Сила слов — как провести хорошую презентацию своего проекта

Вам нужно найти инвестиции для стартапа? Продать свой продукт или сервис? Любое общение с потенциальными заказчиком, инвестором, партнёром или даже представителем СМИ в рамках конференции либо семинара — это своего рода презентация вашей компании и продукта. Как сделать её успешной?

Всегда помните, что именно через презентацию вы сможете донести ключевые мысли до аудитории. Хорошая презентация должна соответствовать следующим ключевым характеристикам:

• Чёткость: понятное и логичное изложение.
• Эмоциональность: завладеть вниманием аудитории.
• Информативность: представить слушателям ту информацию, которой они ранее не знали.
• Запоминаемость: люди должны впоследствии вспомнить, кто вы и что предлагаете.

Готовим структуру презентации

Давайте рассмотрим примерный план презентации. Чаще всего презентацию начинают со вступления, однако иногда рекомендуется показать самые важные и эффектные слайды в начале, ещё до традиционного вступления. Их задача — завладеть вниманием аудитории и удерживать его до конца вашего выступления.

Вступление

По времени эта часть не должна сильно отличаться от инвестиционного питча (короткого рассказа о концепции продукта, проекта или сервиса, известного как elevator pitch: этот термин отражает ограниченность по времени — всю суть надо целиком изложить за время подъёма в лифте на этаж с главным офисом инвестора, т.е. примерно 30-40 сек или 100—150 слов).

Очень важно чётко изложить для ваших слушателей, чем вы занимаетесь и что предлагаете. Например, фраза «…наше решение для доставки продуктов прямо на стол заказчику» более понятна, чем «…мы обеспечиваем систему следующего поколения на базе искусственного интеллекта для доставки продукта». Стремитесь к лаконичности и чёткости. Самая распространённая ошибка — отодвинуть описание того, что вы делаете или предлагаете, в середину или даже конец презентации.

Проблема, которую вы решаете

В большинстве случаев простое описание проблемы, которую решает предлагаемый вами продукт или сервис, должно быть частью вашей презентации. Но не уделяйте слишком много времени описанию проблемы, ведущей к созданию вашего решения. Поясните в подробностях, что вы предлагаете и для кого. Важная часть презентации — обозначить продукт и заказчика.

Потенциальные возможности

В этой части спикер оценивает объём целевого рынка. Необходимо привести конкретные цифры и подсчёты. Например, «мы продаём свой продукт по цене X и имеем Y потенциальных заказчиков, что в результате даёт нам оборот X * Y». И такой подход намного лучше, чем фразы в стиле «… данный рынок оценивается в $15 млрд, и если нам удастся получить долю хотя бы 1%…»). Ваша цель — убедить аудиторию, что вы предлагаете конкретную оценку и не берёте цифры «с потолка».

История и команда

В ходе презентации стартапа продемонстрируйте кривую роста. Убедите аудиторию, что вы добились реальных успехов, и это — не фикция. Не забудьте также в ходе выступления представить свою команду. Вы должны сами решить, как это сделать наиболее правильно. Но учтите, что заказчик (или инвестор) принимает решение о финансировании исходя из того, что он думает о вас и вашей команде. Чтобы вызвать его интерес, необходимо правильно «продать» команду.

Заключение

Не заканчивайте выступление на пессимистической ноте, всегда добавляйте оптимизма. Добейтесь того, чтобы аудитория запомнила вас. Изложите максимально прямо и открыто самые важные пункты, которые они должны запомнить о вашей компании или продукции.

Слайды

Ядро презентации — ваш рассказ о компании, проекте или продукте. Слайды лишь сопровождают и оживляют ваш рассказ, являются иллюстрацией и поддержкой, но они не должны доминировать. Создайте слайд-шоу под ваш рассказ, а не наоборот. В этом случае слайды будут гладко вписываться в устную речь и станут связующим звеном вашего выступления. Иначе каждый раз при переключении между отдельными слайдами вы мучительно вспоминать, что нужно говорить в этот конкретный момент.

Учтите, что аудитория не может одновременно читать слайды и слушать ваше выступление. Если вы заставите их так делать, то они будут лишь читать слайды и проигнорируют всё, что вы говорите в данный момент. Слайды должны быть настолько просты и поняты, чтобы их можно было быстро пробежать глазами. Презентация обычно продолжается короткий период времени, и потому вы не сможете вычитать сложные слайды. Если не верите — попробуйте «нагрузить» слушателей такими слайдами, и вы увидите, что 80% из них переключились на чтение своей электронной почты вместо того, чтобы слушать спикера. 

Учимся составлять слайды

Создание хорошего слайд-шоу — искусство, которым необходимо овладеть. Вместе с тем, не забывайте, что слайды — лишь ваша поддержка во время презентации, а не самоцель. При подготовке слайд-шоу постарайтесь запомнить такие рекомендации:

• Слайд должен иметь только одну главную тему.
• Используйте картинки вместо слов там, где это возможно. Они должны быть релевантными и дополнять вашу мысль. Не надо использовать нейтральные или сбивающие с толку изображения.
• Сведите к минимуму количество слов. Текст должен быть выписан большими буквами. Если на слайде более 7 слов — это не очень хорошо.
• Использование цитат — хороший подход, однако сделайте их большими и громко читайте своей аудитории, чтобы подчеркнуть суть. Не стоит думать, что аудитория прочитает цитату самостоятельно, пока вы рассказываете о чём-то другом.
• Если у вас есть изображения и текст, убедитесь, что текст размещён в контрастной области слайда, что сделает его точно видимым. При необходимости используйте полупрозрачный фон для текста.
• Убедитесь, что шрифт крупный и хорошо читается на расстоянии. Не выбирайте цвета, которые плохо видны и не отчётливы.
• Разместите важный текст в верхней части слайда. Ведь люди, сидящие в конце аудитории, могут не видеть нижнюю часть экрана.
• Избегайте обобщающих диаграмм: они всегда показывают рост — вверх и вправо — и обычно вызывают подозрение, что график не отображает реальное положение дел.

Излагаем стильно

У каждого спикера есть свой собственный стиль изложения, поэтому важно оставаться самим собой. Да, каждый из нас — в душе немного актёр, но очень немногие действительно способны провести презентацию убедительно. Вам необходимо подобрать тембр голоса, манеру поведения и прочие особенности, позволяющие стать хорошим рассказчиком. Есть общие советы, которые пригодятся любому спикеру:

• Будьте уверенны и энергичны. Покажите ваш эмоциональный порыв.
• Правильная техника обращения. Это особенно важно, если вы обращаетесь к большой аудитории, когда речь должна быть особенно убедительной, но и понятной.
• Улыбайтесь, но не слишком часто. Это не только покажет слушателям, что вы расслаблены и уверены в себе, но и сделает вас самих более расслабленными и уверенными.
• Говорите медленно, особенно если в обычной жизни привыкли говорить быстро. Поскольку вашим слушателям приходится впитывать огромный объём информации, то требуется дополнительное время, чтобы «переварить» всё, что вы им скажите.
• Делайте паузы время от времени. Пауза — действеннывй ораторский приём, поскольку позволяет удерживать внимание вашей аудитории, вынуждает замедлять речь и даёт дополнительное время, чтобы собраться с мыслями.
• Излагайте чётко и ясно. Особенно, если делаете презентацию на неродном языке.
• Говорите с интонациями. После определённой тренировки даже вызубренный на память сценарий может стать более натуральным и интересным. Монотонный рассказ, будто начитанный роботом, повергнёт вашу аудиторию в сон.
• Стойте или двигайтесь натурально. Важная часть убедительного и уверенного поведения на сцене — это то, как вы двигаетесь во время презентации. Быть совершенно статичным — плохая идея. Вы должны вести себя максимально натурально, а не стоять словно статуя. Но не стоит и бегать по сцене туда-сюда: это будет раздражать аудиторию и отвлекать её внимание.

Общие ошибки в ходе презентаций

По мере того, как вы практикуетесь и оттачиваете искусство презентации, обратитесь к нижеприведённому списку и убедитесь, что не допускаете ошибок, типичных для большинства спикеров:

• Сбивчивый рассказ или отсутствие описания проблемы, которую вы решаете или того, как вы её решаете. Плохо, если вы не смогли конкретно объяснить, что же вы делаете: такое объяснение должно быть в самом начале вашей презентации.
• Использование жаргонных выражений, излишне сложных фраз и описаний, маркетинговых шаблонов. Например, «Наша SaaS-разработка предлагает заказчикам комплексное дата-майнинг решение для их корпоративных задач в области Big Data».
• Преувеличение истины. Гиперболизация, или что ещё хуже, полная ложь, — это фатальная ошибка выступающего.
• Вы завершили презентацию, оставив аудиторию без чёткого понимания того, о чем они должны задуматься.
• Экран в роли конкурента. Такая ситуация возникает, когда аудитория не может чётко понять, кому в данный момент нужно уделить внимания больше: вам или вашим слайдам.
• Чтение текста на слайдах во время презентации. Вы должны смотреть в глаза ваших слушателей и обращаться к ним. Здесь требуется определённая практика.
• Вы говорите излишне много слов, особенно плохо, если это сложные термины или какие-то «модные словечки». У слушателей «переполняется буфер» — и они вообще всё забывают.
• Слишком быстрая речь. Не забывайте, что выступление перед большой аудиторией — не то же самое, что разговор наедине.
• Использование слайдов, которые ни о чём не говорят по сути (снимки из фотобанков — как раз тот случай).
• Включение сложных графиков и диаграмм.
• Использование видео. Кроме некоторых особых случаев, видео в презентации — не слишком удачная идея: аудитории куда интереснее живое выступление.
• Техника движения. Провести презентацию так, как это делают известные спикеры, очень непросто — но можно многому у них поучиться. К примеру, хороший спикер двигается неторопливо, уверенно, часто делает паузу и пристально смотрит в глаза слушателей, чтобы акцентировать их внимание на сказанном.
• Скороговорка без пауз. Очень важно говорить размеренно: отдых нужен не только вам, но и вашей аудитории. Если вы не делаете пауз, вы упускаете возможность подчеркнуть наиболее важные акценты.
• Ваш подход к изложению презентации многое говорит о вас самих. Если вы кажитесь скучным, агрессивным или неуверенным, ваши шансы убедить слушателя практически равны нулю.

Надеемся, что это небольшое пособие поможет сделать вашу презентацию по-настоящему успешной.

По материалам The Macro

Джерело: 

https://www.imena.ua/blog/how-to-present/

13 советов, как не убить свою презентацию

Как делать не надо

Финальная точка стажировок в Инфомаксимум —  защита собственных проектов. Кандидаты готовят небольшую презентацию и перед руководством компании рассказывают о проделанной работе. Их цель — получить оффер, поэтому ставки высоки. Из 10 презентаций особенно запомнились две: 

• первая — контрастным красно-сине-белым оформлением и ошибками в названии нашего продукта — системы класса process mining Proceset;
• вторая — исключительно скучным и безэмоциональным повествованием кандидата, который почти в 2,5 раза нарушил временные сроки выступления.

Кандидаты же не придали презентации особого значения и своей цели не достигли, хотя во время стажировки показывали неплохие результаты. 

Важно понимать, что роль презентации — не красивая и яркая картинка, а отображение итогов работы. Перед тобой стоит задача — получить отклик и убедить собеседника в ценности своего проекта. 

Как представить свой проект — начальству, работодателю, команде

Помни: презентация — это не только слайды

Презентация, проект или задумка начинаются не с первого слайда, а с твоего представления. Следи за своими жестами, выражением лица, интонациями и даже позами. Не позволяй себе поворачиваться спиной к аудитории и избегай пустых фраз. 

Расставляй акценты

Распространенная ошибка многих спикеров — обращать внимание слушателей на несколько факторов одновременно: и на слайд, и на свои слова. Постарайся избежать таких ситуаций: заменяй текст на картинки, используй поясняющие графики и дашборды.

Опирайся на практический опыт

Теория — это хорошо, но она не сравнится с практическими кейсами. Ты сможешь заинтересовать публику только тогда, когда будешь делиться реальным опытом и реальными результатами. Это как книга: красивая обложка — это прекрасно, но если содержание скучно — до заключения читатели не дойдут. 

Я наблюдал ситуацию, когда один из участников акселерационной программы, представляя свой проект, делал акцент на теоретических выкладках, популярных исследованиях и статистических фактах. Емкая презентация, интересные выводы и горящие глаза — но все это потухло после первого же экспертного вопроса о сфере применения IT-решения и предполагаемых результатах.

«Инфомаксимум» 

Изучи аудиторию

Готовясь к выступлению, ты должен понимать, перед кем предстоит презентоваться. Инвесторы, например, будут ждать от тебя экономических выкладок, разработчики — технических, а потенциальный работодатель — выполненных задач, примененных инструментов и понимания стека технологий.

Говори проще

Известный предприниматель Ричард Брэнсон говорит: «Профессионал должен уметь делать вещи простыми». И я с ним согласен. Не перегружай свою речь специализированными терминами. Это может помешать аудитории понять тебя.

Подготовку к презентации Proceset, решения в сфере глубинного анализа бизнес-процессов, мы начали задолго до релиза, потому что технология process mining очень сложная. В своих выступлениях мы использовали максимально простую лексику. А тестировали его на разных аудиториях: от экспертов до студентов и школьников. 

Добавь больше цифр

Если у тебя есть конкретные данные — используй их. Если цифры нельзя разглашать — используй процентные соотношения, это тоже подойдет. 

У нас достаточно строгая политика неразглашения, но презентуя свои продукты клиентам или заказчикам, мы всегда руководствуемся процентными соотношениями: это позволяет наглядно показать рост эффективности.

Грамотно визуализируй

Строгий и простой дизайн, минимальное количество текста и никаких лишних деталей — рецепт идеальной презентации.

Один наш стажер решил выделиться и использовал в своих слайдах три ярких контрастных оттенка, которые убили все впечатление от работы. Я не помню содержание, но вот цветовая гамма отпечаталась. 

С гифками тоже надо быть аккуратным и не лепить их везде, особенно в бизнес-презентациях.

Готовься

Репетируй. Плохая презентация и невнятная речь убьет даже самую перспективную идею. 

«Инфомаксимум» 

Как создать успешную презентацию для инвестора

Если у тебя и твоей команды есть возможность развиваться на собственные деньги, не привлекая инвесторов — пробуй.  В начале своего пути я, как и многие, планировал использовать чужие средства для роста своей компании, но со временем убедился, что это подходит не для всех. Используя чужие деньги, легко потеряться в реальном положении дел и не почувствовать грань, когда вы перестаете идти вперед. 

Вспоминая собственный опыт работы с инвесторами, могу посоветовать следующее:

Презентоваться инвестору должен только основатель стартапа

Очень простая вещь: в подобной презентации центром внимания будешь ты, а не твой проект. В большинстве случае инвестор оценивает, готов ли он работать с тобой как с партнером и видит ли в тебе необходимые лидерские качества, горящие глаза и приверженность собственной идее. 

Известно выражение Пола Грэма, основателя Y Combinator и опытного инвестора, который заметил, что в Airbnb они вложились только потому, что очень понравились создатели, но не идея. 

Спланируй сильный питч

Питч — это краткий разговор, в ходе которого необходимо заинтересовать и устроить полноценную встречу один на один, после которой пройдет еще одна и еще одна. И так до тех пор, пока вы не придете к согласию и не ударите по рукам с инвестором. 

• «Питч у лифта» 

Краткий рассказ о фишках твоего стартапа длительностью не более 30 секунд (а лучше 15-20). Идеален для случаев, когда нужно заинтересовать инвестора, если вы столкнулись с ним «в лифте». Твоя цель — получить возможность встретиться еще раз и более подробно рассказать о проекте. 

• «Питч с идеей» 

У тебя есть 2-3 минуты, чтобы рассказать об особенностях проекта. Составляющие проекта: название стартапа, проблема и ее решение, рынок, бизнес-модель. 

• Полноценная презентация

В течение 10 минут тебе надо рассказать не только основные составляющие «питча с идеей», но и добавить информацию о команде (всегда подчеркивайте ее единство — инвесторы такое любят), конкурентах, наличии MVP, ближайших планах, размере инвестиций. 

Докажи свою экспертность

Покажи инвестору, что ты досконально знаешь рынок: новейшие исследования, фишки конкурентов, объем и динамику роста. Специалист должен понять, что у тебя на все есть собственное мнение, и что при планировании ты опираешься не на гипотезы, а на реальные факты. Идеально, чтобы ты мог предложить инсайдерскую информацию и тем самым удивить инвестора. Однако смотрите пункт выше — не перегружай речь сложной терминологий, тебя могут просто не понять.

Ищи релевантного партнера

Когда тебе, например, нужно для реализации проекта $50 000, а ты обращаешься в крупные фонды, чьи инвестиции начинаются с $1 000 000, — это дурной тон. Если гипотетический инвестор связан с IT, то едва ли ему будет интересен медицинский проект. Потрать час-два-три на изучение специфики фонда, его проектов и стратегии, прежде чем начинать действовать. 

Не занимайся украшательством

Будь честен: не стоит искусственно завышать сумму инвестиций, обещать невыполнимое или выдавать желаемое за действительное (например, объемы рынка и т.д.). Всегда оперируй точными цифрами.

Не будь скучным, не унывай и учись сторителлингу. Надеюсь, что эти советы помогут тебе собраться и правильно презентовать собственный проект. Удачи.

Фото на обложке: Unsplash

​Семь советов о том, как презентовать проект — Strelka Mag

От названия до интонации — главные рекомендации по грамотному питчу по мотивам Vector Project Review

31 июля во дворе Института «Стрелка» пройдёт Project Review онлайн-школы Vector. Формат, где начинающие городские предприниматели могут представить экспертам и массовой аудитории то, над чем работают, и получить обратную связь. Пять экспертов из области медиа, маркетинга, технологий и инвестирования оценивают не содержание проекта, а само выступление участника: что понятно из пятиминутной речи, на чём стоило сделать акцент и каких ошибок лучше избегать, а затем дают свои комментарии и советы. Первый Vector Project Review прошёл 19 июня. Strelka Magazine составил рекомендации по мотивам комментариев экспертов.

Если на рынке есть проекты, похожие на ваш, уделите больше внимания названию: оно должно легко запоминаться, быть логичным и правильным. Помните: русский человек считывает только те английские слова, которые действительно на слуху: ok, off, night, city, yes, shop и так далее, но вряд ли знает специфические глаголы или говорит по-французски. Также избегайте названий, вызывающих ассоциации с другими проектами. Если не получается, то объясните название в презентации или обыграйте это двумя-тремя шутками.

Презентация для потенциального клиента, инвестора или будущего партнёра — это разные презентации. Инвестор хочет увидеть ответы на вопросы: почему нужно вложиться в ваш проект, какие у него финансовые перспективы или как вы сделали анализ рынка. Будущему клиенту, напротив, не очень интересны ваша бизнес-ниша или прогноз по выручке на несколько лет вперёд. Зато он точно хочет услышать, что конкретно вы предлагаете, каким красивым, счастливым он может стать, используя ваш продукт, или сколько времени и денег сэкономит. Попытки совместить в одной презентации информацию для разных аудиторий заканчиваются плохо: к вам могут отнестись несерьёзно или просто не понять, о чём всё-таки ваш проект.

Единый визуальный стиль помогает легче воспринимать информацию. Думайте о визуальном оформлении: картинки, фотографии, инфографика, иконки всегда работают лучше, чем тонны текста и буллеты. Если вы продаёте нечто эстетичное, а ваша презентация не оформлена и хаотична, клиенту будет сложно поверить, что вы можете сделать нечто красивое, ведь даже к собственной презентации отнеслись халатно.

Людям нужны не вещи, а впечатления. Обязательно объясните в своей презентации ценность вашего проекта: для кого он, что он даёт, какую миссию несёт. Не лейте воду и не водите разговоры вокруг да около. Сразу скажите, за что вас любить, какие проблемы вы решаете. Сильной стороной презентации станет ваша борьба со стереотипами. Например, если вы рекламируете швейные курсы, то сделайте акцент на том, что и парни могут научиться шить.

Семьдесят процентов на проблематику и предпосылки, а 20-30 процентов на идею вашего проекта — это странная пропорция. Лучше расскажите больше о том, что в итоге хотите сделать, и акцентируйте внимание на том, что получит клиент. А если презентация для инвестора, то расскажите, на чём вы будете зарабатывать, кто это будет покупать и почему. Не переусердствуйте с длиной презентации и грамотно распределите усилия между описанием проблемы и решением. Если вы используете личные истории в презентации, то соблюдайте баланс между эмоциональностью, конкретикой и простотой. Очеловечивайте технологические моменты. Если в презентации вы рассказываете о нескольких проектах, то работайте по системе «1 проект — 1 слайд». Не сливайте в единый поток, иначе получится сумбурно.

Предугадывайте вопросы клиентов и отвечайте на них в презентации: удобно ли в путешествии с продуктом, разобьётся ли он при переезде и другие бытовые, но важные для потребителя вещи.

Если вы презентуете свой проект через сайт, сделайте это интересно. Добавляйте комментарии и отзывы клиентов, которые воспользовались услугой. Добавьте увлекательную онлайн-игру или тест: они поднимут настроение и позволят получить преимущество перед конкурентами.

Ольга Полищук, CEO онлайн-школы городских предпринимателей Vector

«Мне кажется, надо помнить, что любое выступление — это шоу и вы рассказываете историю. Поэтому не лишним будет продумать композицию: завязка, развитие действия, кульминация, развязка. Начните с хука: факт, шутка, картинка, которая не оставляет равнодушным. Надо завладеть вниманием аудитории. Рассказывайте уверенно, избегая слов-паразитов и даже мини-слов неуверенности „может быть“, „возможно“, „кажется“. Это ваши четыре-пять минут, и вы король, можете делать что хотите, получите от этого удовольствие. Я люблю юмор, но он должен быть уместным, перешутить хуже, чем не шутить совсем. Шутки вызывают эмоции, а значит вас запомнят. Сделали презентацию — посмотрите на неё со стороны: если бы вы ничего не знали про ваш проект, то поняли бы, о чём он? Если нет, то добавьте важные слайды или продумайте, как вы объясняете свой проект. Мне помогает в презентации проектов задавать вопросы себе и залу перед новыми частями: „И как мы этого добьёмся? И что это значит?“ Это расставляет нужные акценты, паузы и помогает увидеть перспективу. Стоит избегать клише и шаблонных фраз. Я люблю серию в „Силиконовой долине“, где они пичуют на TechCrunch — десять гиков, которые говорят: „Итак, мы изменим мир“ на плохом английском — это отличное высмеивание этой клишированности. Мне кажется, есть американская традиция такого очень панибратского рассказа или супергероя на сцене а-ля Джобс: когда герой легко шутит, приводит много личных примеров. Это вдохновляет, и многие стараются пародировать эту манеру. Но если вы так говорить не умеете от природы, то лучше не пытайтесь впервые сделать это на публике: будете выглядеть нелепо. И все запомнят пародиста, а не создателя проекта».

Фотографии: Dino Reichmuth, Liane Metzler, Dmitri Popov, Dương Trần Quốc, Kaleb Nimz, John Sting​

Спроси VC: как правильно составить презентацию для инвестора

Forbes представляет постоянную рубрику «Спроси VC», в рамках которой автор одноименного проекта и профессиональный венчурный инвестор Денис Калышкин делится рекомендациями с  предпринимателями и рассказывает о тонкостях работы венчурной индустрии. 

Любой уважающий себя венчурный инвестор должен раскрыть тему составления инвестиционной презентации. Без труда можно найти множество рекомендаций и лучших практик, поэтому расскажу про некоторые мифы и заблуждения, с которыми я сталкивался. На мой взгляд, через пять лет этот формат умрет полностью либо превратится в некое подобие заявки Y Combinator, как это было раньше с форматом бизнес-планов. Но деньги вам предстоит привлекать здесь и сейчас, поэтому полезно знать, чего от вас хочет инвестор. 

Многие в целом не до конца понимают, как работает венчурный фонд, поэтому предлагают инвестору вложиться в уникальную разработку без видимых перспектив монетизации. Главный вопрос, на который должна ответить презентация, — почему, вложив в вашу компанию сегодня, инвестор кратно вернет свои инвестиции.

Реклама на Forbes

Часто начинающие основатели стартапов думают, что инвестиционная презентация — это что-то сложное, и чтобы сделать ее правильно, необходимо нанять консультанта. Это заблуждение связано с тем, что вы делаете ее впервые. На самом деле, на эту тему достаточно материалов с примерами презентаций успешных компаний (например, Canvas, DocSend, Uber, DropBox). Конечно, после того как вы составите презентацию, надо показать ее другим и получить обратную связь, но в целом вы можете сделать ее сами.

Многие думают, что хорошая инвестиционная презентация — залог успешного привлечения денег. На самом деле, презентация — это раздатка, маркетинговый материал, буклет для продажи долей бизнеса вашей компании. Если бизнес плохой, хорошая презентация не спасет ситуацию. А вот если бизнес хороший, но вы плохо про него рассказали, то можете не произвести должного впечатления. Но все-таки первичен бизнес.

Часто вижу презентации на 20-30-40 слайдов. Основатели хотят вместить максимально информации, чтобы читатель ответил на все вопросы сразу. Вот вам статистика от американского сервиса DocSend: в среднем инвестор читает презентацию меньше четырех минут. За это время вдумчиво 40 слайдов не прочитаешь. Основная задача инвестиционной презентации — продать личную встречу, а также поддержать беседу во время встречи.

Периодически люди пытаются совместить в одном документе презентацию для инвестора и презентацию для покупателя с большим количеством продуктовых слайдов. Делайте два отдельных документа. 

Очень часто в слайдах основатели делают большой упор на продуктовые и технологические фишки и решения. Хотя инвестора в первую очередь интересует бизнес компании.

На самом деле есть типовые слайды, которые инвестор ищет в вашей презентации, чтобы увидеть важные для себя моменты. Пользуйтесь шаблонами Sequoia pitch deck template или AirBnB seed pitch deck. Обычно хорошая презентация — это 10-15-20 слайдов. 

Есть два типа инвестиционных презентаций — для выступления на мероприятиях и для чтения за компьютером. В первом случае на слайдах очень мало слов, могут быть одни картинки, потому что вы рассказываете текст лично. Если вы отправляете ее по почте, на слайдах должно быть больше текста, чтобы читатель понял, что вы имеете в виду.

Некоторые считают, что можно сделать презентацию раз и навсегда. На самом деле после каждого общения с инвестором вы получаете обратную связь, и неплохо бы немного отредактировать слайды. В зависимости от предпочтений инвестора нужно периодически редактировать презентацию перед отправкой письма по почте или личной встречей, чтобы подсветить нужные для конкретного инвестора моменты. Но это уже высший пилотаж.

Старайтесь на слайдах употреблять более простые слова и избегать специфических терминов, аббревиатур и технического жаргона. Вы с ним знакомы, потому что 24/7 работаете в вашем секторе, а вот инвестор может слышать эти термины впервые.

Один из важных моментов, который часто плохо раскрыт в презентациях, — почему сейчас правильное время для вашего бизнеса? Что изменилось на рынке или в технологиях, почему два года назад было рано создавать ваш стартап? На самом деле это один из ключевых вопросов, который вы должны задать сначала себе. Так вы лучше поймете, чего ожидать от рынка и реалистичны ли ваши планы по росту бизнеса.

Другой важный вопрос: каков размер рынка, на котором оперирует стартап. Очень плохая практика — показывать размер вашего рынка как «сотни миллиардов или триллионы долларов». Это значит, что вы его не считали. Лучше считать рынок снизу вверх. Да, он получится меньше, зато это выглядит профессионально. В первую очередь надо понять, действительно ли у вашего продукта есть емкость рынка свыше $1 млрд.

Еще один тест на адекватность — это слайд с конкурентами. Если в презентации написано, что ваш продукт единственный в мире и не имеет аналогов, значит, вы провели поверхностный анализ конкурентов или специально их скрываете. В среднем по больнице у каждого стартапа около 10 конкурентов. Это может быть не полная копия вашего сервиса, а альтернативный способ выполнить ту же самую задачу. Но конкуренты есть. Стилистически можно оформить этот слайд по-разному, но я больше люблю сравнительную таблицу по ключевым бизнес- и техническим аспектам для 3-5 основных конкурентов. 

Неочевидный момент для основателей: в презентации обязательно должен быть слайд с суммой привлекаемых инвестиций, и на что будут потрачены эти деньги. А вот какую долю за эту сумму вы готовы отдать лучше не указывать, так как это вопрос переговорный. Во время встречи вопрос об оценке компании — последний. 

Учитывайте, что презентация должна без труда отправляться по электронной почте. Иногда основатели используют очень тяжелые файлы (больше 10 Мб), которые требуют загрузки с файлообменника, либо экзотические форматы с анимацией. Чтобы не создавать лишних препятствий для чтения вашей презентации, лучше отправлять презентации в формате PDF, либо ссылки на Docsend.com или BiefLink (бесплатный сервис от NfX). Кстати, так вы сможете оценить, сколько инвесторов прочитали вашу презентацию, сколько времени потратили на каждый слайд, какие слайды были менее понятны инвесторам и т.п.

Ну и последнее. Красота слайдов, гармоничное сочетание цветов и шрифтов радует глаз, но не является важным атрибутом. Не обязательно тратить большие суммы на услуги графического дизайнера. Но типовой шаблон PowerPoint, кричащие цвета и шрифты лучше не использовать.

Реклама на Forbes

как сделать презентацию, которая запомнится — T&P

Опытные организаторы и лекторы серии мастер-классов «Как научить и научиться» на Exchang.es объясняли, как эффективно делиться знаниями с окружающими, продвигать образовательные события и подавать информацию в увлекательной форме. Соорганизатор edutainment-вечеринок PechaKucha в Москве Виталий Панков рассказал об основных ошибках спикеров в презентациях и о том, как оформить свой рассказ так, чтобы зритель не остался равнодушным.

Формат зависит от цели

Нужно определить, на кого рассчитано выступление и чего вы хотите добиться c его помощью. Продажа проекта инвестору и рассказ о поездке друзьям — это разные презентации и по содержанию, и по форме, и по подаче.

Например, есть такой формат презентации — elevator pitch. Его цель — донести бизнес-идею за 30-60 секунд, пока вы едете с инвестором в лифте. Либо вы продаете идею за этот короткий промежуток времени, либо она оказывается неинтересной. Поэтому презентация представляет собой листок с ключевыми фактами о вашем проекте, изложенными простым языком: выбранная вами проблема, как вы предлагаете ее решить, на что будете тратить деньги, какие инвестиции вам нужны и результат для инвестора. Такие экстремальные случаи мы подробно рассматривать не будем, но это хороший пример того, как цель диктует вид и содержание презентации.

Не менее важный шаг — определиться с темой, сформулировать суть вашего выступления, главную мысль (в первую очередь, для самого себя). О чем пойдет речь? Об одном проекте или о пяти? Это будет презентация, защищающая идею проекта или раскрывающая его недостатки? Что нового вы предлагаете?

Хотите, чтобы ваши выступления были незабываемыми, а ваши мысли схватывали на лету? Курс «Эффективные презентации» поможет достигнуть этой цели.

Интересный анонс — половина успеха

Если вы собираетесь анонсировать презентацию — сформулируйте тему, которую впишете в анонсы. Постарайтесь придумать интересную подачу. Например, шеф-повар DI Telegraph Иван Дубков выступал у нас с рассказом про проект коллективной уборки в офисе — мы назвали его «Как сидр, танцы и громкая музыка по утрам делают планету чище». Согласитесь, это звучит гораздо интереснее, чем просто рассказ про уборку.

Тему выступления лучше раскрывать через личный опыт — «как я столкнулся с проблемой и предлагаю ее решить», это всегда интересно людям.

© Зарина Кодзаева

Заимствуйте у драматургов

Структура выступления может быть разной — хронологический порядок (например, рассказ о том, как развивался проект), иерархия (от общего к частному или наоборот), перечисление однотипных пунктов, классическая драматургия или смешанный вариант. Классическая драматургия — хороший вариант для эффектной презентации:

1-й акт: первые 25% времени вы рассказываете о себе, о том, как вы столкнулись с темой, о которой рассказываете, осознали ее актуальность, обнаружили в ней проблему;

2-й акт: большая и основная часть презентации (50% времени): углубление в тему и проблемы, связанные с ней; различные подходы и попытки разобраться в проблеме, факты из жизни;

В районе 10-го слайда можно сделать перелом в презентации: неожиданный разворот мысли, новые вводные данные, конфликт и т.п. — это возвращает внимание к вашей истории;

3-й акт: оставшиеся 25% времени вы посвящаете выводам, перспективам, приглашению к сотворчеству или просто стараетесь закончить выступление на высокой эмоциональной ноте.

Следите за балансом

Презентация — это выступление, рассчитанное на слуховое восприятие, но дополненное визуальными образами. Говорить должны вы, слайды только подсказывают вам, какая мысль должна быть озвучена сейчас, и наглядно демонстрируют ее зрителям. Именно поэтому не надо перенасыщать слайды большими блоками информации: читать и слушать одновременно сложно, поскольку это схожие типы активности мозга. Люди начнут вникать в длинный текст и прослушают ваши комментарии. Еще хуже, когда спикер просто оборачивается к простыне текста и начинает всю ее зачитывать, превращаясь в суфлера.

Хотите, чтобы ваши выступления были незабываемыми, а ваши мысли схватывали на лету? Курс «Эффективные презентации» поможет достигнуть этой цели.

Идеальная визуализация

Следите за аккуратностью визуальной составляющей. Вы можете не быть профессионалом графического дизайна, но все равно нужно позаботиться о том, чтобы слайды были выполнены в одном стиле. Однородное оформление, одинаковые поля, читабельные шрифты, гармоничная цветовая гамма — все это залог хорошего восприятия вашей презентации зрителями.

Существуют еще презентации, которые не идут в основу выступлений, а отправляются по почте или передаются в руки другим людям (например, инвесторам). С такими презентациями люди, от которых зависит важное для вас решение, будут знакомиться без вас. Поэтому такая презентация должна быть ближе к идеалу с визуальной точки зрения. Но как этого добиться, если вы не дизайнер?

Есть два варианта. Первый — наймите дизайнера за деньги (если потенциальный выигрыш стоит того, чтобы заплатить за красоту презентации), но помните, что все смысловое наполнение все равно остается вашей задачей. Второй — используйте онлайн-редакторы. Их немало, выбор нужного зависит от удобства, баланса простоты и функциональности и стоимости (но у многих есть облегченные версии или триалы, можно попробовать и понять, нужно ли это вам). Вот несколько хороших вариантов: Prezi, SlideShare, SlideRocket, Piktochart

© Зарина Кодзаева

Нюансы решают все

Презентация должна быть продумана до мелочей. Вот несколько деталей, о которых не стоит забывать:

— Выберите правильный темп подачи информации: если мысль сложная, лучше расскажите ее за два слайда.

— Держите контакт с аудиторией, в том числе с помощью правильной интонации и силы голоса. И помните, что страстность и неравнодушие к теме располагает людей к говорящему.

— Продумайте переходы между смысловыми блоками. Заготовьте вопросы и шутки для поддержания контакта с аудиторией. Но не переборщите с юмором — если шуток будет слишком много, за ними потеряется суть рассказа.

— Используйте заключение с пользой — например, укажите там свои контактные данные.

— Обязательно окиньте взглядом готовую презентацию — получилась ли она цельной, нет ли ошибок?

— Перед выступлением продумайте свой внешний образ — чтобы он соответствовал аудитории.

Где можно учиться по теме #презентация

Как сделать презентацию в Behance и получить Features/ленточку/бейджик. 10 критериев успеха. | by Natalia Tarasova

За картинку спасибо Filip Justic dribbble.com/filipjustic

Behance — это отличное место для вдохновения, где находятся работы, на уровень которых хочется калиброваться, а также среда, куда заходят HR компаний, рекрутеры и работодатели.

Features/ленточки/бейджики дают возможность попасть в топ и быть замеченными первыми, поэтому они помогают увеличить количество заказов и получить предложения о работе.

Кураторы галерей Behance не дают информации почему они номинировали ту или иную работу. Чтобы разобраться в этой ситуации я изучала проекты, искала взаимосвязь и думала о причинах выбора работы в топ. В итоге, методом проб и ошибок, я вывела структуру, которая помогла мне получить свои Features и успешно оформлять презентации на заказ. У меня сформировался принцип построения проекта, и, думаю, будет полезно этим поделиться!

Первый экран задает весь тон презентации, говорит о стилеобразовании, эмоции всего проекта. Это первая точка эмоционального контакта кураторов и зрителей с проектом, поэтому сделайте этот контакт впечатляющим, чтобы увеличить лояльность к проекту. Используйте графику, фотографии, анимации, самый удачные экраны интерфейса. Цель — восхитить зрителя и мотивировать смотреть дальше.

Прикрепляю отличный пример, где показана эмоция проекта за счет текстовых и композиционных приемов, пиксельной графики человека, интерфейсом и цветовым решением.

www.behance.net/gallery/80053833/Boosty-Labs-Website-Design

Для галереи Взаимодействие (Interaction) крайне важно показать UX шаги. Какую задачу бизнеса вы решали? Какая потребность пользователей? Какие этапы построения логики прошли — интервью, персонажи, sitemap, cjm, userflow, прототипы. Опишите и покажите любые другие шаги, которые помогли сделать вам удобный продукт и подтвердите результат в цифрах.

Кураторы оценивают взаимодействие с продуктом, а значит UX также важен, как и UI.

www.behance.net/gallery/86966587/ZOOP

Сетка лежит в основе любого проекта и может рассказать о вашей художественной задумке (прогрессивные сетки или золотое сечение), а также о верности гайдам IOS и Android. Покажите что ваш проект не только результат исследования и творчества, но и годный продукт для технической реализации.

www.behance.net/gallery/70085007/B-H-online-shop

Презентация, в которой есть немного анимации, вовлекает и восхищает зрителей больше. Не обязательно создавать сложные анимации, достаточно анимировать легкие участки в After Effects

www.behance.net/gallery/68184355/SHCHK-Store-2018

Еще лучше, если вы покажите видео, как пользоваться вашим продуктом. Самый легкий способ — снять видео с экрана программой OBS https://obsproject.com/ru или любой другой. Сделайте прототип в Marvel или Figma, будет простой и рабочий вариант. Пример в моей работе www.behance.net/gallery/75315295/Weather-UIUX-app-design Cнятый экран я положила в After Effect и дописала текст 🙂

Анализируя работы, которые получили Feature, можно заметить, что каждый проект имеет участки повышенной эмоциональности. Они помогают презентации стать еще сильнее, вызвать у кураторов wow-эффкт и дать вам заветный Features. Также tasty pieces интересны зрителям и побуждают поставить лайк и сохранить работу.

Пример, где посреди презентации появляется tasty piece, который возвращает внимание зрителей и кураторов. Интерфейс не отражает полезной сути продукта, а действует как дополнение к окружающей графике.

www.behance.net/gallery/58579083/Mindshapes

еще пример www.behance.net/gallery/80053833/Boosty-Labs-Website-Design

Значение последнего экрана тоже выведено опытным путем. Проекты, которые оставляют после себя приятные эмоции, имеют больше шансов на успех. Можно впечатлить зрителя последним tasty pieces, можно пожелать хорошего настроения, можно оставить шутку или маленькую анимацию сердечка. Любая идея должна быть направлена на то, чтобы зрителю стало хорошо и он оставил лайк, а куратор features.

Пример где я оставила выпечку с кофе, полагая, что это может вызвать приятные эмоции у зрителей www.behance.net/gallery/71400993/Web-design-for-the-bakery-Your-bread

Если вы видите работу, которая не выполнила все пункты выше, но получила бейджик, значит, этот проект приблизился к иконе современного дизайна или был отмечен за своё новаторство. Видимо, когда работа сделана безупречно, вопросов у кураторов к ней не остается.

www.behance.net/gallery/72345877/Alfa-Bank-Redesign

и еще пример www.behance.net/gallery/85516221/Dashboard-Design

Конечно, все пункты выше работают при условии, что сам проект и презентация выполнены на уровне нормы. Это значит, что вы можете выбрать любой относительно современный стиль. Сайты 90х годов имеют крайне мало шансов получить Features. Даже популярный стиль Словак, который многими любим и востребован, имеет только один Feature Interaction. Это значит, что не стоит делать на него упор если бейджики ваша цель.

Пример, работы Анастасии Словак ниже www.behance.net/tataslovak.

www.behance.net/gallery/65404941/ODRINA-2018

В проектах безупречного качества обычно 6 экранов. Если вы чувствуете, что ваша работа не такая, значит нужно показать минимум один пользовательский путь. Например, покажите в интернет-магазине главную страницу, каталог, карточку товара, корзину, процесс оплаты товара и сопроводительные модальные окна. Получается процесс от попадания на сайт до покупки — это один пользовательский путь. Не забывайте находить участки для tasty pieces. Ими могут стать баннера, блок подписки, скидки и другие маркетинговые обвесы.

Проверьте свою презентацию вопросом, хватило ли вам удовольствия от просмотра или хочется еще? Длина должна быть достаточная чтобы зрители получили наслаждение.

Презентация Behance — это хлеб и зрелище!

Выбор обложки также имеет роль. Есть небольшие мысли как можно сделать выигрышное решение:

• Сделайте принскрин галереи Interaction, чтобы было видны последние обложки других участников
• Нарисуйте свою обложку такой, чтобы она выделялась среди остальных
• Обложка должна иметь tasty piece, чтобы максимально вовлечь зрителей в просмотр

У меня есть предположение, что работы, которые получили наибольший социальный отклик, становятся успешными претендентами на Features. Ведь, если за пару дней ваша работа набрала 2 000 просмотров и 500 лайков, значит, она одобрена обществом дизайнеров и мотивирует куратора выставить работу в топ.

Для пиара я использую все возможные площадки в социальных сетях Facebook https://www.facebook.com/groups/461999237551673/ и VK https://vk.com/behancerussiateam. Покопайте больше и вы найдете новые источники пиара своих работ.

1. Чтобы получить ленточку XD, не обязательно делать работу в XD.
2. Чтобы получить ленточку Students Show, не обязательно быть студентом.
3. В проектах делайте упор на свою сильную сторону. Если у вас впечатляющие иллюстрации или motion design, покажите их больше и в настройках презентации выставите галереи Illustration и Motion design.
4. Вступайте во всевозможные организации и галереи.

С данной группой часто случаются проблемы. За членство я заплатила $50, но так и не получила Signup Code. Информации в интернете что делать тоже не нашла, поэтому написала в support текст “I am writing with regard to AIGA Signup Code. I don’t know where it is, but I need it to Sign Up & Showcase Your Work. I’ve paid for my membership.
I would sincerely appreciate If you sent me the AIGA Signup Code, or explain where can I find it.”

На что мне ответили, что “You should have received your gallery code with your welcome email. In case you have misplaced it, the gallery code for the AIGA group is … ”. То есть код должен был содержаться в приветственном письме, но его там не оказалось.

Через Behance меня нашли рекрутеры Сбербанка, ВТБ, Россельхоз, Wildberries, ANGRY, ряд стартапов, отечественных и иностранных заказчиков. Одна ленточка дает буквально каждодневные сообщения на протяжение двух недель, потом спрос постепенно гаснет, так как в топ попадают новые ребята, но даже через несколько лет, проделанный труд помогает мне проходить собеседования и находить новые заказы. Портфолио с любой отметкой одобрения — это не напрасный труд, так что есть за что стараться! 🙂

Желаю всем вдохновения и сил преодолеть этот барьер! Если кто хочет услышать мой отзыв на работу в Behance — прикрепляйте в комментариях, буду рада помочь и посмотреть первые 10–20 презентаций 🙂

Если нравится статья и было полезно, дайте знать клапсом 👏. Медиум позволяет поставить больше одного клапса (максимум 50 хлопков), чтобы не было случайно, а осознанно одобрено! Поэтому такому количеству буду особенно рада 😊

Как сделать классные слайды для презентации, если вы не дизайнер

Сергей Слуцкий

Основатель и креативный директор студии презентаций «Метаформа».

Обучиться дизайну сейчас проще, чем когда-либо.

Прямо с ноутбука или смартфона вы можете получить доступ к онлайн-курсам и классным дизайнерским книжкам, в которых умными словами рассказывается про использование модульной сетки и золотого сечения, теорию цвета и сочетания шрифтов.

Но есть ли у вас время и желание погружаться в дизайн и вёрстку, чтобы сделать хорошую презентацию? И что ещё важнее, нужно ли это делать?

Чтобы сделать хорошую презентацию, вам не нужно быть дизайнером — достаточно быть на стороне слушателя, научиться убирать лишнее и фокусироваться на главном.

Шаг 1. Начните с истории, а не слайдов

На мастер-классе, запись которого вы можете посмотреть бесплатно, я советую сначала написать сценарий и нарисовать слайды от руки.

Зачем? Чтобы превратить хаос из текста и данных в интересный рассказ.

Чтобы разобраться в контенте и создать историю, я рекомендую рисовать майндмэпы. Этот мы нарисовали для выступления директора школы продвинутых коммуникаций M-A-C-S.

Боль. Долго и сложно, подходит только для особо важных выступлений.

Решение. Сразу набросайте черновик в PowerPoint/Keynote, но вообще не задумывайтесь о дизайне. Наполните слайды нужным контентом. После этого проверьте работоспособность получившегося прототипа: включите режим просмотра и попробуйте сделать прогон презентации перед воображаемой аудиторией. Если при переключении слайдов возникают логические нестыковки, меняйте слайды местами, добавляйте или убирайте контент.

Слайды должны поддерживать вашу презентацию, а не наоборот. На этом этапе действуйте широкими мазками, принимайте решения быстро и не бойтесь выбрасывать контент в корзину — это черновик, который кроме вас никто не увидит.

Всегда держите в голове цель вашей презентации. Если слайд не соответствует этой цели, безжалостно избавляйтесь от него.

Шаг 2. Один слайд — одна мысль

Зачем? Чтобы слушатель сразу считывал, что вы хотите ему сказать. По данным ^{Slideshare, чтобы слайд был удобен для восприятия, на нём должно быть не больше 25–30 слов. Посчитайте количество слов в вашей презентации и сделайте выводы.}

Боль. Боязнь чистого слайда и желание показать всё и сразу.

Пример слайда Билла Гейтса для выступления — и за час не разберёшься

Решение. Не перегружайте слайд и заодно свою аудиторию. Познакомьтесь с «правилом пятилетнего ребёнка» — ваш слайд должен считываться за 10–15 секунд. В этом вам поможет смысловой заголовок. Не описывайте в заголовке то, что есть на слайде, — сформулируйте вывод, который должна сделать ваша аудитория.

Слайды Стива Джобса для презентации iPhone 3 — простые и минималистичные, с выводом в заголовке

Не бойтесь разделять информацию на отдельные слайды, не нужно создавать сложные для восприятия конструкции. Дайте контенту расположиться свободно. Можно пошагово показать каждый элемент.

Вместо того чтобы на одном слайде показывать все три функции, в проекте для 1С:CRM мы расположили их на трёх слайдах

Шаг 3. Определите цель слайда

Зачем? Слайд помогает вам воздействовать на аудиторию и добиваться понимания. Для этого нужно, чтобы оформление слайда соответствовало его назначению.

Боль. Хочется наполнить слайды бессмысленными элементами, чтобы он стал «красивым»: обязательно вставить фотографию на фон или добавить иконки к пугающему списку из 20 пунктов.

Решение. Прочитайте короткую книгу «Точка контакта: презентация» и возьмите на заметку четыре функции слайда:

1. Напомнить

Никакой сложной визуализации. Достаточно чистого слайда с цифрой или фразой.

Презентация Apple на WWDC 2018 — ничего лишнего

2. Впечатлить

Главный элемент слайда — изображение, которое помогает создать эмоцию. По возможности разместите его на всю ширину экрана, иначе эффект теряется. Для удержания внимания и усиления эффекта можно использовать видео.

Используйте визуальные метафоры, чтобы с помощью изображений рассказать историю

3. Объяснить

Большое количество текста можно заменить схемой или таблицей. Постарайтесь убрать все лишние элементы и управляйте вниманием: слушатель должен понимать, куда ему смотреть, на чём вы хотите сделать акцент.

Иконки для схемы вы можете скачать на сайте Flaticon, а готовые схемы для PowerPoint — в Duarte Diagrammer.

Можно сразу сделать выделение в таблице или схеме, чтобы помочь слушателю понять, куда смотреть

4. Доказать

Используйте диаграммы с умом — ограничивайте количество элементов и не создавайте радугу из цветов. Ваша задача — показать не хаос из данных, а результат и вывод.

Презентация не даст никакого эффекта, если вы только информируете, — и этот слайд для выступления справился со своей задачей подтвердить высказывание спикера

Шаг 4. Наведите порядок

Зачем? Помогите слушателю ответить на вопрос «Куда смотреть?», чтобы быстрее прийти к пониманию.

Боль. На слайде много элементов, и они расположены хаотично, без намёка на выравнивание.

Решение. Постройте иерархию. Главный элемент — это заголовок, сделайте его крупным. Но не забывайте, что после того, как слушатель прочитает заголовок, ему должно быть понятно, на что смотреть дальше. Создайте фокусную точку: используйте цвет, форму или размер. Самые важные элементы можно выделить, чтобы ваша аудитория знала, на что посмотреть в первую очередь.

Сразу понятно, на что обратить внимание после того, как прочитаешь заголовок

Чтобы элементы были выстроены аккуратно, включите линейки и направляющие и не забывайте про функции «Выровнять» и «Распределить»

Шаг 5. Осознанно повторите шаги 1–4

Лучший способ выяснить, хорошо ли получилась презентация, — это позвать друга или коллегу и сделать тестовый прогон. Так вы поймёте, как воспринимается контент, а также проведёте репетицию.

Во время презентации внимательно следите за тем, как слушатели взаимодействуют со слайдами. Здесь им была непонятна ваша диаграмма, а тут пришлось 20 минут объяснять схему. Просите обратную связь и сделайте следующую презентацию лучше. Благодаря этому навык создания презентаций станет вашим конкурентным преимуществом.

Главное — подходить к презентациям осознанно: постройте алгоритм подготовки, который будет вам удобен, тестируйте и внедряйте новые идеи и техники.

Успешная презентация — это не красивые картинки, а инструмент, который поможет вам создать взаимопонимание и решить задачу.

Чек-лист, который поможет сделать презентацию удобнее для восприятия

• Логотип только на титульном и финальном слайдах — это поможет сэкономить ценное пространство экрана.
• На слайде нет элементов, назначение которых вы не можете объяснить.
• Нумерации слайдов нет. Она нужна только в случае, если презентацию понадобится распечатать.
• В презентации используется не больше двух шрифтов, а лучше один.
• Шрифт читается легко и быстро.
• На слайде нет «радуги» из цветов. В идеале — один цвет для акцента, максимум два.
• Вы использовали минимум анимации и сложных переходов — они больше отвлекают, чем помогают.
• В конце презентации вместо «Спасибо за внимание» напишите призыв к действию: что вы хотите от человека, который посмотрел или послушал вашу презентацию.

Читайте также

Как сделать потрясающую презентацию проекта

Многие проекты требуют презентации, будь то в начале, в конце или где-то посередине. Иногда его получают менеджеры или руководители, иногда — команда проекта, а иногда — заинтересованные стороны, которые проявляют особый интерес к проекту.

Презентации проектов могут быть очень нервными и трудными для многих людей, но это не значит, что они должны быть сложными. С практикой и некоторыми основными руководящими принципами вы можете провести потрясающую презентацию проекта, которая поразит их всех.Я провел много презентаций проектов и собираюсь поделиться с вами своими секретами.

1. Представьте проблему и ее решение
2. Повторить основную мысль 3 раза
3. Включите аналогию или историю
4. Слайды должны быть короткими
5. Включите фотографии и диаграммы
6. Связь с аудиторией

Представьте проблему и ее решение

Многие зрители полагают, что вы знаете, о чем говорите, и большую часть времени знаете.Но почему-то, если ведущий не включает тему презентации напрямую, аудитория не хочет решать, что это для себя.

Это похоже на коммерческое предложение в том смысле, что ведущий должен заинтересовать аудиторию. Если вы хотите сделать сообщение максимально понятным, вам нужно указать его напрямую.

Включите аналогию или историю

Один из простых способов заинтересовать людей — использовать аналогию или историю. На самом деле, эта идея настолько естественна и проста в реализации, что должна стать стандартной практикой для любой хорошей презентации проекта.

• Аналогия — это сравнение с похожей вещью из реальной жизни, например,
  
  Этот продукт работает как ракета, взлетающая на Луну. Требуется немного времени на подготовку, что иногда может показаться немного пугающим, только для того, чтобы получить очень быстрый опыт, который закончится относительно быстро, но в конце концов опыт стоит каждой секунды. Я искренне верю в безмерную силу аналогий. Аналогии вовлекают аудиторию в миллисекунды и дают им возможность запомнить презентацию.Я при каждой возможности использовал аналогии в своих статьях, и результаты были поистине потрясающими. Многие презентации проектов проходят в группах, то есть это одна из многих. В этом случае презентация с аналогом запомнится аудитории.
• Рассказ — это опыт, связанный с обсуждаемой темой, например,
  
  В прошлом году мне посчастливилось работать с больными детьми в больнице. Этим детям требовалась спасающая жизнь медицинская помощь, и врачи были фантастическими.Это заставило меня понять, что этот продукт действительно может повлиять на людей и, возможно, даже спасти жизни. История — это личный опыт, ваш или чужой. Они работают как аналогия, вовлекая аудиторию и давая им что-то запомнить проект. Но они могут затянуться, когда аудитория начнет чувствовать, что дело не в них. Ключ к созданию успешной истории — сделать ее краткой и актуальной. Если аудитория не сможет подключить ее к проекту, она потеряет интерес.

Идеи для аналогий на удивление легко найти в Интернете. Идеи личных историй требуют мозгового штурма и размышлений о взаимосвязи между темой и реальным опытом.

Повторить основную мысль 3 раза

Это золотое правило для любого вида презентаций, письменных или устных. Если вы хотите, чтобы кто-то что-то запомнил, вам нужно повторить это трижды:

1. Скажите им, что вы собираетесь сказать
2. Скажи это
3. Скажите им, что вы только что сказали

В большинстве презентаций это введение, основная часть и заключение.Но все три части должны четко и лаконично изложить суть на видном месте. Вы хотите убедиться, что аудитории не нужно думать, что люди могут мечтать о том, что они собираются делать в этот вечер, но они оживятся и сделают короткий, но заметный главный вывод, что они выиграли » не забываю.

В большинстве презентаций аудитория не в том положении, в котором она хочет тренировать свои мыслительные мышцы. Как и в случае с коммерческой презентацией, они не хотят думать самостоятельно, они считают, что задача докладчиков — говорить им, что думать.Следовательно, они очень быстро забывают то, что им говорят.

Кстати, вы заметили аналогию? Готов поспорить, что, если вы больше ничего не вспомните из этой статьи, вы вспомните, что аудитория не хочет тренировать свои мыслительные мышцы.

Слайды Keep Slides, короткие

Многие презентации содержат многословие, требующее длинного чтения, пока докладчик говорит. Я вижу это снова и снова на презентациях, которые посещаю, и даже делал это сам, когда казалось, что другого способа донести мысль не было.Но оглядываясь назад, это пустая трата времени на презентацию. Никто не будет читать длинные абзацы. На самом деле, длинные предложения тоже никто не будет читать.

Идея проста. При написании слайдов презентации ставьте маркеры под двумя строками текста. Больше, и это следует сказать устно или поместить в следующую пулю.

Включите изображения и диаграммы

Презентация, состоящая только из слов, скучна и даже самых заинтересованных зрителей погрузит в состояние глубокого сна.Диаграммы и изображения — это жизненная сила хорошей презентации, и да, на их создание уходит немало времени, а не на выписывание нескольких пунктов. Но соответствующее увеличение вовлеченности аудитории бесценно.

Эта идея не требует пояснений. Убедитесь, что не более половины слайдов презентации содержат только письменные слова.

Связь с аудиторией

Предыдущие 5 пунктов содержали советы по созданию хороших слайдов презентации и планированию, но каковы некоторые идеи, чтобы сделать презентацию потрясающей?

Есть несколько секретов, но ключ ко всем — связь с аудиторией.

Прежде всего помните, что аудитория хочет услышать вашу презентацию. Если бы не было, их бы там не было. Однако у большинства людей не хватает внимания, чтобы оставаться вовлеченными на протяжении всей презентации, если они не очень заинтересованы в предмете обсуждения. Они будут появляться и исчезать из внимания, запоминая только самые интересные (не обязательно важные) части.

Вот несколько указателей:

• Использовать заметки в структуре
  Не читать по сценарию.Хотя в течение некоторого времени можно читать, подробное чтение письменного сценария отключает аудиторию и теряет смысл, потому что люди перестают слушать.
• Поговорите с одним человеком
  Я считаю полезным выбрать одного человека из аудитории и передать им презентацию. Конечно, не смотрите только на них, но позвольте понять, что вы не столько разговариваете с более широкой аудиторией, сколько проводите множество презентаций для отдельных людей одновременно.
• Не подводите самых заинтересованных людей из аудитории
  Вот еще один совет, который я использовал в своих презентациях, а также в музыкальных выступлениях. В аудитории обязательно найдется хотя бы один человек, которому нравится то, что вы говорите, и который хочет узнать об этом все. Разве это не будет большим разочарованием, если вы их подведете? Пусть все ваше беспокойство по поводу презентации подчинится желанию убедиться, что тот человек, который действительно хочет знать вашу информацию, не разочарован.Я имею в виду, почему ты вообще со всеми разговариваешь, это все равно?

Это мои секреты потрясающих презентаций! Дайте мне знать, как это происходит, и какие еще у вас есть советы в разделе комментариев ниже. Я буду рад получить известие от вас!

10 способов улучшить презентации ваших проектов

Как руководителя проекта вас иногда просят сделать презентации совету директоров, группе старших руководителей, внешнему поставщику или вашей организации. Вот возможности, которые помогут заинтересованным сторонам понять ваши проекты.С каждой презентацией вы можете попробовать что-то новое и научиться улучшать свои презентации.

1. Планируйте свои презентации.

Хотите представить более эффективно? Создайте презентацию с хорошей структурой. Структура поможет вам вспомнить и, что более важно, поможет вашей аудитории следить за вашей презентацией. Вот простая, но эффективная структура:

• Введение. Представьте большую идею. Какова основная проблема или возможность, о которой вы хотите, чтобы ваша аудитория думала?
• Кузов. Предложите аудитории три практических шага к реализации большой идеи.
• Заключение. Переформулируйте основную идею и кратко опишите действия.

Не сложно, а? В этом суть идеи — делайте вашу структуру простой.

2. Придите рано.

Рекомендуется заранее прибыть на место проведения презентации. Убедитесь, что все настроено так, как вы просили. Проверьте оборудование, чтобы убедиться, что такие вещи, как микрофон, PowerPoint, пульт дистанционного управления и проектор, работают должным образом.

3. Сосредоточьтесь на себе (а не на слайдах).

При презентации сосредоточьтесь на себе, а не на слайдах. Многие докладчики совершают ошибку, помещая слишком много текста на свои слайды. Аудитория тратит больше времени на чтение слайдов, чем на зрительный контакт с вами — докладчиком. Если вы знаете, что комната будет тускло освещена, попробуйте направить свет на себя.

4. Используйте схему (не сценарий).

Если вы хотите лучше общаться со своей аудиторией, используйте разговорный стиль.Докладчики, читающие свои презентации, кажутся немного неестественными (ну ладно, скучно). Попробуйте использовать план для большей части вашей презентации, а не сценарий. Можно читать цитаты и отрывки из книг, чтобы проиллюстрировать точку зрения.

5. Попрактикуйтесь в презентации.

Меня поражает, сколько людей никогда не практикуют свои презентации. Тот факт, что вы разработали слайды и план, не означает, что вы готовы провести потрясающую презентацию. Пройдите презентацию — поговорите — освоитесь с подачей.Подумайте о скорости, тоне и частях, которые вы хотите выделить.

6. Смотрите в глаза.

Помните — используйте разговорный стиль. Смотрите в аудиторию и поддерживайте постоянный, сфокусированный зрительный контакт с людьми в течение коротких периодов времени. Сколько? От трех до пяти секунд. Эта привычка может превратить вашу аудиторию в заинтересованных участников.

7. Используйте наглядные пособия.

Одна из самых ярких презентаций, которые я когда-либо видел, было около пятнадцати лет назад.Я никогда не забуду его. Для иллюстрации принципов управления рисками ведущий использовал юмористические ролики из мультфильмов «Дорожный бегун». У нее также были вспомогательные визуальные эффекты — игровые ракеты Acme и чучела животных. Она могла бы просто рассказать истории Road Runner, но визуальные эффекты сделали презентацию более увлекательной и запоминающейся.

8. Делайте слайды простыми.

Со временем я перешел от текстовых слайдов к слайдам, состоящим из изображений с небольшим количеством текста. Моя цель — заинтересовать публику меня, ведущего.Слайды дополняют то, что я говорю (а не наоборот).

Когда я создаю слайды с маркерами и текстом, я делаю каждую строку короткой — без переноса текста. Я также ограничиваю количество пуль до семи.

Щелкните здесь, чтобы получить дополнительные советы от TEDBlog.

9. Используйте истории и аналогии.

Дайте людям цифры и статистику, и вы быстро потеряете свою аудиторию. Как вариант, рассказывайте истории, чтобы заинтересовать участников. Люди могут увидеть себя в ткани ваших историй.Истории дают контекст и позволяют людям экстраполировать соответствующий смысл для их личного применения. Кроме того, люди запоминают истории намного лучше, чем числа и скучные факты.

10. Предоставьте копию презентации.

Вскоре после презентации я говорю своей аудитории: «Эй, в конце этой презентации я расскажу вам, как вы можете получить раздаточный материал, содержащий ключевые моменты сегодняшней презентации».

Имейте в виду, что мои слайды — это в основном изображения (а не заметки).Поэтому с подробностями создаю отдельный раздаточный материал. В конце презентации у меня либо есть копии, которые участники могут забрать, либо я предоставляю URL-адрес, по которому они могут загрузить раздаточный материал из моего DropBox.

Как представить проект и произвести впечатление на аудиторию: 6 лучших советов

Представьте себе: вы настроили себя перед большой презентацией, мысленно просматривая свои заметки, чтобы произвести впечатление на аудиторию своим потрясающим проектом, когда закрадываются сомнения.Что делать, если ты ошибаешься? Что, если вы усыпите публику? Стоило ли вам больше времени уделять тренировкам? Представляете ли вы свой проект сотням людей на конференции или небольшой группе людей, многие докладчики задаются вопросом, как представить свои важные проекты, и нервничают, прежде чем выступить перед аудиторией.

Больше не беспокойтесь о том, как представить свой проект. Какими бы высокими или низкими ни были ставки для представления вашей следующей презентации проекта, эти шесть советов укрепят вашу уверенность, помогут донести ваше сообщение и подготовят вас к привлечению аудитории.

1. Подтвердите свой авторитет

Ваш материал не будет иметь большого веса, и вы не произведете впечатление на аудиторию, если не сможете убедить их, что знаете свое дело. Вы, , можете знать, что обладаете квалификацией и опытом, но ваша аудитория — нет. И даже если у вас уже есть какое-то доверие, вам все равно нужно поддерживать его на протяжении всей презентации.

Утверждение вашего авторитета начинается с того момента, как вы входите в комнату. Одевайтесь в соответствии с аудиторией и ситуацией, чтобы ваш гардероб не отвлекал вас от вашей презентации.Выразите уверенность в своем языке тела, встав прямо, глядя зрителям в глаза и избегая тиков, таких как заламывание рук или щелканье ручкой. В начале презентации зарегистрируйте свой авторитет, объяснив, что дает вам право представлять свой проект и участвовать в этом обсуждении. И, наконец, заранее отшлифуйте каждый аспект своей презентации, от поиска высококачественных визуальных элементов до отработки того, как подать свою устную речь.

2. Максимально используйте пространство

Боритесь с желанием стоять на месте.Перемещение по сцене, классу или конференц-залу не только заставит вас выглядеть лучше и увереннее в своей презентации, но и привлечет внимание аудитории, сделав презентацию более динамичной. В то же время это не означает, что вам следует постоянно ходить в темпе — слишком много движения может отвлекать.

3. Не бойтесь тишины

Заманчиво заполнить любые пробелы в тишине, говоря постоянно, но это означает, что вы не даете своей аудитории достаточно времени, чтобы усвоить то, что вы представляете.Если вы слишком много и слишком быстро говорите, это также может выдать вашу нервозность. С другой стороны, если вы позволите себе некоторое молчание, это поможет вашей аудитории усвоить и запомнить больше информации.

Хотя может потребоваться метод проб и ошибок, чтобы правильно определить, сколько тишины — это слишком много, вы всегда должны включать в свою презентацию несколько тихих моментов. Сделайте паузу после того, как представили большую проблему или свое уникальное решение, и позвольте весу этого значения переложить на вашу аудиторию. Позвольте некоторым визуальным элементам вашей презентации говорить сами за себя, когда вы показываете значимое изображение или важный график.С практикой молчание может стать важным союзником в впечатлении вашей аудитории.

Захватите их внимание, сделав вашу презентацию более интерактивной

4. Не зацикливайтесь на ошибках

Ошибки случаются. Ноутбуки зависают, оборудование выходит из строя, или вы можете забыть ту строчку, которую вы практиковали тридцать раз перед зеркалом. Однако ваша аудитория с меньшей вероятностью будет судить о вас на основании ваших ошибок и с большей вероятностью оценит, как вы выздоравливаете. Если вы запутались в словах или в презентации, не зацикливайтесь на них.Протолкните и продолжайте. Это также означает, что вы не так сильно полагаетесь на свои технологии, чтобы все разваливалось, когда что-то не работает так, как вы надеялись.

5. Владеть визуальным элементом

Визуальные элементы часто могут сделать презентацию или сломать ее, а также выделить результаты вашего проекта или отойти на второй план. Используя интерактивный инструмент презентации, такой как Prezi, можно конкретизировать ваши абстрактные идеи, синтезируя и отображая изображения, идеи, данные и многое другое.Но всякий раз, когда вы привносите в презентацию какой-либо визуальный элемент, помните следующее: содержание презентации должно дополнять ваш устный материал, а не являться основным актом. Не стоит стоять спиной к половине аудитории, дословно читать презентацию и надеяться, что аудитория не заснет.

Чтобы помочь вам использовать визуальные эффекты для улучшения вашей презентации и сообщения, вы захотите максимально использовать все, что Prezi может предложить. Преобразуйте исходные слайды PowerPoint в динамическую презентацию Prezi, которая дает вам индивидуальный контроль над тем, как вы представляете.Используйте формат разговорной презентации Prezi, чтобы позволить аудитории направлять презентацию и сразу переходить только к наиболее актуальным темам. Применяйте согласованные стили, шрифты и цвета, чтобы придать вашей презентации ощущение целостности. Используйте только качественные изображения. Плохо продуманный и беспорядочный визуальный дизайн подорвет ваш авторитет и отвлечет от вашего сообщения.

6. Быстро привлечь внимание аудитории

Вы не сможете произвести впечатление на аудиторию, если она засыпает на полпути к презентации.Вам необходимо привлечь аудиторию с самого начала и поддерживать это внимание на протяжении всей презентации проекта. Думайте о начале вашей презентации как о первой странице книги. Будет ли ваша аудитория продолжать читать после этой первой строчки или первого абзаца? Зацепите аудиторию, представив проблему, которую вы попытаетесь решить, или поделившись личным анекдотом. Свяжите обсуждение с текущими событиями или другими важными вопросами, связанными с вашим более широким разговором.

После того, как вы зацепили свою аудиторию, удерживайте ее внимание, вступая с ней в диалог.Если это уместно для ситуации, задавайте вопросы и заставляйте аудиторию взаимодействовать с вами. Дайте им подсказку, чтобы они могли обсудить с окружающими. Оставьте время для вопросов. Если вы можете заставить аудиторию почувствовать себя частью вашей презентации, вам будет лучше поддерживать ее вовлеченность, и ваше сообщение с большей вероятностью останется неизменным.

Не позволяйте переживать по поводу того, как представить свой проект, чтобы вы не впечатлили аудиторию. Совместите эти советы с высококачественной презентацией Prezi, и вы привлечете людей, донесете до них свое сообщение и будете более уверены в себе в следующий раз, когда вас попросят выступить.

Удивите всех с помощью этих 11 шагов по управлению проектами

Когда я смотрю на пустой документ Microsoft Word, мне хочется паниковать.

Есть так много направлений, по которым я могу писать, и так много слов, которые мне нужно собрать в статью к концу дня. К счастью, я смягчаю это с помощью тщательного исследования и планирования, поэтому к тому времени, когда я пойду писать, я уже готов.

Речи должны вызывать такой же страх.Для многих это не так.

«Я просто займусь этим», — говорят некоторые ведущие. «Я знаю, о чем буду говорить, и у меня все будет хорошо». Конечно, вы сможете запутаться в своей презентации, но, честно говоря: вероятно, это не будет чем-то, чем вы будете гордиться.

Вот как это изменить.

Используйте правильное программное обеспечение для презентаций, чтобы привлечь аудиторию и донести свою точку зрения. В каталоге Capterra вы найдете то, что лучше всего соответствует вашим потребностям.

Презентации проектов уникальны.Вы должны обработать огромное количество информации за короткий промежуток времени в сложной ситуации. Вот одиннадцать шагов, которые вы должны предпринять, чтобы убедиться, что вы предоставили лучшую презентацию из возможных.

1. Действительно понять цель презентации.

Определение причины презентации вашего проекта — ключ к подготовке всего выступления. Представляя объем проекта? Это будет совершенно другая презентация, чем о факторах успеха, основных этапах проекта или вашем управлении рисками.

Выясните, предназначена ли ваша презентация для того, чтобы проинформировать вашу аудиторию — скорее всего, в качестве менеджера проекта — или убедить . Знание того, какую презентацию проекта вы проводите, поможет сформировать ваш подход к выступлению. Но прежде чем приступить к изложению…

2. Знайте свою аудиторию.

Кто стоит за улыбающимися лицами, составляющими вашу аудиторию? Это твой босс? Босс твоего босса? Руководители вашей команды? Рассмотрение властных отношений между вами и вашей аудиторией поможет вам определить, какие моменты для них наиболее важны, а какие можно не учитывать.Знание своей аудитории также повлияет на то, какой язык вы используете и как излагаете свои идеи.

Знание своей аудитории не ограничивается тем, где они находятся в корпоративной цепочке по отношению к вам. Вы также должны учитывать, со сколькими людьми вы будете разговаривать. Toastmasters советует: «Разговор с 10 людьми или меньше — это разговор. Встав перед 20 людьми — это речь. Если в зале 40 человек, это спектакль. 100 человек и более — это шоу ». Планируйте соответственно.

3.Исследовать.

Теперь вы знаете, почему вы проводите эту презентацию и для кого она, поэтому спросите себя: что волнует этих людей? Скорее всего, ваша презентация по управлению проектом будет охватывать множество показателей. Помимо заявленных целей и анализа масштабов, убедитесь, что ваша финансовая информация всегда доступна. Используйте свое программное обеспечение для управления проектами, чтобы определить точки риска и ход проекта. Относится ли ваш проект к проектам других компаний? Убедитесь, что у вас есть эта информация.

Не имеет значения (пока), если ваше исследование находится в комплекте, но это поможет собрать его в одном месте. Я лично использую текстовый документ с полужирным заголовком, чтобы систематизировать свои выводы, но я также слышал, что Scrivener и Evernote также отлично подходят для организации исследований.

4. Выберите основные моменты.

Разложите новый лист бумаги: вы готовы выделить основные моменты. Основные моменты подобны маленьким тезисам; это утверждения, требующие обоснования.Например:

Нам следует подумать о расширении сферы нашей деятельности.

Я хотел бы попробовать использовать Scrum для этого проекта.

Давайте поработаем над исправлением нашей функции обслуживания клиентов для этого спринта.

Выбор основных моментов должен быть очевиден, если вы провели исследование и знаете, почему вы представляете. Это самые важные темы, которые необходимо представить в своей речи. Запишите их, а затем проведите мозговой штурм, какие факты подтверждают ваши утверждения.

Например, если ваша претензия: «Нам нужно продлить наш крайний срок», подкрепите ее словами «У нас на прошлой неделе был сбой в обслуживании, что затруднило своевременное получение результатов» и «Мы работали в некотором буферном времени для этот спринт; отодвинуть крайний срок на один дополнительный день — не проблема. Вот почему мы планируем ». Организуйте вспомогательную информацию по соответствующим основным пунктам.

Теперь вы готовы к вашему знакомству.

5. Напишите введение.

Любое хорошее введение состоит из трех частей:

1. Привлекающий внимание
2. Диссертация
3. Предварительный просмотр

Ваше внимание привлекает первое, что вылетает из вашего рта, когда вы начинаете презентацию — это также, возможно, самая важная часть вашей речи, потому что она охватывает первые несколько секунд, которые ваша команда будет судить о вас как динамик.Сделайте это.

Начните свою речь с цитаты, статистики или рассказа. Если вы не знакомы с командой, которую представляете, откажитесь от вариантов — вроде глупой шутки — которые могут поставить под угрозу ваш авторитет. Цитаты, статистика и истории, кажущиеся сухими на бумаге, могут быстро заинтересовать аудиторию и вдохновить ее на ваш проект.

Ваша диссертация — это просто краткое изложение ваших основных идей — представьте себе общую картину. Хорошим примером может быть: «В целом проект идет хорошо, но нам нужно внести некоторые небольшие изменения, чтобы двигаться вперед» или «У меня есть подробный план проекта, который я собираюсь показать вам сегодня.”

Аристотель был прав — скажите им, что вы собираетесь им сказать, скажите им, а затем скажите им то, что вы им сказали. Этот риторический подход к выступлениям наиболее заметен в превью. Предварительный просмотр обрисовывает в общих чертах ваши основные моменты. Это может выглядеть примерно так:

« Сначала я расскажу о цели проекта. Затем я представлю наш график и, наконец, остановлюсь на результатах. ”

У вас написаны первые 2/3 вашей речи! Теперь осталось только заключение.

6. Напишите свое заключение.

Каждый хочет закончить свою речь на ура, а это сложно сделать с деловой презентацией. Лучший способ удержать аудиторию в курсе последних фрагментов презентации — это суммировать и закрыть .

Резюме очень похоже на превью; повторите то, что вы уже сказали аудитории. Взяв приведенный выше пример, вы могли бы просто сказать: «У нашего проекта четкие цели, сжатые сроки и надежные результаты.”

Завершение — это просто одно предложение после слова «спасибо», которое позволяет аудитории узнать, что вы закончили презентацию. Два самых простых варианта закрытия — это задать вопросы или поблагодарить товарищей по команде.

Поздравляю! Вы написали основной план своей речи. Пришло время его усовершенствовать.

7. Подумайте о переходах.

На этом этапе ваш план должен выглядеть так:

Привлекающий внимание:

Диссертация:

Предварительный просмотр:

Пункт 1:

Опорная точка 1A:

Опорная точка 1B:

Опорная точка 1С:

Пункт 2:

Опорная точка 2A:

Опорная точка 2B:

Опорная точка 2C:

Пункт 3:

Опорная точка 3A:

Опорная точка 3B:

Опорная точка 3C:

Резюме:

Заключение:

Прыжки от точки к точке могут быть прерывистыми.Вот почему, когда я был речевым тренером, я рекомендовал использовать переходы и указатели. Переход довольно прост — он напоминает аудитории о том, какую тему вы только что затронули, а затем направляет их к следующему пункту. Например, вы всегда можете сказать что-то вроде: «Теперь, когда мы достигли целей нашего проекта, давайте поговорим о сроках».

Указатели — это переходы из одного слова, например «однако» или «в результате», которые помогают пролить свет на ход вашей логики. Аудитория не сможет пролистать вашу речь, если забудет, с чего началась ваша точка зрения, поэтому переходы и указатели помогают им не сбиться с пути.

8.

Теперь пришло время подумать о стиле.

Некоторые речи смешные. Некоторые выступления захватывающие. В других выступлениях удается собрать невероятно сухую информацию и сделать ее интересной. Все эти качества презентации исходят от стиля докладчика.

Ваша индивидуальность будет сиять через вашу презентацию, несмотря ни на что, но важно помнить об этих трех характеристиках качественной речи.

Они четкие, лаконичные и конкретные.Ваша доставка должна быть четкой. Избегайте «умс» и жаргона. Вы должны быть краткими: все, что не подтверждает основную мысль или является переходом, следует исключить из вашей общей презентации. И вы должны быть конкретными: убедитесь, что вы предоставили своей команде элементы действий и описательный язык, которые помогут им двигаться вперед.

9. Пора тренироваться!

Вы и ваша презентация уже через многое прошли. Вы обрисовали в общих чертах свою речь, поиграли с формулировками, вставили переходы и, возможно, даже создали PowerPoint, чтобы дополнить вашу встречу.Но вы еще не совсем готовы к заседанию совета директоров. Вы должны практиковать.

Практика помогает докладчикам сузить речь даже больше, чем перебирать ее для ясности и непонятного языка. Слова, которые прекрасно звучат на бумаге, могут быть неудобными для произнесения вслух. Переход, который вы считали убийственным, может потерпеть неудачу после доставки. Та классная шутка, которая, как вы думали, может стать ледоколом? Это может звучать довольно мертво в комнате без людей (или с неотзывчивой аудиторией).Практика своей речи — единственный способ обезопасить себя от предсказуемых проблем.

Я рекомендую говорить спонтанно. Вам не обязательно запоминать свою речь — на самом деле, я думаю, что это довольно сложно сделать, и это звучит банально, — но я также не рекомендую читать по тексту. У вас должен быть готов план для переноса на карточки (вы, вероятно, единственный человек в комнате, который думает, что это выглядит глупо) или для распечатки крупным читаемым текстом.

В ваших заметках не должно быть дословного описания того, что вы собираетесь сказать, но они должны давать вам достаточно подсказок, чтобы вы продолжали говорить.

10. Научитесь сдерживать беспокойство.

Если вы попрактикуетесь в речи, вы будете меньше нервничать.

Это стоит повторить.

Практика.

Ваш.

Выступление.

Чем удобнее вы знакомы с исходным материалом, тем легче будет в день презентации. Любой, кто зарабатывает на жизнь презентациями — от танцоров до комиков и президентов — будет репетировать снова и снова, чтобы убедиться, что им комфортно то, что они представляют.А если оратор расслаблен, аудитория расслабится вместе с вами, создавая общее ощущение комфорта. Использование карточек также поможет облегчить ваше беспокойство — напишите их хорошо, и вы ничего не забудете!

Если у вас все еще есть предречевое дрожание, как у большинства населения, есть способы облегчить ваш страх. Подиум, за который можно держаться, поможет справиться с любой тряской, которая может возникнуть во время выступления. Также принесите стакан воды. Время от времени делая глоток, вы делаете паузу в самой презентации, что позволяет вам перегруппироваться.

И это само собой разумеется, но забота о своем теле также поможет облегчить ваше беспокойство. Перед презентацией выспитесь три ночи подряд. Хорошо ешьте накануне и утром перед. Упражнения — это улучшит ваше самочувствие. Здоровое тело дополняет ваш разум, помогая запоминать сценарий и, в первую очередь, зачем вы вообще выступаете.

Просто помните: вы для этого тренировались. Вы можете качать эту презентацию. Не позволяйте собственному беспокойству мешать вашему успеху.

11. Произнесите речь! У тебя все получится!

На данный момент мы прошли большой путь. Это всеобъемлющее руководство подготовит вас к игровому дню, от определения смысла речи до подготовки тела накануне. У вас все будет хорошо, потому что вы достаточно отрепетировали свою речь, а затем чувствуете себя невероятно до конца дня. Ваша речь будет организованной, ясной и интересной. И ваши коллеги будут благодарить вас за это — никто не хочет сидеть на презентации, когда докладчику неудобно, — это просто заставляет всех остальных чувствовать себя неуютно.Вы обязаны добиться успеха перед своей аудиторией — и теперь у вас есть для этого инструменты.

Подробнее?

Это руководство охватывает очень многое. Надеюсь, к настоящему времени вы научились эффективно исследовать и обрисовывать свою речь, адаптировать свой стиль в соответствии с вашими потребностями, осознавать важность репетиции и находить способы помочь обуздать боль от речевого беспокойства. Как вы готовитесь к презентациям? Есть ли совет или уловка, которые я пропустил? Добавьте это в комментарии ниже!

Как сделать эффективную презентацию PowerPoint

Здравствуйте! Если вы попали на эту страницу, выполнив поиск в Google по запросу «Как сделать эффективную презентацию PowerPoint», вас также заинтересует мое Руководство «Как сделать эффективную презентацию PowerPoint».

Я попросил нескольких экспертов дать советы о том, как сделать эффективную презентацию PowerPoint. Следуйте этим советам, и вы сможете создавать простые и понятные слайды PowerPoint.

1. Сначала спланируйте содержание

Многие эксперты предупреждали об опасностях планирования презентации в PowerPoint:

Эллен Финкельштейн: Многие люди начинают процесс создания презентации в PowerPoint с ввода текста на слайды. Плохая идея. Контент должен определять дизайн.

Берт Декер: Конечный результат полностью основан на PowerPoint, и у нас есть информация без влияния и данные без эмоций.

Итак, самая важная рекомендация — сначала спланировать контент. Эта рекомендация повторялась снова и снова. В некоторых случаях это была единственная рекомендация, которую сделали участники:

Джои Ашер: Вот что я хотел бы видеть в будущем. Давайте начнем создавать презентации с чистого листа бумаги и записывать, чего мы хотим достичь и что волнует нашу аудиторию.

Гитеш Баджадж: Всегда начинайте презентацию с бумаги — нарисуйте свои идеи, увязайте отношения между концепциями и создайте раскадровку.

Джордж Торок: Первое, что нужно сделать докладчикам, — это задать эти важные вопросы перед созданием презентации. Какова цель вашей презентации? Что вы хотите, чтобы аудитория сделала из-за вашей презентации? Какое послание вы хотите передать, чтобы помочь вам в достижении этой цели?

2.Используйте простой фон и удалите ненужные детали.

Удалите этот шаблон PowerPoint. Шаблоны PowerPoint исходят из того, что слайды PowerPoint похожи на документы и поэтому должны иметь фирменный стиль. Шаблоны добавляют беспорядок и отвлекают от визуального воздействия слайда. Вот только 3 репрезентативных предложения из сделанных:

М. Дж. Плебон: Пусть большинство людей начнет творить с чистого белого холста.

Джероми Тиммер: Все стандартные шаблоны Microsoft PowerPoint воняют.Ужасно. Те, которые не совсем уж ужасны, настолько злоупотребляют, что превратились в клише. Не используйте ни один из них.

Кристоф Харрер: Когда дело доходит до дизайна слайдов, вы должны думать не об оформлении, а о коммуникации. Все, что вы добавляете на свои слайды, должно положительно повлиять на сообщение, которое вы передаете. Вот почему я всегда использую очень простую тему дизайна для своих слайдов.

Исследования

Прямых исследований использования шаблонов в PowerPoint не проводилось.Однако есть исследования, которые показывают, что любой материал (изображения, звуки или информация), концептуально не относящийся к теме, вредит обучению.

Клифф Аткинсон: Результаты фундаментальных исследований остаются верными в 2009 году, как и в 2008 году — удаление посторонней информации с экрана на самом деле увеличивает обучение.

Дженнифер Каммейер: PowerPoint с нерелевантными изображениями может нанести ущерб обучению (Bartsch, R.A. & Cobern, K.M. (2003). Эффективность презентаций PowerPoint на лекциях.Компьютеры и образование, 41, 77-86.)

А как насчет корпоративных шаблонов?

Практически в каждой организации есть шаблон, который вы должны использовать при создании презентации PowerPoint. Идея, стоящая за этим, создана из лучших побуждений. Персонал с творческими способностями может попасть в ужасный дизайнерский беспорядок без всяких указаний. Но корпоративные шаблоны, как правило, содержат много отвлекающих посторонних деталей. Посмотрите этот пример из Skype (спасибо Яну Шултинку за его выделение).

Если вам это удастся, просто используйте простой фон, основанный на ваших корпоративных цветах. Джероми Тиммер предлагает:

Вы по-прежнему можете использовать свой бренд в презентационных материалах. Создайте цветовую палитру на основе вашего логотипа или фотографии, представляющей вашу отрасль. Мой любимый инструмент для этого — Kuler.

Вы можете позволить себе небольшой заниженный логотип в углу — например, на этом фоне от Duarte.

3.Одна идея на слайд

Итак, теперь у вас есть простой фон вместо загроможденного и отвлекающего шаблона PowerPoint. Используйте каждый слайд, чтобы выразить одну идею:

Эллен Финкельштейн

Докладчики могут полностью превратить свои презентации из скучных шаблонов в впечатляющие визуальные эффекты, поместив одну точку на слайде.

Роберт Лейн

Докладчики должны убедиться, что слайды соответствуют принципам хорошего когнитивного дизайна. Такая простая вещь, как наличие только одной основной идеи для каждого слайда, имеет огромное значение.

Исследования

Майкл Элли — ведущий исследователь в этой области. Его исследование предполагает, что идея должна быть выражена в виде полного предложения. Дженнифер Каммейер говорит:

Alley (и др.) Обнаружил, что учащиеся лучше могли вспомнить основное утверждение слайдов, когда им был представлен заголовок из полного предложения, написанный как утверждение, по сравнению с заголовком слова или фразы. Элли М., Шрайбер М., Рамсделл К. и Маффо Дж. (2006). Как дизайн заголовков в слайдах презентации влияет на удержание аудитории.Технические коммуникации, 53, 225-234.

Майкл Элли повторяет это в своем вкладе в этот проект:

Меньше слов на каждом слайде (в идеале один заголовок предложения, не более двух строк, в котором утверждается утверждение слайда).

4. Подкрепите заголовок графическими доказательствами

Вместо патронов подкрепите свои доводы наглядными доказательствами. Это могут быть фотографии, изображения, диаграммы и диаграммы.

Кристоф Харрер: Произнесите слова и разместите изображения на слайдах.

Лиза Брейтуэйт: Подкрепите свою точку зрения креативными и актуальными изображениями.

Майкл Элли: Используйте графику, а не маркированные списки для поддержки заголовка.

Исследования

Ричард Майер называет это принципом мультимедиа: используйте слова и графику, а не только слова. Это подтверждается исследованиями в области электронного обучения. В своей книге «Электронное обучение и наука об обучении», написанной в соавторстве с Рут Кларк, Ричард Майер рассматривает результаты десяти различных исследований, сравнивающих успеваемость учащихся, которые учились с помощью слов плюс графики или только слов:

Во всех десяти сравнениях учащиеся, получившие мультимедийный урок, состоящий из слов и изображений, лучше справились с последующим переводным тестом, чем учащиеся, получившие ту же информацию только на словах.

Эти исследования касаются электронного обучения, а не PowerPoint. Однако Ричард Майер считает, что эти исследования имеют отношение к PowerPoint. В своем вкладе в этот проект он говорит:

В течение последних 20 лет я и мои коллеги из Калифорнийского университета в Санта-Барбаре проводили строгие научные эксперименты, направленные на определение того, что работает с мультимедийными презентациями. Я надеюсь на будущее, что результаты этого исследования могут быть использованы для повышения эффективности сообщений PowerPoint.

5. Не всегда нужен слайд

Не для каждого пункта презентации нужен слайд:

Эндрю Лайтхарт: Вам нужно только наглядное пособие в презентации, если оно вам понадобится в разговоре.

Майкл Элли: Слайды следует проецировать только тогда, когда они служат для презентации.

Что вы делаете, когда не показываете слайд? Вы вставляете в слайд-шоу простой черный слайд.

Берт Декер: Это простая концепция, но, тем не менее, она очень важна, если использовать ее постоянно.Это изменит правила игры!

Или, может быть, PowerPoint — не самый подходящий инструмент в то время для вашей презентации.

Лиза Брейтуэйт: Точно так же, как ни один человек не может удовлетворить все ваши потребности в отношениях, ни один инструмент не может удовлетворить все ваши потребности в презентации. Мне нравится использовать флип-чарты с PowerPoint или без него; флип-чарты, используемые для набросков идеи, получения отзывов от аудитории или проведения групповых мероприятий, чтобы презентация оставалась живой. Есть движение, есть взаимодействие, есть решение проблем, и деятельность является спонтанной, создается на месте.

6. Разложите детали в раздаточных материалах

Этот товар рекомендовали больше всего! Если вы хотите следовать лучшим практикам, просто распечатать слайды PowerPoint для создания раздаточного материала больше не вариант. Вот некоторые из представлений:

Майк Пульсифер: Хорошо продуманные слайды — ужасный раздаточный материал, поскольку на них отсутствует текст на слайде, необходимый для формирования информативного повествования. [Создать] раздаточные материалы, которые раздаются после презентации.

Клифф Аткинсон: Ваши раздаточные материалы [являются] хранилищем подробной информации.

Саймон Рэйбоулд: [Имейте] хорошо написанные раздаточные материалы, которые можно оставить после презентации для тех, кто хочет знать, почему и где. Конечно, они должны отличаться от слайдов!

Исследования

Мне не известно о каких-либо исследованиях конкретно по этому поводу. Но, учитывая, что исследования показывают, что подробный текст со слайдов убирают, создание раздаточных материалов для подробной информации имеет смысл.

Примечание:

Этот пост — часть написанного мною проекта в 2009 году.Вот все пожертвования:

1. Список всех сообщений в блогах с кратким описанием каждого сообщения из одного или двух предложений.
2. Список всех сообщений в блогах с цитатами из каждого сообщения.
3. В сообщениях по электронной почте, которые я получил, приводится полная цитата. Это Клифф Аткинсон, Гай Кавасаки, Джули Терберг, Майкл Элли, Нэнси Дуарте, Ричард Майер и Сет Годин.

А вот и другие сообщения:

1. Дизайн слайдов PowerPoint: имеет ли значение дизайн?
2. Простота в сравнении с деталями в дизайне слайдов PowerPoint.
3. Самая перспективная технология слайдов на 2009 год.

Успех! Проверьте свою электронную почту, чтобы найти ссылку для загрузки SpeakerMap. А если вам предстоит презентация, воспользуйтесь интерактивными советами по электронной почте, которые мы вам пришлем.

Как успешно завершить презентацию проекта

Как участник Premium Plus , вы должны работать над проектами и представлять их наставнику для оценки.В этом коротком сообщении в блоге мы решили поговорить об этих важнейших презентациях, чтобы помочь вам подготовиться к ним как можно лучше и заверить вас, что CAN определенно это сделаете.

Экзаменационный стресс — это то, через что мы все прошли! Это то, чего мы действительно не можем избежать во время учебы. Однако можно убедиться, что вы находитесь в лучшем положении, чтобы подготовить вас к этим «страшным» моментам. Как говорится: Предупрежден — значит вооружен!

Прежде всего, давайте немного смягчим драму.Что именно влечет за собой презентация?

• 20 минут разговора о своем проекте
• 10 минут вопросов и ответов
• Конструктивный обмен мнениями с полезными экспертами (наставниками)
• Момент, когда вы можете показать, что освоили новые навыки (и, следовательно, очень позитивный момент, когда вы можете гордиться своими достижениями!)

Вот наши главные советы по успешной подготовке к презентации.

За последние 2 недели до презентации отрепетируйте ее!

• По возможности — перед зеркалом; перед вашим лучшим другом; записав его и послушав в автобусе.
• Время пришло! Это отличное упражнение, чтобы следить за тем, сколько времени оно займет. Помните, что мы всегда медленнее, чем думаем, поэтому помните об этом.
• Когда будете готовы, можете сдать пробный экзамен. Просто обсудите детали со своим наставником и дерзайте!

За час до презентации создайте наилучшие условия:

• Наденьте что-нибудь профессиональное. Конечно, не слишком много! Но это все же профессиональная презентация, которая будет записана, и она может быть похожа на настоящее рабочее собеседование.Наденьте одежду, в которой вам удобно.
• Убедитесь, что освещение правильное. Избегайте фонового освещения.
• Найдите тихое место с хорошей акустикой.
• Наденьте наушники, на случай, если ваш сосед в этот день слишком шумный и мешает вам сосредоточиться.
• Выпейте воды и держите стакан рядом с собой, чтобы избежать сухости во рту

За 5 минут до презентации сделайте глубокий вдох!

• Скажите себе, что вы готовы к этому и все будет хорошо.Помните, что ваш наставник думает, что вы … а значит, это правда! Верьте в себя 😉
• Выделите одну минуту, чтобы сделать глубокий и спокойный вдох. Постарайтесь как можно больше очистить голову и сосредоточиться на позитивных мыслях.

Во время презентации не забудьте произвести хорошее впечатление, как на собеседовании!

• Вы стоите перед тем, кто тратит время на то, чтобы вас выслушать. Скажите привет и будьте вежливы.
• Представьте им свою работу.Вы можете знать это как свои пять пальцев, но они не знают, вам нужно будет провести их через это.
• Говори медленно и спокойно. В условиях стресса мы работаем быстрее, но на самом деле это лучший способ потерять чье-то внимание.

Не волнуйтесь, все будет хорошо!

Но на всякий случай — что будет, если что-то пойдет не так?

• Во время презентации:
  • Мы часто думаем, что дела идут не очень хорошо, но не всегда правы.Сохраняйте спокойствие, старайтесь изо всех сил, и, скорее всего, вы будете удивлены последним замечанием экзаменатора. К лучшему конечно.
  • Если не знаешь, скажи! Вас не просят знать все, а быть скромным и честным в отношении своих знаний считается большим навыком!
• Если ваша презентация не удалась:
  • Подышите немного. Вы точно будете разочарованы, но это еще не конец света. Такое случается даже с лучшими из нас.
  • Давайте развенчаем миф — не все студенты сдают презентацию с первого раза. Что наиболее важно, так это позитивный подход к учебе, умение учиться и не сдаваться, сталкиваясь с трудностями.
  • Каждое упражнение, даже если оно не было успешным, — это возможность расти как в профессиональном, так и в личном плане. Как правильно сказал Нельсон Мандела: «Я никогда не проигрываю. Я либо выигрываю, либо учусь ». Так что если вы провалите презентацию, это не значит, что вы полный провал.Мы запрещаем вам так думать! Просто спросите своего наставника, над чем вам нужно поработать и улучшить в следующей презентации.

Вот и все, вы знаете все, что нужно знать о презентациях. Мы надеемся, что теперь вы чувствуете себя немного увереннее в них. Помните, что это упражнение должно быть конструктивным и полезным. Сделать большинство из этого! Удачи 🙂

Как сделать презентацию плана проекта для клиентов и заинтересованных сторон

Обновлено в полдень 14 июня 2020

Презентация проекта — краеугольный камень любого успешного предприятия и фундаментальный навык, которым должен овладеть каждый руководитель проекта.Независимо от того, входит ли это в план взаимодействия с заинтересованными сторонами или вы пишете резюме, чтобы информировать руководство о своем прогрессе, успех во многом зависит от эффективного взаимодействия. Наша статья призвана продемонстрировать несколько методов оценки и обзора проектов, которые вы можете использовать, чтобы преодолеть барьеры делового общения.

Упростите презентацию с помощью высокоуровневых визуальных элементов проекта

Презентация для заинтересованных сторон проекта должна быть широким, высокоуровневым обзором, чтобы пробудить их любопытство, а не сложными и скучными наборами данных, которые имеют смысл только для докладчика.Как бы ни было заманчиво переделать и переработать подробный устав проекта, над которым вы так много работали, особенно когда у вас мало времени, не делайте этого! Визуальное представление данных в виде дорожной карты проекта для клиентов и руководителей добавляет контекст для облегчения понимания и позволяет вам вдаваться в подробности только по запросу.

Microsoft Project чаще всего является программным обеспечением для управления проектами, которое выбирают на этапе планирования. Немногие другие инструменты управления проектами так хорошо оптимизированы для навигации по сложности запутанных задач, этапов и событий или для создания глубоких погружений.С другой стороны, когда дело доходит до создания визуальных элементов проекта высокого уровня, его графические представления, такие как приведенный ниже пример диаграммы Ганта, не подходят для встречи с заинтересованными сторонами проекта.

Обзор проекта на уровне руководителей должен резюмировать процесс стратегического планирования и демонстрировать его прогресс в визуально привлекательной форме. Помните: задача состоит в том, чтобы упростить усвоение информации и убедиться, что аудитория понимает последствия для бизнеса.

Создание графического представления данных

Лучшим вариантом для описания плана проекта является создание диаграммы рабочего процесса, которая коррелирует задачи с критическими вехами, как показано в примере диаграммы Ганта ниже:

Представление дорожной карты проекта в этом Этот способ помогает заинтересованным сторонам быстро увидеть запланированные задачи, а также их продолжительность, последовательность и другие зависимости задач, которые определяют критический путь.Кроме того, соединение мероприятий (задач) проекта с событиями (этапами) проекта дает клиентам и руководителям больше информации, что приводит к принятию более эффективных управленческих решений.

Временная шкала и диаграмма Ганта

Для построения графика процесса стратегического планирования часто используются два основных метода: временные шкалы и диаграммы Ганта. По своей сути временные рамки проекта обычно включают только события (вехи), тогда как диаграммы Ганта, как правило, показывают только действия (задачи). Однако, как мы упоминали ранее, идеальная презентация проекта должна включать в себя как задачи, так и вехи.Для наглядности вы можете выбрать единый унифицированный график, такой как диаграмма дорожек, которая разделяет эти задачи и вехи в соответствии с их конкретной фазой жизненного цикла проекта.

Затем давайте сравнительно рассмотрим две часто используемые альтернативы для визуального отображения устава проекта: Excel и PowerPoint. Мы объясним, как создать диаграмму Ганта в Excel, используя гистограмму, и как создать временную шкалу Excel, используя диаграмму разброса. Мы также покажем вам, как быстро создать единую унифицированную диаграмму Ганта + временную шкалу в формате.PPTX с помощью нашей надстройки для PowerPoint, Office Timeline.

Организация вашего проекта в Excel

Собираетесь ли вы создавать диаграмму Ганта в Excel или нет, это приложение из пакета Microsoft — отличное место для начала составления графика проекта. Точнее, вам нужно будет создать иерархическую структуру работ (WBS), разбив проект на более мелкие части работы — задачи. Создайте шаблон управления проектами Excel, который вы можете использовать повторно, а затем перечислите каждую из задач в таблице данных в правильной последовательности.Задачи образуют диаграмму Ганта проекта, и их порядок определяет график проекта.

Еще одна важная часть головоломки, которую необходимо интегрировать в шаблон управления проектами Excel, — это раздел этапов. Вехи проекта состоят из всех основных сроков, которые должен выполнить ваш план, и они образуют вашу временную шкалу Excel. Для ясности мы включили ниже пример структурной декомпозиции работ.

Примечание : имейте в виду, что это презентация высокого уровня, предназначенная для руководителей и заинтересованных сторон, поэтому она не должна быть слишком сложной.Если в расписании проекта содержится более 20 задач и 20 этапов, подумайте о сокращении его количества, чтобы облегчить понимание и удержать внимание аудитории.

Вариант 1. Создание графиков в Excel

Стоит отметить, что Excel далеко не так ориентирован на графику, как PowerPoint. Прямым результатом является то, что ваши диаграммы Ганта и временные шкалы в Excel будут больше похожи на гистограммы с накоплением и, соответственно, точечные диаграммы.

Еще одним недостатком является то, что Excel не позволяет объединить диаграмму Ганта (задачи) с временной шкалой (этапами) в единую дорожную карту проекта.Следовательно, вам нужно будет создать два отдельных визуальных элемента и объединить их на одном слайде или представить их по отдельности. Для этого вам сначала нужно будет составить диаграмму Ганта, показывающую задачи вашего плана проекта, а затем временную шкалу с вехами вашего проекта. Вот как это сделать:

• Шаг 1. Создайте диаграмму Ганта в Excel с функцией гистограммы с накоплением

После того, как у вас будет график проекта в Excel, вы добавите данные задачи в гистограмму с накоплением в Excel и затем примерно выполните следующие действия. Более 20 шагов форматирования для преобразования столбчатой ​​диаграммы с накоплением в диаграмму Ганта в Excel, которая в конечном итоге будет выглядеть примерно так, как на диаграмме ниже.Для получения подробных инструкций, пожалуйста, ознакомьтесь с нашим руководством о том, как создать диаграмму Ганта в Excel.

• Шаг 2. Создайте временную шкалу в Excel с помощью функции точечной диаграммы.

Для создания временной шкалы в Excel вам понадобится точечная диаграмма. Добавьте данные в точечную диаграмму, затем выполните примерно 25 шагов, чтобы отформатировать ее так, чтобы она выглядела как представление временной шкалы, как показано ниже. Если это проще, ознакомьтесь с нашим простым пошаговым руководством и видеоуроком.

Примечание : Каким бы знакомым и доступным ни было это приложение Microsoft, существуют определенные ограничения, которые делают его менее чем идеальным для презентаций проектов, в том числе:

• Отсутствует метод для объединения диаграммы Ганта в Excel с временной шкалой. Руководители и заинтересованные стороны должны иметь возможность просматривать задачи и вехи вместе друг с другом, чтобы лучше видеть критические сроки и действия.
• Создание дорожной карты проекта с временной шкалой или диаграммой Ганта в Excel требует высоких навыков работы.Преобразование составных и точечных диаграмм Excel в диаграммы и временные шкалы Ганта зависит от правильного выполнения определенной последовательности шагов форматирования.
• Полученные диаграммы не так привлекательны, как слайды PowerPoint, и их значительно труднее передать всем участникам.

Вариант 2. Создание дорожной карты проекта в виде слайда PowerPoint. обзор графика вашего проекта.Затем давайте посмотрим на альтернативу: использование средства создания шкалы времени PowerPoint со встроенными функциями диаграммы Ганта для создания слайда с комбинированной графикой.

PowerPoint воспринимается как превосходный инструмент для создания презентаций проектов. Поскольку это графическое приложение, оно предназначено для создания и передачи диаграмм в наглядном виде. Кроме того, поскольку это распространенный инструмент на предприятиях, PowerPoint знаком для аудитории, а слайды могут быть легко доступны для общего доступа. Существует два основных способа создания слайдов проекта в PowerPoint с помощью нашей надстройки Office Timeline:

1. Создание шаблона иерархической структуры работ в Excel и импорт данных

Ранее в эту статью мы включили иерархическую структуру работ пример выполнен в Excel.Первый вариант основан на использовании функции импорта из Office Timeline и вводе таблиц данных с задачами и вехами. Чтобы импортировать расписание проекта, созданное в Excel, используйте мастер Office Timeline Pro, который будет ссылаться на электронную таблицу вашего проекта (или файл .MPP, если вы предпочитаете Microsoft Project). Вот небольшая демонстрация:

Есть еще одна причина для импорта данных из электронной таблицы Excel, и это функция синхронизации. Короче говоря, поскольку слайд PowerPoint связан с листом, его можно синхронизировать и обновлять одним нажатием кнопки при изменении данных электронной таблицы.Ознакомьтесь с кратким описанием того, как работает синхронизация:

Примечание : для большей наглядности Office Timeline также позволяет импортировать задачи и вехи непосредственно в шаблоны дорожек.

2. Используйте диаграмму Ганта или шаблон временной шкалы (также поддерживаются дорожки)

Импорт файла данных из внешнего приложения, такого как Excel или Microsoft Project, безусловно, дает преимущества. Однако это не единственный вариант. Office Timeline поставляется с обширной коллекцией профессиональных шаблонов, которые можно легко адаптировать к большому количеству различных типов проектов.Эти шаблоны временной шкалы встроены в надстройку, а для вашего удобства есть также бесплатная галерея, в которую регулярно добавляются новые.

Просто замените данные по умолчанию своими задачами и вехами, и Office Timeline сгенерирует графику за вас.

Примечание : Настроить временную шкалу или шаблон диаграммы Ганта с вашими собственными данными можно в любое время с помощью удобного и интуитивно понятного интерфейса. Легко обновляйте его при любых изменениях в расписании проекта, изменяйте его стиль и делитесь им со своей командой — и все это из PowerPoint.Это очень гибко!

Выводы

Написание резюме или плана взаимодействия с заинтересованными сторонами — это все о ясности, и лучший способ добиться этого — дополнить данные профессиональными, визуально привлекательными графиками.