Как назвать папку с документами: Названия папок. Избавь свою жизнь от хлама!

Содержание

Названия папок. Избавь свою жизнь от хлама!

Названия папок

На первый взгляд может показаться, что компьютеры — это лишь дорогие ящики для управления электронной почтой или для интернет-шопинга. Разумеется, это далеко не так. Компьютеры — мощные инструменты, помогающие экономить время и обрабатывать информацию гораздо быстрее, чем это удавалось в прежние времена целым коллективам вручную. Впрочем, это не мешает компьютерам подчас превращаться в непроходимые лабиринты файлов и папок, где поиск нужного файла или папки становится настоящей пыткой.

Если представлять компьютер как виртуальный шкаф или стеллаж для хранения документов, то на основе данной модели можно организовать хранение и поиск цифровых данных в компьютере. То, что файлы и папки представляют собой цифровые данные, а не бумажные, — единственное различие между бумажным и цифровым способом хранения информации. Во всем остальном файл — это файл.

Возможно, что вы еще не читали главу 4 и не претворяли приведенные в ней рекомендации в жизнь. Возможно, что у вас до?ма нет обычного шкафа или стеллажа для документов (либо такой шкаф или стеллаж есть, но вы используете его не по прямому назначению). Возможно даже, что у вас нет ни одной папки для хранения документов и все ваши бумаги лежат в одной большой куче, то есть разложены стопками на столе; причем в этом хаосе никто, кроме вас, разобраться не в состоянии. В таком случае, после того как вы ознакомитесь с материалом данной главы и воплотите в жизнь приведенные рекомендации, организационная структура вашего компьютера может послужить образцом для наведения порядка в бумагах.

Чтобы начать систематизировать компьютерные файлы, пожалуйста, подойдите к своему компьютеру прямо сейчас. Убедитесь, что он включен и на его мониторе отображается рабочий стол. На жестком диске уже должна быть папка под названием либо «Документы», либо «Мои документы». Пожалуйста, найдите ее прямо сейчас. Если по какой-либо причине на жестком диске вашего компьютера нет подобной папки, создайте ее прямо сейчас и назовите «Документы».

Она станет вашей корневой, базовой папкой для всех документов и личных файлов. Под личными файлами я подразумеваю все данные или документы, которые вы будете загружать, а также создавать, хранить или изменять. Помните, что вы не можете изменять автономные программные приложения, или программы, которые также хранятся на жестком диске, обычно в одноименной папке, например Quicken, Intuit или Microsoft Office. Если только вы не программист, вам не следует открывать папки приложений, чтобы внести изменения, переместить или удалить какой-либо из файлов. Файлы с совершенно безобидными, на первый взгляд, названиями могут оказаться важнейшими фрагментами кода, бездумные манипуляции с которыми необратимо нарушат способность программы выполнять свои функции. Что же касается папок, содержащих приложения или другие элементы программного обеспечения, то необходимо зарубить себе на носу: в случае малейших сомнений прячьте руки за спину.

Есть у вас дома реальный шкаф для хранения документов или нет, представьте, что ваша папка «Документы» и есть такой виртуальный шкаф. В отличие от реального, в виртуальном шкафу нет выдвижных ящиков или полок, которые служили бы основой для структуры, — только папки. Итак, нам нужно создать главные папки, соответствующие самому высокому уровню (самым общим категориям) в нашей структуре, например «Финансы», или «Корреспонденция», или «Обустройство дома». Затем внутри каждой из таких папок мы создадим вложенные папки более конкретного назначения. Например, в папке «Корреспонденция» можно создать папки под названиями «Кредиторы», «Семья», «Друзья»…

Общее правило создания папок и присвоения им названий таково: наименования всегда должны быть достаточно конкретными для того, чтобы о содержимом мог догадаться любой человек (необязательно только вы), но не настолько специализированными, чтобы папка содержала лишь один файл.

Ниже приведен перечень главных папок на моем компьютере. Я привожу этот перечень для того, чтобы проиллюстрировать взаимосвязь этих папок в их общей иерархии.

Документы

• VirgoMan.

• Книги в работе.

• Медицина и здоровье.

• Корреспонденция, личная.

• Корреспонденция, профессиональная.

• Финансы.

• Сад и огород.

• Аспирантура.

• Канцтовары.

• Руководства пользователя.

• Фотографии.

• Рецепты.

• Путешествия.

Здесь важно отметить два момента. Во-первых, вы наверняка обратили внимание, что главные папки перечислены не в алфавитном порядке. Это объясняется тем, что я вставил пробел (или несколько пробелов) перед названиями некоторых главных папок, чтобы компьютер поместил их на самом верху списка. Поскольку компьютер упорядочивает названия папок строго в алфавитной последовательности, названия, начинающиеся с пробела (или нескольких пробелов), автоматически выносятся в начало списка. Эта особенность оказалась весьма полезной для меня, поскольку название моей компании начинается с буквы «V», но мне хотелось бы иметь возможность обращаться к этим папкам часто и быстро. Перемещение названий этих папок в начало списка означает, что мне не придется каждый раз «прокручивать» этот список сверху донизу в поисках нужной папки. Этот совет поможет и вам «заставить» часто используемые папки подняться в верхнюю часть списка.

Во-вторых, многие из этих главных папок содержат вложенные папки, что позволяет мне создавать еще более узконаправленные группы файлов. В частности, главные папки включают в себя следующие дополнительные.

Документы

• VirgoMan (главная папка).

? Файлы клиентов (с вложенными папками):

— VM иллюстрации;

— VM биографии, резюме и фотографии;

— VM контракты;

— VM подарочные сертификаты;

— VM связи с общественностью;

— VM тренинги и семинары.

Если опуститься еще на один уровень, структура выглядит так.

Документы

• VirgoMan.

? Файлы клиентов:

— Бекка и Кэрол;

— Патти и Нина;

— Айрис;

— Неактивные клиенты.

Если же опуститься еще на один уровень, мы обнаружим следующие вложенные папки.

Документы

• VirgoMan.

? Файлы клиентов:

— Бекка и Кэрол;

— Патти и Нина;

— Айрис;

— неактивные клиенты:

— Аманда Бейкер;

— Марк Хоппер;

— Ричард Нельсон.

Воспользовавшись вышеприведенной иллюстрацией в качестве ориентира, приступайте к составлению списка главных папок, которые у вас уже есть или которые планируете создать в папке «Документы».

Документы

___________________________________________

___________________________________________

Великолепно! А теперь укажите вложенные папки для каждой из своих главных папок.

(Главная папка из приведенного выше списка)

___________________________________________

___________________________________________

Теперь вы можете либо скопировать приведенный выше список и рассматривать его как упражнение, либо после составления своего списка использовать его в качестве шаблона для создания папок на своем компьютере. В результате вам придется сделать именно это. Данное упражнение призвано настроить вас именно на такой способ мышления (мыслить категориями иерархической системы папок) и предоставить вам некую визуальную схему, с которой можно экспериментировать и изменять ее без каких-либо последствий.

Нередко у малоопытных пользователей, вероятно, под влиянием кино и телевидения формируются ложные представления о быстродействии компьютера. Но рассчитывать на молниеносность вычислительных процессов у нас ничуть не больше оснований, чем ждать молниеносного завершения какого-нибудь сложного судебного разбирательства, которое только в кино бывает скорым и эффектным. Не позволяйте средствам массовой информации или популярным развлекательным программам вводить вас в заблуждение. Учитывая сказанное, сортировку и поиск требуемой информации на вашем компьютере можно выполнить гораздо быстрее, если все организовано надлежащим образом. Задача сортировки и поиска данных существенно затрудняется, если вам приходится просматривать сотни документов, названия которых совершенно не отражают их сути.

Создайте столько иерархических уровней, сколько считаете нужным. Так или иначе ваша иерархическая система папок должна как можно точнее отражать структуру документов. В любом случае нужно позаботиться о том, чтобы, с одной стороны, в каждой из папок не было слишком много разнородных по содержанию документов и, с другой — чтобы среди папок не оказалось таких, где лишь по одному документу. В последнем случае для одиночных файлов всегда можно подобрать наиболее подходящее место среди уже существующих папок. Впрочем, если какой-либо из одиночных файлов вы не знаете, куда поместить, не остается ничего другого, как примириться с существованием папки, содержащей единственный файл, в надежде, что в будущем у него появятся компаньоны.

Обратите внимание: до сих пор мы еще ничего не изменили на жестком диске компьютера. Все, что мы к этому моменту сделали, было лишь подготовительной работой к сортировке и организации файлов на жестком диске.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Учет и хранение документов компании. Часть 2.

Дата публикации: Август 2009г.

Рекомендации по организации хранения.

Если у Вас небольшая компания и ведением бухгалтерского учета и кадрового делопроизводства занимается бухгалтер, то обычно все это хранится у него в каморке. Но даже в этом случае мы советуем иметь представление о том, что, где и как храниться – тогда, даже в случае увольнения бухгалтера, у Вас не возникнет проблем с поиском нужных документов.

Если же штатного бухгалтера нет, то упорядочив систему сбора и хранения документов, Вы облегчите себе дальнейшую жизнь и не будете тратить на поиски нужных документов свое время.

Учредительные документы.

Такие документы рекомендуем хранить в надежном месте (например, в сейфе), при этом целесообразно иметь в запасе по несколько нотариально заверенных копий каждого из них, чтобы в случае необходимости (например, по запросу контрагента) не бежать в очередной раз к нотариусу. Очень удобно. Ну и как вариант, нет необходимости хранить оригиналы документов в офисе, вполне будет достаточно – даже для проверяющих органов, нотариально заверенных копий. Оригиналы, по запросу, можно будет предоставить позднее, обычно этот срок составляет 5-10 дней. Такие документы вполне можно собрать в одну папку формата А4 с вложенными прозрачными файлами, упорядочив их в хронологическом порядке, например - учредительный договор, далее устав, свидетельство о регистрации и так далее.

Договора.

Можно - в алфавитном порядке (по наименованию контрагента), можно по их видам - аренды, поставки, продажи, займов и так далее, а можно – по номерам. Не важно, как именно, главное найти вариант, с которым Вам будет удобно работать с документами. Обычные папки с разделителями легко справятся с этой задачей.

Внешние и внутренние первичные учетные документы.

Накладные, акты, счета-фактуры, инвентарные карточки основных средств, требования-накладные на списание ТМЦ, акты инвентаризации, ввода в эксплуатацию, формы КС-2 и КС-3, путевые листы, и все прочее многообразие финансового и бухгалтерского документооборота компании. Мы рекомендуем хранить их, разделяя по видам, в хронологическом порядке. При больших объемах документации - по месяцам с формированием реестров, с указанием номера, даты и суммы документа. Если законодательство не требует специального оформления, то для таких документов также вполне подойдут картонные папки и разделители к ним. Например, удобно завести отдельные папки для приходных и расходных накладных, подшивая их в хронологическом порядке по датам и по номерам. Тоже касается актов выполненных работ или оказанных услуг. Счета-фактуры, являясь основным документом налогового учета НДС, хранить отдельно в соответствии с журналом учета полученных и выданных счетов фактур также по мере выставления их покупателям или получения от поставщиков. Кроме этого, на документах, по которым нужно получить дополнительную информации или бумажку (например, доверенность на получение ТМЦ) или внести исправления, советуем использовать клеевые закладки – по ним легко будет определить, какой именно документ требует доработки.

Банковские документы.

В тех же картонных папках, в разрезе по счетам и банкам – если расчетных счетов несколько, также в хронологическом порядке. К выписке из банка подшиваются платежные документы и документы – основания для платежа (счета) за операционный день. Если Вы используете в работе систему банк-клиент, то распечатывать выписки каждый день не обязательно - можно сделать это один раз за период, например, за месяц. В этом случае счета можно подшивать в отдельную папочку – «оплаченные счета». Следует иметь ввиду, что в разных банках разные условия – в одних выписки доступны в течение всего срока действия договора по использованию электронной системы платежей, в других этот срок может быть ограничен. И тогда Вам придется запрашивать бумажные копии, а такая услуга банка может стоить денег. Внимательно изучите договор на подключение системы при его подписании и тарифы банка. При наличии валютных счетов у Вас будут еще дополнительные документы для валютного контроля – справки-подтверждения выполненных работ/услуг, паспорта сделок, справки о валютных операциях. Их также желательно хранить в разрезе контрактов/контрагентов либо номеров паспортов сделок, с приложением копий документов, особенно при больших объемах – заведите отдельные папки.

Документы по учету труда и заработной платы.

К документам по личному составу (личные дела, приказы, трудовые договора, личные карточки) нужно отнестись с особым трепетом и вниманием. Если в компании есть отдельный человек, на которого возложены обязанности ведения кадрового делопроизводства, то он и должен организовать правильное оформление и обеспечить сохранность документов. Очень удобны в использовании запирающиеся металлические шкафы. Если же документооборот совсем невелик, можно обойтись использованием того же сейфа, или в крайнем случае – обычным запирающимся шкафом. Почему запирающимся? Во-первых, данные о сотрудниках относятся к персональным данным, и работодатель несет ответственность за разглашение личной информации в соответствии с ФЗ «О защите персональных данных». С другой – Вашим сотрудникам не обязательно знать заработную плату и прочую информацию о других. В-третьих – хоть как-то можно обеспечить сохранность. Уж очень проблематично их восстановление, особенно это касается трудовых книжек. Их хранению следует уделить особое внимание. В настоящее время существует законодательно установленные «Правила по учету и хранению трудовых книжек» (постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225), в соответствии с которыми на предприятии учет ТК осуществляется в:

  • Приходно-расходной книге по учету бланков ТК и вкладыша в нее
  • Книге учета движения ТК и вкладышей в них

Документы по охране труда и технике безопасности.

Вот эти документы советуем иметь всегда под рукой, а лучше всего – на видном месте в организации, например, на ресепшн. Инструкцию по технике безопасности - на стене около каждого рабочего места. Организуйте так называемый «уголок по охране труда» при входе, развесьте таблички «запасной выход» и мини-огнетушители по офису – наглядная демонстрация серьезного подхода к охране труда в организации для любого проверяющего. Естественно, что для полного и правильного обеспечения мер  по охране труда, технике и пожарной безопасности потребуется гораздо бОльший бюджет и временные затраты, однако и собственными небольшими усилиями можно минимизировать риски штрафов и привлечения к административной ответственности.


Кассовые документы.

Все операции, связанные с движением наличных денежных средств, должны отражаться в кассовой книге.  Кассовая книга должна быть прошнурована и пронумерована и скреплена подписью руководителя и главного бухгалтера и печатью организации. Кстати. Для сшивания документов (особенно если их не много) совсем не обязательно покупать дорогостоящие наборы в канцелярских магазинах – используйте обычную нитку плюс иголку,  результат получается тот же. Тем, кто ведет кассовую книгу в электронном виде, советуем распечатывать ее по мере необходимости. Если операций по кассе немного – раз в год, полугодие или квартал.  У кого большие обороты по кассе – раз в месяц, а у кого-то может быть и стопка документов за один день. Иногда оформлять книгу в печатном  виде приходится в связи с проверкой обслуживающего банка соблюдения кассовой дисциплины. На каждую операцию составляются приходные или расходные кассовые ордера. Расходные и приходные кассовые документы подшиваются вместе с отчетом кассира каждый день в хронологическом порядке с приложением документов, связанных с операцией, например, расчетной ведомостью по выплате зарплаты. При наличии ККТ необходимо каждый день снимать показания счетчика, вести журнал кассира-операциониста, а также составлять отчет по установленной форме. Более подробно с порядком ведения кассовых операций и их документальным оформлением можно ознакомиться в официальном документе ЦБ России  №40 «Порядок ведения кассовых операций в РФ». Напомним, что требования к хранению кассовых документов такие же, как и по прочим бухгалтерским документам – пять лет.

Бланки строгой отчетности.

Применение БСО регламентируется на сегодняшний день Постановлением Правительства РФ «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и/или расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ» от 06.05.2008 года № 359. В указанном документе содержатся основные требования к БСО, их виды, порядок применения, заполнения, учета и хранения. Поступление и списание таких документов осуществляется в специальной книге учета БСО, а хранение – в металлических шкафах или сейфах.

Отчетность.

Бухгалтерскую и налоговую отчетность, отчетность в фонды и статистику, с отметками о ее принятии, советуем подшивать отдельно по отчетным периодам (кварталы, года).

Переписка.

Разделите на входящую и исходящую корреспонденции, заведите журнал регистрации, может быть даже в электронном виде, подшивайте бумажные документы в хронологическом порядке. Назначьте человека, ответственного за ведение переписки и делопроизводства. Все это впоследствии поможет в случае необходимости найти любой документ, адресованный компании или ушедший из нее.

Место хранения документов

Что касается места хранения документов, то Вы можете организовать хранение документов как у себя в офисе, оборудовав при  этом специальное помещение или просто выделив место в запирающихся шкафах или стеллажах, так и сдать документацию на хранение в государственный или частный архив. Документы, которые не уже используются в работе, по истечении какого-то периода (месяца, квартала или года) складываем в архивные короба или коробки. При этом обязательно сделайте на них пометку – какие именно документы и за какой период хранятся. Меньше времени потратите потом на поиски.

Маленький совет – с самого начала не допускайте бумажного бардака в компании, особенно в бухгалтерии, требуйте порядка!

И последнее. Если Вы не знаете, нужен Вам или нет какой-либо документ, или Вы не знаете что с ним делать – не выбрасывайте его, заведите папку «Разное» - вполне вероятно, именно он нам пригодится в самый ответственный момент

С другой стороны, в компнании бывают документы, которые хранить нельзя, но сразу и уничтожить невозможно. Такие документы надо держать отдельно от всех остальных, чтобы была возможность быстро сделать с ними то, что необходимо. Надо взять за правила папку с такими документами периодически проверять и уничтожать все, что уже не нужно.

В данной статье мы попробовали дать Вам общее представление о количестве документов, их видах и способах организации  хранения. Вы можете найти и другие варианты, отличающиеся от того, что было предложено.

Если у Вас возникли какие - то вопросы в процессе организации или классификации тех или иных документов, Вы можете задать нам любые уточняющие вопросы или обратиться к нам за помощью. Если мы упустили из виду какие-то документы, порядок формирования, учета и хранения которых, на Ваш взгляд важны,  присылайте Ваши комментарии и пожелания – мы обязательно их учтем. А для наших клиентов, по желанию и в соответствии с условиями договора, после первой сдачи отчетности в рамках сотрудничества, мы предоставляем единовременную бесплатную услугу по подготовке  и оформлению всей необходимой документации в соответствии с законодательством РФ и настоящими рекомендациями.

Структура базы документов «Служба управления персоналом» для сотрудников


Коллеги!
Создаём базу документов (файлообменник) "Служба управления персоналом" для пользования сотрудников в случае, когда им необходимо будет найти бланк документа (заявления, приказа), электронный вид своего трудового договора, регламентирующие документы, а руководителям - найти документы по кому-то из сотрудников, те же регламенты и прочее.

3 крупные папки:
- кадровые документы
- организациооно-распорядительные документы
- охрана труда
(пример во вложении)

не позволяют хорошо ориентироваться в поиске необходимых документов, потому как у каждого своё понимание и "кадровых" и "орг.-распорядительных" документов.

Возможно, у вас есть успешный опыт в этом вопросе =)
Всё, что мне нужно - ЭТО ПРАВИЛЬНО (ВСЕМ ПОНЯТНО) НАЗВАТЬ ПАПКИ И СЛОЖИТЬ В ПОНЯТНУЮ КАЖДОМУ СТРУКТУРУ, чтобы легко ориентироваться.

Какие названия папок используются у вас?
Спасибо заранее за ответы.



Комментарии


а можно вопрос? вот вы собираетесь выкладывать инфу по сотрудникам (ТД и все остальное), а что у вас у каждого сотрудника будет свой пароль? в противном случае вы нарушаете закон.
у меня был такой опыт. мы делали следующим образом: была создана страничка для сотрудников (с паролями доступа на эту страницу), сформированы папки по отделам, в которых выкладывались общие (т.е. доступ для всех) документы, а также были пароли отдельные для специалистов по отделам и доступ к докам (которые можно было смотреть не всем). т.о. пвтр и все положения, бланки всех-всех заявлений и инструкции к заполнению - были доступны любому. все остальное выдавалось по письменному заявлению лично в руки

Натаlie Питерская


Ну вот!!!!!!!!!!!!!! Опять не успела!!! Вы опять знали!!! Молли! вы просто ураган по скорости. Я за вами не успеваю.

Натаlie Питерская


Конечно, не специально. Эт я уже не такая быстрая; -)

Натаlie Питерская


Ничего не поняла.
Электронный вид трудового договора работника? И как вы будете делать отдельный доступ этому работнику к этому договору? Либо я дура, либо....

Натаlie Питерская


Сама знаю!

ЗаиЦ


А зачем сотруднику "электронный вид своего трудового договора", а руководителю "документы по кому-то из сотрудников"??? Это вообще, что за документы такие?

А что будет в папке "охрана труда"?

А почему этот файлообменник называется "Служба управления персоналом"?


Это они видимо задумали SharePoint сделать

ЗаиЦ


не, идею уловил, у нас что-то похожее есть на корпоративном портале. ..
ну там бланки всякие, образцы заполнения их же...
Опять же заявки разнообразные...

Но при чём тут "Служба управления персоналом" и чего они на общее обсуждение выложить хотят????!!!


ерунду, конечно, сморозил автор, но видимо, просто по не знанию

ЗаиЦ


мало того, что сморозил, так ещё и свалил тут же...

Натаlie Питерская


И вот абсолютно нефиг повозражать.

ЗаиЦ


ок...
запишу себе...))))

"и чего они на общее обсуждение выложить хотят????!!!"

это откуда вообще? =))))))))))))))

ЗаиЦ


"а руководителям - найти документы по кому-то из сотрудников"

отсюда.

Натаlie Питерская


Будут второй Консультант делать; -)

ЗаиЦ


...и потом продавать))))

Натаlie Питерская


Ну а то! Зачем иначе создавать то?????

ЗаиЦ


ишь, хитрые. ..)))

Натаlie Питерская


Ага... Очень. И тема важная: Названия папочек в электронном обменнике!!!!!!!!!

ЗаиЦ


с этого момента подробней...

Документы, содержащие персональные данные работников, не хранить в таком обменнике! А вот папки такие можно сформировать: 1. Шаблоны документов (вообще всех), 2. Положения подразделений/систем (туда об охране труда разместить), ПВТР.

Натаlie Питерская


На кой?
Положения - можно. Общий документ. А шаблоны ВСЕХ. Это чего???? Я вот, поди, за всю работу ни одним "шаблоном" не пользовалась.

Да, например, шаблон заявления работника на что-нибудь. Кадровики жалают, чтоб к ним работник пришел уже с готовым заявлением на получение копии трудовой, например. Я так поняла идею автора.

Натаlie Питерская


На что (нибудь)?

Натали, спросите у автора темы об этом. Я так поняла ее потребность. И пример привела выше. Не цепляйтесь. Хорошего дня!

необязательно шаблоны на заявы о приеме/увольнении/отпуске у них могут быть свои какие-нить внутренние программы, например, по дисциплине или адаптации, или оценки

ЗаиЦ


ну да. .
недочитал шуструю...)))

Натаlie Питерская


О приеме пишут, когда еще доступа к общим документам нет. И какой там шаблон??? Это ЛИЧНЫЕ ЗАЯВЛЕНИЯ. Программы по дисциплине - это что?

разные варианты, что-то типа, позитивной дисциплины, т.е. там не шаблоны на штрафы, а различные ступени косяков и ну и, конечно, их исправление. вообще я несколько вариантов слышала от коллег

Натаlie Питерская


Кондуит?

но только очень красивый и грамотно завуалированный

Натаlie Питерская


Понятно. Прикольно. Не... Обменник великая вещь, туда много нужного можно наспихивать, если оно существует; -)

несколько юр лиц - не редкость. возможны переходы/увольнения/приёмы без перевода. Тогда заявл о приёме понадобится.

Натаlie Питерская


Очень плохо, когда маленьких детей сажают за компьютер!!!!

ЗаиЦ


типа, как писать заявление на отпуск. .. и т.д...
про эти шаблоны-то)

Натаlie Питерская


Вот и я об этом. Личное заявление - эт шаблон что ли. Ну ежели даже хотят, чтобы он был. Так их много что ли???

ЗаиЦ


отпуск, отпуск за свой счёт, увольнение, увольнение в порядке перевода, перевод, заява на мобилу, заява на аванс и т.д. и т.п.
Мало ли у кого сколько бывает...

Натаlie Питерская


Если отпуск ежегодный - то он по графику, без заявы; -)
Ага. .. ага... действительно: мало ли у кого сколько бывает... Дык... Ну лежит в обменнике папка: Шаблоны заяв. ну и кидай туда всего. В чем суть-то темы???????????

ЗаиЦ


я что ль писал иё?????

Натаlie Питерская


Ну ты ж умный!!!!!!

суть темы, что "ну и кидай туда всего" - это не наш вариант. нам ближе чёткая структура и порядок в документ, чтобы минимальным количеством кликов пользователь мог найти нужный ему документ.

Помню, в одном крупном банке мне самой приходилось составлять в эл.виде приказ (по своему направлению деятельности) и пересылать в управделами (канцелярию), они лишь присваивали номер, делали рассылку для согласования и хранили в определенном месте электронного хранилища. Так вот форму приказа (или шаблон) я тогда с удовольствием взяла бы в таком корпоративном обменнике.

Натаlie Питерская


Ниче не поняла.
Ну вы делали проект приказа, допустим (потому: может там какие спец. термины были и т.д.), ну вы им этот проект по электронке отправили (или по обменнику) и че? Ну так это обыкновенный обменник. Тема-то эта о чем????? О названиях папочек в обменнике?????????????

Я Вам, Натали, ответила на пост о том, зачем рекомендую автору одну из папок назвать "Шаблоны". И привела пример из своего опыта. Был бы такой обменник с шаблонами приказов, быстрее б моя работа делалась, а мне приходилось самой этот приказ сочинять. А Вы, молодец, что никада никами шаблонами не пользовались. Но не все такие умные работники бывают, чаще лучше им предложить готовые шаблоны. ИМХО

Натаlie Питерская


Да я уже поняла, поняла. .. Не все конечно, но поняла.. Спасибо.

А может, мне приятно поговорить с умным собеседником! Не прощаюсь...:-)))

Натаlie Питерская


Взаимно; -)

Процедуры увольнения и приёма на работу сотрудника таким образом можно сделать независимым от наличия на рабочем месте и занятости менеджера по персоналу - дав такие права руководителям структурных подразделений, которые просто с кадрами знакомы постольку поскольку, не очень хорошо ориентируются в КДП, но если им при этом создать интуитивно понятную базу - они справляются =) Сама была удивлена =) Открыла доступ, написала инструкции на время моего отпуска - так один рук-ль даже реестры нашёл и заполнил - хотя реестры я сама заполняю раз в месяц =))) Так что надежда есть =)

Натаlie Питерская


Интуитивно понятную базу?
Иногда очень неплохо изъясняться простым, доступным самому себе языком. Особенно, когда хочешь что-то донести до других. Начиная от темы, заканчивая простым комментарием; -)
"Дав такие права руководителям структурных подразделений"
"Они справляются"
"САМА была удивлена"
Афигеть.

Натаlie Питерская


Реестры заполнил? А что, простите, у вас называется "реестры"?

Все, что касается персональных данных сотрудников, Вы не имеете право держать в общем доступе. ..
А для прочих документов можно сделать реестр и журнал, в котором сотрудники будут расписываться...

Что Вы накинулись? Имеет же право сотрудник посмотреть ПВТР, если забыл что там? Или какой-нибудь приказ о выходе на субботник))))


угумс =) реестров и журналов достаточно - это больше для меня и для компании.
хочется ещё сделать удобно и для всех сотрудников =)
Персональные данные не собираемся держать в общем доступе. Права доступа устанавливаются мной, в том числе временные.
Спасибо за защиту меня =)))) просто тем, кто накинулся, нее приходилось сталкиваться с этими ситуациями в жизни. Да и хлебом не корми - дай пофлудить)))

хоть обсоздавайся папок со структурами по отделам и общие, а всё равно любое заявление или бланк будут к вам приходить заполнять под диктовку. каждый год выкладвываю во внутр. сеть образцы заявлений и потом с каждым заполняем как в первом классе. а если выложить инструкции, договоры и т.д., то скопируют и перешлют куда-нить, но "испаганят" точно)))

а если филиалов куча? они ж к вам не придут)))
да просто хочется, чтобы кадровики в филиалах вели все доки так, как в центральном офисе

почитали б правила - что флудить в профессиональных сообществах низя =)))))

а почему вы решили, что я развожу флуд? я общаюсь с человеком на тему, в чем проблема?
вы прежде, чем всех называть злыми - проясняйте ситуацию, отвечайте на вопросы - и люди потянутся. вам помочь хотели, а вы.....

вы в моей теме общаетесь с человеком =) создайте свою - в чём дело? =)))

23.09.2009 13:22 |
molli

ерунду, конечно, сморозил автор, но видимо, просто по не знанию

это вы называете "Помочь хотели"?????????????????


по вашей логике: общаться в теме можно только с автором - железно, нечего сказать))))

общаться в ТЕМЕ верно только по ТЕМЕ - причём филиалы? =)))

Staff


Разве это флуд, комментарии очень даже по теме

В Вашей теме, как никогда, все по правилам сайта

Натаlie Питерская


Так. .. Вот лично я про это и написала: тема-флуд в профессиональном сообществе.

вот кадровики и пусть занимаются, вопрос был про "пользование сотрудников"

эх! "построить" кдп в филиале тоже ведь надо)

Staff


Абсолютно правы, такая же ерунда, два года существует внутренний сайт, на котором создан раздел "Альбом форм Службы персонала", сто раз рассылалась во все подразделения информация с адресной строкой, и все эти два года пишем под диктовку в кабинете Службы персонала, причем, говорю не о рабочих - об ИТР

точно, мне особенно странно, когда приходят начальники отделов и просят положение об отделе, хотя у каждогов сети лежит и много чего интересного ещё лежит))))

по названию "Альбом. .." мало кто пойдёт искать формы. Вот в этом и соль - ПРАВИЛЬНО НАЗВАТЬ, ЧТОБЫ БЫЛО ИНТУИТИВНО ПОНЯТНО!!!! об этом же ж и толкую!

....задумалась о "скопируют и перешлют куда-нить, но "испаганят" точно)))"
да, вернее и самим сотрудникам закрыть доступ к своему ТД в электронном виде - чтобы избежать возможных манипуляций. Оставим доступ только сотрудникам службы управления персоналом. Спасибо!

не надо ничего открывать, у них второй экземпляр ТД лежит в столе, можете щас пойти и убедиться, а в электронном виде только вам проблем создаст, будут придираться и юристами своими грозить, оставьте только образцы заявлений на отпуск, вычеты и т. п.

23.09.2009 13:19 |
Интересно
Документы, содержащие персональные данные работников, не хранить в таком обменнике! А вот папки такие можно сформировать: 1. Шаблоны документов (вообще всех), 2. Положения подразделений/систем (туда об охране труда разместить), ПВТР.

23.09.2009 13:46 |
Интересно
Натали, спросите у автора темы об этом. Я так поняла ее потребность. И пример привела выше. Не цепляйтесь. Хорошего дня!

ЕДИНСТВЕННЫЙ ЧЕЛОВЕК, КОТОРЫЙ СТАЛКИВАЛСЯ С ЭТОЙ ЖЕ СИТУАЦИЕЙ И ОТВЕТИЛ НА МОЙ ВОПРОС: "КАКИЕ НАЗВАНИЯ ИСПОЛЬЗУЮТСЯ У ВАС?" СПАСИБО ОГРОМНОЕ!

Просвещением остальных о системе пользования электронными файлообменниками (в том числе разграничение прав доступа пользователей), к сожалению, не могу заняться сейчас =)

Коммент про SharePoint - да, верно, это нечто похожее, на базе OutLook Exchange

Комменты ваши преимущественно злые. .. В любом случае - спасибо и на этом; -)


Неправильная оценка комментариев (и вообще, оценивать их не надо). Просто Ваш вопрос не все поняли. Растолковывать надо уметь. Успехов!

уж умею =)
а комментарии изначально планировалось получать от людей, имевших подобный опыт - без растолковывания =)
и вам доброго дня =)

Профессор кадровых наук


Вы не правы про злость. каков вопрос, таков и ответ. Если Вы сами слабо представляете себе, зачем все это создаёте, то неужели вопрос о названии папок самый важный?

Натаlie Питерская


+ йа.

это нормально - задавать вопросы, когда слабо что-то представляем =) и не задавать вопросом, когда представляем чётко =)
Вынесла вопрос на форум после того, как увидела, что у сотрудников разные логические пути поиска одного и того же документа возникают: когда они открывают дерево папок - они ВИДЯТ НАЗВАНИЕ - поэтому с названия и нужно начинать =)

NadenKo

хоть обсоздавайся папок со структурами по отделам и общие, а всё равно любое заявление или бланк будут к вам приходить заполнять под диктовку. каждый год выкладвываю во внутр. сеть образцы заявлений и потом с каждым заполняем как в первом классе. а если выложить инструкции, договоры и т.д., то скопируют и перешлют куда-нить, но "испаганят" точно)))

Спасибо. Согласна. Полтора года печатаю сама, потом разжёвываю и прошу поставить подпись лишь. Всем удобно - кроме меня =)))) Хочется же научить документы правильно составлять =) И обязательно научим!; -)


на`учите, у меня сотрудники, которые по 3-5 лет работают уже всё сами знают, когда допник, когда заявление или отчет нужен и т.п.

Наведем порядок в папках | IT-уроки

В прошлом уроке мы разобрались, что нельзя хранить свои файлы на диске C: и даже перенесли папку «Мои документы» на диск D:

Но остается открытым вопрос: как навести порядок в папках на диске D: и в «Моих документах»?

В этом уроке мы разберемся, какие папки лучше создать, где их хранить, какие папки могут быть в «Моих документах», а каких там не должно быть.

Порядок в папках поможет упростить резервное копирование (эта важная тема у нас впереди) и повысит безопасность хранения ваших данных!

Свалка? Нет, это рабочий беспорядок! А где же …

Часто слышу от пользователей компьютера фразу «мне так удобнее», но при этом возгласы «куда я сохранил» и «не могу найти файл» никуда не деваются при таком «удобстве».

Я не против рабочего беспорядка, но у всего должны быть разумные пределы.

Так свалка или порядок?

Довольно просто определить степень порядка на вашем компьютере. Попробуйте засечь, сколько уйдет времени на поиск файла, сохраненного месяц назад или более.

Открыли проводник? (Можно любой другой удобный вам файловый менеджер.) Нажимаем кнопку на секундомере… СТАРТ!!!

Пример 1: найдите вашу копию книги «ВОЛШЕБНЫЕ сочетания клавиш». Только поиском не пользуйтесь, вы же не у каждого файла помните название? Кстати, о названиях файлов у нас следующий урок.

У меня ушло 5 секунд.

Пример 2: найдите какую-нибудь фотографию, снятую год назад… с прошлого Нового года.

Мне понадобилось 8 секунд.

Свалка или порядок?

Если вам понадобилось более 20 секунд, то нужно что-то срочно делать! ?

Как навести разумный порядок в папках?

Для начала, разделим все файлы на три категории:

  1. Самые важные;
  2. «Пригодятся»;
  3. Через день можно удалить.

Самые важные файлы лучше хранить в папке «Мои документы» (если она у вас не на диске C:). Это документы по работе, письма, важные записи и книги, рецепты, фотографии и т.д.

Файлы, которые могут пригодиться, но без них прожить в виртуальном мире не сложно, должны лежать отдельно от важных данных. Можно создать папки в корне вашего второго раздела (диска D:). Это фильмы, музыка, установочные пакеты программ.

Если файлы временные, то для них подойдет папка «Temp» (вы же её создали после прочтения прошлого урока?) Это прайс-листы, архивы с множеством файлов, из которых нужно отобрать несколько нужных, снимки экрана, которые после отправки в рубрику «Вопрос-Ответ» вам больше никогда не понадобятся.

Пример в студию!

Заходим на диск D: и создаем следующие папки:

  1. «Мои документы» — если вы уже создали её после прошлого урока, вторую создавать, конечно же, не нужно.
  2. «Музыка» или «Music» — в этой папке создадите подпапки с именами исполнителей, а в них – подпапки с названием альбомов.
  3. «Видео» или «Video» — если у вас много разных видеофильмов, то можно создать подпапки «Документальные», «Зарубежные», «Советские», «Мультфильмы» и т.д.
  4. «Дистрибутивы» или «Install» — здесь можно хранить установочные пакеты разных программ (инсталляторы). Например, файлы, скачанные по ссылкам в разделе «Каталог программ». И лучше сразу создать подпапки по виду программ, если их у вас более десяти.
  5. «Загрузки» или «Downloads» — сюда браузеры будут сохранять загруженные файлы. Кстати, эту папку можно использовать вместо папки «C:\Temp», если вам удобно. Скачали, посмотрели, если нужно, переместили в одну из выше перечисленных папок. Если не нужно – удалили.
  6. «Игры» или «Games» — эти папки для установки игр. Можно, конечно, устанавливать их и в «Program Files», но некоторые игры работают и без переустановки, что удобно при замене операционной системы.

Желательно, чтобы папок на диске Д: было не более девяти (ну максимум 12). Эти цифры основаны на особенностях человеческого восприятия.

Психологи пришли к выводу, что семь пунктов в списке человек воспринимает хорошо, а если больше – внимание начинает рассеиваться.

Папки на диске D:

Зарезервируйте два-три пункта, они нам пригодятся, когда доберемся до резервного копирования (чтобы не пропустить эту важную тему, подписывайтесь на новости сайта IT-уроки).

А как быть с «Моими документами»?

Папка «Мои документы» используется более часто, чем остальные, информации в ней тоже больше, поэтому с ней несколько сложнее. Но мы же не боимся трудностей (тем более, что потом будет намного легче)! ?

Я пришел к выводу, что самые нужные подпапки в «Моих документах» следующие:

  1. «Фотографии» или «Foto» (о порядке в этой папке мы поговорим отдельно).
  2. «Библиотека» или «Информация», здесь можно хранить книги, рецепты, изображения (картины и фотографии), справочные материалы и т.д.
  3. «Хобби», называйте папку в соответствии с вашим увлечением (например, «Вязание») и храните все свои наработки здесь.
  4. «Работа» или «Проекты», здесь всё связанное с вашей работой.
  5. «Учеба» или «Обучение». Эта папка будет полезна не только студентам и школьникам, помните же «век живи, век учись» ))
  6. «Блокнот», «Заметки» или даже «Дневник» помогут вам не потерять пришедшие в голову идеи или найденную информацию. Со временем эту папку лучше раскидывать по остальным, указанным выше. В этом плане она похожа на папку «Загрузки», но для информации. Можно обойтись и без этой папки.
  7. Папка «Письма». Как мне кажется, эта папка не обязательна, но если вы сохраняете письма на жестком диске, то лучше завести отдельную папку для этого.

В папке Мои документы

Чтобы не было нескольких копий книг, справочников, картинок, пользуйтесь ярлыками. Например, в папке «Вязание» не храните книги, у вас уже есть папка «Книги» в «Библиотеке». Сделайте ярлык к папке «Библиотека\Книги\Вязание».

Готовое решение!

Специально для читателей сайта IT-уроки я создал готовую структуру папок. Вам остается распаковать папки из архива и перенести в них свои документы.

Чтобы получить архив с уже созданными папками, нужно присоединиться к клубу читателей сайта IT-уроки. Для этого введите имя и адрес вашего электронного ящика в эту форму:

Не забудьте подтвердить своё желание в пришедшем письме. И дождитесь в серии писем ссылку на архив.

С помощью этого архива не составит труда навести порядок в своих папках каждому! ?

Заключение

Сегодня вы сделали еще один шаг к повышению безопасности хранения данных на своём компьютере. Этот шаг – наведение порядка в папках.

В этом уроке мы научились отличать порядок от свалки, определили удобный набор папок и подпапок (структуру), и получили готовое решение, которое не раз поможет нам в будущем.

Жду ваших отзывов!

Кстати, как вы думаете, какие папки я упустил? Почему я привел названия папок русскими и английскими словами? И как вы устроили порядок на своём жестком диске?

Автор: Сергей Бондаренко http://it-uroki.ru/

Копирование запрещено, но можно делиться ссылками:


Поделитесь с друзьями:



Понравились IT-уроки?

Все средства идут на покрытие текущих расходов (оплата за сервер, домен, техническое обслуживание)
и подготовку новых обучающих материалов (покупка необходимого ПО и оборудования).


Много интересного в соц.сетях:

Папки в бухгалтерии

Почти все документы компании хранятся в бухгалтерии, и с каждым днем бумаг становится все больше. Чтобы «первичка» не терялась и бухгалтер мог в считанные минуты найти нужный документ, нужно правильно организовать систему хранения бумаг. Приготовьтесь заказывать папки разной толщины и закладки к ним, чтобы не потеряться в горах документов.

Что и где хранить

Законодательство не регламентирует порядок подшивания документов, поэтому компания может самостоятельно разработать систему хранения, исходя из специфики своей деятельности, особенностей документооборота и количества хранимых бумаг. Как правило, большинство компаний работают со следующими документами: кассовые бумаги, банковские выписки, накладные, счета-фактуры, зарплатные документы. Рассмотрим, как их удобнее хранить.

Для каждого вида документов нужно завести отдельную папку. Как правило, бумаги подшиваются или по дате их принятия к учету или по алфавиту. Например, банковские выписки складываются в папки в бухгалтерии в календарном порядке, а, например, договора, по первой букве названия контрагента. Однако бухгалтер может придумать и свой порядок. Главное, чтобы документы не терялись и их можно было легко найти.

Каждую папку с документами следует подписать, например:

ООО «Солнышко»

СЧЕТА-ФАКТУРЫ ПОЛУЧЕННЫЕ

3 квартал 2014 года

На «корешке» папки в бухгалтерии указывайте не только то, какие документы в ней хранятся, но и период, к которому они относятся. В таком случае не только вы, но и любой другой сотрудник компании без труда сможет отыскать нужный документ или подшить полученный. Также вы сможете ориентироваться, какие бумаги прошлых лет пора сдавать в архив, а какие и вовсе утилизировать. Для удобства новую папку заводят с начала года, а если документов много, то с начала квартала, месяца и т.д.

Рассмотрим, как можно подшивать документы в папки. Вы можете использовать этот порядок или разработать собственный.

Кассовые документы

Их удобно хранить в папках-регистраторах формата А5. Листы кассовой книги и отчета кассира нумеруются, поэтому сверху в папку следует положить наиболее ранний по времени документ и в дальнейшем подкладывать новые бумаги под него. Положите отчет кассира за день и подшейте под него приходные и расходные ордера в том порядке, в котором они указаны в отчете кассира. Листы кассовой книги собирайте отдельно. В зависимости от количества кассовых документов вы можете создать 1 папку на весь год под отчет кассира и кассовую книгу. Чтобы не путать, где лежат какие документы, вы можете положить между ними разделитель. Также в эту папку можно подколоть расчет лимита наличных денежных средств.

Если в вашей компании часто выдаются деньги под отчет, вы можете завести отдельную папку под авансовые отчеты. Если же такие операции происходят 1-2 раза в год, заявления и отчеты можно подколоть к отчету кассира.

Банковские выписки

Оригиналы выписок компания получается в банке вместе с платежными поручениями, ордерами и прочими банковскими документами. Складывайте их в папки по датам. Под платежные поручения следует подколоть счета, по которым производилась оплата. Так как к одной выписке обычно прилагается немало бумаг, чтобы быстро ориентироваться по датам, можно купить разделители с цифрами.

Накладные, акты и счета-фактуры

Под полученные и выписанные документы следует завести отдельные папки. Некоторые компании предпочитают хранить акты и накладные вместе, кому-то удобнее отдельно. Если вы занимаетесь и торговлей, и оказанием услуг, удобнее будет хранить документы в разных папках. Счета-фактуры также следует подшивать в отдельные папки, особенно если компания является плательщиком НДС.

Также в папки часто подкалывают реестры документов, которые в ней содержатся. Их можно распечатать из большинства бухгалтерских учетных программ. По этим реестрам удобно проверять, все ли документы на месте.

К счетам-фактурам также можно подколоть журналы учета входящих и исходящих счетов-фактур, а также книги покупок и книги продаж. Однако если в вашей компании большой документооборот, эти журналы и книги можно хранить отдельно.

Документы по зарплате

На каждого сотрудника компании следует завести личное дело. Для этого можно приобрести тонкие папки или разделителями обозначить место в толстой папке для документов каждого сотрудника. В личное дело подшивается трудовой договор, копии документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве, а после увольнения – копия трудовой книжки. Также в личное дело можно подшивать заявления и приказы о приеме на работу, отпуск, увольнение и пр.

Часто заявления и приказы собирают в отдельную папку по месяцам. Туда же подшивают табель учета рабочего времени, документы по расчету зарплаты и пр.

Прошивать или не прошивать?

Чтобы документы не терялись, в конце года некоторые организации предпочитают прошивать документы в папках. Так они не разлетятся, даже если папку уронить. Это делается следующим образом:

  1. Документы кладутся в твердую обложку. В них делаются проколы слева на полях.
  2. Через проколы пропускается толстая нить или лента, сзади она завязывает в узел. При этом свободные концы должны быть хотя бы 5 см.
  3. На узел наклеивается бумага размером примерно 4х5 см.
  4. Сверху на бумаге пишется фраза «Прошнуровано и пронумеровано … листов». Ставится печать организации и подпись ответственного лица.

 

Эта процедура необязательна. Поэтому вы можете самостоятельно утвердить порядок прошивания отдельных документов или не сшивать их вовсе (в этом случае всегда можно изъять или заменить документ). Исключение составляют только те документы, которые необходимо прошивать в соответствии с требованиями закона (например, книги покупок и книги продаж, составленные на бумажных носителях, необходимо прошнуровывать).

Про входящие первичные документы можно прочитать здесь.

О хранении документов в архивах написано тут.

Группировка файлов по папкам на Mac

Все данные на компьютере Mac (документы, изображения, картинки, музыка, приложения и другие данные) содержатся в папках. При создании документов, установке приложений и выполнении других действий можно создавать новые папки для систематизации данных.

Создание папки

  1. На Mac нажмите значок Finder  в Dock, чтобы открыть окно Finder, затем перейдите в место, в котором требуется создать папку.

    Можно также нажать рабочий стол, если Вы хотите создать папку на рабочем столе.

  2. Выберите «Файл» > «Новая папка» или нажмите сочетание клавиш Shift-Command-N.

    Если команда «Новая папка» недоступна, Вы не можете создать папку в текущем месте.

  3. Введите имя папки, затем нажмите клавишу Return.

Перемещение файлов по папкам

  1. На Mac нажмите значок Finder  в Dock, чтобы открыть окно Finder.

  2. Выполните одно из следующих действий.

    • Поместите объект в папку: перетяните его в папку.

    • Поместите несколько объектов в папку: выберите объекты, затем перетяните один из объектов в папку.

      Все выбранные объекты перемещаются в папку.

    • Сохраните объект в исходном местоположении и поместите копию в папку: Выберите объект, нажмите клавишу Option и, удерживая ее, перетяните объект в папку.

    • Сохраните объект в исходном местоположении и поместите его псевдоним в новую папку: удерживая клавиши Option и Command, перетяните объект в папку, чтобы создать псевдоним.

    • Создайте копию объекта в той же папке: Выберите объект, затем выберите «Файл» > «Дублировать» или нажмите сочетание клавиш Command-D.

    • Скопируйте файлы на другой диск: Перетяните файлы на диск.

    • Переместите файлы на другой диск: Удерживая клавишу Command, перетяните файлы на диск.

Быстрая группировка нескольких объектов в новую папку

Вы можете быстро создать папку, объединив в нее объекты на рабочем столе или в окне Finder.

  1. На Mac выберите все объекты, которые Вы хотите сгруппировать.

  2. Нажмите один из выбранных объектов, удерживая клавишу Control, затем выберите «Новая папка из выбранного».

  3. Введите имя папки, затем нажмите клавишу Return.

Объединение двух папок с одинаковыми именами

Если есть две папки с одинаковыми именами в разных местах, их можно объединить в одну.

  • Удерживая клавишу Option, перетяните одну папку на Mac туда, где находится другая папка с таким же названием. В появившемся диалоговом окне нажмите кнопку «Объединить».

    Опция «Объединить» появляется только в том случае, когда в одной из папок есть элементы, которых нет в другой папке. Если в папках содержатся разные версии одинаково названных файлов, будут доступны только опции «Остановить» или «Заменить».

Чтобы создать удобный список файлов, у которых есть что-то общее, на основании заданных Вами критериев, используйте смарт-папку.

Как правильно называть файлы и папки на сайте (сервере)

категория: , Полезности


✎ Опубликовано: 17.09.2018 ☕ Просмотров: 5950 ✉ Комментарии: 1


На сайте нельзя использовать название папок и файлов как вам удобно. Запрещены пробелы, спецсимволы и кириллические символы. Да, кажется что все работает. Но это до поры до времени


С появлением кириллического языка в компьютерах многие пользователи называют папки и файлы на своем ПК на родном языке. В этом плохого ничего нет. Все операционные системы отлично справляются с этим. Но совсем другое дело когда такие названия попадаются на сервере и идут на кириллице, да еще и с пробелами и спецсимволами. В таком случае проблем не избежать.

Есть три основных проблемы для название папок и файлов (в статье рассмотрим фото):

  • Кириллические символы - названия на русском языке
  • Пробелы в названиях
  • Использования спецсимволов (" / %  и т.д.)

Рассмотрим все это подробнее и какие могут быть проблемы когда есть такие названия.

Кириллические символы

Категорически нельзя добавлять папки и фото на сайт используя русский язык. Да, по началу все будет работать. Но это бомба замедленного действия. При любой смене кодировки, при переносе файлов, при работе с ними через ftp менеджер, или любую другую программу с ftp - проблемы гарантированы. Например filezilla, notepad++, atom и другие программы крайне негативно реагируют на такие названия, часто это невозможность прочитать файл а то и папку.

Правильно называть в транслитерации. Транслитерация это написание русский слов латиницей. Например будет не "название папки" а "nazvanie-papki". Это хорошо тем что прочитать такое очень просто. Поисковые системы транслитерацию уже давно понимают. И конечно, никогда не будет проблем с этими файлами из-за названий.

Пробелы

Это очень распространенная проблема. Да, все привыкли что слова разделяются пробелами. Но не на сайтах. Пробелы надо заменять либо тире, либо подчеркиванием. Например в url пробелы заменяются на спецсимвол %20. А теперь представьте какие могут быть проблемы из-за этого.

Например в том же модуле микроразметки для Opencart если в магазине логотип или папка к нему идет с пробелом то валидатор ругается на неправильное фото. Также при переносе фото, сайта или папок всегда будут проблемы с пробелами.

Для того что бы все было как надо необходимо пробелы заменять на какой-то символ-разделитель. Как правило используют "-" или "_" как удобно.

Спецсимволы

Еще одна проблема это в названиях попадаются спецсимволы. Проценты, слеши, кавычки и т.д. Все это также создает проблемы при работе сайта с такими фото.

Что делать когда на сайте такая каша? Как быть, что можно сделать?

Если сайт на Opencart, а тематика сайта как раз Opencart, то для загрузки фото можно использовать модуль Easyphoto - простая загрузка всех фото в один клик. В этом модуле идет автоматическое переименование фото в транслитерацию и чистка от лишних спецсимволов и пробелов. Это навсегда избавит от этой головной боли. Большим плюсом понятного названия фото является его лучшая индексация поисковыми роботами.

Если на сайте уже все названия проблемные, то можно написать скрипт автоматического переименования фото и в базе и на сервере. Очень эффективный метод все переименовать и привести в нормальный вид.

Либо, конечно можно вручную. Но такой вариант подходит если совсем нечего делать или же когда товаров всего пару штук.



Как эффективно назвать папки и файлы продуктов?

Примечание редактора: «Спросите SEO» - это еженедельная колонка технического эксперта по поисковой оптимизации Дженни Халас . Придумайте свой самый сложный вопрос по SEO и заполните нашу форму. Возможно, вы увидите свой ответ в следующем посте #AskanSEO!


Сегодняшний вопрос «Задайте поисковой оптимизации» от Дж. Уотсона из Южной Африки. Он спрашивает:

Реклама

Продолжить чтение ниже

Мне нужно знать, как назвать папки, а затем продукты.

Пример:

  • Моя папка называется: Офисные стулья
  • Подпапка называется: Стулья с высокой спинкой
  • Продукт называется: Офисное кресло Kingston с высокой спинкой

Мой URL-адрес выглядит следующим образом: https: // example .com / kingston-office-chair-high-back /

Этот пример неверен? Ключевое слово «стул» и «офис» используется слишком часто или все сделано правильно?

Есть много способов эффективно использовать ключевые слова в файлах продуктов и подпапках, но они, как правило, повторяются, если вы следуете традиционным «лучшим практикам».”

Именование каждой категории и подкатегории

Многие сайты используют описательные имена папок и описательные имена файлов, и в этом нет ничего плохого, если вы не добавляете ключевые слова. Однако это может быть сложно, особенно если вы используете программный подход к именованию файлов и папок.

Реклама

Продолжить чтение ниже

Возьмем следующий пример:

Высокие офисные стулья в секции офисных стульев, которая находится в секции офисной мебели, которая находится в секции мебели.

Если вы использовали каждую папку и подпапку в этой структуре, вы могли бы получить URL-адрес, который выглядел бы так:

/ мебель / офисная мебель / офисные стулья / стулья с высокой спинкой / Kingston- стул для офиса с высокой спинкой, черный

В этом URL-адресе нет ничего плохого. Он описательный, в нем нет ключевых слов и он имеет логическую иерархическую структуру.

Если вы ищете офисное кресло на Wayfair, вы увидите похожую структуру. В нем меньше вложенных категорий и подкатегорий, но продукт помещается в папку и подпапку.

https://www.wayfair.com/furniture/pdp/three-posts-wurthing-high-back-executive-chair-trpt3863.html

Присвоение имени только файлу продукта

Некоторые сайты предпочитают упрощать URL только на название продукта, так что это будет просто:

/ kingston-high-back-office-chair-black

Target использует эту стратегию для размещения всех продуктов в папке / p / :

https://www.target.com/p/modern-sleek-adjustable-high-back-office-chair-white-zm-home/-/A-16463457

И Walmart делает то же самое, но немного набивает слишком много (на мой взгляд) в названии продукта до такой степени, что довольно сложно определить, что это такое:

https: // www.walmart.com/ip/Costway-Black-PU-Leather-High-Back-Office-Chair-New-Task-Ergonomic-Computer-Desk/100369187

Какая стратегия именования файлов / папок является правильной?

Любая стратегия подходит, особенно если вы поддерживаете сигналы структуры папок с помощью хлебных крошек или других внутренних ссылок на сайте.

Реклама

Продолжить чтение ниже

Вы можете видеть, что все эти сайты хорошо справляются с этим:

Однако без сигналов внутренних ссылок вы можете столкнуться с ситуацией, когда Google не совсем уверен, какая категория продукт действительно принадлежит.Это можно преодолеть с помощью хорошего управления ключевыми словами и контентом.

Реклама

Продолжить чтение ниже

Существует мнение, что глубоко вложенные страницы с меньшей вероятностью будут проиндексированы или ранжированы, чем страницы более высокого уровня в структуре папок, но это старое мышление, которое когда-то основывалось на идее что Google не может сканировать все ваши страницы за один сеанс, и это уже абсолютно неверно.

Итак, чтобы ответить на вопрос, то, что у вас есть, прекрасно, и если другой сайт имеет структуру вложенных папок, это тоже прекрасно.

С точки зрения оптимизации, просто постарайтесь сделать имя папки / файла понятным в соответствии с тем, что находится на странице, и это будет хорошо - пока вы не набиваете ключевые слова.

Реклама

Продолжить чтение ниже

Есть вопрос о SEO для Дженни? Заполните эту форму или используйте #AskAnSEO в социальных сетях.


Кредиты изображений

Рекомендованное изображение: Изображение Пауло Бобита

Создание файлов и папок | Компьютерные приложения для менеджеров

Цели обучения

  • Создавать файлы и папки.

Проводник

В Windows основной способ взаимодействия с файлами и папками - через приложение File Explorer. (В более старых версиях Windows это может называться Проводник Windows. В Mac эквивалентом будет Finder.)

Есть несколько способов открыть Проводник. Ярлык Win + E откроет проводник. Его также можно открыть, нажав кнопку «Пуск» и набрав «Проводник» или щелкнув правой кнопкой мыши любую папку и выбрав «Открыть».По умолчанию проводник прикреплен к панели задач (см. Ниже), и его можно открыть оттуда.

Откройте меню «Пуск» и введите «Проводник».

Найдите проводник, закрепленный на панели задач.

Щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите «Открыть».

Некоторые папки уже существуют в проводнике, например «Документы», «Рабочий стол» и «Загрузки». (Документы могут называться «Мои документы» в более старых версиях Windows).Вы можете создать больше папок или папок в папках, чтобы обеспечить лучшую организацию.

Чтобы создать папку, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Создать»> «Папка».

Щелкните правой кнопкой мыши в проводнике и выберите «Создать»> «Папка».

В Windows 7 есть кнопка «Новая папка» в верхней части окна. В Windows 10 вы также можете щелкнуть вкладку «Главная», а затем кнопку «Новая папка».

Windows 7 Кнопка создания новой папки

Windows 10 Кнопка новой папки

Переименование файлов

Чтобы переименовать файл или папку, щелкните файл или папку правой кнопкой мыши и выберите «Переименовать».

Вы также можете один раз щелкнуть имя файла или папки, подождать одну секунду, а затем еще раз щелкнуть имя файла или папки.

Обратите внимание, что в Windows файл не может содержать следующие символы: \ /: *? "<> | . Это потому, что эти символы имеют особое значение в Windows. (Например, \ включен в пути к файлам.) Если Windows обнаружит файл или папку с этими символами, она потенциально может неправильно прочитать имя файла или папки и вызвать проблемы.В качестве меры предосторожности Windows не позволит вам сохранять файлы или папки с этими символами, поэтому не беспокойтесь о сохранении файла с этими символами в имени по ошибке.

Mac менее строги в отношении того, какие символы могут быть включены в имя файла или папки; нельзя использовать только двоеточие (:). Однако рекомендуется избегать использования запрещенных для Windows символов в именах файлов, поскольку имя файла будет автоматически изменено при перемещении на компьютер с Windows.

windows 7 - Папка Мои документы - Путь отличается от имени папки

В Windows 7 я переместил Мои документы на диск My D: \ и назвал его «Документы».С тех пор я добавил другие папки (для моей жены и детей), поэтому переименовал их на свое имя «Ciaran»

.

И в Windows 7, и в Windows 10 отображаемое имя папки было «Ciaran», но, когда я смотрю в адресную строку проводника Windows, путь - D: \ Docs .

Как изменить путь к папке на Ciaran, т.е. D: \ Ciaran ?

Интересно, что если я переименую его в Ciaran1, путь станет D: \ Ciaran1 , но вернется к D: \ Docs , если я переименую его обратно в Docs.Это неверно - даже при переименовании папки путь остается D: \ Docs , но desktop.ini для папки изменяет LocalizedResourceName на Ciaran1

Предположительно, это какой-то параметр реестра, но я не знаю, где его искать, и его поиск может занять некоторое время.

PowerShell:

  PS D: \> ls

    Каталог: D: \

Режим LastWriteTime Длина Имя
---- ------------- ------ ----
г ----- 07.05.2019 17:18 Папка1
д-р --- 14.01.2020 23:42 Документы
г ----- 13.12.2019 23:18 Папка2
г ----- 10.08.2019 08:53 Папка3
да ---- 25.10.2019 16:33 Folder4

  

D: \ desktop.ini

 
[.ShellClassInfo]
LocalizedResourceName = @% SystemRoot% \ system32 \ shell32.dll, -21770
IconResource =% SystemRoot% \ system32 \ imageres.dll, -112
IconFile =% SystemRoot% \ system32 \ shell32.dll
IconIndex = -235
  

desktop.ini для D: \ Docs aka D: \ Ciaran

  [.ShellClassInfo]
LocalizedResourceName = Кьяран
IconResource = C: \ Windows \ System32 \ SHELL32.dll, 4
IconFile =% SystemRoot% \ system32 \ shell32.dll
IconIndex = -235
  

Как переименовать все файлы в папке в Windows 10

Переименование нескольких или всех файлов в папке может быть утомительной повторяющейся задачей в Windows 10.Однако есть некоторые приемы, которые можно использовать, чтобы сэкономить время и переименовать пакет файлов с помощью сочетания клавиш, с ленты проводника File Explorer или из контекстного меню. В этом руководстве показано, как переименовать группу файлов за один раз в Windows 10:

.

Как переименовать несколько файлов в папке с помощью сочетания клавиш

Сначала откройте проводник и перейдите к папке, содержащей файлы, которые вы хотите переименовать. Выберите первый файл и нажмите F2 на клавиатуре.Эта комбинация клавиш для переименования может использоваться как для ускорения процесса переименования, так и для изменения имен пакета файлов за один раз, в зависимости от желаемых результатов.

На некоторых ноутбуках F-клавиши имеют несколько функций, поэтому нажатие клавиши F2 может уменьшить громкость звука или вместо этого затемнить экран. В этом случае используйте клавишу Fn , расположенную в нижнем левом углу клавиатуры. Попробуйте нажать кнопку один раз, чтобы активировать функциональные клавиши, а затем нажмите F2 или удерживайте нажатой клавишу Fn , пока вы нажимаете F2 .

Клавиши F2 и Fn на нашей клавиатуре

Имя файла теперь можно редактировать, поэтому введите новое имя.

Введите желаемое имя для файла

Когда вы закончите, вместо нажатия Введите , чтобы сохранить изменения, нажмите клавишу Tab , чтобы перейти к следующему файлу. Применяются изменения для первого файла. Имя следующего файла автоматически выделяется, и теперь его можно редактировать.

Нажатие Tab сохраняет изменения и позволяет переименовать следующий файл.

Повторяйте процесс, пока не переименуете все нужные файлы.Если вы наткнулись на файл, который не хотите переименовывать, нажмите Tab , чтобы пропустить его и сохранить его текущее имя. Нажмите Shift + Tab на клавиатуре, чтобы переименовать предыдущий файл.

ПРИМЕЧАНИЕ: Если файлы, с которыми вы работаете, отсортированы по имени , они могут изменить свое положение после того, как вы переименуете их, поэтому процесс не будет непрерывным и плавным. Попробуйте отсортировать файлы по другим критериям, таким как Дата или Размер , чтобы сохранить их положение после переименования.

Как переименовать все файлы в папке с помощью сочетания клавиш

Если у вас мало времени и вам не нужно, чтобы имена файлов сильно отличались друг от друга, вы можете переименовать все файлы за один раз. Выберите все файлы, которые вы хотите переименовать, и нажмите F2 на клавиатуре. Это позволяет вам вставить имя в поле имени под одним из выделенных файлов. Введите новое имя и нажмите клавишу Enter .

Введите новое имя для ваших файлов

Все выбранные файлы автоматически переименовываются с выбранным именем и получают номер в конце, как показано на снимке экрана ниже.

Теперь ваши файлы имеют одно и то же имя

Альтернативные способы переименования файлов в папке по одному

Если вам нужны совершенно другие имена для ваших файлов, вы также можете использовать другие методы вместо сочетания клавиш, описанного выше.

Вы можете выбрать первый файл, а затем снова щелкнуть или коснуться его имени, чтобы ввести новое имя. Используйте Tab , как описано выше, чтобы перейти к следующему файлу и быстрее переименовать несколько файлов.

Используйте Tab, чтобы переименовать следующий файл (ы)

Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши или нажать и удерживать первый файл в группе, которую вы хотите переименовать, чтобы открыть контекстное меню.Щелкните или коснитесь Переименовать . Это позволяет вам переименовать первый файл, а затем вы можете использовать Tab , чтобы сделать все остальное.

Нажмите "Переименовать" в контекстном меню.

Вы также можете использовать вкладку Home в File Explorer для переименования нескольких файлов. Выберите файл, с которого хотите начать, и нажмите кнопку Переименовать . Переименуйте первый файл, а затем используйте Tab , чтобы быстро выбрать новые имена для остальных.

Нажмите Rename на ленте

Альтернативные способы переименования всех файлов в папке одним пакетом

Если вы не слишком разборчивы в названиях файлов, есть еще два метода, которые вы можете использовать, чтобы переименовать их все сразу.Начните с выбора всех файлов, которые нужно переименовать. Щелкните правой кнопкой мыши или нажмите и удерживайте любой из них, а затем щелкните или коснитесь Переименовать в контекстном меню.

Выберите файлы и нажмите «Переименовать», чтобы изменить их имена.

Введите новое имя для файлов, чтобы их можно было мгновенно переименовать по вашему выбору. В скобках добавлен номер, чтобы вы могли различать их. Вы также можете выбрать файлы и использовать кнопку Rename на вкладке Home проводника File Explorer.Добавьте новое имя и нажмите . Введите для того же результата.

Используйте кнопку «Переименовать», чтобы изменить имя пакета файлов.

СОВЕТ: Используйте сочетание клавиш Control + A , чтобы мгновенно выбрать все файлы в папке.

Как переименовать несколько файлов?

Все описанные выше методы могут применяться ко всем элементам, содержащимся в папке, будь то файлы, ярлыки, другие папки и т. Д. Присваивание имен файлам и папкам понятным для вас способом поможет вам сохранить их организованность и увеличить ваша продуктивность.Мы считаем, что сочетание клавиш F2 - это самый быстрый способ переименовать группу файлов, независимо от того, пытаетесь ли вы добавить разные имена для каждого из них или изменить все их имена за один раз. А вы? Какой метод вы предпочитаете? Дайте нам знать об этом в комментариях.

Как изменить или переименовать файл, папку или каталог

Обновлено: 12.04.2021, Computer Hope

Ниже приведены инструкции по переименованию файла, ярлыка или каталога. Щелкните одну из следующих ссылок, чтобы автоматически перейти к нужной операционной системе.

Примечание

У вас должны быть права на запись или изменение файла, папки или каталога, чтобы переименовать их. В некоторых случаях для переименования вам могут потребоваться права администратора в операционной системе.

Как переименовать в Microsoft Windows

Пользователи

Windows могут переименовывать свои файлы и каталоги одним из следующих способов. Мы перечислили следующие рекомендации по наиболее простым, на наш взгляд, способам переименования файла.

Кончик

Это также работает для удаления пробелов в имени файла.

Метод первый

  1. Выделите файл или папку.
  2. Щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите Переименовать в появившемся меню.

Метод второй

  1. Выделите файл или папку.
  2. Нажмите клавишу F2 на клавиатуре.

Метод третий

  1. Выделите файл или папку.
  2. Щелкните Файл вверху окна и выберите Переименовать из списка доступных опций.

Метод четвертый

  1. Выделите файл или папку, которую вы хотите переименовать, щелкнув файл один раз.
  2. После выделения, подождите несколько секунд и еще раз щелкните имя файла. Вокруг имени файла или папки должно появиться поле, и вы можете переименовать файл.
Примечание

Если вы не ждете достаточно долго и слишком быстро щелкаете файл или папку, он может открыть файл или папку, а не позволит вам переименовать их.

Переименование сразу нескольких файлов или папок

  1. Откройте проводник.
  2. В проводнике выберите все файлы, которые нужно переименовать.
  1. После выбора файлов нажмите F2 для редактирования имени файла и введите новое имя для файлов. Например, ввод «test» переименовывает файлы в test, test (1), test (2), test (3) и т. Д. Если у вас показаны расширения файлов, не забудьте также ввести имя расширения файла, которое вы ' повторное переименование.

Пользователи Microsoft Windows также могут переименовать любой файл с помощью командной строки Windows.

Как переименовать в MS-DOS и командной строке Windows

Пользователи командной строки MS-DOS и Windows (CMD) могут изменить имя файла или каталога с помощью команды ren или rename. Ниже приведены примеры использования этой команды. Дополнительную информацию о каждой из этих команд можно найти, щелкнув приведенные выше ссылки на команды.

Переименование файла

В следующем примере файл test.txt будет переименован в hope.txt.

 переименовать test.txt надеюсь.txt 

Если файл test.txt не находится в вашем текущем каталоге, вы должны указать путь к файлу в качестве префикса к имени файла. Например, если файл находится в каталоге «компьютер», вы должны ввести команду, аналогичную приведенной в следующем примере.

 переименовать c: \ computer \ test.txt hope.txt 

Переименование файла с пробелом

При работе с файлом или каталогом с пробелом они должны быть заключены в кавычки. В противном случае вы получите сообщение «Неверный синтаксис команды."ошибка. Чтобы переименовать файл " computer hope.txt " в " example file.txt ", ваша команда будет выглядеть, как в следующем примере.

 переименовать "компьютер hope.txt" "example file.txt" 

Переименование нескольких файлов одной командой

Чтобы переименовать несколько файлов одновременно, вы должны использовать какой-либо дикий символ. Ниже приведены примеры того, как это можно сделать.

В следующем примере будут переименованы все файлы в текущем каталоге, которые заканчиваются на.rtf в файлы .txt.

 переименовать * .rtf * .txt 

В следующем примере команда переименовывает файл с неизвестным символом в имени файла во что-то, что можно прочитать. Знак "?" в следующем примере используется дикий символ для неизвестного символа.

 переименовать h? Pe.txt hope.txt 

Переименование каталога

Переименование каталога в MS-DOS очень похоже на переименование файла. Используйте команду ren или rename, чтобы переименовать каталог. Поскольку у вас не может быть файла и каталога с тем же именем, вам не нужно беспокоиться об ошибочном переименовании файла вместо каталога.Единственное исключение - если вы используете дикие символы.

В следующем примере каталог компьютера будет переименован в hope.

 переименовать компьютер надежда 

Переименуйте каталог "компьютерная надежда" в "каталог примеров". Всякий раз, когда вы имеете дело с файлом или каталогом с пробелом, он должен быть заключен в кавычки. В противном случае вы получите сообщение «Неверный синтаксис команды». ошибка.

 переименовать "компьютерная надежда" "пример каталога" 

Переименовать в пакетном файле

Чтобы переименовать файлы в пакетном файле, вы можете использовать любую из команд переименования или примеров, показанных в разделе командной строки MS-DOS и Windows.

Как переименовать в macOS

Пользователи Apple macOS могут переименовывать свои файлы и каталоги одним из следующих способов. Мы перечислили следующие рекомендации по наиболее простым, на наш взгляд, способам переименования файла.

Первая рекомендация

В MacOS Finder выберите файл, щелкнув его один раз, а затем нажмите клавишу возврата на клавиатуре. После нажатия клавиши возврата вы можете ввести новое имя файла.

Вторая рекомендация

Выберите файл или значок, который нужно переименовать.Щелкните и затем наведите указатель мыши на имя файла, пока оно не будет выделено. После выделения это означает, что файл можно переименовать.

Третья рекомендация

Используя Терминал, вы также можете переименовать любой файл. См. Наш раздел для пользователей Linux и Unix, чтобы узнать, как переименовать файл с помощью команды mv .

Как переименовать в командной строке Linux и Unix

Для получения подробной информации о переименовании файлов в Linux см. Команду Linux mv.

Как переименовать в Google Chrome OS

Используя ОС Google Chrome на Chromebook, вы можете переименовывать файлы и каталоги одним из следующих способов.Мы перечислили следующие рекомендации по наиболее простым, на наш взгляд, способам переименования файла.

Первая рекомендация

Выделите файл, щелкнув его один раз. Нажмите Ctrl + Введите на клавиатуре, а затем введите новое имя файла.

Вторая рекомендация

Щелкните файл правой кнопкой мыши, одновременно нажав двумя пальцами на сенсорной панели. В контекстном меню выберите Переименовать и введите новое имя файла.

Как переименовать документ в Word или Excel

  1. Откройте документ, который хотите переименовать.
  2. Щелкните Файл , затем щелкните Сохранить как .
  3. В поле Имя файла введите новое имя.
  4. Нажмите Сохранить . На этом этапе вы можете либо удалить старый файл, либо сохранить его в качестве резервной копии.

соглашений об именах файлов: как оптимизировать управление документами | Процессная улица

Слишком часто вы обнаруживаете, что пробираетесь по общим папкам вашей организации в поисках файла, который вас попросили просмотреть:

  • ПРОЕКТ-ПРЕДЛОЖЕНИЕ-НОВАЯ-v5.doc
  • Project_proposal_2020_final + edits.doc
  • THIS_is_the_final_proposal_ (старая версия) .PDF

Почему это происходит? Почему не все могут просто использовать правильные соглашения об именах файлов? Причины могут заключаться в отсутствии надлежащей внутренней политики или процедуры для именования и организации файлов, отсутствии какого-либо внимания к архитектуре папок или информации и просто небрежности.

Приложив небольшие усилия, вы можете установить правильные соглашения об именах файлов и избежать такого рода спагетти с документами.Чем более организованным вы можете быть со своей внутренней информацией, тем эффективнее и эффективнее вы сможете достичь своих бизнес-целей.

Только представьте - видите аккуратные папки с интуитивно понятными названиями, знает, какие папки содержат документы, которые вы ищете, и - присаживайтесь - будучи уверенным, что файл, на который вы собираетесь щелкнуть, будет именно таким, каким вы от него ожидаете. быть.

В этой статье Process Street мы рассмотрим:

  • Соглашения об именах файлов: передовой опыт и советы
  • Соглашение об именах файлов в десятичной системе счисления Дьюи
  • Стандартизация процессов и гармонизация процессов
  • Как мы организуем внутренние процессы на Process Street
  • Как организовать идеальную библиотеку процессов

  • Поехали!

    Соглашения об именах файлов: передовой опыт и советы

    Источник

    В этом разделе будут рассмотрены некоторые передовые правила именования файлов.Независимо от того, представляете ли вы небольшую организацию или крупную корпорацию, эти принципы должны быть актуальными, поскольку они разработаны с учетом потребностей и требований в каждом конкретном случае, прежде чем приступить к администрированию какого-либо одного решения.

    • Создайте свою информационную архитектуру
    • Читаемость: люди против роботов
    • Википедия показывает, что цифровизация может расширить вашу категоризацию

    Создайте свою информационную архитектуру

    «Информационная архитектура» - это способ организации вашей внутренней информации с точки зрения того, как проектирует систему, которая позволяет вам получать доступ к этой информации и управлять ею.

    Веб-сайты - отличный прагматичный пример информационной архитектуры - они в буквальном смысле представляют собой формальные системы информации, организованные в удобный для навигации и интерактивный интерфейс. Гиперссылки, карты сайтов и панели навигации - все это представляет архитектуру (ссылки между различными частями информации) веб-сайтов, которые вы просматриваете.

    Конечно, мы не обязательно говорим о веб-сайтах. Информационная архитектура - это широкое понятие, которое можно применить к любому типу управления знаниями.В любом случае построение надежной информационной архитектуры будет зависеть от глубокого понимания того, какая информация у вас есть, и от наиболее эффективного и действенного способа разобраться во всем этом.

    Что означает «эффективность» или «результативность» для управления информацией? Вы можете начать с рассмотрения того, кому потребуется доступ к информации. Будет ли несколько итераций одинаковых файлов, много файлов в разных областях организации, несколько отделов, имеющих доступ к одной и той же области? Такие вещи.

    Под эффективностью понимается минимально возможное время, необходимое для доступа к любому заданному файлу. Количество кликов также является важным показателем. Является ли структура папок излишне сложной, требуя 10 щелчков мышью по пустым папкам категорий, прежде чем добраться до файла назначения? Подумайте, не является ли более горизонтальная организация лучшим вариантом, с парой щелчков мышью по нужным файлам.

    Под эффективностью можно понимать то, помогают ли соглашения об именах файлов или мешают выполнению повседневных задач.Сколько разных файлов вам нужно открыть, прежде чем вы найдете то, что ищете? Является ли соглашение об именах файлов интуитивно понятным или вам нужно потратить дополнительное время на изучение смысла 010220_MA_P-01_Project_1_Draft.doc , тогда как Marketing_Project_Proposal_June_v1.doc подойдет?

    Читаемость: люди против роботов

    Один из самых важных вопросов, который вы можете задать: для кого вы упорядочиваете свои файлы? Все сказано и сделано, кто на самом деле будет использовать эту систему соглашений об именах файлов для навигации по вашей библиотеке?

    Возможно, вы организуете внутренние медиафайлы в удаленной организации или в локальной интрасети - в этом случае вы, вероятно, хотите, чтобы файлы были удобочитаемыми.В этом случае может иметь смысл что-то вроде этого:

    Источник

    Краткость, содержательность и удаление ненужной информации поможет людям ориентироваться в ваших файлах с минимальными усилиями.

    С другой стороны, возможно, вам поручено управлять большими пакетными файлами для автоматической обработки или роботизированного поиска, и в этом случае удобочитаемость для человека может не быть вашей главной заботой (хотя, вероятно, она все еще полезна, по крайней мере, для отладки и ошибок- преследуя цели.)

    Википедия показывает, что цифровизация может расширить вашу категоризацию

    Википедия - одно из крупнейших совместных произведений человеческих знаний на планете за всю историю человечества, но задумывались ли вы когда-нибудь о том, как структурирована эта информация?

    Вернемся к идее информационной архитектуры.В 1996 году Ричард Саул Вурман описал информационную архитектуру как:

    .

    «создание системных, структурных и упорядоченных принципов для того, чтобы что-то работало - продуманное создание артефакта, идеи или политики, которая информирует, потому что она ясна».

    Согласно письму Норин Уизел для Американского общества информационных наук и технологий:

    «Вурман ввел фразу« информационная архитектура »в свою программу 1976 года для ежегодного собрания Американского института архитекторов.Если мы возьмем Wurman для начала, то IA - это область практики, которая приближается к своему 40-летнему юбилею. К сожалению, эта долгая история не отражена в крупнейшей общественной энциклопедии мира ».

    Уайсел был частью группы, предлагающей информационную архитектуру WikiProject; попытка улучшить информационную архитектуру Википедии сверху вниз, начиная с категорий высокого уровня и заканчивая содержанием на каждой отдельной странице. Целью было повысить удобство использования, навигации и доверия.

    Открытость редактирования Википедии означает, что существует множество способов распаковать систему категоризации. Загляните на страницу содержания Википедии, чтобы понять, что я имею в виду. Начиная с языка, вложенные категории перемещаются от типов страниц к широким предметным областям, ко многим различным подкатегориям и подкатегориям на всем пути вниз.

    Вы также можете просматривать Википедию, используя другие системы категоризации, такие как Dewey Decimal, или просто выполняя поиск. Фактически, сама Википедия утверждает:

    «Есть два способа найти информацию в Википедии: поиск или просмотр.”

    Какой урок здесь? Википедия демонстрирует, что более эффективно использовать ряд различных методов категоризации и поиска, и что поиск, возможно, является одним из самых удобных решений для навигации по огромным и сложным базам данных.

    Это особенно полезно учитывать при рассмотрении передовых методов соглашений об именах файлов. Если ваша цель - организовать файлы и документы так, чтобы по ним было легко ориентироваться, то стоит потратить время на структуру именования файлов, чтобы пользователи могли использовать согласованные поисковые запросы, чтобы найти именно то, что они ищут.

    Соглашение об именах файлов в десятичной системе счисления Дьюи

    «Десятичное число Дьюи» относится к соглашению об именах файлов, названному в честь американского библиотекаря XIX века по имени Мелвил Дьюи. Первоначально это был метод организации информации (книг), основанный на 10 основных классах, которые пытались охватить… ну, почти все.

    Для кого это и какую проблему решает?

    Мы должны помнить, что десятичная классификация Дьюи (DDC) была прежде всего системой, предназначенной для использования в библиотеках.Изначально он был разработан для организации по дисциплинам, а не по темам. С годами ситуация изменилась, и во многих местах, библиотеках и других подобных организациях реализована собственная разновидность Dewey Decimal.

    По-прежнему одна из наиболее часто используемых систем организации книг в мире, «Десятичная система Дьюи» действует в более чем 200 000 библиотеках в 35 странах в 21 веке. Итак, что мы можем узнать из этого соглашения об именах?

    Основная проблема, которую решает Dewey Decimal, - организационная.Это помогает расположить книги таким образом, чтобы любой, кто просматривает, мог быстро найти то, что ищет. Хорошо это или плохо, но десятичная система Дьюи никуда не денется, и ее давнее наследие говорит о ее эффективности в качестве соглашения об именах файлов.

    Как это работает?

    Лучший способ объяснить, как работает десятичная система Дьюи, - это показать. Вот таблица, организованная с использованием десятичной дроби Дьюи:

    Источник

    Обратите внимание, что слева есть числа от 000 до 999. Это «десятичный» элемент.Здесь имеем:

    • 10 основных категорий темы
    • 100 уникальных разделов по теме
    • Всего 1000 уникальных разделов

    По сути, использование чисел для разделения основных категорий на более мелкие, более конкретные подразделения и разделы Это в двух словах и есть десятичная система Дьюи.

    Исходный код

    Строго говоря, вы можете взять эти разделы и разделить их с помощью фактических десятичных знаков (это делают многие более крупные библиотеки), например:
    Источник

    Однако вы должны определить, необходимо ли это или просто избыточно, в зависимости от вашего внутреннего файла и библиотеки процессов.

    Адаптация десятичной дроби Дьюи для вашей организации

    Одна из ловушек первоначальной десятичной классификации Дьюи как соглашения об именах библиотек заключается в том, что она имеет тенденцию отражать любые предубеждения в ее организационной структуре.

    Это больше проблема, когда целью является объективная организационная ясность, например, при принятии решения о том, где определенные плохо понятые или новые предметы или области исследования должны оказаться на библиотечной полке. Это не проблема, если вы просто хотите организовать набор файлов или процессов для своей внутренней организации.

    На самом деле предвзятость может быть здесь полезной. У разных команд в организации будут разные предубеждения в отношении организационной структуры, включая то, как хранятся основные файлы и документы процедур.

    Например, предвзятость команды инженеров может быть полезна при принятии решения о том, как должны быть организованы файлы и / или процессы для этой группы.

    Кто лучше управляет и владеет организацией форм, файлов и повторяющихся процессов, чем люди, которые их чаще всего используют?

    Для организации внутренних файлов и процессов вам может не понадобиться тысячекратная десятичная структура Дьюи.Но вы могли бы использовать принципы DDC для улучшения соглашений об именах файлов. Если вы сможете реализовать простую, интуитивно понятную структуру с пронумерованными подразделами определенных категорий и функций, вы на один шаг приблизитесь к улучшению возможности поиска (и, следовательно, полезности и действенности) вашей внутренней файловой структуры.

    Стандартизация процессов и гармонизация процессов

    Малые предприятия имеют отличные возможности для внедрения действительно надежных соглашений об именах файлов и стандартизации своих процессов.Когда вы сосредотачиваетесь на решении этих проблем на раннем этапе, до того, как вы вырастете и слишком сильно расширитесь, вы решите простую проблему до того, как она станет совершенно неуправляемой.

    Как у малого и среднего бизнеса, у вас не так много внутренних процессов, поэтому легче управлять ими всеми и добиваться того, чтобы все было под контролем.

    Если вы ведете малый бизнес, вам не нужны пять различных документированных процессов для хранения документов или работы с разными проектами и клиентами. Даже если вы управляете двумя или тремя подобными заведениями, подобными этому, легко убедиться, что все они используют одни и те же методы.

    Проблема, с которой вы столкнетесь, возникнет, когда вы достигнете точки, когда у вас будет 1000 различных заведений в разных странах, которые должны соблюдать разные законы и правила или продавать разные продукты или услуги. Это становится вопросом стандартизации процесса против гармонизации процесса.

    Стандартизация процессов означает создание одного процесса для одной работы и сохранение его неизменным независимо от того, где вы его используете. Очевидно, это не сработает, если вам нужно работать в разных странах или соблюдать разные правила.Таким образом, гармонизация процессов заключается в установлении стандартизированного ядра, но с учетом тонких изменений, когда и когда они подходят для различных вариантов использования и сценариев.

    Стандартизация или гармонизация? Вам нужны оба - это статья Альбрехта Рихена и Ансгара Штайнхорста, в которой исследуются отношения между этими двумя терминами.

    McKinsey также опубликовала более недавнее исследование Getting Ruthless With Your Processes , в котором содержатся некоторые интересные выводы.

    Они обнаружили, что из 300 опрошенных топ-менеджеров 85% считают, что процессы «помогают им обмениваться знаниями между подразделениями и регионами», при этом главный вывод состоит в том, что стандартизованные процессы помогают повысить производительность во всех сферах.

    Еще один важный вывод - демонстрация того, что большинство компаний плохо управляют своими процессами. Одним из важных выводов является то, что у одной компании есть 30 отдельных процессов для раскладывания сиденья на нефтяной вышке!

    Какой здесь смысл? Компании должны более серьезно относиться к стандартизации процессов, но они также должны понимать разницу и ценность между стандартизацией и гармонизацией процессов.

    McKinsey определила здесь три проблемы:

    • Процессы ради процессов - слишком много процессов для вещей, которые действительно не нуждаются в процессах, т. Е. Напрасная трата времени и ресурсов.
    • Чрезмерная стандартизация - до такой степени, что процессы становятся настолько жесткими и негибкими, что становятся неэффективными.
    • Сопротивление изменению процессов. Даже если вашей целью является стандартизация, вы должны дать сотрудникам возможность вносить изменения и улучшать процессы.

    Как мы можем применить эти идеи к проблеме соглашений об именах файлов и, в более широком смысле, к решению проблем информационной архитектуры?

    McKinsey рекомендует три подхода:

    • Создание и поддержка библиотеки процессов - сотрудники должны иметь центральное хранилище всех внутренних процессов и процедур с четким соглашением об именах файлов и информационной структурой. Как только это станет четкой инициативой, это поможет создать внутреннюю культуру, более соблюдающую надлежащие соглашения об именах файлов и управление знаниями.
    • Оптимизируйте свои процессы - за счет стандартизации или гармонизации. Как вы подойдете к этому практически, будет зависеть от вашей компании. В любом случае ваша цель - повысить эффективность и результативность ваших процессов.
    • Внедрение изменений сверху вниз - это помогает установить четкие передовые методы управления знаниями, а также поможет создать более эффективную корпоративную культуру на основе передовых практик. Рассмотрите возможность создания команды, ориентированной на процессы, с членами из разных отделов, чтобы регулярно встречаться и обсуждать лучший способ оптимизации процессов в своих соответствующих командах.Такой подход помогает облегчить как стандартизацию, так и улучшение.

    Как мы организуем внутренние процессы на Process Street

    Мы рассмотрели несколько распространенных способов организации файлов и папок, но, возможно, было бы полезнее взглянуть на то, как мы делаем что-то внутри команды маркетинга.

    Это довольно просто - у нас много внутренних процессов, и мы всегда добавляем новые, а также постоянно улучшаем старые. Итак, есть два основных раздела - Live (для готовых, готовых к использованию процессов) и Staging (в основном песочница для тестирования новых процессов).

    Это своего рода заимствование из среды разработки программного обеспечения, потому что мы имеем дело с инструментами (процессами), которые повторяются и часто нуждаются в большом количестве тестирования, прежде чем они будут готовы к запуску. Однако на этом сравнение практически заканчивается - так что не слишком увязывайтесь с этим.

    В Staging мы сегментируем процессы на различные типы маркетинговых процессов, которые используются для выполнения задач маркетинговой командой. Он чисто утилитарный и разработан, чтобы за ним было легко следовать любому новому члену.

    Внутри Staging у нас есть еще несколько папок:

    Все они говорят сами за себя. Архив предназначен для старых процессов, которые нам больше не нужны (но мы все еще хотим вести учет), проверка качества - это то место, где процессы проходят до того, как они будут перемещены в «живую», после того, как кто-то их внимательно изучит, а песочница - это то место, где каждый процесс начинает свою жизнь, как тест или черновик.

    И все! Ничего особенного. Суть соглашений об именах файлов заключается в том, что вам необходимо разработать решение, соответствующее вашим потребностям.Зачем усложнять вещи, если простое и элегантное решение подойдет?

    У вас также может возникнуть реальная потребность в более глубоком решении, таком как Dewey Decimal - обязательно подумайте, что лучше всего подходит для вас.

    Как организовать идеальную библиотеку процессов

    Независимо от того, создаете ли вы новую библиотеку процессов с нуля или просто изучаете, как лучше организовать свои файлы, наш Контрольный список библиотеки процессов проведет вас шаг за шагом через все, что вам нужно, чтобы убедиться, что ваша система организована и эффективен с самого начала.

    Взгляните на наш контрольный список библиотеки процессов ниже:

    Как видите, это больше, чем обычный список дел.

    Контрольный список дополнен нашими функциями автоматизации рабочего процесса, такими как: условная логика, назначение ролей, утверждения и остановка задач!

    Это значительно упрощает сложную задачу по организации всего, не так ли?

    Этот контрольный список Process Street можно использовать для создания библиотеки процессов в любом масштабе, будь то, например, для вашей компании или для вашего персонального компьютера дома.

    Использование этого контрольного списка позволит вам легко:

    1. Создайте эффективную и действенную библиотеку процессов для вашей компании;
    2. Оптимизируйте повторяющиеся процессы;
    3. Следите за прогрессом и записанными данными с помощью таких функций, как контрольная панель.

    Чтобы получить представление о том, как другие компании используют Process Street для создания собственных библиотек процессов, посмотрите видео ниже с сайта Mainline Autobody:

    Какие соглашения об именах файлов вы используете? Расскажите нам о своем опыте (или ужасных историях) в комментариях ниже!

    Переименование документа (Microsoft Word)

    В Word нет встроенной команды, позволяющей переименовывать документы или файлы, как в некоторых других программах.Это правда, что вы можете просто сохранить документ под новым именем, но в результате на вашем диске будут два файла вместо одного. Вы можете использовать следующие шаги, чтобы быстро и легко переименовать документ в Word:

    1. Убедитесь, что документ, который вы хотите переименовать, не загружен в Word. (Закройте его, если он загружен.)
    2. Отобразить диалоговое окно «Открыть». (В Word 2007 нажмите кнопку Office и выберите «Открыть». В Word 2010 откройте вкладку «Файл» на ленте и нажмите «Открыть». В Word 2013 и Word 2016 откройте вкладку «Файл» на ленте, нажмите «Открыть», а затем нажмите «Обзор».)
    3. В списке файлов, содержащемся в диалоговом окне, щелкните правой кнопкой мыши тот, который хотите переименовать. Word отображает контекстное меню для документа.
    4. Выберите «Переименовать» в контекстном меню. Название документа выделено, и у вас есть возможность изменить название.
    5. После изменения имени документа нажмите Введите .
    6. Закройте диалоговое окно «Открыть», нажав «Отмена».

    WordTips - ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.(Microsoft Word - самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (10667) применим к Microsoft Word 2007, 2010, 2013 и 2016. Вы можете найти версию этого совета для старого интерфейса меню Word здесь: Переименование документа .

    Автор Биография

    Аллен Вятт

    Аллен Вятт - всемирно признанный автор, автор более чем 50 научно-популярных книг и многочисленных журнальных статей.Он является президентом Sharon Parq Associates, компании, предоставляющей компьютерные и издательские услуги. Узнать больше о Allen ...

    Указание вложенных записей в файле AutoMark

    Файл AutoMark позволяет быстро и легко создать индекс из документа. Это может быть большим подспорьем для крупных ...

    Открой для себя больше

    Отображение широты и долготы

    Если вы работаете с географическими данными, вам может потребоваться способ отображения широты и долготы на листе.Этот совет исследует ...

    Открой для себя больше

    Выбрать все изменения, сделанные конкретным рецензентом

    Функция отслеживания изменений в Word позволяет вам и другим редакторам легко сотрудничать при разработке документа. Если ...

    Открой для себя больше

    Сохранение частей файлов

    Хотите сохранить фрагменты документа в отдельные файлы? Есть несколько простых способов достичь этой цели, например...

    Открой для себя больше

    Общие сведения о файлах MRU

    Разве вам не нравятся все сокращения, используемые в компьютерной терминологии? Одна из таких аббревиатур - «относящаяся к пользователям Word» - это MRU. Это ...

    Открой для себя больше

    Листинговые документы с паролями

    Вам нужен список документов, для открытия которых требуется пароль или для открытия которых требуется определенный пароль? Слово не .

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *