Таблица аксесс пример: Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

Содержание

Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

Всем привет! В этом уроке разберем пошаговое создание таблиц в базе данных Access. От вас потребуется только читать и повторять. Поехали!
Цель: научиться создавать таблицы базы данных, задавать их структуру, выбирать типы полей и управлять их свойствами; освоить приемы наполнения таблиц конкретным содержанием.

Руководитель малого предприятия, выполняющего сборку персональных компьютеров из готовых компонентов, заказал разработку базы данных, основанной на двух таблицах комплектующих. Одна таблица содержит данные, которые могут отображаться для клиентов при согласовании спецификации изделия, — в ней указаны розничные цены на компоненты. Вторая таблица предназначена для анализа результатов деятельности предприятия – в ней содержаться оптовые цены на компоненты и краткая информация о поставщиках (клиенты предприятия не имеют доступа к данным этой таблицы).



1. Запустите программу Microsoft Access (Пуск — Программы — Microsoft Office — Microsoft Access).

2. В окне Microsoft Access включите переключатель Новая база данных.

Создание БД Access — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

3. На боковой панели выберите место, где будет храниться база данных, дайте файлу имя: Комплектующие. Убедитесь, что в качестве типа файла выбрано Базы данных Microsoft Access и щелкните по кнопке Создать. В результате на экране должно появиться окно новой базы данных. Автоматически будет запущен режим создания первой таблицы:

4. Перейти из режима таблицы в режим конструктора, выбрав его в меню:
Когда программа запросит имя таблицы, ввести название: Комплектующие и нажать Ok. Откроется окно конструктора, в котором мы будем создавать структуру таблицы:

Создание Таблицы Access — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

5. Для первой таблицы введите следующие поля:

Обратите внимание на то, что в данном случае поле Цена задано не денежным типом, а числовым. Данные, относящиеся к денежному типу, имеют размерность, выраженную в рублях (если работа выполняется с версией Microsoft Access, локализованной в России). Но стоимость компонентов вычислительной техники выражать в этой единице измерения не принято. Для сравнимости цен разных поставщиков обычно используют “условные единицы”. В таких случаях удобно использовать поле числового типа, чтобы не перенастраивать всю СУБД.

Таблица «Комплектующие» — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

6. Щелкните на поле Цена. В нижней части бланка задайте свойство Число десятичных знаков, равным 2.

7. Для связи с будущей таблицей поставщиков надо задать ключевое поле. Поскольку здесь ни одно поле явно не претендует на “уникальность”, используем комбинацию полей Компонент и

Модель. Выделите оба поля в верхней части бланка (при нажатой клавише SHIFT). Щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню и выберите в нем пункт Ключевое поле.

После этого рядом с этими полями будет отображаться «ключ».

8. Закройте окно Конструктора (обычное закрытие – через «крест» в верхнем правом углу окна конструктора).
На запрос сохранения изменённой структуры таблицы ответить согласием.

9. Повторив действия пунктов 4-8, создайте таблицу Поставщики, в которую входят следующие поля:

Для этого нужно выполнить следующее: меню Создать — Таблица.

Выбрать режим Конструктора.

Обратите внимание на то, что поле номера телефона является текстовым, несмотря на то, что обычно номера телефонов записывают цифрами. Это связано с тем, что они не имеют числового содержания. Номера телефонов не сравнивают по величине, не вычитают из одного номера другой и т.д. Это типичное текстовое поле.

Ключевое поле можно не задавать – для текущей задачи оно не требуется.
10. В левой боковой панели окна базы данных двойным щелчком откройте по очереди созданные таблицы и наполните их экспериментальным содержанием (по 10 записей).
11. Закончив работу, закройте таблицы и завершите работу с программой.
В этом уроке на простом примере было показано Пошаговое создание таблиц в базе данных Access. Если было интересно, то рекомендую посмотреть видеоурок ниже.

Продолжение следует…
УРОК 1: Пошаговое создание таблиц в базе данных Access
УРОК 2: Создание межтабличных связей в базе Access
УРОК 3: Создание запроса на выборку данных в базе Access
УРОК 4: Создание запросов с параметром в базе Access
УРОК 5: Создание перекрёстного запроса в базе Access
УРОК 6: Создание запросов на изменение в базе Access
УРОК 7: Создание и заполнение форм в базе Access

Создание таблицы и добавление полей

В базе данных можно хранить данные в виде таблиц — тематических списков строк и столбцов. Например, вы можете создать таблицу «Контакты» для хранения имен, адресов и телефонных номеров или таблицу «Товары» для хранения сведений о товарах. В этой статье описано, как создать таблицу, добавить в нее поля, настроить первичный ключ и свойства таблицы и полей.

Перед созданием таблиц и добавлением полей изучите основные понятия. Дополнительные сведения см. в статье Общие сведения о таблицах.

В этой статье

Создание таблицы

В простой базе данных, такой как список контактов, может быть всего одна таблица. Однако во многих базах данных используется несколько таблиц. При создании базы данных на компьютере создается файл, который используется как контейнер для всех ее объектов, включая таблицы.

Есть несколько способов создать таблицу: вы можете создать новую базу данных, вставить таблицу в существующую базу данных или импортировать таблицу из другого источника данных, например книги Microsoft Office Excel, документа Microsoft Office Word, текстового файла или другой базы данных, либо связать таблицу с этим источником. Когда вы создаете новую базу данных, в нее автоматически вставляется новая пустая таблица. Затем вы можете ввести в нее данные, чтобы начать определение полей.

К началу страницы

Создание таблицы в новой базе данных

  1. Щелкните Файл > Создать и выберите пункт Пустая база данных рабочего стола.

  2. В поле Файл введите имя файла новой базы данных.

  3. Чтобы сохранить базу данных в другом месте, щелкните значок папки.

  4. Нажмите кнопку Создать.

    Откроется новая база данных, в которой будет создана и открыта в режиме таблицы новая таблица с именем «Таблица1».

К началу страницы

Создание таблицы в существующей базе данных

  1. Щелкните Файл > Открыть и выберите базу данных, если она указана в разделе Последние. В противном случае выберите один из вариантов поиска базы данных.

  2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных найдите базу данных, которую вы хотите открыть,и нажмите кнопку Открыть.

  3. на вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица.

    В базу данных будет вставлена новая таблица, которая откроется в режиме таблицы.

К началу страницы

Использование импорта или связывания для создания таблицы

Чтобы создать таблицу, вы можете импортировать данные из другого файла (например, из листа Excel, списка SharePoint, XML-файла, другой базы данных Access, папки Microsoft Outlook и т. д.) либо связать таблицу с ним.

При импорте данных создается их копия в новой таблице текущей базы данных. Последующие изменения, вносимые в исходные данные, не будут влиять на импортированные данные, и наоборот. После подключения к источнику и импорта данных можно использовать импортированные данные без подключения к источнику. В структуру импортированной таблицы можно вносить изменения.

Когда осуществляется связывание с данными, в текущей базе данных создается связанная таблица, обеспечивающая динамическое подключение к данным, хранящимся в другом месте. Изменения данных в связанной таблице отражаются в источнике, а изменения в источнике — в связанной таблице. Для работы со связанной таблицей необходимо подключение к источнику данных. Изменить структуру связанной таблицы нельзя.

Примечание: Нельзя изменять данные на листе Excel с помощью связанной таблицы. В качестве обходного способа можно импортировать исходные данные в базу данных Access, а затем создать связь с базой данных из Excel.

К началу страницы

Создание таблицы с помощью импорта внешних данных или связи с ними

  1. Откройте меню Файл и выберите команду Открыть.

  2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных, в которой вы хотите создать таблицу.

  3. На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи выберите один из доступных источников данных. 

  4. Следуйте инструкциям в появляющихся диалоговых окнах.

    Будет создана таблица, имя которой появится в области навигации.

К началу страницы

Создание таблицы с использованием сайта SharePoint

Для создания таблицы базы данных можно использовать импортировать список SharePoint или создать связь с ним. Кроме того, вы можете создать новый список SharePoint на основе готового шаблона. В Access доступны такие шаблоны, как «Контакты», «Задачи», «Вопросы» и «События».

  1. Откройте меню Файл и выберите команду Открыть.

  2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите базу данных, в которой вы хотите создать таблицу, и нажмите кнопку Открыть.

  3. На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Списки SharePoint.

  4. Выполните одно из указанных ниже действий.

    Создание списка SharePoint на основе шаблона

    1. Выберите пункт Контакты, Задачи, Вопросы или События.

    2. В диалоговом окне Создание нового списка введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.

    3. Введите имя и описание для нового списка в полях Укажите имя нового списка и Описание.

    4. Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по окончании экспорта (он установлен по умолчанию).

    Создание настраиваемого списка

    1. Выберите пункт Другой.

    2. В диалоговом окне Создание нового списка введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.

    3. Введите имя и описание для нового списка в полях Укажите имя нового списка и Описание.

    4. Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по окончании экспорта (он установлен по умолчанию).

    Импорт данных из существующего списка

    1. Выберите пункт Существующий список SharePoint.

    2. В диалоговом окне Внешние данные введите URL-адрес сайта SharePoint, содержащего данные, которые нужно импортировать.

    3. Выберите пункт Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных и нажмите кнопку Далее.

    4. Установите флажки всех списков SharePoint, которые нужно импортировать.

    Связь со списком

    1. Выберите пункт Существующий список SharePoint.

    2. В диалоговом окне Внешние данные — сайт SharePoint введите URL-адрес сайта SharePoint, содержащего список, связь с которым нужно создать.

    3. Выберите пункт Создать связанную таблицу для связи с источником данных и нажмите кнопку Далее.

    4. Установите флажки всех списков SharePoint, связи с которыми нужно создать.

К началу страницы

Создание таблицы с использованием веб-службы

В базе данных можно создать таблицу, подключенную к данным на веб-сайте с интерфейсом веб-службы. Таблицы веб-служб доступны только для чтения.

  1. На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Дополнительно и выберите команду Службы данных.

  2. Если нужное подключение уже установлено, перейдите к действию 5. В противном случае перейдите к следующему действию.

  3. Нажмите кнопку Установить новое подключение.

  4. Выберите нужный файл подключения и нажмите кнопку ОК.

  5. В диалоговом окне Создание связи с данными веб-службы разверните нужное подключение.

  6. Выберите таблицу, связь с которой требуется создать. Ее поля отобразятся в правой части диалогового окна.

  7. Можно ввести имя связанной таблицы в поле Укажите имя ссылки. Access будет выводить это имя связанной таблицы в области навигации.

  8. Нажмите кнопку ОК. Будет создана связанная таблица.

К началу страницы

Настройка свойств таблицы

Кроме настройки свойств полей, можно задать свойства, которые применяются ко всей таблице или ко всем записям.

  1. Выберите таблицу, для которой требуется задать свойства.

  2. На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.

  3. На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть выберите пункт Страница свойств.

    Откроется страница свойств таблицы.

  4. На странице свойств откройте вкладку Общие.

  5. Щелкните поле слева от свойства, которое вы хотите задать, и введите значение.

    Чтобы сохранить изменения, не забудьте нажать клавиши CTRL+S.

    Свойство таблицы

    Задача

    Представления на веб-сайте SharePoint

    Укажите, должны ли представления, основанные на таблице, отображаться на сайте SharePoint.

    Примечание: Действие этого параметра зависит от значения свойства базы данных Отображать все представления на сайте SharePoint.

    Развернутая подтаблица

    Укажите, следует ли развертывать все подтаблицы при открытии таблицы.

    Высота подтаблицы

    Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы в окне подтаблицы отображались все строки, оставьте значение 0.

    • Чтобы задать высоту подтаблицы, введите нужное значение.

    Ориентация

    Укажите направление отображения данных в соответствии с направлением письма (слева направо или справа налево).

    Описание

    Укажите описание таблицы, которое будет появляться в качестве всплывающей подсказки для этой таблицы.

    Режим по умолчанию

    Укажите режим открытия таблицы, используемый по умолчанию (Режим таблицы, Сводная таблица или Сводная диаграмма). Режимы сводной таблицы и сводной диаграммы в Access недоступны, начиная с Access 2013.

    Условие на значение

    Введите выражение, которое должно быть истинно при добавлении или изменении любой записи.

    Сообщение об ошибке

    Введите сообщение, отображаемое в том случае, если запись не соответствует выражению в свойстве Правило проверки.

    Фильтр

    Определите условия отображения строк в режиме таблицы.

    Порядок сортировки

    Выберите одно или несколько полей, чтобы задать порядок сортировки по умолчанию для строк в режиме таблицы.

    Имя подтаблицы

    Укажите, должна ли подтаблица отображаться в режиме таблицы. Если да, укажите таблицу или запрос, из которых подтаблица должна получать строки.

    Подчиненные поля

    Укажите поля в таблице или запросе, используемые в подтаблице и соответствующие свойству Основные поля, заданному для таблицы.

    Основные поля

    Укажите поля таблицы, соответствующие свойству Подчиненные поля, заданному для таблицы.

    Фильтр при загрузке

    Укажите, необходимо ли автоматически применять условия фильтра, заданные с помощью свойства Фильтр (если присвоено значение Да), при открытии таблицы в режиме таблицы.

    Сортировка при загрузке

    Укажите, необходимо ли автоматически применять условия сортировки, заданные с помощью свойства Порядок сортировки (если присвоено значение Да), при открытии таблицы в режиме таблицы.

    Совет.    Если в поле свойства недостаточно места для ввода или изменения значения, нажмите сочетание клавиш SHIFT+F2, чтобы открыть поле Область ввода. Если при назначении выражению свойства Правило проверки требуется помощь, нажмите кнопку рядом с полем свойства Правило проверки, чтобы открыть построитель выражений.

К началу страницы

Сохранение таблицы

После создания или изменения таблицы следует сохранить ее структуру. При первом сохранении таблице необходимо присвоить имя, описывающее содержащиеся в ней данные. Можно использовать до 64 знаков (букв или цифр), включая пробелы. Например, вы можете назвать таблицу «Клиенты», «Перечень запасных частей» или «Товары».

Access предоставляет вам гибкие возможности при именовании таблиц, однако есть и некоторые ограничения. Имя может сдержать до 64 знаков, включать любое сочетание букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением точек (.), восклицательных знаков (!), квадратных скобок ([]), начального пробела, начального знака равенства (=) или непечатаемых символов, таких как возврат каретки. Кроме того, имя не должно содержать следующие символы: ` / \ : ; * ? » ‘ < > | # <TAB> { } % ~ &.

Совет: Договоритесь о том, по какому принципу будете называть объекты в базе данных, и следуйте этим правилам.

  1. Выберите Файл > Сохранить или нажмите клавиши CTRL+S.

  2. Если вы сохраняете таблицу в первый раз, введите ее имя и нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Настройка первичного ключа

Для таблицы следует задать первичный ключ, если только у вас нет веских оснований не делать этого. Access автоматически создает индекс для первичного ключа, что повышает производительность базы данных. Кроме того, Access гарантирует, что каждая запись имеет значение в поле первичного ключа и это значение всегда уникально. Это крайне важно, поскольку в противном случае нельзя надежно отличить одну строку от другой.

При создании таблицы в режиме таблицы Access автоматически создает первичный ключ с именем «Код» и присваивает ему тип данных «Счетчик».

Изменить или удалить первичный ключ, а также задать первичный ключ для таблицы, в которой его еще нет, можно в Конструкторе.

К началу страницы

Определение полей, используемых в качестве первичного ключа

Иногда данные, которые можно использовать в качестве первичного ключа, уже есть. Например, у сотрудников уже могут быть идентификационные номера. Если вы создаете таблицу для отслеживания данных о сотрудниках, в качестве первичного ключа можно использовать их идентификаторы. Иногда идентификаторы сотрудников уникальны только в сочетании с кодами отделов; в этом случае в качестве первичного ключа необходимо использовать сочетание этих полей. Первичный ключ должен обладать следующими характеристиками:

  • Значение данного поля или сочетания полей должно быть уникальным для каждой записи.

  • Поле или сочетание полей не должно быть пустым (у них всегда должно быть значение).

  • Значения не должны изменяться.

Если данных, подходящих на роль первичного ключа, нет, для этого можно создать новое поле. При создании поля для использования в качестве первичного ключа выберите для него тип «Счетчик» — это обеспечит соответствие трем характеристикам, указанным выше.

К началу страницы

Настройка или изменение первичного ключа

  1. Выберите таблицу, для которой вы хотите задать или изменить первичный ключ.

  2. На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.

  3. На бланке таблицы выберите поле или поля, которые вы хотите использовать в качестве первичного ключа.

    Чтобы выделить одно поле, щелкните область выделения строки для него.

    Чтобы выделить несколько полей, щелкните область выделения для каждого поля, удерживая нажатой клавишу CTRL.

  4. На вкладке Конструктор в группе Элементы нажмите кнопку Ключевое поле.

    Индикатор ключа будет добавлен слева от поля или полей, определенных как первичный ключ.

К началу страницы

Удаление первичного ключа

  1. Выберите таблицу, первичный ключ которой вы хотите удалить.

  2. На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.

  3. Щелкните область выделения строки для текущего первичного ключа. Если первичный ключ состоит из нескольких полей, щелкните область выделения строки для каждого из них, удерживая нажатой клавишу CTRL.

  4. На вкладке Конструктор в группе Элементы нажмите кнопку Ключевое поле.

    Индикатор ключа будет удален из поля или полей, ранее определенных в качестве первичного ключа.

Если попытаться сохранить новую таблицу без первичного ключа, Access предложит создать поле для него. Если нажать кнопку Да, Access создаст поле «Код» с типом данных «Счетчик», в котором будет хранится уникальное значение для каждой записи. Если в таблице уже есть поле с типом «Счетчик», оно будет использовано в качестве первичного ключа. Если нажать кнопку Нет, Access не добавит новое поле и не задаст первичный ключ.

К началу страницы

Добавление полей

Чтобы сохранить новый фрагмент данных для уже имеющейся таблицы Access, рекомендуется добавить в нее поле. Например, предположим, что есть таблица с полями, в которых указаны фамилия, имя, адрес электронной почты, номер телефона и почтовый адрес каждого клиента. Если нужно начать отслеживать предпочтительный способ связи для каждого клиента, для хранения таких данных добавляется поле.

Все элементы данных, которые необходимо отслеживать, хранятся в отдельных полях. Например, в таблице контактов можно создать поля «Имя», «Фамилия», «Телефон» и «Адрес», а в таблице товаров — поля «Название товара», «Код товара» и «Цена».

У каждого поля есть некоторые основные характеристики, например имя, которое уникальным образом определяет его в пределах таблицы, тип данных, указывающий на характер данных, операции, которые можно выполнять с данными, и объем места, выделяемого для каждого значения.

Прежде чем создавать поля, разделите данные на минимальные полезные элементы. Потом вам будет намного проще объединить данные, чем разделить их. Например, вместо поля «Полное имя» лучше создать отдельные поля «Имя» и «Фамилия». Благодаря этому вам будет проще искать и сортировать данные по имени, фамилии или их сочетанию. Если вы собираетесь создавать отчет, выполнять сортировку, поиск или вычисления по элементу данных, выделите его в отдельное поле.

Для поля можно задать свойства, определяющие его вид и поведение. Например, свойство Формат задает отображение данных в таблице или форме, включающей поле.

К началу страницы

Добавление поля путем ввода данных

Чтобы при создании новой или открытии существующей таблицы в режиме таблицы добавить в нее поле, введите данные в столбец таблицы Добавить поле(1). В зависимости от того, какое значение введено, тип данных для поля назначается автоматически. Если введенное значение не имеет определенного типа данных, Access выбирает текстовый тип, но при необходимости его можно изменить.

Ввод данных в столбец Добавить поле:

  1. Чтобы создать или открыть таблицу в режиме таблицы, в области навигации щелкните нужную таблицу правой кнопкой мыши и затем в контекстном меню выберите пункт Режим таблицы.

  2. Введите имя создаваемого поля в столбец Добавить поле.

    Используйте описательное имя, помогающее идентифицировать поле.

  3. Введите данные в новое поле.

К началу страницы

Добавление поля с помощью шаблона

Иногда проще выбрать поле из готового списка, чем создавать его вручную. Для выбора поля из списка шаблонов используется список Другие поля. Шаблон поля – это заданный набор характеристик и свойств, описывающих его. Определение шаблона поля включает имя поля, тип данных, значение свойства Формат и ряд других свойств.

  1. На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Режим таблицы.

  2. На вкладке Поля в группе Добавление и удаление нажмите кнопку Другие поля.

  3. Чтобы вставить новый столбец, выберите поле в списке Другие поля. Access помещает поле справа от столбца, в котором находится курсор. Если вы выберете один из заголовков Quick Start, например «Адрес», Access воздаст множество полей в таблице для разных составляющих частей адреса.

К началу страницы

Задание свойств полей

Для поля можно задать свойства, определяющие его вид и поведение.

Например, с помощью свойств поля можно:

  • изменить вид данных в поле;

  • предотвратить ввод неправильных данных в поле;

  • задать для поля значение по умолчанию;

  • ускорить поиск и сортировку по полю.

Некоторые свойства поля можно настроить в режиме таблицы, однако для доступа ко всем свойствам и их настройки необходимо использовать конструктор.

Настраиваемые свойства зависят от типа данных поля.

К началу страницы

Задание свойств поля в режиме таблицы

В режиме таблицы можно переименовать поле, изменить его тип, свойство Формат и некоторые другие свойства.

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую вы хотите открыть.

  2. В контекстном меню выберите пункт Режим таблицы.

К началу страницы

Переименование поля

Когда вы добавляете поле путем ввода данных в режиме таблицы, Access автоматически присваивает ему универсальное имя. Первому новому полю назначается имя «Поле1», второму — «Поле2» и т. д. По умолчанию имя поля используется в качестве его метки везде, где поле отображается (например, в заголовке столбца таблицы). Если вы присвоите полям описательные имена, вам будет легче просматривать и изменять записи.

  1. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля, которое требуется переименовать (например, «Поле1»).

  2. В контекстном меню выберите пункт Переименовать поле.

  3. Введите новое имя в заголовок поля.

    Имена полей могут содержать до 64 символов (цифр или букв), включая пробелы.

К началу страницы

Изменение типа данных поля

При создании поля путем ввода данных в режиме таблицы приложение Access анализирует данные, чтобы определить подходящий тип данных для поля. Например, если ввести значение 01.01.2017, Access распознает его как дату и назначит полю тип даты-времени. Если Access не может однозначно определить тип данных, по умолчанию полю назначается текстовый тип. (Короткий текст, если используется Access 2016).

Тип данных поля определяет, какие еще свойства вы можете для него задать. Например, свойство Только добавление можно задать только для поля с типом данных «Гиперссылка» или «Поле МЕМО» (или «Длинный текст» в Access 2016).

Бывают ситуации, когда нужно изменить тип данных поля вручную. Представьте, что вам нужно ввести номера комнат, напоминающие даты (например, 10.2017). Если ввести значение 10.2017 в новое поле в режиме таблицы, функция автоматического определения типа данных выберет для поля тип данных «Дата и время». Поскольку номера комнат являются метками, а не датами, для них должен быть установлен тип данных «Текст». Чтобы изменить тип данных поля, выполните указанные ниже действия.

  1. На ленте откройте вкладку Поля.

  2. В группе Форматирование в списке Тип данных выберите нужный тип данных.

    Доступные типы данных

    Полный список доступных типов данных для баз данных Access вы найдете в статье Типы данных для баз данных Access рабочего стола.

    Советы по типам данных

    • Максимальный размер файла базы данных Access составляет 2 ГБ.

    • Чтобы оптимизировать производительность, при создании текстовых и числовых полей укажите оптимальный Размер поля. Например, если вы собираетесь хранить почтовые индексы известной длины, задайте соответствующие размеры поля. Для этого введите нужное значение в поле Размер поля. Дополнительные сведения см. в разделе Задание других свойств поля.

    • Для телефонных номеров, артикулов и других номеров, которые не предполагается использовать в математических вычислениях, вместо числового необходимо выбрать текстовый тип данных. Числовые значения, которые хранятся как текст, проще сортировать и фильтровать.

К началу страницы

Изменение формата поля

Кроме определения типа данных нового поля Access может задать для него значение свойства Формат, зависящее от введенных данных. Например, если ввести значение 10:50, Access выберет тип данных «Дата и время» и присвоит свойству Формат значение «Средний формат времени». Чтобы вручную изменить значение свойства Формат, сделайте следующее.

  1. На ленте откройте вкладку Поля. 

  2. В группе Форматирование в поле Формат введите нужный формат. 

    Примечание: Для полей некоторых типов (например, текстовых) список Формат может быть недоступен.

К началу страницы

Задание других свойств поля

  1. В режиме таблицы щелкните поле, для которого нужно задать свойство.

  2. На вкладке Поля в группах Свойства, Форматирование или Проверка поля выберите нужные свойства.

К началу страницы

Задание свойств поля в Конструкторе

При работе с таблицей в Конструкторе можно настраивать любые свойства полей. Тип данных поля задается на бланке таблицы, а другие свойства — в области Свойства поля.

  1. В области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши.

  2. В контекстном меню выберите пункт Конструктор.

К началу страницы

Изменение типа данных поля

После создания поля можно изменить его различные параметры.

Предупреждение: Эти параметры можно изменять также у полей, которые были созданы ранее. Тем не менее если в поле уже есть данные, некоторые действия могут быть недоступны или привести к повреждению данных.

  1. На бланке таблицы найдите поле, для которого вы хотите задать тип данных.

  2. В столбце Тип данных выберите значение из списка.

    Доступные типы данных

    Полный список доступных типов данных для баз данных Access вы найдете в статье Типы данных для баз данных Access рабочего стола.

