Примеры условий запроса

Условия на значения — msaccess russian pages

Microsoft Access: советы для пользователей

Автор Allen Browne.  Март 2007.  Обновлено в январе 2009 г.

Оригинал Validation rules.

Перевел Александр Артамонов, ноябрь 2011 г.

Можно создать условие на значение для поля (нижняя часть конструктора таблицы), или для таблицы (во всплывающем окне свойств конструктора таблицы). Для сравнения полей друг с другом нужно использовать условие на значение на уровне таблицы.

Здесь есть одна ловушка: в некоторых версиях Access вы не сможете выйти из поля, оставив его незаполненным, если вы добавили условие на значение, т.е. нужно ввести что-то, удовлетворяющее этому правилу. Если нужна возможность оставлять поле незаполненным, добавьте к вашему правилу OR Is Null. (Некоторые версии в любом случае принимают Null-ы, но мы рекомендуем указывать это явным образом для ясности и последовательности).

Эта статья объясняет как использовать условия на значения и завершается некоторыми идеями, подталкивающими к осмыслению, когда их использовать.

Условия на значения для полей

Когда вы выбираете поле в конструкторе таблицы, вы видите его свойство Условие на значение в нижней панели.

Условие на значение применяется при вводе данных в поле. Вы не сможете перейти к следующему полю, пока не введете удовлетворяющие этому правилу данные, либо не отмените ввод.

Примеры:

Условия на значение для таблиц

Откройте в конструкторе таблиц окошко Свойства и вы увидите еще одно Условие на значение. Оно действует на уровне таблицы.

Такое правило применяется после того, как введены все поля, прямо перед сохранением записи. Используйте его для сравнения значений разных полей, или для того, чтобы задержать проверку поля до последнего момента до сохранения записи.

Примеры:

Когда использовать условия на значение

При проектировании базы данных вы идете по канату между блокированием плохих данных и занесением всего, что угодно. В конечном счете ценность базы данных определяется самими данными, так что вы хотите сделать все возможное для ограничения ввода некорректных данных. С другой стороны, реальность удивительней, чем вымысел, и ваша база данных должна уметь справляться с теми странными случаями из мира реальности, когда данные преодолевают границы вашего воображения.

Условие на значения на уровне поля

Возьмем, к примеру, поле ДатаРождения. Нужно ли добавить правило, чтобы пользователь не мог ввести будущую дату? Потребовались бы какие-то радикально другие законы физики, чтобы заносить в базу данных еще не родившихся людей, так что это условие вроде бы выглядит довольно безопасным. Но учли ли вы то, что системная дата компьютера может быть неправильной? Может быть было бы лучше выдавать предупреждение, чем блокировать ввод?

Ответ на этот вопрос является субъективным. Вопрос прото иллюстрирует необходимость думать нешаблонно, когда вы принимаете решение блокировать данные — не блокировать данные просто потому, что вы не можете представить для них возможные условия существования.

Условия на значения абсолютны. Вы не можете их обойти, поэтому вы не можете использовать их для предупреждений. Чтобы вместо этого выдать предупреждение, используйте событие формы, например Form_BeforeUpdate.

Условия на значение на уровне таблицы

Мы предложили использовать этот тип условий на значение для сравнения полей. В идеальной схеме данных, поля не зависят друг от друга, так что, если вы сравниваете поля, вам, вероятно, стоит рассмотреть другой вариант структуры таблицы.

Наш первый пример в начале текста гарантирует, что резервирование не заканчивается раньше, чем начинается. Следовательно, существут зависимость между этими двумя полями. Можно ли перепроектировать таблицу без этой зависимости? Как насчет замены поля ДатаОкончания на Продолжительность? Продолжительность была бы числом в уместных единицах измерения (т.е. днях для бронирования отеля, академических часах для школьных занятий или минутах для врачебного приема.) Чтобы получить дату окончания мы используем вычисляемое поле в запросе. Вероятно, это не будет лучшей схемой для каждого случая, но такой подход стоит рассмотреть, когда вы собираетесь использовать проверку на уровне записей.

Ограничения

Нельзя использовать условия на значения когда:

• Требуется вызов пользовательской функции, или встроенных функций VBA кроме существующих в JET, таких как IIf() и Date().
• Пользователь должен иметь возможность обойти правило.
• Выражение является слишком сложным.
• Выражение включает данные в других записях или в других таблицах. (Ну, не так просто, в любом случае.)

Альтернативы

Используйте такие альтернативы вместо или в сочетании с условиями на значение:

• Обязательное: Установка свойства поля «Обязательное» на Да вынуждает пользователя ввести что-то. (Кроме очевидных случаев, всегда рассматривайте установку этого свойства в «Да» для полей, составляющих внешний ключ. Подробности см № 3 в этой статье).
• Пустые строки: Установка этого свойства на Нет для текстовых, memo полей и для полей с типом Гиперссылка препятствует вводу пустых строк (строк нулевой длины). Пустые строки это не то же самое, что Null, так что если вы разрешаете их, вы получите данные, вводящие в заблуждение пользователя, больше работы для разработчика, больше шансов на ошибку и более медленные запросы. Подробнее см. Problem Properties.
• Индексированное: Чтобы избежать дубликатов в поле, установите это свойство в Да (Дубликаты не разрешены). Используя окно Индексы в конструкторе таблиц, можно создать уникальный индекс из нескольких полей, чтобы определить уникальное значение из сочетания полей.
• Справочная таблица: Чем создавать правило на значение, состоящего из списка допустимых значений, рассмотрите создание справочной таблицы. Такой подход является более гибким и это проще поддерживать.
• Маска ввода: Ограниченная полезность. Пользователи должны ввести значение, согласно всему шаблону (без маски ввода можно ввести данные всего лишь тремя ударами по клавишам, напр. 2/5), и пользователи не смогут запросто ввести пропущенный символ.

Заключение

Условия на значение очень полезны для предохранения таблиц от некорректных данных, но нужно внимательно следить за тем, чтобы не переусердствовать с ними. Не нужно блокировать данные, которые могуть быть корректными, хотя и неожидаемыми.

Создание условия на значение для проверки данных в поле

Применимо к: Microsoft Office Access 2007

Печать

В этой статье рассматривается добавление условий на значение в базу данных. Условия на значение вносят ограничения на данные, вводимые пользователем в поле, а также помогают предотвратить ввод данных неправильного типа или объема.

Предполагаемое действие:

• Основные сведения об условиях на значение

• Проверка данных при вводе в поля таблицы

• Проверка данных при вводе в формы

• Проверка данных при выполнении операций импорта

• Справочные сведения об условиях на значение

Основные сведения об условиях на значение

Условия на значение вносят ограничения на данные, которые пользователь может ввести в поле таблицы или элемент управления (например, поле ввода) в форме. В Microsoft Office Access 2007 предусмотрено множество способов проверки данных, и часто некоторые из этих способов используются для задания условия на значение. Условие на значение можно представить себе в виде набора уровней — можно использовать некоторые или все уровни проверки, чтобы обеспечить правильный ввод данных пользователями.

• Типы данных.Типы данных обеспечивают первый уровень проверки. При разработке таблицы базы данных определяются типы данных для каждого поля в таблице, и эти типы данных служат ограничением на вводимые пользователями данные. Например, в поле типа даты и времени можно ввести только дату и время, а в поле денежного типа можно ввести только денежные данные и т. д.

• Размеры полей.Размеры полей обеспечивают другой уровень проверки. Например, при создании поля для хранения имен можно указать, что оно должно принимать не более 20 знаков. Так можно предотвратить вставку в поле больших объемов ненужного текста недобросовестными пользователями или ошибочный ввод неопытным пользователем имени и фамилии в поле, предназначенное для хранения только имени.

• Свойства таблицы.Свойства таблицы обеспечивают особые типы проверки. Например, если задать для свойстваОбязательное поле (Required)значениеДа, пользователи обязательно должны будут вводить значение в это поле.

Можно также использовать свойство Условие на значение (Validation Rule), чтобы ограничить ввод только определенными значениями, и свойствоСообщение об ошибке (Validation Text)для предупреждения пользователей об ошибках. Например, использование правила>100 And <1000в свойствеУсловие на значение (Validation Rule)требует ввода значений между 100 и 1000. Правило[КонечнаяДата]>=[НачальнаяДата]требует ввода конечной даты, совпадающей с начальной датой или более поздней. Текст, введенный в свойствоСообщение об ошибке (Validation Text), например «Введите значения в пределах от 100 до 1000» или «Введите конечную дату не ранее начальной», сообщит пользователям о допущенной ошибке и о том, как ее исправить.

Инструкции по вводу условия на значение в поле таблицы см. в разделе Проверка данных при вводе в поля таблицыдалее в этой статье.

• Маски ввода.Маски ввода можно использовать для проверки данных, если требуется, чтобы пользователи вводили значения в определенном формате. Например, с помощью маски ввода можно разрешить вводить даты только в европейском формате (2007.04.14).

Для проверки данных можно использовать некоторые или все из описанных способов. Некоторые из этих средств, например типы данных, входят в состав базы данных по умолчанию, но можно по своему усмотрению использовать и другие средства: свойства полей, условия на значение и маски ввода.

В этой статье рассматривается использование свойств Сообщение об ошибке (Validation Text)иУсловие на значение (Validation Rule)в полях таблицы, запросах и элементах управления форм. Полное описание других средств проверки, таких как типы данных, размеры полей и маски ввода выходит за рамки данной статьи.

Дополнительные сведения о типах данных и размерах полей см. в статье Изменение типа данных для поля. Дополнительные сведения о масках ввода см. статьюСоздание маски ввода для ввода значений в поле или элемент управления в определенном формате.

Основные свойства полей MS Access

Основные свойства полей MS Access зависят от выбранного типа данных. Если открыть таблицу в режиме конструктора, то весь набор свойств выбранного поля будет представлен в нижней части окна на двух вкладках: Общие (General) и Подстановка (Lookup). Приведем свойства полей, наиболее важные на первом этапе изучения баз данных.

1. Размер поля (Field Size) позволяет для текстового и числового поля уточнить тип данных или размер, задает максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Для поля с типом данных Текстовый (Text) задается размер от 1 до 255 знаков. Для поля с типом данных Числовой (Number) можно задать:
   • Байт (Byte) для целых чисел от 0 до 255, длина поля 1 байт;
   • Целое (Integer) для целых чисел от –32 768 до +32 767, занимает 2 байта;
   • Длинное целое (Long Integer) для целых чисел от –2 147 483 648 до
     +2 147 483 647, занимает 4 байта;
   • Одинарное с плавающей точкой (Single) для чисел от –3,4 1038 до
     +3,4 1038 с точностью до 7 знаков, занимает 4 байта;
   • Двойное с плавающей точкой (Double) для чисел от –1,797 10308 до
     +1,797 10308 с числом отображаемых десятичных знаков до 15, занимает
     8 байтов;
   • Действительное (Decimal) для целых чисел от –1038 до +1038 (при работе с
     проектами, которые хранятся в файлах типа adp) и от –1028 до 1028 (mdb и
     accdb) с числом отображаемых десятичных знаков до 28, занимает 12 байтов;
   • Код репликации (Replication ID). Глобальный уникальный идентификатор (Globally unique identifier, GUID), занимает 16 байтов. Эти длинные генерируемые случайным образом значения обеспечивают малую вероятность их совпадения. Поля такого типа используются Access для создания системных уникальных идентификаторов реплик, наборов реплик, таблиц, записей и других объектов при репликации баз данных. Могут быть использованы в приложениях пользователя для идентификации строк таблицы, например для идентификации товаров.

Для поля с типом данных Счетчик (AutoNumber) можно задать:

• Длинное целое (Long Integer) — 4 байта;
• Код репликации (Replication ID) — 16 байтов.

Рекомендуется задавать минимально допустимый размер поля, который понадобится для сохраняемых значений, т. к. сохранение таких полей требует меньше памяти, и обработка данных меньшего размера выполняется быстрее.

1. Формат поля (Format) является форматом отображения выбранного типа данных при выводе их на экран или печать в режиме таблицы, в форме или отчете. В Access определены встроенные стандартные форматы отображения для полей с такими типами данных как Числовой (Number), Дата/время (Date/Time), Логический (Yes/No) и Денежный (Currency). Ряд этих форматов совпадает с настройкой региональных форматов, определяемых в окне Язык и региональные стандарты в Панели правления Windows. Пользователь может создать собственный формат для всех типов данных, кроме Поле объекта OLE (OLE Object), с помощью символов форматирования.
2. Число десятичных знаков (Decimal Places) задает для числового и денежного типов данных количество знаков после запятой. Можно задать число от 0 до 15. По умолчанию (значение Авто (Auto)) это число определяется установкой в свойстве Формат поля (Format). Следует иметь в виду, что установка этого свойства не действует, если свойство Формат поля (Format) не установлено или выбрано значение Основной (General Namber). Свойство Число десятичных знаков (Decimal Places) влияет только на количество десятичных знаков, отображаемых на экране, и не влияет на число сохраняемых десятичных знаков. Для изменения числа сохраняемых знаков нужно изменить свойство Размер поля (Field Size).
3. Подпись (Caption) поля задает текст, который выводится в таблицах, формах, отчетах.
4. Описание (Description) — краткий пользовательский комментарий к полю.
5. Значение по умолчанию (Default Value) определяет текст или выражение, значение которого автоматически вводится в поле при создании новой записи. Например, если задана функция =Now(), то в поле введется текущая дата и время. При добавлении записи в таблицу можно оставить значение, введенное по умолчанию, или ввести другое. Свойство Значение по умолчанию (Default Value) используется только при создании новой записи. Максимальная длина значения свойства составляет 255 знаков. Свойство не определено для полей с типом данных Счетчик (AutoNumber) или Поле объекта OLE (OLE Object).
6. Условие на значение (Validation Rule) позволяет осуществлять контроль ввода, задает ограничения на вводимые значения, при нарушении условий запрещает ввод и выводит текст, заданный свойством Сообщение об ошибке (Validation Text).
7. Сообщение об ошибке (Validation Text) задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушении ограничений, заданных свойством Условие на значение (Validation Rule).

ВНИМАНИЕ!
Элементы управления, созданные в формах или отчетах на основе поля таблицы, наследуют установленные для этого поля свойства. Благодаря этому не понадобится определять свойства индивидуально для каждого связанного с полем элемента управления.

В следующем уроке рассмотри процесс создания таблиц в MS Access.

Условия отбора записей — Базы данных

Литералы — конкретные значения, воспринимаемые Access так, как они записаны. В качестве литералов могут быть использованы числа, текстовые строки, даты. Текстовые строки заключаются в двойные кавычки, даты — в знаки (#). Например, 567, «Информатика», #1-Января-99#.

Константы — не изменяющиеся значения, которые определены в Access, например, True, False, Да, Нет, Null.

Идентификатор — ссылка на значение поля, элемента управления или свойства. Идентификаторами могут быть имена полей таблиц, форм, отчетов и т. д., которые должны заключаться в квадратные скобки. Как правило, Access производит автоматическую подстановку скобок.

Во многих случаях ссылка на конкретное значение должна указывать точное его местоположение в иерархии объектов базы данных, начиная с объекта верхнего уровня. Если необходимо указать ссылку на поле в конкретной таблице, форме, отчете, то перед именем поля ставится имя таблицы, формы, отчета, также заключенное в квадратные скобки и отделенное от имени поля восклицательным знаком. Например, ссылка на поле в таблице примет вид: [Имя таблицы]! [Имя поля], а ссылка на свойство DefaultValue элемента управления Дата рождения в форме СТУДЕНТ: Forms! [СТУДЕНТ]! [ Дата рождения].DefaultValue

Операторами сравнения и логическими операторами, использование которых допускается в выражении условия отбора, являются:

Эти операторы определяют операцию над одним или несколькими операндами.

Если выражение в условии отбора не содержит оператора, то по умолчанию используется оператор =.

Текстовые значения, если они содержат пробелы или знаки препинания, вводятся в двойных кавычках. В противном случае кавычки можно не вводить, они будут добавлены автоматически.

Допускается использование операторов шаблона — звездочка (*) и вопросительный знак (?).

Оператор Between позволяет задать интервал для числового значения и даты. Например:

Between 10 And 100

задает интервал от 10 до 100; можно задать интервал дат:

Between #01.01.1997* And #31.12.1997*

Оператор in позволяет выполнить проверку на равенство любому значению из списка, который задается в круглых скобках. Например:

In («Математики»;»Информатики»; » Истории»)

Оператор Like позволяет использовать образцы, использующие символы шаблона, при поиске в текстовых полях. Например: Like «Иванов* «

Сформировать условие отбора можно с помощью построителя выражений. Перейти в окно Построитель выражений можно, нажав кнопку Построить на панели инструментов конструктора запросов или выбрав команду Построить в контекстно-зависимом меню. Курсор мыши должен быть установлен предварительно в поле строки ввода условия отбора.

После ввода выражения в бланк и нажатия клавиши [Enter] Access выполняет синтаксический анализ выражения и отображает его в соответствии с результатами этого анализа.

Логические операции

Логические операции «И», «ИЛИ»

Условия отбора, заданные в одной строке, связываются по умолчанию с помощью логической операции и, заданные в разных строках — с помощью логической операции или. Эти операции могут быть также заданы явно в выражении условия отбора с помощью операторов and и or соответственно.

Вычисляемые поля

В запросе над полями могут производиться вычисления. Результат вычисления образует вычисляемое поле в таблице запроса. При каждом выполнении запроса производится вычисление с использованием текущих значений полей.

Помимо имен полей, в выражениях вычисляемых полей могут использоваться литералы и встроенные функции. В результате обработки выражения может получаться только одно значение.

Выражение вводится в бланк запроса в пустое поле строки Поле. После нажатия клавиши [Enter] или перемещения курсора в другое поле строки, перед выражением в этом поле строки добавляется имя поля Выражeние N. N — целое число, увеличивающееся на единицу для каждого нового создаваемого вычисляемого поля в запросе. Имя вычисляемого поля, стоящее перед выражением, отделяется от него двоеточием. Например:

Выражение!: [Цена]*[Количество] где Цена и Количество — имена полей.

Имя вычисляемого поля — выражение1 становится заголовком столбца в таб­лице с результатами выполнения запроса. Это имя можно изменить.

Для вычисляемых полей, как и для любых других, допускается сортировка, задание условий отбора и расчет итоговых значений.

Встроенные функции

В Access и VBA определено примерно 150 встроенных функций, которые можно использовать в вычисляемых полях и условиях отбора. Перечислим некоторые сгруппированные по назначению функции.

• Функции даты и времени. Используются при обработке дат и времени в полях и литералах. Возвращают дату и время полностью или частично (год, месяц, день), например, функция Date формирует текущую дату, функция Month выделяет месяц из значения поля, содержащего дату.
• Функции обработки текста. Используются при работе с символьными строками.
• Функции преобразования типа данных. Предоставляют возможность пользователю задавать тип данных для числовых значений, что позволяет избежать подбора наиболее подходящего типа данных системой.
• Математические и тригонометрические функции. Выполняют операции над числовыми значениями, которые невозможно выполнить с помощью стандартных арифметических операторов.
• Финансовые функции. Подобно функциям Excel, служат для расчета процента возврата по инвестициям, амортизационных отчислений, годовой ренты и т. п.
• Статистические функции. Используются при работе над полями подмножества записей для вычисления среднего значения, суммы, минимального, максимального значения.

Для записи выражения может быть использован построитель выражений, который вызывается кнопкой Построить панели инструментов.

Присвоение пользовательских имен вычисляемым полям

Пользователь имеет возможность присвоить новое имя вычисляемому полю, используя один из следующих способов:

1. Изменение имени поля в запросе. В режиме конструктора запроса в бланке запроса вместо Выражением введите новое имя.
2. Изменение подписи поля в свойствах поля. Установите курсор на вычисляемое поле в бланке запроса и откройте окно Свойства поля, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню пункт Свойства. В окне Свойства поля на вкладке Общие введите нужный текст подписи в строку Подпись поля.

В access сделать выборку по исключению. Условия отбора записей в запросах

Используя условия запроса, вы можете находить в базе данных Access определенные элементы. Если элемент соответствует всем введенным условиям, он отобразится в результатах запроса.

Чтобы добавить условие в запрос Access, откройте этот запрос в конструкторе. Затем определите поля (столбцы), на которые распространяется данное условие. Если нужное поле в бланке запроса отсутствует, добавьте его с помощью двойного щелчка. Затем в строке Условия введите для него условие. Дополнительные сведения см. в статье Общие сведения о запросах .

Условие запроса — это выражение, которое Access сравнивает со значениями в полях запроса, чтобы определить, следует ли включать в результат записи, содержащие то или иное значение. Например, = «Воронеж» — это выражение, которое Access сравнивает со значениями в текстовом поле запроса. Если значение этого поля в определенной записи равно «Воронеж» , Access включает ее в результаты запроса.

Рассмотрим несколько примеров часто используемых условий, на основе которых вы можете создавать собственные условия. Примеры группируются по типам данных.

В этом разделе

Общие сведения об условиях запроса

Условие похоже на формулу — это строка, которая может включать ссылки на поля, операторы и константы. В Access условия запроса также называются выражениями.

В следующей таблице показаны примеры условий и описано, как они работают.

Как видите, условия могут значительно отличаться друг от друга в зависимости от типа данных в поле, к которому они применяются, и от ваших требований. Некоторые условия простые и включают только основные операторы и константы. Другие условия сложные: они содержат функции, специальные операторы и ссылки на поля.

В этой статье перечислено несколько часто используемых условий для различных типов данных. Если примеры не отвечают вашим потребностям, возможно, вам придется задать собственные условия. Для этого необходимо сначала ознакомиться с полным списком функций, операторов и специальных знаков, а также с синтаксисом выражений, которые ссылаются на поля и литералы.

Узнаем, где и как можно добавлять условия. Чтобы добавить условия в запрос, необходимо открыть его в Конструкторе. После этого следует определить поля, для которых вы хотите задать условия. Если поля еще нет на бланке запроса, добавьте его, перетащив его из окна конструктора запросов на сетку полей или дважды щелкнув поле (при этом поле автоматически добавляется в следующий пустой столбец в сетке). Наконец, введите условия в строку Условия .

Условия, заданные для разных полей в строке Условия , объединяются с помощью оператора AND. Другими словами, условия, заданные в полях «Город» и «ДатаРождения», интерпретируются следующим образом:

Город = «Воронеж» AND ДатаРождения DateAdd (» гггг «, -40, Date())

1. Поля «Город» и «ДатаРождения» включают условия.

2. Этому условию соответствуют только записи, в которых поле «Город» имеет значение «Воронеж».

3. Этому условию соответствуют только записи людей, которым не менее 40 лет.

4. В результат будут включены только те записи, которые соответствуют обоим условиям.

Что делать, если требуется, чтобы выполнялось только одно из этих условий? Другими словами, как можно ввести альтернативные условия?

Если у вас есть альтернативные условия, то есть два набора независимых условий, из которых должен выполняться только один, используйте строки Условие отбора и Или на бланке.

1. 1. Условие «Город» указывается в строке «Условие отбора».

2. 2. Условие «ДатаРождения» указывается в строке «или».

Условия, заданные в строках Условие отбора и или , объединяются с помощью оператора OR, как показано ниже.

Город = «Чикаго» OR ДатаРождения

Если требуется задать несколько альтернативных условий, используйте строки под строкой или .

Прежде чем приступить к изучению примеров, обратите внимание на следующее:

Условия для текстовых полей, полей Memo и полей гиперссылок

Примечание: Начиная с версии Access 2013, текстовые поля носят название Краткий текст , а поля Memo — Длинный текст .

Следующие примеры относятся к полю «СтранаРегион», основанном на таблице, в которой хранится информация о контактах. Условие задается в строке Условие отбора поля на бланке.

Условие, заданное для поля «Гиперссылка», по умолчанию применяется к отображаемому тексту, который указан в поле. Чтобы задать условия для конечного URL-адреса, используйте выражение HyperlinkPart . У него следующий синтаксис: HyperlinkPart([Таблица1].[Поле1],1) = «http://www.microsoft.com/» , где «Таблица1» — это имя таблицы, содержащей поле гиперссылки, «Поле1» — это само поле гиперссылки, а «http://www.microsoft.com» — это URL-адрес, который вы хотите найти.

Условия для числовых полей, полей с денежными значениями и полей счетчиков

Следующие примеры относятся к полю «ЦенаЗаЕдиницу», основанном на таблице, в которой хранится информация о товарах. Условие задается в строке Условие отбора поля на бланке запроса.

Условия для полей «Дата/время»

Следующие примеры относятся к полю «ДатаЗаказа», основанном на таблице, в которой хранится информация о заказах. Условие задается в строке Условие отбора поля на бланке запроса.

Условия для полей «Да/Нет»

В качестве примера, в таблице «Клиенты» есть логическое поле «Активность», которое показывает текущую активность учетной записи клиента. В таблице отображается, как вычисляются значения, введенные в строке условий логического поля.

Условия для других полей

Вложения. В строке Условие отбора введите Is Null , чтобы включить записи, которые не содержат вложений. Введите Is Not Null , чтобы включить записи с вложениями.

Поля подстановки. Существует два типа полей подстановки: те, которые подставляют значения из существующего источника данных (с помощью внешнего ключа), и те, которые основаны на списке значений, заданном при их создании.

Поля подстановки, основанные на списке значений, имеют текстовый тип данных и принимают такие же условия, как другие текстовые поля.

Условия, которые можно использовать в поле подстановки, основанном на значениях из существующего источника данных, зависят от типа данных внешнего ключа, а не типа подставляемых данных. Например, у вас может быть поле подстановки, которое отображает имя сотрудника, но использует внешний ключ с числовым типом данных. Так как в поле хранится число, а не текст, вы можете использовать условия, которые подходят для чисел, такие как >2 .

Если вы не знаете тип данных внешнего ключа, можно просмотреть исходную таблицу в Конструкторе, чтобы определить его. Для этого:

Найдите исходную таблицу в области навигации .

Откройте таблицу в Конструкторе, сделав одно из следующего:

• Щелкните таблицу и нажмите клавиши CTRL+ВВОД .

  Щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор .

Тип данных для каждого поля указан в столбце Тип данных на бланке таблицы.

Многозначные поля. Данные в многозначных полях хранятся как строки скрытой таблицы, которые Access создает и заполняет для представления поля. В Конструкторе запроса они представлены в списке полей с помощью расширяемого поля. Чтобы задать условия для многозначного поля, необходимо указать их для одной строки скрытой таблицы. Для этого:

Создайте запрос, содержащий многозначное поле, и откройте его в Конструкторе.

Разверните многозначное поле, щелкнув символ плюса (+ ) рядом с ним. Если поле уже развернуто, то выводится минус (— ). Под именем поля вы увидите поле, представляющее одно значение многозначного поля. Это поле будет иметь то же имя, что и многозначное поле, но к нему будет добавлена строка .Значение .

Перетащите многозначное поле и поле его значения в различные столбцы на бланке. Если вы хотите, чтобы в результатах выводилось только полное многозначное поле, снимите флажок Показать для поля одного значения.

Введите в поле Условие отбора для поля с одним значением условия, подходящие для типа данных, который представляют собой значения.

Каждое значение в многозначном поле будет оцениваться по отдельности на основе указанных условий. Например, допустим, что в многозначном поле хранится список чисел. Если указать условия >5 AND , будут выведены все записи, в которых есть по крайней мере одно значение больше 5 и одно значение меньше 3.

Приложение СУБД MS Access — это полноценный помощник для создания и ведения заключенных в таблицы и массивы. Если база имеет слишком большой объем, быстро найти необходимые значения довольно сложно.

Именно поэтому в Access существует такая функция, как запросы. Рассмотрим, что это такое, как работает, какие имеет особенности.

Создание запросов в Microsoft Access

Чтобы разобраться, как нужно знать основные положения работы с СУБД.

Существует два способа выполнить данную процедуру:

• Конструктор запросов.
• Мастер запросов.

Первый способ дает возможность создать любой из всех доступных запросов в ручном режиме, но с небольшой оговоркой, заключающейся в том, что пользователь имеет опыт работы с приложением Access. Также он должен разбираться хотя бы в основных его задачах. Что касается второго способа, то его нужно рассмотреть более подробно.

Легкий путь для новичков

Знающий человек за несколько кликов мышью выбирает те компоненты, которые потребуются пользователю для выполнения запроса, а затем быстро формирует реестр, в соответствии с собранными ключевыми значениями. Если это первое знакомство с СУБД, и пользователь не представляет, как создавать запросы в Access, то выбирается программа Мастер.

В данном режиме можно ознакомиться и разобраться со следующими типами запросов:

• Простой.
• Перекрестный.
• Записи без подчиненных.
• Повторяющиеся записи.

Данный выбор осуществляется уже на первом этапе работы с Мастером. А в дальнейшем, следуя четким указаниям, даже начинающий пользователь легко создаст запрос. Познакомимся с его разновидностями.

Простой запрос

Этот инструмент работы с таблицами собирает нужные данные из указанных пользователем полей. Уже по названию видно, что это самый популярный тип запросов для новичков. Его удобство заключается в том, что такая процедура открывается в новой вкладке. Поэтому ответ на вопрос, как создать запрос в Access 2010, становится очевидным уже после открытия первого меню Мастера.

Перекрестный запрос

Этот тип выборки более сложный. Чтобы разобраться, как создать в Access с помощью «Мастера» в данном режиме, нужно кликнуть по этой функции в первом окне.

На экране появится таблица, в которой можно выбрать до трех столбцов, расположенных в оригинале.

Одно из оставшихся не выбранных полей может быть использовано в качестве заголовков таблицы запроса. На третьем этапе процедуры (пересечение) выбирается еще одно значение с вариативностью функцию (среднее значение, сумма, первый, последний).

На фото показано, что перекрестный запрос создан, и что по заданным параметрам совершены необходимые действия.

Повторяющиеся записи

Как понятно из названия, основное предназначение данного запроса — выборка всех одинаковых строк в таблице по указанным параметрам. Выглядит это так:

Кроме того, доступен выбор дополнительных полей, чтобы подобрать соответствие сразу в нескольких строках.

Чтобы выбрать повторяющиеся записи, нужно раскрыть список запросов и создать там новую папку. Далее в окошке «Новый запрос» выбрать строку «Поиск повторяющихся записей». Далее нужно следовать указаниям Мастера.

Записи без подчиненных

Это последний тип запросов, доступный в режиме «Мастер — Записи без подчиненных».

В этом случае ведется выборка только тех значений, которые не задействованы ни в одном поле таблиц и запросов, но которые уже созданы.

Данный тип актуален только в случаях, когда баз данных несколько.

Все эти четыре типа запросов являются базовой точкой для работы со сложными элементами, но позволяют легко разобраться, как создать запрос в базе данных Access.

Функции запросов в MS Access

Разберемся, зачем нужно выполнять описанные выше действия. Задача всех простых и сложных запросов в СУБД Access заключается в следующем:

• Сбор необходимых данных в таблицах, их последующих просмотр, редактирование, добавление новых значений.
• Прекрасный исходный материал для подготовки всевозможных форм отчетности.
• Проведение математических и статистических счетных процедур над целыми массивами данных с выводом итогов на экран (среднее значение, сумма, отклонение, итоги).

Запрос на выборку

Этот тип работы с базами данных является сложным, так как требует участия нескольких таблиц.

Необходимо, чтобы во всех таблицах были общие ключевые поля. В противном случае совершить операцию не получится.

Повторим, как создать запрос на выборку в Access. Сначала нужно создать простой запрос с выбором нужных полей. Уже здесь можно редактировать данные, чтобы привести их в желаемый вид. К слову, внесенные изменения перенесутся и в исходные таблицы, так что этот момент нужно учитывать.

В открывшемся окне конструктора заполняется окно «Добавление таблиц». Здесь нужно добавить те таблицы или запросы, из которых нужно вытаскивать исходные значения.

После добавления можно приступить к заполнению условий запроса. Для этого нам нужна строка «Поле». В ней нужно подобрать те значения из таблиц, которые будут отображаться при запросе.

Чтобы завершить операцию, нужно нажать на кнопку «Выполнить».

Запрос с параметрами

Это еще одна разновидность сложной процедуры, которая потребует от пользователя определенных навыков работы с базами данных. Одним из главных направлений такого действия является подготовка к созданию отчетов с объемными данными, а также получение сводных результатов. Как создавать запросы в Access 2007 с помощью конструктора, будет рассмотрено ниже.

Начинать данную процедуру по выборке данных нужно с создания простого запроса, чтобы выбрать нужные поля. Далее через режим Конструктора обязательно нужно заполнить поле «Условие отбора» и, уже исходя из внесенного значения, будет осуществляться отбор.

Таким образом, на вопрос о том, как создать запрос с параметром в Access, ответ простой — внести исходные параметры для выборки. Чтобы работать с Конструктором необходимо пользоваться Мастером запросов. Там создается первичные данные для фильтрации, которые служат основой дальнейшей работы.

Расширенный перекрестный запрос

Продолжаем усложнять ситуацию. Еще труднее для понимания является информация о том, как создавать запросы в Access, если присутствует несколько таблиц с данными. Перекрестный запрос уже рассматривался выше, как один из вариантов работы с Мастером. Однако, и в режиме «Конструктора» можно создавать подобный запрос.

Для этого необходимо нажать «Конструктор запросов» — «Перекрестный».

Открывается меню добавления исходных таблиц, а также возможность заполнения выборочных полей. Единственное, на что следует обратить внимание, — пункты «групповая операция» и «перекрестная таблица». Их нужно заполнять правильно, иначе процедура не будет выполнена корректно.

Перекрестные запросы — это наиболее простой способ поиска и выборки информации из нескольких источников данных, плюс с возможностью формирования диаграмм и графиков.

Более того, при использовании данной процедуры быстрее выполняется поиск, даже с несколькими вариантами развития.

Конечно, присутствуют и «подводные камни», которые могут помешать в работе. Например, при создании запроса на сортировку базы данных по значению столбцов система выдает ошибку. То есть доступна только сортировка по стандартным пунктам — «возрастание и убывание».

Подводя итоги, нужно сказать, что решить, как создавать запросы в Access — с помощью Мастера или Конструктора, должен сам пользователь. Хотя, для большинства людей, которые используют СУБД MS Access, больше подойдет первый вариант. Ведь Мастер сам сделает всю работу, оставив для пользователя только несколько кликов мышью, при выборе условий запроса.

Чтобы использовать расширенные настройки, явно необходим опыт работы с базами данных на уровне профессионала. Если в работе задействованы большие базы, лучше всего обратиться к специалистам, дабы избежать нарушения работы СУБД и возможных потерь данных.

Есть один момент, который доступен лишь программистам. Так как основным языком СУБД является SQL, то нужный запрос можно написать в виде программного кода. Чтобы работать в данном режиме, достаточно нажать на строку уже созданного запроса, и в открывшемся контекстном меню выбрать «Режим SQL».

Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, на обновление и добавление записей, а также на создание таблицы.

Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет заказов. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

Запрос на обновление записей вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов поднимаются цены на все молочные продукты или на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.

Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Запрос на добавление также полезен при выполнении следующих действий:

Добавление полей на основе условий отбора;

Добавление записей, если некоторые поля из одной таблицы не существуют в другой. Запрос на добавление добавит данные в совпадаю­щие поля и пропустит остальные.

Запрос на создание таблицы с оздает новую таблицу на основе всех или части данныхиз одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен для выпол­нения следующих действий:

Создание таблицы для экспорта в другую базу данных Microsoft Access;

Создание отчетов, содержащих данные нескольких таблиц;

Создание резервной копии таблицы.

Создание архивной таблицы, содержащей старые записи;

Повышение быстродействия форм и отчетов, базирующихся на многотабличных запросах или выражениях SQL.

Выбор данных из одной таблицы

В режиме таблицы можно проводить различные операции с данными этой таблицы: просмотр, сортировка, фильтрация и др. Одним из преимуществ запросов является то, что они позволяют достаточно быстро отобрать необходимые данные из нескольких связанных таблиц. При этом все приемы, используемые при работе с одной таблицей, годятся и для сложных многотабличных запросов.

После выполнения запроса на выборку Microsoft Access создает набор записей, содержащий отобранные данные, с которыми можно работать также как и с таблицей.

Проще всего создать запрос на основе одной таблицы так: открыть окно базы данных, выбрать в окне базы данных вкладку Запросы , нажать кнопку Создать, в новом окне выбрать режим Конструктор и Ok . В следующем окне «Добавление таблицы» выбрать нужную таблицу, а затем нажать кнопки Добавить и Закрыть .

Окно конструктора запросов (рис.10.1) разделено на две части. В верхней части находятся списки полей таблиц или запросов, на основе которых создается новый запрос. В нижней — располагается бланк QBE (запрос по образцу), в котором выполняется работа по созданию запроса. Каждый столбец бланка представляет одно поле, используемое в запросе.

Первая строка бланка запроса служит для выбора полей, которым можно присвоить имена, используемые при выводе записей запросов. Во второй строке бланка запроса выводится имя таблицы, из которой выбрано поле. В третьей строке бланка можно указать, для каких столбцов нужно проводить сортировку. Флажки в строке бланка Вывод на экран отвечают за вывод полей в наборе записей. По умолчанию выводятся все поля, включенные в бланк запроса. Для ввода условия отбора записей используется строка Условие отбора .

Рис.10.1. Окно конструктора запросов

Включение полей в запрос . Чтобы включить поле в бланк запроса, нужно его выделить в таблице и мышью перетащить в соответствующее поле бланка запроса.

Установка свойств полей . В общем случае поля в запросе имеют те же свойства, что и в таблице, из которой они перенесены. Однако можно задать другие значения свойств. Для этого нужно щелкнуть по любой ячейке соответствующего столбца в бланке запроса и нажать кнопку Свойства на панели инструментов. После этого вводятся свойства полей.

Ввод условий отбора. Если нужно отобрать записи с конкретным значением поля, его нужно ввести в ячейку Условие отбора этого поля. Текстовое значение в качестве условия заключается в кавычки. При задании условия отбора можно пользоваться знаками отношений , >, >=, > и логическими операциями or , and .

Кроме этого Access предоставляет специальные операторы для отбора данных, выводимых в запросе:

between — определяет диапазон значений. Between 10 and 20 означает то же самое, что и выражение >=10 and ;

in — задает используемый для сравнения список значений. Выражение in (“ wa ”,” ca ”,” id ”) означает то же самое, что и выражение “ wa ” or “ ca ” or “ id ” ;

like — этот оператор позволяет при отборе текстовых полей использовать символы: ?, *,# . Символ # указывает, что в данной позиции должна стоять цифра, символы ? и * имеют то же назначение, что и в именах файлов OC MS DOS.

Например, like “ B *” — означает, что нужно выбрать поля, начинающиеся с буквы В .

Условия отбора для дат и времени Access обрабатывает в любом формате. При вводе дату или время необходимо заключать в символы #. Например, #15 Апрель 1998#, #15/04/98# определяют одну и ту же дату.

Access предоставляет несколько функций, которые можно использовать при задании условий отбора для дат и времени:

day (дата) — возвращает значение дня месяца в диапазоне от 1 до 31. Если нужно отобрать записи с определенными днями месяца — задается вычисляемое поле, например, day([Дата_заказа]) и вводится условие отбора, например, >10. В этом случае выбираются все записи поля, вычисляемое поле которых >10;

month (дата) — возвращает значение месяца года в диапазоне от 1 до 12;

year (дата) — возвращает значение года в диапазоне от 100 до 9999;

weekday (дата) — возвращает целое число от 1(Воскресенье) до 7(Суббота), соответствующее дню недели;

date () — возвращает текущую системную дату.

Вычисляемые поля . Можно выполнить вычисления с любыми полями таблицы и сделать вычисляемое выражение новым полем в наборе записей., mod, &. Например, пусть имеется имя поля с именем “Количество ”, где записано количество единиц товара и поле “Цена ” , где записана стоимость единицы товара. Тогда для подсчета стоимости товара в пустое поле бланка запроса нужно ввести выражение Количество*Цена и значения этих полей будет перемножено.

Задание имен вычисляемых полей . При создании любого выражения в бланке запроса Access помещает стандартное имя поля “Выражение1 :”. Можно изменить или назначить имена полей, что является важным, если их нужно использовать в отчете или других запросах. Это делается с помощью окна свойств. Для этого нужно щелкнуть по любой ячейке соответствующего столбца, нажать кнопку Свойства на панели инструментов и выбрать Подпись .

Параметрические запросы. Условия запроса могут быть включены непосредственно в бланк запроса, но для того чтобы сделать его более универсальным, можно вместо конкретного значения отбора включить в запрос параметр, т.е. создать параметрический запрос.

Для этого в строку «Условие отбора» вводится фраза в квадратных скобках, которая будет выводиться в качестве «подсказки» в процессе диалога, например [Введите фамилию]. Таких параметров может быть несколько, каждый для своего поля, при этом имя каждого параметра должно быть уникальным.

Сортировка данных . Обычно Access выводит записи в том порядке, в каком они выбираются из базы данных. Можно изменить последовательность вывода данных, задав порядок сортировки По возрастанию или По убыванию .

Итоговые запросы . Иногда нас интересуют не отдельные записи таблицы, а итоговые значения по группам данных. Например, нужно узнать средний объем продаж по каждому месяцу отдельно. Это можно сделать с помощью итогового запроса. Для этого нужно нажать на кнопку Групповые операции на панели инструментов и в бланке появится новая строка с этим именем. При этом ведется группировка по всем занесенным в бланк полям, но итог не подводится. Для получения итогов нужно заменить Группировка в строке Групповая операция на конкретные итоговые функции.

Access предоставляет несколько функций для обеспечения групповых операций. Основные из них:

sum — вычисляет сумму всех значений заданного поля в каждой группе. Используется только для числовых и денежных полей;

avg — Вычисляет среднее арифметическое значение всех значений данного поля в каждой группе;

min , max — вычисляет наименьшее (наибольшее) значение поля внутри группы;

count — вычисляет число записей, в которых значения данного поля отличны от Null .

Выбор записей, формирующих группы . В группы итогового запроса можно не включать некоторые записи. Для этого нужно добавить в бланк запроса одно или несколько полей для фильтра. Для создания фильтра в строке Групповая операция выбирают установку Условие , снимают флажок Вывод на экран для этого поля и вводят условие отбора.

При создании запросов важно правильно сформулировать условия отбора записей из БД. В MS Access доступны следующие возможности:

· простой критерий выборки;

· точное несовпадение значений одного поля;

· неточное совпадение значений поля;

· выбор по диапазону значений;

· объединение критериев нескольких полей;

· условие отбора для результатов итоговых вычислений.

Простой критерий выборки. Записи выбираются по совпадающим значениям поля. Например, из поля Город необходимо выбрать значения Минск. Для этого в бланке запроса в строке Условие отбора в графе Город вводится с клавиатуры значение «Минск».

Точное несовпадение значений одного поля . Из базы выбираются все записи, кроме тех, для которых задано условие. Например, необходимо выбрать все записи с полем Город , кроме тех, которые в этом поле имеют значение Минск . Для этого в строке Условия отбора в графе Город вводится выражение Not «Минск» или «Минск» . Логический оператор Not исключает записи со значением Минск , оператор сравнения означает «не равно».

Неточное совпадение значений поля . Такое условие можно задавать, если не известны значения полей. Для выборки используется оператор сравнения Like (подобный). Рядом с оператором записывается образец, содержащий или точное значение, например,Like «Петров», или включающий символы шаблонов, например, Like «Пет*» .

Access допускает следующие символы шаблонов:

? — любой один знак;

* — ноль или более знаков;

#— любая одна цифра;

[список знаков] — любой один знак в списке знаков;

[!список знаков] — любой один знак, не входящий в список.

Кроме списка знаков в квадратные скобки может заключаться диапазон символов, например, [Б-Р]. Условие [б-рБ-Р] позволяет выбрать как заглавные, так и прописные буквы.

При условии Like «[БР]*» выбираются все фамилии, которые начинаются на Б или Р.

Выбор по диапазону значений . Для задания диапазона значений используются операторы:

> (больше),

>= (не менее, больше или равно),

(меньше),

(не более, меньше или равно) (например, >= 10).

Between … аnd … (служит для проверки принадлежности диапазону, верхняя и нижняя граница которого соединена логическим оператором AND (например, between 1990 and 1995).

Операторы можно употреблять с текстовыми и цифровыми полями, а также с полями дат.

Объединение критериев одного поля . Если на одно поле налагается более одного условий, то условные выражения могут быть соединены с помощью операторов Or (ИЛИ ) и And (И ).

Объединение критериев нескольких полей . В запросе может быть несколько условий отбора. В этом случае имеют место два варианта выборки записей:

запись выбирается только при выполнении всех условий, что соответствует логической операции И . Запрос называется И-запросом ;

запись выбирается при выполнении хотя бы одного условия, что соответствует логической операции ИЛИ . Запрос называется ИЛИ-запросом .

При построении ИЛИ-запроса каждое условие, входящее в критерий, должно располагаться на отдельной строке. При построении И-запроса каждое условие, входящее в критерий, должно располагаться в одной строке.

В итоговых запросах существуют два типа критериев отбора записей.

Первый тип исключает записи, не удовлетворяющие критериям, перед выполнением итоговых вычислений. Второй тип критериев применяется к результату итоговых вычислений.

Формы

Приложение MS Access создает формы с помощью нескольких средств: форма, разделенная форма, несколько элементов, мастер форм, пустая форма, конструктор форм.

Форма. При использовании этого средства все поля базового источника данных размещаются в форме. В форме отображается только одна запись и есть возможность просмотра других записей.

Если MS Access обнаруживает одну таблицу, связанную отношением «один-ко-многим» с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, MS Access добавляет таблицу данных в форму, основанную на связанной таблице или запросе. Например, если создается простая форма, основанная на таблице «Сотрудники», и между таблицами «Сотрудники» и «Заработная плата» определено отношение «один-ко-многим», то в таблице данных будут отображаться все записи таблицы «Заработная плата», относящиеся к текущей записи сотрудника. Если таблица данных в форме не нужна, ее можно удалить. Если существует несколько таблиц, связанных отношением «один-ко-многим» с таблицей, которая использовалась для создания формы, то данные таблицы в форму не добавляются.

Разделенная форма – позволяет одновременно отображать данные в двух представлениях – в режиме формы и в режиме таблицы.

Эти два представления связаны с одним и тем же источником данных и всегда синхронизированы друг с другом. При выделении поля в одной части формы выделяется то же поле в другой части. Данные можно добавлять, изменять или удалять в каждой части формы (при условии, что источник записей допускает обновление, а параметры формы не запрещают такие действия).

Работа с разделенной формой дает преимущества обоих типов формы в одной форме. Например, можно воспользоваться табличной частью формы, чтобы быстро найти запись, а затем просмотреть или изменить запись в другой части формы.

Несколько элементов. Создаваемая форма внешне напоминает таблицу. Данные расположены в строках и столбцах, и одновременно отображается несколько записей. К такой форме можно добавлять графические элементы, кнопки и другие элементы управления.

Мастер форм. Дает больше свободы для выбора полей, отображаемых в форме. Мастер позволяет указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в форму поля из нескольких таблиц или запросов, при условии, что заранее заданы отношения между этими таблицами и запросами.

Пустая форма. Используется для быстрого построения формы с небольшим количеством полей. MS Access открывает пустую форму и одновременно отображает область Список полей, из которой выбираются двойным щелчком мыши или перетаскиванием необходимые поля.

Конструктор форм. Источником данных для формы может быть только одна таблица или запрос. Основной структурной единицей формы, в которой пользователь размещает поля данных, являетсяОбласть данных , видимая на экранепо умолчанию. К другим структурным частям формы относятся: заголовок формы, верхний и нижний колонтитулы, примечание формы , которые вызываются на экран пользователем.

В области данных размещают поля данных из источника данных посредством окна Список полей , а также вычисляемые поля, отсутствующие в источнике данных (создаются только в форме ленточного вида). Выражения для вычисляемых полей записываются с помощью Построителя выражений .

Инструментом конструирования формы являются элементы управления . Наиболее часто используемый элемент управления – поле. К другим элементам управления относятся: надписи, флажки, элементы управления подчиненных форм и отчетов и другие. Элемент управления «поле» может быть присоединенным, свободным и вычисляемым.

· Присоединенный элемент управления – элемент управления, источником данных которого служит поле таблицы или запроса. Присоединенный элемент управления формируется посредством окна Список полей и служит для отображения значений полей источника данных. Это наилучший способ создания присоединенного элемента управления по двум причинам:

· присоединенный элемент управления имеет связанную с ним подпись, которой по умолчанию становится имя поля (или подпись, определенная как свойство для этого поля в источнике данных), следовательно, вводить текст подписи не требуется.

· присоединенный элемент управления наследует значения свойств полей источника данных, например, Формат, Число десятичных, Маска ввода .

· Свободный элемент управления – элемент управления, не имеющий источника данных. Свободные элементы управления служат для вывода на экран текста, линий, прямоугольников и рисунков. Примером свободного элемента является Надпись .

· Вычисляемый элементы управления – элемент управления, источником данных которого является выражение, а не поле.

Конструктор MS Access позволяет создавать формы с подчиненной формой . Подчиненная форма — это такая форма, которую внедряют в другую форму, называемую основной, с целью получения дополнительной информации из другой таблицы. Сначала создают подчиненную форму, затем основную форму и после этого помещают подчиненную форму в основную. Допускается несколько уровней подчиненности форм.

Для изменения форм используются режимы макета и конструктора.

Режим макета Режим макета представляет собой наиболее наглядный режим для изменения форм. Его можно использовать для внесения практически любых изменений в форму: корректировать данные, задавать размеры элементов управления, оформлять внешний вид формы. В этом режиме можно изменять также структуру формы, например, настроить размеры полей в соответствии с данными, которые отображены на экране.

Режим конструктора Режим конструктора позволяет более подробно просмотреть структуру формы. Можно просматривать разделы колонтитулов и данных формы. В этом режиме форма не выполняется, поэтому при внесении изменений невозможно просматривать базовые данные. Однако в режиме конструктора удобнее выполнять другие работы:

· добавлять в форму различные элементы управления, такие как надписи, рисунки, линии и прямоугольники.

· изменять источник элемента управления «Поле» непосредственно в поле без использования окна свойств.

· изменять размеры разделов формы, таких как «Заголовок формы» или «Область данных».

· изменять свойства формы, которые недоступны для изменения в режиме макета (например, Представление по умолчанию или Режим формы ).

Отчеты

Отчет является основным объектом MS Access, предназначенным для вывода на печать данных из таблиц и запросов. В отчетах, как правило, MS Access систематизирует данные по группам и подсчитывает итоги как общие, так и промежуточные. Кроме данных, в отчете содержится информация о макете отчета: подписях, заголовках, рисунках и другие сведения.

Приложение MS Access создает отчеты следующими средствами: отчет, мастер отчетов, пустой отчет, конструктор отчетов.

Отчет. С амый быстрый способ создания отчета, так как отчет формируется без запроса дополнительной информации. В отчет включаются все записи источника данных – таблицы или запроса. Отчет при необходимости можно изменить в режиме макета или конструктора. При каждом открытии отчета в нем отображаются фактические на данный момент записи из источника данных.

Мастер отчетов. Формирует отчет в интерактивном режиме, предоставляя пользователю возможность добавлять в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если связи между этими таблицами и запросами заданы заранее. При этом можно указать способ группировки и сортировки данных.

Предварительный просмотр отчета в разных масштабах позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет при печати.

Приложение MS Access имеет средство Мастер наклеек, которое помогает создавать наклейки большинства стандартных размеров. Источником записей для наклеек служит таблица или запрос.

Пустой отчет. Используется длябыстрого создания отчета с небольшим количеством полей. MS Access открывает пустой отчет. Одновременно в правой части окна отображается область Список полей, из которой необходимо выбрать двойным щелчком мыши или перетаскиванием необходимые поля.

С помощью инструментов, представленных в группе Элементы управления на вкладке Форматирование , можно добавить в отчет эмблему компании, заголовок, номера страниц, дату и время.

Конструктор отчетов. Структура отчета, как и структура формы, имеет несколько разделов: Заголовок отчета, Верхний колонтитул, Заголовок группы, Область данных, Примечание группы, Нижний колонтитул, Примечание отчета.

· Заголовок отчета. Служит для размещения заголовка отчета. В заголовок включается эмблема компании, название отчета или дата. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum , сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом только один раз в начале отчета.

· Верхний колонтитул. Используется для размещения названий столбцов в отчетах табличной формы. Печатается вверху каждой страницы.

· Заголовок группы. Содержит название группы и печатается перед каждой новой группой записей. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum , сумма будет рассчитываться для текущей группы.

Область данных . Предназначена для размещения полей данных из источника данных посредством окна Список полей . В разделе создаются также вычисляемые поля, отсутствующие в источнике данных. Технологии включения полей в область данных отчета и формы аналогичны.

Примечание группы. Размещается в конце каждой группы записей. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе.

· Нижний колонтитул. Располагается внизу каждой страницы. Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.

· Примечание отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету. Печатается один раз в конце отчета.

В проект отчета можно вносить изменения в режимах макета и конструктора.

Просматривать отчет можно различными способами:

· в режиме отчета, если необходимо временно изменить состав данных в отчете перед его печатью или скопировать данные отчета в буфер обмена. Непосредственно в режиме отчета можно применять фильтры к данным отчета;

· в режиме макета, если необходимо изменить макет отчета, имея перед собой его данные;

· в режиме предварительного просмотра, если требуется лишь просмотреть отчет перед печатью. Только в этом режиме будут видны несколько столбцов отчета. В предыдущих режимах в отчете отображается один столбец.

Отчет можно не выводить на печать, а отправить его получателю в виде сообщения электронной почты.

Литералы — конкретные значения, воспринимаемые Access так, как они записаны. В качестве литералов могут быть использованы числа, текстовые строки, даты. Текстовые строки заключаются в двойные кавычки, даты — в знаки (#). Например, 567, «Информатика», #1-Января-99#.

Константы — не изменяющиеся значения, которые определены в Access, например, True, False, Да, Нет, Null .

Идентификатор — ссылка на значение поля, элемента управления или свойства. Идентификаторами могут быть имена полей таблиц, форм, отчетов и т. д., которые должны заключаться в квадратные скобки. Как правило, Access производит автоматическую подстановку скобок.

Во многих случаях ссылка на конкретное значение должна указывать точное его местоположение в иерархии объектов базы данных, начиная с объекта верхнего уровня. Если необходимо указать ссылку на поле в конкретной таблице, форме, отчете, то перед именем поля ставится имя таблицы, формы, отчета, также заключенное в квадратные скобки и отделенное от имени поля восклицательным знаком. Например, ссылка на поле в таблице примет вид: [Имя таблицы]! [Имя поля] , а ссылка на свойство DefaultValue элемента управления Дата рождения в форме СТУДЕНТ: Forms! [СТУДЕНТ]! [ Дата рождения].DefaultValue

Операторами сравнения и логическими операторами , использование которых допускается в выражении условия отбора, являются:

Эти операторы определяют операцию над одним или несколькими операндами.

Если выражение в условии отбора не содержит оператора, то по умолчанию используется оператор =.

Текстовые значения , если они содержат пробелы или знаки препинания, вводятся в двойных кавычках. В противном случае кавычки можно не вводить, они будут добавлены автоматически.

Допускается использование операторов шаблона — звездочка (*) и вопросительный знак (?).

Оператор Between позволяет задать интервал для числового значения и даты. Например:

Between 10 And 100

задает интервал от 10 до 100; можно задать интервал дат:

Between #01.01.1997* And #31.12.1997*

Оператор in позволяет выполнить проверку на равенство любому значению из списка, который задается в круглых скобках. Например:

In («Математики»;»Информатики»; » Истории»)

Оператор Like позволяет использовать образцы, использующие символы шаблона, при поиске в текстовых полях. Например: Like «Иванов* »

Сформировать условие отбора можно с помощью построителя выражений. Перейти в окно Построитель выражений можно, нажав кнопку Построить на панели инструментов конструктора запросов или выбрав команду Построить в контекстно-зависимом меню. Курсор мыши должен быть установлен предварительно в поле строки ввода условия отбора.

После ввода выражения в бланк и нажатия клавиши Access выполняет синтаксический анализ выражения и отображает его в соответствии с результатами этого анализа.

Логические операции

Логические операции «И», «ИЛИ»

Условия отбора, заданные в одной строке, связываются по умолчанию с помощью логической операции и, заданные в разных строках — с помощью логической операции или. Эти операции могут быть также заданы явно в выражении условия отбора с помощью операторов and и or соответственно.

Вычисляемые поля

В запросе над полями могут производиться вычисления. Результат вычисления образует вычисляемое поле в таблице запроса. При каждом выполнении запроса производится вычисление с использованием текущих значений полей.

Помимо имен полей, в выражениях вычисляемых полей могут использоваться литералы и встроенные функции . В результате обработки выражения может получаться только одно значение.

Выражение вводится в бланк запроса в пустое поле строки Поле . После нажатия клавиши или перемещения курсора в другое поле строки, перед выражением в этом поле строки добавляется имя поля Выражeние N . N — целое число, увеличивающееся на единицу для каждого нового создаваемого вычисляемого поля в запросе. Имя вычисляемого поля, стоящее перед выражением, отделяется от него двоеточием. Например:

Выражение!: [Цена]*[Количество] где Цена и Количество — имена полей.

Имя вычисляемого поля — выражение1 становится заголовком столбца в таб­лице с результатами выполнения запроса. Это имя можно изменить.

Для вычисляемых полей, как и для любых других, допускается сортировка, задание условий отбора и расчет итоговых значений.

Встроенные функции

В Access и VBA определено примерно 150 встроенных функций , которые можно использовать в вычисляемых полях и условиях отбора. Перечислим некоторые сгруппированные по назначению функции.

• Функции даты и времени . Используются при обработке дат и времени в полях и литералах. Возвращают дату и время полностью или частично (год, месяц, день), например, функция Date формирует текущую дату, функция Month выделяет месяц из значения поля, содержащего дату.
• Функции обработки текста . Используются при работе с символьными строками.
• Функции преобразования типа данных . Предоставляют возможность пользователю задавать тип данных для числовых значений, что позволяет избежать подбора наиболее подходящего типа данных системой.
• Математические и тригонометрические функции . Выполняют операции над числовыми значениями, которые невозможно выполнить с помощью стандартных арифметических операторов.
• Финансовые функции . Подобно функциям Excel, служат для расчета процента возврата по инвестициям, амортизационных отчислений, годовой ренты и т. п.
• Статистические функции . Используются при работе над полями подмножества записей для вычисления среднего значения, суммы, минимального, максимального значения.

Для записи выражения может быть использован построитель выражений, который вызывается кнопкой Построить панели инструментов.

Присвоение пользовательских имен вычисляемым полям

Пользователь имеет возможность присвоить новое имя вычисляемому полю, используя один из следующих способов:

1. Изменение имени поля в запросе. В режиме конструктора запроса в бланке запроса вместо Выражением введите новое имя.
2. Изменение подписи поля в свойствах поля. Установите курсор на вычисляемое поле в бланке запроса и откройте окно Свойства поля , щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню пункт Свойства . В окне Свойства поля на вкладке Общие введите нужный текст подписи в строку Подпись поля .

Значение поля по умолчанию из запроса в MS Access

У меня есть поле в таблице в MS Access, tblMyTable.SomeID, и я хочу установить значение по умолчанию в качестве предпочтения пользователя в tblUserPref.DefaultSomeID. Похоже, что я не могу установить значение по умолчанию для использования запроса в определении таблицы tblMyTable. У меня есть форма, где записи вводятся в tblMyTable. Я попытался установить значение поля по умолчанию в форме, но, похоже, оно тоже не принимает запрос. Поэтому, в качестве последнего средства, я пытаюсь сделать это с VBA. Я могу запросить значение, которое я хочу в VBA, но я не могу понять, к какому событию прикрепить код.

Я хочу запускать код всякий раз, когда в форме открывается новая пустая запись, прежде чем пользователь начнет вводить ее. Я не хочу запускать код при открытии или редактировании существующей записи. Однако, если код выполняется как для новых пустых записей, так и для существующих записей, я, вероятно, смогу обойти это. До сих пор все события, которые я пробовал на поле и на самой форме, не проходили тогда, когда я этого хотел. Может ли кто-нибудь подсказать, какое событие я должен использовать и на каком объекте?

Public Function InsertDefaultSomeID() As String

InsertDefaultSomeID = DLookup("DefaultSomeID", "tblUserPref", _
                              "UserID='" & CurrentUser & "'")

End Function

=InsertDefaultSomeID()

Private Sub Form_Current()

    On Error GoTo Proc_Err

    Dim rs As DAO.Recordset
    Dim fOpenedRS As Boolean

    If Me.NewRecord = True Then
        Set rs = CurrentDb.OpenRecordset("SELECT DefaultSomeID " _
        & "FROM tblUserPref WHERE UserID = " & getUserID())
        fOpenedRS = True
        rs.MoveFirst
        Me!txtPref.Value = rs!DefaultSomeID
    End If

Proc_Exit:
    If fOpenedRS = True Then
        rs.Close
    End If

    Set rs = Nothing

    Exit Sub

Proc_Err:
    MsgBox Err.Number & vbCrLf & Err.Description
    Err.Clear
    Resume Proc_Exit
End Sub

Private Sub Form_Current()
    If Me.NewRecord Then
        Me.f2 = "humbug"
    End If
End Sub

  общественный закрытый класс AccessCondition  

  тип AccessCondition = класс  

  Условие доступа открытого ненаследуемого класса  

 Нравится 'm *'
  Результат:  все значения, которые  начинаются с  с m

Как '* м *'
  Результат:  все значения, которые  содержат  м

Как "* м"
  Результат:  все значения, которые  заканчиваются на  на m

Как я?
  Результат:  все значения, которые начинаются с m и имеют длину 2 символа

Как 'm #'
  Результат:  все значения, начинающиеся с m и имеющие длину 2 символа, где вторым символом является число 

 Not Like "m *"
  Результат:  все значения, которые  не начинаются с  с m

Не как "* м *"
  Результат:  все значения, которые не содержат   м

Не как "* м"
  Результат:  все значения, которые  не заканчиваются  на m

Не нравится 'm?'
  Результат:  все значения длиной не 2 символа, начиная с m

Не нравится 'm #'
  Результат:  все значения длиной не два символа, начинающиеся с m, а вторым символом является число 

gcloud projects get-iam-policy  идентификатор проекта  --format = json>  путь к файлу 
 

  {
  "привязки": [
    {
      "members": [
        "пользователь: [email protected]"
      ],
      "роль": "роли / владелец"
    },
    {
      "members": [
        "пользователь: [email protected]"
      ],
      "роль": "роли / ям.securityReviewer "
    }
  ],
  "etag": "BwWKmjvelug =",
  «версия»: 1
}
  

  {
  "привязки": [
    {
      "members": [
        "пользователь: [email protected]"
      ],
      "роль": "роли / владелец"
    },
    {
      "members": [
        "пользователь: travis @ example.com "
      ],
      "роль": "роли / iam.securityReviewer",
        "condition": {
        "title": "Expires_July_1_2020",
        "description": "Срок действия истекает 1 июля 2020 г.",
        "выражение":
          "request.time <отметка времени ('2020-07-01T00: 00: 00.000Z')"
      } 
    }
  ],
  "etag": "BwWKmjvelug =",
    "версия": 3 
}  

gcloud projects set-iam-policy  идентификатор проекта   путь к файлу 
 

 POST https://cloudresourcemanager.googleapis.com/v1/projects/  PROJECT_ID : getIamPolicy 

{
  "параметры": {
    "requiredPolicyVersion":  POLICY_VERSION 
  }
}
 

 curl -X POST \ 
 -H "Авторизация: предъявитель" $ (gcloud auth application-default print-access-token) \ 
 -H "Content-Type: application / json; charset = utf-8" \ 
 -d @ request.json \ 
 "https://cloudresourcemanager.googleapis.com/v1/projects/  PROJECT_ID : getIamPolicy" 

 $ cred = gcloud auth application-default print-access-token 
 $ headers = @ {"Authorization" = "Bearer $ cred"} 
 Invoke-WebRequest `
 -Method POST` 
 -Headers $ headers `
 -ContentType: "application / json; charset = utf-8" `
 -InFile запрос.json `
 -Uri" https://cloudresourcemanager.googleapis.com/v1/projects/  PROJECT_ID : getIamPolicy "| Select-Object -Expand Content 
 

{
    "версия": 1 ,
  "etag": "BwWKmjvelug =",
  "привязки": [
    {
      "role": "роли / владелец",
      "members": [
        "пользователь: [email protected]"
      ]
    },
    {
      "роль": "роли / iam.securityReviewer",
      "members": [
        "пользователь: [email protected]"
      ]
    }
  ]
}
 

  {
    «версия»: 3 ,
  "etag": "BwWKmjvelug =",
  "привязки": [
    {
      "role": "роли / владелец",
      "members": [
        "пользователь: [email protected]"
      ]
    },
    {
      "роль": "роли / iam.securityReviewer",
      "members": [
        "пользователь: [email protected]"
      ],
        "condition": {
        "title": "Expires_July_1_2020",
        "description": "Срок действия истекает 1 июля 2020 г.",
        "выражение":
          "запрос.время <отметка времени ('2020-07-01T00: 00: 00.000Z') "
      } 
    }
  ]
}  

 POST https://cloudresourcemanager.googleapis.com/v1/projects/  PROJECT_ID : setIamPolicy 

{
  "политика": {
    «версия»: 3,
    "etag": "BwWKmjvelug =",
    "привязки": [
      {
        "role": "роли / владелец",
        "members": [
          "пользователь: [email protected]"
        ]
      },
      {
        "роль": "роли / ям.securityReviewer ",
        "members": [
          "пользователь: [email protected]"
        ],
        "состояние": {
          "title": "Expires_July_1_2020",
          "description": "Срок действия истекает 1 июля 2020 г.",
          "выражение":
            "request.time <отметка времени ('2020-07-01T00: 00: 00.000Z')"
        }
      }
    ]
  }
}
 

 curl -X POST \ 
 -H "Авторизация: предъявитель" $ (gcloud auth application-default print-access-token) \ 
 -H "Content-Type: application / json; charset = utf-8" \ 
 -d @ request.json \ 
 "https://cloudresourcemanager.googleapis.com/v1/projects/  PROJECT_ID : setIamPolicy" 

 $ cred = gcloud auth application-default print-access-token 
 $ headers = @ {"Authorization" = "Bearer $ cred"} 
 Invoke-WebRequest `
 -Method POST` 
 -Headers $ headers `
 -ContentType: "application / json; charset = utf-8" `
 -InFile запрос.json `
 -Uri" https://cloudresourcemanager.googleapis.com/v1/projects/  PROJECT_ID : setIamPolicy "| Select-Object -Expand Content 
 

gcloud projects get-iam-policy  идентификатор проекта  --format = json>  путь к файлу 
 

  {
  "привязки": [
    {
      "members": [
        "пользователь: владелец проекта @ пример.com "
      ],
      "роль": "роли / владелец"
    },
    {
      "members": [
        "пользователь: [email protected]"
      ],
      "роль": "роли / bigquery.dataViewer"
    }
  ],
  "etag": "BwWKmjvelug =",
  «версия»: 1
}
  

  {
  "привязки": [
    {
      "members": [
        "пользователь: владелец проекта @ пример.com "
      ],
      "роль": "роли / владелец"
    },
    {
      "members": [
        "пользователь: [email protected]"
      ],
      "роль": "роли / bigquery.dataViewer",
        "condition": {
        "title": "Рабочие_часы",
        "description": "Время работы с понедельника по пятницу",
        "выражение": "request.time.getHours ('Европа / Берлин')> = 9 && request.time.getHours ('Европа / Берлин') <= 17 && request.time.getDayOfWeek ('Европа / Берлин')> = 1 && request.time.getDayOfWeek ('Европа / Берлин') <= 5 "
      } 
    }
  ],
  "etag": "BwWKmjvelug =",
    "версия": 3 
}  

gcloud projects set-iam-policy  идентификатор проекта   путь к файлу 
 

 POST https://cloudresourcemanager.googleapis.com/v1/projects/  PROJECT_ID : getIamPolicy 

{
  "параметры": {
    "requiredPolicyVersion":  POLICY_VERSION 
  }
}
 

 curl -X POST \ 
 -H "Авторизация: предъявитель" $ (gcloud auth application-default print-access-token) \ 
 -H "Content-Type: application / json; charset = utf-8" \ 
 -d @ request.json \ 
 "https://cloudresourcemanager.googleapis.com/v1/projects/  PROJECT_ID : getIamPolicy" 

 $ cred = gcloud auth application-default print-access-token 
 $ headers = @ {"Authorization" = "Bearer $ cred"} 
 Invoke-WebRequest `
 -Method POST` 
 -Headers $ headers `
 -ContentType: "application / json; charset = utf-8" `
 -InFile запрос.json `
 -Uri" https://cloudresourcemanager.googleapis.com/v1/projects/  PROJECT_ID : getIamPolicy "| Select-Object -Expand Content 
 

{
    "версия": 1 ,
  "etag": "BwWKmjvelug =",
  "привязки": [
    {
      "role": "роли / владелец",
      "members": [
        "пользователь: [email protected]"
      ]
    },
    {
      "роль": "роли / bigquery.dataViewer",
      "members": [
        "пользователь: [email protected]"
      ]
    }
  ]
}
 

  {
  "etag": "BwWKmjvelug =",
    "версия": 3, 
  "привязки": [
    {
      "role": "роли / владелец",
      "members": [
        "пользователь: [email protected]"
      ]
    },
    {
      "роль": "роли / bigquery.dataViewer",
      "members": [
        "пользователь: [email protected]"
      ],
        "condition": {
        "title": "Рабочие_часы",
        "description": "Время работы с понедельника по пятницу",
        "выражение":
          "запрос.time.getHours ('Европа / Берлин')> = 9 &&
          request.time.getHours ('Европа / Берлин') <= 17 &&
          request.time.getDayOfWeek ('Европа / Берлин')> = 1 &&
          request.time.getDayOfWeek ('Европа / Берлин') <= 5 "
      } 
    }
  ]
}  

 POST https://cloudresourcemanager.googleapis.com/v1/projects/  PROJECT_ID : setIamPolicy 

{
  "политика": {
    "etag": "BwWKmjvelug =",
    «версия»: 3,
    "привязки": [
      {
        "role": "роли / владелец",
        "members": [
          "пользователь: [email protected]"
        ]
      },
      {
        "роль": "роли / большой запрос.dataViewer ",
        "members": [
          "пользователь: [email protected]"
        ],
        "состояние": {
          "title": "Рабочие_часы",
          "description": "Время работы с понедельника по пятницу",
          "выражение": "request.time.getHours ('Европа / Берлин')> = 9 && request.time.getHours ('Европа / Берлин') <= 17 && request.time.getDayOfWeek ('Европа / Берлин')> = 1 && request.time.getDayOfWeek ('Европа / Берлин') <= 5 "
        }
      }
    ]
  }
}
 

 curl -X POST \ 
 -H "Авторизация: предъявитель" $ (gcloud auth application-default print-access-token) \ 
 -H "Content-Type: application / json; charset = utf-8" \ 
 -d @ request.json \ 
 "https://cloudresourcemanager.googleapis.com/v1/projects/  PROJECT_ID : setIamPolicy" 

 $ cred = gcloud auth application-default print-access-token 
 $ headers = @ {"Authorization" = "Bearer $ cred"} 
 Invoke-WebRequest `
 -Method POST` 
 -Headers $ headers `
 -ContentType: "application / json; charset = utf-8" `
 -InFile запрос.json `
 -Uri" https://cloudresourcemanager.googleapis.com/v1/projects/  PROJECT_ID : setIamPolicy "| Select-Object -Expand Content