приобрести прочное, надежное и корпоративное хранилище может быть дорого. На самом деле, зачем вести записи, если они вам не нужны или не обязаны хранить их и стать предметом ненужных судебных разбирательств? Записи, которые уничтожаются в соответствии с законом и организационной политикой вместе с графиком хранения/уничтожения, с гораздо меньшей вероятностью или вовсе не станут предметом судебного разбирательства или обвинения в краже. Это финансово обоснованная стратегия управления рисками.

4 совета по повышению точности регистрации

Многие согласятся со мной, что эффективность системы управления электронными записями документов (EDRMS) зависит от успешности ее внедрения. Организация может приобрести самое современное приложение для управления записями со всеми прибамбасами, но если конечные пользователи не одобрят его использование, приложение вряд ли будет иметь какую-либо ценность или пользу для организации. Другими словами, если документы не подшиты в соответствии с правильной классификацией, их нелегко найти, и применяемые к ним меры по хранению и распоряжению могут быть неправильными.С другой стороны, конечные пользователи часто считают определение правильной классификации для подачи документов трудоемкой задачей, в то время как другие опасаются неправильной подачи документов. Вот 4 совета, которые помогут повысить точность файлов вашей организации и упростить пользователям классификацию записей:

1. Упростите схему вашего файлового плана

У вас слишком много подмножеств кодов классификации или подмножеств подмножеств? В то время как конечные пользователи часто предпочитают структуру, подобную папкам на рабочем столе, также может быть трудоемкой задачей постоянно переходить к агрегатам агрегатов, чтобы найти правильную классификацию.Проанализируйте, какие агрегаты можно сгруппировать, а какие следует разбить. Разбивайте группы только в том случае, если функциональные действия кажутся слишком широкими, объем записей, к которым они относятся, настолько велик, что трудно перемещаться по ним или управлять ими, или когда графики хранения значительно отличаются.

2. Используйте легко узнаваемые коды

Коды файлов должны легко распознаваться. Используйте числовые или буквенные коды, которые легко идентифицировать или которые часто используются конечными пользователями в рамках их хозяйственной деятельности.

  • Акронимы и аббревиатуры легче распознать, если они приняты во всей организации. Включите их как часть кода классификации. Какой классификационный код легче понять и идентифицировать? Для тиража — журнал Times, «055-33» или «055-TIMES»?
  • Включить уникальные идентификаторы или номера устройств, которые организация (подразделение основной ответственности) использует для указания любых процедурных или договорных документов. Чем меньше цифр или кодов нужно знать пользователям, тем легче их принять.

3. Создание памяток для пользователей

Выполните быстрый анализ типов документов конечного пользователя (или его/ее коллеги), которые они часто создают или получают. Найдите эти коды и создайте список часто используемых классификаций, чтобы пользователь мог использовать его в качестве справочного материала. Или создайте список для группы пользователей со схожими должностными обязанностями.

4. Рассмотрите интуитивное решение

Что, если мы по-прежнему сможем правильно классифицировать документы, освобождая пользователей от необходимости выполнять эту задачу? Можем ли мы действительно съесть торт и съесть его? Collabware CLM для SharePoint предлагает способ автоматической классификации документов с использованием типа значения метаданных, которое конечные пользователи вводят или выбирают в ходе своей обычной деятельности.Например, когда пользователь создает документ контракта и вводит в него номер контракта, CLM распознает значение этого номера контракта и соответствующим образом классифицирует документ. Кроме того, он также может дополнять (заполнять) другие необходимые значения, связанные с классификацией, в поля метаданных в профиле документа. Звучит слишком хорошо, чтобы быть правдой?

Узнайте больше о Collabware CLM , свяжитесь с нами или загрузите нашу бесплатную брошюру о Collabware CLM:

Конец примечания

Некоторые утверждают, что классификация записей подходит не всем.Это может быть правдой, классификация выражает один тип контекста записей, который часто недостаточно конкретен. В цифровой среде отношения между записями могут быть динамичными и постоянно расширяться. Но с классификацией в качестве основы пользователи могут использовать другие поля метаданных для создания различных типов контекста записей.

Машинное обучение автоматической классификации документов

Превратите неструктурированные данные в интеллектуальные данные

Благодаря расширенному преобразованию документов, кластеризации и классификаторам на основе правил интеллектуальная классификация Adlib позволяет предприятиям превзойти конкурентов.

Автоматически обрабатывайте огромные объемы неструктурированных данных, создавая ценные сведения и выявляя скрытые ценности и риски.

Устраните затраты, риски и несогласованность ручной обработки быстрорастущих объемов и разновидностей документов и данных.

Снижайте риск, идентифицируя секретные документы и применяя соответствующие меры безопасности или редактируя конфиденциальную информацию.

Группируйте или группируйте похожие документы, чтобы обеспечить целевое извлечение ключевых элементов данных, которые можно добавить в качестве метаданных, проверить по сравнению с другими системами и т. д.

Определите конфиденциальные или относящиеся к делу данные для эффективного управления риском несоблюдения требований (например, идентифицируйте PII) или ускорьте принятие бизнес-решений (например, быстрее обработайте претензии).

Используйте гибкую и настраиваемую систему, которая обучается и адаптируется по мере развития вашего бизнеса.

Возьмите документы из нескольких направлений бизнеса, удалите ROT и убедитесь, что ценные активы (контракты, соглашения, отчеты и нормативные документы) сгруппированы, улучшены и легко доступны для поиска.

Введение в классификацию, таксономию и планы файлов – основные элементы управления информацией: Часть 2

Автор: Чармейн Брукс, сертифицированный менеджер документации, партнер

Существует три типичных типа классификации бизнес-контента:

  • Тема — на основе темы или терминов темы, обычно расположенных в алфавитном порядке, например, название поставщика; обычно разрабатывается в рамках бизнес-единицы.Приводит к чрезмерному дублированию и путанице терминов; трудно использовать в бизнес-подразделениях.
  • Организационная — отражает организационную структуру, знакома пользователям и часто имитирует структуру бумажной документации. Приводит к дублированию и путанице терминов; трудно использовать в бизнес-подразделениях.
  • Функциональный — на основе цели или ответственности высокого уровня, управляемой организацией для достижения своих целей, деятельности или основных задач , выполняемых для выполнения функций и транзакций или задач для группировки и идентификации документов и типы записи.Результаты в четких, лаконичных терминах и стабильны во времени.
  • В соответствии с рекомендациями по руководству и управлению записями и информацией рекомендуется от семи (7) до двенадцати (12) высших уровней (функций) с не более чем тремя уровнями ниже функций верхнего уровня. Человеческая способность понимать «список» рушится на более чем пятнадцати (15) уровнях. За пределами всего трех уровней наша способность понимать структуру и ориентироваться в ней начинает разрушаться.

Это простой процесс, чтобы сделать вещи сложными, но сложный процесс, чтобы сделать вещи простыми.

Давайте поговорим о функциональной классификации более подробно.

Схемы функциональной классификации

Классификация деловой активности — это мощный инструмент для управления записями (контентом) и понимания связи между бизнесом и его записями. Классификации, связанные с бизнес-функциями , обеспечивают систематический процесс управления записями и информацией. Разработка схемы функциональной классификации идентифицирует деятельность организации в рамках бизнес-структуры ее миссии или цели — представления функций, деятельности и операций организации.

Преимущества схем функциональной классификации включают:

  • Более стабильный, не затронутый организационными изменениями
  • Обеспечивает связь между отдельными записями для обеспечения непрерывной истории активности
  • Обеспечивает согласованное наименование записей во времени
  • Улучшает поиск всех записей, относящихся к функции или деятельности
  • Более простой и логичный способ определения требований безопасности и доступа
  • Определение обязанностей и действий, необходимых для выполнения этих обязанностей
  • Сроки хранения легко привязываются к нужному уровню классификации, что позволяет эффективно распоряжаться документами, что практически невозможно при использовании тематических схем хранения на общих дисках.

Схемы классификации предоставляют организации инструмент для:

  • Организация, описание и связывание записей,
  • Связывать и обмениваться записями внутри или снаружи, а также
  • Обеспечьте улучшенный доступ, поиск, использование и распоряжение.

Схемы классификации способствуют согласованности регистрации и облегчают поиск и использование. Схемы классификации могут использоваться для поддержки различных процессов управления записями в дополнение к облегчению доступа и использования; например, хранение и защита, сохранение и утилизация.Использование подхода, основанного на функциях, для классификации признает, что записи определяются их отношением к действиям, которые они документируют. Это придает содержимому значение и контекст .

Насколько мощными могут быть функциональные классификации? У одного из наших клиентов был план файлов на основе темы и местоположения с сериями из 10 000 записей. Мы перевели их в функциональную классификацию менее чем из 300 серий записей. Как пользователь вы предпочитаете искать правила хранения в документе с 10 000 записей или 300?

Схемы классификации обычно поддерживаются такими инструментами, как планы файлов, тезаурусы и полномочия по размещению (план хранения записей).

Тезаурус

Тезаурус представляет собой контролируемый список терминов, связанных между собой иерархическими, ассоциативными отношениями или отношениями эквивалентности терминов. Это инструмент, который поддерживает классификацию и управление записями, обычно на уровне файла, чтобы обеспечить согласованное использование терминов классификации во всей системе ведения записей (файлов) в конкретном бизнес-контексте. Термины структурированы отношениями между терминами. Примеры взаимосвязей включают более широкий термин, более узкий термин, связанный термин, предпочтительный/использование и непредпочтительный/использование.Тезаурусы обычно представляют собой алфавитное представление схемы классификации.

Тезаурусы

, основанные на бизнес-функциях, позволяют классифицировать записи в соответствии с контекстом, в котором они создаются и используются. В отличие от предметного подхода записи классифицируются по почему они существуют, а не о чем они .

Элементы управления словарем

разработаны с учетом сложности управляемого контента; они определяют специфичные для организации определения или использование терминов.Контролируемые словари обеспечивают возможность перекрестных ссылок на термины (например, связанные термины, синонимы, предпочтительные термины) и более точное определение терминов. Например, предпочтительный термин «туалет» будет иметь непредпочтительные термины «ванная», «голова», «туалет» и «джон». Тезаурусы особенно полезны для локализации языков (например, британского и американского английского) и для стандартизации использования после слияний.

План файла

План файлов — это инструмент для классификации содержимого, позволяющий объединить записи с общими характеристиками.План файла является производным от схемы бизнес-классификации, чтобы обеспечить основу для классификации записей в соответствии с бизнес-функциями и действиями, которые их генерируют. Часто они разрабатываются на организационном уровне, таком как подразделение или отдел. План файлов определяет способ хранения записей/документов и применимые требования к хранению. Они должны быть связаны на правильном уровне, чтобы иметь возможность применять удержание.

Есть три веских причины иметь план файлов.

  1. Обеспечивает быстрый и легкий доступ к записям и информации, относящейся к одной и той же функции и деятельности, независимо от того, какие бизнес-подразделения производят или получают их. Подмножество схемы классификации, основанное на категориях, применимых к бизнес-подразделению, создает очень удобный для пользователя план файлов.
  2. Обеспечивает последовательное хранение и уничтожение записей во всех форматах записей и во всех цифровых и физических местах. План файлов, полученный из схемы классификации, можно легко интегрировать с графиком хранения записей, назначив периоды хранения категориям классификации.Это упрощает поиск и удаление записей, основанных на времени или событии, сводя к минимуму потребность в сложных и трудоемких процессах проверки и очистки. Трудно применять правила хранения к предметным файлам.
  3. «Материалы дел» не определены в схемах классификации или таксономиях. Они включены в планы файлов и графики хранения, поскольку представляют собой совокупность документов/записей.
  4. Ссылки на центр утилизации, чтобы критерии утилизации были всегда под рукой у пользователя.

Стив Круг написал «Не заставляйте меня думать» [1] как здравый подход к юзабилити в Интернете. При разработке структур классификации помните об этой простой концепции. Ваши конечные пользователи будут вам благодарны!

[1] https://www.sensible.com/dmmt.html

Инфраструктура классификации файлов — Учебное пособие по Windows 7 (ФКИ). FCI позволяет администраторам создавать политики классификации, которые можно использовать для идентифицировать файлы и пометить или классифицировать файлы в соответствии со свойствами и политиками, определенными администраторы файловых серверов.FCI можно управлять с помощью диспетчера ресурсов файлового сервера. консоли и позволяет администраторам файловых серверов идентифицировать файлы и классифицировать эти файлы по установка определенных значений свойств FCI для этих файлов в зависимости от папки, в которой они хранятся и/или на основе содержимого, хранящегося в самом файле. Когда файл классифицируется FCI, если файл представляет собой файл Microsoft Office, информация FCI хранится в самом файле и следует за файлом, куда бы он ни был скопирован или перемещен. Если это файл другого типа, Информация FCI хранится в самом томе NTFS, но информация FCI следует файл в любое место, куда он копируется или перемещается, при условии, что местом назначения является NTFS том, размещенный в системе Windows Server 2008 R2.Более подробная информация о FCI подробно описана далее в этом руководстве.

Служба теневого копирования томов (VSS)

В Windows Server 2003 появилась служба файловой системы, называемая теневым копированием томов. Сервис (ВСС). VSS позволяет администраторам и стороннему независимому программному обеспечению поставщиков делать моментальные снимки файловой системы, чтобы обеспечить более быстрое резервное копирование и, в некоторых случаях, восстановление на определенный момент времени без необходимости доступа к резервным носителям. VSS-копии тома также может быть смонтирован и доступен, как и другой том Windows, если в этом возникнет необходимость.

Теневые копии общих папок

На томах Windows можно включить теневые копии общих папок, чтобы разрешить администраторам и конечным пользователям восстанавливать данные, удаленные из общего сетевого ресурса, без для восстановления из резервной копии. Теневая копия запускается по расписанию и делает моментальный снимок копия данных, хранящихся в данный момент на томе. В предыдущих версиях Windows до Windows Server 2003, если пользователь по ошибке удалил данные в общей сетевой папке, это было сразу удалили с сервера и данные пришлось восстанавливать из резервной копии.А Том Windows Server 2003, Windows Server 2008 или Windows Server 2008 R2 NTFS с включенными теневыми копиями позволяет пользователю с правильными разрешениями восстанавливать удаленные или перезаписанные данные из ранее сохраненной резервной копии теневой копии. Это важно отметить, что теневые копии хранятся на локальных томах, и если том, на котором размещен теневая копия становится недоступной или поврежденной, как и теневая копия. Теневые копии не заменяют резервные копии и не должны рассматриваться как средство аварийного восстановления.

Резервное копирование службы теневого копирования томов

Служба теневого копирования томов в Windows Server 2008 R2 также предоставляет возможность Резервное копирование Windows и сторонние поставщики программного обеспечения, чтобы использовать эту технологию для улучшения производительность и целостность резервного копирования. Программа резервного копирования, совместимая с VSS, может вызывать Служба теневого копирования томов для создания теневой копии определенного тома или базы данных, а затем резервная копия может быть создана с использованием этой теневой копии.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.