    Советы по типам данных

    • Максимальный размер файла базы данных Access составляет 2 ГБ.

    • Для телефонных номеров, артикулов и других номеров, которые не предполагается использовать в математических вычислениях, вместо числового необходимо выбрать текстовый тип данных. Числовые значения, которые хранятся как текст, проще сортировать и фильтровать, но их сложно использовать в вычислениях.

    • Для текстового и числового типа данных вы можете более точно задать размер поля или тип данных с помощью свойства Размер поля.

К началу страницы

Задание других свойств поля

Примечание: Не все форматы доступны для всех типов данных. Сначала задайте тип данных, а затем при необходимости настройте формат.

  1. На бланке таблицы выберите поле, для которого вы хотите задать свойства. Свойства поля выводятся в области Свойства поля.

    Свойства, которые можно задать, зависят от типа данных этого поля.

  2. В области Свойства поля введите нужные параметры для каждого свойства или нажмите клавишу F6 и выберите свойство с помощью клавиш со стрелками.

    Какие свойства полей доступны?

    Полный список свойств полей, доступных для каждого типа данных в базах данных приложения Access см. в статье Введение в использование типов данных и свойств полей.

    Примечание: Не все свойства доступны для каждого поля. Свойства поля определяются его типом данных.

  3. Если требуется больше места для ввода или изменения значений в поле свойства, нажмите клавиши SHIFT+F2 для отображения поля Область ввода.

    Совет: Если вам требуется помощь в создании маски ввода или выражения условия на значение, нажмите кнопку рядом с полем свойства для отображения соответствующего построителя.

  4. Чтобы сохранить изменения, нажмите клавиши CTRL+S.

К началу страницы

Перемещение поля

Чтобы переместить поле, перетащите его на нужное место. Чтобы выбрать несколько соседних полей для перемещения, щелкните первое поле, и, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните последнее поле. После этого можно перетащить выделенную группу полей на новое место.

При перетаскивании поля меняется его положение в таблице, порядок полей в конструкторе при этом не изменяется. При программном доступе к полям используется исходный порядок. Например, если перетащить поле в новое положение в режиме таблицы, а затем с помощью кнопки «Форма» создать на основе этой таблицы форму, поле будет расположено в исходном положении.

К началу страницы

См. также

Добавление вычисляемого поля в таблицу

Добавление поля в форму или отчет

Создание таблицы и добавление полей

В базе данных можно хранить данные в виде таблиц — тематических списков строк и столбцов. Например, вы можете создать таблицу «Контакты» для хранения имен, адресов и телефонных номеров или таблицу «Товары» для хранения сведений о товарах. В этой статье описано, как создать таблицу, добавить в нее поля, настроить первичный ключ и свойства таблицы и полей.

Перед созданием таблиц и добавлением полей изучите основные понятия. Дополнительные сведения см. в статье Общие сведения о таблицах.

В этой статье

Создание таблицы

В простой базе данных, такой как список контактов, может быть всего одна таблица. Однако во многих базах данных используется несколько таблиц. При создании базы данных на компьютере создается файл, который используется как контейнер для всех ее объектов, включая таблицы.

Есть несколько способов создать таблицу: вы можете создать новую базу данных, вставить таблицу в существующую базу данных или импортировать таблицу из другого источника данных, например книги Microsoft Office Excel, документа Microsoft Office Word, текстового файла или другой базы данных, либо связать таблицу с этим источником. Когда вы создаете новую базу данных, в нее автоматически вставляется новая пустая таблица. Затем вы можете ввести в нее данные, чтобы начать определение полей.

К началу страницы

Создание таблицы в новой базе данных

  1. Щелкните Файл > Создать и выберите пункт Пустая база данных рабочего стола.

  2. В поле Файл введите имя файла новой базы данных.

  3. Чтобы сохранить базу данных в другом месте, щелкните значок папки.

  4. Нажмите кнопку Создать.

    Откроется новая база данных, в которой будет создана и открыта в режиме таблицы новая таблица с именем «Таблица1».

К началу страницы

Создание таблицы в существующей базе данных

  1. Щелкните Файл > Открыть и выберите базу данных, если она указана в разделе Последние. В противном случае выберите один из вариантов поиска базы данных.

  2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных найдите базу данных, которую вы хотите открыть,и нажмите кнопку Открыть.

  3. на вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица.

    В базу данных будет вставлена новая таблица, которая откроется в режиме таблицы.

К началу страницы

Использование импорта или связывания для создания таблицы

Чтобы создать таблицу, вы можете импортировать данные из другого файла (например, из листа Excel, списка SharePoint, XML-файла, другой базы данных Access, папки Microsoft Outlook и т. д.) либо связать таблицу с ним.

При импорте данных создается их копия в новой таблице текущей базы данных. Последующие изменения, вносимые в исходные данные, не будут влиять на импортированные данные, и наоборот. После подключения к источнику и импорта данных можно использовать импортированные данные без подключения к источнику. В структуру импортированной таблицы можно вносить изменения.

Когда осуществляется связывание с данными, в текущей базе данных создается связанная таблица, обеспечивающая динамическое подключение к данным, хранящимся в другом месте. Изменения данных в связанной таблице отражаются в источнике, а изменения в источнике — в связанной таблице. Для работы со связанной таблицей необходимо подключение к источнику данных. Изменить структуру связанной таблицы нельзя.

Примечание: Нельзя изменять данные на листе Excel с помощью связанной таблицы. В качестве обходного способа можно импортировать исходные данные в базу данных Access, а затем создать связь с базой данных из Excel.

К началу страницы

Создание таблицы с помощью импорта внешних данных или связи с ними

  1. Откройте меню Файл и выберите команду Открыть.

  2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных, в которой вы хотите создать таблицу.

  3. На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи выберите один из доступных источников данных. 

  4. Следуйте инструкциям в появляющихся диалоговых окнах.

    Будет создана таблица, имя которой появится в области навигации.

К началу страницы

Создание таблицы с использованием сайта SharePoint

Для создания таблицы базы данных можно использовать импортировать список SharePoint или создать связь с ним. Кроме того, вы можете создать новый список SharePoint на основе готового шаблона. В Access доступны такие шаблоны, как «Контакты», «Задачи», «Вопросы» и «События».

  1. Откройте меню Файл и выберите команду Открыть.

  2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите базу данных, в которой вы хотите создать таблицу, и нажмите кнопку Открыть.

  3. На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Списки SharePoint.

  4. Выполните одно из указанных ниже действий.

    Создание списка SharePoint на основе шаблона

    1. Выберите пункт Контакты, Задачи, Вопросы или События.

    2. В диалоговом окне Создание нового списка введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.

    3. Введите имя и описание для нового списка в полях Укажите имя нового списка и Описание.

    4. Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по окончании экспорта (он установлен по умолчанию).

    Создание настраиваемого списка

    1. Выберите пункт Другой.

    2. В диалоговом окне Создание нового списка введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.

    3. Введите имя и описание для нового списка в полях Укажите имя нового списка и Описание.

    4. Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по окончании экспорта (он установлен по умолчанию).

    Импорт данных из существующего списка

    1. Выберите пункт Существующий список SharePoint.

    2. В диалоговом окне Внешние данные введите URL-адрес сайта SharePoint, содержащего данные, которые нужно импортировать.

    3. Выберите пункт Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных и нажмите кнопку Далее.

    4. Установите флажки всех списков SharePoint, которые нужно импортировать.

    Связь со списком

    1. Выберите пункт Существующий список SharePoint.

    2. В диалоговом окне Внешние данные — сайт SharePoint введите URL-адрес сайта SharePoint, содержащего список, связь с которым нужно создать.

    3. Выберите пункт Создать связанную таблицу для связи с источником данных и нажмите кнопку Далее.

    4. Установите флажки всех списков SharePoint, связи с которыми нужно создать.

К началу страницы

Создание таблицы с использованием веб-службы

В базе данных можно создать таблицу, подключенную к данным на веб-сайте с интерфейсом веб-службы. Таблицы веб-служб доступны только для чтения.

  1. На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Дополнительно и выберите команду Службы данных.

  2. Если нужное подключение уже установлено, перейдите к действию 5. В противном случае перейдите к следующему действию.

  3. Нажмите кнопку Установить новое подключение.

  4. Выберите нужный файл подключения и нажмите кнопку ОК.

  5. В диалоговом окне Создание связи с данными веб-службы разверните нужное подключение.

  6. Выберите таблицу, связь с которой требуется создать. Ее поля отобразятся в правой части диалогового окна.

  7. Можно ввести имя связанной таблицы в поле Укажите имя ссылки. Access будет выводить это имя связанной таблицы в области навигации.

  8. Нажмите кнопку ОК. Будет создана связанная таблица.

К началу страницы

Настройка свойств таблицы

Кроме настройки свойств полей, можно задать свойства, которые применяются ко всей таблице или ко всем записям.

  1. Выберите таблицу, для которой требуется задать свойства.

  2. На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.

  3. На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть выберите пункт Страница свойств.

    Откроется страница свойств таблицы.

  4. На странице свойств откройте вкладку Общие.

  5. Щелкните поле слева от свойства, которое вы хотите задать, и введите значение.

    Чтобы сохранить изменения, не забудьте нажать клавиши CTRL+S.

    Свойство таблицы

    Задача

    Представления на веб-сайте SharePoint

    Укажите, должны ли представления, основанные на таблице, отображаться на сайте SharePoint.

    Примечание: Действие этого параметра зависит от значения свойства базы данных Отображать все представления на сайте SharePoint.

    Развернутая подтаблица

    Укажите, следует ли развертывать все подтаблицы при открытии таблицы.

    Высота подтаблицы

    Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы в окне подтаблицы отображались все строки, оставьте значение 0.

    • Чтобы задать высоту подтаблицы, введите нужное значение.

    Ориентация

    Укажите направление отображения данных в соответствии с направлением письма (слева направо или справа налево).

    Описание

    Укажите описание таблицы, которое будет появляться в качестве всплывающей подсказки для этой таблицы.

    Режим по умолчанию

    Укажите режим открытия таблицы, используемый по умолчанию (Режим таблицы, Сводная таблица или Сводная диаграмма). Режимы сводной таблицы и сводной диаграммы в Access недоступны, начиная с Access 2013.

    Условие на значение

    Введите выражение, которое должно быть истинно при добавлении или изменении любой записи.

    Сообщение об ошибке

    Введите сообщение, отображаемое в том случае, если запись не соответствует выражению в свойстве Правило проверки.

    Фильтр

    Определите условия отображения строк в режиме таблицы.

    Порядок сортировки

    Выберите одно или несколько полей, чтобы задать порядок сортировки по умолчанию для строк в режиме таблицы.

    Имя подтаблицы

    Укажите, должна ли подтаблица отображаться в режиме таблицы. Если да, укажите таблицу или запрос, из которых подтаблица должна получать строки.

    Подчиненные поля

    Укажите поля в таблице или запросе, используемые в подтаблице и соответствующие свойству Основные поля, заданному для таблицы.

    Основные поля

    Укажите поля таблицы, соответствующие свойству Подчиненные поля, заданному для таблицы.

    Фильтр при загрузке

    Укажите, необходимо ли автоматически применять условия фильтра, заданные с помощью свойства Фильтр (если присвоено значение Да), при открытии таблицы в режиме таблицы.

    Сортировка при загрузке

    Укажите, необходимо ли автоматически применять условия сортировки, заданные с помощью свойства Порядок сортировки (если присвоено значение Да), при открытии таблицы в режиме таблицы.

    Совет.    Если в поле свойства недостаточно места для ввода или изменения значения, нажмите сочетание клавиш SHIFT+F2, чтобы открыть поле Область ввода. Если при назначении выражению свойства Правило проверки требуется помощь, нажмите кнопку рядом с полем свойства Правило проверки, чтобы открыть построитель выражений.

К началу страницы

Сохранение таблицы

После создания или изменения таблицы следует сохранить ее структуру. При первом сохранении таблице необходимо присвоить имя, описывающее содержащиеся в ней данные. Можно использовать до 64 знаков (букв или цифр), включая пробелы. Например, вы можете назвать таблицу «Клиенты», «Перечень запасных частей» или «Товары».

Access предоставляет вам гибкие возможности при именовании таблиц, однако есть и некоторые ограничения. Имя может сдержать до 64 знаков, включать любое сочетание букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением точек (.), восклицательных знаков (!), квадратных скобок ([]), начального пробела, начального знака равенства (=) или непечатаемых символов, таких как возврат каретки. Кроме того, имя не должно содержать следующие символы: ` / \ : ; * ? » ‘ < > | # <TAB> { } % ~ &.

Совет: Договоритесь о том, по какому принципу будете называть объекты в базе данных, и следуйте этим правилам.

  1. Выберите Файл > Сохранить или нажмите клавиши CTRL+S.

  2. Если вы сохраняете таблицу в первый раз, введите ее имя и нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Настройка первичного ключа

Для таблицы следует задать первичный ключ, если только у вас нет веских оснований не делать этого. Access автоматически создает индекс для первичного ключа, что повышает производительность базы данных. Кроме того, Access гарантирует, что каждая запись имеет значение в поле первичного ключа и это значение всегда уникально. Это крайне важно, поскольку в противном случае нельзя надежно отличить одну строку от другой.

При создании таблицы в режиме таблицы Access автоматически создает первичный ключ с именем «Код» и присваивает ему тип данных «Счетчик».

Изменить или удалить первичный ключ, а также задать первичный ключ для таблицы, в которой его еще нет, можно в Конструкторе.

К началу страницы

Определение полей, используемых в качестве первичного ключа

Иногда данные, которые можно использовать в качестве первичного ключа, уже есть. Например, у сотрудников уже могут быть идентификационные номера. Если вы создаете таблицу для отслеживания данных о сотрудниках, в качестве первичного ключа можно использовать их идентификаторы. Иногда идентификаторы сотрудников уникальны только в сочетании с кодами отделов; в этом случае в качестве первичного ключа необходимо использовать сочетание этих полей. Первичный ключ должен обладать следующими характеристиками:

  • Значение данного поля или сочетания полей должно быть уникальным для каждой записи.

  • Поле или сочетание полей не должно быть пустым (у них всегда должно быть значение).

  • Значения не должны изменяться.

Если данных, подходящих на роль первичного ключа, нет, для этого можно создать новое поле. При создании поля для использования в качестве первичного ключа выберите для него тип «Счетчик» — это обеспечит соответствие трем характеристикам, указанным выше.

К началу страницы

Настройка или изменение первичного ключа

  1. Выберите таблицу, для которой вы хотите задать или изменить первичный ключ.

  2. На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.

  3. На бланке таблицы выберите поле или поля, которые вы хотите использовать в качестве первичного ключа.

    Чтобы выделить одно поле, щелкните область выделения строки для него.

    Чтобы выделить несколько полей, щелкните область выделения для каждого поля, удерживая нажатой клавишу CTRL.

  4. На вкладке Конструктор в группе Элементы нажмите кнопку Ключевое поле.

    Индикатор ключа будет добавлен слева от поля или полей, определенных как первичный ключ.

К началу страницы

Удаление первичного ключа

  1. Выберите таблицу, первичный ключ которой вы хотите удалить.

  2. На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.

  3. Щелкните область выделения строки для текущего первичного ключа. Если первичный ключ состоит из нескольких полей, щелкните область выделения строки для каждого из них, удерживая нажатой клавишу CTRL.

  4. На вкладке Конструктор в группе Элементы нажмите кнопку Ключевое поле.

    Индикатор ключа будет удален из поля или полей, ранее определенных в качестве первичного ключа.

Если попытаться сохранить новую таблицу без первичного ключа, Access предложит создать поле для него. Если нажать кнопку Да, Access создаст поле «Код» с типом данных «Счетчик», в котором будет хранится уникальное значение для каждой записи. Если в таблице уже есть поле с типом «Счетчик», оно будет использовано в качестве первичного ключа. Если нажать кнопку Нет, Access не добавит новое поле и не задаст первичный ключ.

К началу страницы

Добавление полей

Чтобы сохранить новый фрагмент данных для уже имеющейся таблицы Access, рекомендуется добавить в нее поле. Например, предположим, что есть таблица с полями, в которых указаны фамилия, имя, адрес электронной почты, номер телефона и почтовый адрес каждого клиента. Если нужно начать отслеживать предпочтительный способ связи для каждого клиента, для хранения таких данных добавляется поле.

Все элементы данных, которые необходимо отслеживать, хранятся в отдельных полях. Например, в таблице контактов можно создать поля «Имя», «Фамилия», «Телефон» и «Адрес», а в таблице товаров — поля «Название товара», «Код товара» и «Цена».

У каждого поля есть некоторые основные характеристики, например имя, которое уникальным образом определяет его в пределах таблицы, тип данных, указывающий на характер данных, операции, которые можно выполнять с данными, и объем места, выделяемого для каждого значения.

Прежде чем создавать поля, разделите данные на минимальные полезные элементы. Потом вам будет намного проще объединить данные, чем разделить их. Например, вместо поля «Полное имя» лучше создать отдельные поля «Имя» и «Фамилия». Благодаря этому вам будет проще искать и сортировать данные по имени, фамилии или их сочетанию. Если вы собираетесь создавать отчет, выполнять сортировку, поиск или вычисления по элементу данных, выделите его в отдельное поле.

Для поля можно задать свойства, определяющие его вид и поведение. Например, свойство Формат задает отображение данных в таблице или форме, включающей поле.

К началу страницы

Добавление поля путем ввода данных

Чтобы при создании новой или открытии существующей таблицы в режиме таблицы добавить в нее поле, введите данные в столбец таблицы Добавить поле(1). В зависимости от того, какое значение введено, тип данных для поля назначается автоматически. Если введенное значение не имеет определенного типа данных, Access выбирает текстовый тип, но при необходимости его можно изменить.

Ввод данных в столбец Добавить поле:

  1. Чтобы создать или открыть таблицу в режиме таблицы, в области навигации щелкните нужную таблицу правой кнопкой мыши и затем в контекстном меню выберите пункт Режим таблицы.

  2. Введите имя создаваемого поля в столбец Добавить поле.

    Используйте описательное имя, помогающее идентифицировать поле.

  3. Введите данные в новое поле.

К началу страницы

Добавление поля с помощью шаблона

Иногда проще выбрать поле из готового списка, чем создавать его вручную. Для выбора поля из списка шаблонов используется список Другие поля. Шаблон поля – это заданный набор характеристик и свойств, описывающих его. Определение шаблона поля включает имя поля, тип данных, значение свойства Формат и ряд других свойств.

  1. На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Режим таблицы.

  2. На вкладке Поля в группе Добавление и удаление нажмите кнопку Другие поля.

  3. Чтобы вставить новый столбец, выберите поле в списке Другие поля. Access помещает поле справа от столбца, в котором находится курсор. Если вы выберете один из заголовков Quick Start, например «Адрес», Access воздаст множество полей в таблице для разных составляющих частей адреса.

К началу страницы

Задание свойств полей

Для поля можно задать свойства, определяющие его вид и поведение.

Например, с помощью свойств поля можно:

  • изменить вид данных в поле;

  • предотвратить ввод неправильных данных в поле;

  • задать для поля значение по умолчанию;

  • ускорить поиск и сортировку по полю.

Некоторые свойства поля можно настроить в режиме таблицы, однако для доступа ко всем свойствам и их настройки необходимо использовать конструктор.

Настраиваемые свойства зависят от типа данных поля.

К началу страницы

Задание свойств поля в режиме таблицы

В режиме таблицы можно переименовать поле, изменить его тип, свойство Формат и некоторые другие свойства.

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую вы хотите открыть.

  2. В контекстном меню выберите пункт Режим таблицы.

К началу страницы

Переименование поля

Когда вы добавляете поле путем ввода данных в режиме таблицы, Access автоматически присваивает ему универсальное имя. Первому новому полю назначается имя «Поле1», второму — «Поле2» и т. д. По умолчанию имя поля используется в качестве его метки везде, где поле отображается (например, в заголовке столбца таблицы). Если вы присвоите полям описательные имена, вам будет легче просматривать и изменять записи.

  1. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля, которое требуется переименовать (например, «Поле1»).

  2. В контекстном меню выберите пункт Переименовать поле.

  3. Введите новое имя в заголовок поля.

    Имена полей могут содержать до 64 символов (цифр или букв), включая пробелы.

К началу страницы

Изменение типа данных поля

При создании поля путем ввода данных в режиме таблицы приложение Access анализирует данные, чтобы определить подходящий тип данных для поля. Например, если ввести значение 01.01.2017, Access распознает его как дату и назначит полю тип даты-времени. Если Access не может однозначно определить тип данных, по умолчанию полю назначается текстовый тип. (Короткий текст, если используется Access 2016).

Тип данных поля определяет, какие еще свойства вы можете для него задать. Например, свойство Только добавление можно задать только для поля с типом данных «Гиперссылка» или «Поле МЕМО» (или «Длинный текст» в Access 2016).

Бывают ситуации, когда нужно изменить тип данных поля вручную. Представьте, что вам нужно ввести номера комнат, напоминающие даты (например, 10.2017). Если ввести значение 10.2017 в новое поле в режиме таблицы, функция автоматического определения типа данных выберет для поля тип данных «Дата и время». Поскольку номера комнат являются метками, а не датами, для них должен быть установлен тип данных «Текст». Чтобы изменить тип данных поля, выполните указанные ниже действия.

  1. На ленте откройте вкладку Поля.

  2. В группе Форматирование в списке Тип данных выберите нужный тип данных.

    Доступные типы данных

    Полный список доступных типов данных для баз данных Access вы найдете в статье Типы данных для баз данных Access рабочего стола.

    Советы по типам данных

    • Максимальный размер файла базы данных Access составляет 2 ГБ.

    • Чтобы оптимизировать производительность, при создании текстовых и числовых полей укажите оптимальный Размер поля. Например, если вы собираетесь хранить почтовые индексы известной длины, задайте соответствующие размеры поля. Для этого введите нужное значение в поле Размер поля. Дополнительные сведения см. в разделе Задание других свойств поля.

    • Для телефонных номеров, артикулов и других номеров, которые не предполагается использовать в математических вычислениях, вместо числового необходимо выбрать текстовый тип данных. Числовые значения, которые хранятся как текст, проще сортировать и фильтровать.

К началу страницы

Изменение формата поля

Кроме определения типа данных нового поля Access может задать для него значение свойства Формат, зависящее от введенных данных. Например, если ввести значение 10:50, Access выберет тип данных «Дата и время» и присвоит свойству Формат значение «Средний формат времени». Чтобы вручную изменить значение свойства Формат, сделайте следующее.

  1. На ленте откройте вкладку Поля. 

  2. В группе Форматирование в поле Формат введите нужный формат. 

    Примечание: Для полей некоторых типов (например, текстовых) список Формат может быть недоступен.

К началу страницы

Задание других свойств поля

  1. В режиме таблицы щелкните поле, для которого нужно задать свойство.

  2. На вкладке Поля в группах Свойства, Форматирование или Проверка поля выберите нужные свойства.

К началу страницы

Задание свойств поля в Конструкторе

При работе с таблицей в Конструкторе можно настраивать любые свойства полей. Тип данных поля задается на бланке таблицы, а другие свойства — в области Свойства поля.

  1. В области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши.

  2. В контекстном меню выберите пункт Конструктор.

К началу страницы

Изменение типа данных поля

После создания поля можно изменить его различные параметры.

Предупреждение: Эти параметры можно изменять также у полей, которые были созданы ранее. Тем не менее если в поле уже есть данные, некоторые действия могут быть недоступны или привести к повреждению данных.

  1. На бланке таблицы найдите поле, для которого вы хотите задать тип данных.

  2. В столбце Тип данных выберите значение из списка.

    Доступные типы данных

    Полный список доступных типов данных для баз данных Access вы найдете в статье Типы данных для баз данных Access рабочего стола.

    Советы по типам данных

    • Максимальный размер файла базы данных Access составляет 2 ГБ.

    • Для телефонных номеров, артикулов и других номеров, которые не предполагается использовать в математических вычислениях, вместо числового необходимо выбрать текстовый тип данных. Числовые значения, которые хранятся как текст, проще сортировать и фильтровать, но их сложно использовать в вычислениях.

    • Для текстового и числового типа данных вы можете более точно задать размер поля или тип данных с помощью свойства Размер поля.

К началу страницы

Задание других свойств поля

Примечание: Не все форматы доступны для всех типов данных. Сначала задайте тип данных, а затем при необходимости настройте формат.

  1. На бланке таблицы выберите поле, для которого вы хотите задать свойства. Свойства поля выводятся в области Свойства поля.

    Свойства, которые можно задать, зависят от типа данных этого поля.

  2. В области Свойства поля введите нужные параметры для каждого свойства или нажмите клавишу F6 и выберите свойство с помощью клавиш со стрелками.

    Какие свойства полей доступны?

    Полный список свойств полей, доступных для каждого типа данных в базах данных приложения Access см. в статье Введение в использование типов данных и свойств полей.

    Примечание: Не все свойства доступны для каждого поля. Свойства поля определяются его типом данных.

  3. Если требуется больше места для ввода или изменения значений в поле свойства, нажмите клавиши SHIFT+F2 для отображения поля Область ввода.

    Совет: Если вам требуется помощь в создании маски ввода или выражения условия на значение, нажмите кнопку рядом с полем свойства для отображения соответствующего построителя.

  4. Чтобы сохранить изменения, нажмите клавиши CTRL+S.

К началу страницы

Перемещение поля

Чтобы переместить поле, перетащите его на нужное место. Чтобы выбрать несколько соседних полей для перемещения, щелкните первое поле, и, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните последнее поле. После этого можно перетащить выделенную группу полей на новое место.

При перетаскивании поля меняется его положение в таблице, порядок полей в конструкторе при этом не изменяется. При программном доступе к полям используется исходный порядок. Например, если перетащить поле в новое положение в режиме таблицы, а затем с помощью кнопки «Форма» создать на основе этой таблицы форму, поле будет расположено в исходном положении.

К началу страницы

См. также

Добавление вычисляемого поля в таблицу

Добавление поля в форму или отчет

Создание таблицы и добавление полей

В базе данных можно хранить данные в виде таблиц — тематических списков строк и столбцов. Например, вы можете создать таблицу «Контакты» для хранения имен, адресов и телефонных номеров или таблицу «Товары» для хранения сведений о товарах. В этой статье описано, как создать таблицу, добавить в нее поля, настроить первичный ключ и свойства таблицы и полей.

Перед созданием таблиц и добавлением полей изучите основные понятия. Дополнительные сведения см. в статье Общие сведения о таблицах.

В этой статье

Создание таблицы

В простой базе данных, такой как список контактов, может быть всего одна таблица. Однако во многих базах данных используется несколько таблиц. При создании базы данных на компьютере создается файл, который используется как контейнер для всех ее объектов, включая таблицы.

Есть несколько способов создать таблицу: вы можете создать новую базу данных, вставить таблицу в существующую базу данных или импортировать таблицу из другого источника данных, например книги Microsoft Office Excel, документа Microsoft Office Word, текстового файла или другой базы данных, либо связать таблицу с этим источником. Когда вы создаете новую базу данных, в нее автоматически вставляется новая пустая таблица. Затем вы можете ввести в нее данные, чтобы начать определение полей.

К началу страницы

Создание таблицы в новой базе данных

  1. Щелкните Файл > Создать и выберите пункт Пустая база данных рабочего стола.

  2. В поле Файл введите имя файла новой базы данных.

  3. Чтобы сохранить базу данных в другом месте, щелкните значок папки.

  4. Нажмите кнопку Создать.

    Откроется новая база данных, в которой будет создана и открыта в режиме таблицы новая таблица с именем «Таблица1».

К началу страницы

Создание таблицы в существующей базе данных

  1. Щелкните Файл > Открыть и выберите базу данных, если она указана в разделе Последние. В противном случае выберите один из вариантов поиска базы данных.

  2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных найдите базу данных, которую вы хотите открыть,и нажмите кнопку Открыть.

  3. на вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица.

    В базу данных будет вставлена новая таблица, которая откроется в режиме таблицы.

К началу страницы

Использование импорта или связывания для создания таблицы

Чтобы создать таблицу, вы можете импортировать данные из другого файла (например, из листа Excel, списка SharePoint, XML-файла, другой базы данных Access, папки Microsoft Outlook и т. д.) либо связать таблицу с ним.

При импорте данных создается их копия в новой таблице текущей базы данных. Последующие изменения, вносимые в исходные данные, не будут влиять на импортированные данные, и наоборот. После подключения к источнику и импорта данных можно использовать импортированные данные без подключения к источнику. В структуру импортированной таблицы можно вносить изменения.

Когда осуществляется связывание с данными, в текущей базе данных создается связанная таблица, обеспечивающая динамическое подключение к данным, хранящимся в другом месте. Изменения данных в связанной таблице отражаются в источнике, а изменения в источнике — в связанной таблице. Для работы со связанной таблицей необходимо подключение к источнику данных. Изменить структуру связанной таблицы нельзя.

Примечание: Нельзя изменять данные на листе Excel с помощью связанной таблицы. В качестве обходного способа можно импортировать исходные данные в базу данных Access, а затем создать связь с базой данных из Excel.

К началу страницы

Создание таблицы с помощью импорта внешних данных или связи с ними

  1. Откройте меню Файл и выберите команду Открыть.

  2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных, в которой вы хотите создать таблицу.

  3. На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи выберите один из доступных источников данных. 

  4. Следуйте инструкциям в появляющихся диалоговых окнах.

    Будет создана таблица, имя которой появится в области навигации.

К началу страницы

Создание таблицы с использованием сайта SharePoint

Для создания таблицы базы данных можно использовать импортировать список SharePoint или создать связь с ним. Кроме того, вы можете создать новый список SharePoint на основе готового шаблона. В Access доступны такие шаблоны, как «Контакты», «Задачи», «Вопросы» и «События».

  1. Откройте меню Файл и выберите команду Открыть.

  2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите базу данных, в которой вы хотите создать таблицу, и нажмите кнопку Открыть.

  3. На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Списки SharePoint.

  4. Выполните одно из указанных ниже действий.

    Создание списка SharePoint на основе шаблона

    1. Выберите пункт Контакты, Задачи, Вопросы или События.

    2. В диалоговом окне Создание нового списка введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.

    3. Введите имя и описание для нового списка в полях Укажите имя нового списка и Описание.

    4. Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по окончании экспорта (он установлен по умолчанию).

    Создание настраиваемого списка

    1. Выберите пункт Другой.

    2. В диалоговом окне Создание нового списка введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.

    3. Введите имя и описание для нового списка в полях Укажите имя нового списка и Описание.

    4. Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по окончании экспорта (он установлен по умолчанию).

    Импорт данных из существующего списка

    1. Выберите пункт Существующий список SharePoint.

    2. В диалоговом окне Внешние данные введите URL-адрес сайта SharePoint, содержащего данные, которые нужно импортировать.

    3. Выберите пункт Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных и нажмите кнопку Далее.

    4. Установите флажки всех списков SharePoint, которые нужно импортировать.

    Связь со списком

    1. Выберите пункт Существующий список SharePoint.

    2. В диалоговом окне Внешние данные — сайт SharePoint введите URL-адрес сайта SharePoint, содержащего список, связь с которым нужно создать.

    3. Выберите пункт Создать связанную таблицу для связи с источником данных и нажмите кнопку Далее.

    4. Установите флажки всех списков SharePoint, связи с которыми нужно создать.

К началу страницы

Создание таблицы с использованием веб-службы

В базе данных можно создать таблицу, подключенную к данным на веб-сайте с интерфейсом веб-службы. Таблицы веб-служб доступны только для чтения.

  1. На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Дополнительно и выберите команду Службы данных.

  2. Если нужное подключение уже установлено, перейдите к действию 5. В противном случае перейдите к следующему действию.

  3. Нажмите кнопку Установить новое подключение.

  4. Выберите нужный файл подключения и нажмите кнопку ОК.

  5. В диалоговом окне Создание связи с данными веб-службы разверните нужное подключение.

  6. Выберите таблицу, связь с которой требуется создать. Ее поля отобразятся в правой части диалогового окна.

  7. Можно ввести имя связанной таблицы в поле Укажите имя ссылки. Access будет выводить это имя связанной таблицы в области навигации.

  8. Нажмите кнопку ОК. Будет создана связанная таблица.

К началу страницы

Настройка свойств таблицы

Кроме настройки свойств полей, можно задать свойства, которые применяются ко всей таблице или ко всем записям.

  1. Выберите таблицу, для которой требуется задать свойства.

  2. На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.

  3. На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть выберите пункт Страница свойств.

    Откроется страница свойств таблицы.

  4. На странице свойств откройте вкладку Общие.

  5. Щелкните поле слева от свойства, которое вы хотите задать, и введите значение.

    Чтобы сохранить изменения, не забудьте нажать клавиши CTRL+S.

    Свойство таблицы

    Задача

    Представления на веб-сайте SharePoint

    Укажите, должны ли представления, основанные на таблице, отображаться на сайте SharePoint.

    Примечание: Действие этого параметра зависит от значения свойства базы данных Отображать все представления на сайте SharePoint.

    Развернутая подтаблица

    Укажите, следует ли развертывать все подтаблицы при открытии таблицы.

    Высота подтаблицы

    Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы в окне подтаблицы отображались все строки, оставьте значение 0.

    • Чтобы задать высоту подтаблицы, введите нужное значение.

    Ориентация

    Укажите направление отображения данных в соответствии с направлением письма (слева направо или справа налево).

    Описание

    Укажите описание таблицы, которое будет появляться в качестве всплывающей подсказки для этой таблицы.

    Режим по умолчанию

    Укажите режим открытия таблицы, используемый по умолчанию (Режим таблицы, Сводная таблица или Сводная диаграмма). Режимы сводной таблицы и сводной диаграммы в Access недоступны, начиная с Access 2013.

    Условие на значение

    Введите выражение, которое должно быть истинно при добавлении или изменении любой записи.

    Сообщение об ошибке

    Введите сообщение, отображаемое в том случае, если запись не соответствует выражению в свойстве Правило проверки.

    Фильтр

    Определите условия отображения строк в режиме таблицы.

    Порядок сортировки

    Выберите одно или несколько полей, чтобы задать порядок сортировки по умолчанию для строк в режиме таблицы.

    Имя подтаблицы

    Укажите, должна ли подтаблица отображаться в режиме таблицы. Если да, укажите таблицу или запрос, из которых подтаблица должна получать строки.

    Подчиненные поля

    Укажите поля в таблице или запросе, используемые в подтаблице и соответствующие свойству Основные поля, заданному для таблицы.

    Основные поля

    Укажите поля таблицы, соответствующие свойству Подчиненные поля, заданному для таблицы.

    Фильтр при загрузке

    Укажите, необходимо ли автоматически применять условия фильтра, заданные с помощью свойства Фильтр (если присвоено значение Да), при открытии таблицы в режиме таблицы.

    Сортировка при загрузке

    Укажите, необходимо ли автоматически применять условия сортировки, заданные с помощью свойства Порядок сортировки (если присвоено значение Да), при открытии таблицы в режиме таблицы.

    Совет.    Если в поле свойства недостаточно места для ввода или изменения значения, нажмите сочетание клавиш SHIFT+F2, чтобы открыть поле Область ввода. Если при назначении выражению свойства Правило проверки требуется помощь, нажмите кнопку рядом с полем свойства Правило проверки, чтобы открыть построитель выражений.

К началу страницы

Сохранение таблицы

После создания или изменения таблицы следует сохранить ее структуру. При первом сохранении таблице необходимо присвоить имя, описывающее содержащиеся в ней данные. Можно использовать до 64 знаков (букв или цифр), включая пробелы. Например, вы можете назвать таблицу «Клиенты», «Перечень запасных частей» или «Товары».

Access предоставляет вам гибкие возможности при именовании таблиц, однако есть и некоторые ограничения. Имя может сдержать до 64 знаков, включать любое сочетание букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением точек (.), восклицательных знаков (!), квадратных скобок ([]), начального пробела, начального знака равенства (=) или непечатаемых символов, таких как возврат каретки. Кроме того, имя не должно содержать следующие символы: ` / \ : ; * ? » ‘ < > | # <TAB> { } % ~ &.

Совет: Договоритесь о том, по какому принципу будете называть объекты в базе данных, и следуйте этим правилам.

  1. Выберите Файл > Сохранить или нажмите клавиши CTRL+S.

  2. Если вы сохраняете таблицу в первый раз, введите ее имя и нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Настройка первичного ключа

Для таблицы следует задать первичный ключ, если только у вас нет веских оснований не делать этого. Access автоматически создает индекс для первичного ключа, что повышает производительность базы данных. Кроме того, Access гарантирует, что каждая запись имеет значение в поле первичного ключа и это значение всегда уникально. Это крайне важно, поскольку в противном случае нельзя надежно отличить одну строку от другой.

При создании таблицы в режиме таблицы Access автоматически создает первичный ключ с именем «Код» и присваивает ему тип данных «Счетчик».

Изменить или удалить первичный ключ, а также задать первичный ключ для таблицы, в которой его еще нет, можно в Конструкторе.

К началу страницы

Определение полей, используемых в качестве первичного ключа

Иногда данные, которые можно использовать в качестве первичного ключа, уже есть. Например, у сотрудников уже могут быть идентификационные номера. Если вы создаете таблицу для отслеживания данных о сотрудниках, в качестве первичного ключа можно использовать их идентификаторы. Иногда идентификаторы сотрудников уникальны только в сочетании с кодами отделов; в этом случае в качестве первичного ключа необходимо использовать сочетание этих полей. Первичный ключ должен обладать следующими характеристиками:

  • Значение данного поля или сочетания полей должно быть уникальным для каждой записи.

  • Поле или сочетание полей не должно быть пустым (у них всегда должно быть значение).

  • Значения не должны изменяться.

Если данных, подходящих на роль первичного ключа, нет, для этого можно создать новое поле. При создании поля для использования в качестве первичного ключа выберите для него тип «Счетчик» — это обеспечит соответствие трем характеристикам, указанным выше.

К началу страницы

Настройка или изменение первичного ключа

  1. Выберите таблицу, для которой вы хотите задать или изменить первичный ключ.

  2. На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.

  3. На бланке таблицы выберите поле или поля, которые вы хотите использовать в качестве первичного ключа.

    Чтобы выделить одно поле, щелкните область выделения строки для него.

    Чтобы выделить несколько полей, щелкните область выделения для каждого поля, удерживая нажатой клавишу CTRL.

  4. На вкладке Конструктор в группе Элементы нажмите кнопку Ключевое поле.

    Индикатор ключа будет добавлен слева от поля или полей, определенных как первичный ключ.

К началу страницы

Удаление первичного ключа

  1. Выберите таблицу, первичный ключ которой вы хотите удалить.

  2. На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.

  3. Щелкните область выделения строки для текущего первичного ключа. Если первичный ключ состоит из нескольких полей, щелкните область выделения строки для каждого из них, удерживая нажатой клавишу CTRL.

  4. На вкладке Конструктор в группе Элементы нажмите кнопку Ключевое поле.

    Индикатор ключа будет удален из поля или полей, ранее определенных в качестве первичного ключа.

Если попытаться сохранить новую таблицу без первичного ключа, Access предложит создать поле для него. Если нажать кнопку Да, Access создаст поле «Код» с типом данных «Счетчик», в котором будет хранится уникальное значение для каждой записи. Если в таблице уже есть поле с типом «Счетчик», оно будет использовано в качестве первичного ключа. Если нажать кнопку Нет, Access не добавит новое поле и не задаст первичный ключ.

К началу страницы

Добавление полей

Чтобы сохранить новый фрагмент данных для уже имеющейся таблицы Access, рекомендуется добавить в нее поле. Например, предположим, что есть таблица с полями, в которых указаны фамилия, имя, адрес электронной почты, номер телефона и почтовый адрес каждого клиента. Если нужно начать отслеживать предпочтительный способ связи для каждого клиента, для хранения таких данных добавляется поле.

Все элементы данных, которые необходимо отслеживать, хранятся в отдельных полях. Например, в таблице контактов можно создать поля «Имя», «Фамилия», «Телефон» и «Адрес», а в таблице товаров — поля «Название товара», «Код товара» и «Цена».

У каждого поля есть некоторые основные характеристики, например имя, которое уникальным образом определяет его в пределах таблицы, тип данных, указывающий на характер данных, операции, которые можно выполнять с данными, и объем места, выделяемого для каждого значения.

Прежде чем создавать поля, разделите данные на минимальные полезные элементы. Потом вам будет намного проще объединить данные, чем разделить их. Например, вместо поля «Полное имя» лучше создать отдельные поля «Имя» и «Фамилия». Благодаря этому вам будет проще искать и сортировать данные по имени, фамилии или их сочетанию. Если вы собираетесь создавать отчет, выполнять сортировку, поиск или вычисления по элементу данных, выделите его в отдельное поле.

Для поля можно задать свойства, определяющие его вид и поведение. Например, свойство Формат задает отображение данных в таблице или форме, включающей поле.

К началу страницы

Добавление поля путем ввода данных

Чтобы при создании новой или открытии существующей таблицы в режиме таблицы добавить в нее поле, введите данные в столбец таблицы Добавить поле(1). В зависимости от того, какое значение введено, тип данных для поля назначается автоматически. Если введенное значение не имеет определенного типа данных, Access выбирает текстовый тип, но при необходимости его можно изменить.

Ввод данных в столбец Добавить поле:

  1. Чтобы создать или открыть таблицу в режиме таблицы, в области навигации щелкните нужную таблицу правой кнопкой мыши и затем в контекстном меню выберите пункт Режим таблицы.

  2. Введите имя создаваемого поля в столбец Добавить поле.

    Используйте описательное имя, помогающее идентифицировать поле.

  3. Введите данные в новое поле.

К началу страницы

Добавление поля с помощью шаблона

Иногда проще выбрать поле из готового списка, чем создавать его вручную. Для выбора поля из списка шаблонов используется список Другие поля. Шаблон поля – это заданный набор характеристик и свойств, описывающих его. Определение шаблона поля включает имя поля, тип данных, значение свойства Формат и ряд других свойств.

  1. На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Режим таблицы.

  2. На вкладке Поля в группе Добавление и удаление нажмите кнопку Другие поля.

  3. Чтобы вставить новый столбец, выберите поле в списке Другие поля. Access помещает поле справа от столбца, в котором находится курсор. Если вы выберете один из заголовков Quick Start, например «Адрес», Access воздаст множество полей в таблице для разных составляющих частей адреса.

К началу страницы

Задание свойств полей

Для поля можно задать свойства, определяющие его вид и поведение.

Например, с помощью свойств поля можно:

  • изменить вид данных в поле;

  • предотвратить ввод неправильных данных в поле;

  • задать для поля значение по умолчанию;

  • ускорить поиск и сортировку по полю.

Некоторые свойства поля можно настроить в режиме таблицы, однако для доступа ко всем свойствам и их настройки необходимо использовать конструктор.

Настраиваемые свойства зависят от типа данных поля.

К началу страницы

Задание свойств поля в режиме таблицы

В режиме таблицы можно переименовать поле, изменить его тип, свойство Формат и некоторые другие свойства.

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую вы хотите открыть.

  2. В контекстном меню выберите пункт Режим таблицы.

К началу страницы

Переименование поля

Когда вы добавляете поле путем ввода данных в режиме таблицы, Access автоматически присваивает ему универсальное имя. Первому новому полю назначается имя «Поле1», второму — «Поле2» и т. д. По умолчанию имя поля используется в качестве его метки везде, где поле отображается (например, в заголовке столбца таблицы). Если вы присвоите полям описательные имена, вам будет легче просматривать и изменять записи.

  1. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля, которое требуется переименовать (например, «Поле1»).

  2. В контекстном меню выберите пункт Переименовать поле.

  3. Введите новое имя в заголовок поля.

    Имена полей могут содержать до 64 символов (цифр или букв), включая пробелы.

К началу страницы

Изменение типа данных поля

При создании поля путем ввода данных в режиме таблицы приложение Access анализирует данные, чтобы определить подходящий тип данных для поля. Например, если ввести значение 01.01.2017, Access распознает его как дату и назначит полю тип даты-времени. Если Access не может однозначно определить тип данных, по умолчанию полю назначается текстовый тип. (Короткий текст, если используется Access 2016).

Тип данных поля определяет, какие еще свойства вы можете для него задать. Например, свойство Только добавление можно задать только для поля с типом данных «Гиперссылка» или «Поле МЕМО» (или «Длинный текст» в Access 2016).

Бывают ситуации, когда нужно изменить тип данных поля вручную. Представьте, что вам нужно ввести номера комнат, напоминающие даты (например, 10.2017). Если ввести значение 10.2017 в новое поле в режиме таблицы, функция автоматического определения типа данных выберет для поля тип данных «Дата и время». Поскольку номера комнат являются метками, а не датами, для них должен быть установлен тип данных «Текст». Чтобы изменить тип данных поля, выполните указанные ниже действия.

  1. На ленте откройте вкладку Поля.

  2. В группе Форматирование в списке Тип данных выберите нужный тип данных.

    Доступные типы данных

    Полный список доступных типов данных для баз данных Access вы найдете в статье Типы данных для баз данных Access рабочего стола.

    Советы по типам данных

    • Максимальный размер файла базы данных Access составляет 2 ГБ.

    • Чтобы оптимизировать производительность, при создании текстовых и числовых полей укажите оптимальный Размер поля. Например, если вы собираетесь хранить почтовые индексы известной длины, задайте соответствующие размеры поля. Для этого введите нужное значение в поле Размер поля. Дополнительные сведения см. в разделе Задание других свойств поля.

    • Для телефонных номеров, артикулов и других номеров, которые не предполагается использовать в математических вычислениях, вместо числового необходимо выбрать текстовый тип данных. Числовые значения, которые хранятся как текст, проще сортировать и фильтровать.

К началу страницы

Изменение формата поля

Кроме определения типа данных нового поля Access может задать для него значение свойства Формат, зависящее от введенных данных. Например, если ввести значение 10:50, Access выберет тип данных «Дата и время» и присвоит свойству Формат значение «Средний формат времени». Чтобы вручную изменить значение свойства Формат, сделайте следующее.

  1. На ленте откройте вкладку Поля. 

  2. В группе Форматирование в поле Формат введите нужный формат. 

    Примечание: Для полей некоторых типов (например, текстовых) список Формат может быть недоступен.

К началу страницы

Задание других свойств поля

  1. В режиме таблицы щелкните поле, для которого нужно задать свойство.

  2. На вкладке Поля в группах Свойства, Форматирование или Проверка поля выберите нужные свойства.

К началу страницы

Задание свойств поля в Конструкторе

При работе с таблицей в Конструкторе можно настраивать любые свойства полей. Тип данных поля задается на бланке таблицы, а другие свойства — в области Свойства поля.

  1. В области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши.

  2. В контекстном меню выберите пункт Конструктор.

К началу страницы

Изменение типа данных поля

После создания поля можно изменить его различные параметры.

Предупреждение: Эти параметры можно изменять также у полей, которые были созданы ранее. Тем не менее если в поле уже есть данные, некоторые действия могут быть недоступны или привести к повреждению данных.

  1. На бланке таблицы найдите поле, для которого вы хотите задать тип данных.

  2. В столбце Тип данных выберите значение из списка.

    Доступные типы данных

    Полный список доступных типов данных для баз данных Access вы найдете в статье Типы данных для баз данных Access рабочего стола.

    Советы по типам данных

    • Максимальный размер файла базы данных Access составляет 2 ГБ.

    • Для телефонных номеров, артикулов и других номеров, которые не предполагается использовать в математических вычислениях, вместо числового необходимо выбрать текстовый тип данных. Числовые значения, которые хранятся как текст, проще сортировать и фильтровать, но их сложно использовать в вычислениях.

    • Для текстового и числового типа данных вы можете более точно задать размер поля или тип данных с помощью свойства Размер поля.

К началу страницы

Задание других свойств поля

Примечание: Не все форматы доступны для всех типов данных. Сначала задайте тип данных, а затем при необходимости настройте формат.

  1. На бланке таблицы выберите поле, для которого вы хотите задать свойства. Свойства поля выводятся в области Свойства поля.

    Свойства, которые можно задать, зависят от типа данных этого поля.

  2. В области Свойства поля введите нужные параметры для каждого свойства или нажмите клавишу F6 и выберите свойство с помощью клавиш со стрелками.

    Какие свойства полей доступны?

    Полный список свойств полей, доступных для каждого типа данных в базах данных приложения Access см. в статье Введение в использование типов данных и свойств полей.

    Примечание: Не все свойства доступны для каждого поля. Свойства поля определяются его типом данных.

  3. Если требуется больше места для ввода или изменения значений в поле свойства, нажмите клавиши SHIFT+F2 для отображения поля Область ввода.

    Совет: Если вам требуется помощь в создании маски ввода или выражения условия на значение, нажмите кнопку рядом с полем свойства для отображения соответствующего построителя.

  4. Чтобы сохранить изменения, нажмите клавиши CTRL+S.

К началу страницы

Перемещение поля

Чтобы переместить поле, перетащите его на нужное место. Чтобы выбрать несколько соседних полей для перемещения, щелкните первое поле, и, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните последнее поле. После этого можно перетащить выделенную группу полей на новое место.

При перетаскивании поля меняется его положение в таблице, порядок полей в конструкторе при этом не изменяется. При программном доступе к полям используется исходный порядок. Например, если перетащить поле в новое положение в режиме таблицы, а затем с помощью кнопки «Форма» создать на основе этой таблицы форму, поле будет расположено в исходном положении.

К началу страницы

См. также

Добавление вычисляемого поля в таблицу

Добавление поля в форму или отчет

Этапы создания базы данных Access 2007

2.4. Microsoft Access 2007

2.4.2. Создание базы данных (таблиц и связей между ними) в Access 2007

Рассмотрим этапы создания БД «Деканат» с помощью СУБД Access 2007. Сначала составляем модель «сущность – связь» для базы данных «Деканат». Этапы проектирования модели «сущность – связь» изложены в разделе «Создание БД. Этапы проектирования».

После создания модели запускаем приложение Access 2007. Открывается окно приложение Access 2007 на странице Приступая к работе с Microsoft Access 2007. В разделе Новая пустая база данных щелкаем на пиктограмме Новая база данных. В правой части окна появится информация об имени файла и указана директория для его хранения. По умолчанию имя файла — База данных1.accdb.

Изменить имя файла и путь к директории для хранения файла БД можно в окне «Файл новой базы данных» щелкнув на пиктограмме «Поиск расположения для размещения базы данных». Установив имя файла — Деканат_2007.accdb и требуемое имя директории в окне «Файл новой базы данных», надо щелкнуть на кнопке ОК, окно закроется.

Далее необходимо щелкнуть на кнопке Создать, чтобы создать пустую базу данных. При создании новой пустой базы данных окно приложения Access 2007 открывается на контекстной вкладке «Режим таблицы». В окне отображается новая пустая таблица с именем Таблица 1 в режиме таблица, представленная на Рис. 1.


Рис. 1.

Далее необходимо перейти в режим Конструктор и создать структуру первой таблицы базы данных. Для этого необходимо щелкнуть на пиктограмме Вид и выбрать режим Конструктор.


.
Рис. 2.

Откроется окно Сохранение, в котором надо указать имя Группы студентов и нажать кнопку ОК.


Рис. 3.

Откроется таблица Группы студентов в режиме Конструктор


Рис. 4.

Создаем структуру таблицы Группы студентов. В первую строку колонки «Имя поля» вводим код группы студентов (КодГруппы) и нажимаем клавишу Enter. Курсор переместится в колонку Тип данных. Access по умолчанию назначает тип данных — Счетчик. Нажимаем клавишу Enter, при этом курсор переместится в колонку Описание, при необходимости вводим описание данных.

Первой строке таблицы (поле КодГруппы) Access по умолчанию назначает поле первичного ключа. Для первичного ключа в свойствах поля устанавливается значение Индексированного поля: Да (Совпадения не допускаются). Далее заполняем вторую строку (второе поле таблицы), Имя поля — Название, Тип данных — текстовый. Третья строка: Имя поля — Курс, Тип данных — числовой и четвертая строка Имя поля — Семестр, Тип данных — числовой. При этом для имени поля «Название» в разделе свойства поля необходимо установить размер поля — 6.


Рис. 5.

Затем создаем структуры остальных трех таблиц в соответствии с характеристиками таблиц-объектов Студенты, Дисциплины, Успеваемость. Обязательно соблюдайте указанную последовательность создания структуры таблиц.

Необходимо отметить, что в структуре таблицы «Студенты» для поля КодГруппы (вторичный ключ) установите значение Индексированного поля: Да (Совпадения допускаются) и тип данных — мастер подстановок. В структуре таблицы «Успеваемость» для поля КодСтуденты (вторичный ключ) и поля КодДисциплины (вторичный ключ) установите значение Индексированного поля: Да (Совпадения допускаются) и тип данных — мастер подстановок.

Структуры остальных таблиц: Студенты, Дисциплины, Успеваемость:


Рис. 6
Рис. 7
Рис. 8

После этого необходимо установить логические связи между всеми таблицами.

Далее >>> 2.4.3. Установка связей между таблицами в СУБД Access 2007

Заполнение таблиц базы данных Access 2007

2.4. Microsoft Access 2007

2.4.4. Заполнение таблиц БД Access 2007

Tables БД Access 2007 необходимо заполнять данными в определенной последовательности. Сначала надо заполнять главные tables, а затем подчиненные. Заполнение таблиц для БД Деканат целесообразно выполнять в такой последовательности: Группы студентов, Студенты, Дисциплины и Успеваемость. В этом случае для заполнения полей вторичных ключей (КодГруппы, КодСтудентов, КодДисциплины) можно использовать раскрывающийся список данных.

Раскрывающийся список данных для вторичных ключей появится только в том случае, если при создании структуры подчиненных таблиц в режиме конструктор для полей вторичных ключей выбран тип данных «Мастер подстановок».

Рассмотрим заполнение таблицы Группы студентов. В окне базы данных Деканат_2007 в области объектов выбираем таблицу Группы студентов, и выполняем на ней двойной щелчок. В окне редактирования появится структура табл. «Группы студентов» в режиме таблицы. Новая table состоит из одной пустой строки.

Заполнение производится по записям (по строкам). Поле счетчика (поле КодСтудента) заполняется автоматически. Переход к следующему полю осуществляется нажатием клавиши ТаЬ. После ввода первой записи курсор смещается на следующую запись. После заполнения table Группы студентов имеет следующий вид (рисунок 1).


Рис. 2.

Аналогичным образом заполняется table Студенты (рис.2). Необходимо отметить, что в табл. Студенты поле КодГруппы заполняется из раскрывающегося списка.


Рис. 2.

Если раскрывающийся список не появляется, то необходимо закрыть таблицу Студенты и открыть окно Схема данных. В этом окне для таблицы Студенты разорвать связи, т.е. удалить отношения. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши на одну из связей и из контекстного меню выбираем команду Удалить. Затем удаляем другую связь. Закрываем окно Схема данных. Открываем табл. «Студенты» в режиме Конструктор.

Из списка выбираем тип данных для поля КодГруппы «Мастер подстановок». В процессе назначения типа данных «Мастер подстановок» для поля КодГруппы табл. «Студенты» выбираем следующие данные: на первом шаге Группы студентов, а затем Название и далее щелкаем Готово. Закрываем таблицу Студенты. После этого восстанавливаем связи (отношения) в окне Схема данных. Продолжаем заполнение таблицы Студенты с использованием раскрывающегося списка для поля КодГруппы.

Далее заполняется table Дисциплины (рис. 3).


Рис. 3.

Затем заполняется table Успеваемость (рис. 4).


Рис. 4.

В таблице Успеваемость поля КодДисциплины и КодСтудента заполняются из раскрывающихся списков.

Необходимо отметить, что в базах данных Access 2007 применяются различные методы перемещения по таблице. Переходить от записи к записи можно с помощью: клавиш управления курсором; кнопок из области Запись, расположенных внизу таблицы в режиме таблицы; команды Перейти в группе Найти, расположенной на ленте. Для перемещения от поля к полю (слева направо) применяются клавиши Tab и Enter, а в обратном направлении Shift+Tab.

Поиск данных в таблице большого объема, можно осуществлять командой поиск расположенный внизу таблицы в режиме таблицы или командой Найти в группе Найти, расположенной на ленте. Для замены данных в полях необходимо использовать команду Заменить в группе Найти, расположенной на ленте.

После создания структуры таблиц, их заполнения и установления отношений (логических связей) между таблицами можно приступать к построению запросов.

Далее >>> Раздел: 2.4.5. Создание запросов в базе данных Access 2007

Создание базы данных в Microsoft Access 2010. Создание таблицы содержащей расчетное поле

Создание базы данных в Microsoft Access 2010. Создание таблицы содержащей расчетное поле

Содержание

Поиск на других ресурсах:

Условие задачи

1. Создать базу данных и сохранить ее на диске.

2. Создать таблицу Product (Товар). Структура таблицы Product следующая

№ поля

Название поляТип поля

Объяснение

1

ID_Product

Целый, счетчик

Уникальный идентификатор поля, первичный ключ
2CodeЦелое числоКод товара
3NameTextНазвание товара
4CountЦелое числоКоличество реализованного товара
5CostЧисло с фиксированной запятой, 2 знака после запятойСтоимость товара

3. В таблице Product создать расчетное поле Sum_Cost, которое определяется как произведение количества реализованного товара на стоимость товара. Формула вычисления расчетного поля Sum_Cost:

Sum_Cost = [Count] * [Cost]

где

  • [Count] – значение поля Count таблицы Product;
  • [Cost] – значение поля Cost таблицы Product.

  ⇑

Выполнение

1. Запустить Microsoft Access 2010. Создать базу данных. Команда «Создать»

После запуска Microsoft Access, система автоматически предлагает создать базу данных, как показано на рисунке 1.

Рисунок 1. Команда создания новой базы данных

В окне создания базы данных (рисунок 1) предлагается:

  • выбрать базу данных из доступных шаблонов. СУБД Microsoft Access предлагает большой набор образцов шаблонов баз данных, которые можно использовать и изучать. Если создается новая база данных, которая еще не содержит никаких таблиц, то нужно выбрать элемент «Новая база данных»;
  • указать имя файла базы данных. По умолчанию предлагается имя файла Database1 которое можно изменить по собственному усмотрению;
  • указать папку (каталог), в которой будет сохраняться база данных. По умолчанию предлагается папка «C:\Users\user\Documents».

Чтобы подтвердить создание новой базы данных нужно выбрать кнопку «Создать» как показано на рисунке 1.

После создания базы данных в папке «C:\Users\user\Documents» будет создан файл Database1.accdb (рисунок 2).

Рис. 2. Размещение файла базы данных Database1.accdb в папке «C:\Users\user\Documents»

  ⇑

2. Создание таблицы в режиме таблицы. Начальное состояние

После создания файла базы данных, система переходит в окно проектирования таблицы в режиме таблицы. СУБД Microsoft Access поддерживает 2 режима создания таблицы:

  • режим таблицы. В этом случае поля вводятся в понятном (естественном) виде таблицы слева направо. Таблица отображается в обычном виде;
  • режим конструктора. В этом случае каждому полю таблицы соответствует одна строка, которая соответствующим образом настраивается.

По умолчанию устанавливается режим таблицы. В этом режиме предлагается создать первую таблицу. На рисунке 3 показано начальное состояние режима таблицы.

В левой части окна Microsoft Access отображено имя таблицы «Таблица1». Это далее можно будет изменить при сохранении таблицы.
В правой части окна Microsoft Access отображено пустое поле ввода. В этом поле можно вводить названия полей таблицы. В нашем случае сюда нужно ввести пять полей (Code, Name, Count, Cost, Sum_Cost).

Рис. 3. Создание таблицы в режиме таблицы

Как видно из рисунка 3, автоматически создается поле с именем «Код». Это поле будет содержать уникальные числовые значения, предназначенные для избежания случайной повторяемости данных, что есть недопустимым в любой базе данных. Для нашей таблицы этому полю соответствует поле ID_Product.

  ⇑

3. Проектирование таблицы. Создание полей таблицы

В режиме таблицы можно добавлять и удалять поля таблицы а также вводить значения данных (записей) таблицы. Ниже приведена подробная пошаговая инструкция по формированию полей таблицы. Формируется 6 полей: ID_Product, Code, Name, Count, Cost, Sum_Cost. Поле Sum_Cost есть расчетным, оно получается как произведение полей Count и Cost.

  ⇑

3.1. Формирование поля ID_Product

В нашем случае полю ID_Product соответствует поле «Код» на рисунке 3. Поэтому, достаточно просто переименовать поле «Код» на поле ID_Product.

Чтобы осуществить переименование, нужно выполнить следующие действия:

1. Вызвать контекстное меню (клик правой кнопкой мышки на названии поля «Код») как показано на рисунке 4

Рис. 4. Контекстное меню для поля «Код»

2. В контекстном меню выбрать команду «Переименовать поле». После этого можно будет изменить название поля.

3. В имени поля ввести имя ID_Product (рисунок 5). Зафиксировать имя (клавиша Enter).

Рис. 5. Новое имя поля ID_Product

  ⇑

3.2. Добавление поля Code

Поле Code имеет целый тип. Чтобы добавить поле Code нужно выполнить следующие действия (рисунок 6):

1. Вызвать команду «Щелкните для добавления».

2. В нисходящем меню выбрать «Число», поскольку тип поля числовой.

Рис. 6. Добавление нового поля к таблице

В результате будет добавлено новое поле с именем по умолчанию «Поле1», как показано на рисунке 7.

Рис. 7. Добавление нового поля. Поле по умолчанию с именем «Поле1»

3. Заменить название поля «Поле1» на название Code (рисунок 8). Зафиксировать название (клавиша Enter).

Рис. 8. Установление названия поля Code

  ⇑

3.3. Добавление поля Name. Добавление текстового поля
3.3.1. Команда добавления текстового поля

Поле Name таблицы имеет текстовый (строчный) тип. Чтобы добавить текстовое поле нужно выполнить одну из двух команд:

  • сделать клик правой кнопкой мышки на элементе «Щелкните для добавления» (рисунок 9) и в контекстном меню выбрать команду «Текст»;
  • в меню «Поля» выбрать кнопку «AB Текст» (рисунок 9).

Рис. 9. Microsoft Access. Способы добавления текстового поля в режиме таблицы

  ⇑

3.3.2. Особенности поля с именем Name. Зарезервированные слова языка SQL

По образцу п. 3.2 нужно сформировать имя поля Name. Имя Name в СУБД MS Access есть зарезервированным, поэтому оно воспринимается системой по особому. При попытке установления имени Name, система выдает предупредительное окно, как показано на рисунке 10.

Рис. 10. Предупредительное окно, что имя Name зарезервировано системой

На языке баз данных SQL имена полей или других элементов, которые совпадают с зарезервированными именами, берутся в квадратные скобки, например [Name].

В этом случае нужно выбрать OK – проблем нет. В результате, таблица будет иметь вид как показано на рисунке 11.

Рис. 11. Режим создания таблицы. Добавлено поле [Name]

  ⇑

3.4. Добавление поля Count

Поле Count есть целочисельным и добавляется точно так же как поле Code. Подробно о добавлении поля Code описывается в п. 3.2. На рисунке 12 изображена таблица после добавления поля Count.

Рис. 12. Таблица после добавления поля Count

  ⇑

3.5. Добавление поля Cost. Добавление полей с фиксированной запятой

Чтобы сформировать поле Cost с фиксированной запятой с точностью 2 знака после запятой, нужно выполнить следующие действия.

1. Сделать клик на поле «Щелкните для добавления» и в контекстном меню выбрать «Денежный» или выбрать эту команду в меню «Поля» (рисунок 13).

Рис. 13. Добавление поля с фиксированной запятой

2. Вместо имени «Поле1» ввести название поля Cost. Зафиксировать имя (клавиша Enter). В результате, окно базы данных будет иметь вид как показано на рисунке 14.

Рис. 14. Таблица после добавления и задания имени числового поля Cost

3. При выделенном поле Cost (1) установить формат «Фиксированный» (2), как показано на рисунке 15. Таким образом, поле Cost имеет тип данных «Денежный» и формат «Фиксированный».

Рис. 15. Установление формата «Фиксированный» для поля Cost

После выполненных действий таблица будет иметь вид как показано на рисунке 16.

Рис. 16. Вид таблицы после добавления основных полей

  ⇑

3.6. Добавление расчетного поля «Sum_Cost»

Чтобы добавить расчетное поле «Sum_Cost» нужно выполнить следующие действия:

1. Сделать клик мышкой на поле с именем «Щелкните для добавления» (рисунок 17).

2. В контекстном меню выбрать последовательность команд «Вычисляемое поле» => «Денежная сумма» (рисунок 17). В результате будет выведено окно «Построитель выражений», как показано на рисунке 18.

Рис. 17. Выбор типа вычисляемого поля Sum_Cost

Рис. 18. Окно «Построитель выражений» для создания формул

3. В окне «Построитель выражений» в поле редактора нужно ввести формулу:

[Count]*[Cost]

как показано на рисунке 19.

Рис. 19. Окно «Построитель выражений»

После ввода формулы нужно подтвердить команду кликом на OK. В результате окно «Построитель выражений» будет закрыто.

4. На этом шаге нужно изменить название «Поле1» на «Sum_Cost», как показано на рисунке 20. Зафиксировать изменения (клавиша Enter).

Рис. 20. Формирование имени поля Sum_Cost

На этом завершается этап создания полей таблицы. Следующим шагом есть ввод значений в таблицу.

  ⇑

4. Ввод значений в таблицу

Ввод значений в таблицу осуществляется естественном путем. Напротив каждого поля вводятся соответствующие данные. Важно, чтобы тип данных, которые вводятся, совпадал с типом поля. Каждая строка введенных данных называется записью. В таблице может быть произвольное количество записей (строк).

Следует заметить, что невозможно ввести значение в поле ID_Product, так как это поле есть счетчиком. Эти значения формируются СУБД Microsoft Access автоматически. При добавлении новой записи значение поля ID_Product увеличивается на 1. При удалении записи, номер этого поля остается навсегда зарезервированным, уменьшение значения ID_Product на 1 не происходит.

Рис. 21. Ввод данных в таблицу

  ⇑

5. Сохранение таблицы с данными

После ввода данных, нужно сохранить таблицу. По умолчанию таблица носит имя «Таблица1». Чтобы вызвать окно сохранения таблицы нужно выполнить одну из двух действий:

  • выполнить команду «Сохранить» с меню «Файл»;
  • выбрать символ ‘х’ закрытие окна таблицы (рисунок 22) а затем на запрос сохранения ответить «Да»;
  • выбрать кнопку дискеты для сохранности таблицы как показано на рисунке 22.

Рис. 22. Команда сохранения таблицы или закрытия таблицы

В результате откроется окно «Сохранение», в котором будет предложено указать имя таблицы. По умолчанию предлагается «Таблица1». В нашем случае нужно задать имя Product как изображено на рисунке 23.

Рис. 23. Задание имени таблицы Product

После подтверждения на OK таблица будет добавлена к базе данных. На рисунке 24 показан вид окна Microsoft Access с открытой таблицей Product.

Рис. 24. Окно Microsoft Access. Таблица Product

Как видно из рисунка, имя таблицы изменилось.

  ⇑

6. Ввод данных в таблицу

Теперь можно вводить данные в таблицу. При закрытии таблицы данные будут сохранены автоматически. На рисунке 25 показана таблица Product с введенными данными.

Рис. 25. Таблица Product с введенными данными

Задача решена.

  ⇑

Введение в таблицы — Access

Таблицы — важные объекты в базе данных, потому что они содержат всю информацию или данные. Например, база данных для бизнеса может иметь таблицу контактов, в которой хранятся имена их поставщиков, адреса электронной почты и номера телефонов. Поскольку другие объекты базы данных очень сильно зависят от таблиц, вы всегда должны начинать проектирование базы данных с создания всех ее таблиц, а затем создания любых других объектов. Прежде чем создавать таблицы, рассмотрите свои требования и определите все таблицы, которые могут вам понадобиться.Общие сведения о планировании и проектировании базы данных см. В разделе Основы проектирования базы данных.

В этой статье

Обзор

Реляционная база данных, такая как Access, обычно имеет несколько связанных таблиц. В хорошо спроектированной базе данных каждая таблица хранит данные о конкретном предмете, например о сотрудниках или продуктах. В таблице есть записи (строки) и поля (столбцы). Поля содержат разные типы данных, такие как текст, числа, даты и гиперссылки.

  1. Запись: содержит определенные данные, например информацию о конкретном сотруднике или продукте.

  2. Поле A: содержит данные об одном аспекте темы таблицы, например имя или адрес электронной почты.

  3. Значение поля: каждая запись имеет значение поля. Например, Contoso, Ltd. или кто-то @ example.com.

Верх страницы

Свойства таблиц и полей

Таблицы и поля также имеют свойства, которые можно настроить для управления их характеристиками или поведением.

1. Свойства таблицы

2. Свойства поля

В базе данных Access свойства таблицы — это атрибуты таблицы, которые влияют на внешний вид или поведение таблицы в целом.Свойства таблицы задаются на странице свойств таблицы в представлении «Дизайн». Например, вы можете установить свойство Default View таблицы, чтобы указать, как таблица будет отображаться по умолчанию.

Свойство поля применяется к определенному полю в таблице и определяет одну из характеристик поля или аспект поведения поля. Вы можете установить некоторые свойства поля в режиме таблицы. Вы также можете установить любое свойство поля в представлении «Дизайн» с помощью панели Свойства поля .

Типы данных

Каждое поле имеет тип данных. Тип данных поля указывает тип данных, которые хранятся в поле, например, большие объемы текста или прикрепленные файлы.

Тип данных — это свойство поля, но он отличается от других свойств поля следующим образом:

  • Тип данных поля устанавливается в сетке конструктора таблицы, а не на панели Свойства поля .

  • Тип данных поля определяет, какие другие свойства имеет поле.

  • Вы должны установить тип данных поля при создании поля.

    Вы можете создать новое поле в Access, введя данные в новый столбец в режиме таблицы. Когда вы создаете поле, вводя данные в режиме таблицы, Access автоматически назначает тип данных для поля на основе введенного вами значения.Если ваш ввод не подразумевает другой тип данных, Access устанавливает тип данных как текст. При необходимости вы можете изменить тип данных с помощью ленты.

Примеры автоматического определения типа данных

В следующей таблице показано, как автоматическое определение типа данных работает в режиме таблицы.

Если ввести:

Access создает поле с типом данных:

Иоанна

Текст

http: // www.contoso.com

Вы можете использовать любой действующий префикс Интернет-протокола. Например, http: //, https: // и mailto: допустимые префиксы.

Гиперссылка

1

Число, длинное целое число

50 000

Число, длинное целое число

50 000.99

Номер двойной

50000,389

Номер двойной

12/67

Распознаваемые форматы даты и времени соответствуют языку вашего пользователя.

Дата / время

31 декабря 2016 г.

Дата / время

10:50:23

Дата / время

10:50

Дата / время

17:50

Дата / время

$ 12.50

Распознаваемый символ валюты соответствует языку пользователя.

Валюта

21,75

Номер двойной

123.00%

Номер двойной

3.46E + 03

Номер двойной

Верх страницы

Связи таблиц

Хотя каждая таблица хранит данные о разном предмете, таблицы в базе данных Access обычно хранят данные о предметах, которые связаны друг с другом.Например, база данных может содержать:

  • Таблица клиентов, в которой перечислены клиенты вашей компании и их адреса.

  • Таблица продуктов, в которой перечислены продукты, которые вы продаете, включая цены и изображения для каждого элемента.

  • Таблица заказов, в которой отслеживаются заказы клиентов.

Поскольку вы храните данные о разных предметах в отдельных таблицах, вам нужен способ связать данные вместе, чтобы вы могли легко объединить связанные данные из этих отдельных таблиц.Чтобы связать данные, хранящиеся в разных таблицах, вы создаете отношения. Отношение — это логическая связь между двумя таблицами, определяющая поля, которые имеют общие таблицы. Для получения дополнительной информации см. Руководство по связям между таблицами.

Верх страницы

Ключи

Поля, которые являются частью связи между таблицами, называются ключами. Ключ обычно состоит из одного поля, но может состоять из нескольких полей. Есть два вида ключей:

  • Первичный ключ Таблица может иметь только один первичный ключ.Первичный ключ состоит из одного или нескольких полей, которые однозначно идентифицируют каждую запись, которую вы храните в таблице. Часто существует уникальный идентификационный номер, такой как идентификационный номер, серийный номер или код, который служит первичным ключом. Например, у вас может быть таблица «Клиенты», в которой у каждого покупателя есть уникальный идентификационный номер. Поле идентификатора клиента является первичным ключом таблицы «Клиенты». Когда первичный ключ содержит более одного поля, он обычно состоит из уже существующих полей, которые, вместе взятые, предоставляют уникальные значения.Например, вы можете использовать комбинацию фамилии, имени и даты рождения в качестве первичного ключа для таблицы о людях. Для получения дополнительной информации см. Добавление или изменение первичного ключа таблицы.

  • Внешний ключ Таблица также может иметь один или несколько внешних ключей. Внешний ключ содержит значения, которые соответствуют значениям в первичном ключе другой таблицы. Например, у вас может быть таблица заказов, в которой каждый заказ имеет идентификационный номер клиента, соответствующий записи в таблице клиентов.Поле идентификатора клиента — это внешний ключ таблицы «Заказы».

Соответствие значений между ключевыми полями формирует основу связи между таблицами. Связь между таблицами используется для объединения данных из связанных таблиц. Например, предположим, что у вас есть таблица клиентов и таблица заказов. В таблице «Клиенты» каждая запись идентифицируется по полю первичного ключа ID.

Чтобы связать каждый заказ с клиентом, вы добавляете поле внешнего ключа в таблицу «Заказы», ​​которое соответствует полю ID таблицы «Клиенты», а затем создаете связь между двумя ключами.Когда вы добавляете запись в таблицу «Заказы», ​​вы используете значение идентификатора клиента, полученное из таблицы «Клиенты». Всякий раз, когда вы хотите просмотреть какую-либо информацию о клиенте заказа, вы используете отношение, чтобы определить, какие данные из таблицы «Клиенты» соответствуют каким записям в таблице «Заказы».

1. Первичный ключ, обозначенный значком ключа рядом с именем поля.

2. Внешний ключ — обратите внимание на отсутствие значка ключа.

Не добавляйте поле, если вы ожидаете, что для каждой уникальной сущности, представленной в таблице, может потребоваться больше, чем значение для поля.Продолжая предыдущий пример, если вы хотите начать отслеживать заказы, размещенные вашими клиентами, вы не добавляете поле в таблицу, потому что у каждого покупателя будет более одного заказа. Вместо этого вы создаете новую таблицу для хранения заказов, а затем устанавливаете связь между двумя таблицами.

Верх страницы

Преимущества использования отношений

Разделение данных в связанных таблицах дает следующие преимущества:

  • Согласованность Поскольку каждый элемент данных записывается только один раз в одну таблицу, вероятность двусмысленности или несогласованности меньше.Например, вы сохраняете имя клиента только один раз в таблице о клиентах, а не сохраняете его повторно (и потенциально непоследовательно) в таблице, содержащей данные о заказе.

  • Эффективность Запись данных только в одном месте означает, что вы используете меньше дискового пространства. Более того, меньшие таблицы, как правило, предоставляют данные быстрее, чем большие таблицы. Наконец, если вы не используете отдельные таблицы для отдельных субъектов, вы введете в свои таблицы нулевые значения (отсутствие данных) и избыточность, что может привести к потере места и снижению производительности.

  • Понятность Дизайн базы данных легче понять, если предметы правильно разделены на таблицы.

Планируйте свои таблицы с учетом отношений. Вы можете использовать мастер поиска для создания поля внешнего ключа, если таблица, содержащая соответствующий первичный ключ, уже существует. Мастер поиска создает для вас отношения. Дополнительные сведения см. В разделе Создание или удаление поля подстановки.

Верх страницы

См. Также

Создайте таблицу и добавьте поля

Введение в таблицы — Access

Таблицы — важные объекты в базе данных, потому что они содержат всю информацию или данные. Например, база данных для бизнеса может иметь таблицу контактов, в которой хранятся имена их поставщиков, адреса электронной почты и номера телефонов. Поскольку другие объекты базы данных очень сильно зависят от таблиц, вы всегда должны начинать проектирование базы данных с создания всех ее таблиц, а затем создания любых других объектов.Прежде чем создавать таблицы, рассмотрите свои требования и определите все таблицы, которые могут вам понадобиться. Общие сведения о планировании и проектировании базы данных см. В разделе Основы проектирования базы данных.

В этой статье

Обзор

Реляционная база данных, такая как Access, обычно имеет несколько связанных таблиц. В хорошо спроектированной базе данных каждая таблица хранит данные о конкретном предмете, например о сотрудниках или продуктах. В таблице есть записи (строки) и поля (столбцы).Поля содержат разные типы данных, такие как текст, числа, даты и гиперссылки.

  1. Запись: содержит определенные данные, например информацию о конкретном сотруднике или продукте.

  2. Поле A: содержит данные об одном аспекте темы таблицы, например имя или адрес электронной почты.

  3. Значение поля: каждая запись имеет значение поля.Например, Contoso, Ltd. или [email protected].

Верх страницы

Свойства таблиц и полей

Таблицы и поля также имеют свойства, которые можно настроить для управления их характеристиками или поведением.

1. Свойства таблицы

2. Свойства поля

В базе данных Access свойства таблицы — это атрибуты таблицы, которые влияют на внешний вид или поведение таблицы в целом.Свойства таблицы задаются на странице свойств таблицы в представлении «Дизайн». Например, вы можете установить свойство Default View таблицы, чтобы указать, как таблица будет отображаться по умолчанию.

Свойство поля применяется к определенному полю в таблице и определяет одну из характеристик поля или аспект поведения поля. Вы можете установить некоторые свойства поля в режиме таблицы. Вы также можете установить любое свойство поля в представлении «Дизайн» с помощью панели Свойства поля .

Типы данных

Каждое поле имеет тип данных. Тип данных поля указывает тип данных, которые хранятся в поле, например, большие объемы текста или прикрепленные файлы.

Тип данных — это свойство поля, но он отличается от других свойств поля следующим образом:

  • Тип данных поля устанавливается в сетке конструктора таблицы, а не на панели Свойства поля .

  • Тип данных поля определяет, какие другие свойства имеет поле.

  • Вы должны установить тип данных поля при создании поля.

    Вы можете создать новое поле в Access, введя данные в новый столбец в режиме таблицы. Когда вы создаете поле, вводя данные в режиме таблицы, Access автоматически назначает тип данных для поля на основе введенного вами значения.Если ваш ввод не подразумевает другой тип данных, Access устанавливает тип данных как текст. При необходимости вы можете изменить тип данных с помощью ленты.

Примеры автоматического определения типа данных

В следующей таблице показано, как автоматическое определение типа данных работает в режиме таблицы.

Если ввести:

Access создает поле с типом данных:

Иоанна

Текст

http: // www.contoso.com

Вы можете использовать любой действующий префикс Интернет-протокола. Например, http: //, https: // и mailto: допустимые префиксы.

Гиперссылка

1

Число, длинное целое число

50 000

Число, длинное целое число

50 000.99

Номер двойной

50000,389

Номер двойной

12/67

Распознаваемые форматы даты и времени соответствуют языку вашего пользователя.

Дата / время

31 декабря 2016 г.

Дата / время

10:50:23

Дата / время

10:50

Дата / время

17:50

Дата / время

$ 12.50

Распознаваемый символ валюты соответствует языку пользователя.

Валюта

21,75

Номер двойной

123.00%

Номер двойной

3.46E + 03

Номер двойной

Верх страницы

Связи таблиц

Хотя каждая таблица хранит данные о разном предмете, таблицы в базе данных Access обычно хранят данные о предметах, которые связаны друг с другом.Например, база данных может содержать:

  • Таблица клиентов, в которой перечислены клиенты вашей компании и их адреса.

  • Таблица продуктов, в которой перечислены продукты, которые вы продаете, включая цены и изображения для каждого элемента.

  • Таблица заказов, в которой отслеживаются заказы клиентов.

Поскольку вы храните данные о разных предметах в отдельных таблицах, вам нужен способ связать данные вместе, чтобы вы могли легко объединить связанные данные из этих отдельных таблиц.Чтобы связать данные, хранящиеся в разных таблицах, вы создаете отношения. Отношение — это логическая связь между двумя таблицами, определяющая поля, которые имеют общие таблицы. Для получения дополнительной информации см. Руководство по связям между таблицами.

Верх страницы

Ключи

Поля, которые являются частью связи между таблицами, называются ключами. Ключ обычно состоит из одного поля, но может состоять из нескольких полей. Есть два вида ключей:

  • Первичный ключ Таблица может иметь только один первичный ключ.Первичный ключ состоит из одного или нескольких полей, которые однозначно идентифицируют каждую запись, которую вы храните в таблице. Часто существует уникальный идентификационный номер, такой как идентификационный номер, серийный номер или код, который служит первичным ключом. Например, у вас может быть таблица «Клиенты», в которой у каждого покупателя есть уникальный идентификационный номер. Поле идентификатора клиента является первичным ключом таблицы «Клиенты». Когда первичный ключ содержит более одного поля, он обычно состоит из уже существующих полей, которые, вместе взятые, предоставляют уникальные значения.Например, вы можете использовать комбинацию фамилии, имени и даты рождения в качестве первичного ключа для таблицы о людях. Для получения дополнительной информации см. Добавление или изменение первичного ключа таблицы.

  • Внешний ключ Таблица также может иметь один или несколько внешних ключей. Внешний ключ содержит значения, которые соответствуют значениям в первичном ключе другой таблицы. Например, у вас может быть таблица заказов, в которой каждый заказ имеет идентификационный номер клиента, соответствующий записи в таблице клиентов.Поле идентификатора клиента — это внешний ключ таблицы «Заказы».

Соответствие значений между ключевыми полями формирует основу связи между таблицами. Связь между таблицами используется для объединения данных из связанных таблиц. Например, предположим, что у вас есть таблица клиентов и таблица заказов. В таблице «Клиенты» каждая запись идентифицируется по полю первичного ключа ID.

Чтобы связать каждый заказ с клиентом, вы добавляете поле внешнего ключа в таблицу «Заказы», ​​которое соответствует полю ID таблицы «Клиенты», а затем создаете связь между двумя ключами.Когда вы добавляете запись в таблицу «Заказы», ​​вы используете значение идентификатора клиента, полученное из таблицы «Клиенты». Всякий раз, когда вы хотите просмотреть какую-либо информацию о клиенте заказа, вы используете отношение, чтобы определить, какие данные из таблицы «Клиенты» соответствуют каким записям в таблице «Заказы».

1. Первичный ключ, обозначенный значком ключа рядом с именем поля.

2. Внешний ключ — обратите внимание на отсутствие значка ключа.

Не добавляйте поле, если вы ожидаете, что для каждой уникальной сущности, представленной в таблице, может потребоваться больше, чем значение для поля.Продолжая предыдущий пример, если вы хотите начать отслеживать заказы, размещенные вашими клиентами, вы не добавляете поле в таблицу, потому что у каждого покупателя будет более одного заказа. Вместо этого вы создаете новую таблицу для хранения заказов, а затем устанавливаете связь между двумя таблицами.

Верх страницы

Преимущества использования отношений

Разделение данных в связанных таблицах дает следующие преимущества:

  • Согласованность Поскольку каждый элемент данных записывается только один раз в одну таблицу, вероятность двусмысленности или несогласованности меньше.Например, вы сохраняете имя клиента только один раз в таблице о клиентах, а не сохраняете его повторно (и потенциально непоследовательно) в таблице, содержащей данные о заказе.

  • Эффективность Запись данных только в одном месте означает, что вы используете меньше дискового пространства. Более того, меньшие таблицы, как правило, предоставляют данные быстрее, чем большие таблицы. Наконец, если вы не используете отдельные таблицы для отдельных субъектов, вы введете в свои таблицы нулевые значения (отсутствие данных) и избыточность, что может привести к потере места и снижению производительности.

  • Понятность Дизайн базы данных легче понять, если предметы правильно разделены на таблицы.

Планируйте свои таблицы с учетом отношений. Вы можете использовать мастер поиска для создания поля внешнего ключа, если таблица, содержащая соответствующий первичный ключ, уже существует. Мастер поиска создает для вас отношения. Дополнительные сведения см. В разделе Создание или удаление поля подстановки.

Верх страницы

См. Также

Создайте таблицу и добавьте поля

Введение в таблицы — Access

Таблицы — важные объекты в базе данных, потому что они содержат всю информацию или данные. Например, база данных для бизнеса может иметь таблицу контактов, в которой хранятся имена их поставщиков, адреса электронной почты и номера телефонов. Поскольку другие объекты базы данных очень сильно зависят от таблиц, вы всегда должны начинать проектирование базы данных с создания всех ее таблиц, а затем создания любых других объектов.Прежде чем создавать таблицы, рассмотрите свои требования и определите все таблицы, которые могут вам понадобиться. Общие сведения о планировании и проектировании базы данных см. В разделе Основы проектирования базы данных.

В этой статье

Обзор

Реляционная база данных, такая как Access, обычно имеет несколько связанных таблиц. В хорошо спроектированной базе данных каждая таблица хранит данные о конкретном предмете, например о сотрудниках или продуктах. В таблице есть записи (строки) и поля (столбцы).Поля содержат разные типы данных, такие как текст, числа, даты и гиперссылки.

  1. Запись: содержит определенные данные, например информацию о конкретном сотруднике или продукте.

  2. Поле A: содержит данные об одном аспекте темы таблицы, например имя или адрес электронной почты.

  3. Значение поля: каждая запись имеет значение поля.Например, Contoso, Ltd. или [email protected].

Верх страницы

Свойства таблиц и полей

Таблицы и поля также имеют свойства, которые можно настроить для управления их характеристиками или поведением.

1. Свойства таблицы

2. Свойства поля

В базе данных Access свойства таблицы — это атрибуты таблицы, которые влияют на внешний вид или поведение таблицы в целом.Свойства таблицы задаются на странице свойств таблицы в представлении «Дизайн». Например, вы можете установить свойство Default View таблицы, чтобы указать, как таблица будет отображаться по умолчанию.

Свойство поля применяется к определенному полю в таблице и определяет одну из характеристик поля или аспект поведения поля. Вы можете установить некоторые свойства поля в режиме таблицы. Вы также можете установить любое свойство поля в представлении «Дизайн» с помощью панели Свойства поля .

Типы данных

Каждое поле имеет тип данных. Тип данных поля указывает тип данных, которые хранятся в поле, например, большие объемы текста или прикрепленные файлы.

Тип данных — это свойство поля, но он отличается от других свойств поля следующим образом:

  • Тип данных поля устанавливается в сетке конструктора таблицы, а не на панели Свойства поля .

  • Тип данных поля определяет, какие другие свойства имеет поле.

  • Вы должны установить тип данных поля при создании поля.

    Вы можете создать новое поле в Access, введя данные в новый столбец в режиме таблицы. Когда вы создаете поле, вводя данные в режиме таблицы, Access автоматически назначает тип данных для поля на основе введенного вами значения.Если ваш ввод не подразумевает другой тип данных, Access устанавливает тип данных как текст. При необходимости вы можете изменить тип данных с помощью ленты.

Примеры автоматического определения типа данных

В следующей таблице показано, как автоматическое определение типа данных работает в режиме таблицы.

Если ввести:

Access создает поле с типом данных:

Иоанна

Текст

http: // www.contoso.com

Вы можете использовать любой действующий префикс Интернет-протокола. Например, http: //, https: // и mailto: допустимые префиксы.

Гиперссылка

1

Число, длинное целое число

50 000

Число, длинное целое число

50 000.99

Номер двойной

50000,389

Номер двойной

12/67

Распознаваемые форматы даты и времени соответствуют языку вашего пользователя.

Дата / время

31 декабря 2016 г.

Дата / время

10:50:23

Дата / время

10:50

Дата / время

17:50

Дата / время

$ 12.50

Распознаваемый символ валюты соответствует языку пользователя.

Валюта

21,75

Номер двойной

123.00%

Номер двойной

3.46E + 03

Номер двойной

Верх страницы

Связи таблиц

Хотя каждая таблица хранит данные о разном предмете, таблицы в базе данных Access обычно хранят данные о предметах, которые связаны друг с другом.Например, база данных может содержать:

  • Таблица клиентов, в которой перечислены клиенты вашей компании и их адреса.

  • Таблица продуктов, в которой перечислены продукты, которые вы продаете, включая цены и изображения для каждого элемента.

  • Таблица заказов, в которой отслеживаются заказы клиентов.

Поскольку вы храните данные о разных предметах в отдельных таблицах, вам нужен способ связать данные вместе, чтобы вы могли легко объединить связанные данные из этих отдельных таблиц.Чтобы связать данные, хранящиеся в разных таблицах, вы создаете отношения. Отношение — это логическая связь между двумя таблицами, определяющая поля, которые имеют общие таблицы. Для получения дополнительной информации см. Руководство по связям между таблицами.

Верх страницы

Ключи

Поля, которые являются частью связи между таблицами, называются ключами. Ключ обычно состоит из одного поля, но может состоять из нескольких полей. Есть два вида ключей:

  • Первичный ключ Таблица может иметь только один первичный ключ.Первичный ключ состоит из одного или нескольких полей, которые однозначно идентифицируют каждую запись, которую вы храните в таблице. Часто существует уникальный идентификационный номер, такой как идентификационный номер, серийный номер или код, который служит первичным ключом. Например, у вас может быть таблица «Клиенты», в которой у каждого покупателя есть уникальный идентификационный номер. Поле идентификатора клиента является первичным ключом таблицы «Клиенты». Когда первичный ключ содержит более одного поля, он обычно состоит из уже существующих полей, которые, вместе взятые, предоставляют уникальные значения.Например, вы можете использовать комбинацию фамилии, имени и даты рождения в качестве первичного ключа для таблицы о людях. Для получения дополнительной информации см. Добавление или изменение первичного ключа таблицы.

  • Внешний ключ Таблица также может иметь один или несколько внешних ключей. Внешний ключ содержит значения, которые соответствуют значениям в первичном ключе другой таблицы. Например, у вас может быть таблица заказов, в которой каждый заказ имеет идентификационный номер клиента, соответствующий записи в таблице клиентов.Поле идентификатора клиента — это внешний ключ таблицы «Заказы».

Соответствие значений между ключевыми полями формирует основу связи между таблицами. Связь между таблицами используется для объединения данных из связанных таблиц. Например, предположим, что у вас есть таблица клиентов и таблица заказов. В таблице «Клиенты» каждая запись идентифицируется по полю первичного ключа ID.

Чтобы связать каждый заказ с клиентом, вы добавляете поле внешнего ключа в таблицу «Заказы», ​​которое соответствует полю ID таблицы «Клиенты», а затем создаете связь между двумя ключами.Когда вы добавляете запись в таблицу «Заказы», ​​вы используете значение идентификатора клиента, полученное из таблицы «Клиенты». Всякий раз, когда вы хотите просмотреть какую-либо информацию о клиенте заказа, вы используете отношение, чтобы определить, какие данные из таблицы «Клиенты» соответствуют каким записям в таблице «Заказы».

1. Первичный ключ, обозначенный значком ключа рядом с именем поля.

2. Внешний ключ — обратите внимание на отсутствие значка ключа.

Не добавляйте поле, если вы ожидаете, что для каждой уникальной сущности, представленной в таблице, может потребоваться больше, чем значение для поля.Продолжая предыдущий пример, если вы хотите начать отслеживать заказы, размещенные вашими клиентами, вы не добавляете поле в таблицу, потому что у каждого покупателя будет более одного заказа. Вместо этого вы создаете новую таблицу для хранения заказов, а затем устанавливаете связь между двумя таблицами.

Верх страницы

Преимущества использования отношений

Разделение данных в связанных таблицах дает следующие преимущества:

  • Согласованность Поскольку каждый элемент данных записывается только один раз в одну таблицу, вероятность двусмысленности или несогласованности меньше.Например, вы сохраняете имя клиента только один раз в таблице о клиентах, а не сохраняете его повторно (и потенциально непоследовательно) в таблице, содержащей данные о заказе.

  • Эффективность Запись данных только в одном месте означает, что вы используете меньше дискового пространства. Более того, меньшие таблицы, как правило, предоставляют данные быстрее, чем большие таблицы. Наконец, если вы не используете отдельные таблицы для отдельных субъектов, вы введете в свои таблицы нулевые значения (отсутствие данных) и избыточность, что может привести к потере места и снижению производительности.

  • Понятность Дизайн базы данных легче понять, если предметы правильно разделены на таблицы.

Планируйте свои таблицы с учетом отношений. Вы можете использовать мастер поиска для создания поля внешнего ключа, если таблица, содержащая соответствующий первичный ключ, уже существует. Мастер поиска создает для вас отношения. Дополнительные сведения см. В разделе Создание или удаление поля подстановки.

Верх страницы

См. Также

Создайте таблицу и добавьте поля

Введение в таблицы — Access

Таблицы — важные объекты в базе данных, потому что они содержат всю информацию или данные. Например, база данных для бизнеса может иметь таблицу контактов, в которой хранятся имена их поставщиков, адреса электронной почты и номера телефонов. Поскольку другие объекты базы данных очень сильно зависят от таблиц, вы всегда должны начинать проектирование базы данных с создания всех ее таблиц, а затем создания любых других объектов.Прежде чем создавать таблицы, рассмотрите свои требования и определите все таблицы, которые могут вам понадобиться. Общие сведения о планировании и проектировании базы данных см. В разделе Основы проектирования базы данных.

В этой статье

Обзор

Реляционная база данных, такая как Access, обычно имеет несколько связанных таблиц. В хорошо спроектированной базе данных каждая таблица хранит данные о конкретном предмете, например о сотрудниках или продуктах. В таблице есть записи (строки) и поля (столбцы).Поля содержат разные типы данных, такие как текст, числа, даты и гиперссылки.

  1. Запись: содержит определенные данные, например информацию о конкретном сотруднике или продукте.

  2. Поле A: содержит данные об одном аспекте темы таблицы, например имя или адрес электронной почты.

  3. Значение поля: каждая запись имеет значение поля.Например, Contoso, Ltd. или [email protected].

Верх страницы

Свойства таблиц и полей

Таблицы и поля также имеют свойства, которые можно настроить для управления их характеристиками или поведением.

1. Свойства таблицы

2. Свойства поля

В базе данных Access свойства таблицы — это атрибуты таблицы, которые влияют на внешний вид или поведение таблицы в целом.Свойства таблицы задаются на странице свойств таблицы в представлении «Дизайн». Например, вы можете установить свойство Default View таблицы, чтобы указать, как таблица будет отображаться по умолчанию.

Свойство поля применяется к определенному полю в таблице и определяет одну из характеристик поля или аспект поведения поля. Вы можете установить некоторые свойства поля в режиме таблицы. Вы также можете установить любое свойство поля в представлении «Дизайн» с помощью панели Свойства поля .

Типы данных

Каждое поле имеет тип данных. Тип данных поля указывает тип данных, которые хранятся в поле, например, большие объемы текста или прикрепленные файлы.

Тип данных — это свойство поля, но он отличается от других свойств поля следующим образом:

  • Тип данных поля устанавливается в сетке конструктора таблицы, а не на панели Свойства поля .

  • Тип данных поля определяет, какие другие свойства имеет поле.

  • Вы должны установить тип данных поля при создании поля.

    Вы можете создать новое поле в Access, введя данные в новый столбец в режиме таблицы. Когда вы создаете поле, вводя данные в режиме таблицы, Access автоматически назначает тип данных для поля на основе введенного вами значения.Если ваш ввод не подразумевает другой тип данных, Access устанавливает тип данных как текст. При необходимости вы можете изменить тип данных с помощью ленты.

Примеры автоматического определения типа данных

В следующей таблице показано, как автоматическое определение типа данных работает в режиме таблицы.

Если ввести:

Access создает поле с типом данных:

Иоанна

Текст

http: // www.contoso.com

Вы можете использовать любой действующий префикс Интернет-протокола. Например, http: //, https: // и mailto: допустимые префиксы.

Гиперссылка

1

Число, длинное целое число

50 000

Число, длинное целое число

50 000.99

Номер двойной

50000,389

Номер двойной

12/67

Распознаваемые форматы даты и времени соответствуют языку вашего пользователя.

Дата / время

31 декабря 2016 г.

Дата / время

10:50:23

Дата / время

10:50

Дата / время

17:50

Дата / время

$ 12.50

Распознаваемый символ валюты соответствует языку пользователя.

Валюта

21,75

Номер двойной

123.00%

Номер двойной

3.46E + 03

Номер двойной

Верх страницы

Связи таблиц

Хотя каждая таблица хранит данные о разном предмете, таблицы в базе данных Access обычно хранят данные о предметах, которые связаны друг с другом.Например, база данных может содержать:

  • Таблица клиентов, в которой перечислены клиенты вашей компании и их адреса.

  • Таблица продуктов, в которой перечислены продукты, которые вы продаете, включая цены и изображения для каждого элемента.

  • Таблица заказов, в которой отслеживаются заказы клиентов.

Поскольку вы храните данные о разных предметах в отдельных таблицах, вам нужен способ связать данные вместе, чтобы вы могли легко объединить связанные данные из этих отдельных таблиц.Чтобы связать данные, хранящиеся в разных таблицах, вы создаете отношения. Отношение — это логическая связь между двумя таблицами, определяющая поля, которые имеют общие таблицы. Для получения дополнительной информации см. Руководство по связям между таблицами.

Верх страницы

Ключи

Поля, которые являются частью связи между таблицами, называются ключами. Ключ обычно состоит из одного поля, но может состоять из нескольких полей. Есть два вида ключей:

  • Первичный ключ Таблица может иметь только один первичный ключ.Первичный ключ состоит из одного или нескольких полей, которые однозначно идентифицируют каждую запись, которую вы храните в таблице. Часто существует уникальный идентификационный номер, такой как идентификационный номер, серийный номер или код, который служит первичным ключом. Например, у вас может быть таблица «Клиенты», в которой у каждого покупателя есть уникальный идентификационный номер. Поле идентификатора клиента является первичным ключом таблицы «Клиенты». Когда первичный ключ содержит более одного поля, он обычно состоит из уже существующих полей, которые, вместе взятые, предоставляют уникальные значения.Например, вы можете использовать комбинацию фамилии, имени и даты рождения в качестве первичного ключа для таблицы о людях. Для получения дополнительной информации см. Добавление или изменение первичного ключа таблицы.

  • Внешний ключ Таблица также может иметь один или несколько внешних ключей. Внешний ключ содержит значения, которые соответствуют значениям в первичном ключе другой таблицы. Например, у вас может быть таблица заказов, в которой каждый заказ имеет идентификационный номер клиента, соответствующий записи в таблице клиентов.Поле идентификатора клиента — это внешний ключ таблицы «Заказы».

Соответствие значений между ключевыми полями формирует основу связи между таблицами. Связь между таблицами используется для объединения данных из связанных таблиц. Например, предположим, что у вас есть таблица клиентов и таблица заказов. В таблице «Клиенты» каждая запись идентифицируется по полю первичного ключа ID.

Чтобы связать каждый заказ с клиентом, вы добавляете поле внешнего ключа в таблицу «Заказы», ​​которое соответствует полю ID таблицы «Клиенты», а затем создаете связь между двумя ключами.Когда вы добавляете запись в таблицу «Заказы», ​​вы используете значение идентификатора клиента, полученное из таблицы «Клиенты». Всякий раз, когда вы хотите просмотреть какую-либо информацию о клиенте заказа, вы используете отношение, чтобы определить, какие данные из таблицы «Клиенты» соответствуют каким записям в таблице «Заказы».

1. Первичный ключ, обозначенный значком ключа рядом с именем поля.

2. Внешний ключ — обратите внимание на отсутствие значка ключа.

Не добавляйте поле, если вы ожидаете, что для каждой уникальной сущности, представленной в таблице, может потребоваться больше, чем значение для поля.Продолжая предыдущий пример, если вы хотите начать отслеживать заказы, размещенные вашими клиентами, вы не добавляете поле в таблицу, потому что у каждого покупателя будет более одного заказа. Вместо этого вы создаете новую таблицу для хранения заказов, а затем устанавливаете связь между двумя таблицами.

Верх страницы

Преимущества использования отношений

Разделение данных в связанных таблицах дает следующие преимущества:

  • Согласованность Поскольку каждый элемент данных записывается только один раз в одну таблицу, вероятность двусмысленности или несогласованности меньше.Например, вы сохраняете имя клиента только один раз в таблице о клиентах, а не сохраняете его повторно (и потенциально непоследовательно) в таблице, содержащей данные о заказе.

  • Эффективность Запись данных только в одном месте означает, что вы используете меньше дискового пространства. Более того, меньшие таблицы, как правило, предоставляют данные быстрее, чем большие таблицы. Наконец, если вы не используете отдельные таблицы для отдельных субъектов, вы введете в свои таблицы нулевые значения (отсутствие данных) и избыточность, что может привести к потере места и снижению производительности.

  • Понятность Дизайн базы данных легче понять, если предметы правильно разделены на таблицы.

Планируйте свои таблицы с учетом отношений. Вы можете использовать мастер поиска для создания поля внешнего ключа, если таблица, содержащая соответствующий первичный ключ, уже существует. Мастер поиска создает для вас отношения. Дополнительные сведения см. В разделе Создание или удаление поля подстановки.

Верх страницы

См. Также

Создайте таблицу и добавьте поля

Создание таблицы и добавление полей

При создании базы данных Access данные хранятся в таблицах — тематических списках, содержащих строки и столбцы. Например, вы можете создать таблицу «Контакты» для хранения списка имен, адресов и номеров телефонов или таблицу «Товары» для хранения информации о продуктах.В этой статье объясняется, как создать таблицу, добавить поля в таблицу, установить первичный ключ таблицы и как установить свойства поля и таблицы.

Прежде чем создавать таблицы и добавлять поля, убедитесь, что вы понимаете основные концепции. Для получения дополнительной информации см. Введение в таблицы.

В этой статье

Создание таблицы

Простая база данных, такая как список контактов, может использовать только одну таблицу.Однако во многих базах данных используется несколько таблиц. Когда вы создаете новую базу данных, вы создаете новый файл на своем компьютере, который действует как контейнер для всех объектов в вашей базе данных, включая ваши таблицы.

Вы можете создать таблицу, создав новую базу данных, вставив таблицу в существующую базу данных или импортировав или связав таблицу из другого источника данных, такого как книга Microsoft Excel, документ Microsoft Word, текстовый файл, или другая база данных. Когда вы создаете новую пустую базу данных, автоматически добавляется новая пустая таблица.Затем вы можете ввести данные в таблицу, чтобы приступить к определению полей.

Верх страницы

Создать новую таблицу в новой базе данных

  1. Щелкните Файл > Новый , а затем выберите Пустая база данных рабочего стола .

  2. В поле Имя файла введите имя файла для новой базы данных.

  3. Чтобы перейти в другое место и сохранить базу данных, щелкните значок папки.

  4. Щелкните Создать .

    Откроется новая база данных, и будет создана новая таблица с именем Таблица1, которая откроется в режиме таблицы.

Верх страницы

Создать новую таблицу в существующей базе данных

  1. Щелкните Файл > Открыть и щелкните базу данных, если она указана в списке Недавние .Если нет, выберите один из вариантов обзора, чтобы найти базу данных.

  2. В диалоговом окне Открыть выберите базу данных, которую вы хотите открыть, а затем щелкните Открыть .

  3. На вкладке Создать в группе Таблицы щелкните Таблица .

    Новая таблица будет вставлена ​​в базу данных, и таблица откроется в режиме таблицы.

Верх страницы

Импорт или связывание для создания таблицы

Вы можете создать таблицу, импортировав или связав данные, которые хранятся в другом месте. Вы можете импортировать или связывать данные в листе Excel, списке SharePoint, XML-файле, другой базе данных Access, папке Microsoft Outlook и т. Д.

При импорте данных вы создаете копию данных в новой таблице в текущей базе данных.Последующие изменения исходных данных не повлияют на импортированные данные, а изменения импортированных данных не повлияют на исходные данные. После подключения к источнику данных и импорта его данных вы можете использовать импортированные данные без подключения к источнику. Вы можете изменить дизайн импортированной таблицы.

Когда вы связываете данные, вы создаете связанную таблицу в текущей базе данных, которая представляет собой действующую ссылку на существующую информацию, которая хранится в другом месте. Когда вы изменяете данные в связанной таблице, вы изменяете их в источнике.Каждый раз при изменении данных в источнике это изменение отображается в связанной таблице. У вас должна быть возможность подключиться к источнику данных всякий раз, когда вы используете связанную таблицу. Вы не можете изменить дизайн связанной таблицы.

Примечание. Вы не можете редактировать данные на листе Excel с помощью связанной таблицы. В качестве временного решения импортируйте исходные данные в базу данных Access, а затем подключитесь к базе данных из Excel.

Верх страницы

Создать новую таблицу путем импорта или связывания с внешними данными

  1. Щелкните Файл > Открыть .

  2. В диалоговом окне Открыть выберите и откройте базу данных, в которой вы хотите создать новую таблицу.

  3. На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связывание щелкните один из доступных источников данных.

  4. Следуйте инструкциям в диалоговых окнах, которые появляются на каждом шаге.

    Access создаст новую таблицу и отобразит ее в области навигации.

Верх страницы

Используйте сайт SharePoint для создания таблицы

В базе данных можно создать таблицу, которая импортирует из списка SharePoint или связывает его. Вы также можете создать новый список SharePoint, используя предопределенный шаблон. Предопределенные шаблоны в Access включают контакты, задачи, проблемы и события.

  1. Щелкните Файл > Открыть .

  2. В диалоговом окне Открыть выберите базу данных, в которой вы хотите создать новую таблицу, а затем щелкните Открыть .

  3. На вкладке Создать в группе Таблицы щелкните Списки SharePoint .

  4. Выполните одно из следующих действий:

    Создать список SharePoint на основе шаблона

    1. Щелкните либо Контакты , Задачи , Проблемы или События .

    2. В диалоговом окне Create New List введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.

    3. Введите имя для нового списка и его описание в поля Укажите имя для нового списка и Описание .

    4. Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по завершении (установлен по умолчанию).

    Создать собственный список

    1. Щелкните Custom .

    2. В диалоговом окне Create New List введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.

    3. Введите имя для нового списка и его описание в поля Укажите имя для нового списка и Описание .

    4. Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по завершении (установлен по умолчанию).

    Импортировать данные из существующего списка

    1. Щелкните Существующий список SharePoint .

    2. В диалоговом окне Получить внешние данные введите URL-адрес сайта SharePoint, который содержит данные, которые вы хотите импортировать.

    3. Щелкните Импортировать исходные данные в новую таблицу в текущей базе данных , а затем щелкните Далее .

    4. Установите флажок рядом с каждым списком SharePoint, который нужно импортировать.

    Ссылка на список

    1. Щелкните Существующий список SharePoint .

    2. В диалоговом окне « Получить внешние данные — сайт SharePoint » введите URL-адрес сайта SharePoint, который содержит список, на который вы хотите создать ссылку.

    3. Щелкните Связать с источником данных, создав связанную таблицу , а затем щелкните Далее .

    4. Установите флажок рядом с каждым списком SharePoint, на который вы хотите создать ссылку.

Верх страницы

Использование веб-службы для создания таблицы

Вы можете создать таблицу в своей базе данных, которая подключается к данным на веб-сайте, который предоставляет интерфейс веб-службы. Таблицы веб-сервисов доступны только для чтения.

  1. На вкладке External Data в группе Import & Link щелкните More , а затем щелкните Data Service s.

  2. Если соединение, которое вы хотите использовать, уже установлено, перейдите к шагу 5. В противном случае перейдите к следующему шагу.

  3. Щелкните Установить новое соединение .

  4. Выберите файл подключения, который вы хотите использовать, а затем нажмите ОК .

  5. В диалоговом окне Create Link to Web Service Data разверните соединение, которое вы хотите использовать.

  6. Выберите таблицу, к которой вы хотите добавить ссылку. Access отображает поля в правой части диалогового окна.

  7. При желании введите имя связанной таблицы в поле Укажите имя ссылки . Access будет использовать это имя для связанной таблицы в области навигации.

  8. Щелкните ОК .Access создаст связанную таблицу.

Верх страницы

Установить свойства таблицы

Помимо настройки полей свойств, вы также можете установить свойства, которые применяются ко всей таблице или ко всем записям.

  1. Выберите таблицу, свойства которой вы хотите установить.

  2. На вкладке Home в группе Views щелкните View , а затем щелкните Design View .

  3. На вкладке Design в группе Показать / скрыть щелкните Property Sheet .

    Отображается лист свойств таблицы.

  4. На странице свойств щелкните вкладку Общие .

  5. Щелкните поле слева от свойства, которое вы хотите установить, и введите параметр для свойства.

    Не забудьте нажать CTRL + S, чтобы сохранить изменения.

    Используйте это свойство таблицы

    С по

    Отображение представлений на сайте SharePoint

    Укажите, могут ли представления, основанные на таблице, отображаться на сайте SharePoint.

    Примечание. Действие этого параметра зависит от значения свойства Отображать все представления на сайте SharePoint .

    Дополнительный лист данных расширен

    Раскрыть все подтаблицы при открытии таблицы.

    Дополнительная таблица Высота

    Выполните одно из следующих действий:

    • Если вы хотите, чтобы окно подтаблицы расширялось для отображения всех строк, оставьте для этого свойства значение 0 «.

    • Если вы хотите управлять высотой подтаблицы, введите желаемую высоту в дюймах.

    Ориентация

    Установите ориентацию просмотра в зависимости от того, читается ли ваш язык слева направо или справа налево.

    Описание

    Дайте описание таблицы.Это описание появится во всплывающих подсказках к таблице.

    Вид по умолчанию

    Установите Datasheet , PivotTable или PivotChart в качестве представления по умолчанию при открытии таблицы. Параметры сводной таблицы и сводной диаграммы были удалены из Access, начиная с Access 2013.

    Правило проверки

    Введите выражение, которое должно быть истинным при добавлении или изменении записи.

    Текст подтверждения

    Введите сообщение, которое отображается, когда запись нарушает выражение в свойстве Правило проверки .

    Фильтр

    Определите критерии для отображения только совпадающих строк в режиме таблицы.

    Заказать по

    Выберите одно или несколько полей, чтобы указать порядок сортировки строк по умолчанию в режиме таблицы.

    Имя подтаблицы

    Укажите, должна ли подтаблица отображаться в представлении таблицы, и если да, то какая таблица или запрос должны предоставлять строки в подтаблице.

    Связать дочерние поля

    Перечислите поля в таблице или запросе, которые используются для подтаблицы, которые соответствуют свойству Link Master Fields , указанному для таблицы.

    Связь основных полей

    Перечислите поля в таблице, соответствующие свойству Связать дочерние поля , заданному для таблицы.

    Фильтр под нагрузкой

    Автоматически применять критерии фильтрации в свойстве Фильтр (задав значение Да, ) при открытии таблицы в режиме таблицы.

    Заказ под нагрузкой

    Автоматически применять критерии сортировки в свойстве Упорядочить по (задав значение Да, ) при открытии таблицы в режиме таблицы.

    Совет Чтобы предоставить больше места для ввода или редактирования параметра в поле свойств, нажмите SHIFT + F2, чтобы отобразить поле Zoom .Если вы устанавливаете свойство Validation Rule для выражения и хотите получить помощь в его создании, щелкните рядом с полем свойств ValidationRule , чтобы отобразить построитель выражений.

Верх страницы

Сохранить таблицу

После создания или изменения таблицы необходимо сохранить ее дизайн. Когда вы сохраняете таблицу в первый раз, дайте ей имя, описывающее данные, которые она содержит.Вы можете использовать до 64 буквенно-цифровых символов, включая пробелы. Например, вы можете назвать таблицу «Клиенты», «Запасные части» или «Продукты».

Access дает вам большую гибкость, когда дело доходит до именования ваших таблиц; однако следует помнить о некоторых ограничениях. Имя таблицы может содержать до 64 символов, может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов, кроме точки (.), Восклицательного знака (!), Квадратных скобок ([]), начального пробела, начального равнозначного числа. знак (=) или непечатаемый символ, например возврат каретки.Имя также не может содержать следующие символы: `/ \:; *? «‘<> | # {}% ~ &.

Совет: Вы должны выбрать соглашение об именах для объектов в вашей базе данных и использовать его последовательно.

  1. Выберите Файл > Сохранить или нажмите CTRL + S.

  2. Если вы сохраняете таблицу впервые, введите имя таблицы и нажмите ОК .

Верх страницы

Установка первичного ключа

Если у вас нет особой причины не делать этого, вы должны указать первичный ключ для таблицы. Access автоматически создает индекс для первичного ключа, что может помочь повысить производительность базы данных. Access также гарантирует, что каждая запись имеет значение в поле первичного ключа и что это значение всегда уникально. Уникальные значения имеют решающее значение, потому что в противном случае невозможно надежно отличить конкретную строку от других строк.

Когда вы создаете новую таблицу в режиме таблицы, Access автоматически создает для вас первичный ключ и присваивает ему имя поля ID и тип данных AutoNumber.

В представлении «Дизайн» вы можете изменить или удалить первичный ключ или установить первичный ключ для таблицы, у которой его еще нет.

Верх страницы

Определите, какие поля использовать в качестве первичного ключа

Иногда у вас уже есть данные, которые вы хотите использовать в качестве первичного ключа.Например, у вас могут быть существующие идентификационные номера ваших сотрудников. Если вы создаете таблицу для отслеживания информации о сотрудниках, вы можете решить использовать существующий идентификатор сотрудника в качестве первичного ключа для таблицы. Или, возможно, идентификатор сотрудника уникален только в сочетании с идентификатором отдела, что требует использования обоих полей вместе в качестве первичного ключа. Хороший кандидат на первичный ключ имеет следующие характеристики:

  • Каждая запись имеет уникальное значение для поля или комбинации полей.

  • Поле или комбинация полей никогда не может быть пустым или нулевым — всегда есть значение.

  • Значения не меняются.

Если не существует подходящих данных для использования в качестве первичного ключа, вы можете создать новое поле для использования в качестве первичного ключа. Когда вы создаете новое поле для использования в качестве первичного ключа, установите для типа данных поля значение AutoNumber, чтобы убедиться, что оно соответствует трем характеристикам из предыдущего списка.

Верх страницы

Установить или изменить первичный ключ

  1. Выберите таблицу, первичный ключ которой вы хотите установить или изменить.

  2. На вкладке Home в группе Views щелкните View , а затем щелкните Design View .

  3. В сетке конструктора таблицы выберите поле или поля, которые вы хотите использовать в качестве первичного ключа.

    Чтобы выбрать одно поле, щелкните селектор строк для нужного поля.

    Чтобы выбрать более одного поля, удерживайте нажатой клавишу CTRL, а затем щелкните селектор строк для каждого поля.

  4. На вкладке Design в группе Инструменты щелкните Первичный ключ .

    Индикатор ключа появляется слева от поля или полей, которые вы указываете в качестве первичного ключа.

Верх страницы

Удалить первичный ключ

  1. Выберите таблицу, первичный ключ которой вы хотите удалить.

  2. На вкладке Home в группе Views щелкните View , а затем щелкните Design View .

  3. Щелкните селектор строк для текущего первичного ключа.Если первичный ключ состоит из нескольких полей, удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните селектор строк для каждого поля.

  4. На вкладке Design в группе Инструменты щелкните Первичный ключ .

    Ключевой индикатор удаляется из поля или полей, которые вы ранее указали в качестве первичного ключа.

Когда вы сохраняете новую таблицу без установки первичного ключа, Access предлагает вам создать новое поле для первичного ключа.Если вы нажмете Да , Access создаст поле идентификатора, которое использует тип данных AutoNumber для предоставления уникального значения для каждой записи. Если ваша таблица уже включает поле AutoNumber, Access использует его в качестве первичного ключа. Если вы нажмете Нет , Access не добавит поле и не будет установлен первичный ключ.

Верх страницы

Добавление полей

Чтобы сохранить новый фрагмент данных о чем-то, для чего у вас уже есть таблица Access, рассмотрите возможность добавления поля в эту таблицу.Например, предположим, что у вас есть таблица, в которой хранятся фамилия, имя, адрес электронной почты, номер телефона и почтовый адрес каждого из ваших клиентов. Если вы хотите начать отслеживать предпочтительные способы связи каждого клиента, вы добавляете поле для хранения этих данных.

Вы сохраняете каждую часть данных, которую хотите отслеживать, в поле. Например, в таблице контактов вы создаете поля для фамилии, имени, номера телефона и адреса. В таблице продуктов вы создаете поля для названия продукта, идентификатора продукта и цены.

Каждое поле имеет определенные важные характеристики, такие как имя, которое однозначно идентифицирует поле в таблице, тип данных, который определяет характер данных, операции, которые могут быть выполнены с данными, и сколько места для хранения следует выделить для каждого значения.

Прежде чем создавать поля, попробуйте разделить данные на мельчайшие полезные части. Позднее объединить данные намного проще, чем разделить их. Например, вместо поля полного имени рассмотрите возможность создания отдельных полей для фамилии и имени.Затем вы можете легко искать или сортировать по имени, фамилии или обоим. Если вы планируете составлять отчеты, сортировать, искать или вычислять элемент данных, поместите этот элемент в отдельное поле.

После создания поля вы также можете установить свойства поля, чтобы управлять его внешним видом и поведением. Например, свойство Format определяет, как данные отображаются в таблице или форме, содержащей это поле.

Верх страницы

Добавить поле путем ввода данных

Когда вы создаете новую таблицу или открываете существующую в режиме таблицы, вы можете добавить поле в таблицу, введя данные в столбец Добавить новое поле таблицы (1) .Access автоматически назначает тип данных для поля в зависимости от введенного вами значения. Если ваш ввод не подразумевает другой тип данных, Access устанавливает тип данных как текст, но вы можете изменить тип данных.

Для ввода данных в столбец Добавить новое поле :

  1. Создайте или откройте таблицу в режиме таблицы, щелкнув правой кнопкой мыши нужную таблицу в области навигации и выбрав Просмотр таблицы в контекстном меню.

  2. В столбце Добавить новое поле введите имя поля, которое вы хотите создать.

    Используйте описательное имя, чтобы поле было легче идентифицировать.

  3. Введите данные в новое поле.

Верх страницы

Добавить поле с помощью шаблона поля

Иногда проще выбрать из заранее заданного списка полей, которые соответствуют вашим потребностям, чем создавать поле вручную.Вы можете использовать список Дополнительные поля для выбора из списка шаблонов полей. Шаблон поля — это предопределенный набор характеристик и свойств, описывающих поле. Определение шаблона поля включает имя поля, тип данных, настройку для свойства Format поля и другие свойства поля.

  1. На вкладке Home в группе Views щелкните View , а затем щелкните Datasheet View .

  2. На вкладке Поля в группе Добавить и удалить щелкните Дополнительные поля .

  3. Выберите поле в списке Дополнительные поля , чтобы вставить новый столбец. Access помещает поле справа от столбца, в котором в данный момент находится курсор. Если вы выберете один из вариантов поля под заголовком «Быстрый старт», например «Адрес», Access создаст в вашей таблице несколько полей, в которых будут содержаться различные части адреса.

Верх страницы

Настройка свойств поля

После создания поля вы можете установить свойства поля, чтобы управлять его внешним видом и поведением.

Например, задав свойства поля, вы можете:

  • Управлять появлением данных в поле

  • Помогите предотвратить неправильный ввод данных в поле

  • Укажите значения по умолчанию для поля

  • Помогите ускорить поиск и сортировку по полю

Вы можете установить некоторые из доступных свойств поля во время работы в режиме таблицы.Иметь доступ и настраивать полный список свойств поля; однако вы должны использовать представление «Дизайн».

Свойства, которые вы можете установить, зависят от типа данных поля.

Верх страницы

Установить свойства поля в режиме таблицы

Вы можете переименовать поле, изменить его тип данных, изменить его свойство Format и изменить некоторые другие свойства поля во время работы в режиме таблицы.

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую нужно открыть.

  2. В контекстном меню выберите Просмотр таблицы .

Верх страницы

Переименовать поле

Когда вы добавляете поле, вводя данные в режиме таблицы, Access автоматически присваивает полю общее имя.Access присваивает имя «Поле1» первому новому полю, «Поле2» — второму новому полю и т. Д. По умолчанию имя поля используется в качестве его метки везде, где отображается поле, например, заголовок столбца в таблице. Переименование полей так, чтобы они имели более информативные имена, помогает упростить их использование при просмотре или редактировании записей.

  1. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля, которое вы хотите переименовать (например, Поле1).

  2. В контекстном меню выберите Переименовать поле .

  3. Введите новое имя в заголовок поля.

    Имена полей могут содержать до 64 символов (букв или цифр), включая пробелы.

Верх страницы

Изменить тип данных поля

Когда вы создаете поле, вводя данные в режиме таблицы, Access проверяет эти данные, чтобы определить соответствующий тип данных для поля.Например, если вы введете 1/1/2017 , Access распознает эти данные как дату и установит для поля тип данных «Дата / время». Если Access не может окончательно определить тип данных, по умолчанию используется текстовый тип (короткий текст, если вы используете Access 2016).

Тип данных поля определяет, какие другие свойства поля вы можете установить. Например, вы можете установить только свойство Добавить только для поля с типом данных «Гиперссылка» или типом данных Memo (длинный текст, если вы используете Access 2016).

Могут быть случаи, когда вы хотите вручную изменить тип данных поля. Например, предположим, что у вас есть номера комнат, которые напоминают даты, например 10/2017. Если вы введете 10/2017 в новое поле в режиме таблицы, функция автоматического определения типа данных выберет для поля тип данных «Дата / время». Поскольку номера комнат являются метками, а не датами, они должны использовать тип данных Text. Используйте следующую процедуру, чтобы изменить тип данных поля.

  1. На ленте щелкните вкладку Поля .

  2. В списке Тип данных в группе Форматирование выберите нужный тип данных.

    Какие типы данных доступны?

    См. Типы данных для настольных баз данных Access для получения полного списка доступных типов данных в базах данных Access.

    Советы по типам данных

    • Максимальный размер файла базы данных Access — 2 гигабайта.

    • Для оптимизации производительности следует использовать наиболее подходящий размер поля при создании текстового или числового поля. Например, если вы планируете хранить почтовые индексы предсказуемой длины, укажите эту длину в качестве размера поля. Вы можете указать размер поля, установив значение в поле свойства Размер поля . Дополнительные сведения см. В разделе «Настройка других свойств поля».

    • Для телефонных номеров, номеров деталей и других номеров, которые вы не собираетесь использовать для математических вычислений, следует выбрать тип данных Текст вместо типа данных Число.Числовое значение, которое хранится в виде текста, можно более логично сортировать и фильтровать.

Верх страницы

Изменить формат поля

Помимо определения типа данных нового поля, Access может также установить свойство Формат для поля, в зависимости от того, что вы вводите. Например, если вы введете 10:50 утра, Access установит для типа данных значение «Дата / время», а для свойства Format — «Среднее время».Чтобы вручную изменить свойство Формат поля, выполните следующие действия:

  1. На ленте щелкните вкладку Поля .

  2. В списке Формат в группе Форматирование введите нужный формат.

    Примечание: Список Формат может быть недоступен для некоторых полей (например, Текст), в зависимости от типа данных поля.

Верх страницы

Установить другие свойства поля

  1. В режиме таблицы щелкните поле, для которого вы хотите установить свойство.

  2. На вкладке Поля в группах Свойства , Форматирование или Проверка поля выберите нужные свойства.

Верх страницы

Установка свойств поля в режиме конструктора

Вы можете установить любое свойство поля при работе с таблицей в режиме конструктора. В представлении «Дизайн» вы устанавливаете тип данных поля в сетке конструктора таблицы, а другие свойства устанавливаете на панели Свойства поля .

  1. В области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши.

  2. В контекстном меню выберите Конструктор .

Верх страницы

Изменить тип данных поля

Вы можете изменить различные аспекты поля после его создания.

Предупреждение: Вы также можете изменить эти аспекты поля, которое вы не только что создали. Однако, если данные уже существуют в поле, некоторые действия будут недоступны или могут привести к потере данных.

  1. В сетке дизайна таблицы найдите поле, для которого вы хотите установить тип данных.

  2. В столбце Тип данных выберите тип данных из списка.

    Какие типы данных доступны?

    См. Типы данных для настольных баз данных Access для получения полного списка доступных типов данных в базах данных Access.

    Советы по типам данных

    • Максимальный размер файла базы данных Access — 2 гигабайта.

    • Для телефонных номеров, номеров деталей и других номеров, которые вы не собираетесь использовать для математических вычислений, следует выбрать тип данных Текст вместо типа данных Число. Числовое значение, которое хранится в виде текста, можно более логично сортировать и фильтровать, но его нелегко использовать в вычислениях.

    • Для типов данных «Текст» и «Число» можно более точно указать размер поля или тип данных, задав значение в поле свойства Размер поля .

Верх страницы

Установить другие свойства поля

Примечание: Не все форматы доступны для всех типов данных. Сначала установите тип данных, а затем, если необходимо, задайте формат.

  1. В сетке дизайна таблицы выберите поле, для которого вы хотите установить свойства.Access отображает свойства этого поля на панели Свойства поля .

    Тип данных поля определяет свойства, которые вы можете установить.

  2. На панели Свойства поля введите нужные параметры для каждого свойства или нажмите F6 и затем используйте клавиши со стрелками для выбора свойства.

    Какие свойства поля доступны?

    См. Введение в типы данных и свойства полей для получения полного списка свойств полей, доступных для каждого типа данных в базах данных Access.

    Примечание. Не все свойства доступны для каждого поля. Тип данных поля определяет, какие свойства у него есть.

  3. Чтобы предоставить больше места для ввода или редактирования параметра свойства в поле свойств, нажмите SHIFT + F2, чтобы отобразить поле Zoom .

    Совет: Если вы вводите маску ввода или выражение проверки и хотите получить помощь в его создании, щелкните рядом с полем свойств, чтобы отобразить соответствующий конструктор.

  4. Чтобы сохранить изменения, нажмите CTRL + S.

Верх страницы

Переместить поле

Чтобы переместить поле, перетащите его в нужное место. Чтобы выбрать несколько смежных полей для перемещения, щелкните первое поле, удерживайте нажатой клавишу SHIFT, а затем щелкните последнее поле. Затем вы можете перетащить выбранную группу полей в новое место.

Перетаскивание поля изменяет его положение в таблице, но не меняет порядок полей в дизайне таблицы. При программном доступе к полям применяется исходный порядок. Например, если вы перетащите поле на новое место в таблице данных, а затем создадите форму из таблицы с помощью кнопки «Форма», поле будет в исходном положении.

Верх страницы

См. Также

Добавить вычисляемое поле в таблицу

Добавить поле в форму или отчет

Создание таблицы и добавление полей

При создании базы данных Access данные хранятся в таблицах — тематических списках, содержащих строки и столбцы.Например, вы можете создать таблицу «Контакты» для хранения списка имен, адресов и номеров телефонов или таблицу «Товары» для хранения информации о продуктах. В этой статье объясняется, как создать таблицу, добавить поля в таблицу, установить первичный ключ таблицы и как установить свойства поля и таблицы.

Прежде чем создавать таблицы и добавлять поля, убедитесь, что вы понимаете основные концепции. Для получения дополнительной информации см. Введение в таблицы.

В этой статье

Создание таблицы

Простая база данных, такая как список контактов, может использовать только одну таблицу.Однако во многих базах данных используется несколько таблиц. Когда вы создаете новую базу данных, вы создаете новый файл на своем компьютере, который действует как контейнер для всех объектов в вашей базе данных, включая ваши таблицы.

Вы можете создать таблицу, создав новую базу данных, вставив таблицу в существующую базу данных или импортировав или связав таблицу из другого источника данных, такого как книга Microsoft Excel, документ Microsoft Word, текстовый файл, или другая база данных. Когда вы создаете новую пустую базу данных, автоматически добавляется новая пустая таблица.Затем вы можете ввести данные в таблицу, чтобы приступить к определению полей.

Верх страницы

Создать новую таблицу в новой базе данных

  1. Щелкните Файл > Новый , а затем выберите Пустая база данных рабочего стола .

  2. В поле Имя файла введите имя файла для новой базы данных.

  3. Чтобы перейти в другое место и сохранить базу данных, щелкните значок папки.

  4. Щелкните Создать .

    Откроется новая база данных, и будет создана новая таблица с именем Таблица1, которая откроется в режиме таблицы.

Верх страницы

Создать новую таблицу в существующей базе данных

  1. Щелкните Файл > Открыть и щелкните базу данных, если она указана в списке Недавние .Если нет, выберите один из вариантов обзора, чтобы найти базу данных.

  2. В диалоговом окне Открыть выберите базу данных, которую вы хотите открыть, а затем щелкните Открыть .

  3. На вкладке Создать в группе Таблицы щелкните Таблица .

    Новая таблица будет вставлена ​​в базу данных, и таблица откроется в режиме таблицы.

Верх страницы

Импорт или связывание для создания таблицы

Вы можете создать таблицу, импортировав или связав данные, которые хранятся в другом месте. Вы можете импортировать или связывать данные в листе Excel, списке SharePoint, XML-файле, другой базе данных Access, папке Microsoft Outlook и т. Д.

При импорте данных вы создаете копию данных в новой таблице в текущей базе данных.Последующие изменения исходных данных не повлияют на импортированные данные, а изменения импортированных данных не повлияют на исходные данные. После подключения к источнику данных и импорта его данных вы можете использовать импортированные данные без подключения к источнику. Вы можете изменить дизайн импортированной таблицы.

Когда вы связываете данные, вы создаете связанную таблицу в текущей базе данных, которая представляет собой действующую ссылку на существующую информацию, которая хранится в другом месте. Когда вы изменяете данные в связанной таблице, вы изменяете их в источнике.Каждый раз при изменении данных в источнике это изменение отображается в связанной таблице. У вас должна быть возможность подключиться к источнику данных всякий раз, когда вы используете связанную таблицу. Вы не можете изменить дизайн связанной таблицы.

Примечание. Вы не можете редактировать данные на листе Excel с помощью связанной таблицы. В качестве временного решения импортируйте исходные данные в базу данных Access, а затем подключитесь к базе данных из Excel.

Верх страницы

Создать новую таблицу путем импорта или связывания с внешними данными

  1. Щелкните Файл > Открыть .

  2. В диалоговом окне Открыть выберите и откройте базу данных, в которой вы хотите создать новую таблицу.

  3. На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связывание щелкните один из доступных источников данных.

  4. Следуйте инструкциям в диалоговых окнах, которые появляются на каждом шаге.

    Access создаст новую таблицу и отобразит ее в области навигации.

Верх страницы

Используйте сайт SharePoint для создания таблицы

В базе данных можно создать таблицу, которая импортирует из списка SharePoint или связывает его. Вы также можете создать новый список SharePoint, используя предопределенный шаблон. Предопределенные шаблоны в Access включают контакты, задачи, проблемы и события.

  1. Щелкните Файл > Открыть .

  2. В диалоговом окне Открыть выберите базу данных, в которой вы хотите создать новую таблицу, а затем щелкните Открыть .

  3. На вкладке Создать в группе Таблицы щелкните Списки SharePoint .

  4. Выполните одно из следующих действий:

    Создать список SharePoint на основе шаблона

    1. Щелкните либо Контакты , Задачи , Проблемы или События .

    2. В диалоговом окне Create New List введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.

    3. Введите имя для нового списка и его описание в поля Укажите имя для нового списка и Описание .

    4. Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по завершении (установлен по умолчанию).

    Создать собственный список

    1. Щелкните Custom .

    2. В диалоговом окне Create New List введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.

    3. Введите имя для нового списка и его описание в поля Укажите имя для нового списка и Описание .

    4. Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по завершении (установлен по умолчанию).

    Импортировать данные из существующего списка

    1. Щелкните Существующий список SharePoint .

    2. В диалоговом окне Получить внешние данные введите URL-адрес сайта SharePoint, который содержит данные, которые вы хотите импортировать.

    3. Щелкните Импортировать исходные данные в новую таблицу в текущей базе данных , а затем щелкните Далее .

    4. Установите флажок рядом с каждым списком SharePoint, который нужно импортировать.

    Ссылка на список

    1. Щелкните Существующий список SharePoint .

    2. В диалоговом окне « Получить внешние данные — сайт SharePoint » введите URL-адрес сайта SharePoint, который содержит список, на который вы хотите создать ссылку.

    3. Щелкните Связать с источником данных, создав связанную таблицу , а затем щелкните Далее .

    4. Установите флажок рядом с каждым списком SharePoint, на который вы хотите создать ссылку.

Верх страницы

Использование веб-службы для создания таблицы

Вы можете создать таблицу в своей базе данных, которая подключается к данным на веб-сайте, который предоставляет интерфейс веб-службы. Таблицы веб-сервисов доступны только для чтения.

  1. На вкладке External Data в группе Import & Link щелкните More , а затем щелкните Data Service s.

  2. Если соединение, которое вы хотите использовать, уже установлено, перейдите к шагу 5. В противном случае перейдите к следующему шагу.

  3. Щелкните Установить новое соединение .

  4. Выберите файл подключения, который вы хотите использовать, а затем нажмите ОК .

  5. В диалоговом окне Create Link to Web Service Data разверните соединение, которое вы хотите использовать.

  6. Выберите таблицу, к которой вы хотите добавить ссылку. Access отображает поля в правой части диалогового окна.

  7. При желании введите имя связанной таблицы в поле Укажите имя ссылки . Access будет использовать это имя для связанной таблицы в области навигации.

  8. Щелкните ОК .Access создаст связанную таблицу.

Верх страницы

Установить свойства таблицы

Помимо настройки полей свойств, вы также можете установить свойства, которые применяются ко всей таблице или ко всем записям.

  1. Выберите таблицу, свойства которой вы хотите установить.

  2. На вкладке Home в группе Views щелкните View , а затем щелкните Design View .

  3. На вкладке Design в группе Показать / скрыть щелкните Property Sheet .

    Отображается лист свойств таблицы.

  4. На странице свойств щелкните вкладку Общие .

  5. Щелкните поле слева от свойства, которое вы хотите установить, и введите параметр для свойства.

    Не забудьте нажать CTRL + S, чтобы сохранить изменения.

    Используйте это свойство таблицы

    С по

    Отображение представлений на сайте SharePoint

    Укажите, могут ли представления, основанные на таблице, отображаться на сайте SharePoint.

    Примечание. Действие этого параметра зависит от значения свойства Отображать все представления на сайте SharePoint .

    Дополнительный лист данных расширен

    Раскрыть все подтаблицы при открытии таблицы.

    Дополнительная таблица Высота

    Выполните одно из следующих действий:

    • Если вы хотите, чтобы окно подтаблицы расширялось для отображения всех строк, оставьте для этого свойства значение 0 «.

    • Если вы хотите управлять высотой подтаблицы, введите желаемую высоту в дюймах.

    Ориентация

    Установите ориентацию просмотра в зависимости от того, читается ли ваш язык слева направо или справа налево.

    Описание

    Дайте описание таблицы.Это описание появится во всплывающих подсказках к таблице.

    Вид по умолчанию

    Установите Datasheet , PivotTable или PivotChart в качестве представления по умолчанию при открытии таблицы. Параметры сводной таблицы и сводной диаграммы были удалены из Access, начиная с Access 2013.

    Правило проверки

    Введите выражение, которое должно быть истинным при добавлении или изменении записи.

    Текст подтверждения

    Введите сообщение, которое отображается, когда запись нарушает выражение в свойстве Правило проверки .

    Фильтр

    Определите критерии для отображения только совпадающих строк в режиме таблицы.

    Заказать по

    Выберите одно или несколько полей, чтобы указать порядок сортировки строк по умолчанию в режиме таблицы.

    Имя подтаблицы

    Укажите, должна ли подтаблица отображаться в представлении таблицы, и если да, то какая таблица или запрос должны предоставлять строки в подтаблице.

    Связать дочерние поля

    Перечислите поля в таблице или запросе, которые используются для подтаблицы, которые соответствуют свойству Link Master Fields , указанному для таблицы.

    Связь основных полей

    Перечислите поля в таблице, соответствующие свойству Связать дочерние поля , заданному для таблицы.

    Фильтр под нагрузкой

    Автоматически применять критерии фильтрации в свойстве Фильтр (задав значение Да, ) при открытии таблицы в режиме таблицы.

    Заказ под нагрузкой

    Автоматически применять критерии сортировки в свойстве Упорядочить по (задав значение Да, ) при открытии таблицы в режиме таблицы.

    Совет Чтобы предоставить больше места для ввода или редактирования параметра в поле свойств, нажмите SHIFT + F2, чтобы отобразить поле Zoom .Если вы устанавливаете свойство Validation Rule для выражения и хотите получить помощь в его создании, щелкните рядом с полем свойств ValidationRule , чтобы отобразить построитель выражений.

Верх страницы

Сохранить таблицу

После создания или изменения таблицы необходимо сохранить ее дизайн. Когда вы сохраняете таблицу в первый раз, дайте ей имя, описывающее данные, которые она содержит.Вы можете использовать до 64 буквенно-цифровых символов, включая пробелы. Например, вы можете назвать таблицу «Клиенты», «Запасные части» или «Продукты».

Access дает вам большую гибкость, когда дело доходит до именования ваших таблиц; однако следует помнить о некоторых ограничениях. Имя таблицы может содержать до 64 символов, может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов, кроме точки (.), Восклицательного знака (!), Квадратных скобок ([]), начального пробела, начального равнозначного числа. знак (=) или непечатаемый символ, например возврат каретки.Имя также не может содержать следующие символы: `/ \:; *? «‘<> | # {}% ~ &.

Совет: Вы должны выбрать соглашение об именах для объектов в вашей базе данных и использовать его последовательно.

  1. Выберите Файл > Сохранить или нажмите CTRL + S.

  2. Если вы сохраняете таблицу впервые, введите имя таблицы и нажмите ОК .

Верх страницы

Установка первичного ключа

Если у вас нет особой причины не делать этого, вы должны указать первичный ключ для таблицы. Access автоматически создает индекс для первичного ключа, что может помочь повысить производительность базы данных. Access также гарантирует, что каждая запись имеет значение в поле первичного ключа и что это значение всегда уникально. Уникальные значения имеют решающее значение, потому что в противном случае невозможно надежно отличить конкретную строку от других строк.

Когда вы создаете новую таблицу в режиме таблицы, Access автоматически создает для вас первичный ключ и присваивает ему имя поля ID и тип данных AutoNumber.

В представлении «Дизайн» вы можете изменить или удалить первичный ключ или установить первичный ключ для таблицы, у которой его еще нет.

Верх страницы

Определите, какие поля использовать в качестве первичного ключа

Иногда у вас уже есть данные, которые вы хотите использовать в качестве первичного ключа.Например, у вас могут быть существующие идентификационные номера ваших сотрудников. Если вы создаете таблицу для отслеживания информации о сотрудниках, вы можете решить использовать существующий идентификатор сотрудника в качестве первичного ключа для таблицы. Или, возможно, идентификатор сотрудника уникален только в сочетании с идентификатором отдела, что требует использования обоих полей вместе в качестве первичного ключа. Хороший кандидат на первичный ключ имеет следующие характеристики:

  • Каждая запись имеет уникальное значение для поля или комбинации полей.

  • Поле или комбинация полей никогда не может быть пустым или нулевым — всегда есть значение.

  • Значения не меняются.

Если не существует подходящих данных для использования в качестве первичного ключа, вы можете создать новое поле для использования в качестве первичного ключа. Когда вы создаете новое поле для использования в качестве первичного ключа, установите для типа данных поля значение AutoNumber, чтобы убедиться, что оно соответствует трем характеристикам из предыдущего списка.

Верх страницы

Установить или изменить первичный ключ

  1. Выберите таблицу, первичный ключ которой вы хотите установить или изменить.

  2. На вкладке Home в группе Views щелкните View , а затем щелкните Design View .

  3. В сетке конструктора таблицы выберите поле или поля, которые вы хотите использовать в качестве первичного ключа.

    Чтобы выбрать одно поле, щелкните селектор строк для нужного поля.

    Чтобы выбрать более одного поля, удерживайте нажатой клавишу CTRL, а затем щелкните селектор строк для каждого поля.

  4. На вкладке Design в группе Инструменты щелкните Первичный ключ .

    Индикатор ключа появляется слева от поля или полей, которые вы указываете в качестве первичного ключа.

Верх страницы

Удалить первичный ключ

  1. Выберите таблицу, первичный ключ которой вы хотите удалить.

  2. На вкладке Home в группе Views щелкните View , а затем щелкните Design View .

  3. Щелкните селектор строк для текущего первичного ключа.Если первичный ключ состоит из нескольких полей, удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните селектор строк для каждого поля.

  4. На вкладке Design в группе Инструменты щелкните Первичный ключ .

    Ключевой индикатор удаляется из поля или полей, которые вы ранее указали в качестве первичного ключа.

Когда вы сохраняете новую таблицу без установки первичного ключа, Access предлагает вам создать новое поле для первичного ключа.Если вы нажмете Да , Access создаст поле идентификатора, которое использует тип данных AutoNumber для предоставления уникального значения для каждой записи. Если ваша таблица уже включает поле AutoNumber, Access использует его в качестве первичного ключа. Если вы нажмете Нет , Access не добавит поле и не будет установлен первичный ключ.

Верх страницы

Добавление полей

Чтобы сохранить новый фрагмент данных о чем-то, для чего у вас уже есть таблица Access, рассмотрите возможность добавления поля в эту таблицу.Например, предположим, что у вас есть таблица, в которой хранятся фамилия, имя, адрес электронной почты, номер телефона и почтовый адрес каждого из ваших клиентов. Если вы хотите начать отслеживать предпочтительные способы связи каждого клиента, вы добавляете поле для хранения этих данных.

Вы сохраняете каждую часть данных, которую хотите отслеживать, в поле. Например, в таблице контактов вы создаете поля для фамилии, имени, номера телефона и адреса. В таблице продуктов вы создаете поля для названия продукта, идентификатора продукта и цены.

Каждое поле имеет определенные важные характеристики, такие как имя, которое однозначно идентифицирует поле в таблице, тип данных, который определяет характер данных, операции, которые могут быть выполнены с данными, и сколько места для хранения следует выделить для каждого значения.

Прежде чем создавать поля, попробуйте разделить данные на мельчайшие полезные части. Позднее объединить данные намного проще, чем разделить их. Например, вместо поля полного имени рассмотрите возможность создания отдельных полей для фамилии и имени.Затем вы можете легко искать или сортировать по имени, фамилии или обоим. Если вы планируете составлять отчеты, сортировать, искать или вычислять элемент данных, поместите этот элемент в отдельное поле.

После создания поля вы также можете установить свойства поля, чтобы управлять его внешним видом и поведением. Например, свойство Format определяет, как данные отображаются в таблице или форме, содержащей это поле.

Верх страницы

Добавить поле путем ввода данных

Когда вы создаете новую таблицу или открываете существующую в режиме таблицы, вы можете добавить поле в таблицу, введя данные в столбец Добавить новое поле таблицы (1) .Access автоматически назначает тип данных для поля в зависимости от введенного вами значения. Если ваш ввод не подразумевает другой тип данных, Access устанавливает тип данных как текст, но вы можете изменить тип данных.

Для ввода данных в столбец Добавить новое поле :

  1. Создайте или откройте таблицу в режиме таблицы, щелкнув правой кнопкой мыши нужную таблицу в области навигации и выбрав Просмотр таблицы в контекстном меню.

  2. В столбце Добавить новое поле введите имя поля, которое вы хотите создать.

    Используйте описательное имя, чтобы поле было легче идентифицировать.

  3. Введите данные в новое поле.

Верх страницы

Добавить поле с помощью шаблона поля

Иногда проще выбрать из заранее заданного списка полей, которые соответствуют вашим потребностям, чем создавать поле вручную.Вы можете использовать список Дополнительные поля для выбора из списка шаблонов полей. Шаблон поля — это предопределенный набор характеристик и свойств, описывающих поле. Определение шаблона поля включает имя поля, тип данных, настройку для свойства Format поля и другие свойства поля.

  1. На вкладке Home в группе Views щелкните View , а затем щелкните Datasheet View .

  2. На вкладке Поля в группе Добавить и удалить щелкните Дополнительные поля .

  3. Выберите поле в списке Дополнительные поля , чтобы вставить новый столбец. Access помещает поле справа от столбца, в котором в данный момент находится курсор. Если вы выберете один из вариантов поля под заголовком «Быстрый старт», например «Адрес», Access создаст в вашей таблице несколько полей, в которых будут содержаться различные части адреса.

Верх страницы

Настройка свойств поля

После создания поля вы можете установить свойства поля, чтобы управлять его внешним видом и поведением.

Например, задав свойства поля, вы можете:

  • Управлять появлением данных в поле

  • Помогите предотвратить неправильный ввод данных в поле

  • Укажите значения по умолчанию для поля

  • Помогите ускорить поиск и сортировку по полю

Вы можете установить некоторые из доступных свойств поля во время работы в режиме таблицы.Иметь доступ и настраивать полный список свойств поля; однако вы должны использовать представление «Дизайн».

Свойства, которые вы можете установить, зависят от типа данных поля.

Верх страницы

Установить свойства поля в режиме таблицы

Вы можете переименовать поле, изменить его тип данных, изменить его свойство Format и изменить некоторые другие свойства поля во время работы в режиме таблицы.

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую нужно открыть.

  2. В контекстном меню выберите Просмотр таблицы .

Верх страницы

Переименовать поле

Когда вы добавляете поле, вводя данные в режиме таблицы, Access автоматически присваивает полю общее имя.Access присваивает имя «Поле1» первому новому полю, «Поле2» — второму новому полю и т. Д. По умолчанию имя поля используется в качестве его метки везде, где отображается поле, например, заголовок столбца в таблице. Переименование полей так, чтобы они имели более информативные имена, помогает упростить их использование при просмотре или редактировании записей.

  1. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля, которое вы хотите переименовать (например, Поле1).

  2. В контекстном меню выберите Переименовать поле .

  3. Введите новое имя в заголовок поля.

    Имена полей могут содержать до 64 символов (букв или цифр), включая пробелы.

Верх страницы

Изменить тип данных поля

Когда вы создаете поле, вводя данные в режиме таблицы, Access проверяет эти данные, чтобы определить соответствующий тип данных для поля.Например, если вы введете 1/1/2017 , Access распознает эти данные как дату и установит для поля тип данных «Дата / время». Если Access не может окончательно определить тип данных, по умолчанию используется текстовый тип (короткий текст, если вы используете Access 2016).

Тип данных поля определяет, какие другие свойства поля вы можете установить. Например, вы можете установить только свойство Добавить только для поля с типом данных «Гиперссылка» или типом данных Memo (длинный текст, если вы используете Access 2016).

Могут быть случаи, когда вы хотите вручную изменить тип данных поля. Например, предположим, что у вас есть номера комнат, которые напоминают даты, например 10/2017. Если вы введете 10/2017 в новое поле в режиме таблицы, функция автоматического определения типа данных выберет для поля тип данных «Дата / время». Поскольку номера комнат являются метками, а не датами, они должны использовать тип данных Text. Используйте следующую процедуру, чтобы изменить тип данных поля.

  1. На ленте щелкните вкладку Поля .

  2. В списке Тип данных в группе Форматирование выберите нужный тип данных.

    Какие типы данных доступны?

    См. Типы данных для настольных баз данных Access для получения полного списка доступных типов данных в базах данных Access.

    Советы по типам данных

    • Максимальный размер файла базы данных Access — 2 гигабайта.

    • Для оптимизации производительности следует использовать наиболее подходящий размер поля при создании текстового или числового поля. Например, если вы планируете хранить почтовые индексы предсказуемой длины, укажите эту длину в качестве размера поля. Вы можете указать размер поля, установив значение в поле свойства Размер поля . Дополнительные сведения см. В разделе «Настройка других свойств поля».

    • Для телефонных номеров, номеров деталей и других номеров, которые вы не собираетесь использовать для математических вычислений, следует выбрать тип данных Текст вместо типа данных Число.Числовое значение, которое хранится в виде текста, можно более логично сортировать и фильтровать.

Верх страницы

Изменить формат поля

Помимо определения типа данных нового поля, Access может также установить свойство Формат для поля, в зависимости от того, что вы вводите. Например, если вы введете 10:50 утра, Access установит для типа данных значение «Дата / время», а для свойства Format — «Среднее время».Чтобы вручную изменить свойство Формат поля, выполните следующие действия:

  1. На ленте щелкните вкладку Поля .

  2. В списке Формат в группе Форматирование введите нужный формат.

    Примечание: Список Формат может быть недоступен для некоторых полей (например, Текст), в зависимости от типа данных поля.

Верх страницы

Установить другие свойства поля

  1. В режиме таблицы щелкните поле, для которого вы хотите установить свойство.

  2. На вкладке Поля в группах Свойства , Форматирование или Проверка поля выберите нужные свойства.

Верх страницы

Установка свойств поля в режиме конструктора

Вы можете установить любое свойство поля при работе с таблицей в режиме конструктора. В представлении «Дизайн» вы устанавливаете тип данных поля в сетке конструктора таблицы, а другие свойства устанавливаете на панели Свойства поля .

  1. В области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши.

  2. В контекстном меню выберите Конструктор .

Верх страницы

Изменить тип данных поля

Вы можете изменить различные аспекты поля после его создания.

Предупреждение: Вы также можете изменить эти аспекты поля, которое вы не только что создали. Однако, если данные уже существуют в поле, некоторые действия будут недоступны или могут привести к потере данных.

  1. В сетке дизайна таблицы найдите поле, для которого вы хотите установить тип данных.

  2. В столбце Тип данных выберите тип данных из списка.

    Какие типы данных доступны?

    См. Типы данных для настольных баз данных Access для получения полного списка доступных типов данных в базах данных Access.

    Советы по типам данных

    • Максимальный размер файла базы данных Access — 2 гигабайта.

    • Для телефонных номеров, номеров деталей и других номеров, которые вы не собираетесь использовать для математических вычислений, следует выбрать тип данных Текст вместо типа данных Число. Числовое значение, которое хранится в виде текста, можно более логично сортировать и фильтровать, но его нелегко использовать в вычислениях.

    • Для типов данных «Текст» и «Число» можно более точно указать размер поля или тип данных, задав значение в поле свойства Размер поля .

Верх страницы

Установить другие свойства поля

Примечание: Не все форматы доступны для всех типов данных. Сначала установите тип данных, а затем, если необходимо, задайте формат.

  1. В сетке дизайна таблицы выберите поле, для которого вы хотите установить свойства.Access отображает свойства этого поля на панели Свойства поля .

    Тип данных поля определяет свойства, которые вы можете установить.

  2. На панели Свойства поля введите нужные параметры для каждого свойства или нажмите F6 и затем используйте клавиши со стрелками для выбора свойства.

    Какие свойства поля доступны?

    См. Введение в типы данных и свойства полей для получения полного списка свойств полей, доступных для каждого типа данных в базах данных Access.

    Примечание. Не все свойства доступны для каждого поля. Тип данных поля определяет, какие свойства у него есть.

  3. Чтобы предоставить больше места для ввода или редактирования параметра свойства в поле свойств, нажмите SHIFT + F2, чтобы отобразить поле Zoom .

    Совет: Если вы вводите маску ввода или выражение проверки и хотите получить помощь в его создании, щелкните рядом с полем свойств, чтобы отобразить соответствующий конструктор.

  4. Чтобы сохранить изменения, нажмите CTRL + S.

Верх страницы

Переместить поле

Чтобы переместить поле, перетащите его в нужное место. Чтобы выбрать несколько смежных полей для перемещения, щелкните первое поле, удерживайте нажатой клавишу SHIFT, а затем щелкните последнее поле. Затем вы можете перетащить выбранную группу полей в новое место.

Перетаскивание поля изменяет его положение в таблице, но не меняет порядок полей в дизайне таблицы. При программном доступе к полям применяется исходный порядок. Например, если вы перетащите поле на новое место в таблице данных, а затем создадите форму из таблицы с помощью кнопки «Форма», поле будет в исходном положении.

Верх страницы

См. Также

Добавить вычисляемое поле в таблицу

Добавить поле в форму или отчет

Создание таблицы и добавление полей

При создании базы данных Access данные хранятся в таблицах — тематических списках, содержащих строки и столбцы.Например, вы можете создать таблицу «Контакты» для хранения списка имен, адресов и номеров телефонов или таблицу «Товары» для хранения информации о продуктах. В этой статье объясняется, как создать таблицу, добавить поля в таблицу, установить первичный ключ таблицы и как установить свойства поля и таблицы.

Прежде чем создавать таблицы и добавлять поля, убедитесь, что вы понимаете основные концепции. Для получения дополнительной информации см. Введение в таблицы.

В этой статье

Создание таблицы

Простая база данных, такая как список контактов, может использовать только одну таблицу.Однако во многих базах данных используется несколько таблиц. Когда вы создаете новую базу данных, вы создаете новый файл на своем компьютере, который действует как контейнер для всех объектов в вашей базе данных, включая ваши таблицы.

Вы можете создать таблицу, создав новую базу данных, вставив таблицу в существующую базу данных или импортировав или связав таблицу из другого источника данных, такого как книга Microsoft Excel, документ Microsoft Word, текстовый файл, или другая база данных. Когда вы создаете новую пустую базу данных, автоматически добавляется новая пустая таблица.Затем вы можете ввести данные в таблицу, чтобы приступить к определению полей.

Верх страницы

Создать новую таблицу в новой базе данных

  1. Щелкните Файл > Новый , а затем выберите Пустая база данных рабочего стола .

  2. В поле Имя файла введите имя файла для новой базы данных.

  3. Чтобы перейти в другое место и сохранить базу данных, щелкните значок папки.

  4. Щелкните Создать .

    Откроется новая база данных, и будет создана новая таблица с именем Таблица1, которая откроется в режиме таблицы.

Верх страницы

Создать новую таблицу в существующей базе данных

  1. Щелкните Файл > Открыть и щелкните базу данных, если она указана в списке Недавние .Если нет, выберите один из вариантов обзора, чтобы найти базу данных.

  2. В диалоговом окне Открыть выберите базу данных, которую вы хотите открыть, а затем щелкните Открыть .

  3. На вкладке Создать в группе Таблицы щелкните Таблица .

    Новая таблица будет вставлена ​​в базу данных, и таблица откроется в режиме таблицы.

Верх страницы

Импорт или связывание для создания таблицы

Вы можете создать таблицу, импортировав или связав данные, которые хранятся в другом месте. Вы можете импортировать или связывать данные в листе Excel, списке SharePoint, XML-файле, другой базе данных Access, папке Microsoft Outlook и т. Д.

При импорте данных вы создаете копию данных в новой таблице в текущей базе данных.Последующие изменения исходных данных не повлияют на импортированные данные, а изменения импортированных данных не повлияют на исходные данные. После подключения к источнику данных и импорта его данных вы можете использовать импортированные данные без подключения к источнику. Вы можете изменить дизайн импортированной таблицы.

Когда вы связываете данные, вы создаете связанную таблицу в текущей базе данных, которая представляет собой действующую ссылку на существующую информацию, которая хранится в другом месте. Когда вы изменяете данные в связанной таблице, вы изменяете их в источнике.Каждый раз при изменении данных в источнике это изменение отображается в связанной таблице. У вас должна быть возможность подключиться к источнику данных всякий раз, когда вы используете связанную таблицу. Вы не можете изменить дизайн связанной таблицы.

Примечание. Вы не можете редактировать данные на листе Excel с помощью связанной таблицы. В качестве временного решения импортируйте исходные данные в базу данных Access, а затем подключитесь к базе данных из Excel.

Верх страницы

Создать новую таблицу путем импорта или связывания с внешними данными

  1. Щелкните Файл > Открыть .

  2. В диалоговом окне Открыть выберите и откройте базу данных, в которой вы хотите создать новую таблицу.

  3. На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связывание щелкните один из доступных источников данных.

  4. Следуйте инструкциям в диалоговых окнах, которые появляются на каждом шаге.

    Access создаст новую таблицу и отобразит ее в области навигации.

Верх страницы

Используйте сайт SharePoint для создания таблицы

В базе данных можно создать таблицу, которая импортирует из списка SharePoint или связывает его. Вы также можете создать новый список SharePoint, используя предопределенный шаблон. Предопределенные шаблоны в Access включают контакты, задачи, проблемы и события.

  1. Щелкните Файл > Открыть .

  2. В диалоговом окне Открыть выберите базу данных, в которой вы хотите создать новую таблицу, а затем щелкните Открыть .

  3. На вкладке Создать в группе Таблицы щелкните Списки SharePoint .

  4. Выполните одно из следующих действий:

    Создать список SharePoint на основе шаблона

    1. Щелкните либо Контакты , Задачи , Проблемы или События .

    2. В диалоговом окне Create New List введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.

    3. Введите имя для нового списка и его описание в поля Укажите имя для нового списка и Описание .

    4. Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по завершении (установлен по умолчанию).

    Создать собственный список

    1. Щелкните Custom .

    2. В диалоговом окне Create New List введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.

    3. Введите имя для нового списка и его описание в поля Укажите имя для нового списка и Описание .

    4. Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по завершении (установлен по умолчанию).

    Импортировать данные из существующего списка

    1. Щелкните Существующий список SharePoint .

    2. В диалоговом окне Получить внешние данные введите URL-адрес сайта SharePoint, который содержит данные, которые вы хотите импортировать.

    3. Щелкните Импортировать исходные данные в новую таблицу в текущей базе данных , а затем щелкните Далее .

    4. Установите флажок рядом с каждым списком SharePoint, который нужно импортировать.

    Ссылка на список

    1. Щелкните Существующий список SharePoint .

    2. В диалоговом окне « Получить внешние данные — сайт SharePoint » введите URL-адрес сайта SharePoint, который содержит список, на который вы хотите создать ссылку.

    3. Щелкните Связать с источником данных, создав связанную таблицу , а затем щелкните Далее .

    4. Установите флажок рядом с каждым списком SharePoint, на который вы хотите создать ссылку.

Верх страницы

Использование веб-службы для создания таблицы

Вы можете создать таблицу в своей базе данных, которая подключается к данным на веб-сайте, который предоставляет интерфейс веб-службы. Таблицы веб-сервисов доступны только для чтения.

  1. На вкладке External Data в группе Import & Link щелкните More , а затем щелкните Data Service s.

  2. Если соединение, которое вы хотите использовать, уже установлено, перейдите к шагу 5. В противном случае перейдите к следующему шагу.

  3. Щелкните Установить новое соединение .

  4. Выберите файл подключения, который вы хотите использовать, а затем нажмите ОК .

  5. В диалоговом окне Create Link to Web Service Data разверните соединение, которое вы хотите использовать.

  6. Выберите таблицу, к которой вы хотите добавить ссылку. Access отображает поля в правой части диалогового окна.

  7. При желании введите имя связанной таблицы в поле Укажите имя ссылки . Access будет использовать это имя для связанной таблицы в области навигации.

  8. Щелкните ОК .Access создаст связанную таблицу.

Верх страницы

Установить свойства таблицы

Помимо настройки полей свойств, вы также можете установить свойства, которые применяются ко всей таблице или ко всем записям.

  1. Выберите таблицу, свойства которой вы хотите установить.

  2. На вкладке Home в группе Views щелкните View , а затем щелкните Design View .

  3. На вкладке Design в группе Показать / скрыть щелкните Property Sheet .

    Отображается лист свойств таблицы.

  4. На странице свойств щелкните вкладку Общие .

  5. Щелкните поле слева от свойства, которое вы хотите установить, и введите параметр для свойства.

    Не забудьте нажать CTRL + S, чтобы сохранить изменения.

    Используйте это свойство таблицы

    С по

    Отображение представлений на сайте SharePoint

    Укажите, могут ли представления, основанные на таблице, отображаться на сайте SharePoint.

    Примечание. Действие этого параметра зависит от значения свойства Отображать все представления на сайте SharePoint .

    Дополнительный лист данных расширен

    Раскрыть все подтаблицы при открытии таблицы.

    Дополнительная таблица Высота

    Выполните одно из следующих действий:

    • Если вы хотите, чтобы окно подтаблицы расширялось для отображения всех строк, оставьте для этого свойства значение 0 «.

    • Если вы хотите управлять высотой подтаблицы, введите желаемую высоту в дюймах.

    Ориентация

    Установите ориентацию просмотра в зависимости от того, читается ли ваш язык слева направо или справа налево.

    Описание

    Дайте описание таблицы.Это описание появится во всплывающих подсказках к таблице.

    Вид по умолчанию

    Установите Datasheet , PivotTable или PivotChart в качестве представления по умолчанию при открытии таблицы. Параметры сводной таблицы и сводной диаграммы были удалены из Access, начиная с Access 2013.

    Правило проверки

    Введите выражение, которое должно быть истинным при добавлении или изменении записи.

    Текст подтверждения

    Введите сообщение, которое отображается, когда запись нарушает выражение в свойстве Правило проверки .

    Фильтр

    Определите критерии для отображения только совпадающих строк в режиме таблицы.

    Заказать по

    Выберите одно или несколько полей, чтобы указать порядок сортировки строк по умолчанию в режиме таблицы.

    Имя подтаблицы

    Укажите, должна ли подтаблица отображаться в представлении таблицы, и если да, то какая таблица или запрос должны предоставлять строки в подтаблице.

    Связать дочерние поля

    Перечислите поля в таблице или запросе, которые используются для подтаблицы, которые соответствуют свойству Link Master Fields , указанному для таблицы.

    Связь основных полей

    Перечислите поля в таблице, соответствующие свойству Связать дочерние поля , заданному для таблицы.

    Фильтр под нагрузкой

    Автоматически применять критерии фильтрации в свойстве Фильтр (задав значение Да, ) при открытии таблицы в режиме таблицы.

    Заказ под нагрузкой

    Автоматически применять критерии сортировки в свойстве Упорядочить по (задав значение Да, ) при открытии таблицы в режиме таблицы.

    Совет Чтобы предоставить больше места для ввода или редактирования параметра в поле свойств, нажмите SHIFT + F2, чтобы отобразить поле Zoom .Если вы устанавливаете свойство Validation Rule для выражения и хотите получить помощь в его создании, щелкните рядом с полем свойств ValidationRule , чтобы отобразить построитель выражений.

Верх страницы

Сохранить таблицу

После создания или изменения таблицы необходимо сохранить ее дизайн. Когда вы сохраняете таблицу в первый раз, дайте ей имя, описывающее данные, которые она содержит.Вы можете использовать до 64 буквенно-цифровых символов, включая пробелы. Например, вы можете назвать таблицу «Клиенты», «Запасные части» или «Продукты».

Access дает вам большую гибкость, когда дело доходит до именования ваших таблиц; однако следует помнить о некоторых ограничениях. Имя таблицы может содержать до 64 символов, может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов, кроме точки (.), Восклицательного знака (!), Квадратных скобок ([]), начального пробела, начального равнозначного числа. знак (=) или непечатаемый символ, например возврат каретки.Имя также не может содержать следующие символы: `/ \:; *? «‘<> | # {}% ~ &.

Совет: Вы должны выбрать соглашение об именах для объектов в вашей базе данных и использовать его последовательно.

  1. Выберите Файл > Сохранить или нажмите CTRL + S.

  2. Если вы сохраняете таблицу впервые, введите имя таблицы и нажмите ОК .

Верх страницы

Установка первичного ключа

Если у вас нет особой причины не делать этого, вы должны указать первичный ключ для таблицы. Access автоматически создает индекс для первичного ключа, что может помочь повысить производительность базы данных. Access также гарантирует, что каждая запись имеет значение в поле первичного ключа и что это значение всегда уникально. Уникальные значения имеют решающее значение, потому что в противном случае невозможно надежно отличить конкретную строку от других строк.

Когда вы создаете новую таблицу в режиме таблицы, Access автоматически создает для вас первичный ключ и присваивает ему имя поля ID и тип данных AutoNumber.

В представлении «Дизайн» вы можете изменить или удалить первичный ключ или установить первичный ключ для таблицы, у которой его еще нет.

Верх страницы

Определите, какие поля использовать в качестве первичного ключа

Иногда у вас уже есть данные, которые вы хотите использовать в качестве первичного ключа.Например, у вас могут быть существующие идентификационные номера ваших сотрудников. Если вы создаете таблицу для отслеживания информации о сотрудниках, вы можете решить использовать существующий идентификатор сотрудника в качестве первичного ключа для таблицы. Или, возможно, идентификатор сотрудника уникален только в сочетании с идентификатором отдела, что требует использования обоих полей вместе в качестве первичного ключа. Хороший кандидат на первичный ключ имеет следующие характеристики:

  • Каждая запись имеет уникальное значение для поля или комбинации полей.

  • Поле или комбинация полей никогда не может быть пустым или нулевым — всегда есть значение.

  • Значения не меняются.

Если не существует подходящих данных для использования в качестве первичного ключа, вы можете создать новое поле для использования в качестве первичного ключа. Когда вы создаете новое поле для использования в качестве первичного ключа, установите для типа данных поля значение AutoNumber, чтобы убедиться, что оно соответствует трем характеристикам из предыдущего списка.

Верх страницы

Установить или изменить первичный ключ

  1. Выберите таблицу, первичный ключ которой вы хотите установить или изменить.

  2. На вкладке Home в группе Views щелкните View , а затем щелкните Design View .

  3. В сетке конструктора таблицы выберите поле или поля, которые вы хотите использовать в качестве первичного ключа.

    Чтобы выбрать одно поле, щелкните селектор строк для нужного поля.

    Чтобы выбрать более одного поля, удерживайте нажатой клавишу CTRL, а затем щелкните селектор строк для каждого поля.

  4. На вкладке Design в группе Инструменты щелкните Первичный ключ .

    Индикатор ключа появляется слева от поля или полей, которые вы указываете в качестве первичного ключа.

Верх страницы

Удалить первичный ключ

  1. Выберите таблицу, первичный ключ которой вы хотите удалить.

  2. На вкладке Home в группе Views щелкните View , а затем щелкните Design View .

  3. Щелкните селектор строк для текущего первичного ключа.Если первичный ключ состоит из нескольких полей, удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните селектор строк для каждого поля.

  4. На вкладке Design в группе Инструменты щелкните Первичный ключ .

    Ключевой индикатор удаляется из поля или полей, которые вы ранее указали в качестве первичного ключа.

Когда вы сохраняете новую таблицу без установки первичного ключа, Access предлагает вам создать новое поле для первичного ключа.Если вы нажмете Да , Access создаст поле идентификатора, которое использует тип данных AutoNumber для предоставления уникального значения для каждой записи. Если ваша таблица уже включает поле AutoNumber, Access использует его в качестве первичного ключа. Если вы нажмете Нет , Access не добавит поле и не будет установлен первичный ключ.

Верх страницы

Добавление полей

Чтобы сохранить новый фрагмент данных о чем-то, для чего у вас уже есть таблица Access, рассмотрите возможность добавления поля в эту таблицу.Например, предположим, что у вас есть таблица, в которой хранятся фамилия, имя, адрес электронной почты, номер телефона и почтовый адрес каждого из ваших клиентов. Если вы хотите начать отслеживать предпочтительные способы связи каждого клиента, вы добавляете поле для хранения этих данных.

Вы сохраняете каждую часть данных, которую хотите отслеживать, в поле. Например, в таблице контактов вы создаете поля для фамилии, имени, номера телефона и адреса. В таблице продуктов вы создаете поля для названия продукта, идентификатора продукта и цены.

Каждое поле имеет определенные важные характеристики, такие как имя, которое однозначно идентифицирует поле в таблице, тип данных, который определяет характер данных, операции, которые могут быть выполнены с данными, и сколько места для хранения следует выделить для каждого значения.

Прежде чем создавать поля, попробуйте разделить данные на мельчайшие полезные части. Позднее объединить данные намного проще, чем разделить их. Например, вместо поля полного имени рассмотрите возможность создания отдельных полей для фамилии и имени.Затем вы можете легко искать или сортировать по имени, фамилии или обоим. Если вы планируете составлять отчеты, сортировать, искать или вычислять элемент данных, поместите этот элемент в отдельное поле.

После создания поля вы также можете установить свойства поля, чтобы управлять его внешним видом и поведением. Например, свойство Format определяет, как данные отображаются в таблице или форме, содержащей это поле.

Верх страницы

Добавить поле путем ввода данных

Когда вы создаете новую таблицу или открываете существующую в режиме таблицы, вы можете добавить поле в таблицу, введя данные в столбец Добавить новое поле таблицы (1) .Access автоматически назначает тип данных для поля в зависимости от введенного вами значения. Если ваш ввод не подразумевает другой тип данных, Access устанавливает тип данных как текст, но вы можете изменить тип данных.

Для ввода данных в столбец Добавить новое поле :

  1. Создайте или откройте таблицу в режиме таблицы, щелкнув правой кнопкой мыши нужную таблицу в области навигации и выбрав Просмотр таблицы в контекстном меню.

  2. В столбце Добавить новое поле введите имя поля, которое вы хотите создать.

    Используйте описательное имя, чтобы поле было легче идентифицировать.

  3. Введите данные в новое поле.

Верх страницы

Добавить поле с помощью шаблона поля

Иногда проще выбрать из заранее заданного списка полей, которые соответствуют вашим потребностям, чем создавать поле вручную.Вы можете использовать список Дополнительные поля для выбора из списка шаблонов полей. Шаблон поля — это предопределенный набор характеристик и свойств, описывающих поле. Определение шаблона поля включает имя поля, тип данных, настройку для свойства Format поля и другие свойства поля.

  1. На вкладке Home в группе Views щелкните View , а затем щелкните Datasheet View .

  2. На вкладке Поля в группе Добавить и удалить щелкните Дополнительные поля .

  3. Выберите поле в списке Дополнительные поля , чтобы вставить новый столбец. Access помещает поле справа от столбца, в котором в данный момент находится курсор. Если вы выберете один из вариантов поля под заголовком «Быстрый старт», например «Адрес», Access создаст в вашей таблице несколько полей, в которых будут содержаться различные части адреса.

Верх страницы

Настройка свойств поля

После создания поля вы можете установить свойства поля, чтобы управлять его внешним видом и поведением.

Например, задав свойства поля, вы можете:

  • Управлять появлением данных в поле

  • Помогите предотвратить неправильный ввод данных в поле

  • Укажите значения по умолчанию для поля

  • Помогите ускорить поиск и сортировку по полю

Вы можете установить некоторые из доступных свойств поля во время работы в режиме таблицы.Иметь доступ и настраивать полный список свойств поля; однако вы должны использовать представление «Дизайн».

Свойства, которые вы можете установить, зависят от типа данных поля.

Верх страницы

Установить свойства поля в режиме таблицы

Вы можете переименовать поле, изменить его тип данных, изменить его свойство Format и изменить некоторые другие свойства поля во время работы в режиме таблицы.

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую нужно открыть.

  2. В контекстном меню выберите Просмотр таблицы .

Верх страницы

Переименовать поле

Когда вы добавляете поле, вводя данные в режиме таблицы, Access автоматически присваивает полю общее имя.Access присваивает имя «Поле1» первому новому полю, «Поле2» — второму новому полю и т. Д. По умолчанию имя поля используется в качестве его метки везде, где отображается поле, например, заголовок столбца в таблице. Переименование полей так, чтобы они имели более информативные имена, помогает упростить их использование при просмотре или редактировании записей.

  1. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля, которое вы хотите переименовать (например, Поле1).

  2. В контекстном меню выберите Переименовать поле .

  3. Введите новое имя в заголовок поля.

    Имена полей могут содержать до 64 символов (букв или цифр), включая пробелы.

Верх страницы

Изменить тип данных поля

Когда вы создаете поле, вводя данные в режиме таблицы, Access проверяет эти данные, чтобы определить соответствующий тип данных для поля.Например, если вы введете 1/1/2017 , Access распознает эти данные как дату и установит для поля тип данных «Дата / время». Если Access не может окончательно определить тип данных, по умолчанию используется текстовый тип (короткий текст, если вы используете Access 2016).

Тип данных поля определяет, какие другие свойства поля вы можете установить. Например, вы можете установить только свойство Добавить только для поля с типом данных «Гиперссылка» или типом данных Memo (длинный текст, если вы используете Access 2016).

Могут быть случаи, когда вы хотите вручную изменить тип данных поля. Например, предположим, что у вас есть номера комнат, которые напоминают даты, например 10/2017. Если вы введете 10/2017 в новое поле в режиме таблицы, функция автоматического определения типа данных выберет для поля тип данных «Дата / время». Поскольку номера комнат являются метками, а не датами, они должны использовать тип данных Text. Используйте следующую процедуру, чтобы изменить тип данных поля.

  1. На ленте щелкните вкладку Поля .

  2. В списке Тип данных в группе Форматирование выберите нужный тип данных.

    Какие типы данных доступны?

    См. Типы данных для настольных баз данных Access для получения полного списка доступных типов данных в базах данных Access.

    Советы по типам данных

    • Максимальный размер файла базы данных Access — 2 гигабайта.

    • Для оптимизации производительности следует использовать наиболее подходящий размер поля при создании текстового или числового поля. Например, если вы планируете хранить почтовые индексы предсказуемой длины, укажите эту длину в качестве размера поля. Вы можете указать размер поля, установив значение в поле свойства Размер поля . Дополнительные сведения см. В разделе «Настройка других свойств поля».

    • Для телефонных номеров, номеров деталей и других номеров, которые вы не собираетесь использовать для математических вычислений, следует выбрать тип данных Текст вместо типа данных Число.Числовое значение, которое хранится в виде текста, можно более логично сортировать и фильтровать.

Верх страницы

Изменить формат поля

Помимо определения типа данных нового поля, Access может также установить свойство Формат для поля, в зависимости от того, что вы вводите. Например, если вы введете 10:50 утра, Access установит для типа данных значение «Дата / время», а для свойства Format — «Среднее время».Чтобы вручную изменить свойство Формат поля, выполните следующие действия:

  1. На ленте щелкните вкладку Поля .

  2. В списке Формат в группе Форматирование введите нужный формат.

    Примечание: Список Формат может быть недоступен для некоторых полей (например, Текст), в зависимости от типа данных поля.

Верх страницы

Установить другие свойства поля

  1. В режиме таблицы щелкните поле, для которого вы хотите установить свойство.

  2. На вкладке Поля в группах Свойства , Форматирование или Проверка поля выберите нужные свойства.

Верх страницы

Установка свойств поля в режиме конструктора

Вы можете установить любое свойство поля при работе с таблицей в режиме конструктора. В представлении «Дизайн» вы устанавливаете тип данных поля в сетке конструктора таблицы, а другие свойства устанавливаете на панели Свойства поля .

  1. В области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши.

  2. В контекстном меню выберите Конструктор .

Верх страницы

Изменить тип данных поля

Вы можете изменить различные аспекты поля после его создания.

Предупреждение: Вы также можете изменить эти аспекты поля, которое вы не только что создали. Однако, если данные уже существуют в поле, некоторые действия будут недоступны или могут привести к потере данных.

  1. В сетке дизайна таблицы найдите поле, для которого вы хотите установить тип данных.

  2. В столбце Тип данных выберите тип данных из списка.

    Какие типы данных доступны?

    См. Типы данных для настольных баз данных Access для получения полного списка доступных типов данных в базах данных Access.

    Советы по типам данных

    • Максимальный размер файла базы данных Access — 2 гигабайта.

    • Для телефонных номеров, номеров деталей и других номеров, которые вы не собираетесь использовать для математических вычислений, следует выбрать тип данных Текст вместо типа данных Число. Числовое значение, которое хранится в виде текста, можно более логично сортировать и фильтровать, но его нелегко использовать в вычислениях.

    • Для типов данных «Текст» и «Число» можно более точно указать размер поля или тип данных, задав значение в поле свойства Размер поля .

Верх страницы

Установить другие свойства поля

Примечание: Не все форматы доступны для всех типов данных. Сначала установите тип данных, а затем, если необходимо, задайте формат.

  1. В сетке дизайна таблицы выберите поле, для которого вы хотите установить свойства.Access отображает свойства этого поля на панели Свойства поля .

    Тип данных поля определяет свойства, которые вы можете установить.

  2. На панели Свойства поля введите нужные параметры для каждого свойства или нажмите F6 и затем используйте клавиши со стрелками для выбора свойства.

    Какие свойства поля доступны?

    См. Введение в типы данных и свойства полей для получения полного списка свойств полей, доступных для каждого типа данных в базах данных Access.

    Примечание. Не все свойства доступны для каждого поля. Тип данных поля определяет, какие свойства у него есть.

  3. Чтобы предоставить больше места для ввода или редактирования параметра свойства в поле свойств, нажмите SHIFT + F2, чтобы отобразить поле Zoom .

    Совет: Если вы вводите маску ввода или выражение проверки и хотите получить помощь в его создании, щелкните рядом с полем свойств, чтобы отобразить соответствующий конструктор.

  4. Чтобы сохранить изменения, нажмите CTRL + S.

Верх страницы

Переместить поле

Чтобы переместить поле, перетащите его в нужное место. Чтобы выбрать несколько смежных полей для перемещения, щелкните первое поле, удерживайте нажатой клавишу SHIFT, а затем щелкните последнее поле. Затем вы можете перетащить выбранную группу полей в новое место.

Перетаскивание поля изменяет его положение в таблице, но не меняет порядок полей в дизайне таблицы. При программном доступе к полям применяется исходный порядок. Например, если вы перетащите поле на новое место в таблице данных, а затем создадите форму из таблицы с помощью кнопки «Форма», поле будет в исходном положении.

Верх страницы

См. Также

Добавить вычисляемое поле в таблицу

Добавить поле в форму или отчет

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *