Способы создания пустой таблицы access: Создание новой пустой таблицы

Содержание

Создание новой пустой таблицы

 

В Microsoft Access существуют четыре способа создания пустой таблицы:

1. Мастер по созданию базы данных позволяет создать сразу все таблицы, формы и отчеты в базе данных. Этот мастер создает новую базу данных; его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм или отчетов в существующую базу данных.

2. Мастер по созданию таблицы позволяет выбрать поля, включаемые в таблицу, из широкого списка образцов полей разных типов, предназначенных для сохранения данных о деловых контактах, для ведения домашнего хозяйства или для регистрации медицинской информации.

3. Пользователь имеет возможность самостоятельно ввести данные в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы Microsoft Access проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных и формат каждому полю.

4. В режиме конструктора можно непосредственно указать параметры всех элементов структуры таблицы.

Вне зависимости от способа создания таблицы режим конструктора позволяет в любой момент изменить структуру таблицы, например, добавить новые поля, указать значения по умолчанию или создать маски ввода.

Для примера определим таблицу твузы для базы данных «Профконсультант средней школы». Перейдите на вкладку Таблицы и нажмите кнопку Создать. В окне диалога Новая таблица выберите Конструктор и нажмите кнопку Ok. Access выведет окно пустой таблицы в режиме конструктора. На рис. 12.2 показана таблица твузы в режиме таблицы с уже определенными полями.

Рисунок 12.5. Окно таблицы базы данных в режиме Таблицы

 

В верхней части окна расположены столбцы, в которые вводятся имя, тип данных и краткое описание каждого поля. После выбора типа данных для поля в левой нижней части окна таблицы можно задать свойства поля. В правой нижней секции окна выводится краткая информация о полях или свойствах. При работе с полем определенного типа вкладка свойств Общие принимает соответствующий формат. Рассмотрим типы полей и их свойства.

 

Типы данных

 

Текстовый формат

Размер текстового поля может находиться в пределах от 1 до 255 символов.

 

Числовой формат

Тип числового поля может принимать значения из следующего списка:

байт – целые числа в пределах от 0 до 255;

целое – целые числа от –32768 до 32767;

длинное целое – целые числа от – 2147483648 до 2147483647;

с плавающей точкой (4 байта) – числа в пределах от –3,402823ЕЗ8 до 3,402823ЕЗ8;

с плавающей точкой (8 байт) – числа в пределах от 1,79769313486232ЕЗ08 до 1,79769313486232ЕЗ08;

 

Формат «Дата/Время»

Для типа данных Дата/Время существует набор форматов поля, приведенный ниже вместе с примерами:

Денежный формат

По умолчанию денежный формат представляет собой числа, записанные с двумя знаками после запятой, с разделением групп разрядов и обозначением «р.» в конце. Пользователь может записать в строке Формат поля шаблон для своего формата. Допустим, необходимо вводить суммы в долларах. Тогда надо установить курсор на слово Денежный и заменить его шаблоном формата, например таким: # ###$.

 

Формат «счетчик»

Поля типа «счетчик» выполняют определенную функцию – автоматическую идентификацию записей таблицы. Поэтому свойств, которые можно было бы изменить, у такого поля немного. Во-первых, счетчик – это всегда число. Во-вторых, наращивание его значения происходит автоматически. Access предлагает два варианта изменения счетчика: последовательный и случайный. Первый вариант удобен тем, что позволяет нумеровать записи. Второй вариант можно использовать, если надо создать систему кодирования записей в таблице, защищенную от неосторожных действий оператора.

 

Логический формат

Ячейка в поле логического типа может содержать только одно из двух значений: Да или Нет. Access предлагает еще два варианта названий логического типа: Истина/Ложь и Включено/Выключено. Вне зависимости от того, какой формат поля вы изберете, в таблице логическое поле будет представлено в виде набора флажков. Когда вы щелкаете флажок мышью, это приводит к тому, что в квадрате появляется изображение галочки, что соответствует логическому значению Да

Сброс флажка означает присвоение ячейке поля логического значения Нет. Использование логических полей может быть различным, например, в анкетах или для создания элементов управления.

 

Поле объекта OLE

Поле объекта OLE (Object Linking and Embedding) – последний выбираемый из списка тип поля. Он имеет всего два свойства: подпись и параметр «обязательное поле». Поля данного типа не хранят информацию как таковую, а содержат ссылки на объекты, которые могут быть включены в БД с использованием OLE-протокола обмена данными. Такими объектами могут быть, например, графические файлы.

Для того чтобы внедрить в ячейку поля OLE-объект, надо установить на нее курсор и, нажав правую кнопку мыши, вызвать контекстное меню. В нем выберите команду Вставить объект. Программа раскроет окно диалога для выбора типа объекта. Объект в данном случае отождествляется с приложением, в котором он может быть создан или отредактирован.

Второй вариант вставки объекта – выбор переключателя Создать из файла в окне Вставка объекта. В этом случае подразумевается, что файл уже существует, и нужно установить с ним связь. Access откроет окно открытия документа и после выбора нужного файла определит, какое приложение необходимо открыть для работы с ним.

 

Гиперссылка

Текст или комбинация текста и чисел, используемая как адрес гиперссылки.

Адрес – это текст, задающий путь и имя файла для открываемого документа. Путь может представлять собой путь к файлу, записанному на жестком диске, являться адресом в формате UNC или адресом URL в Интернете.

Для вставки адреса в поле можно использовать команду Гиперссылка в меню Вставка.

 

12.7. Многотабличные базы данных. Отношения между таблицами

 

Реляционные базы данных состоят из нескольких таблиц, связь между которыми устанавливается с помощью совпадающих полей. Каждая запись в таблицах идентифицирует один объект. Отношение между объектами определяет отношение между таблицами. Существует 4 типа отношений:

1. Отношение «один к одному» означает, что каждая запись в одной таблице соответствует только одной записи в другой таблице. Одному гражданину страны соответствует только один номер паспорта, в то же время как один номер паспорта соответствует только одному человеку.

2. Отношение «один ко многим» означает, что каждой записи в одной таблице соответствует одна или несколько записей в другой таблице. Один абитуриент может поступать во многие вузы и в тоже время в один вуз может поступать много абитуриентов.

3. Отношение «многие ко многим» возникает между двумя таблицами в тех случаях, когда:

• одна запись из первой таблицы может быть связана более чем с одной записью из второй таблицы;

• одна запись из второй таблицы может быть связана более чем с одной записью из первой таблицы.

Например, связь между преподавателями и группами студентов. Несколько преподавателей ведут занятия в нескольких группах, и несколько групп занимаются у нескольких преподавателей.

В большинстве случаев любые две таблицы связаны отношением «один – ко многим».

 

Создание связей между таблицами

 

Для того чтобы рассмотреть создание связей между таблицами построим в базе данных «Профконсультант» еще две таблицы:

1. Таблица тАбитуриенты:

КодАб является ключевым полем.

 

2. Таблица пересечения тСвязьАбВУЗ:

Первые два поля являются ключевыми, причем для таблицы тСвязь-Абвузы они являются чужими ключами.

Рисунок 12.6. Схема данных

 

Чтобы определить связи, необходимо использовать команду Сервис->Схема данных (кнопка

). Если связь определяется впервые в базе данных, то Access откроет пустое окно Схема данных, а затем выведет на экран окно диалога Добавление таблицы. В этом окне необходимо выделить нужные таблицы и нажать кнопку Добавить. В нашем случае в окно схемы данных надо добавить все три таблицы. Кнопка Закрыть закрывает окно диалога Добавление таблицы (данное окно можно вызвать по нажатию кнопки

). После этого окно Схемы данных должно выглядеть примерно так, как показано на рис. 3 (кроме линий соединения). Чтобы установить связь между таблицами твузы и тСвязьАбвуз, надо выделить поле Кодвуза в таблице твузы (щелкнуть левой кнопкой «мыши»), перетащить и опустить его на поле Кодвуза в таблице тСвязьАбвуз. Аналогично устанавливается связь между двумя другими таблицами.

Когда вы отпустите кнопку мыши, Microsoft Access откроет окно диалога Связи, представленное на рис. 12.7.

Рисунок 12.7. Настройка связей между полями таблиц

 

После установки флажка Обеспечение целостности данных, Access делает доступными еще два флажка: Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей. При установленном флажке Каскадное обновление связанных полей Microsoft Access обновляет все значения чужих ключей в дочерних таблицах (то есть в таблицах на стороне отношения «многие» при связи «один ко многим») при изменении значения первичного ключа в родительской таблице, которая находится на стороне отношения «один» при связи «один ко многим». Если же вы установите флажок Каскадное удаление связанных записей, Microsoft Access удалит дочерние строки (связанные строки в дочерних таблицах) при удалении родительской строки (связанная строка в родительской таблице). Установите флажок Каскадное обновление связанных полей, чтобы при изменении кода вуза Access автоматически обновлял записи в таблице тСвязьАбвуз.

После нажатия кнопки Создать Access создаст связь и нарисует линию между двумя таблицами, указывающую на наличие связи между ними. Заметьте: когда вы просите обеспечить целостность данных, Access изображает на конце линии у таблицы, находящейся на стороне отношения «один», цифру 1, а на другом конце у таблицы со стороны отношения «многие» – символ бесконечности. Чтобы удалить связь, щелкните по ее линии и нажмите клавишу Del. Если вы хотите отредактировать или изменить существующую связь, дважды щелкните по соответствующей линии, чтобы снова открыть окно диалога Связи.

 

Читайте также:

 

Создание таблицы и добавление полей

В базе данных можно хранить данные в виде таблиц — тематических списков строк и столбцов. Например, вы можете создать таблицу "Контакты" для хранения имен, адресов и телефонных номеров или таблицу "Товары" для хранения сведений о товарах. В этой статье описано, как создать таблицу, добавить в нее поля, настроить первичный ключ и свойства таблицы и полей.

Перед созданием таблиц и добавлением полей изучите основные понятия. Дополнительные сведения см. в статье Общие сведения о таблицах.

В этой статье

Создание таблицы

В простой базе данных, такой как список контактов, может быть всего одна таблица. Однако во многих базах данных используется несколько таблиц. При создании базы данных на компьютере создается файл, который используется как контейнер для всех ее объектов, включая таблицы.

Есть несколько способов создать таблицу: вы можете создать новую базу данных, вставить таблицу в существующую базу данных или импортировать таблицу из другого источника данных, например книги Microsoft Office Excel, документа Microsoft Office Word, текстового файла или другой базы данных, либо связать таблицу с этим источником. Когда вы создаете новую базу данных, в нее автоматически вставляется новая пустая таблица. Затем вы можете ввести в нее данные, чтобы начать определение полей.

К началу страницы

Создание таблицы в новой базе данных

  1. Щелкните Файл > Создать и выберите пункт Пустая база данных рабочего стола.

  2. В поле Файл введите имя файла новой базы данных.

  3. Чтобы сохранить базу данных в другом месте, щелкните значок папки.

  4. Нажмите кнопку Создать.

    Откроется новая база данных, в которой будет создана и открыта в режиме таблицы новая таблица с именем "Таблица1".

К началу страницы

Создание таблицы в существующей базе данных

  1. Щелкните Файл > Открыть и выберите базу данных, если она указана в разделе Последние. В противном случае выберите один из вариантов поиска базы данных.

  2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных найдите базу данных, которую вы хотите открыть,и нажмите кнопку Открыть.

  3. на вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица.

    В базу данных будет вставлена новая таблица, которая откроется в режиме таблицы.

К началу страницы

Использование импорта или связывания для создания таблицы

Чтобы создать таблицу, вы можете импортировать данные из другого файла (например, из листа Excel, списка SharePoint, XML-файла, другой базы данных Access, папки Microsoft Outlook и т. д.) либо связать таблицу с ним.

При импорте данных создается их копия в новой таблице текущей базы данных. Последующие изменения, вносимые в исходные данные, не будут влиять на импортированные данные, и наоборот. После подключения к источнику и импорта данных можно использовать импортированные данные без подключения к источнику. В структуру импортированной таблицы можно вносить изменения.

Когда осуществляется связывание с данными, в текущей базе данных создается связанная таблица, обеспечивающая динамическое подключение к данным, хранящимся в другом месте. Изменения данных в связанной таблице отражаются в источнике, а изменения в источнике — в связанной таблице. Для работы со связанной таблицей необходимо подключение к источнику данных. Изменить структуру связанной таблицы нельзя.

Примечание: Нельзя изменять данные на листе Excel с помощью связанной таблицы. В качестве обходного способа можно импортировать исходные данные в базу данных Access, а затем создать связь с базой данных из Excel.

К началу страницы

Создание таблицы с помощью импорта внешних данных или связи с ними

  1. Откройте меню Файл и выберите команду Открыть.

  2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных, в которой вы хотите создать таблицу.

  3. На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи выберите один из доступных источников данных. 

  4. Следуйте инструкциям в появляющихся диалоговых окнах.

    Будет создана таблица, имя которой появится в области навигации.

К началу страницы

Создание таблицы с использованием сайта SharePoint

Для создания таблицы базы данных можно использовать импортировать список SharePoint или создать связь с ним. Кроме того, вы можете создать новый список SharePoint на основе готового шаблона. В Access доступны такие шаблоны, как "Контакты", "Задачи", "Вопросы" и "События".

  1. Откройте меню Файл и выберите команду Открыть.

  2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите базу данных, в которой вы хотите создать таблицу, и нажмите кнопку Открыть.

  3. На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Списки SharePoint.

  4. Выполните одно из указанных ниже действий.

    Создание списка SharePoint на основе шаблона

    1. Выберите пункт Контакты, Задачи, Вопросы или События.

    2. В диалоговом окне Создание нового списка введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.

    3. Введите имя и описание для нового списка в полях Укажите имя нового списка и Описание.

    4. Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по окончании экспорта (он установлен по умолчанию).

    Создание настраиваемого списка

    1. Выберите пункт Другой.

    2. В диалоговом окне Создание нового списка введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.

    3. Введите имя и описание для нового списка в полях Укажите имя нового списка и Описание.

    4. Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по окончании экспорта (он установлен по умолчанию).

    Импорт данных из существующего списка

    1. Выберите пункт Существующий список SharePoint.

    2. В диалоговом окне Внешние данные введите URL-адрес сайта SharePoint, содержащего данные, которые нужно импортировать.

    3. Выберите пункт Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных и нажмите кнопку Далее.

    4. Установите флажки всех списков SharePoint, которые нужно импортировать.

    Связь со списком

    1. Выберите пункт Существующий список SharePoint.

    2. В диалоговом окне Внешние данные — сайт SharePoint введите URL-адрес сайта SharePoint, содержащего список, связь с которым нужно создать.

    3. Выберите пункт Создать связанную таблицу для связи с источником данных и нажмите кнопку Далее.

    4. Установите флажки всех списков SharePoint, связи с которыми нужно создать.

К началу страницы

Создание таблицы с использованием веб-службы

В базе данных можно создать таблицу, подключенную к данным на веб-сайте с интерфейсом веб-службы. Таблицы веб-служб доступны только для чтения.

  1. На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Дополнительно и выберите команду Службы данных.

  2. Если нужное подключение уже установлено, перейдите к действию 5. В противном случае перейдите к следующему действию.

  3. Нажмите кнопку Установить новое подключение.

  4. Выберите нужный файл подключения и нажмите кнопку ОК.

  5. В диалоговом окне Создание связи с данными веб-службы разверните нужное подключение.

  6. Выберите таблицу, связь с которой требуется создать. Ее поля отобразятся в правой части диалогового окна.

  7. Можно ввести имя связанной таблицы в поле Укажите имя ссылки. Access будет выводить это имя связанной таблицы в области навигации.

  8. Нажмите кнопку ОК. Будет создана связанная таблица.

К началу страницы

Настройка свойств таблицы

Кроме настройки свойств полей, можно задать свойства, которые применяются ко всей таблице или ко всем записям.

  1. Выберите таблицу, для которой требуется задать свойства.

  2. На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.

  3. На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть выберите пункт Страница свойств.

    Откроется страница свойств таблицы.

  4. На странице свойств откройте вкладку Общие.

  5. Щелкните поле слева от свойства, которое вы хотите задать, и введите значение.

    Чтобы сохранить изменения, не забудьте нажать клавиши CTRL+S.

    Свойство таблицы

    Задача

    Представления на веб-сайте SharePoint

    Укажите, должны ли представления, основанные на таблице, отображаться на сайте SharePoint.

    Примечание: Действие этого параметра зависит от значения свойства базы данных Отображать все представления на сайте SharePoint.

    Развернутая подтаблица

    Укажите, следует ли развертывать все подтаблицы при открытии таблицы.

    Высота подтаблицы

    Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы в окне подтаблицы отображались все строки, оставьте значение 0.

    • Чтобы задать высоту подтаблицы, введите нужное значение.

    Ориентация

    Укажите направление отображения данных в соответствии с направлением письма (слева направо или справа налево).

    Описание

    Укажите описание таблицы, которое будет появляться в качестве всплывающей подсказки для этой таблицы.

    Режим по умолчанию

    Укажите режим открытия таблицы, используемый по умолчанию (Режим таблицы, Сводная таблица или Сводная диаграмма). Режимы сводной таблицы и сводной диаграммы в Access недоступны, начиная с Access 2013.

    Условие на значение

    Введите выражение, которое должно быть истинно при добавлении или изменении любой записи.

    Сообщение об ошибке

    Введите сообщение, отображаемое в том случае, если запись не соответствует выражению в свойстве Правило проверки.

    Фильтр

    Определите условия отображения строк в режиме таблицы.

    Порядок сортировки

    Выберите одно или несколько полей, чтобы задать порядок сортировки по умолчанию для строк в режиме таблицы.

    Имя подтаблицы

    Укажите, должна ли подтаблица отображаться в режиме таблицы. Если да, укажите таблицу или запрос, из которых подтаблица должна получать строки.

    Подчиненные поля

    Укажите поля в таблице или запросе, используемые в подтаблице и соответствующие свойству Основные поля, заданному для таблицы.

    Основные поля

    Укажите поля таблицы, соответствующие свойству Подчиненные поля, заданному для таблицы.

    Фильтр при загрузке

    Укажите, необходимо ли автоматически применять условия фильтра, заданные с помощью свойства Фильтр (если присвоено значение Да), при открытии таблицы в режиме таблицы.

    Сортировка при загрузке

    Укажите, необходимо ли автоматически применять условия сортировки, заданные с помощью свойства Порядок сортировки (если присвоено значение Да), при открытии таблицы в режиме таблицы.

    Совет.    Если в поле свойства недостаточно места для ввода или изменения значения, нажмите сочетание клавиш SHIFT+F2, чтобы открыть поле Область ввода. Если при назначении выражению свойства Правило проверки требуется помощь, нажмите кнопку рядом с полем свойства Правило проверки, чтобы открыть построитель выражений.

К началу страницы

Сохранение таблицы

После создания или изменения таблицы следует сохранить ее структуру. При первом сохранении таблице необходимо присвоить имя, описывающее содержащиеся в ней данные. Можно использовать до 64 знаков (букв или цифр), включая пробелы. Например, вы можете назвать таблицу "Клиенты", "Перечень запасных частей" или "Товары".

Access предоставляет вам гибкие возможности при именовании таблиц, однако есть и некоторые ограничения. Имя может сдержать до 64 знаков, включать любое сочетание букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением точек (.), восклицательных знаков (!), квадратных скобок ([]), начального пробела, начального знака равенства (=) или непечатаемых символов, таких как возврат каретки. Кроме того, имя не должно содержать следующие символы: ` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

Совет: Договоритесь о том, по какому принципу будете называть объекты в базе данных, и следуйте этим правилам.

  1. Выберите Файл > Сохранить или нажмите клавиши CTRL+S.

  2. Если вы сохраняете таблицу в первый раз, введите ее имя и нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Настройка первичного ключа

Для таблицы следует задать первичный ключ, если только у вас нет веских оснований не делать этого. Access автоматически создает индекс для первичного ключа, что повышает производительность базы данных. Кроме того, Access гарантирует, что каждая запись имеет значение в поле первичного ключа и это значение всегда уникально. Это крайне важно, поскольку в противном случае нельзя надежно отличить одну строку от другой.

При создании таблицы в режиме таблицы Access автоматически создает первичный ключ с именем "Код" и присваивает ему тип данных "Счетчик".

Изменить или удалить первичный ключ, а также задать первичный ключ для таблицы, в которой его еще нет, можно в Конструкторе.

К началу страницы

Определение полей, используемых в качестве первичного ключа

Иногда данные, которые можно использовать в качестве первичного ключа, уже есть. Например, у сотрудников уже могут быть идентификационные номера. Если вы создаете таблицу для отслеживания данных о сотрудниках, в качестве первичного ключа можно использовать их идентификаторы. Иногда идентификаторы сотрудников уникальны только в сочетании с кодами отделов; в этом случае в качестве первичного ключа необходимо использовать сочетание этих полей. Первичный ключ должен обладать следующими характеристиками:

  • Значение данного поля или сочетания полей должно быть уникальным для каждой записи.

  • Поле или сочетание полей не должно быть пустым (у них всегда должно быть значение).

  • Значения не должны изменяться.

Если данных, подходящих на роль первичного ключа, нет, для этого можно создать новое поле. При создании поля для использования в качестве первичного ключа выберите для него тип "Счетчик" — это обеспечит соответствие трем характеристикам, указанным выше.

К началу страницы

Настройка или изменение первичного ключа

  1. Выберите таблицу, для которой вы хотите задать или изменить первичный ключ.

  2. На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.

  3. На бланке таблицы выберите поле или поля, которые вы хотите использовать в качестве первичного ключа.

    Чтобы выделить одно поле, щелкните область выделения строки для него.

    Чтобы выделить несколько полей, щелкните область выделения для каждого поля, удерживая нажатой клавишу CTRL.

  4. На вкладке Конструктор в группе Элементы нажмите кнопку Ключевое поле.

    Индикатор ключа будет добавлен слева от поля или полей, определенных как первичный ключ.

К началу страницы

Удаление первичного ключа

  1. Выберите таблицу, первичный ключ которой вы хотите удалить.

  2. На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.

  3. Щелкните область выделения строки для текущего первичного ключа. Если первичный ключ состоит из нескольких полей, щелкните область выделения строки для каждого из них, удерживая нажатой клавишу CTRL.

  4. На вкладке Конструктор в группе Элементы нажмите кнопку Ключевое поле.

    Индикатор ключа будет удален из поля или полей, ранее определенных в качестве первичного ключа.

Если попытаться сохранить новую таблицу без первичного ключа, Access предложит создать поле для него. Если нажать кнопку Да, Access создаст поле "Код" с типом данных "Счетчик", в котором будет хранится уникальное значение для каждой записи. Если в таблице уже есть поле с типом "Счетчик", оно будет использовано в качестве первичного ключа. Если нажать кнопку Нет, Access не добавит новое поле и не задаст первичный ключ.

К началу страницы

Добавление полей

Чтобы сохранить новый фрагмент данных для уже имеющейся таблицы Access, рекомендуется добавить в нее поле. Например, предположим, что есть таблица с полями, в которых указаны фамилия, имя, адрес электронной почты, номер телефона и почтовый адрес каждого клиента. Если нужно начать отслеживать предпочтительный способ связи для каждого клиента, для хранения таких данных добавляется поле.

Все элементы данных, которые необходимо отслеживать, хранятся в отдельных полях. Например, в таблице контактов можно создать поля "Имя", "Фамилия", "Телефон" и "Адрес", а в таблице товаров — поля "Название товара", "Код товара" и "Цена".

У каждого поля есть некоторые основные характеристики, например имя, которое уникальным образом определяет его в пределах таблицы, тип данных, указывающий на характер данных, операции, которые можно выполнять с данными, и объем места, выделяемого для каждого значения.

Прежде чем создавать поля, разделите данные на минимальные полезные элементы. Потом вам будет намного проще объединить данные, чем разделить их. Например, вместо поля "Полное имя" лучше создать отдельные поля "Имя" и "Фамилия". Благодаря этому вам будет проще искать и сортировать данные по имени, фамилии или их сочетанию. Если вы собираетесь создавать отчет, выполнять сортировку, поиск или вычисления по элементу данных, выделите его в отдельное поле.

Для поля можно задать свойства, определяющие его вид и поведение. Например, свойство Формат задает отображение данных в таблице или форме, включающей поле.

К началу страницы

Добавление поля путем ввода данных

Чтобы при создании новой или открытии существующей таблицы в режиме таблицы добавить в нее поле, введите данные в столбец таблицы Добавить поле(1). В зависимости от того, какое значение введено, тип данных для поля назначается автоматически. Если введенное значение не имеет определенного типа данных, Access выбирает текстовый тип, но при необходимости его можно изменить.

Ввод данных в столбец Добавить поле:

  1. Чтобы создать или открыть таблицу в режиме таблицы, в области навигации щелкните нужную таблицу правой кнопкой мыши и затем в контекстном меню выберите пункт Режим таблицы.

  2. Введите имя создаваемого поля в столбец Добавить поле.

    Используйте описательное имя, помогающее идентифицировать поле.

  3. Введите данные в новое поле.

К началу страницы

Добавление поля с помощью шаблона

Иногда проще выбрать поле из готового списка, чем создавать его вручную. Для выбора поля из списка шаблонов используется список Другие поля. Шаблон поля – это заданный набор характеристик и свойств, описывающих его. Определение шаблона поля включает имя поля, тип данных, значение свойства Формат и ряд других свойств.

  1. На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Режим таблицы.

  2. На вкладке Поля в группе Добавление и удаление нажмите кнопку Другие поля.

  3. Чтобы вставить новый столбец, выберите поле в списке Другие поля. Access помещает поле справа от столбца, в котором находится курсор. Если вы выберете один из заголовков Quick Start, например "Адрес", Access воздаст множество полей в таблице для разных составляющих частей адреса.

К началу страницы

Задание свойств полей

Для поля можно задать свойства, определяющие его вид и поведение.

Например, с помощью свойств поля можно:

  • изменить вид данных в поле;

  • предотвратить ввод неправильных данных в поле;

  • задать для поля значение по умолчанию;

  • ускорить поиск и сортировку по полю.

Некоторые свойства поля можно настроить в режиме таблицы, однако для доступа ко всем свойствам и их настройки необходимо использовать конструктор.

Настраиваемые свойства зависят от типа данных поля.

К началу страницы

Задание свойств поля в режиме таблицы

В режиме таблицы можно переименовать поле, изменить его тип, свойство Формат и некоторые другие свойства.

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую вы хотите открыть.

  2. В контекстном меню выберите пункт Режим таблицы.

К началу страницы

Переименование поля

Когда вы добавляете поле путем ввода данных в режиме таблицы, Access автоматически присваивает ему универсальное имя. Первому новому полю назначается имя "Поле1", второму — "Поле2" и т. д. По умолчанию имя поля используется в качестве его метки везде, где поле отображается (например, в заголовке столбца таблицы). Если вы присвоите полям описательные имена, вам будет легче просматривать и изменять записи.

  1. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля, которое требуется переименовать (например, "Поле1").

  2. В контекстном меню выберите пункт Переименовать поле.

  3. Введите новое имя в заголовок поля.

    Имена полей могут содержать до 64 символов (цифр или букв), включая пробелы.

К началу страницы

Изменение типа данных поля

При создании поля путем ввода данных в режиме таблицы приложение Access анализирует данные, чтобы определить подходящий тип данных для поля. Например, если ввести значение 01.01.2017, Access распознает его как дату и назначит полю тип даты-времени. Если Access не может однозначно определить тип данных, по умолчанию полю назначается текстовый тип. (Короткий текст, если используется Access 2016).

Тип данных поля определяет, какие еще свойства вы можете для него задать. Например, свойство Только добавление можно задать только для поля с типом данных "Гиперссылка" или "Поле МЕМО" (или "Длинный текст" в Access 2016).

Бывают ситуации, когда нужно изменить тип данных поля вручную. Представьте, что вам нужно ввести номера комнат, напоминающие даты (например, 10.2017). Если ввести значение 10.2017 в новое поле в режиме таблицы, функция автоматического определения типа данных выберет для поля тип данных "Дата и время". Поскольку номера комнат являются метками, а не датами, для них должен быть установлен тип данных "Текст". Чтобы изменить тип данных поля, выполните указанные ниже действия.

  1. На ленте откройте вкладку Поля.

  2. В группе Форматирование в списке Тип данных выберите нужный тип данных.

    Доступные типы данных

    Полный список доступных типов данных для баз данных Access вы найдете в статье Типы данных для баз данных Access рабочего стола.

    Советы по типам данных

    • Максимальный размер файла базы данных Access составляет 2 ГБ.

    • Чтобы оптимизировать производительность, при создании текстовых и числовых полей укажите оптимальный Размер поля. Например, если вы собираетесь хранить почтовые индексы известной длины, задайте соответствующие размеры поля. Для этого введите нужное значение в поле Размер поля. Дополнительные сведения см. в разделе Задание других свойств поля.

    • Для телефонных номеров, артикулов и других номеров, которые не предполагается использовать в математических вычислениях, вместо числового необходимо выбрать текстовый тип данных. Числовые значения, которые хранятся как текст, проще сортировать и фильтровать.

К началу страницы

Изменение формата поля

Кроме определения типа данных нового поля Access может задать для него значение свойства Формат, зависящее от введенных данных. Например, если ввести значение 10:50, Access выберет тип данных "Дата и время" и присвоит свойству Формат значение "Средний формат времени". Чтобы вручную изменить значение свойства Формат, сделайте следующее.

  1. На ленте откройте вкладку Поля

  2. В группе Форматирование в поле Формат введите нужный формат. 

    Примечание: Для полей некоторых типов (например, текстовых) список Формат может быть недоступен.

К началу страницы

Задание других свойств поля

  1. В режиме таблицы щелкните поле, для которого нужно задать свойство.

  2. На вкладке Поля в группах Свойства, Форматирование или Проверка поля выберите нужные свойства.

К началу страницы

Задание свойств поля в Конструкторе

При работе с таблицей в Конструкторе можно настраивать любые свойства полей. Тип данных поля задается на бланке таблицы, а другие свойства — в области Свойства поля.

  1. В области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши.

  2. В контекстном меню выберите пункт Конструктор.

К началу страницы

Изменение типа данных поля

После создания поля можно изменить его различные параметры.

Предупреждение: Эти параметры можно изменять также у полей, которые были созданы ранее. Тем не менее если в поле уже есть данные, некоторые действия могут быть недоступны или привести к повреждению данных.

  1. На бланке таблицы найдите поле, для которого вы хотите задать тип данных.

  2. В столбце Тип данных выберите значение из списка.

    Доступные типы данных

    Полный список доступных типов данных для баз данных Access вы найдете в статье Типы данных для баз данных Access рабочего стола.

    Советы по типам данных

    • Максимальный размер файла базы данных Access составляет 2 ГБ.

    • Для телефонных номеров, артикулов и других номеров, которые не предполагается использовать в математических вычислениях, вместо числового необходимо выбрать текстовый тип данных. Числовые значения, которые хранятся как текст, проще сортировать и фильтровать, но их сложно использовать в вычислениях.

    • Для текстового и числового типа данных вы можете более точно задать размер поля или тип данных с помощью свойства Размер поля.

К началу страницы

Задание других свойств поля

Примечание: Не все форматы доступны для всех типов данных. Сначала задайте тип данных, а затем при необходимости настройте формат.

  1. На бланке таблицы выберите поле, для которого вы хотите задать свойства. Свойства поля выводятся в области Свойства поля.

    Свойства, которые можно задать, зависят от типа данных этого поля.

  2. В области Свойства поля введите нужные параметры для каждого свойства или нажмите клавишу F6 и выберите свойство с помощью клавиш со стрелками.

    Какие свойства полей доступны?

    Полный список свойств полей, доступных для каждого типа данных в базах данных приложения Access см. в статье Введение в использование типов данных и свойств полей.

    Примечание: Не все свойства доступны для каждого поля. Свойства поля определяются его типом данных.

  3. Если требуется больше места для ввода или изменения значений в поле свойства, нажмите клавиши SHIFT+F2 для отображения поля Область ввода.

    Совет: Если вам требуется помощь в создании маски ввода или выражения условия на значение, нажмите кнопку рядом с полем свойства для отображения соответствующего построителя.

  4. Чтобы сохранить изменения, нажмите клавиши CTRL+S.

К началу страницы

Перемещение поля

Чтобы переместить поле, перетащите его на нужное место. Чтобы выбрать несколько соседних полей для перемещения, щелкните первое поле, и, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните последнее поле. После этого можно перетащить выделенную группу полей на новое место.

При перетаскивании поля меняется его положение в таблице, порядок полей в конструкторе при этом не изменяется. При программном доступе к полям используется исходный порядок. Например, если перетащить поле в новое положение в режиме таблицы, а затем с помощью кнопки "Форма" создать на основе этой таблицы форму, поле будет расположено в исходном положении.

К началу страницы

См. также

Работа с таблицами - Access

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

При открытии таблицы или просмотре результатов запроса Access отображает результаты таблицы или запроса в режиме таблицы. Табличные данные или результаты запроса, отображаемые в режиме таблицы, обычно называются таблицами. Вы можете настроить внешний вид таблицы, чтобы отобразить определенные данные для использования в качестве простого отчета.

В этой статье

Сведения о таблицах

Упорядочение данных путем изменения и перемещения столбцов или строк

Изменение стиля сетки и цвета фона

Изменение формата текста

Суммирование данных путем добавления строки итогов

Применение сортировки и фильтрации

Сохранение изменений макета

Сведения о таблицах

Режимом таблицы называется визуальное представление данных, содержащихся в таблице, или результатов, полученных по запросу. В нем отображаются поля для каждой записи из таблицы, формы или результата запроса в формате таблицы (строки и столбца), как показано ниже.

По умолчанию таблицы и запросы открываются в режиме таблицы. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу или запрос, а затем в контекстном меню выберите команду Открыть , чтобы открыть таблицу или запрос в виде таблицы.

Когда вы захотите применить определенные форматы к строкам и столбцам или добавить строку итогов, таблица также может служить простым отчетом.

Упорядочение данных путем изменения и перемещения столбцов или строк

Вы можете упорядочить данные, чтобы упростить просмотр таблицы или отобразить только нужные данные в определенный момент времени. В этом разделе представлено несколько способов их решения.

Изменение размера столбцов или строк

Иногда не все столбцы в таблице помещаются на экран или распечатку, или отдельные столбцы могут занимать больше места, чем требуется для их содержимого. Кроме того, может потребоваться изменить высоту строк, чтобы текст, который не помещается в столбец, можно было продолжать на новой строке.

После открытия таблицы, запроса или формы в режиме таблицы можно вручную изменить размер отдельных столбцов или автоматически изменять размер столбца в соответствии с его содержимым.

Изменение размера столбца вручную
  1. НаВедите указатель мыши на край столбца, размер которого вы хотите изменить.

  2. Когда указатель примет вид двусторонней стрелки, перетащите границу столбца, пока не получите нужный размер.

Автоматическое изменение размера столбца
  1. Чтобы изменить размер столбца в соответствии с его содержимым, наведите указатель мыши на край столбца, размер которого вы хотите изменить.

  2. Когда указатель примет вид двусторонней стрелки, дважды щелкните край столбца.

Изменение размера нескольких столбцов
  • Чтобы одновременно изменить размер нескольких столбцов, щелкните несколько смежных столбцов, удерживая нажатой клавишу SHIFT, а затем измените размер выделенных столбцов. Можно также выделить всю таблицу и изменить размер всех столбцов.

Изменение размера строк
  • Чтобы изменить размер строк, наведите указатель мыши между любыми двумя селекторами записей в режиме таблицы и перетаскивайте его, пока не получите нужный размер.

Изменить размер каждой строки по отдельности можно только при изменении размера строки.

Изменение высоты строк по умолчанию
  1. Чтобы изменить высоту строк по умолчанию, щелкните область выделения записи правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Высота строки .

  2. В диалоговом окне Высота строки установите флажок Стандартная высота , а затем нажмите кнопку ОК.

Примечание: Отменить изменение ширины столбца или высоты строк невозможно, нажав кнопку " отменить " на панели быстрого доступа. Чтобы отменить изменения, закройте таблицу и нажмите кнопку нет , когда будет предложено сохранить изменения в макете таблицы. При нажатии кнопки нет будут также отменены другие изменения макета.

Перемещение столбца

Можно быстро изменить порядок столбцов в таблице, перетащив их в другое место таблицы. Например, вы можете сделать так, чтобы определенный столбец всегда оставался в представлении.

  • Щелкните заголовок столбца, чтобы выделить столбец, или, удерживая нажатой клавишу SHIFT, выберите несколько смежных столбцов, а затем перетащите столбец или столбцы в новое место.

Переименование столбца

Иногда возникает необходимость переименовать столбец, чтобы лучше понять содержащиеся в нем данные. Например, если столбец с адресами электронной почты называется Емадд, можно легко понять его, изменив его на адрес электронной почты. Для этого щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца, выберите в контекстном меню команду Переименовать столбец и введите новое имя. Например, введите адрес электронной почты.

Отображение и скрытие столбцов

Если вы хотите, чтобы в таблице отображались или печатались только определенные столбцы, вы можете скрыть столбцы, которые не нужно отображать. Например, если вы работаете с базой данных контактных данных, вам может потребоваться отобразить только полное имя и адрес электронной почты для каждого контакта. Вы можете создать это представление, скрыв все остальные столбцы.

Скрытие столбцов
  1. Щелкните заголовок столбца, который вы хотите скрыть.

    Чтобы выделить соседние столбцы, нажмите и удерживайте клавишу SHIFT и выберите Дополнительные заголовки столбцов.

    Примечание: Невозможно выбрать несмежные столбцы. Выберите дополнительные столбцы и скройте их отдельно.

  2. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца и выберите в контекстном меню команду скрыть поля .

Показать столбцы
  1. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок любого столбца и выберите в контекстном меню команду отобразить поля .

  2. В диалоговом окне Отображение столбцов установите флажок рядом с каждым столбцом, который нужно отобразить, а затем нажмите кнопку Закрыть.

Изменение стиля сетки и цвета фона

При использовании таблицы можно улучшить внешний вид данных, изменив форматы, например стиль линий сетки или цвет фона, или создав разные цвета для чередующихся строк.

Настройка стиля сетки

  1. На вкладке Главная в группе Форматирование текста щелкните стрелку рядом с кнопкой Сетка .

  2. Выберите нужный стиль линий сетки.

Настройка цвета фона

  1. На вкладке Главная в группе Форматирование текста щелкните стрелку рядом с кнопкой цвет фона .

  2. Выберите нужный цвет фона.

Изменение цвета фона чередующихся строк

Вы можете задать цвет фона чередующихся строк в режиме таблицы независимо от цвета фона по умолчанию. Настроив чередующийся цвет фона, можно упростить различение смежных строк.

  1. На вкладке Главная в группе Форматирование текста щелкните стрелку рядом с кнопкой альтернативный цвет строки .

  2. Щелкните цвет фона, который вы хотите применить.

Изменение формата текста

После открытия таблицы, запроса или формы в режиме таблицы вы можете изменить внешний вид текста, включая форматирование. Обратите внимание, что изменения применяются ко всей таблице. Если вы хотите, чтобы изменения появлялись автоматически при следующем открытии таблицы, не забудьте нажать кнопку Да при закрытии таблицы, и вам будет предложено сохранить изменения в макете.

С помощью дополнительных команд в группе Форматирование текста на вкладке Главная можно изменять характеристики шрифта в таблице.

  1. Щелкните любую ячейку в таблице.

  2. На вкладке Главная в группе Форматирование текста выполните одно или несколько из указанных ниже действий.

    • Чтобы изменить шрифт, введите или щелкните шрифт в поле Шрифт .

    • Чтобы изменить размер шрифта, введите или щелкните его в поле Размер шрифта .

    • Чтобы изменить стиль шрифта, нажмите кнопку полужирный, курсивили Подчеркнутый текст (или любое сочетание трех из них).

    • Чтобы изменить цвет шрифта, щелкните стрелку рядом с кнопкой Цвет шрифта , а затем выберите цвет из палитры.

Суммирование данных путем добавления строки итогов

При добавлении строки итогов в таблицу можно быстро отобразить вычисляемый итог для столбца. В дополнение к суммированию столбца данных можно использовать строку итог для выполнения других вычислений, таких как поиск средних значений, подсчет количества элементов в столбце и поиск минимального или максимального значения в столбце данных.

Чтобы отобразить строку итогов, выполните указанные ниже действия.

  1. На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Итоги.

    В нижней части таблицы появится новая строка со словом Сумма в первом столбце.

  2. Щелкните любую ячейку, которая находится в той же строке, что и ячейка, содержащая слово Сумма.

  3. Щелкните появившуюся стрелку, а затем выберите тип вычисления, которое будет отображаться в этой ячейке.

    Список доступных функций или типов вычислений зависит от тип данных столбца. Например, если столбец содержит значения денежных единиц, вы увидите список функций, которые применяются к вычислениям валют, например минимума или максимума.

Дополнительные сведения об использовании функции "итоги в строке" см. в статье Отображение итогов по столбцу в таблице с помощью строки"Итого".

Применение сортировки и фильтрации

Существует несколько дополнительных быстрых изменений, которые облегчают просмотр и печать таблицы. Например, на приведенном ниже рисунке названия компаний сортируются в алфавитном порядке.

  • Чтобы применить сортировку, щелкните столбец правой кнопкой мыши (или щелкните стрелку в заголовке столбца) и выберите нужный вариант сортировки.

  • Чтобы применить фильтр, щелкните стрелку в заголовке столбца и установите флажки для значений, которые вы хотите отобразить. Кроме того, вы можете щелкнуть текстовые фильтры или Числовые фильтры , чтобы создать более детализированные фильтры.

Сохранение изменений макета

После изменения макета и внешнего вида таблицы необходимо сохранить изменения, если вы хотите сохранить изменения при следующем открытии таблицы. При закрытии таблицы после внесения изменений в ее макет вам будет предложено сохранить изменения. Если нажать кнопку Да, изменения будут сохранены и применены в следующий раз, когда вы откроете таблицу. Если нажать кнопку нет, изменения будут удалены, а таблица будет открываться с параметрами макета по умолчанию (или последними сохраненными параметрами) при следующем открытии.

К началу страницы

Создание новой пустой таблицы. В Microsoft Access существует несколько способов создания новой таблицы:

1. Использование мастера баз данных для создания новой стандартной базы данных из числа предоставляемых Access. Созданная за одну операцию база данных будет содержать все требуемые отчеты, таблицы и формы. Мастер баз данных создает новую базу данных целиком, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм и отчетов в уже существующую базу данных.

Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из числа определенных ранее таблиц.

2. Ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Microsoft Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат.

Определение всех параметров структуры таблицы в режиме конструктора.

Импорт в текущую базу данных структур таблиц и данных из внешнего источника.

Создание в текущей базе данных таблиц, связанных с таблицами внешнего источника.

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения структуры таблицы, например для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.

3.Создание таблицы в режиме конструктора. Режим конструктора позволяет наиболее гибко управлять всеми создаваемыми и уже имеющимися компонентами определения таблицы. Чтобы создать таблицу в режиме конструктора:

Перейти в окно базы данных.

Выбрав вкладку Таблицы, нажать кнопку Создать.

Если данная таблица является связанной, то добавлять в нее новое поле в текущей базе данных невозможно. Если связанная таблица является таблицей Microsoft Access, для добавления поля необходимо открыть исходную базу данных. Если связанная таблица является таблицей другого приложения, то для добавления поля необходимо открыть исходный файл в этом приложении.

В окне Новая таблица выбрать элемент Конструктор.

Определить в таблице каждое поле. Поля таблицы содержат данные, представляющие порции записи. Пользователь имеет возможность определять формат отображения данных, указывать значения по умолчанию и ускорять операции поиска и сортировки, задавая значения свойств полей в разделе Свойства поля в режиме конструктора таблицы. В Microsoft Access свойства полей используются при просмотре или изменении данных пользователем. Например, заданные пользователем значения свойств Формат поля, Маска ввода и Подпись определяют вид базы данных таблицы и запроса. Элементы управления в новых формах и отчетах, присоединенные к полям таблицы, наследуют эти свойства полей базовой таблицы по умолчанию. Другие свойства позволяют определить условия на значения полей или задать обязательный ввод данных в поле. Microsoft Access будет проверять выполнение этих условий при каждом добавлении или изменении данных в таблице. Для добавления поля в конец структуры таблицы нужно выбрать первую пустую строку структуры. Для вставки поля в середину структуры следует выбрать строку, над которой требуется добавить новое поле, и нажать кнопку Добавить строки на панели инструментов. В столбец Имя столбца ввести имя поля; в столбце Тип данных выбрать требуемый тип данных в раскрывающемся списке либо оставить настройку по умолчанию (Текстовый). В столбце Описание можно ввести необязательное краткое описание поля. Текст описания будет выводится в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. При необходимости можно задать значения свойств поля в бланке свойств в нижней части окна.

Назначить ключевые поля таблицы. Наличие в таблице ключевых полей не обязательно. Однако если они не были определены, то при сохранении таблицы выдается вопрос, нужно ли их создавать.

Для сохранения таблицы нажать кнопку Сохранить на панели инструментов, введя допустимое имя таблицы.

Выбор для поля таблицы типа данного. Тип данного поля таблицы можно выбрать в раскрывающемся списке в столбце Тип данных. При выборе типа данных, используемых в поле, необходимо учитывать следующее:

- какие значения должны отображаться в поле. Например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных, и нецелесообразно хранить числовые данные в текстовом виде;

- сколько места необходимо для хранения значений в поле;

- какие операции должны производиться со значениями в поле. Например, суммировать

- значения можно в числовых полях и в полях, имеющих валютный формат, а в текстовых полях и полях объектов OLE, – нельзя;

- нужна ли сортировка или индексирование поля. Сортировать и индексировать поля МЕМО, гиперссылки и объекты OLE невозможно;

- будут ли поля использоваться в группировке записей в запросах или отчетах. Поля МЕМО, гиперссылки и объекты OLE использовать для группировки записей нельзя;

- каким образом должны быть отсортированы значения в поле. Числа в текстовых полях сортируются как строковые значения (1, 10, 100, 2, 20, 200 и т. д.), а не как числовые значения. Для сортировки чисел как числовых значений необходимо использовать числовые поля или поля, имеющие денежный формат. Также многие форматы дат невозможно надлежащим образом отсортировать, если они введены в текстовое поле. Для обеспечения сортировки дат и времен следует использовать поле типа Дата/Время.

Если в таблице вообще нет никаких полей, которые можно было бы использовать как ключевые, всегда можно ввести дополнительное поле типа Счетчик – оно не может содержать повторяющихся данных по определению.

Закончив создание структуры таблицы, бланк закрывают (при этом система выдает запрос на сохранение таблицы), после чего дают таблице имя, и с этого момента она доступна в числе прочих таблиц в основном окне База данных. Оттуда ее и можно открыть в случае необходимости.

Схема данных

С помощью карандаша и бумаги расчерчивают связи между таблицами (взаимосвязи между группой таблиц, составляющих одну базу данных). Такой чертеж называется схемой данных.

Существует несколько типов возможных связей между таблицами. Наиболее распространенными являются связи “один ко многим” и “один к одному”. Связь между таблицами организуется на основе общего поля, причем в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым, то есть на стороне “один” должно выступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения. Значения на стороне “многие” могут повторяться.

Важно:

1)Числовые, денежные и логические типы данных, а также Дата/Время обеспечивают стандартные форматы отображения. Для выбора форматов для каждого типа данных следует определить свойство Формат. Для всех данных, кроме объектов OLE, можно также создать пользовательский формат отображения. й точкой.

2) Поле типа Счетчик. Для создания полей, в которые при добавлении записи автоматически вводится число, в Microsoft Access существует тип данных Счетчик. При этом созданный для записи номер уже не может быть удален или изменен. В поле счетчика могут быть использованы три типа чисел: последовательно возрастающие на один, случайные числа, а также коды репликации (также называются GUID – глобальные уникальные идентификаторы). Наиболее часто используется счетчик последовательно возрастающих чисел. Такой тип счетчика удобно использовать как ключевое поле таблицы. Счетчик случайных чисел создает уникальный номер для каждой записи в таблице.

3) После наполнения таблицы данными сохранять их не надо – все сохраняется автоматически. Однако если при работе с таблицей произошло редактирование ее макета (например, изменялась ширина столбцов), СУБД попросит подтвердить сохранение этих изменений.

Если возникнет необходимость изменить структуру таблицы (состав полей или их свойства), таблицу надо открыть в режиме Конструктора.

  1. Задание:

    1. Спроектировать базу данных для собственной фирмы. База данных должна содержать не менее трех таблиц. Необходимо установить связи между таблицами. (этап бумажного проектирования).

    2. Создать базу данных на компьютере: составить структуры таблиц, заполнить таблицы, установить взаимосвязи (схема данных).

  2. Содержание отчета:

    1. Бумажное проектирование (список атрибутов, структуры таблиц, схема данных)

    2. Ответы на контрольные вопросы.

  3. Контрольные вопросы:

    1. Каким требованиям должна удовлетворять база данных?

    2. Перечислите, какие возможности должна предоставлять СУБД.

    3. Как запустить СУБД MS Access?

    4. Как открыть файл базы данных?

    5. Как создать файл базы данных?

    6. Как создать таблицу базы данных?

    7. Чем определяется структура таблицы базы данных?

    8. Перечислить основные объекты базы данных.

2.2. Способы создания таблиц

3425

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РЯЗАНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ РАДИОТЕХНИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ

УПРАВЛЕНИЕ ДАННЫМИ

В MICROSOFT ACCESS

Методические указания к лабораторным работам

Рязань 2003

Лабораторная работа № 1

Определение данных в MS Access

1. Цель работы

Изучение способов создания баз данных, определения полей таблиц, создания и модификации структур таблиц, создания индексов и определения связей между таблицами.

2. Теоретическая часть

2.1. Способы создания баз данных

В MS Access поддерживается два способа создания базы данных: создание пустой базы данных (в последующем в неё можно добавить нужные объекты) и создание непустой базы данных с помощью мастера. Первый способ отличается большой гибкостью и трудоёмкостью, так как требует отдельного определения каждого элемента БД. Второй способ ускоряет процесс создания БД и позволяет получить БД определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Он применим в случаях, когда пользователю подходит одна из предложенных типовых баз данных.

Создание пустой базы данных. При запуске MS Access открывается окно диалога (рис.1.1), в котором предлага­ется создать новую базу данных или открыть уже существующую. Выберите пункт Новая база данных и нажмите кнопку ОК.

Если вы решили создать базу после закрытия этого окна (например, при работе с уже существующей БД),то выполните следующие действия:

  1. Выберите командуФайл/ Создать или нажмите кнопку Создать на панели инструментов. На экране откроется окно диалога «Создание», содержащее две вкладки:

    • «Общие» - позволяет создать новую пустую БД;

    • «Базы данных» – позволяет создать БД с помощью мастера.

Для создания новой пустой БД перейдите на вкладку «Общие», выберите элемент «База данных» и нажмите кнопку ОК в нижней части окна диалога. На экране откроется окно диалога «Файл новой базы данных» (рис.1.2).

  1. Выберите из раскрывающегося списка Папка папку, в которой предполагаете сохранить создаваемую базу данных, а в поле Имя файла введите имя БД. Расширение для имени файла указывать не нужно, по умолчанию в поле ввода Тип файла устанавливается тип «Базы данных MS Access». По умолчанию новая БД создается в папке «Мои документы».

Рис.1.2. Окно диалога «Файл новой базы данных»

  1. После ввода имени создаваемой БД нажмите кнопкуСоздать данного окна диалога. На экране откроется окно базы данных (рис.1.3).

Рис.1.3. Окно новой базы данных

Создание базы данных с помощью мастера. Выполните следующие действия:

  1. Выполните команду Файл/Создать.

  2. В открывшемся окне диалога «Создание» перейдите на вкладку «Базы данных». На экране появится список баз данных, предлагаемых мастером: Главная книга, Заказы на работы, Контакты и так далее.

  3. Выберите из списка наиболее подходящий вам образец БД и запустите на выполнение мастер создания базы данных, нажав кнопку ОК.

  4. В окне диалога «Файл новой базы данных» из раскрывающегося списка Папка выберите папку, в которую предполагаете поместить создаваемую базу данных, а в поле Имя файла введите ее имя. Затем нажмите кнопку Создать.

  5. В следующем окне диалога мастер сообщает, какую информацию будет содержать создаваемая им база данных. В нижней части этого окна находятся следующие кнопки:

  • Отмена – прекращает работу мастера;

  • Назад – позволяет вернуться к предыдущему шагу в работе мастера;

  • Далее – позволяет перейти к следующему шагу в работе мастера;

  • Готово – запускает мастер на создание БД с установленными параметрами.

  • Для продолжения работы нажмите кнопку Далее.

  • Открывшееся окно диалога содержит два списка. Первый из них – список таблиц базы данных, а второй – список полей выбранной таблицы. В этом списке отмечены поля, которые будут включены в таблицу. Обычно отмечены почти все поля таблицы, за исключением полей, которые используются достаточно редко. Устанавливая или снимая флажки для полей, вы можете выбрать поля таблицы.

  • Если вы не хотите устанавливать другие параметры базы данных (вид оформления экрана, вид создаваемых отчетов и т.п.), то нажмите клавишу Готово. Мастер переходит к созданию базы данных, состоящей из таблиц с заданными вами полями, простейших форм ввода и просмотра информации, а также простейших отчетов.

    2.2.1. Основные шаги создания таблицы

    Таблица состоит из строк и столбцов и имеет уникальное имя в базе данных. В каждой из таблиц содержится информация о каких-либо объектах одного типа.

    Создание таблиц в MS Access осуществляется в окне базы данных (см. рис.1.3). Рассмотрим последовательность действий при создании таблицы в новой базе данных:

    1. Откройте окно созданной базы данных и выберите категорию «Таблицы».

    2. Нажмите кнопку Создать в окне базы данных.

    3. Откроется окно диалога «Новая таблица» (рис.1.4), в правой части которого находится список вариантов дальнейшей работы:

    • Импорт таблиц – позволяет осуществить импорт таблиц из внешнего файла в текущую базу данных;

    • Связь с таблицами – позволяет осуществить создание таблиц, связанных с таблицами из внешних файлов.

    1. Выберите в этом окне диалога подходящий вариант создания таблицы и нажмите кнопку ОК.

    2. Создайте структуру таблицы с помощью выбранного средства.

    3. Для того чтобы связать таблицу с содержащейся в ней информацией, каждой таблице присваивается имя. Задайте имя таблицы в окне диалог «Сохранение» и нажмите кнопку ОК.

    Мы кратко рассмотрели основные шаги создания таблицы, а теперь более подробно рассмотрим отдельные способы создания структуры таблицы.

    2.2.2. Создание таблицы в окне конструктора

    Для того чтобы перейти в конструктор таблиц, выберите из списка возможных вариантов в окне диалога «Новая таблица» опциюКонструктор и нажмите кнопку ОК. В результате выполнения этих действий откроется окно конструктора таблицы (рис.1.5).

    В верхней части окна диалога находится таблица, которая содержит следующие атрибуты: имя поля, тип данных и описание. Кроме этих основных атрибутов, каждое поле таблицы обладает дополнительными свойствами, отображаемыми в нижней части конструктора и определяющими условия ввода данных. Наименование каждого из полей таблицы, как правило, выбирается произвольно, но таким образом, чтобы отразить характер информации, которая будет храниться в данном поле. Тип поля определяется типом данных, хранящихся в этом поле.

    Определение полей таблицы

    Наименование поля вводится в столбце Имя поля. Наименование поля используется для ссылки на данные таблицы. При задании наименований полей необходимо следовать следующим правилам:

    • Наименование поля может содержать до 64 символов, но не следует злоупотреблять этой возможностью, задавая слишком длинные имена.

    • Наименование поля может содержать буквы, цифры, пробелы и специальные символы, за исключением точки, восклицательного знака, надстрочного символа, прямых скобок и т.д.

    • Наименование поля не может начинаться с пробела.

    • Два поля в одной таблице не могут иметь одинаковых наименований.

    • В качестве наименования поля рекомендуется использовать аббревиатуры или краткие названия.

    Тип данных поля вводится в поле столбца Тип данных. В MS Access допустимыми являются данные следующих типов:

    • Текстовый. При вводе поля по умолчанию Ms Access присваивает ему текстовый тип данных с шириной поля, равной 50. Текстовые поля могут содержать буквы, цифры и специальные символы. Максимальная ширина поля составляет 255 символов.

    Для изменения ширины поля нужно в строке Размер поля раздела «Свойства поля» задать число, определяющее ширину поля (от 1 до 255).

    • Числовой. Над числовыми полями возможно выполнение математических операций. Используя значение свойства Размер поля, можно установить следующий формат для полей числового типа: байт, целое, длинное целое, одинарное с плавающей точкой, двойное с плавающей точкой, код репликации, действительное. Для указания количества десятичных знаков используется свойство поля Число десятичных знаков. Оно может принимать значение от 0 до 15. Атрибут Авто данного свойства служит для автоматической установки количества знаков после запятой.

    • Денежный. В отличие от числового поля, для денежного поля свойство Формат поля устанавливается автоматически в значение Денежный, а свойство Число десятичных знаков принимает значение, равное двум знакам после запятой. С помощью денежного типа полей можно производить вычисления с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части. При этом размер поля составляет 5 байт.

    • Счетчик. Поля типа Счетчик предназначены для хранения данных, значения которых не редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу. Их значения являются уникальными, последовательно возрастающими на 1 при добавлении каждой новой записи или могут быть любыми случайными числами.

    • Даты/времени. MS Access позволяет вводить и отображать даты в нескольких форматах. Конкретный вариант отображения устанавливается в свойстве Формат поля окна конструктора таблиц. При хранении данных эти форматы автоматически преобразуются во внутреннее представление данных. В поле данного типа может содержаться любая дата и время от 1 января 100 до 31 декабря 9999гг.

    • Логический. Логические поля используются для хранения данных, которые могут принимать одно из двух возможных значений. Свойство Формат поля логического поля позволяет использовать специальные форматы или один из встроенных: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл. При этом значения Истина, Да и Вкл эквивалентны логическому значению True, а значения Ложь, Нет и Выкл – логическому значению False. Специальный формат может содержать от одного до трех компонентов, разделяемых точкой с запятой.

    • Поле МЕМО. Текстовые поля произвольной длины (поля МЕМО) могут содержать те же типы данных, что и простые текстовые поля. Отличие между этими полями заключается в том, что размер поля МЕМО не ограничен 255 символами, а может содержать до 65535 символов.

    • Мастер подстановок. Выбор этого типа данных запускает мастер подстановок, предназначенный для создания поля, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений или значений другой таблицы. Размер данного поля совпадает с размером ключевого поля, используемого в качестве подстановки.

    • Поля объекта OLE. MS Access позволяет хранить в таблицах изображения и другие двоичные данные (например, электронную таблицу MS Excel, рисунок, звукозапись). Для этих целей служит тип данных Поле объекта Ole.

    • Поля гиперссылки. Поля этого типа предназначены для хранения строк, состоящих из букв и цифр, и представляющих адрес гиперссылки.

    Создание структуры таблицы

    После того как мы рассмотрели типы данных и отдельные свойства полей таблицы, можно приступать к созданию структуры таблицы.

    1. Откройте базу данных, созданную ранее.

    2. В окне конструктора таблицы (рис.1.5) в столбце Имя поля введите наименование первого поля таблицы.

    3. Нажмите клавишу Tab или Enter, чтобы перейти в столбец Тип данных. При этом в нижней части окна диалога появляется информация в разделе «Свойства поля».

    4. В столбце Тип данных из выпадающего списка выберите необходимый тип данных. Нажмите клавишу Tab для перехода в столбец Описание.

    5. Введите поясняющий текст в столбец Описание. Столбец Описание представляет собой пояснение, которое вы даете своим полям. Нажмите клавишу Tab или Enter, чтобы перейти к вводу информации в следующем поле.

    6. Аналогичным образом введите описание всех полей таблицы.

    7. Завершив ввод структуры таблицы, сохраните ее, выполнив команду Файл/Сохранить, и введите имя таблицы.

    8. MS Access предложит создать первичный ключ. Нажмите кнопку Да, в результате MS Access автоматически установит первичный ключ и сохранит таблицу под указанным именем. В следующем подразделе мы более подробно обсудим действия при создании первичного ключа таблицы.

    Создание первичного ключа таблицы

    Первичный ключ содержит информацию, которая однозначно идентифицирует запись.

    Когда вы соглашаетесь с предложением MS Access создать первичный ключ, он автоматически создает поле код с типом данных Счетчик.

    Если стандартный подход вас не устраивает и вы хотите установить первичный ключ самостоятельно, выберите поле, которое предполагается использовать в качестве первичного ключа. Далее нажмите на панели инструментов кнопку Ключевое поле .

  • Лабораторная работа №2. Способы создания таблиц для базы данных Microsoft Access. Сопровождение баз данных.

    Цель работы: Ознакомление с приемами работы по созданию таблиц в среде Microsoft Access. Ознакомление с методами расширения БД.

    1.Теоретическая часть

    Таблицы — неотъемлемая часть базы данных, составляющая основной каркас базы данных. Таблицы не только хранят данные, но и позволяют устанавливать связи между таблицами. Перед созданием таблиц необходимо тщательно проанализировать требования к базе данных и создать ее план, чтобы точно выяснить, какие таблицы нужны.

    Создание таблицы в режиме Таблица

    После создания пустой новой базы данных приложение Access создаст и откроет ее в режиме таблицы (Рис. 1).

    Программа автоматически создала первый столбец будущей таблицы, назвав его «Код» (Рис. 1). Этот код мы будем позже использовать при создании связей между таблицами. Если вы щелкните мышью на поле со значком «№», то станет активным поле «Тип данных» в котором отобразится слово «Счетчик». Это означает, что программа будет автоматически нумеровать строки нашей таблицы.

    Рис. 1

    Добавление полей в таблицу в режиме таблицы

    Важно внимательно подойти к выбору полей. Например, чаще всего не имеет смысла создавать поле для хранения вычисляемого значения. Это значение может рассчитать приложение Office Access 2007, когда это потребуется. При определении полей старайтесь разбивать информацию на наименьшие элементы, которые можно использовать отдельно. Например, полные имена удобно разбить на два поля, «Имя» и «Фамилия». Вообще, если планируется создавать отчеты, выполнять сортировку, поиск или расчет для определенного элемента информации, рекомендуется создать для него собственное поле.

    Поля определяются рядом характеристик. Например, у каждого поля есть имя, однозначно определяющее это поле в таблице. Кроме того, у поля есть тип данных, выбираемый в соответствии с сохраняемыми в этом поле данными. Этот тип данных определяет значения, которые можно сохранить, и операции, которые можно выполнить с данными, а также объем памяти, выделяемой для каждого значения. С каждым полем также связана группа параметров, называемых свойствами, которые определяют внешний вид и функциональные характеристики этого поля. Например, свойство «Формат (Format)» определяет структуру отображения данных в поле, то есть вид, в котором они должны отображаться.

    Создаваемая новая таблица открывается в. Для быстрого добавления нового поля в уже существующую или новую таблицу необходимо открыть её в режиме таблицы и ввести данные в столбец Добавить поле (Рис. 2).

    Рис. 2

    При вводе данных в новый столбец Office Access 2007 автоматически распознает соответствующий тип данных для этого поля. Например, при вводе в столбец даты «1.01.2006» Office Access 2007 распознает, что введена дата, и задает для этого поля тип данных «Дата/время». Если на основании введенных данных приложение Access не может точно определить тип данных, задается тип данных «Текстовый».

    Чтобы явным образом задать тип данных и формат для поля, переопределив тип, назначенный Office Access 2007, используйте команды в группе Форматирование и тип данных, формат на вкладке Режим таблицы (Рис. 3).

    Рис. 3

    Изменить количество знаков после запятой можно, используя кнопки «Увеличить разрядность», «Уменьшить разрядность» (Рис. 4).

    Рис. 4

    Типы данных

    Тип данных

    Хранит

    Размер

    Текстовый

    Алфавитно-цифровые знаки

    Используется для текста или текста и чисел, не применяемых в расчетах (например, кода товара).

    До 255 знаков.

    Поле МЕМО

    Алфавитно-цифровые знаки (более 255 знаков) или форматированный текст.

    Используется для текста длиннее 255 знаков или форматированного текста. Типичные примеры использования поля типа «Поле МЕМО» — примечания, длинные описания и абзацы с полужирным шрифтом или курсивом.

    До 1 гигабайта знаков или 2 гигабайт памяти (2 байта на знак), из которых в элементе управления можно отобразить 65 535 знаков.

    Числовой

    Числовые значения (целые или дробные).

    Используется для хранения числовых данных, используемых в вычислениях, за исключением денежных значений (для денежных значений используется тип данных «Денежный»).

    1, 2, 4 и 8 байт или 16 байт (если используется для кода репликации).

    Дата/время

    Даты и время.

    Используется для хранения значений даты и времени. Обратите внимание, что каждое сохраняемое значение содержит одновременно и компонент даты, и компонент времени.

    8 байт.

    Денежный

    Денежные значения.

    Используется для хранения денежных значений (валюты).

    8 байт.

    Счетчик

    Уникальное числовое значение, которое автоматически вводит Office Access 2007 при добавлении записи.

    Используется для создания уникальных значений, например для первичного ключа. Обратите внимание, что в поле с типом данных «Счетчик» числа могут последовательно увеличиваться на указанное приращение или выбираться случайно.

    4 байта или 16 байт, если используется для кода репликации.

    Логический

    Логические значения.

    Используется для полей, которые могут содержать одно из двух значений, например «Да» и «Нет» или True и False.

    1 бит (8 бит = 1 байт).

    Поле объекта OLE

    OLE-объекты или другие двоичные данные.

    Используется для хранения OLE-объектов других приложений Microsoft Windows.

    До 1 Гбайт.

    Вложение

    Рисунки, изображения, двоичные файлы, файлы Microsoft Office.

    Стандартный тип данных для сохранения цифровых изображений и любого типа двоичных файлов.

    Для сжатых вложений — 2 гигабайта. Для несжатых вложений примерно 700 Кбайт в зависимости от степени возможного сжатия вложения.

    Гиперссылка

    Гиперссылки.

    Используется для хранения гиперссылок вызова веб-страниц одним щелчком с помощью URL-адреса или файлов с помощью формата универсального имени UNC. Кроме того, можно использовать ссылку на объекты Access, хранящиеся в базе данных.

    До 1 гигабайта знаков или 2 гигабайт памяти (2 байта на знак), из которых в элементе управления можно отобразить 65 535 знаков.

    Мастер подстановок

    Фактически типом данных не является, а вызывает мастер подстановок.

    Используется для запуска мастера подстановок, с помощью которого можно создать поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы, запроса или списка значений, используя поле со списком.

    На основе таблицы или запроса — размер привязанного столбца.

    На основе значения — размер текстового поля, содержащего значение.

    Добавление гиперссылок в таблицу базы данных.

    Чтобы добавить гиперссылку в таблицу базы данных можно определить одно из полей как гиперссылку (Hyperlink). Любое значение, введенное в такое поле, будет автоматически преобразовываться в гиперссылку.

    Если поле добавляется путем ввода данных в ячейке под заголовком Добавить поле, Office Access 2007 автоматически назначает имя этому полю: «Поле1» для первого поля, «Поле2» для второго поля и т. д. Рекомендуется использовать описательные имена полей. Для изменения имени поля щелкните его заголовок правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Переименовать столбец.

    Имена полей могут содержать до 64 знаков (цифр или букв), включая пробелы. Рекомендуется присваивать полям описательные имена, чтобы легко различать их при просмотре или изменении записей. Например, можно использовать такие имена полей, как «Фамилия», «Адрес» и «Домашний телефон».

    Добавление полей с помощью шаблонов полей

    Access 2007 включает набор встроенных шаблонов, позволяющих значительно сократить время, затрачиваемое на создание полей. Для создания нового поля с помощью шаблона откройте область Шаблоны полей и перетащите один или несколько шаблонов в таблицу, открытую в режиме таблицы.

    Шаблон поля – это готовый набор характеристик и свойств, описывающих поле. Определение шаблона поля включает имя поля, тип данных, значение свойства формата поля и ряд других свойств поля, которые в совокупности образуют модель, используемую в качестве основы для создания нового поля (Рис. 5).

    1. Убедитесь, что используется режим таблицы.

    2. На вкладке Таблица в группе Поля и столбцы щелкните Новое поле.

    Рис. 5

    1. Появится область Шаблоны полей.

    2. Выберите одно или несколько полей в области Шаблоны полей и перетащите их в таблицу. Когда появится линия вставки, поместите поля в выбранное место.

    3. Эти поля появятся в таблице.

    Добавление поля из существующей таблицы

    Если используется база данных, содержащая несколько таблиц, можно добавить поле из другой таблицы.. Поле добавляется с помощью списка полей, в котором отображаются доступные поля из других таблиц базы данных (Рис. 6).

    Рис. 6

    1. Таблица должна быть открыта в режиме таблицы.

    2. На вкладке Таблица в группе Поля и столбцы щелкните Добавить существующие поля (Рис. 5).

    3. Появится область Список полей.

    4. Щелкните знак плюс (+) рядом с таблицей для отображения списка ее полей.

    5. Перетащите нужное поле из области Список полей в таблицу в режиме таблицы.

    6. Когда появится линия вставки, вставьте поле в выбранное место (Рис. 6).

    Рис. 6

    1. Появится окно мастера подстановок. Следуйте инструкциям мастера.

    2. После завершения работы мастера поле появится в таблице в режиме таблицы.

     Примечание.    После перетаскивания поля из несвязанной таблицы и завершения мастера подстановки автоматически создается новое отношение «один-ко-многим» между таблицей в области Список полей и открытой таблицей.

    В области Список полей перечислены все остальные таблицы базы данных, сгруппированные по категориям. Если используется режим таблицы, в области Список полей отображаются две категории: Доступные поля в связанной таблице и Доступные поля в другой таблице. В первой категории перечислены все таблицы, с которыми связана открытая таблица. Во второй категории перечислены все таблицы, с которыми не связана данная таблица.

    Если щелкнуть знак плюс (+) рядом с таблицей, отображается список всех полей, доступных в ней. Для добавления в таблицу перетащите нужное поле из области Список полей в таблицу в режиме таблицы.

    Сохраните таблицу, нажав кнопку «Сохранить» в верхнем левом углу окна или комбинацию клавиш (Ctrl + S) клавиатуры. В поле «Имя таблицы» укажите подходящее имя.

    Создание таблицы в режиме Шаблоны таблиц

    На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Шаблоны таблицы (Рис. 7). Access позволяет выбрать из списка один из доступных шаблонов. Таким образом, пользователь получает готовую для заполнения таблицу уже имеющую названия полей с типами данных и с примерами заполнения этой таблицы.

    Рис. 7

    Однако недостатком данного способа создания таблиц является, то, что предлагаемые шаблоны могут не полностью удовлетворять потребности создаваемой базы данных. Исправить данный недостаток поможет Конструктор создания таблиц, в котором, можно не только создавать таблицы с нуля, но и модифицировать уже существующие.

    Создание таблицы в режиме Конструктор

    В режиме конструктора создается структура таблицы; т.е. создается список полей, которые будут в таблице. Также выбирается тип данных для каждого поля. (Поля могут содержать текст, числа и даже графические изображения.) Кроме того, вы можете ввести описание для каждого поля. Описания полей полезны тем, что предоставляют краткие сведения о типе данных, которые помещены в поле.

    Имена полей в Access могут быть до 64 символов длиной и содержать как буквы, так и цифры, а также пробелы. Нельзя использовать для имен полей символы точки и восклицательного знака. Также следует избегать в именах полей специальных символов ($, % или #), поскольку некоторые из них имеют специальное назначение в коде Access.

    Чтобы создать таблицу в режиме конструктора, выполните следующее:

    1. В окне базы данных (определенной базы данных) выберите вкладку Ленты меню Создание и затем Таблицы, сделайте двойной щелчок на ярлыке Создание таблицы в режиме конструктора. Новая таблица откроется в режиме конструктора

    2. Введите имя поля для первого поля вашей таблицы и переместитесь в столбец Тип данных.

    3. В правом конце ячейки появится кнопка со стрелочкой, показывая, что это раскрывающийся список. Выберете из раскрывающегося списка - Тип данных необходимый тип данных для поля. По умолчанию для типа данных установлено значение Текстовый; при этом доступны несколько других типов данных, например Счетчик, который автоматически нумерует каждую запись в таблице.

    4. После выбора типа данных перейдите в столбец Описание, и введите описание для поля. (Эта операция необязательна; таблица будет прекрасно работать и без ее выполнения.)

    1. Введите другие необходимые поля и задайте типы данных для них (вводить описания необязательно).

    Определение первичного ключа

    Первичный ключ таблицы состоит из одного или нескольких полей, однозначно определяющих каждую строку в этой таблице. Часто в качестве первичного ключа используется уникальный инвентарный номер, порядковый номер или код. Например, в таблице «Клиенты» для каждого клиента может быть указан уникальный код клиента. Поле кода клиента является первичным ключом этой таблицы.

    В качестве первичного ключа удобно использовать поле, которое обладает следующими характеристиками. Во-первых, оно должно однозначно определять каждую строку. Во-вторых, оно не должно быть пустым — ­в нем всегда должно быть значение. В-третьих, оно должно изменяться крайне редко (лучше всего — никогда). Приложение Access использует поля первичного ключа для быстрого объединения данных нескольких таблиц.

    Всегда следует определять для таблицы первичный ключ. Для первичного ключа автоматически создается индекс, ускоряющий выполнение запросов и операций. Кроме того, приложение Access проверяет наличие и уникальность значений в поле первичного ключа.

    При создании новой таблицы в режиме таблицы Access автоматически создает первичный ключ и назначает полю имя «Код» и тип данных «Счетчик». Это поле скрыто в режиме таблицы, для его просмотра необходимо переключиться в режим конструктора. Следующими способами:

    Щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа и выберите команду Конструктор. -или- щелкните правой кнопкой мыши имя таблицы в области переходов и выберите команду Конструктор -или- нажмите кнопку Конструктор в строке состояния Access.

    Для изменения или удаления первичного ключа и для задания первичного ключа таблицы, у которой его еще нет, необходимо использовать режим конструктора.

    Определение или изменение первичного ключа

    Откройте таблицу в режиме конструктора.

    Выберите поле или поля, которые требуется использовать в качестве первичного ключа.

    Чтобы выделить одно поле, щелкните область выделения строки нужного поля.

    Для выделения нескольких полей щелкните область выделения каждого поля, удерживая нажатой клавишу CTRL.

    На вкладке Структура в группе Элементы нажмите кнопку Ключевое поле(Рис. 8).

    Рис. 8

    Индикатор ключа будет добавлен слева от поля или полей, определенных как первичный ключ.

    Удаление первичного ключа

    Откройте таблицу в режиме конструктора.

    Щелкните область выделения строки для текущего первичного ключа.

    Если первичный ключ состоит из одного поля, щелкните область выделения для этого поля.

    Если первичный ключ состоит из нескольких полей, щелкните область выделения для любого поля в первичном ключе.

    На вкладке Структура в группе Элементы нажмите кнопку Ключевое поле (Рис. 8).

    Индикатор ключа удаляется из поля или полей, которые ранее были заданы в качестве первичного ключа.

     Примечание.    При сохранении новой таблицы без указания первичного ключа будет предложено создать этот ключ. Если нажать кнопку Да, приложение Access создаст поле «Код» с типом данных «Счетчик» для сохранения уникального значения для каждой записи. Если в таблице уже есть поле с таким типом данных, оно будет использовано в качестве первичного ключа.

    Создание связи между таблицами

    После создания таблицы для каждого объекта в базе данных нужно предоставить Office Access 2007 средства, с помощью которых эти данные возвращаются, когда это необходимо. Это осуществляется с помощью добавления общих полей в связанные таблицы и определения межтабличных связей. После этого можно создавать запросы, формы и отчеты, отображающие сведения одновременно из нескольких таблиц.

    Создать связь между таблицами можно с помощью окна «Связи» или с помощью перетаскивания поля из области Список полей в таблицу. При создании связи между таблицами общие поля могут иметь различные имена, однако часто они имеют одинаковые. Очевидно, что общие поля должны иметь одинаковый тип данных. Однако, если поле первичного ключа имеет тип «Счетчик», поле внешнего ключа может также быть числовым полем, если свойство Размер поля обоих полей совпадает. Например, можно сопоставить поля с типами «Счетчик» и «Числовой», если свойство Размер поля обоих полей имеет значение «Длинное целое». Если оба общих поля являются числовыми, у них должно совпадать значение свойства Размер поля

    Создание связи между таблицами с помощью вкладки «Схема данных»

    При открытой базе данных на вкладке Работа с базами данных в группе Отображение выберите пункт Схема данных (Рис. 9).

    Рис. 9

    Если ни одной связи еще не определено, автоматически откроется диалоговое окно Добавить таблицу. Если окно не открылось, на вкладке Структура в группе Связи нажмите кнопку Добавить таблицу (Рис. 10).

    Рис. 10

    В диалоговом окне Добавить таблицу отображены все таблицы и запросы, содержащиеся в базе данных. Чтобы отобразить только таблицы, выберите пункт Таблицы. Чтобы отобразить только запросы, выберите пункт Запросы. Чтобы отобразить и таблицы и запросы, выберите пункт Таблицы и запросы.

    Выберите одну или несколько таблиц или запросов и нажмите кнопку Добавить. После добавления таблиц и запросов на вкладку «Схема данных» нажмите кнопку Закрыть.

    Перетащите поле (как правило, поле первичного ключа) из одной таблицы на общее поле (поле внешнего ключа) в другой таблице. Чтобы перетащить сразу несколько полей, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, выберите каждое поле. Откроется диалоговое окно Изменение связей.

    Убедитесь, что поля, имена которых отображены в диалоговом окне, являются общими полями данной связи. Если имя поля неверно, выделите это имя и выберите верное поле из списка.

    Для поддержания целостности данных для этой связи установите флажок Обеспечение целостности данных. Нажмите кнопку Создать.

    Access проведет линию связи между двумя таблицами. Если был установлен флажок Обеспечение целостности данных, линия будет толще на каждом конце. Кроме того, если был установлен флажок Обеспечение целостности данных, над широкой частью на одном конце линии связи будет отображено число 1, а над широкой частью на другом конце линии — символ бесконечности (∞), как показано на следующем Рис. 11.

    Рис. 11

     Примечания 

    Чтобы создать отношение «один-к-одному»  Оба общих поля (как правило, поля первичного ключа и внешнего ключа) должны иметь уникальный индекс. Это означает, что свойства Индексированное (Indexed) этих полей должны иметь значения Да (Совпадения не допускаются). Если оба поля имеют уникальный индекс, Access создаст отношение «один-к-одному».

    Чтобы создать отношение «один ко многим»  Поле на одной стороне отношения (как правило, поле первичного ключа) должно иметь уникальный индекс. Это означает, что свойство Индексировано (Indexed) этого полей должны иметь значения Да (Совпадения не допускаются). Поле на стороне «многие» не должно иметь уникального индекса. У этого поля может быть индекс, но он должен допускать совпадения. Это означает, что свойство Индексировано (Indexed) этого поля должно иметь значение Нет либо Да (Допускаются совпадения). Если одно поле имеет уникальный индекс, а другое — нет, Access создаст отношение «один ко многим».

    Для удаления связи между таблицами:

    Щелкните линию связи, которую требуется удалить. При выделении линия связи становится толще.

    Нажмите клавишу DEL -или- щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить.

    Может быть отображено сообщение Подтвердите удаление выделенной связи из базы данных. Если сообщение о подтверждение отображено, нажмите кнопку Да.

    Изменение связи между таблицами

    При открытой базе данныхНа вкладке Работа с базами данных в группе Отображение выберите пункт Связи.

    Откроется вкладка «Схема данных».

    Если ни одной связи еще не определено и это первое открытие вкладки «Схема данных», откроется диалоговое окно Добавление таблицы. Если диалоговое окно открылось, нажмите кнопку Закрыть.

    На вкладке Конструктор в группе Связи нажмите кнопку Все связи.

    Будет отображены все таблицы со связями вместе с линиями связи. Обратите внимание, что скрытые таблицы (таблицы, у которых установлен флажок скрытый в диалоговом окне Свойства) и их связи не будут отображены, если не выбран параметр «Показывать скрытые объекты» в диалоговом окне Параметры переходов.

    Щелкните линию связи, которую требуется изменить. При выделении линия связи становится толще.

    Дважды щелкните линию связи -или- на вкладке Конструктор в группе Сервис щелкните Изменение связей.

    Откроется диалоговое окно Изменение связей (Рис. 12).

    Рис. 12

    Внесите изменения и нажмите кнопку ОК.

    С помощью диалогового окна Изменение связей можно позволяет изменять связь между таблицами. Например, изменить таблицы или запросы, а также поля на любой стороне отношения. Можно также задать тип объединения или включить обеспечение целостности данных и выбрать каскадные параметры

    Изменение структуры таблиц

    Структуру уже существующих таблиц позволяет изменить как режим Таблица, так и режим конструктора.

    Создайте таблицу и добавьте поля

    При создании базы данных Access вы храните данные в таблицах - тематических списках, содержащих строки и столбцы. Например, вы можете создать таблицу «Контакты» для хранения списка имен, адресов и номеров телефонов или таблицу «Товары» для хранения информации о продуктах. В этой статье объясняется, как создать таблицу, добавить поля в таблицу, установить первичный ключ таблицы и как установить свойства поля и таблицы.

    Прежде чем создавать таблицы и добавлять поля, убедитесь, что вы понимаете основные концепции.Для получения дополнительной информации см. Введение в таблицы.

    В этой статье

    Создание таблицы

    Простая база данных, такая как список контактов, может использовать только одну таблицу. Однако во многих базах данных используется несколько таблиц. Когда вы создаете новую базу данных, вы создаете новый файл на своем компьютере, который действует как контейнер для всех объектов в вашей базе данных, включая ваши таблицы.

    Вы можете создать таблицу, создав новую базу данных, вставив таблицу в существующую базу данных или импортировав или установив ссылку на таблицу из другого источника данных, например книги Microsoft Excel, документа Microsoft Word, текстового файла, или другая база данных.Когда вы создаете новую пустую базу данных, автоматически добавляется новая пустая таблица. Затем вы можете ввести данные в таблицу, чтобы приступить к определению полей.

    Верх страницы

    Создать новую таблицу в новой базе данных

    1. Щелкните Файл > Новый , а затем выберите Пустая база данных рабочего стола .

    2. В поле Имя файла введите имя файла для новой базы данных.

    3. Чтобы перейти в другое место и сохранить базу данных, щелкните значок папки.

    4. Щелкните Создать .

      Откроется новая база данных, и будет создана новая таблица с именем Таблица1, которая откроется в режиме таблицы.

    Верх страницы

    Создать новую таблицу в существующей базе данных

    1. Щелкните Файл > Откройте и щелкните базу данных, если она указана в списке Последние .Если нет, выберите одну из опций обзора, чтобы найти базу данных.

    2. В диалоговом окне Открыть выберите базу данных, которую вы хотите открыть, а затем щелкните Открыть .

    3. На вкладке Создать в группе Таблицы щелкните Таблица .

      Новая таблица будет вставлена ​​в базу данных, и таблица откроется в режиме таблицы.

    Верх страницы

    Импорт или связывание для создания таблицы

    Вы можете создать таблицу, импортировав или связав данные, которые хранятся в другом месте. Вы можете импортировать или связывать данные в листе Excel, списке SharePoint, XML-файле, другой базе данных Access, папке Microsoft Outlook и т. Д.

    При импорте данных вы создаете копию данных в новой таблице в текущей базе данных.Последующие изменения исходных данных не повлияют на импортированные данные, а изменения импортированных данных не повлияют на исходные данные. После подключения к источнику данных и импорта его данных вы можете использовать импортированные данные без подключения к источнику. Вы можете изменить дизайн импортированной таблицы.

    Когда вы связываете данные, вы создаете связанную таблицу в текущей базе данных, которая представляет собой действующую ссылку на существующую информацию, которая хранится в другом месте. Когда вы изменяете данные в связанной таблице, вы изменяете их в источнике.Каждый раз при изменении данных в источнике это изменение отображается в связанной таблице. Вы должны иметь возможность подключиться к источнику данных всякий раз, когда используете связанную таблицу. Вы не можете изменить дизайн связанной таблицы.

    Примечание. Вы не можете редактировать данные на листе Excel с помощью связанной таблицы. В качестве обходного пути импортируйте исходные данные в базу данных Access, а затем подключитесь к базе данных из Excel.

    Верх страницы

    Создать новую таблицу путем импорта или связывания с внешними данными

    1. Щелкните Файл > Откройте .

    2. В диалоговом окне Открыть выберите и откройте базу данных, в которой вы хотите создать новую таблицу.

    3. На вкладке External Data в группе Import & Link щелкните один из доступных источников данных.

    4. Следуйте инструкциям в диалоговых окнах, которые появляются на каждом этапе.

      Access создаст новую таблицу и отобразит ее в области навигации.

    Верх страницы

    Используйте сайт SharePoint для создания таблицы

    В базе данных можно создать таблицу, которая импортирует из списка SharePoint или связывает его. Вы также можете создать новый список SharePoint, используя предопределенный шаблон. Предопределенные шаблоны в Access включают Контакты, Задачи, Проблемы и События.

    1. Щелкните Файл > Откройте .

    2. В диалоговом окне Открыть выберите базу данных, в которой вы хотите создать новую таблицу, а затем щелкните Открыть .

    3. На вкладке Create в группе Tables щелкните SharePoint Lists .

    4. Выполните одно из следующих действий:

      Создать список SharePoint на основе шаблона

      1. Щелкните Контакты , Задачи , Проблемы или События .

      2. В диалоговом окне Create New List введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.

      3. Введите имя для нового списка и его описание в полях Укажите имя для нового списка и Описание .

      4. Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по завершении (установлен по умолчанию).

      Создать собственный список

      1. Щелкните Custom .

      2. В диалоговом окне Create New List введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.

      3. Введите имя для нового списка и его описание в полях Укажите имя для нового списка и Описание .

      4. Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по завершении (установлен по умолчанию).

      Импортировать данные из существующего списка

      1. Щелкните Существующий список SharePoint .

      2. В диалоговом окне Get External Data введите URL-адрес сайта SharePoint, который содержит данные, которые вы хотите импортировать.

      3. Щелкните Импортировать исходные данные в новую таблицу в текущей базе данных , а затем щелкните Далее .

      4. Установите флажок рядом с каждым списком SharePoint, который нужно импортировать.

      Ссылка на список

      1. Щелкните Существующий список SharePoint .

      2. В диалоговом окне « Получить внешние данные - сайт SharePoint » введите URL-адрес сайта SharePoint, который содержит список, на который вы хотите создать ссылку.

      3. Щелкните Связать с источником данных, создав связанную таблицу , а затем щелкните Далее .

      4. Установите флажок рядом с каждым списком SharePoint, на который вы хотите создать ссылку.

    Верх страницы

    Использование веб-службы для создания таблицы

    Вы можете создать таблицу в своей базе данных, которая будет подключаться к данным на веб-сайте, который предоставляет интерфейс веб-службы. Таблицы веб-сервисов доступны только для чтения.

    1. На вкладке External Data в группе Import & Link щелкните More , а затем щелкните Data Service s.

    2. Если соединение, которое вы хотите использовать, уже установлено, переходите к шагу 5. В противном случае переходите к следующему шагу.

    3. Щелкните Установить новое соединение .

    4. Выберите файл подключения, который вы хотите использовать, а затем нажмите ОК .

    5. В диалоговом окне Create Link to Web Service Data разверните соединение, которое вы хотите использовать.

    6. Выберите таблицу, к которой вы хотите добавить ссылку. Access отображает поля в правой части диалогового окна.

    7. При желании введите имя связанной таблицы в поле Укажите имя ссылки . Access будет использовать это имя для связанной таблицы в области навигации.

    8. Щелкните ОК .Access создаст связанную таблицу.

    Верх страницы

    Установить свойства таблицы

    Помимо настройки полей свойств, вы также можете установить свойства, которые применяются ко всей таблице или ко всем записям.

    1. Выберите таблицу, свойства которой вы хотите установить.

    2. На вкладке Home в группе Views щелкните View , а затем щелкните Design View .

    3. На вкладке Design в группе Показать / скрыть щелкните Property Sheet .

      Отображается лист свойств таблицы.

    4. На странице свойств щелкните вкладку Общие .

    5. Щелкните поле слева от свойства, которое вы хотите установить, а затем введите параметр для свойства.

      Не забудьте нажать CTRL + S, чтобы сохранить изменения.

      Используйте это свойство таблицы

      С по

      Просмотр представлений на сайте SharePoint

      Укажите, могут ли представления, основанные на таблице, отображаться на сайте SharePoint.

      Примечание. Действие этого параметра зависит от значения свойства Отображать все представления на сайте SharePoint .

      Дополнительный лист данных расширен

      Раскройте все подтаблицы при открытии таблицы.

      Высота дополнительного листа

      Выполните одно из следующих действий:

      • Если вы хотите, чтобы окно подтаблицы расширялось для отображения всех строк, оставьте для этого свойства значение 0 ".

      • Если вы хотите управлять высотой подтаблицы, введите желаемую высоту в дюймах.

      Ориентация

      Установите ориентацию просмотра в зависимости от того, читается ли ваш язык слева направо или справа налево.

      Описание

      Дайте описание таблицы.Это описание появится во всплывающих подсказках к таблице.

      Просмотр по умолчанию

      Установите Datasheet , PivotTable или PivotChart в качестве представления по умолчанию при открытии таблицы. Параметры сводной таблицы и сводной диаграммы были удалены из Access, начиная с Access 2013.

      Правило проверки

      Введите выражение, которое должно быть истинным при добавлении или изменении записи.

      Текст подтверждения

      Введите сообщение, которое отображается, когда запись нарушает выражение в свойстве Правило проверки .

      Фильтр

      Определите критерии для отображения только совпадающих строк в представлении таблицы.

      Заказать по

      Выберите одно или несколько полей, чтобы указать порядок сортировки строк по умолчанию в режиме таблицы.

      Имя подтаблицы

      Укажите, должна ли подтаблица отображаться в представлении таблицы, и если да, то какая таблица или запрос должны предоставлять строки в подтаблице.

      Связать дочерние поля

      Перечислите поля в таблице или запросе, которые используются для подтаблицы, которые соответствуют свойству Link Master Fields , указанному для таблицы.

      Поля мастера связи

      Перечислите поля в таблице, соответствующие свойству Связать дочерние поля , заданному для таблицы.

      Фильтр под нагрузкой

      Автоматически применять критерии фильтра в свойстве Фильтр (задав значение Да ), когда таблица открыта в режиме таблицы.

      Заказ по загрузке

      Автоматически применять критерии сортировки в свойстве Упорядочить по (задав значение Да ), когда таблица открыта в режиме таблицы.

      Совет Чтобы предоставить больше места для ввода или редактирования параметра в поле свойств, нажмите SHIFT + F2, чтобы отобразить поле Zoom .Если вы устанавливаете свойство Validation Rule для выражения и хотите получить помощь в его создании, щелкните рядом с полем свойства ValidationRule для отображения построителя выражений.

    Верх страницы

    Сохранить таблицу

    После создания или изменения таблицы необходимо сохранить ее дизайн. Когда вы сохраняете таблицу в первый раз, дайте ей имя, описывающее данные, которые она содержит.Вы можете использовать до 64 буквенно-цифровых символов, включая пробелы. Например, вы можете назвать таблицу «Клиенты», «Запасные части» или «Продукты».

    Access дает вам большую гибкость, когда дело доходит до именования ваших таблиц; однако есть некоторые ограничения, о которых следует помнить. Имя таблицы может иметь длину до 64 символов, может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов, кроме точки (.), Восклицательного знака (!), Квадратных скобок ([]), начального пробела, начального равнозначного числа. знак (=) или непечатаемый символ, например возврат каретки.Имя также не может содержать следующие символы: `/ \:; *? "'<> | # {}% ~ &.

    Совет: Вы должны выбрать соглашение об именах для объектов в вашей базе данных и использовать его последовательно.

    1. Выберите Файл > Сохранить или нажмите CTRL + S.

    2. Если вы сохраняете таблицу в первый раз, введите имя таблицы и нажмите ОК .

    Верх страницы

    Установка первичного ключа

    Если у вас нет особой причины не делать этого, вы должны указать первичный ключ для таблицы. Access автоматически создает индекс для первичного ключа, что может помочь повысить производительность базы данных. Access также гарантирует, что каждая запись имеет значение в поле первичного ключа и что это значение всегда уникально. Уникальные значения имеют решающее значение, поскольку в противном случае невозможно надежно отличить конкретную строку от других строк.

    Когда вы создаете новую таблицу в режиме таблицы, Access автоматически создает для вас первичный ключ и присваивает ему имя поля ID и тип данных AutoNumber.

    В представлении «Дизайн» можно изменить или удалить первичный ключ или установить первичный ключ для таблицы, у которой его еще нет.

    Верх страницы

    Определить, какие поля использовать в качестве первичного ключа

    Иногда у вас уже есть данные, которые вы хотите использовать в качестве первичного ключа.Например, у вас могут быть существующие идентификационные номера ваших сотрудников. Если вы создаете таблицу для отслеживания информации о сотрудниках, вы можете решить использовать существующий идентификатор сотрудника в качестве первичного ключа для таблицы. Или, возможно, идентификатор сотрудника уникален только в сочетании с идентификатором отдела, что требует использования обоих полей вместе в качестве первичного ключа. Хороший кандидат на первичный ключ имеет следующие характеристики:

    • Каждая запись имеет уникальное значение для поля или комбинации полей.

    • Поле или комбинация полей никогда не может быть пустым или нулевым - всегда есть значение.

    • Значения не меняются.

    Если не существует подходящих данных для использования в качестве первичного ключа, вы можете создать новое поле для использования в качестве первичного ключа. Когда вы создаете новое поле для использования в качестве первичного ключа, установите для типа данных поля значение AutoNumber, чтобы убедиться, что оно соответствует трем характеристикам из предыдущего списка.

    Верх страницы

    Установить или изменить первичный ключ

    1. Выберите таблицу, первичный ключ которой вы хотите установить или изменить.

    2. На вкладке Home в группе Views щелкните View , а затем щелкните Design View .

    3. В сетке конструктора таблицы выберите поле или поля, которые вы хотите использовать в качестве первичного ключа.

      Чтобы выбрать одно поле, щелкните селектор строк для нужного поля.

      Чтобы выбрать более одного поля, удерживайте нажатой клавишу CTRL, а затем щелкните селектор строк для каждого поля.

    4. На вкладке Design в группе Инструменты щелкните Первичный ключ .

      Индикатор ключа появляется слева от поля или полей, которые вы указываете в качестве первичного ключа.

    Верх страницы

    Удалить первичный ключ

    1. Выберите таблицу, первичный ключ которой вы хотите удалить.

    2. На вкладке Home в группе Views щелкните View , а затем щелкните Design View .

    3. Щелкните селектор строк для текущего первичного ключа.Если первичный ключ состоит из нескольких полей, удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните селектор строк для каждого поля.

    4. На вкладке Design в группе Инструменты щелкните Первичный ключ .

      Ключевой индикатор удаляется из поля или полей, которые вы ранее указали в качестве первичного ключа.

    Когда вы сохраняете новую таблицу без установки первичного ключа, Access предлагает вам создать новое поле для первичного ключа.Если вы нажмете Да , Access создаст поле идентификатора, которое использует тип данных AutoNumber для предоставления уникального значения для каждой записи. Если ваша таблица уже включает поле AutoNumber, Access использует его в качестве первичного ключа. Если вы нажмете Нет , Access не добавит поле и не будет установлен первичный ключ.

    Верх страницы

    Добавление полей

    Чтобы сохранить новый фрагмент данных о чем-то, для чего у вас уже есть таблица Access, рассмотрите возможность добавления поля в таблицу.Например, предположим, что у вас есть таблица, в которой хранятся фамилия, имя, адрес электронной почты, номер телефона и почтовый адрес каждого из ваших клиентов. Если вы хотите начать отслеживать предпочтительные способы связи каждого клиента, вы добавляете поле для хранения этих данных.

    Вы сохраняете каждую часть данных, которую хотите отслеживать, в поле. Например, в таблице контактов вы создаете поля для фамилии, имени, номера телефона и адреса. В таблице продуктов вы создаете поля для названия продукта, идентификатора продукта и цены.

    Каждое поле имеет определенные существенные характеристики, такие как имя, однозначно идентифицирующее поле в таблице, тип данных, определяющий характер данных, операции, которые могут быть выполнены с данными, и сколько места для хранения следует выделить для каждого значения.

    Прежде чем создавать поля, попробуйте разделить данные на мельчайшие полезные части. Позднее объединить данные намного проще, чем разделить их. Например, вместо поля полного имени рассмотрите возможность создания отдельных полей для фамилии и имени.Затем вы можете легко искать или сортировать по имени, фамилии или обоим. Если вы планируете составлять отчеты, сортировать, искать или вычислять элемент данных, поместите этот элемент в отдельное поле.

    После создания поля вы также можете установить свойства поля, чтобы управлять его внешним видом и поведением. Например, свойство Format определяет способ отображения данных в таблице или форме, содержащей это поле.

    Верх страницы

    Добавить поле путем ввода данных

    Когда вы создаете новую таблицу или открываете существующую таблицу в режиме таблицы, вы можете добавить поле в таблицу, введя данные в столбец Добавить новое поле таблицы (1) .Access автоматически назначает тип данных для поля на основе введенного вами значения. Если ваш ввод не подразумевает другой тип данных, Access устанавливает тип данных как текст, но вы можете изменить тип данных.

    Для ввода данных в столбец Добавить новое поле :

    1. Создайте или откройте таблицу в режиме таблицы, щелкнув правой кнопкой мыши нужную таблицу в области навигации и выбрав Просмотр таблицы в контекстном меню.

    2. В столбце Добавить новое поле введите имя поля, которое вы хотите создать.

      Используйте описательное имя, чтобы поле было легче идентифицировать.

    3. Введите данные в новое поле.

    Верх страницы

    Добавить поле с помощью шаблона поля

    Иногда проще выбрать из заранее заданного списка полей, которые соответствуют вашим потребностям, чем создавать поле вручную.Вы можете использовать список Дополнительные поля для выбора из списка шаблонов полей. Шаблон поля - это предопределенный набор характеристик и свойств, описывающих поле. Определение шаблона поля включает имя поля, тип данных, настройку для свойства Format поля и другие свойства поля.

    1. На вкладке Home в группе Views щелкните View , а затем щелкните Datasheet View .

    2. На вкладке полей в группе Добавить и удалить щелкните Дополнительные поля .

    3. Выберите поле в списке Дополнительные поля , чтобы вставить новый столбец. Access помещает поле справа от столбца, в котором в данный момент находится курсор. Если вы выберете один из вариантов поля под заголовком «Быстрый старт», например «Адрес», Access создаст в вашей таблице несколько полей, содержащих различные части адреса.

    Верх страницы

    Настройка свойств поля

    После создания поля вы можете установить свойства поля, чтобы управлять его внешним видом и поведением.

    Например, задав свойства поля, вы можете:

    • Управляет появлением данных в поле

    • Помогите предотвратить неправильный ввод данных в поле

    • Задайте значения по умолчанию для поля

    • Помогите ускорить поиск и сортировку по полю

    Вы можете установить некоторые из доступных свойств поля во время работы в режиме таблицы.Иметь доступ и настраивать полный список свойств поля; однако вы должны использовать представление «Дизайн».

    Свойства, которые вы можете установить, зависят от типа данных поля.

    Верх страницы

    Установить свойства поля в режиме таблицы

    Вы можете переименовать поле, изменить его тип данных, изменить его свойство Format и изменить некоторые другие свойства поля во время работы в режиме таблицы.

    1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую хотите открыть.

    2. В контекстном меню выберите Просмотр таблицы .

    Верх страницы

    Переименовать поле

    Когда вы добавляете поле, вводя данные в режиме таблицы, Access автоматически присваивает полю общее имя.Access присваивает имя Field1 первому новому полю, Field2 - второму новому полю и т. Д. По умолчанию имя поля используется в качестве его метки везде, где отображается поле, например, заголовок столбца в таблице. Переименование полей так, чтобы они имели более описательные имена, помогает упростить их использование при просмотре или редактировании записей.

    1. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля, которое вы хотите переименовать (например, Поле1).

    2. В контекстном меню щелкните Переименовать поле .

    3. Введите новое имя в заголовок поля.

      Имена полей могут содержать до 64 символов (букв или цифр), включая пробелы.

    Верх страницы

    Изменить тип данных поля

    Когда вы создаете поле, вводя данные в режиме таблицы, Access проверяет эти данные, чтобы определить соответствующий тип данных для поля.Например, если вы введете 1/1/2017 , Access распознает эти данные как дату и установит для поля тип данных «Дата / время». Если Access не может окончательно определить тип данных, по умолчанию используется текстовый тип данных (короткий текст, если вы используете Access 2016).

    Тип данных поля определяет, какие другие свойства поля вы можете установить. Например, вы можете установить только свойство Добавить только для поля, которое имеет тип данных гиперссылки или тип данных Memo (длинный текст, если вы используете Access 2016).

    Могут быть случаи, когда вы хотите вручную изменить тип данных поля. Например, предположим, что у вас есть номера комнат, которые напоминают даты, например 10/2017. Если вы введете 10/2017 в новое поле в режиме таблицы, функция автоматического определения типа данных выберет для поля тип данных Дата / Время. Поскольку номера комнат являются метками, а не датами, они должны использовать тип данных Text. Используйте следующую процедуру, чтобы изменить тип данных поля.

    1. На ленте щелкните вкладку Поля .

    2. В списке Тип данных в группе Форматирование выберите нужный тип данных.

      Какие типы данных доступны?

      Полный список доступных типов данных в базах данных Access см. В разделе Типы данных для настольных баз данных Access.

      Советы по типам данных

      • Максимальный размер файла базы данных Access составляет 2 гигабайта.

      • Для оптимизации производительности при создании текстового или числового поля следует использовать наиболее подходящий размер поля . Например, если вы планируете хранить почтовые индексы предсказуемой длины, укажите эту длину как размер поля. Вы можете указать размер поля, задав значение в поле свойства Размер поля . Дополнительные сведения см. В разделе «Настройка других свойств поля».

      • Для номеров телефонов, номеров деталей и других номеров, которые вы не собираетесь использовать для математических вычислений, следует выбрать тип данных Текст вместо типа данных Число.Числовое значение, которое хранится в виде текста, можно более логично сортировать и фильтровать.

    Верх страницы

    Изменить формат поля

    Помимо определения типа данных нового поля, Access может также установить свойство Формат для поля, в зависимости от того, что вы вводите. Например, если вы введете 10:50, Access установит тип данных на Дата / время, а для свойства Format - Среднее время.Чтобы вручную изменить свойство Формат поля, выполните следующие действия:

    1. На ленте щелкните вкладку Поля .

    2. В списке Формат в группе Форматирование введите нужный формат.

      Примечание: Список Формат может быть недоступен для некоторых полей (например, Текст), в зависимости от типа данных поля.

    Верх страницы

    Установить другие свойства поля

    1. В режиме таблицы щелкните поле, для которого вы хотите установить свойство.

    2. На вкладке Fields в группах Properties , Formatting или Field Validation выберите нужные свойства.

    Верх страницы

    Установка свойств поля в режиме конструктора

    Вы можете установить любое свойство поля при работе с таблицей в режиме конструктора. В представлении «Дизайн» вы устанавливаете тип данных поля в сетке конструктора таблицы, а другие свойства устанавливаете на панели Свойства поля .

    1. В области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши.

    2. В контекстном меню выберите Конструктор .

    Верх страницы

    Изменить тип данных поля

    Вы можете изменить различные аспекты поля после его создания.

    Предупреждение: Вы также можете изменить эти аспекты поля, которое вы не только что создали. Однако, если данные уже существуют в поле, некоторые действия будут недоступны или могут привести к потере данных.

    1. В сетке дизайна таблицы найдите поле, для которого вы хотите установить тип данных.

    2. В столбце Data Type выберите тип данных из списка.

      Какие типы данных доступны?

      Полный список доступных типов данных в базах данных Access см. В разделе Типы данных для настольных баз данных Access.

      Советы по типам данных

      • Максимальный размер файла базы данных Access составляет 2 гигабайта.

      • Для номеров телефонов, номеров деталей и других номеров, которые вы не собираетесь использовать для математических вычислений, следует выбрать тип данных Текст вместо типа данных Число. Числовое значение, которое хранится в виде текста, можно более логично сортировать и фильтровать, но его нельзя легко использовать в вычислениях.

      • Для типов данных «Текст» и «Число» можно более точно указать размер поля или тип данных, задав значение в поле свойства Размер поля .

    Верх страницы

    Установить другие свойства поля

    Примечание: Не все форматы доступны для всех типов данных. Сначала установите тип данных, а затем, если необходимо, задайте формат.

    1. В сетке дизайна таблицы выберите поле, для которого вы хотите установить свойства.Access отображает свойства этого поля на панели Свойства поля .

      Тип данных поля определяет свойства, которые вы можете установить.

    2. На панели Свойства поля введите требуемые параметры для каждого свойства или нажмите F6 и затем используйте клавиши со стрелками для выбора свойства.

      Какие свойства поля доступны?

      См. Введение в типы данных и свойства полей для получения полного списка свойств полей, доступных для каждого типа данных в базах данных Access.

      Примечание: Не все свойства доступны для каждого поля. Тип данных поля определяет, какими свойствами оно обладает.

    3. Чтобы предоставить больше места для ввода или редактирования параметра свойства в поле свойства, нажмите SHIFT + F2, чтобы отобразить поле Zoom .

      Совет: Если вы вводите маску ввода или выражение проверки и хотите получить помощь в его создании, щелкните рядом с полем свойств, чтобы отобразить соответствующий строитель.

    4. Чтобы сохранить изменения, нажмите CTRL + S.

    Верх страницы

    Переместить поле

    Чтобы переместить поле, перетащите его в нужное место. Чтобы выбрать несколько смежных полей для перемещения, щелкните первое поле, удерживайте нажатой клавишу SHIFT, а затем щелкните последнее поле. Затем вы можете перетащить выбранную группу полей в новое место.

    Перетаскивание поля изменяет его положение в таблице, но не меняет порядок полей в дизайне таблицы. Если вы программно получаете доступ к полям, применяется исходный порядок. Например, если вы перетащите поле на новое место в таблице данных, а затем создадите форму из таблицы с помощью кнопки «Форма», поле будет в исходном положении.

    Верх страницы

    См. Также

    Добавить вычисляемое поле в таблицу

    Добавить поле в форму или отчет

    Введение в таблицы - Access

    Таблицы - важные объекты в базе данных, поскольку они содержат всю информацию или данные.Например, база данных для бизнеса может иметь таблицу контактов, в которой хранятся имена их поставщиков, адреса электронной почты и номера телефонов. Поскольку другие объекты базы данных очень сильно зависят от таблиц, вы всегда должны начинать проектирование базы данных с создания всех ее таблиц, а затем создания любых других объектов. Прежде чем создавать таблицы, рассмотрите свои требования и определите все таблицы, которые могут вам понадобиться. Введение в планирование и проектирование базы данных см. В разделе Основы проектирования баз данных.

    В этой статье

    Обзор

    Свойства таблицы и поля

    Типы данных

    Отношения между таблицами

    Ключи

    Преимущества использования отношений

    Обзор

    Реляционная база данных, такая как Access, обычно имеет несколько связанных таблиц.В хорошо спроектированной базе данных каждая таблица хранит данные о конкретном предмете, например о сотрудниках или продуктах. В таблице есть записи (строки) и поля (столбцы). Поля содержат разные типы данных, такие как текст, числа, даты и гиперссылки.

    1. Запись: содержит определенные данные, например информацию о конкретном сотруднике или продукте.

    2. Поле A: содержит данные об одном аспекте темы таблицы, например, имя или адрес электронной почты.

    3. Значение поля: каждая запись имеет значение поля. Например, Contoso, Ltd. или [email protected]

    Верх страницы

    Свойства таблиц и полей

    Таблицы и поля также имеют свойства, которые можно установить для управления их характеристиками или поведением.

    1. Свойства таблицы

    2. Свойства поля

    В базе данных Access свойства таблицы - это атрибуты таблицы, которые влияют на внешний вид или поведение таблицы в целом.Свойства таблицы задаются на странице свойств таблицы в режиме конструктора. Например, вы можете установить свойство Default View таблицы, чтобы указать, как таблица будет отображаться по умолчанию.

    Свойство поля применяется к определенному полю в таблице и определяет одну из характеристик поля или аспект поведения поля. Вы можете установить некоторые свойства поля в режиме таблицы. Вы также можете установить любое свойство поля в представлении «Дизайн» с помощью панели Свойства поля .

    Типы данных

    Каждое поле имеет тип данных. Тип данных поля указывает тип данных, которые хранятся в поле, например, большие объемы текста или вложенных файлов.

    Тип данных - это свойство поля, но он отличается от других свойств поля следующим образом:

    • Тип данных поля задается в сетке конструктора таблицы, а не на панели Свойства поля .

    • Тип данных поля определяет, какие другие свойства имеет поле.

    • Вы должны установить тип данных поля при создании поля.

      Вы можете создать новое поле в Access, введя данные в новый столбец в режиме таблицы. Когда вы создаете поле, вводя данные в режиме таблицы, Access автоматически назначает тип данных для поля на основе введенного вами значения.Если ваш ввод не подразумевает другой тип данных, Access устанавливает тип данных как текст. При необходимости вы можете изменить тип данных с помощью ленты.

    Примеры автоматического определения типа данных

    В следующей таблице показано, как автоматическое определение типа данных работает в режиме таблицы.

    Если ввести:

    Access создает поле с типом данных:

    Иоанна

    Текст

    http: // www.contoso.com

    Вы можете использовать любой действующий префикс Интернет-протокола. Например, http: //, https: // и mailto: допустимые префиксы.

    Гиперссылка

    1

    Число, длинное целое

    50 000

    Число, длинное целое

    50 000.99

    Номер

    , двухместный

    50000,389

    Номер двойной

    12/67

    Распознаваемые форматы даты и времени соответствуют языку вашего пользователя.

    Дата / время

    31 декабря 2016 г.

    Дата / время

    10:50:23

    Дата / время

    10:50

    Дата / время

    17:50

    Дата / время

    $ 12.50

    Распознаваемый символ валюты соответствует языку пользователя.

    Валюта

    21,75

    Номер двойной

    123.00%

    Номер двойной

    3.46E + 03

    Номер двойной

    Верх страницы

    Отношения между таблицами

    Хотя каждая таблица хранит данные о разном предмете, таблицы в базе данных Access обычно хранят данные о предметах, которые связаны друг с другом.Например, база данных может содержать:

    • Таблица клиентов, в которой перечислены клиенты вашей компании и их адреса.

    • Таблица продуктов, в которой перечислены продукты, которые вы продаете, включая цены и изображения для каждого элемента.

    • Таблица заказов, в которой отслеживаются заказы клиентов.

    Поскольку вы храните данные о разных предметах в отдельных таблицах, вам нужен способ связать данные вместе, чтобы вы могли легко объединить связанные данные из этих отдельных таблиц.Чтобы связать данные, хранящиеся в разных таблицах, вы создаете отношения. Отношение - это логическая связь между двумя таблицами, определяющая поля, которые имеют общие таблицы. Для получения дополнительной информации см. Руководство по связям между таблицами.

    Верх страницы

    Ключи

    Поля, которые являются частью связи между таблицами, называются ключами. Ключ обычно состоит из одного поля, но может состоять из нескольких полей. Есть два вида ключей:

    • Первичный ключ Таблица может иметь только один первичный ключ.Первичный ключ состоит из одного или нескольких полей, которые однозначно идентифицируют каждую запись, которую вы храните в таблице. Часто существует уникальный идентификационный номер, такой как идентификационный номер, серийный номер или код, который служит первичным ключом. Например, у вас может быть таблица «Клиенты», в которой у каждого покупателя есть уникальный идентификационный номер. Поле идентификатора клиента является первичным ключом таблицы «Клиенты». Когда первичный ключ содержит более одного поля, он обычно состоит из ранее существовавших полей, которые вместе дают уникальные значения.Например, вы можете использовать комбинацию фамилии, имени и даты рождения в качестве первичного ключа для таблицы о людях. Для получения дополнительной информации см. Добавление или изменение первичного ключа таблицы.

    • Внешний ключ Таблица также может иметь один или несколько внешних ключей. Внешний ключ содержит значения, которые соответствуют значениям в первичном ключе другой таблицы. Например, у вас может быть таблица заказов, в которой каждый заказ имеет идентификационный номер клиента, соответствующий записи в таблице клиентов.Поле идентификатора клиента - это внешний ключ таблицы «Заказы».

    Соответствие значений между ключевыми полями составляет основу связи таблицы. Связь между таблицами используется для объединения данных из связанных таблиц. Например, предположим, что у вас есть таблица клиентов и таблица заказов. В таблице «Клиенты» каждая запись идентифицируется по полю первичного ключа ID.

    Чтобы связать каждый заказ с покупателем, вы добавляете поле внешнего ключа в таблицу «Заказы», ​​которое соответствует полю ID таблицы «Клиенты», а затем создаете связь между двумя ключами.Когда вы добавляете запись в таблицу «Заказы», ​​вы используете значение идентификатора клиента, полученное из таблицы «Клиенты». Всякий раз, когда вы хотите просмотреть любую информацию о клиенте заказа, вы используете отношение, чтобы определить, какие данные из таблицы «Клиенты» соответствуют каким записям в таблице «Заказы».

    1. Первичный ключ, обозначенный значком ключа рядом с именем поля.

    2. Внешний ключ - обратите внимание на отсутствие значка ключа.

    Не добавляйте поле, если вы ожидаете, что для каждой уникальной сущности, представленной в таблице, может потребоваться больше, чем значение для поля.Продолжая предыдущий пример, если вы хотите начать отслеживание заказов, размещенных вашими клиентами, вы не добавляете поле в таблицу, потому что у каждого клиента будет более одного заказа. Вместо этого вы создаете новую таблицу для хранения заказов, а затем устанавливаете связь между двумя таблицами.

    Верх страницы

    Преимущества использования отношений

    Разделение данных в связанных таблицах дает следующие преимущества:

    • Согласованность Поскольку каждый элемент данных записывается только один раз, в одну таблицу, вероятность неоднозначности или несогласованности меньше.Например, вы сохраняете имя клиента только один раз в таблице о клиентах, а не сохраняете его повторно (и потенциально непоследовательно) в таблице, содержащей данные о заказе.

    • Эффективность Запись данных только в одном месте означает, что вы используете меньше места на диске. Более того, меньшие таблицы, как правило, предоставляют данные быстрее, чем большие таблицы. Наконец, если вы не используете отдельные таблицы для отдельных субъектов, вы вводите в свои таблицы нулевые значения (отсутствие данных) и избыточность, что может привести к потере места и снижению производительности.

    • Понятность Дизайн базы данных легче понять, если предметы правильно разделены на таблицы.

    Планируйте свои таблицы с учетом отношений. Вы можете использовать мастер поиска для создания поля внешнего ключа, если таблица, содержащая соответствующий первичный ключ, уже существует. Мастер поиска создает для вас отношения. Дополнительные сведения см. В разделе Создание или удаление поля поиска.

    Верх страницы

    См. Также

    Создайте таблицу и добавьте поля

    Создание новой базы данных - Access

    В этой статье описывается базовый процесс запуска Access и создания базы данных, которая будет использоваться на настольных компьютерах, а не через Интернет. В нем объясняется, как создать базу данных настольного компьютера с помощью шаблона и как создать базу данных с нуля, создав свои собственные таблицы, формы, отчеты и другие объекты базы данных.В нем также объясняются некоторые методы, которые можно использовать для переноса существующих данных в новую базу данных.

    В этой статье

    Обзор

    Создать базу данных с помощью шаблона

    Создать базу данных без использования шаблона

    Скопируйте данные из другого источника в таблицу Access

    Импорт, добавление или ссылка на данные из другого источника

    Добавить часть приложения

    Откройте существующую базу данных Access

    Обзор

    При первом запуске Access или при закрытии базы данных без закрытия Access отображается представление Microsoft Office Backstage.

    Представление

    Backstage - это отправная точка, с которой вы можете создать новую базу данных, открыть существующую базу данных, просмотреть избранный контент с Office.com - все, что вы можете использовать в Access, чтобы сделать с по файл базы данных или за пределами базы данных, в отличие от в базе данных.

    Создание базы данных

    Когда вы открываете Access, в представлении Backstage отображается вкладка Новый . Вкладка New предоставляет несколько способов создания новой базы данных:

    • Пустая база данных При желании вы можете начать с нуля.Это хороший вариант, если у вас есть очень специфические требования к дизайну или есть существующие данные, которые нужно учесть или включить.

    • Шаблон, устанавливаемый с Access . Рассмотрите возможность использования шаблона, если вы начинаете новый проект и хотите начать работу. В Access по умолчанию установлено несколько шаблонов.

    • Шаблон из Офиса.com В дополнение к шаблонам, которые поставляются с Access, вы можете найти еще много шаблонов на Office.com. Вам даже не нужно открывать браузер, шаблоны доступны на вкладке New .

    Добавление в базу данных

    Когда вы работаете с базой данных, вы можете добавлять поля, таблицы или части приложения.

    Части приложения - это функция, позволяющая использовать несколько связанных объектов базы данных вместе, как если бы они были одним целым.Например, часть приложения может состоять из таблицы и формы, основанной на таблице. Вы можете добавить таблицу и форму одновременно, используя часть приложения.

    Также вы можете создавать запросы, формы, отчеты, макросы - все объекты базы данных, с которыми вы привыкли работать.

    Создать базу данных с помощью шаблона

    Access поставляется с множеством шаблонов, которые можно использовать как есть или в качестве отправной точки. Шаблон - это готовая к использованию база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы, макросы и отчеты, необходимые для выполнения конкретной задачи.Например, есть шаблоны, которые можно использовать для отслеживания проблем, управления контактами или ведения учета расходов. Некоторые шаблоны содержат несколько примеров записей, помогающих продемонстрировать их использование.

    Если один из этих шаблонов соответствует вашим потребностям, его использование обычно является самым быстрым способом начать работу с базой данных. Однако, если у вас есть данные в другой программе, которые вы хотите импортировать в Access, вы можете решить, что лучше создать базу данных без использования шаблона. В шаблонах уже определена структура данных, и может потребоваться много работы, чтобы адаптировать существующие данные к структуре шаблона.

    1. Если у вас открыта база данных, на вкладке Файл щелкните Закрыть . В представлении Backstage отображается вкладка Новый .

    2. На вкладке Новый доступно несколько наборов шаблонов, некоторые из которых встроены в Access. Вы можете загрузить дополнительные шаблоны с Office.com. Подробности см. В следующем разделе этой статьи.

    3. Выберите шаблон, который вы хотите использовать.

    4. Access предлагает имя файла для вашей базы данных в поле Имя файла - вы можете изменить имя файла, если хотите. Чтобы сохранить базу данных в папке, отличной от той, которая отображается под полем имени файла, щелкните , перейдите к папке, в которой вы хотите его сохранить, а затем нажмите ОК . При желании вы можете создать базу данных и связать ее с сайтом SharePoint.

    5. Щелкните Создать .

      Access создает базу данных на основе выбранного вами шаблона, а затем открывает базу данных. Для многих шаблонов отображается форма, в которой вы можете начать ввод данных. Если ваш шаблон содержит образцы данных, вы можете удалить каждую запись, щелкнув селектор записей (затененное поле или полоса слева от записи), а затем выполнив следующие действия:

      На вкладке Home в группе Records щелкните Delete .

    6. Чтобы начать ввод данных, щелкните первую пустую ячейку формы и начните ввод. Используйте панель навигации для поиска других форм или отчетов, которые вы, возможно, захотите использовать. Некоторые шаблоны включают форму навигации, которая позволяет перемещаться между различными объектами базы данных.

    Дополнительные сведения о работе с шаблонами см. В статье Использование шаблона для создания настольной базы данных Access.

    Верх страницы

    Создать базу данных без использования шаблона

    Если вы не заинтересованы в использовании шаблона, вы можете создать базу данных, создав свои собственные таблицы, формы, отчеты и другие объекты базы данных. В большинстве случаев это включает одно или оба из следующих:

    • Ввод, вставка или импорт данных в таблицу, которая создается при создании новой базы данных, а затем повторение процесса с новыми таблицами, которые вы создаете с помощью команды Таблица на вкладке Создать .

    • Импорт данных из других источников и создание новых таблиц в процессе.

    Создать пустую базу данных

    1. На вкладке File щелкните New , а затем щелкните Blank Database .

    2. Введите имя файла в поле Имя файла . Чтобы изменить расположение файла по умолчанию, щелкните Найдите место для размещения вашей базы данных (рядом с полем File Name ), перейдите в новое место и нажмите OK .

    3. Щелкните Создать .

      Access создает базу данных с пустой таблицей с именем Table1, а затем открывает Table1 в режиме таблицы. Курсор помещается в первую пустую ячейку в столбце Нажмите, чтобы добавить .

    4. Начните вводить данные, чтобы добавить данные, или вы можете вставить данные из другого источника, как описано в разделе Копирование данных из другого источника в таблицу Access.

    Ввод данных в режиме таблицы очень похож на работу с листом Excel. Структура таблицы создается при вводе данных. Когда вы добавляете новый столбец в таблицу, в таблице определяется новое поле. Access автоматически устанавливает тип данных каждого поля на основе введенных вами данных.

    Если вы не хотите сейчас вводить данные в Таблицу 1, щелкните Закрыть . Если вы внесли какие-либо изменения в таблицу, Access предложит вам сохранить изменения.Щелкните Да , чтобы сохранить изменения, щелкните Нет, , чтобы отменить их, или щелкните Отмена , чтобы оставить таблицу открытой.

    Совет: Access ищет файл с именем Blank.accdb в папке, расположенной на [установочном диске]: \ Program Files \ Microsoft Office \ Templates \ 1033 \ Access \. Если он существует, Blank.accdb - это шаблон для всех новых пустых баз данных. Любой контент, который он содержит, наследуется всеми новыми пустыми базами данных.Это хороший способ распространения содержимого по умолчанию, такого как номера деталей или заявления об отказе от ответственности и политики компании.

    Важно: Если вы закроете таблицу Table1, не сохранив ее хотя бы один раз, Access удалит всю таблицу, даже если вы ввели в нее данные.

    Добавить стол

    Вы можете добавлять новые таблицы в существующую базу данных с помощью команд в группе Таблицы на вкладке Создать .

    Создание таблицы, начиная с представления таблицы В представлении таблицы вы можете сразу ввести данные и позволить Access строить структуру таблицы за кулисами. Имена полей назначаются численно (Поле1, Поле2 и т. Д.), И Access автоматически устанавливает тип данных каждого поля на основе введенных вами данных.

    1. На вкладке Создать в группе Таблицы щелкните Таблица .

      Access создает таблицу и выбирает первую пустую ячейку в столбце Нажмите, чтобы добавить .

    2. На вкладке Поля в группе Добавить и удалить щелкните тип поля, которое вы хотите добавить. Если вы не видите нужный тип, щелкните Дополнительные поля .

    3. Access отображает список часто используемых типов полей.Щелкните нужный тип поля, и Access добавит новое поле в таблицу в точке вставки.

      Вы можете переместить поле, перетащив его. Когда вы перетаскиваете поле в таблице, появляется вертикальная полоса вставки там, где это поле будет размещено.

    4. Чтобы добавить данные, начните вводить текст с первой пустой ячейки или вставьте данные из другого источника, как описано в разделе «Копирование данных из другого источника в таблицу Access».

    5. Чтобы переименовать столбец (поле), дважды щелкните заголовок столбца и введите новое имя.

      Вы должны дать значимое имя каждому полю, чтобы вы могли определить, что оно содержит, когда увидите его на панели Список полей .

    6. Чтобы переместить столбец, щелкните его заголовок, чтобы выбрать столбец, а затем перетащите столбец в нужное место.Вы также можете выбрать несколько смежных столбцов, а затем перетащить их в новое место сразу. Чтобы выбрать несколько смежных столбцов, щелкните заголовок первого столбца, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните заголовок последнего столбца.

    Создайте таблицу, начиная с представления «Дизайн». В представлении «Дизайн» сначала создайте структуру таблицы. Затем вы переключаетесь в режим таблицы для ввода данных или вводите данные с помощью другого метода, такого как вставка или импорт.

    1. На вкладке Create в группе Tables щелкните Table Design .

    2. Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля , а затем выберите тип данных из списка Тип данных .

    3. При желании вы можете ввести описание для каждого поля в столбце Описание .Затем описание отображается в строке состояния, когда курсор находится в этом поле в режиме таблицы. Описание также используется в качестве текста строки состояния для любых элементов управления в форме или отчете, которые вы создаете, перетаскивая поле из панели Список полей , а также для любых элементов управления, которые создаются для этого поля при использовании мастера форм или Мастер отчетов.

    4. После добавления всех полей сохраните таблицу:

    5. Вы можете начать ввод данных в таблицу в любое время, переключившись в режим таблицы и щелкнув первую пустую ячейку.Вы также можете вставить данные из другого источника, как описано в разделе Копирование данных из другого источника в таблицу Access.

    Установка свойств поля в представлении «Дизайн» Независимо от того, как вы создавали свою таблицу, рекомендуется проверить и установить свойства поля. Хотя некоторые свойства доступны в режиме таблицы, некоторые свойства можно установить только в режиме конструктора. Чтобы переключиться в представление «Дизайн», щелкните правой кнопкой мыши таблицу в области навигации и выберите «Дизайн-представление ».Чтобы просмотреть свойства поля, щелкните поле в сетке дизайна. Свойства отображаются под сеткой проекта в разделе Свойства поля .

    Чтобы просмотреть описание каждого свойства поля, щелкните свойство и прочтите описание в поле рядом со списком свойств в разделе Свойства поля . Вы можете получить более подробную информацию, нажав кнопку «Справка».

    В следующей таблице описаны некоторые часто настраиваемые свойства поля.

    Недвижимость

    Описание

    Размер поля

    Для текстовых полей это свойство устанавливает максимальное количество символов, которое может храниться в поле.Максимальное значение - 255. Для числовых полей это свойство устанавливает тип числа, которое будет сохранено (длинное целое, двойное и т. Д.). Для наиболее эффективного хранения данных рекомендуется выделять для данных наименьшее количество места, которое, по вашему мнению, вам понадобится. Вы можете увеличить значение позже, если ваши потребности изменятся.

    Формат

    Это свойство устанавливает способ отображения данных.Это не влияет на фактические данные, поскольку они хранятся в поле. Вы можете выбрать предопределенный формат или ввести собственный формат.

    Маска ввода

    Используйте это свойство, чтобы указать шаблон для всех данных, которые будут вводиться в это поле. Это помогает гарантировать, что все данные введены правильно и содержат необходимое количество символов.Чтобы получить справку о создании маски ввода, щелкните в правой части окна свойств.

    Значение по умолчанию

    Используйте это свойство, чтобы указать значение по умолчанию, которое будет отображаться в этом поле каждый раз при добавлении новой записи. Например, если у вас есть поле «Дата / время», в которое вы всегда хотите записывать дату добавления записи, вы можете ввести «Дата ()» (без кавычек) в качестве значения по умолчанию.

    Требуется

    Это свойство устанавливает, требуется ли значение в этом поле. Если вы установите для этого свойства значение Да , Access не позволит вам добавить новую запись, если в это поле не введено значение.

    Верх страницы

    Копировать данные из другого источника в таблицу доступа

    Если ваши данные в настоящее время хранятся в другой программе, такой как Excel, вы можете скопировать и вставить их в таблицу Access.В общем, это работает лучше всего, если ваши данные уже разделены на столбцы, как на листе Excel. Если ваши данные хранятся в текстовом редакторе, лучше всего разделить столбцы данных с помощью вкладок или преобразовать данные в таблицу в текстовом редакторе перед копированием данных. Если ваши данные требуют какого-либо редактирования или манипуляции (например, разделение полных имен на имя и фамилию), вы можете сделать это перед копированием данных, особенно если вы не знакомы с Access.

    Когда вы вставляете данные в пустую таблицу, Access устанавливает тип данных для каждого поля в соответствии с типом данных, которые он там находит. Например, если вставленное поле не содержит ничего, кроме значений даты, Access применяет к этому полю тип данных «Дата / время». Если вставленное поле содержит только слова «да» и «нет», Access применяет к полю тип данных «Да / Нет».

    Access называет поля в зависимости от того, что он находит в первой строке вставленных данных. Если первая строка вставленных данных похожа по типу на следующие строки, Access определяет, что первая строка является частью данных, и присваивает полям общие имена (F1, F2 и т. Д.).). Если первая строка вставленных данных не похожа на следующие строки, Access определяет, что первая строка состоит из имен полей. Access называет поля соответствующим образом и не включает первую строку в данных.

    Если Access назначает общие имена полей, следует как можно скорее переименовать поля, чтобы избежать путаницы. Используйте следующую процедуру:

    1. Нажмите CTRL + S, чтобы сохранить таблицу.

    2. В режиме таблицы дважды щелкните заголовок каждого столбца, а затем введите описательное имя поля для каждого столбца.

    3. Снова сохраните таблицу.

    Примечание: Вы также можете переименовать поля, переключившись в представление «Дизайн» и отредактировав там имена полей. Чтобы переключиться в представление «Дизайн», щелкните правой кнопкой мыши таблицу в области навигации и выберите «Дизайн-представление ». Чтобы вернуться в режим таблицы, дважды щелкните таблицу в области навигации.

    Верх страницы

    Импорт, добавление или ссылка на данные из другого источника

    У вас могут быть данные, которые хранятся в другой программе, и вы хотите импортировать эти данные в новую таблицу или добавить их в существующую таблицу в Access.Или вы можете работать с людьми, которые хранят свои данные в других программах, и вы хотите работать с ними в Access, установив на них ссылку. В любом случае Access упрощает работу с данными из других источников. Вы можете импортировать данные из листа Excel, из таблицы в другой базе данных Access, из списка SharePoint или из множества других источников. Используемый вами процесс немного отличается в зависимости от вашего источника, но следующая процедура поможет вам начать.

    1. В Access на вкладке External Data в группе Import & Link щелкните команду для типа файла, который вы импортируете.

      Например, если вы импортируете данные из листа Excel, щелкните Excel . Если вы не видите нужный тип программы, нажмите Подробнее .

      Примечание: Если вы не можете найти правильный тип формата в группе Import & Link , возможно, вам придется запустить программу, в которой вы изначально создали данные, а затем использовать эту программу для сохранения данных в общем файле. формат (например, текстовый файл с разделителями), прежде чем вы сможете импортировать эти данные в Access.

    2. В диалоговом окне Получить внешние данные щелкните Обзор , чтобы найти файл исходных данных, или введите полный путь к файлу исходных данных в поле Имя файла .

    3. Выберите нужный вариант (все программы позволяют импортировать, а некоторые позволяют добавлять или связывать) в разделе . Укажите, как и где вы хотите хранить данные в текущей базе данных .Вы можете создать новую таблицу, которая использует импортированные данные, или (с некоторыми программами) вы можете добавить данные в существующую таблицу или создать связанную таблицу, которая поддерживает связь с данными в исходной программе.

    4. Если мастер запустится, следуйте инструкциям на следующих нескольких страницах мастера. На последней странице мастера нажмите Готово .

      Если вы импортируете объекты или связываете таблицы из базы данных Access, открывается диалоговое окно Import Objects или Link Tables .Выберите нужные элементы и нажмите ОК .

      Точный процесс зависит от того, хотите ли вы импортировать, добавить или связать данные.

    5. Access предложит вам сохранить информацию о только что выполненной операции импорта. Если вы думаете, что в будущем вы снова будете выполнять ту же операцию импорта, нажмите Сохранить шаги импорта , а затем введите данные.Затем вы можете легко повторить операцию в будущем, нажав Saved Imports в группе Import & Link на вкладке External Data . Если вы не хотите сохранять детали операции, нажмите Закрыть .

    Если вы выбрали импорт таблицы, Access импортирует данные в новую таблицу, а затем отобразит таблицу в группе Таблицы в области навигации. Если вы решили добавить данные в существующую таблицу, данные будут добавлены в эту таблицу.Если вы выбрали ссылку на данные, Access создаст связанную таблицу в группе Таблицы в области навигации.

    Верх страницы

    Добавить часть приложения

    Вы можете использовать часть приложения для добавления функций в существующую базу данных. Часть приложения может быть такой же простой, как одна таблица, или может состоять из нескольких связанных объектов, таких как таблица и связанная форма.

    Например, часть приложения «Комментарии» состоит из таблицы с полем AutoNumber ID, полем даты и полем памятки.Вы можете добавить его в любую базу данных и использовать как есть или с минимальной настройкой.

    1. Откройте базу данных, в которую вы хотите добавить часть приложения.

    2. Щелкните вкладку Create .

    3. В группе Шаблоны щелкните Application Parts . Откроется список доступных деталей.

    4. Щелкните часть приложения, которую вы хотите добавить.

    Верх страницы

    Открыть существующую базу данных Access

    1. На вкладке Файл щелкните Открыть .

    2. В диалоговом окне Открыть перейдите к базе данных, которую вы хотите открыть.

    3. Выполните одно из следующих действий:

      • Дважды щелкните базу данных, чтобы открыть ее в режиме по умолчанию, заданном в диалоговом окне Access Options , или в режиме, установленном административной политикой.

      • Щелкните Открыть , чтобы открыть базу данных для совместного доступа в многопользовательской среде, чтобы вы и другие пользователи могли читать и писать в базу данных.

      • Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть , а затем щелкните Открыть только для чтения , чтобы открыть базу данных для доступа только для чтения, чтобы ее можно было просматривать, но не редактировать. Другие пользователи по-прежнему могут читать и писать в базу данных.

      • Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть , а затем щелкните Эксклюзивное открытие , чтобы открыть базу данных с использованием монопольного доступа. Когда у вас есть база данных, открытая с монопольным доступом, любой другой, кто попытается открыть базу данных, получит сообщение «файл уже используется».

      • Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть , а затем щелкните Открыть эксклюзивно только для чтения , чтобы открыть базу данных для доступа только для чтения.Другие пользователи по-прежнему могут открывать базу данных, но они ограничены режимом только для чтения.

    Примечание. Вы можете напрямую открыть файл данных во внешнем формате файла, таком как dBASE, Microsoft Exchange или Excel. Вы также можете напрямую открыть любой источник данных ODBC, например Microsoft SQL Server. Access автоматически создает новую базу данных Access в той же папке, что и файл данных, и добавляет ссылки на каждую таблицу во внешней базе данных.

    подсказки

    • Чтобы открыть одну из последних открытых баз данных, на вкладке Файл щелкните Последние , а затем щелкните имя файла для этой базы данных. Access открывает базу данных с использованием тех же параметров, которые использовались при ее последнем открытии. Если список недавно использованных файлов не отображается, на вкладке Файл щелкните Параметры . В диалоговом окне Access Options щелкните Client Settings .В поле Display введите количество документов для отображения в списке последних документов, максимум 50.

      Вы также можете отобразить недавние базы данных на панели навигации в представлении Backstage для доступа в два щелчка: 1) вкладка File , 2) недавняя база данных, которую вы хотите открыть. Внизу вкладки Недавние установите флажок Быстрый доступ к этому количеству недавних баз данных , а затем настройте количество отображаемых баз данных.

    • Если вы открываете базу данных, щелкнув команду Открыть на вкладке Файл , вы можете просмотреть список ярлыков для ранее открытых баз данных, щелкнув Мои недавние документы в диалоговом окне Открыть .

    Верх страницы

    Создание таблиц Microsoft Access

    Таблицы являются основой базы данных Access.Access хранит данные в таблицах. Этот урок научит вас создавать таблицу, добавлять поля в таблицу, назначать типы данных полям и устанавливать свойства полей.

    Общие сведения о таблицах

    Таблица - это набор столбцов и строк. Каждый столбец называется полем. В таблице каждому полю должно быть присвоено имя, и никакие два поля не могут иметь одинаковое имя. Каждое значение в поле представляет одну категорию данных. Например, таблица может иметь три поля: Фамилия, Имя и Номер телефона.Таблица состоит из трех столбцов: один для фамилии, один для имени и один для номера телефона. В каждой строке таблицы поле «Фамилия» содержит фамилию, поле «Имя» - имя, а поле «Номер телефона» - номер телефона. Каждая строка в таблице называется записью.

    Все данные в таблице должны относиться к одному и тому же предмету. Например, все данные в таблице «Сотрудники» должны относиться к сотрудникам, все данные в таблице «Студенты» должны относиться к студентам, а все данные в таблице «Курсы» должны относиться к курсам.

    Вы можете просматривать базу данных Access как набор связанных таблиц. Например, в базе данных, которая содержит таблицы для сотрудников, студентов и курсов, в таблице «Сотрудники» перечислены сотрудники, в таблице «Студенты» перечислены студенты, а в таблице «Курсы» перечислены курсы, которые студенты могут пройти.

    После того, как Access создаст пустую базу данных, она откроется в режиме таблицы и предоставляет инструменты, необходимые для создания таблицы. В режиме таблицы таблица отображается в виде набора столбцов и строк.Когда вы впервые просматриваете пустую базу данных в режиме таблицы, вы видите столбец с именем ID. Этот столбец по умолчанию является полем первичного ключа.

    Первичный ключ - это поле или комбинация полей, которые однозначно идентифицируют каждую запись в таблице. Никакие две записи в таблице не должны иметь одинаковые значения в каждом поле. Например, в таблице не должно быть следующего.

    Фамилия Имя Город
    Смит Иоанна Джонстаун
    Смит Иоанна Джонстаун

    В реальном мире возможно иметь двух человек из одного города с одинаковыми именем и фамилией.В подобных случаях вы можете использовать поле ID в качестве поля первичного ключа и использовать его, чтобы сделать каждую запись уникальной. Поле идентификатора имеет тип данных AutoNumber; в результате Access автоматически создает уникальный номер для каждой записи в базе данных. Результирующая таблица будет выглядеть так, как показано здесь.

    ID Фамилия Имя Город
    1 Смит Иоанна Джонстаун
    2 Смит Иоанна Джонстаун

    Access предоставляет несколько методов для создания таблицы.Один из способов - использовать параметр «Переименовать» с меткой столбца «Добавить новое поле» , чтобы присвоить каждому столбцу желаемое имя поля, а затем ввести или вставить данные в таблицу. Имена полей могут включать буквы, цифры и пробелы и могут содержать до 64 символов. Выбирая имя поля, постарайтесь сделать его коротким.

    Когда вы впервые сохраняете таблицу, Access дает вам возможность присвоить ей имя. Имя каждой таблицы должно быть уникальным; следовательно, две таблицы в одной базе данных не могут иметь одно и то же имя.Имя таблицы должно описывать данные в таблице; может состоять из букв, цифр и пробелов; и может содержать до 64 символов. Выбирая название таблицы, старайтесь, чтобы оно было коротким.

    Вы можете сохранить таблицу, нажав кнопку «Сохранить» на панели инструментов быстрого доступа или щелкнув правой кнопкой мыши вкладку «Таблицы» и выбрав «Сохранить» в появившемся меню.

    Чтобы добавить поля в таблицу:

    1. Щелкните метку столбца «Добавить новое поле».
    2. Активируйте вкладку Datasheet.
    3. Щелкните «Переименовать» в группе «Поля и столбцы».
    4. Введите имя поля.
    5. Нажмите Enter. Доступ создает поле.
    6. Введите имя следующего поля. Access создает поле. Продолжайте, пока не создадите все поля в своей таблице.
    7. Нажмите Enter, не вводя имени поля, чтобы завершить ввод.

    или

    1. Щелкните правой кнопкой мыши метку столбца «Добавить новое поле».Появится меню.
    2. Щелкните «Переименовать столбец».
    3. Введите имя поля.
    4. Нажмите Enter. Access создает поле.
    5. Введите имя следующего поля. Access создает поле. Продолжайте, пока не создадите все поля в своей таблице.

    Имя и сохранение таблицы

    После создания таблицы вы должны дать ей имя и сохранить.

    Чтобы назвать и сохранить таблицу:

    1. Нажмите кнопку «Сохранить» на панели инструментов быстрого доступа.Откроется диалоговое окно «Сохранить как».
    2. Введите имя, которое хотите дать своей таблице.
    3. Нажмите ОК. Access называет вашу таблицу.

    Совет . Вы можете использовать параметр «Переименовать» в любое время, чтобы переименовать любой столбец. Например, вы можете переименовать столбец ID «Идентификатор сотрудника».

    Общие сведения о типах данных

    В Access вы используете типы данных, чтобы указать тип данных, которые может захватывать каждое поле. Поле с типом данных текст может хранить буквенные символы и числа.Вообще говоря, вы не можете выполнять математические вычисления с использованием текстового поля. Например, вы можете использовать текстовое поле для хранения почтового адреса. Если вы не произведете никаких манипуляций, вы не сможете использовать числа в почтовом адресе в математических расчетах. Вы не сможете суммировать или усреднять числа в адресном поле, и это нормально, потому что вы, вероятно, не хотите этого делать. Кроме того, вы можете присвоить полю Test Score тип данных Number. Вы можете ввести числа в поле, а затем усреднить, суммировать или выполнить другие вычисления с числами.Однако вы не можете ввести буквенный символ в числовое поле.

    Типы данных

    Тип данных Использование Примечания
    Текст Буквенно-цифровые данные. Используйте для текста и для чисел, которые не используются в математических вычислениях. Используйте для имен, адресов и других относительно коротких фрагментов текста.Может хранить до 255 символов. .
    Памятка Длинный текст. Используйте для длинных фрагментов текста, таких как заметки и длинные описания. Может хранить до 64 000 символов.
    Номер Числовые данные. Используйте для чисел, которые вы хотите использовать в математических вычислениях. Если вы работаете с валютой, используйте тип валюты.
    Дата / время Используется для даты и времени.
    Валюта Используется для валюты. Предотвращает округление во время вычисления.
    Автономер Уникальные последовательные числа или случайные числа автоматически вставляются при создании записи. Используйте для создания первичного ключа.
    Да / Нет Логические данные. Используйте, когда допустимо только одно из двух значений.Да / Нет, Верно / Ложно и т. Д.
    Гиперссылка Используется для хранения гиперссылок.
    Приложение Используется для хранения вложений.
    Объект OLE Используется для прикрепления объекта OLE, например документа Word, электронной таблицы Excel или презентации PowerPoint.

    После создания полей таблицы вы можете вводить данные, вводя данные в каждое поле.По мере ввода Access назначает тип данных каждому полю на основе вашей записи.

    Присвоенные типы данных

    Образец записи Назначенный тип данных
    Смит Текст
    http://www.website.com Гиперссылка
    10000 Число, длинное целое число
    10 000 Число, длинное целое число
    10 000.99 Номер двойной
    10000.999 Номер двойной
    01.01.2009
    Распознаваемые форматы даты и времени соответствуют языку вашего пользователя.
    Дата / время
    1 января 2009 г. Дата / время
    12:10:33 Дата / время
    12:30 Дата / время
    16:50 Дата / время
    100.50 Номер двойной
    25,00% Номер двойной
    1.23E + 02 Номер двойной

    Явное назначение типов и форматов данных

    Вы можете изменить тип данных Access, назначенный полю, или вы можете явно назначить тип данных каждому полю. Вы можете сделать это, выбрав вкладку Таблица, а затем выбрав соответствующий параметр в поле Тип данных в группе Тип данных и форматирование.

    Некоторые типы данных позволяют выбрать нужное форматирование. Форматированием вы определяете, как будут отображаться данные в поле. Например, если вы выбираете тип данных числа и формат евро, любое введенное вами число будет отображаться со знаком евро впереди.

    Региональные настройки Windows позволяют отображать такую ​​информацию, как дата, время и валюта, которые соответствуют стандартам или языку, используемым в стране, в которой вы живете. Например, если вы живете в США, в настройках валюты используется знак доллара.

    Региональные настройки для английского языка (США)
    Номер 123 456 789,00
    Валюта 123 456 789,00 долл. США
    Время 3:39:44 PM
    Краткая дата 28.07.2008
    Long Date 28 июля 2008 г., понедельник

    Используйте региональные и языковые параметры панели управления Windows, чтобы просмотреть или изменить региональные настройки.

    Типы данных
    Тип данных Формат Как отображаются числа
    Номер Общий номер Как набрано.
    Валюта Использует разделитель тысяч. Соответствует региональным настройкам.
    Евро Использует денежный формат с символом евро.
    Фиксированный Отображает как минимум одну цифру. Соответствует региональным настройкам.
    Стандартный Использует разделитель тысяч. Соответствует региональным настройкам.
    Процент Преобразует запись в проценты.
    Научный Использует научную нотацию.
    Валюта Общий номер Как набрано.
    Валюта Использует разделитель тысяч. Соответствует региональным настройкам.
    Евро Использует денежный формат с символом евро.
    Фиксированный Отображает как минимум одну цифру. Соответствует региональным настройкам.
    Стандартный Использует разделитель тысяч. Соответствует региональным настройкам.
    Процент Преобразует запись в проценты.
    Научный Использует научную нотацию.
    Дата / время Общая дата Значения даты отображаются в виде чисел, а значения времени - в виде часов, минут и секунд, за которыми следует AM или PM. Соответствует региональным настройкам.
    Long Date Использует формат длинной даты, указанный в региональных настройках Windows.
    Средняя дата Использует дд / ммм / гг, используя разделитель даты, указанный в региональных настройках Windows.
    Short Date Использует формат краткой даты, указанный в региональных настройках Windows.
    Долгое время Использует часы, минуты и секунды, за которыми следует AM или PM. Использует разделитель, указанный в настройке времени в региональных настройках Windows.
    Среднее время Отображает часы и минуты, за которыми следуют AM или PM.Использует разделитель, указанный в настройке времени в региональных настройках Windows.
    Краткосрочное Использует часы и минуты. Использует разделитель, указанный в настройке времени в региональных настройках Windows.
    Да / Нет Да / Нет
    Верно / Неверно
    Вкл. / Выкл.
    Чтобы явно назначить тип данных или формат полю:

    1. Щелкните метку поля для поля, которому вы хотите назначить тип данных.
    2. Активируйте вкладку Datasheet.
    3. Щелкните стрелку вниз рядом с полем «Тип данных» и выберите тип данных.
    4. Щелкните стрелку вниз рядом с полем «Формат» и выберите формат. Access назначает выбранному полю тип данных и формат.

    Совет: Если вы хотите, чтобы каждая запись в поле была уникальной, установите флажок Уникальный на вкладке Таблица в группе Тип данных и форматирование. Если вы не хотите, чтобы пользователь оставлял поле пустым, установите флажок Обязательно.

    Совет: В группе «Тип данных и форматирование» есть несколько параметров форматирования, которые можно применить к числам. Если вы хотите использовать формат валюты, нажмите кнопку «Валюта»; если вы хотите использовать процентный формат, нажмите кнопку «Процент»; если вы хотите использовать числовой формат запятой, нажмите кнопку запятая; или если вы хотите увеличить или уменьшить количество десятичных разрядов, нажмите кнопку «Увеличить десятичный знак» или «Уменьшить десятичный разряд».

    Совет: Вы можете создать новую таблицу в любое время, активировав вкладку «Создать» и нажав кнопку «Таблица».

    Общие сведения о представлении «Дизайн»

    Access предоставляет несколько способов просмотра объектов в вашей базе данных. Вы можете использовать представление «Дизайн» для создания или изменения таблицы Access. Вы можете использовать кнопку «Просмотр» на вкладке «Главная» или кнопку «Дизайн таблиц» на вкладке «Создать», чтобы перейти в режим просмотра «Дизайн». Использование представления «Дизайн» является предпочтительным методом создания таблицы, поскольку оно предоставляет вам наибольшее количество опций и позволяет точно определить таблицу. Помимо выбора типа данных, вы можете установить все следующие параметры в представлении «Дизайн».

    Варианты вида дизайна
    Свойство поля Тип данных Комментарии
    Размер поля Текст Позволяет ограничить количество символов, хранящихся в текстовом поле, от 0 до 255 символов. По умолчанию 255.
    Номер Позволяет выбрать тип числа, хранящегося в поле.
    Типы номеров Сохраненные значения
    Байт от 0 до 255. (без дробей)
    Десятичное число –9,999 ... x 1027 до +9,999 ... x 1027
    Целое число –32 768 до +32 767 (без дробей)
    Длинное целое –2 147 483 648 до +2 147 483 647
    Одиночный –3.От 4 x 1038 до +3,4 x 1038 числовых значений с плавающей запятой. До семи значащих цифр.
    Двойной –1,797 x 10308 до +1,797 x 10308 1038 числовых значений с плавающей запятой. До пятнадцати значащих цифр.
    Идентификатор репликации Глобальный уникальный идентификатор (GUID). Используется Access для создания уникального идентификатора для репликации.
    Формат Номер Определяет способ отображения чисел.Когда вы используете валютный, фиксированный, стандартный и процентный форматы. Доступ соответствует параметрам, указанным в разделе «Региональные параметры» на панели управления Windows для отрицательных сумм, десятичных знаков и символов валюты, а также десятичных знаков.
    Валюта Общий номер Отображается как напечатано.
    Валюта Использует разделитель тысяч. Соответствует региональным настройкам.
    Евро Использует денежный формат с символом евро.
    Фиксированный Отображает одну цифру. Соответствует региональным настройкам.
    Стандартный Использует разделитель тысяч. Соответствует региональным настройкам.
    Процент Преобразует запись в проценты.
    Научный Использует научную нотацию.
    Дата / время Общая дата Показывает дату и время.
    Пример: 02.01.99, 18:28:21
    Long Date Отображает день недели и дату:
    Пример: суббота, 2 января 1999 г.
    Средняя дата Пример: 02-янв-99
    Short Date Пример: 02.01.99
    Долгое время Пример: 18:28:21
    Среднее время Пример: 18:28
    Краткосрочное Пример: 18:28
    Текст и памятка @ Требуется текстовый символ.
    и Текстовый символ не требуется.
    < Переводит все символы в нижний регистр.
    > Переводит все символы в верхний регистр.
    Да / Нет Да / Нет Если элемент управления отображением поиска является текстовым полем, отображается Да / Нет.
    Верно / Неверно Если элемент управления отображением поиска является текстовым полем, отображается True / False.
    Вкл. / Выкл. Если элемент управления отображением поиска является текстовым полем, отображается Вкл. / Выкл.
    Десятичные разряды Определяет количество десятичных знаков, отображаемых в Access. Авто. Количество отображаемых десятичных знаков зависит от настройки формата.
    0–15. Используется со свойством формата. Определяет количество цифр, отображаемых справа от десятичной точки.
    Маска ввода Специальные символы, используемые для управления значениями, которые может вводить пользователь.
    Подпись Имя поля, отображаемое в формах.
    Значение по умолчанию Задает значение, которое по умолчанию отображается в поле при создании записи.
    Правило валидации Устанавливает требования к вводу данных пользователем.
    Текст подтверждения Текст для сообщений об ошибках, которые отправляются при нарушении правил проверки.
    Обязательно Указывает, является ли поле обязательным или нет. Да: требуется
    Нет: не требуется
    Разрешить нулевую длину Определяет, является ли поле нулевой длины допустимой записью. Да: Действует
    Нет: Недействительно
    Индекс Указывает, следует ли создавать индекс в поле. Индексы ускоряют запросы. Да: создать индекс.
    Нет: не создавать индекс.
    Чтобы использовать представление «Дизайн» для создания новой таблицы:

    1. Активируйте вкладку «Создать».
    2. Щелкните Конструктор таблиц в группе Таблицы. Доступ к изменениям в представлении «Дизайн», и станут доступны инструменты для работы с таблицами.

    1. Введите имя первого поля в поле Имя поля.
    2. Нажмите клавишу TAB.
    3. Щелкните стрелку вниз, которая появляется при щелчке в поле Тип данных, а затем выберите тип данных.
    4. Щелкните «Первичный ключ», если созданный вами столбец является первичным ключом. Рядом с названием поля появится маленькая клавиша.
    5. Нажмите клавишу TAB.
    6. Введите описание. Описание не является обязательным.
    7. Нажмите клавишу TAB.Доступ переместится в поле «Имя поля».
    8. Повторите шаги с 3 по 10, пока не создадите все поля.
    Чтобы установить свойства поля:
    1. Щелкните поле, для которого вы хотите установить свойства поля.
    2. Активируйте вкладку Общие в области Свойства поля.
    3. Задайте свойства, которые вы хотите установить.
    4. Повторите шаги с 1 по 3, пока не установите все свойства для всех полей.

    Представление «Дизайн» можно использовать для создания или изменения таблицы. После завершения задачи необходимо сохранить таблицу, нажав кнопку «Сохранить» на панели инструментов быстрого доступа.

    1. Нажмите кнопку «Сохранить» на панели инструментов быстрого доступа. Access сохраняет таблицу, если вы не сохраняете впервые. Если вы сохраняете впервые, появится диалоговое окно «Сохранить как».
    2. Введите имя, которое хотите дать своей таблице.
    3. Нажмите ОК. Доступ сохраняет таблицу.Теперь вы можете получить доступ к таблице с помощью области навигации.

    Что такое просмотры?
    Просмотры - это разные способы просмотра одного и того же объекта. Таблицы имеют четыре представления: представление таблицы, представление сводной таблицы, представление сводной диаграммы и представление конструктора. Вы используете режим таблицы для создания таблицы, редактирования данных или просмотра данных; Представление сводной таблицы для создания сводной таблицы; Представление сводной диаграммы для создания сводной диаграммы; и представление «Дизайн» для создания или изменения существующей таблицы.

    Для изменения вида:
    1. Активируйте вкладку «Главная».
    2. Щелкните стрелку вниз под кнопкой «Просмотр». Появится меню.
    3. Щелкните нужный вид. Доступ к изменениям в выбранном вами представлении.

    Совет: Вы также можете использовать шаблон для создания таблицы. В Access есть несколько шаблонов, из которых вы можете выбирать. При использовании шаблона вы создаете таблицу, а затем изменяете ее в соответствии со своими потребностями.

    1. Активируйте вкладку «Создать».
    2. Нажмите кнопку «Шаблоны таблиц» в группе «Таблицы».Появится меню.
    3. Щелкните шаблон, который хотите использовать. Access создает таблицу на основе шаблона.

    Создать столбец подстановки

    Если поле может содержать конечный список значений, вы можете создать столбец подстановки, и пользователи могут выбрать нужное значение из списка. Например, если сотрудники школы могут работать только на одном из следующих отделов: администрации, информатики, английского языка, истории или математики. Вы можете создать таблицу «Отделы», в которой перечислены отделы, а затем использовать список в таблице «Сотрудник» для назначения каждого сотрудника отделу.


    Отделения
    ID отдела Отдел
    Первичный ключ
    1 Администрация
    2 Информатика
    3 Английский
    4 История
    5 Математика
    В

    Access есть мастер, помогающий создавать столбцы подстановки.Создание столбца подстановки создает связь между двумя таблицами. См. Раздел «Создание отношений» в Уроке 3, чтобы узнать больше об отношениях.

    Чтобы использовать мастер поиска для создания столбца поиска:
    Откройте мастер поиска
    1. Откройте таблицу, в которую вы хотите добавить столбец подстановки.
    2. Щелкните метку поля для поля, перед которым вы хотите добавить столбец подстановки.
    3. Активируйте вкладку Datasheet.(Вы должны быть в режиме таблицы.)
    4. Нажмите кнопку «Столбец поиска» в группе «Поля и столбцы». Появится мастер поиска.
    5. Установите переключатель рядом с «Я хочу, чтобы столбец подстановки находил значения в таблице или запросе». выбрано.
    6. Нажмите Далее. Мастер поиска переходит на следующую страницу.
    Выберите свою таблицу или запрос

    Столбец подстановки может быть основан на таблице, запросе или списке вводимых вами значений.Если вы основываете свой столбец подстановки на таблице или запросе, вы должны создать таблицу или запрос до создания столбца подстановки. Запрос - это список строк и столбцов на основе одной или нескольких таблиц. Запрос отображает только указанные вами строки и столбцы.

    1. Щелкните переключатель, чтобы выбрать, на чем будет основан столбец подстановки. Выберите из таблиц, запросов или обоих.
    2. Щелкните, чтобы выбрать нужную таблицу или запрос.
    3. Нажмите Далее.Мастер поиска переходит на следующую страницу.
    Выбрать поля

    Вы выбираете поля, которые должны отображаться в столбце подстановки. Обязательно укажите первичный ключ.

    1. Щелкните нужное поле.
    2. Щелкните кнопку со стрелкой вправо. Access поместит поле в столбец Выбранные поля. Повторите этот процесс, чтобы выбрать дополнительные поля. Если вам нужны все поля в таблице, нажмите кнопку с двойной стрелкой вправо. Примечание: Используйте одиночную стрелку влево и двойную стрелку влево, чтобы отменить выбор полей.
    3. Нажмите Далее. Мастер поиска переходит на следующую страницу.
    Сортировать поля

    Мастер поиска позволяет сортировать записи в столбце поиска. Вы можете отображать записи в порядке возрастания (в алфавитном порядке от A до Z, от наименьшего числа к наибольшему числу, от самой ранней даты к более поздней дате) или по убыванию (в алфавитном порядке от Z до A, наибольшее число к наименьшему числу, от последней даты к самой ранней дате).Вы также можете сортировать в сортировке. Например, вы можете сортировать по штатам, а затем в каждом штате по городу, а затем в каждом городе по адресу. Если вы создаете сортировку внутри сортировки, создайте сортировку наивысшего уровня в строке 1, сортировку следующего уровня в строке 2 и так далее. В примере с адресом штата, города и улицы вы создаете штат в строке 1, город во второй строке и адрес улицы в третьей строке.

    1. Щелкните стрелку вниз и выберите поле для сортировки.
    2. Щелкните, чтобы выбрать направление сортировки (кнопка переключает по возрастанию и убыванию). Вы можете сортировать в сортировке до четырех уровней.
    3. Нажмите Далее. Мастер поиска переходит на следующую страницу.
    Отрегулируйте ширину столбца

    Ключевой столбец - это столбец, который соединяет одну таблицу или запрос с другой таблицей или запросом. Например, вы можете использовать поле «Идентификатор отдела» в таблице «Сотрудники» и поле «Идентификатор отдела» в таблице «Департаменты» для соединения двух таблиц.Однако вы можете захотеть отображать имя отдела при просмотре таблицы, но не идентификатор отдела; в таком случае оставьте установленным флажок Скрыть ключевой столбец.

    1. Снимите флажок "Скрыть ключевой столбец", если хотите.
    2. Отрегулируйте ширину столбца, перетащив или дважды щелкнув правую вертикальную границу столбца.
    3. Нажмите Далее. Мастер поиска переходит на следующую страницу.
    Укажите ключевое поле (если вы сняли флажок Скрыть ключевой столбец)

    Ключевое поле - это поле, однозначно определяющее запись.Если вы отменили выбор столбца «Скрыть ключ», вы должны указать Access, какое поле является ключевым.

    1. Щелкните ключевое поле.
    2. Нажмите Далее. Мастер поиска переходит на следующую страницу.
    Назовите столбец

    Имена полей отображаются вверху каждого столбца. На этой странице мастера вы указываете Access, какое имя вы хотите присвоить столбцу подстановки. В Access 2007 в поле может отображаться несколько значений; установите флажок Разрешить несколько значений, если вы хотите разрешить несколько значений.

    1. Введите имя, которое вы хотите дать столбцу.
    2. Щелкните, если вы хотите разрешить использование нескольких значений в поле.
    3. Нажмите Готово. Access создает столбец подстановки.

    Как создать столбец подстановки, набрав список ?

    1. Активируйте вкладку Datasheet. (Эти инструкции предполагают, что вы находитесь в режиме таблицы.)
    2. Нажмите кнопку «Столбец поиска» в группе «Поля и столбцы».Появится мастер поиска.
    3. Щелкните переключатель рядом с «Я введу нужные значения».
    4. Нажмите Далее. Мастер поиска переходит на следующую страницу.
    5. Введите желаемое количество столбцов в поле «Число столбцов».
    6. Введите нужные значения под заголовком столбца.
    7. Нажмите Далее. Мастер поиска переходит на следующую страницу.
    8. Введите нужную метку столбца.
    9. Нажмите Готово.Access создает столбец подстановки на основе вашего списка.

    Узнайте 5 различных способов создания форм в базе данных Microsoft Access…!

    Резюме:

    В этом руководстве описан процесс обучения созданию формы в приложении Access 2010/2013/2016/2019. Что ж, есть несколько способов создавать формы в MS Access , и этот пост указывает вам на некоторые из распространенных способов.

    Что такое форма доступа?

    Формы в доступе - это более простой способ просмотреть или получить элементы, которые вы ищете. Форма - это такие объекты, с помощью которых вы или другой пользователь можете добавлять, редактировать или отображать сохраненные данные в базе данных Access. Если ваша база данных доступа будет использоваться в сети с несколькими пользователями, то разработанные формы очень важны для эффективности и точности ввода данных.

    Типы форм в MS Access

    В MS Access в основном есть два типа форм, вот они:

    Связанные формы
    • Связанные формы фактически связаны с некоторым базовым источником данных, таким как таблица, запрос или инструкция SQL.
    • Формы заполняются или используются для ввода или редактирования данных в базе данных.
    • Связанная форма - это тип формы, которую пользователь использует для ввода, просмотра или редактирования данных в базе данных.
    Несвязанные формы
    • Эти формы не связаны ни с какой базовой записью или источником данных.
    • Несвязанные формы могут быть диалоговыми окнами, досками переключения или формами навигации.
    • Несвязанные формы в основном используются для навигации или взаимодействия с базой данных в целом, а не с самими данными.

    Access позволяет создавать различные типы форм, используя критерии этих двух типов форм. Итак, узнайте, какие типы форм можно создавать в базе данных Access.

    Четкое представление о различных типах форм в MS Access , несомненно, поможет вам выбрать правильный тип формы в соответствии с вашими потребностями. Итак, приступим:

    Форма ввода данных

    Форма ввода данных относится к типу связанной формы.Таким образом, вы можете использовать тип формы, если хотите, чтобы изменения, внесенные в форму, также изменяли данные вашей базы данных Access. Этот тип формы позволяет указать конечному пользователю некоторую конкретную информацию, например другое имя или адрес. Это отличный выбор, чтобы позволить вашим клиентам предоставлять свою информацию или изменять ее позже.

    Форма отображения записи

    Форма отображения записи также является связанной формой, которая отображает данные электронной таблицы в соответствии с указанными критериями.

    Предположим, врач может использовать эту форму отображения записей для извлечения данных о своем пациенте, просто введя имя пациента, проблему со здоровьем и т. Д.из их базы данных Access.

    Вы также можете создать форму отображения записи, которая будет отображать несколько записей.

    Коммутаторы Форма
    Распределительная форма

    относится к типу несвязанной формы. Таким образом, когда вы вносите какие-либо изменения в свои данные в форме коммутаторов, они не будут отображаться в данных вашей базы данных Access. Используя тип формы Switchboards, вы можете создавать меню для своей базы данных. Этот тип формы широко используется, потому что с помощью этой формы вы можете быстро получить доступ к данным любой другой формы, которая связана с вашей базой данных.

    Форма диалогового окна

    Как и форма выше, форма диалогового окна также является несвязанной формой. поэтому любые изменения в форме диалогового окна не отражаются в данных вашей базы данных. Этот тип формы используется для отображения результатов поиска, выполненного любыми конечными пользователями. Иногда он также используется конечными пользователями для выбора определенных условий для получения данных.

    Форма диалогового окна

    Well - хороший выбор, когда кто-то хочет создать форму базы данных, к которой конечные пользователи смогут легко получить доступ.Таким образом, любой конечный пользователь может легко извлекать данные из нужной базы данных.

    Как создать форму в базе данных Access?

    В этом разделе мы обсудим , как создавать различные типы форм в базе данных Access .

    1 # Создайте пустую форму в Access

    2 # Создать форму из существующей таблицы или запроса в Access

    3 # Создать разделенную форму

    4 # Создать форму нескольких элементов

    5 # Создать форму навигации в Access

    Давайте узнаем , как создать форму в Access , кратко обсудив каждый из этих стилей MS Access form .

    1 # Создать пустую форму в Access

    Узнайте , как создать пустую форму в базе данных Access 2007/2010/2013/2016 ::

    • Для создания формы без элемента управления или каких-либо предварительно отформатированных элементов. Перейдите на вкладку создания и нажмите кнопку «Пустая форма».
    • После этого доступ откроет пустую форму в виде макета и отобразит панель списка полей.
    • На панели списка полей коснитесь значка плюс (+) рядом с таблицей или таблицей, содержащей поле, которое вы хотите разместить в форме.
    • Чтобы добавить поле в форму, дважды нажмите или перетащите его на форму. Вы можете добавить сразу несколько полей, для этого просто нажмите и удерживайте кнопку CTRL, щелкните несколько полей и одновременно перетащите их в форму.

    Узнать о возможностях приложения Access можно по этой ссылке:

    для нормального доступа - http://shrsl.com/mts7

    для продвинутого курса доступа - http://shrsl.com/mts8

    Примечание:

    Вы можете изменить порядок таблиц на панели списка полей в соответствии с выбранной частью формы.Если вы не можете добавить поле в форму, выберите другую часть формы и попробуйте добавить поле еще раз.

    • Воспользуйтесь группой элемента управления на вкладке инструментов макета формы, чтобы добавить в форму логотип, заголовок, номера страниц или дату и время.
    • Чтобы добавить к форме более широкий набор элементов управления, коснитесь дизайна и используйте инструменты в группе «Элементы управления».

    Также читайте:

    Узнайте, как экспортировать данные доступа в Excel и исправить связанную с этим ошибку

    2 # Создание формы из существующей таблицы или запроса в Access:

    В Access легко создать форму из любой таблицы в базе данных.Любая форма, созданная вами из таблицы, позволит вам просмотреть данные, которые уже есть в этой таблице, и добавить новые данные. После создания формы вы можете легко редактировать, добавляя дополнительные поля и элементы управления дизайном, такие как поля со списком.

    Шаги для создания формы:
    1. В области навигации выберите таблицу, для которой вы хотите создать форму. Стол открывать не нужно.
    2. Сделайте выбор для , создайте вкладку , найдите группу форм и нажмите команду формы .
    3. Это создаст и откроет вашу форму в виде макета.
    4. Пришло время сохранить форму. Для этого вам просто нужно нажать кнопку сохранения команды на панели быстрого доступа . Назначьте имя для формы и щелкните опцию OK .

    3 # Создать разделенную форму

    Разделенная форма - это форма, с помощью которой вы можете одновременно просматривать одни и те же данные в двух разных представлениях. Одна часть формы отображается в виде формы, а другая часть отображается в виде таблицы.Но два представления фактически синхронизированы, поэтому, когда вы выбираете поле в одном представлении, оно автоматически выбирается в другом представлении. Вы можете вносить изменения в любое из представлений.

    Используя разделенную форму, вы можете воспользоваться преимуществами двух форм в одной. Например, используйте часть таблицы, чтобы найти записи и сформировать зелье для редактирования записей.

    Шаги по созданию разделенной формы:
    1. Перейдите в панель навигации.
    2. Теперь коснитесь таблицы или запроса, в котором вы хотите разместить форму.
    3. Щелкните вкладку "Создать".
    4. Нажмите кнопку «Разбить форму» в группе «Формы». Это создаст разделенную форму в вашей базе данных доступа.

    4 # Форма создания нескольких элементов

    Используйте кнопки нескольких элементов на вкладке формы, чтобы создать форму, которая отображает несколько записей.

    Для создания формы с несколькими элементами:
    1. Сначала вам нужно открыть панель навигации .
    2. После этого щелкните таблицу или запрос, в котором вы хотите разместить форму.
    3. Нажмите на вкладку «Создать».
    4. Коснитесь нескольких элементов в группе форм. Так как это создаст форму с несколькими элементами.

    Совет: Представление - это способ, с помощью которого любой пользователь может взглянуть на объект доступа. Форма имеет три представления: представление формы, представление макета и представление конструктора.

    Вы можете редактировать, просматривать или вводить данные в любом представлении, будь то представление макета, представление формы или представление дизайна.

    Также читайте:

    Полное знание - Функция маски ввода Microsoft Access

    5 # Создать форму навигации в Access

    В Форма навигации доступа на самом деле является типом формы, которая содержит элемент управления навигацией.Это отличное дополнение к любой базе данных, но создание навигации очень важно, если вы хотите опубликовать свою базу данных в Интернете, потому что навигация Access не отображается в браузере.

    • Сначала откройте базу данных, в которую вы хотите добавить форму навигации.
    • Теперь на вкладке «Создание» в группе форм нажмите параметр навигации и выберите стиль формы навигации, который вы хотите выбрать.
    • Будет создана форма доступа, и теперь вы можете добавить к ней элемент управления навигацией и отобразить форму в режиме макета.
    Заключение:

    Теперь вы должны знать , как создавать формы в Access . Но все же, если у вас возникнут какие-либо другие проблемы по этому поводу, поделитесь с нами в нашем разделе комментариев.

    По-прежнему возникают проблемы? Исправьте их с помощью Stellar Repair for Access:

    Это программное обеспечение обеспечивает беспроблемное восстановление и восстановление базы данных ACCDB и MDB и восстанавливает все объекты, включая таблицы, отчеты, запросы, записи, формы и индексы, а также модули, макросы и т. Д.Исправьте проблемы с Microsoft Access прямо сейчас, выполнив 3 простых шага:

    Пирсон Уилли

    Пирсон Уилли (Pearson Willey) - автор содержания веб-сайтов и планировщик подробного содержания. Помимо этого, он еще и заядлый читатель. Таким образом, он очень хорошо знает, как писать интересный контент для читателей. Писать для него - это все больше и больше. Он любит изучать свои знания о MS Access и делиться техническими блогами.

    Access 2013: изменение таблиц

    Урок 15: Изменение таблиц

    / ru / access2013 / advanced-report-options / content /

    Введение

    После работы с базой данных вы можете обнаружить, что вам нужно внести некоторые изменения в таблицы, в которых хранятся ваши данные.Access позволяет легко изменять таблицы в соответствии с потребностями вашей базы данных.

    В этом уроке вы узнаете, как создать и изменить порядок полей таблицы . Вы также узнаете, как обеспечить правильное и единообразное форматирование данных таблицы, установив в полях правила проверки , , ограничения на символы , и , типы данных . Наконец, мы направим вас к дополнительным параметрам для выполнения простых математических функций в ваших таблицах.

    На протяжении всего этого руководства мы будем использовать образец базы данных. Если вы хотите продолжить, вам необходимо загрузить нашу образец базы данных Access 2013. Вам потребуется установить Access 2013 на вашем компьютере, чтобы открыть пример.

    Таблицы модификации

    Помимо внесения основных изменений в таблицы, таких как , добавляющие и , перемещающие поля , вы можете внести более сложные изменения, которые позволят вам установить правил для ваших данных.Все эти изменения могут сделать ваши таблицы еще более полезными.

    Добавление и изменение порядка полей

    Access позволяет легко изменять порядок существующих полей и добавлять новые. Когда вы добавляете новое поле, вы даже можете установить тип данных , который определяет, какой тип данных может быть введен в это поле.

    Есть несколько типов полей, которые вы можете добавить в таблицу:

    • Краткий текст : это вариант по умолчанию, который лучше всего подходит для большинства текстов в Access.Вы также должны выбрать его для чисел, с которыми не планируете заниматься математикой, таких как почтовые индексы и номера телефонов.
    • Число : лучше всего подходит для чисел, с которыми вы можете проводить расчеты, например количества заказанного или проданного товара.
    • Валюта : автоматически форматирует числа в валюте, используемой в вашем регионе.
    • Дата и время : позволяет выбрать дату из всплывающего календаря.
    • Да / Нет : в поле будет вставлен флажок.
    • Форматированный текст : позволяет добавлять форматирование к тексту, например жирным шрифтом и курсивом .
    • Длинный текст : идеально подходит для больших объемов текста, таких как описания продуктов.
    • Вложение : позволяет прикреплять файлы, например изображения.
    • Гиперссылка : Создает ссылку на URL-адрес или адрес электронной почты.
    Чтобы добавить новое поле в существующую таблицу:
    1. Откройте нужную таблицу, затем щелкните заголовок с текстом Нажмите, чтобы добавить .Если у вас уже есть несколько полей, вам может потребоваться прокрутить до конца вправо, чтобы увидеть этот параметр. Добавление нового поля
    2. Появится раскрывающееся меню. Выберите желаемый тип данных для нового поля. Выбор типа данных
    3. Введите имя для своего поля, затем нажмите клавишу Enter . Присвоение имени новому полю
    Чтобы переместить поле:
    1. Найдите поле, которое вы хотите переместить, затем наведите указатель мыши на нижнюю границу заголовка поля.Курсор станет четырехсторонней стрелкой. Наведите указатель мыши на поле
    2. Щелкните и перетащите поле в новое место.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *