Таблицы в access: База данных Access. Таблицы в СУБД Microsoft Access

Содержание

Расскажем о том, как связывать таблицы в access

Многие из нас работают на производстве, где чаще всего для ведения отчета используются базы данных. В данной статье мы подробно расскажем о том, как связывать таблицы в Access. Статья рекомендуется для опытных пользователей.

Microsoft Access — одна из систем управления БД. В нее включен язык программирования VBA, который дает возможность пользователю самому писать разные приложения для работы с БД.

Как связывать таблицы в Access?

В Microsoft Access обычно имеется массив таблиц, которые связаны друг с другом. Между одной и более таблицами можно устанавливать логические связи с помощью окна описания схемы данных. Это дает:

  1. Возможность улучшить эффективность работы.
  2. Проще расширить информацию, которая возможно понадобится на разных этапах производства.

Все изменения, которые происходят, отображаются во всех БД.

Чтобы ответить на вопрос о том, как связывать таблицы в Access, необходимо показать все на примере: в базе данных созданы четыре таблицы: Студенты, Дисциплины, Успеваемость и Группы студентов. Установим между ними логические связи. Как это сделать?

Алгоритм:

  1. Выбрать главный ключ: КодГруппы, КодСтудентов и КодДисциплины.
  2. Между ключевым полем КодГр. в табл. «Группа» и вторичным ключом КодГр. В табл. «Студенты» установить связь «один – ко – многим».
  3. Закрыть все открытые таблицы в Access форме, связанные таблицы в том числе.
  4. В специальном диалоговом окне «Добавить» выбрать имя поля.
  5. Закрыть все диалоговые окна.

Инструкция о том, как установить логические связи во всех таблицах окна «Схема данных»:

  1. Из таблицы «Группы» надо переместить поле КодГруппы на такое же поле из таблицы «Студенты».
  2. Появится окно «Изменение связей».

Когда все действия будут выполнены, в окне «Схема данных» можно увидеть связь «один-ко-многим» между таблицами Группы студентов и Студенты.

По такому же плану можно установить связь между полем КодСтудента и Успеваемость и таблицах «Студенты». Потом в таблицах «Успеваемость» и «Дисциплины» для поля КодДисциплины.

  1. Когда все логические связи установлены, следует закрыть окно «Схема данных».
  2. Заполнить все таблицы. Сначала вводим данные в таблицу «Группы» студентов, так как в таблице «Студенты» поле КодГруппы применяется как столбец для заполнения поля таблицы «Студенты».
  3. Указать связи между tables «Студенты» и «Успеваемость», «Дисциплины» и «Успеваемость».

Преимущества использования логических связей

Почему держать данные раздельно в связанных tables лучше? Рассмотрим достоинства такого хранения.

Согласованность

В процессе установки связей снижается вероятность образования несогласованных и неоднозначных данных. Происходит это, так как любой элемент записывается в одну таблицу всего раз. К примеру, фамилия студента содержится в таблице «Студенты».

Эффективность

  • Экономия пространства на диске в результате того, что сведения хранятся в одном месте.
  • Из маленьких таблиц информация извлекается лучше.

Простота

Сведения хранятся в различных таблицах, поэтому строение БД лучше можно понять. Также существует Access, связанные таблицы VBA – это такой язык программирования, благодаря которому можно связать таблицы в Access и Excel. При знании данного языка вы сможете программировать базу данных.

Важный совет!

Когда планируете конструирование базы данных, сразу продумывайте связи. Если таблица с первичным ключом уже есть, при помощи мастера подстановок можно построить поле внешнего ключа. Тогда мастер подстановок оказывает помощь в создании связей.

В заключение

Надеемся, что после прочтения данной статьи о том, как связывать таблицы в Access, вы намного улучшили навыки обращения с базами данных, что в современном мире очень и очень полезное умение, особенно, для начинающих программистов. Также рекомендуем зайти на официальный сайт приложения и прочитать инструкцию пользователя.

Как работать с базами данных Microsoft Access

Основным предназначением этой программы является создание и работа с базами данных, которые могут быть подвязаны как под мелкие проекты, так и под крупный бизнес. С её помощью вам будет удобно управлять данными, редактировать и хранить информацию.

Приложение пакета Microsoft Office — Access — служит для работы с базами данных


Создание новой базы данных

Естественно, перед началом работы вам потребуется создать или открыть уже существующую базу данных.

Откройте программу и перейдите в главное меню, нажав на команду «Файл», а там выберите пункт «Создать». Создавая новую базу, вам на выбор будет представлена пустая страница, которая будет иметь в себе одну таблицу либо же веб-база данных, позволяющая вам пользоваться встроенными инструментами программы для, например, ваших публикаций в интернете.

Кроме того, для максимального упрощения создания новой базы, пользователю на выбор предоставлены шаблоны, позволяющие создать базу, ориентированную на конкретную задачу. Это, между прочим, может помочь вам быстро создать необходимую форму таблицу, не настраивая всё вручную.

Наполнение базы данных информацией

Создав базу, необходимо её заполнить соответствующей информацией, структуру которой стоит заранее продумать, ведь функциональность программы позволяет оформлять данные в нескольких формах:

  1. Сейчас самым удобным и распространённым видом структуризации информации является таблица. По своим возможностям и виду, таблицы в Access не сильно отличаются от таких же в Excel, что, в свою очередь, значительно упрощает перенос данных из одной программы в другую.
  2. Вторым способом внесения информации являются формы, они чем-то похожи на таблицы, однако, обеспечивают более наглядное отображение данных.
  3. Для подсчёта и вывода информации из вашей базы предусмотрены отчёты, которые позволят вам проанализировать и высчитать, например, ваши доходы или количество контрагентов, с которыми вы работаете. Они очень гибки и позволяют производить любые расчёты, в зависимости от внесённых данных.
  4. Получение и сортировка новых данных в программе осуществляется посредством запросов. С их помощью вы сможете найти определённые данные среди нескольких таблиц, а также создать или обновить данные.

Все вышеперечисленные функции находятся в панели инструментов, во вкладке «Создание». Там вы можете выбрать какой именно элемент желаете создать, а затем, в открывшемся «Конструкторе», настроить его под себя.

Создание базы данных и импортирование информации

Создав новую базу данных, единственным, что вы увидите, будет пустая таблица. Вы можете заняться её заполнением вручную либо наполнить копируя необходимую информацию из интернета. Обратите внимания, что каждая внесённая вами часть информации должна быть размещена в отдельной колонке, а каждая запись иметь личную строку. Кстати, колонки можно переименовать, чтобы лучше ориентироваться в их содержимом.

Если же вся необходимая вам информация находится в другой программе или источнике, программа позволяет настроить импортирование данных.

Все настройки импортирования находятся в отдельно вынесенной в панель управления вкладке, которая называется «Внешние данные». Здесь, в области «Импорт и связи», перечислены доступные форматы, среди которых документы Excel, Access, текстовые и XML-файлы, интернет-страницы, папки Outlook и т. д. Выбрав необходимый формат, с которого будет перенесена информация, вам потребуется указать путь к месторасположению файла. Если же она размещена на каком-либо сервере, программа потребует от вас ввести адрес сервера. По мере импорта вы столкнётесь с различными настройками, которые предназначены для корректного переноса данных в Access. Следуйте инструкциям программы.

Основные ключи и взаимосвязи таблиц

При создании таблицы, программа автоматически наделяет каждую запись уникальным ключом. По умолчанию в ней есть колонка имён, которая расширяется, по мере внесения новых данных. Именно эта колонка и является первичным ключом. Помимо таких, основных ключей, база данных также может содержать поля, связанные с информацией, содержащейся в другой таблице.

Например, у вас есть две таблицы, содержащие взаимосвязанную информацию. К примеру, они называются «День» и «План». Выбрав в первой таблице поле «понедельник», вы сможете связать его с каким-либо полем в таблице «План» и при наведении курсора на одно из этих полей, вы увидите информацию и связанные ячейки.

Подобные взаимосвязи облегчат читаемость вашей базы данных и наверняка увеличат её удобство и эффективность.

Чтобы создать взаимосвязь, перейдите во вкладку «Работа с базами данных» и в области «Отношения» выберите кнопку «Схема данных». В появившемся окне вы увидите все обрабатываемые базы данных. Следует обратить ваше внимание на то, что в базах данных должны быть специальные поля, предназначенные для внешних ключей. На нашем примере, если во второй таблице вы хотите отобразить день недели или число, оставьте пустое поле, назвав его «День». Также настройте формат полей, т. к. он должен быть одинаков для обеих таблиц.

Затем, открыв две таблицы, перетащите поле, которое вы хотите связать, в специально приготовленное поле для внешнего ключа. Появится окно «Изменение связей», в котором вы увидите отдельно выделенные поля. Чтобы обеспечить изменение данных в обеих связанных полях и таблицах, поставьте галочку напротив пункта «Обеспечение целостности данных».

Создание и виды запросов

Запрос является действием в программе, благодаря которому пользователь может редактировать или вносить информацию в базу данных. Фактически запросы делятся на 2 вида:

  1. Выборный запросы, благодаря которым программа достаёт определённую информацию и делает по ней расчёты.
  2. Запросы действия, добавляющие информацию в базу либо удаляющие её.

Выбрав «Мастер запросов» во вкладке «Создание», программа проведёт процесс создания определённого типа запроса. Следуйте инструкциям.

Запросы могут значительно помочь вам упорядочить данные и всегда обращаться к конкретной информации.

Например, вы можете создать выборный запрос по определённым параметрам. Если вы хотите увидеть информацию по конкретной дате или дню таблицы «День» за весь промежуток времени, вы можете настроить подобный запрос. Выберите пункт «Конструктор запросов», а в нём нужную вам таблицу. По умолчанию запрос будет выборным, это становится понятным, если глянуть на панель инструментов с выделенной там кнопкой «Выборка». Для того чтобы программа искала именно ту дату или день, который вам нужен, найдите строку «Условие отбора» и введите туда фразу [какой день?]. Запомните, запрос должен быть помещён в квадратные дужки [] и заканчиваться на знак вопроса либо на двоеточие.

Это лишь один из вариантов использования запросов. На самом деле, с их помощью также можно создавать новые таблицы, отбирать данные по критериям и т. д.

Настройка и использование форм

Благодаря применению форм, пользователь сможет легко просматривать сведения по каждому полю и переключаться между существующими записями. При длительных вводах информации использование форм упрощает работу с данными.

Откройте вкладку «Создание» и найдите пункт «Форма», нажав на который появится стандартная форма, основанная на данных вашей таблицы. Появившиеся поля с информацией подвергаются всяческим изменениям, включая высоту, ширину и т. д. Обратите внимание, что если в приведённой таблице присутствуют взаимосвязи, вы увидите их и сможете перенастроить в этом же окне. В нижней части программы вы увидите стрелки, которые позволят последовательно открывать каждый столбец вашей таблицы либо же сразу переместиться на первый и последний. Теперь каждая из них является отдельной записью, поля которой вы можете настроить, кликнув мышью на кнопку «Добавить поля». Изменённые и внесённые таким образом сведения отобразятся в таблице и во всех присоединённых к ней таблицах. После настройки форма, необходимо сохранить её, нажав комбинацию клавиш «Ctrl+S».

Создание отчёта

Основным предназначением отчётов является предоставлению пользователю общей сводки по таблице. Отчёт можно создать абсолютно любой, в зависимости от данных.

Программа даёт вам выбрать тип отчёта, предоставив несколько на выбор:

  1. Отчёт — будет создан автоотчёт, использующий всю предоставленную в таблице информацию, однако, данные не будут сгруппированы.
  2. Пустой отчёт — не заполненная форма, данные для которой вы сможете выбрать сами из необходимых полей.
  3. Мастер отчётов — поможет вам пройти процесс создания отчёта и проведёт группирование и форматирование данных.

В пустой отчёт вы можете добавить, удалить или редактировать поля, наполняя их необходимой информацией, создавать специальные группы, которые помогут отделить определённые данные от остальных и многое другое.

Выше приведены все азы, которые помогут вам справится и настроить под себя программу Access, однако, её функциональность достаточно широка и предусматривает более тонкую настройку рассмотренных здесь функций.

Создание таблиц в MS Access 2010

Конструктор таблиц. Типы полей

Для создания таблиц в MS Access 2010 необходимо переключиться на панель инструментов «Создание» и выбрать команду «Конструктор таблиц». В открывшемся окне конструктора таблиц в столбце «Имя поля» нужно указать имена полей, создаваемой таблицы. В столбце «Тип данных» каждому полю нужно поставить в соответствие тип данных, выбрав его из выпадающего списка.

В списке доступны следующие типы данных:

  • Текстовый. Используется для всех полей, в которых предполагается хранить текстовые символы. Длина текстового поля не может превышать 255 байт.
  • Поле МЕМО. Предназначено для хранения текстовых данных больших объемов до 65535 байт.
  • Числовой. Предназначен для хранения данных, с которыми предстоит проводить арифметические операции или сравнения. Например, для поля «цена» следует выбрать числовой тип. Но, если поле хранит номер телефона, то числовым его делать не стоит. В этом случае лучше использовать текстовый тип.
  • Дата/Время. Предназначен для хранения дат и времени.
  • Денежный тип. Это разновидность числового типа с указанием валюты.
  • Счетчик. Это также разновидность числового типа, где используется автоинкремент – автоматическое прибавление едницы в каждой новой записи. Этот тип очень удобен для ключевых полей.
  • Логический тип. Применяется в случаях, когда поле содержит одно из двух значений: истина или ложь.
  • Поле объекта OLE. Позволяет добавлять в таблицу внедренные или связанные объекты. Чаще всего рисунки или фотографии.
  • Гиперссылка. Позволяет записывать в полях URL.
  • Вложение. Позволяет хранить в поле объекты других приложений.
  • Вычисляемый. Позволяет автоматически вычислить значение поля по введенной заранее формуле.
  • Мастер подстановок. Используется для удобства работы с внешними ключами.

Каждый тип данных может быть еще дополнительно настроен с помощью окна свойств, которое расположено в нижней части конструктора таблиц. Напрмимер, после установки типа «Числовой» поле «Жирность» может хранить только целые числа. Это не совсем корректно, потому что жирность часто бывает дробной и измеряется в процентах. Чтобы изменить настройки нужно установить фокус на поле «Жирность» и перейти в окно свойств. Там можно установить размер поля «двойной с плавающей точкой», процентный формат, отрегулировать число знаков после запятой и т.д..

Замечание 1

После настройки всех полей таблицы нужно указать ключевое поле. Для этого следует нажать правой кнопкой мыши на серую область слева от имени поля. Из выпавшего контекстного меню выбрать «Ключевое поле». После этого рядом с полем появится пиктограмма с ключиком .

Готовые работы на аналогичную тему

Работа с мастером подстановок

При построении таблиц, приведенных на диаграмме, возникает проблема с полями «Код поставщика» и «Код товара» в таблице «Документ о поставке». Эти поля являются внешними ключами (foreign key) – то есть ключевыми полями других таблиц, перенесенными в данную для организации связи. Это означает, что при заполнении таблицы «Документ о поставке» пользователь все время должен следить, чтобы во внешних ключах находились правильные коды товаров и поставщиков. Помнить коды наизусть невозможно, поэтому на помощь приходит «мастер подстановок».

Для использования мастера подстановок необходимо:

  1. В конструкторе таблицы «Документ о поставке» установить для поля «Код товара» тип «Мастер подстановок». Автоматически включится окно мастера. В нем нужно указать пункт «объект “поле подстановки” получит значение из другой таблицы или другого запроса». Далее нужно выбрать таблицу «Товары».

  2. Выбрать поля, которые нужны для поля подстановки. Обычно их бывает два. Первое – ключевое поле и второе – то поле, которое пользователю будет удобно видеть вместо кодов. В данном случае целесообразно выбрать «Код товара» и «Наименование».

  3. При необходимости указать вид сортировки.

  4. Принять предложения мастера скрыть ключевой столбец и нажать кнопку «Готово».

Замечание 2

Теперь заполняя таблицу «Документ о поставке» можно не запоминать коды товаров, а просто выбирать товары из выпадающего списка. Пользователь будет видеть и выбирать название товара, но в таблицу будет автоматически подставляться код товара.

Создание одной таблицы из данных другой таблицы в Access



Этот вопрос касается MS Access.

То, что я пытаюсь сделать, это то, что у меня есть одна таблица в Access, и я хотел бы создать другую таблицу (надеюсь, автоматически через какой-то код VBA), используя данные из первой таблицы.

Есть ли какие-нибудь предложения о том, как это сделать? Я довольно новичок в VBA и Access, так что любая подробная помощь будет оценена по достоинству (или направление, куда идти).

Исходная таблица (данные таблицы 1):

Оригинальная таблица (структура таблицы 1):

Таблица 2 Данные:

Таблица 2 Структура:

ms-access vba
Поделиться Источник Kwomen     30 декабря 2017 в 02:05

1 ответ


  • Обновление таблицы в одной базе данных Access из другой?

    У меня есть база данных Access 2007 на моем локальном PC и еще одна в сети. локальная: c:\mydatabase.accdb сеть: \server\share\publicdatabase.accdb Обе базы данных имеют по 2 одинаковые таблицы, назовем их Table1 и Table2 Мой процесс включает в себя экспорт данных из базы данных PICK в текстовый…

  • копирование данных из одной таблицы в другую таблицу в другой базе данных

    Я должен написать программу, которая будет копировать данные из одной таблицы в аналогичную таблицу в другой базе данных. Эта часть хороша, но у меня также есть некоторые дополнительные требования. Это должно быть ряд за рядом. и после копирования одной строки я должен каким-то образом…



2

Не требуется VBA. Запрос ОБЪЕДИНЕНИЯ может изменить порядок данных. Нет мастера или конструктора для UNION запроса, типа или копирования/вставки в SQLView построителя запросов. Кроме того, существует ограничение в 50 SELECT строк.

SELECT ID AS IDFromTable1, EmployeeName, Ford AS CarManufacturer FROM Table1
UNION SELECT ID, EmployeeName, Mazda FROM Table1
UNION SELECT ID, EmployeeName, Honda FROM Table1
UNION SELECT ID, EmployeeName, Toyota FROM Table1
UNION SELECT ID, EmployeeName, Audi FROM Table1
UNION SELECT ID, EmployeeName, Volkswagon FROM Table1
UNION SELECT ID, EmployeeName, BMW FROM Table1
UNION SELECT ID, EmployeeName, Benz FROM Table1;

Поделиться June7     30 декабря 2017 в 09:02


Похожие вопросы:


Создание таблицы DDL из Microsoft Access

Есть ли какой-нибудь простой способ получить создание таблицы DDL из Microsoft Access (2007) или мне нужно самому закодировать ее с помощью VBA для чтения структуры таблицы? У меня есть около 30…


Сортировка таблицы данных на основе порядка сортировки из другой таблицы данных

У меня есть 2 таблицы данных, в одной из которых у меня есть мои данные(D1) с уникальным идентификатором данных, а в другой таблице данных(D2) у меня есть идентификаторы всех записей моей таблицы…


MS Access значение по умолчанию из другой таблицы

У меня есть две таблицы в базе данных. Один из них называется salesreceipt, а другой-salesreceiptlinedetail. Каждая строка в salesreceiptlinedetail имеет поле IDKEY, которое соответствует полю TxnID…


Обновление таблицы в одной базе данных Access из другой?

У меня есть база данных Access 2007 на моем локальном PC и еще одна в сети. локальная: c:\mydatabase.accdb сеть: \server\share\publicdatabase.accdb Обе базы данных имеют по 2 одинаковые таблицы,…


копирование данных из одной таблицы в другую таблицу в другой базе данных

Я должен написать программу, которая будет копировать данные из одной таблицы в аналогичную таблицу в другой базе данных. Эта часть хороша, но у меня также есть некоторые дополнительные требования….


JPA hibernate перемещение данных из одной таблицы в другую

Я бы хотел переместить данные из одной таблицы в другую. Имена таблиц разные, но все столбцы одинаковые . Одна из них-активная таблица, а другая-таблица истории. Обычным способом является создание…


MS Access связанные таблицы с SQL Server

Я изучил как получить MS Access связанные таблицы с SQL Server, однако не нашел никаких результатов, применимых к моей ситуации. Я обновляю базу данных ( db1 ) с MS Access до SQL Server. Мне нужно…


Импорт Таблицы Из Другой Базы Данных Создание Новой Таблицы Вместо Добавления Данных В Существующую Таблицу

Я пытаюсь импортировать все данные из таблицы базы данных в существующую таблицу в локальной базе данных. Но это создание новой таблицы, а не копирование данных в таблицу. Я использую следующий…


MS Access заполнение данных в столбце данными из другой таблицы (SQL)

Мне нужна помощь с (вероятно, очень простой) командой. В тестовой электронной таблице меня попросили заполнить столбец данными из другой таблицы в MS Access. Однако для добавления данных из таблицы…


Ms Access vba открыть режиме конструктора таблицы в другой базе данных

Эта инструкция откроет представление datasheet именованной таблицы в текущей базе данных: DoCmd.OpenTable sTablename, acViewNormal Есть ли способ достичь того же результата для таблицы в другой базе…

«Создание новой базы данных в MS Access. Создание таблиц в MS Access»


Цель: изучить принципы создания таблиц в СУБД ACCESS.

Задание и порядок выполнения работы

  1. Запустить MS Access, выбрать Создать файл, затем выбрать Новая база данных. Сохранить создаваемую базу под именем «Колледж».

  2. В появившемся окне выбрать Создание таблицы в режиме конструктора.

  3. В окне Конструктора задать имена полей и их типы данных. Заполнить по образцу:

  1. Поле номер зачетки сделать ключевым. Закрыть окно программы с сохранением, ввести название таблицы Студенты.

  2. Открыть созданную таблицу и заполнить ее поля, внести 20 любых записей. Но учесть: в поле Фамилия две фамилии на букву «П», фамилии оканчивающиеся на «ов» и «ова», курс с 1-го по 4-й, в поле Дата рождения должны обязательно присутствовать 1996, 1998 годы, размер стипендии должен быть >500 и <1000.

  3. После заполнения таблицы закрыть ее.

  4. Создать вторую таблицу в режиме Конструктора, задать имена полей Фамилия, предмет, оценка. Поле предмет сделайте ключевым.

Щелкните правой кнопкой в пустой строке в поле Тип данных, выберите Мастер подстановок.

  • на первом шаге Мастера установите переключатель «Будет введен фиксированный набор значений»;

  • на втором – задайте число столбцов (1) и введите номера зачеток, введенные вами ранее в таблицу Студенты

на третьем шаге введите имя таблицы: Номер зачетки.

  • завершите работу Мастера, щелкнув по кнопке Готово.

  • После этого в окне Конструктора появится поле Номер зачетки с типом данным Числовой.

  • Сохраните под именем Результаты экзамена.

  • Перейдите в режим таблицы и заполните таблицу Результаты экзамена, для поля Номер зачетки выбирайте данные из списка.

    1. После этого заполните эту таблицу данными.

    2. В режиме Конструктора создайте таблицу Преподаватели по образцу:

  • Поле Группа сделайте ключевым.

  • Сохраните созданную структуру под именем Преподаватели.

  • Заполните таблицу данными.

Задание 2.

1. Запустите Microsoft Access.

2. Нажмите на кнопку Новая база.

3. Задайте имя новой базы данных — «Фирма». Сотрудники данной организации работают с клиентами и выполняют их заказы.

Необходимо создать 3 таблицы: Сотрудники, Клиенты и Заказы.

4. При помощи конструктора таблиц создайте таблицу «Сотрудники»

5. Введите имена полей и укажите типы данных, к которым они относятся по образцу:

6. Выйдите из режима Конструктора, предварительно сохранив таблицу под именем «Сотрудники»; ключевые поля не задавайте.

7. Откройте таблицу «Сотрудники» двойным щелчком мыши и заполните в ней 10 строк.

8. Отформатируйте таблицу следующим образом: цвет сетки — темно-синий; цвет фона — голубой; цвет текста — темно-красный, размер — 12 пт, начертание — курсив.

9. Переименуйте поле «Заработная плата» в «Тарифная ставка».

10. Измените размер ячеек так, чтобы были видны все данные. Для этого достаточно два раза щелкнуть левой кнопкой мыши на границе полей.

11. Расположите поля в следующем порядке: «№», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Должность», «Дата рождения», «Адрес», «Телефон», «Фото»

12. Заполните пустые ячейки таблицы.

13. В режиме Конструктора добавьте поле «Семейное положение», в котором будет содержаться фиксированный набор значений — замужем, не замужем, женат, не женат. Для создания раскрывающегося списка будем использовать Мастер подстановок:

установите тип данных Мастер подстановок;

  • в появившемся диалоговом окне выберите строку «Будет введен фиксированный

  • набор значений» и нажмите кнопку Далее;

  • число столбцов — 1;

  • введите данные списка — замужем, не замужем, женат, не женат;

  • нажмите кнопку Готово.

14. С помощью раскрывающегося списка заполните новый столбец. Поскольку таблица получилась широкая, то при заполнении данного столбца возникают некоторые неудобства: не видно фамилии человека, для которого заполняется поле «Семейное положение». Чтобы фамилия была постоянно видна. при заполнении таблицы, необходимо воспользоваться командой Закрепить столбцы из контекстного меню поля «Фамилия».

15. Аналогично создайте в режиме Конструктора и заполните таблицы Клиенты и Заказы, внеся по 10 наименований.


  1. Продемонстрируйте результаты работы преподавателю.

Контрольные вопросы

  1. Что такое база данных? Что такое СУБД?

  2. Как в таблице базы данных называют строки, столбцы?

  3. Какие типы полей используются в базе данных?

  4. Что такое ключевое поле? Как его установить?

Microsoft Access

Составная многотабличная форма создается для работы с несколькими взаимосвязанными таблицами. Она может быть создана в режиме Конструктора или Мастера форм. Наиболее технологичным является первоначальное создание формы с помощью Мастера с последующей доработкой в режиме Конструктора.

Мастер форм предоставляет возможность выбрать включаемые в форму поля из нескольких взаимосвязанных таблиц и на их основе создает многотабличную форму.

При использовании Мастера форм подчиненная форма строится только для таблицы, подчиненной по отношению к таблице — источнику основной части. Можно создать составную форму, включающую несколько подчиненных форм стандартного вида.

Мастер форм позволяет создать подчиненные формы, которые не включаются непосредственно в основную форму. При этом в форму включается лишь кнопка, представляющая связанную форму. Этот способ построения удобен в сложных формах, а также в случае, когда пользователю нет необходимости постоянно видеть связанные формы.

Составная форма, построенная Мастером, может и не включать подчиненных и связанных форм. Такая форма создается, если необходимо дополнять записи подчиненной таблицы записями из одной или нескольких главных таблиц.

Полученная с помощью Мастера составная форма может быть отредактирована, в том числе и дополнена другими включаемыми формами.

Для создания формы в окне базы данных надо выбрать вкладку «Формы» и нажать кнопку Создать. В окне «Новая форма» выбрать режим создания Мастер форм и можно в качестве источника данных основной части формы выбрать из списка таблицу или запрос.

В открывшемся в первый раз диалоговом окне «Создание форм» последовательно выбираются таблицы и из них поля, включаемые в форму.

В окне «Создание форм», открывшемся второй раз, в рамке Выберите тип представления данных надо выделить таблицу, которая является источником основной части формы. Если таблица была выбрана в окне «Новая форма», то она уже выделена.

• Если таблица-источник основной части формы является главной по отношению к другой таблице, тоже выбранной для формы, в окне «Создания форм» можно выбрать один из двух возможных типов подключения формы:
* для непосредственного включения подключенной формы надо отметить Подчиненные формы;
* для включения кнопки, вызывающей связанную форму, надо выбрать Связанные формы.
Далее можно выбрать вид Ленточная или Табличная для подчиненной или связанной формы.

• Если таблица-источник основной части формы является подчиненной по отношению к другой таблице, тоже выбранной для формы, то создаваемая многотабличная форма не будет включать подчиненную форму. Однако эта форма будет содержать поля из главной таблицы. В окне «Создание форм» автоматически будет установлен тип формы Одиночная форма. Далее предоставляется возможность выбрать вид формы: В один столбец, Ленточный или Табличный.

В следующем окне предоставляется возможность выбрать стиль оформления (Обычный или другой), который определяет отображение надписей и значений полей в форме.

В последнем диалоговом окне «Создание форм» можно отредактировать заголовки форм и выбрать дальнейшие действия — Открытие формы для просмотра или ввода данных или Изменение макета формы.

Если был выбран вариант Открытие формы для просмотра или ввода данных, автоматически выводится форма с данными из таблиц, задействованных в форме. После нажатия кнопки Готово, Мастер завершает создание формы. Сохранение форм производится автоматически. При выборе дальнейших действий — Изменение макета формы — форма выводится в режиме Конструктора, позволяющем произвести нужную доработку. После работы Мастера в форме размещены заданные поля из таблицы-источника основной части. Если включена подчиненная форма, то для нее выделена область, в которой указано только присвоенное ей имя.

В режиме Конструктора можно производить создание или редактирование ранее сохраненной формы.

При редактировании могут быть произведены чисто косметические правки по изменению расположения отдельных полей, их отображений и подписей. Могут быть выполнены и более радикальные изменения, включая удаление и дополнение новых полей, удаление встроенных форм, добавление новых подчиненных форм, включение полей со списком, внедрение объектов из других приложений, например, рисунков, диаграмм и т.д.

Чтобы добавить новые поля в форму. Необходимо отобразить на экране список полей, доступных для внесения в форму, и перетащить требуемые поля в форму. Для отображения списка полей выполняется команда Вид | Список полей или нажимается соответствующая кнопка на панели Конструктора форм. Список полей доступен только в режиме Конструктора формы.

В процессе создания формы или редактирования ранее созданной формы, в том числе однотабличной, можно добавить подчиненную форму. Включение формы на этапе редактирования требует предварительного создания включаемой формы.

Для встраивания подчиненной формы необходимо в режиме Конструктора нажать кнопку панели элементов Подчиненная форма/отчет. Затем установить курсор на место размещения создаваемого объекта в форме, нажать кнопку мыши и, не отпуская ее, растянуть рамку подчиненной формы до нужного размера.

Для установления связи с ранее созданной подчиненной формой надо выделить внедренный объект и выбрать пункт меню Вид | Свойства или нажать правую клавишу мыши и в контекстном меню выбрать Свойства. В окне «Подчиненная форма/отчет» надо выбрать вкладку «Данные».

В строке Объект-источник выбрать из списка имен форм, существующих в базе данных, ту форму, которая будет подчиненной. Имя выбранной формы вставится в рамку подчиненной формы в окне Конструктора.

Связь между основной и подчиненной формой устанавливается автоматически (Подчиненные поля – Основные поля) если ранее в схеме данных была определена связь таблиц, соответствующим формам. Если связи между таблицами не определены в схеме данных, необходимо выполнить действия по установке связи. В строках Подчиненные поля и Основные поля ввести имена полей, по которым связываются таблицы.

Для включения подчиненной формы может быть также использован Мастер, который позволяет не только включить, но и создать нужную подчиненную форму. Чтобы при нажатии кнопки Подчиненная форма/отчет запускался Мастер необходимо предварительно на панели элементов нажать кнопку Мастера элементов.

Особым способом включения подчиненной формы является использование метода «подтащи и брось». Таким способом можно перетащить в форму из окна базы данных готовую подчиненную форму или таблицу, для которой нужно создать подчиненную форму.

При оформлении подчиненной формы часто полезно избавиться от линий, разделяющих области заголовка, данных и примечаний. Этого можно добиться, например, удалив область заголовка и примечаний с помощью команды Вид | Заголовок | Примечание формы. Область данных нужно сделать больше по высоте, чем окно вывода подчиненной формы в основной.

При определении вида формы можно использовать свойства самой формы. Для перехода к просмотру и редактированию свойств формы надо установить указатель мыши в области выделения формы и нажать правую клавишу мыши. Из контекстного меню надо выбрать пункт Свойства.

Вернуться на главную
В начало

6. Ввод данных в таблицы субд Microsoft Access

Имеются следующие виды ввода данных в таблицы Microsoft Access:

  • непосредственный ввод с клавиатуры,

  • импорт таблицы из другой базы данных СУБД,

  • импорт электронной таблицы типа Excel.

Ниже рассматривается непосредственный ввод с клавиатуры, поскольку такой вид ввода является определяющим при создании, изменении и пополнении БД.

Ввод с клавиатуры производится:

  • непосредственно в таблицы,

  • при помощи форм.

Первый способ является универсальным. Он пригоден для ввода данных как в несвязанные, так и в связанные таблицы. В последнем случае его целесообразно использовать, если вводимые в связанные таблицы данные находятся в различных первичных документах.

Второй способ удобен для ввода данных из первичного документа, содержащего все данные, необходимые для заполнения связанных таблиц. Удобство заключается в том, что изображение на экране дисплея формы Microsoft Access практически совпадает с формой первичного документа.

В обоих способах ввод данных в связанные таблицы позволяет производить однократный ввод значений одних и тех же реквизитов одновременно в несколько связанных таблиц, обеспечивая тем самым целостность данных в этих таблицах. Перед вводом данных в связанные таблицы необходимо создать Схему данных и в окне “Изменение связей” установить флажок “Обеспечение целостности данных”. Как правило, устанавливаются также флажки “Каскадное обновление связанных полей” и “Каскадное удаление связанных полей”. Наличие Схемы данных обязательно для построения составных связанных форм.

6.1. Ввод данных при помощи таблиц

Для ввода данных в таблицу необходимо ее открыть. Для этого необходимо выбрать в окне базы данных объект Таблицы, выделить нужную таблицу и выбрать пункт меню Открыть или дважды щелкнуть по имени таблицы. Переход от одного поля к другому производится при помощи клавиши Tab или Enter. Для отказа от ввода неправильного введенного данного следует нажать клавишу Esc. Чтобы удалить строку, нужно ее выделить в крайнем левом столбце и нажать клавишу Delete (или Del).

В этом способе большое значение имеет последовательность заполнения таблиц, а именно: сначала заполняются несвязанные таблицы, затем таблицы первого уровня иерархии, потом – второго и т.д. Последовательность заполнения таблиц одного и того же уровня значения не имеет. Например, в БД sale.mdb таблицы должны быть заполнены в одной из следующих последовательностей:

Товар → Продажа→ Покупатель→ Счет → Спецификация счета

или

Покупатель → Товар → Счет→ Спецификация счета → Продажа

или

Покупатель → Счет→ Товар → Продажа→ Спецификация счета

или

Покупатель → Товар → Продажа→ Счет → Спецификация счета

Наиболее логичным и поэтому удобным является первый вариант, т.к. в нем последовательно вводятся данные с двух документов.

Если нарушить этот порядок, то Microsoft Access выдаст сообщение об ошибке. Например, если попытаться ввести какое-то значение поля ПЛЧ в таблицу Продажа, не заполнив предварительно это поле в таблице Товар, то Microsoft Access выведет следующее сообщение:

Microsoft Access допускает ввод данных одновременно в несколько связанных таблиц, находящихся в отношении “Один-ко-многим” или “Один-к-одному”. Связь осуществляется при помощи схемы данных. В настоящем пособии рассматривается только ввод в таблицы, связанные отношением “Один-ко-многим”. Ввод в таблицы, связанные отношением “Один-к-одному”, см. в [1].

В этом случае в отображении главной таблицы на экране монитора в крайней левой колонке выводится знак “+”, означающий, что запись главной таблицы имеет записи в подчинённой таблице, где главная таблица представляет сторону “один” отношения, а подчиненная форма представляет сторону “многие”.

На рис. 19 представлена главная таблица Товар из базы данных sale.mdb, связанная с подчинённой таблицей Продажа отношением “Один-ко-многим”.

Рис.19. Главная таблица Товар

Главная таблица Товар имеет две подтаблицы: Продажа и Спецификация счета. Для выбора подтаблицы нужно выполнить следующие действия:

  1. Откройте таблицу или запрос в режиме таблицы.

  2. В меню Вставка выберите команду Подтаблица.

  3. Откройте вкладку Таблицы.

  4. В диалоговом окне Вставка подтаблицы (рис.20) выберите таблицу из списка. В качестве примера используем подтаблицу Продажа.

  5. В поле Подчиненные поля выберите поле, которое должно быть полем внешнего ключа (или полем соответствия) для таблицы, являющейся подтаблицей, выбранной на шаге 4 (поле Код товара).

  6. В поле Основные поля выберите поле, которое должно быть первичным ключом (или полем соответствия) для таблицы, являющейся основной таблицей, открытой на шаге 1 (поле Код товара).

Рис.20. Вставка подтаблицы

Примечание. Если в поле Подчиненные поля или Основные поля нужно задать несколько полей, введите их имена, разделяя их точкой с запятой (;), например, Фамилия;Имя

Если щёлкнуть мышью по знаку “+”, то знак “+” меняется на “–”, и на экран вместе с главной таблицей выводятся строки подчинённой таблицы, соответствующие текущей записи главной таблицы. При этом значение ключа связи в подчинённой таблице не выводится (рис. 21).

Рис. 21. Вывод подтаблицы в главной таблице.

Если подчинённая таблица, в свою очередь, тоже имеет подчинённую таблицу, то записи последней таким же способом можно вывести на экран (рис.22). Если главная таблица имеет несколько подчинённых, то Microsoft Access при первом вызове подчинённой таблицы запрашивает имя подчинённой таблицы, выводя при этом список таблиц и запросов базы данных.

Связанные таблицы можно использовать для загрузки в БД данных и изменения хранящихся в них данных. Данные вводятся сначала в строку главной таблицы, а затем во все строки подчинённой таблицы, связанные с заполненной строкой главной таблицы. При вводе значения вторичного ключа в главную таблицу Microsoft Access помещает это значение и в поле вторичного ключа подчинённой таблицы.

Рис. 22. Вывод на экран последовательно подчиненных таблиц

Если в схеме данных установлены флажки “Обеспечение целостности данных”, “Каскадное обновление связанных полей” и “Каскадное удаление связанных записей”, то изменение значения ключа связи и/или удаление строки в главной таблице приведёт к соответствующим изменениям в подчинённой таблице.

Как правило, ввод и модификация данных в связанные таблицы выполняется при помощи экранных форм. Ввод данных непосредственно в связанные таблицы целесообразно использовать в случае, если какое-либо поле одной из главных таблиц, которые отображаются через форму, используется для подстановки в поле со списком, а требуемое значение, которое нужно ввести в подчинённую таблицу, в главной таблице отсутствует. Обычно такими главными таблицами являются таблицы-справочники.

О системных таблицах Microsoft Access

Вы просматриваете свои таблицы в Microsoft Access, когда вдруг замечаете большое количество выделенных серым цветом таблиц с иностранными именами, начинающимися с «MSys…» Не бойтесь, это не результат работы шпионского ПО или некорректно работающей надстройки. Это системные таблицы Microsoft Access. Обычно прячутся в фон, они необходимы для запуска Access. И что точно ли они, что они делают и что можно с ними сделать?

Скрытие системных таблиц доступа

Системные таблицы доступа доступны только для чтения.Вы не сможете удалить их или даже добавлять/изменять/удалять записи. Если вы просто хотите спрятаться их и больше не беспокойтесь о них, вот как:
Access 2000, Access 2002 и Access 2003
  1. Выберите Сервис >> Параметры в меню Файл.
  2. В диалоговом окне «Параметры» выберите вкладку «Вид».
  3. В правом верхнем углу убедитесь, что Системные объекты отмечены флажок снят.

Access 2007 и Access 2010
  1. Щелкните правой кнопкой мыши верхнюю часть панели навигации.
  2. Выберите параметры навигации.
  3. Убедитесь, что флажок Показать системные объекты не установлен.

Что делает каждая системная таблица Делать?

MSysIMEXColumns и MSysIMEXSpecs
Эти две таблицы содержат информацию о любом импорте/экспорте. Спецификации, которые вы создали в Access.Спецификации MSysIMEX содержит общую информацию о спецификации, а MSysIMEXColumns включает сопоставление столбцов для каждой спецификации.
MSysObjects
Ever таблица, запрос, форма, отчет, макрос в Access. Колонка «Имя» указывает имя объекта, а столбец «Тип» представляет какой тип объекта:
Тип Столбец Тип объекта
-32761 Модуль
-32764 Отчет
-32766 Макрос
-32768 Форма
5 Запрос
1 Локальная таблица
4 Связанная таблица (ODBC в SQL)
6 Связанная таблица (Access/Excel)
8 Доступ зарезервирован
2 Доступ зарезервирован
3 Доступ зарезервирован
MsysQueries
Определения запросов хранятся в этой таблице.Вы будете обнаружите, что большая часть этого не имеет смысла, если вы не хотите анализировать столбцы. Каждая строка относится к определенному запросу (столбец ObjectID) и части самого запроса.
MsysRelationships
MSysRelationships хранит связи между каждым таблицу в вашей базе данных. Столбцы «szObject» и «szColumn» относится к соответствующему «szRelatedObject» и ‘szRelatedColumn.’ Когда вы вносите изменения в отношения (с помощью инструмента «Отношения» или DAO), записи будут автоматически добавляется Access в таблицу.У нас есть заметили случаи, когда одни и те же отношения повторяются с столбцы szObject и szRelatedObject, заполненные в разных строки для одной и той же таблицы (т. е. таблицы связаны двумя строки, только что перевернутые).

Использование системных таблиц в Базы данных

Вы можете использовать Access System Tables в своих проектах, чтобы получить быстрая информация об объектах, доступных без обращения к VB или макросы.Предположим, вы хотите отобразить список доступных отчетов. в вашей базе данных пользователю в одной из ваших форм. Просто добавьте поле со списком в форму, затем установите свойство Row Source следующим образом:
SELECT [Name] FROM [MSysObjects] WHERE [Type] = -32764 AND Left([Name],1) <> «~» ORDER BY [Name]
В примере выше, ваш пользователь увидит список отчетов, отсортированных по имени. Заметили, что мы добавили часть с «~»? то есть предотвратить пользователь не видит временные объекты Access, хранящиеся в MSysObjects которые никогда не видны и не могут быть использованы.

Как добавить таблицы в Access

по Клаудиу Андоне

Эксперт по Windows и программному обеспечению

Старожил в технологической и научной прессе, Клаудиу сосредоточен на всем, что приходит от Microsoft. Его внезапный интерес к компьютерам начался, когда он увидел первый домашний компьютер в детстве. Однако его… Читать дальше
  • Таблица — это база данных, содержащая информацию.Он формируется из полей информации, в которые вы вводите записи таблицы. Поле – это столбец таблицы, состоящий из одной категории  информации.
  • Навигация по таблицам и запросам для установления взаимосвязей — сложная часть Access. Функция «Добавить таблицы» повышает вашу производительность при разработке и просмотре отношений, а также упрощает выполнение запросов.
  • Если вы говорите о базе данных, вы думаете о Microsoft Access. Прочитайте все об этом в нашей категории Microsoft Access.
  • Ознакомьтесь с нашими новейшими руководствами и инструментами для Microsoft Office.

XУСТАНОВИТЬ, НАЖИМАЯ НА ФАЙЛ ЗАГРУЗКИ

Для устранения различных проблем с ПК мы рекомендуем DriverFix:
Это программное обеспечение будет поддерживать работоспособность ваших драйверов, тем самым защищая вас от распространенных компьютерных ошибок и сбоев оборудования. Проверьте все свои драйверы прямо сейчас, выполнив 3 простых шага:
  1. Загрузите DriverFix (проверенный загружаемый файл).
  2. Нажмите Начать сканирование , чтобы найти все проблемные драйверы.
  3. Нажмите Обновить драйверы , чтобы получить новые версии и избежать сбоев в работе системы.
  • DriverFix был загружен 0 читателями в этом месяце.

Таблица — это база данных, содержащая информацию. Он формируется из полей информации, в которые вы вводите записи таблицы. Поле – это столбец таблицы, состоящий из одной категории  информации. Запись — это набор связанных полей , которые описывают один элемент, содержащийся в строке из определенной таблицы.

Как использовать добавление таблиц в Access?

Навигация по таблицам и запросам для установления связей — сложная часть Access. Функция «Добавить таблицы» повышает вашу производительность при разработке и просмотре отношений, а также упрощает выполнение запросов.

Как открыть «Добавить таблицы»

1. Выберите База данных   Инструменты > Отношения .

2. Панель добавления таблиц должна появиться справа от экрана.Если это не так, щелкните правой кнопкой мыши и выберите  Показать таблицы , и оно появится.

Мы не можем сказать вам, насколько полезна эта новая функция. Вся система баз данных в Access вращается вокруг таблиц.

Типы данных полей для добавления при создании таблиц в Access 2013 или более поздней версии

  • AutoNumber: это поле должно быть первым в таблице, так как оно присваивает уникальный числовой идентификатор всем записям из таблицы.
  • Короткий текст: Вы можете ввести текст или комбинацию текста и цифр длиной не более 255 символов.
  • Длинный текст: Здесь максимальная длина составляет 65 535 символов.
  • Номер: Может содержать только числа для расчетов. Если вы хотите ввести номера телефонов или почтовые индексы, их следует указать в виде текста.
  • Дата/время: содержит дату или временной код. Полезно для вычислений даты/времени.
  • Валюта: похож на числовой тип данных, но использует вычисление с фиксированной запятой, которое быстрее, чем вычисление с плавающей запятой, используемое в числовых полях.
  • Да/Нет: Сохраняет только логические типы данных, такие как Да/Нет, Вкл/Выкл, Истина/Ложь и -1/0.
  • OLE Object (в настольной версии): подключается к объектам в приложениях Windows. Например, вы можете использовать его для объектов ActiveX, изображений, календарей и других типов файлов.
  • Гиперссылка: Это довольно очевидно. Вы заполняете его WWW-ссылками.
  • Вложение (в настольной версии): например, вы можете прикреплять изображения или электронные таблицы. Это для крепления многих типов опор.
  • Изображение (только в веб-приложении): используется для хранения данных изображения. Используется только в веб-приложениях.
  • Вычислено: вычисляемое поле будет содержать значение, полученное путем выполнения функции над другими полями с использованием созданного вами выражения. Это поле результата.
  • Мастер поиска…: Вы можете настроить поле поиска, которое затем будет содержать значения из другой таблицы, запроса или значения, которые вы вводите вручную.

Пожалуйста, напишите нам в комментариях свои мысли или вопросы.

Все еще есть проблемы? Исправьте их с помощью этого инструмента:
  1. Загрузите этот инструмент для ремонта ПК с оценкой «Отлично» на TrustPilot.com (загрузка начинается на этой странице).
  2. Щелкните Начать сканирование , чтобы найти проблемы Windows, которые могут вызывать проблемы с ПК.
  3. Нажмите Исправить все , чтобы исправить проблемы с запатентованными технологиями (эксклюзивная скидка для наших читателей).

Restoro был загружен 0 читателями в этом месяце.

Была ли эта страница полезной?

Благодарю вас!

Недостаточно подробностей Сложно понять Другой Связаться с экспертом

Начать разговор

Расширенный дизайн таблиц базы данных в MS Access — Холовчак.ком Учебники

Расширенный дизайн таблиц базы данных в MS Access

Если вы освоили основы Microsoft Access и ищете более продвинутые советы и методы, вы попали по адресу. Если вы только начинаете работать с Microsoft Access, я предлагаю вам сначала ознакомиться с моим учебным пособием по MS Access, поскольку оно содержит инструкции по всем основным компонентам Access (таблицы, запросы, формы, отчеты и формы навигации), включая краткое введение в реляционные базы данных. .После того, как вы освоите эти основы, вернитесь к этому руководству для более продвинутых функций.

Изображения экрана и примеры для этого расширенного руководства были созданы с помощью Microsoft Access 2013. На данный момент это последняя версия. По большей части функции и экраны, показанные здесь, практически идентичны версиям Access с 2010 по 2019 год.

Цель этого руководства — охватить более продвинутые функции MS Access Table Design, включая следующие:

  1. Указание значения по умолчанию для столбцов (полей) в MS Access
  2. Правила проверки столбцов для таблиц в MS Access
  3. Преобразование текстового поля в поле со списком со списком значений
  4. Преобразование текстового поля в поле со списком с помощью запроса
  5. Автонумерация столбцов (полей) в MS Access
  6. Упражнения: Свойства таблицы в MS Access

В конце примечаний есть набор упражнений, которым вы можете следовать, чтобы попрактиковаться в представленных здесь техниках.

В моем руководстве по MS Access были представлены основные шаги по созданию таблицы. некоторые концепции для рассмотрения здесь, включая выбор подходящих имен и типов данных (текст, число или дата/время) для столбцов таблицы (которые Access называет «полями»). Например, таблица Accounts была создана, как показано ниже:

.

Не допускайте попадания неверных данных в базу данных

Общая идея, над которой мы здесь работаем, состоит в том, чтобы попытаться не допустить попадания «плохих данных» в базу данных, делая все возможное, чтобы помочь пользователю.Поэтому, насколько это возможно, мы хотим попытаться предложить хорошие данные для помещения в таблицы и отклонить любые явно плохие данные. Как только неверные данные попадают в базу данных, их часто трудно исправить. Записи, в которых отсутствуют данные, также являются проблемой. Таким образом, опять же, это всегда поможет пользователю в любое время, когда мы можем указать значение по умолчанию или дать хорошие рекомендации о том, какие данные вводить.

Ниже приведены некоторые дополнительные свойства, которые можно настроить для улучшения качества ввода данных. Как правило, эти методы следует использовать при создании расписаний.MS Access будет использовать эти свойства при создании форм ввода данных и отчетов.

1 Указание значения по умолчанию для столбцов (полей) в MS Access

Некоторые столбцы (поля) таблицы могут иметь общее значение по умолчанию. При добавлении новой записи данных полезно указать столько значений по умолчанию, сколько разумно, чтобы пользователю не приходилось вводить столько данных. Например, в таблице «Учетные записи» для базы данных банка баланс любой новой создаваемой учетной записи должен составлять 0,00 долларов США. Таким образом, значением по умолчанию для столбца «Баланс», исходя из здравого смысла, будет 0.Чтобы задать значение по умолчанию, выделите имя столбца (поля) в представлении «Дизайн» таблицы, а затем соответствующим образом задайте свойство Значение по умолчанию . В приведенном ниже примере значение по умолчанию для баланса установлено на 0:

.


Также рассмотрите возможность использования свойства Required, чтобы гарантировать, что пользователь введет что-то в поле. В приведенном выше примере для свойства Required установлено значение No. Установка этого значения в Yes заставит пользователя вводить данные.

вещей, которые следует учитывать при проектировании базы данных MS Access

Быть дизайнером базы данных Access не так гламурно, как модельером, но это имеет свои преимущества.Если вы тщательно и правильно спроектируете свою базу данных Access, она может оказаться очень полезной для вас и других. Вы можете точно вводить информацию. Когда приходит время черпать информацию из базы данных, вы получаете именно ту информацию, которая вам нужна. Приведенная ниже информация объясняет все, что вам нужно учитывать при разработке базы данных Access. Самое сложное в проектировании базы данных Access — решить, как распределить информацию по таблицам базы данных и сколько таблиц базы данных нужно иметь.

Решите, какая информация вам нужна в вашей базе данных MS Access

Первый вопрос, который следует задать себе, касается информации, которую вы хотите получить из базы данных.Имена и адреса клиентов? Информация о продажах? Информация для отслеживания запасов? Опросите своих коллег, чтобы узнать, какая информация может быть им полезна. Подумай над этим вопросом серьезно. Ваша цель — настроить базу данных таким образом, чтобы каждая крупица информации, которая нужна вашей организации, могла быть записана.

Хороший способ выяснить, какая информация важна для организации, — изучить формы, которые организация использует для запроса или записи информации. Эти формы точно показывают, что организация считает достойным отслеживания в базе данных.

Ознакомьтесь с информацией ниже. Бумажные формы также имеют поля.

На этом изображении показана бумажная форма, которую игроки заполняют, чтобы зарегистрироваться в бейсбольной лиге, таблицы базы данных которой приведены ниже. Сравните изображения, и вы увидите, что все таблицы базы данных Players, Teams и Divisions имеют поля для ввода информации из этой формы.

Планы таблиц базы данных и имен полей.

Разделение информации по разным таблицам базы данных Access

После того, как вы узнаете информацию, которую хотите записать в базу данных Access, подумайте о том, как разделить информацию на таблицы базы данных.Многие испытывают искушение поместить всю информацию в одну таблицу базы данных, но поскольку Access является реляционной базой данных, вы можете запрашивать несколько таблиц одновременно и, таким образом, собирать информацию из разных таблиц.

Чтобы увидеть, как работают базы данных Access, рассмотрим простую базу данных. Цель этой небольшой базы данных и ее четырех таблиц — хранить информацию об игроках, тренерах и командах бейсбольной лиги. Поле Team Name отображается в трех таблицах. Он служит связующим звеном между таблицами и позволяет запрашивать несколько таблиц.Запрашивая отдельные таблицы или комбинации таблиц в этой базе данных, вы можете собрать списки команд, составить список тренеров и их контактную информацию, составить список команд по дивизионам, составить список рассылки всех игроков, узнать, какие игроки заплатили свой гонорар. и список игроков по возрастным группам, среди прочего. Эта база данных состоит из четырех таблиц:

  • Игроки: Включает поля для отслеживания имен игроков, адресов, дней рождения, в каких командах они состоят и платили ли они взносы
  • Тренеры: Включает поля для отслеживания имен тренеров, адресов и названий команд, которые они тренируют
  • Команды: Включает поля для отслеживания названий команд и того, к какому подразделению относится каждая команда в
  • Подразделения: Включает поля для отслеживания номеров и названий подразделений
Принятие решения о том, сколько таблиц базы данных вам нужно и как разделить данные по разным таблицам, является самой сложной частью проектирования базы данных.Чтобы немного облегчить задачу, сделайте это по старинке с помощью карандаша и ластика. Вот основные правила разделения данных по разным таблицам:
  • Ограничить таблицу только одним субъектом: Каждая таблица базы данных должна содержать информацию только об одном субъекте — клиентах, сотрудниках, продуктах и ​​т. д. Таким образом, вы можете поддерживать данные в одной таблице независимо от данных в другой таблице. Подумайте, что произошло бы в базе данных Малой лиги, если бы данные о тренерах и командах хранились в одной таблице, а тренер одной команды был заменен кем-то новым.Вам придется удалить запись старого тренера, удалить информацию о команде, ввести информацию о новом тренере и повторно ввести информацию о команде, которую вы только что удалили. Но, сохраняя информацию о команде отдельно от информации о тренере, вы можете обновлять информацию о тренере и по-прежнему поддерживать информацию о команде.
  • Избегайте дублирования информации: Старайтесь не хранить дублирующуюся информацию в одной таблице базы данных или дублировать информацию в разных таблицах. Сохраняя информацию в одном месте, вы должны ввести ее только один раз, а если вам нужно обновить ее, вы можете сделать это в одной таблице базы данных, а не в нескольких.
О проектировании баз данных Access написаны целые книги. Однако вы можете хранить все свои данные в одной таблице, если данные, которые вы хотите сохранить, не очень сложны. Время, которое вы теряете при вводе всех данных в одну таблицу, компенсируется временем, которое вы сэкономите, поскольку вам не нужно проектировать сложную базу данных с более чем одной таблицей.

Выбор полей для таблиц базы данных Access

Поля являются категориями информации. В каждой таблице базы данных должно быть хотя бы одно поле. Если сама таблица является субъектом, можно сказать, что ее поля являются фактами о субъекте.В таблице базы данных адресов нужны поля для записи уличных адресов, городов, штатов и почтовых индексов. В таблице базы данных «Продукты» нужны поля для идентификационных номеров продуктов, их названий и цен за единицу. Только факты, мэм. В рамках предмета в таблице базы данных требуется одно поле для каждой части информации, полезной для вашей организации.

При планировании полей для включения в таблицу базы данных Access следуйте приведенным ниже рекомендациям.

  • Разбейте информацию на мелкие элементы.Например, вместо поля «Имя» создайте поле «Имя» и поле «Фамилия». Таким образом, вы можете легче сортировать таблицы базы данных по фамилии.
  • Дайте описательные имена полям, чтобы вы знали, что они из себя представляют позже. Более описательное имя, например Серийный номер, понятнее, чем
  • .
  • Подумайте заранее и включите поле для каждой части информации, необходимой вашей организации. Добавление поля в таблицу базы данных в конце игры — рутинная работа. Вы должны вернуться к каждой записи, найти информацию и ввести ее.
  • Не включать информацию, которая может быть получена в результате расчета. Вычисления могут выполняться как часть запроса или быть частью таблицы. Например, вы можете суммировать числа в двух полях одной записи или выполнять математические вычисления со значениями в полях.

Выбор поля первичного ключа для каждой таблицы базы данных Access

Каждая таблица базы данных должна иметь поле первичного ключа . Это поле, также известное как первичный ключ , — это поле в таблице базы данных, где хранятся уникальные, единственные в своем роде данные.Вводимые в это поле данные — идентификационный номер сотрудника, номер детали, номер заявки — должны быть разными в каждой записи.

Если вы попытаетесь ввести одни и те же данные в поле первичного ключа двух разных записей, диалоговое окно предупредит вас не делать этого. Поля первичного ключа предотвращают ввод повторяющихся записей. Они также делают запросы более эффективными. В запросе вы указываете Access, что искать в таблицах базы данных, Access выполняет поиск в таблицах, а программа собирает информацию, соответствующую критериям.Поля первичного ключа помогают Access распознавать записи и не собирать одну и ту же информацию более одного раза в запросе.

Номера социального страхования являются хорошими полями первичного ключа, потому что нет двух людей с одинаковым номером социального страхования. Номера счетов и серийные номера также являются отличными полями первичного ключа. Возвращаясь к образцу базы данных бейсбольной лиги, какие поля в таблицах базы данных Little League являются полями первичного ключа? В таблице «Команды» поле «Имя группы» может быть полем первичного ключа, поскольку никакие две команды не могут иметь одинаковые имена.Номер дивизиона также может быть полем первичного ключа, потому что дивизионы в лиге пронумерованы, и нет двух дивизионов с одинаковыми номерами.

Таблицы базы данных Players и Coaches, однако, представляют собой проблему, когда дело доходит до выбора поля первичного ключа. У двух игроков может быть одна и та же фамилия, что исключает использование Фамилии в качестве поля первичного ключа. У брата и сестры может быть один и тот же номер телефона, что исключает поле «Номер телефона». Поскольку ни одно поле не содержит значений, которые наверняка будут отличаться от записи к записи, были введены поля под названием «Номер игрока» и «Номер тренера».Для целей этой базы данных игрокам и тренерам присваиваются номера.

Сопоставление связей между таблицами в Access

Если ваша база данных Access включает более одной таблицы, вам необходимо сопоставить, как таблицы связаны друг с другом. Обычно отношения формируются между полем первичного ключа в одной таблице и соответствующим полем в другой, называемом внешним ключом . На изображении ниже показаны отношения между таблицами в базе данных Little League.Поскольку эти таблицы связаны общими полями, вы можете собирать информацию из нескольких таблиц в запросе или отчете. А пока, когда вы проектируете свою базу данных, подумайте, как соединить различные таблицы с общими полями. Табличные отношения.

Как составить список всех таблиц в базе данных Access

Как создать функции VBA для отображения в окне Immediate его редактора Visual Basic всех таблиц базы данных Microsoft® Access.

Последнее обновление сделано Дэвидом Уоллисом 21 октября 2021 г.


Функция VBA для отображения всех таблиц

Эта функция выводит список всех таблиц в базе данных, в которой вы ее выполняете.

Функция fnDmwListAllTables() как строка

При ошибке GoTo errHandler

Dim tbl как AccessObject, db как объект

Дим msg$

Установить дБ = Application.CurrentData

Для каждой таблицы в db.AllTables

Debug.Print tbl.Name

Следующая таблица

msg$ = «Вывод списка таблиц завершен»

procDone:

fnDmwListAllTables = msg$

Выход из функции

обработчик ошибок:

msg$ = Ошибка.Номер & » » & Описание ошибки

Возобновить выполнение процедуры

Завершить функцию

Обратите внимание, что в созданном списке могут быть имена таблиц, которые вы не узнаете. Это системные таблицы , которые рассматриваются в следующем разделе.

Функция fnDmwListAllTables() не различает собственные и связанные таблицы. Список только связанных таблиц рассматривается ниже.


Функция VBA для исключения системных таблиц

Обратите внимание, что список таблиц, создаваемых функцией fnDmwListAllTables(), включает имена системных таблиц, которые обычно скрыты от просмотра пользователем базы данных.Такие таблицы имеют имена, начинающиеся с MSys.

Эта функция выводит список таблиц в вашей базе данных, но при этом исключает из списка имена таблиц систем баз данных — те таблицы, которые начинаются с «MSys».

Разница в коде между fnDmwListAllTablesNotMSys() и fnDmwListAllTables() находится в цикле For…Next tbl:

Функция fnDmwListAllTablesNotMSys() как строка

При ошибке GoTo errHandler

Dim tbl Как AccessObject, дБ Как Object

Дим msg$

Установить дБ = Применение.ТекущиеДанные

Для каждой таблицы в db.AllTables

Если не оставлено (tbl.Name, 4) = «MSys», тогда

Debug.Print tbl.Name

Конец, если

Следующая таблица

msg$ = «Вывод списка таблиц завершен»

procDone:

fnDmwListAllTablesNotMSys = msg$

Выход из функции

обработчик ошибок:

msg$ = Номер ошибки & » » & Описание ошибки

Возобновить выполнение процедуры

Завершить функцию


Функция VBA для вывода списка связанных таблиц

Эта функция отображает только связанные таблицы:

Функция fnDmwListLinkedTables() как строка

При ошибке GoTo errHandler

Dim dbs как объект, tblDef как AccessObject

Дим msg$

Дим tblType%

Установить БД = Приложение.ТекущиеДанные

Для каждого tblDef в dbs.AllTables

tblType% = _

Nz(DLookup(«Тип», «MSysObjects», _

«Имя = ‘» & tblDef.Name & «‘»), 0)

Если tblType% = 6, то Debug.Print tblDef.Name

Следующий tblDef

msg$ = «Список таблиц завершен»

procDone:

fnDmwListLinkedTables = msg$

Выход из функции

обработчик ошибок:

msg$ = Номер ошибки & » » & Описание ошибки

Возобновить выполнение процедуры

Завершить функцию


Как запустить вашу функцию

Чтобы выполнить любую из функций, скопируйте и вставьте ее код, показанный выше, в модуль редактора Visual Basic вашей базы данных .

Затем в его Immediate Window введите ? NameOfFunction () и нажмите Enter. Не пропускайте ведущий вопросительный знак.


Создание списка полей в таблице

На этой странице рассказывается об одном способе создания списка полей (столбцов) в таблице и некоторых свойствах каждого поля: Как составить список полей в таблицах базы данных Access .


Ваша поддержка DMW TIPS

Пожалуйста, поддержите этот веб-сайт, сделав пожертвование, чтобы избавить его от рекламы и помочь в оплате времени, затрачиваемого на добавление нового контента.

Сделать взнос через PayPal в GBP (£ стерлингах) —

Сделать взнос через PayPal в USD ($ US) —

Спасибо, в ожидании .


Отказ от ответственности

DMW Consultancy Ltd не несет никакой ответственности за потерю или повреждение данных, к которым применяются какие-либо техники, методы или коды, представленные на этом веб-сайте. Сделайте резервную копию ваших данных; тщательно протестируйте перед использованием на живых данных.

Изменение связанных таблиц — Учебное пособие по MS-Access

MS-Access / Начало работы

Вы можете внести некоторые изменения в определения связанных таблиц, чтобы настроить их для использования в вашей среде Access 2010.При попытке открыть таблицу в режиме конструктора Access открывает диалоговое окно с предупреждением о том, что вы не можете изменять определенные свойства связанной таблицы. Вы по-прежнему можете нажать кнопку «ОК», чтобы открыть связанную таблицу в представлении «Дизайн».

Вы можете открыть связанную таблицу в представлении «Дизайн», чтобы изменить формат, десятичные разряды, заголовок, Описание и настройки свойства «Маска ввода» для любого поля. Вы можете установить эти свойства на настроить способ просмотра и обновления данных в формах и отчетах Access. Вы также можете дать любой связанной таблице новое имя для использования в вашей базе данных Access (хотя таблица оригинальное имя остается неизменным в исходной базе данных), чтобы помочь вам лучше идентифицировать таблицу или чтобы вы могли использовать таблицу с запросами, формами и отчетами, которые вы уже разработали.

Изменение дизайна таблицы в Access не влияет на исходную таблицу в исходной базе данных. Однако, если дизайн таблицы в исходной базе данных изменится, вы должны повторно связать таблицу в Access. Вы также должны отменить и повторно связать любую таблицу, если ваш идентификатор пользователя или пароль изменились.

Отключение связанных таблиц

Отменить связь таблиц, связанных с вашей базой данных Access, очень просто. На панели навигации просто выберите таблицу, связь с которой вы хотите отменить, а затем нажмите клавишу Delete или нажмите кнопку Удалить в группе «Записи» на вкладке «Главная» на ленте.Access отобразит подтверждение сообщение. Щелкните Да, чтобы отменить связь таблицы. Отмена связи таблицы не удаляет таблицу; он просто удаляет ссылку из списка таблиц в области навигации.

Примечание. Если щелкнуть команду «Вырезать» в группе «Буфер обмена» на вкладке «Главная» ленты, чтобы отсоединить таблицу, Access не отображает подтверждающее сообщение.

Использование диспетчера связанных таблиц

Если вы перемещаете некоторые или все ваши связанные таблицы в другое место, вы должны либо удалить ваши связанные таблицы и повторно связать их или обновить информацию о местоположении, прежде чем вы сможете открыть столы.Вы можете легко обновить информацию о местоположении в ссылках таблицы с помощью Менеджер связанных таблиц. Чтобы использовать эту удобную утилиту, откройте базу данных, содержащую связанные таблицы, которые необходимо пересвязать, и на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связывание щелкните команду Диспетчер связанных таблиц. Утилита открывает диалоговое окно, в котором отображаются все связанные таблицы в вашей базе данных. Просто установите флажки для тех, которые, по вашему мнению, необходимо проверить и обновить, а затем нажмите кнопку ОК. Если есть связанная таблица была перемещена в другое место, диспетчер связанных таблиц запрашивает вас с диалоговым окном, чтобы вы могли указать новое местоположение файла.Вы также можете выбрать Установите флажок «Всегда запрашивать новое местоположение», чтобы проверить местоположение файла для всех связанных таблиц.

Работа с таблицами доступа ms

Как и в других приложениях баз данных, таблицы являются строительным блоком любой базы данных ms access. Эти советы будут о том, как создавать таблицы доступа ms и вводить данные в базу данных, которая хранится в ваших таблицах. Таблицы — это единственное место, где вы можете хранить данные в базах данных MS Access.

Что такое таблица в ms access?

Таблица состоит из столбцов и строк.Столбцы в таблицах доступа ms называются полями. При работе с таблицей каждое поле должно иметь определенное имя, и два поля не могут иметь одно и то же имя. Каждое отдельное значение в поле представляет одну категорию данных. Также обратите внимание, что каждая строка в таблице доступа ms называется строками.

Создание таблицы

Вот как создать таблицы доступа ms, в которых будет храниться основная контактная информация клиента:

  • Создайте базу данных, а затем получите автоматический доступ к открытому представлению таблицы-одной таблицы для таблицы.
  • Перейдите к таблице полей, она будет создана автоматически. Затем идентификатор, который является полем с автоматическим номером, действует как первичный ключ для таблицы
  • , поскольку поле идентификатора уже создано, и теперь мы хотим переименовать его в соответствии с нашими условиями. Это таблица клиентов, и это будет уникальный идентификатор для наших клиентов. Нажмите на опцию «Имя и подпись» на ленте, и вы увидите форму имени, подписи и описания в диалоговом окне, которое будет показано. Измените имя этого поля на «CustomerID», чтобы сделать его более конкретным для этой таблицы.Введите другую дополнительную информацию, если вы хотите включить ее, и нажмите «ОК».
  • Мы успешно создали поле идентификатора сотрудника с заголовком «Идентификатор сотрудника». Это автоматически устанавливается на автоматический номер, нет необходимости изменять тип данных. Добавьте дополнительные поля, нажав кнопку «Добавить». Выберите «Краткий текст» в раскрывающемся меню в качестве поля. Затем Microsoft Access автоматически выделит имя поля, и все, что вам нужно сделать, это ввести имя поля. Введите «CustomerName» в качестве имени поля.Добавьте все необходимые поля, которые будут содержать информацию о вашем клиенте. Щелкните значок Сохранить.
  • Включите имя вашей таблицы и сохраните с расширением .

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.