Мастер таблиц в access: Создание таблиц в MS Access

Содержание

Создание таблиц в режиме мастера таблиц — МегаЛекции

Создание проекта базы данных STUD

Войдите в Microsoft ACCESS, щелкнув в Windows на иконке Microsoft Access.

После загрузки Access, появится окно при помощи которого можно открыть созданную базу или создать новую. Для создания новой базы выберем пункт "Новая база", и в появившемся диалоговом окне определим имя создаваемой базы как STUD и место на диске, где она будет храниться (диск, каталоги). После нажатия кнопки "ОК" на экране появится окно базы данных. содержащее информацию обо всех объектах созданной базы.

Примечание (для версии ACCESS 2.0):
Откроем меню File, содержащее основные команды управления базой данных, команды настроек и списком ранее открываемых баз. Для создания новой базы выберем пункт "New Database", и в появившемся диалоговом окне определим имя создаваемой базы как STUD и место на диске, где она будет храниться (диск, каталоги). После нажатия кнопки "ОК" на экране появится окно базы данных. содержащее информацию обо всех объектах созданной базы.

Создание таблиц в режиме конструктора

Для создания таблицы необходимо при активном окне базы данных щелкнуть по корешку "Таблицы", а затем по кнопке "Создать". Access откроет диалоговое окно с запросом о методе создания таблицы, где выберем пункт "Конструктор" и нажмем “Ok”.

Откроется окно структуры таблицы в режиме конструктора, содержащее в верхней части описание полей таблицы, а в нижней описания свойств полей, выбираемых вверху.

Заполним описания полей для таблицы " Преподаватели" данными таблицы1:


Таблица 1.

Поле "Тип данных" представляет собой скрытое меню, вызываемое щелчком мыши на кнопке "" на строке, для которой выбираем тип. О типах данных в Access см. прил.1.

3. Установка свойств полей таблицы "Преподаватели"

Каждое поле таблицы в Access имеет определенный набор свойств.
Access автоматически устанавливает размер поля. Размер часто бывает больше, чем надо. Поэтому установим для полей созданной таблици Преподаватели следующие свойства :



 

 

Имя поля Размер поля
Номер_П Целое
Имя
Отчество
Фамилия
Кафедра
Должность
Дом_адрес
Зарплата Денежный

Создание таблиц в режиме мастера таблиц

MS Access содержит набор наиболее часто используемых шаблонов таблиц для приложений различного типа. Использование этих шаблонов значительно упрощает процесс разработки структуры базы данных и сокращает время на создание всего проекта.
Работу с шаблонами предоставляет т.н. "мастер таблиц". Для запуска "мастера" в ответ на запрос о методе создания таблиц (см.п.2.1) необходимо выбрать кнопку "Мастер таблиц".

Появившееся окно мастера содержит список шаблонов таблиц (слева), список полей, входящих в эти таблицы (середина окна) и итоговый список полей, которые будет содержать наша таблица (справа).

Для включения поля в нашу таблицу необходимо выбрать это поле в списке и щелкнуть на кнопке ">". Для переноса всех полей используется кнопка ">>"

Выберем шаблон таблицы "Студенты", в нем выберем и перенесем поля: "Фамилия", "Имя", "Отчество", "Факультет", "Адрес", "Заметки". Нажмем кнопку "Далее".

В появившемся окне с запросом нового имени для таблицы введем "Студенты". Щелкнем по кнопке "Ок".
Access первоначально ищет соответствия названий полей созданной таблицы с уже существующими таблицами, чтобы выделить поля, которые следует использовать в качестве первичных ключей.

Если он находит такие поля - то предполагает, что между этими таблицами должна существовать связь типа "один-ко-многим". С этим вариантом можно согласиться, либо использовать в качестве ключа другое поле, список которых появится после выбора строки "Самостоятельное определение пользователем", и нажатия кнопки "Далее".

Связь между таблицами мы установим позже. Нажимаем кнопку "Далее" и на запрос о дальнейших действиях выбираем первый вариант: "Изменение структуры таблицы". Остальные варианты предназначены для ввода данных в созданную таблицу в табличном варианте, или через "мастер форм".

Нажмем кнопку "Готово" для завершения создания таблицы "Студенты". Откроется окно конструктора таблиц, в котором введем дополнительные поля приведенные в Таблице2 и введем новые размеры полей.

Таблица2

Свойства полей:

Имя поля Размер поля
Номер_С Длинное целое
Фамилия
Имя
Отчество
Факультет
Группа
Специальность
Год_рожд Краткий формат даты
Адрес

 

 

Создайте самостоятельно таблицу “Результаты”

Таблица3.

5. Создание ограничений на значения для полей

Свойство “Условие на значениеe” может содержать ограничения на значение, которое может принимать поле. Так, при необходимости ограничить значение оценки для резукльтатов диапазоном 0..5 баллов в этом свойстве для полей "Оценка_Т", “Оценка_П”, “Оценка_Л” введем:

Between 0 And 5

Сложные выражения для условий можно также строить при помощи т.н. "Построителя выражений", который вызывается кнопкой расположенной справа от описания поля "Условие на значение", или на панели инструментов.


Рекомендуемые страницы:


Воспользуйтесь поиском по сайту:

Создание таблицы с помощью мастера

⇐ ПредыдущаяСтр 6 из 10Следующая ⇒

Для построения таблицы с помощью мастера необходимо в окне База данных (рис.9.2)перейти на вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать.

В окне Новая таблица необходимо выбрать Мастер таблиц и затем ОК. На экране появится окно, в котором имеются два переключателя - Деловое применение и Личное применение. Установив необходимый переключатель, нужно выбрать образец таблицы и образцы полей.

Чтобы включить поле в создаваемую таблицу, его нужно выделить в списке образцов полей и нажать кнопку (>). Имя поля появится в правом списке. Для удаления поля из списка нужно его выделить и нажать кнопку (<). Чтобы удалить все поля и начать все сначала, нужно нажать кнопку (<<). После заполнения полей

новой таблицы нужно нажимать кнопки Далее ®¼®Далее и Готово. При этом в появляющихся диалоговых окнах нужно выбирать: способ определения первичного ключа, режимы работы и другие параметры.

 

Рис.9.2. Окно пустой базы данных

Создание таблицы в режиме конструктора

Если образцы таблиц и полей мастера не соответствуют создаваемой таблице, то она создается в режиме конструктора. Для этого в окне Новая таблица выбирается Конструктор и затем ОК. Access выведет окно таблицы в режиме конструктора (рис.9.3).

Здесь в верхней части расположены столбцы, в которые вводятся имя, тип данных и краткое описание каждого поля. В нижней части окна задаются свойства полей

Определение типов данных

После создания таблицы начинается определение ее полей. Для этого курсор устанавливается в первой строке столбца Поле и вводится имя первого поля. Нажимается клавиша Tab и осуществляется переход в столбец Тип данных. Открывается список типов данных и выбирается нужный.

 

Рис.9.3. Окно таблицы в режиме конструктора

 

После выбора типа данных Access в нижней части окна выводит свойства поля, набор которых зависит от выбранного типа данных.

Access поддерживает восемь основных типов данных (табл. 9.1)

 

Таблица 9.1. Типы данных в Access

Типы данных Использование
Текстовый, Поле МЕМО В Microsoft Access определены два типа данных для полей, предназ­наченных для сохранения текста или текста и чисел: «Текстовый» и «Поле MEMO». Текстовые поля предназначены для сохранения имен, адресов и любых числовых данных, не требующих проведения вычис­лений, таких как телефонные номера, инвентарные номера или почтовые индексы. В текстовые поля можно помещать до 255 символов, по умол­чанию для текстовых полей задается размер 50 символов. Для того чтобы указать размер конкретного текстового поля, следует задать значение свойства «Размер поля». Поля MEMO используют для сохранения текстовых значений, длина которых превышает 255 символов. В поле MEMO можно записать до 64 000 символов. Однако для полей типа MEMO не допускается индекси­рование или сортировка.
Числовой, Денежный В Microsoft Access определены два типа данных для полей, предназ­наченных для сохранения числовых значений: «Числовой» и «Денежный». Числовой тип данных используют для сохранения числовых значений, используемых в математических расчетах, за исключением расчетов, проводящихся над денежными значениями, а также расчетов, требующих особенно высокой точности. Конкретный вид и размер числовых значений, сохраняемых в поле с типом данных «Числовой», определяется значением свойства «Размер поля». Например, в занимающее 1 байт на диске поле с размером «Байт» допускается ввод только целых чисел от 0 до 255. Поля типа «Денежный» используют для выполнения расчетов без нежелательного округления. Для полей типа «Денежный» поддержи­вается максимальная точность 15 знаков слева от десятичной запятой и 4 знака справа. Денежное поле занимает на диске 8 байт. Для типов «
Числовой
» и «Денежный» определен ряд встроенных форматов отобра­жения. Для выбора формата следует выбрать значение свойства «Формат поля».
Дата/Время Сохранение значений дат и времени в полях типа «Дата/время» обеспечивает правильную сортировку таких значений. Кроме того, это позволяет автоматически учитывать в базе данных настройки форматов даты и времени, задаваемые в панели управления Windows. Для полей типа «Дата/время» определен ряд встроенных форматов отображения. Для выбора формата следует выбрать значение свойства «Формат поля».
Счетчик Основное свойство поля типа «Счетчик» - автоматическая иденти­фикация записей таблицы. «Счетчик» - это число, наращивание зна­чений которого происходит автоматически. В Microsoft Access существует два варианта изменения счетчика: последовательный и случайный. Первый позволяет нумеровать записи, второй можно использовать для создания системы кодирования записей в таблице. Изменять данные в поле счетчик оператор не сможет.
Логический Логические поля используются для хранения данных, которые могут принимать одно из двух возможных значений. Форматы логических полей:Истина, Да. Вкл. эквивалентныTrue, а Ложь, Нет, Выкл. эквивалентны False. Вне зависимости от выбора формата логического поля в таблице поле будет представлено в виде набора флажков.
Поле объекта OLE Поля объекта OLE в Microsoft Access содержат ссылки на объекты, которые могут быть включены в базу данных с использованием OLE про­токола обмена данными. Такими объектами могут быть графические файлы, электронная таблица MS Excel, документ Word и другие. Объем данных, которые можно ввести в это поле, ограничиваются памятью компьютера.
Мастер подстановок Мастер подстановок не является названием типа данных, а служит для запуска мастера, осуществляющего связь между таблицами. Он создает поля, в которых выводится список выбранных полей подстановки из данной таблицы или список полей подстановки, где используются данные из другой таблицы. В мастере также можно изменить ширину колонок и изменить имя столбца подстановки.  

 

Свойства полей

Для каждого поля можно задавать определенные свойства, зависящие от выбранного типа данных.

Размер поля.Это свойство задает максимальный размер данных, для которых предназначено это поле.

Формат поля.Можно задать формат представления данных при выводе на экран или печать. Например, для дат таким образом: 2/21/94 или Понедельник, Февраль 21, 1994.

Число десятичных знаков. Устанавливает число знаков после точки (запятой). Например, 2.99.

Маска ввода. Задается для типов данных Текстовый и Дата/Время. Маску можно увидеть на экране при вводе данных в поле.

Подпись поля.Надпись, используемая в формах и отчетах вместо имени поля.

Условие на значение. Можно задать выражение, которое при вводе или редактировании значения поля всегда должно быть истинным. Например, <100 означает, что значение поля должно быть меньше 100.

Сообщение об ошибке. Можно определить текст сообщения, который будет выводится в случаях, когда вводимое значение не удовлетворяет условию на значение.

Обязательное поле.Устанавливается для данных, которые должны быть введены в поле обязательно.

Индексированное поле.Устанавливается дополнительный индекс.

Первичный ключ

Для эффективной работы в Access каждая таблица в реляционной базе данных должна иметь первичный ключ. Для выбора первого ключевого поля таблицы в окне конструктора необходимо выделить это поле и нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов. В подтверждении того, что ключ задан, слева от поля появится символ ключа (рис.1.3). В качестве первичного ключа таблицы должно быть определено поле, в котором хранится уникальный код.

Для удаления первичного ключа нужно выделить ключевое поле и нажать кнопку Ключевое поле.

Преимущество использования первичного ключа:

-cкорость.Используя первичный ключ, Access создает индексы, позволяющие ускорить работу запросов и других функций;

-упорядочение. Access автоматически сортирует записи в порядке возрастания или убывания первичного ключа таблицы;

-отсутствие совпадений. Access не позволяет пользователю вводить данные с таким же первичным ключом, как и у существующей записи;

-связи. Access организует связи между таблицами, используя общий первичный ключ.

Определение связей между таблицами

После создания в базе данных Microsoft Access отдельных таблиц по каждой теме необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять сведения таблиц. Первым делом следует определить связи между таблицами. После этого можно создать запросы, формы и отчеты для одновременного отображения сведений из нескольких таблиц.

Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев сключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы.

Отношение «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В отношении «один-ко-многим» каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, но запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A.

При отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A. Этот тип связи возможен только с помощью третьей (связующей) таблицы, первичный ключ которой состоит из двух полей, которые являются внешними ключами таблиц A и B. Отношение «многие-ко-многим» по сути дела представляет собой два отношения «один-ко-многим» с третьей таблицей.

При отношении «один-к-одному» запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот. Отношения этого типа используются не очень часто, поскольку большая часть сведений, связанных таким образом, может быть помещена в одну таблицу. Отношение «один-к-одному» может использоваться для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы по соображениям защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице.

Реляционные базы данных, как правило, состоят из нескольких таблиц, связи между которыми нужно определить. Определение связей необходимо при использовании таблиц в запросах, формах и отчетах.

 

Рис. 9.4. Схема данных БД Учебный процесс

Установление связей между таблицами.

Чтобы установить связи, нужно открыть окно базы данных и выбрать команду Сервис ® Схема данных. Если связи для базы данных устанавливаются впервые, то Access выведет на экран пустое окно Схема данных и затем окно диалога Добавление таблицы. В этом окне нужно выделить все таблицы, между которыми будут установлены связи и нажать кнопки Добавить и Закрыть. После этого в окне Схема данных связи между таблицами устанавливаются путем перетаскивания мышью поля одной таблицы на поле, по которому устанавливается связь, другой таблицы. При отпускании кнопки мыши на экран выводится окно диалога Связь, в котором выводятся связанные поля. Необходимо установить флажки: Обеспечение целостности данных, Каскадной обновление связанных полей, Каскадное удаление связанных записей. После этого нужно нажать кнопку Создать.

Установление флажка «Каскадное обновление связанных полей» позволяет:

- если в главной таблице СТУДЕНТ изменить значение поля Номер группы (например, вместо 11 написать 12), то и в подчиненных таблицах 11 поменяется на 12;

- если в таблице СТУДЕНТ изменить значение поля Номер группы на такое, которое нет в таблице ГРУППА, то это не удастся сделать.

Установление флажка «Каскадное удаление связанных записей» позволяет: если в таблице, например, ГРУППА удалить какую – либо группу, то и в подчиненных таблицах исчезнут все записи, связанные с удаленной группой.

При установлении связей между таблицами ключ связи может быть составной, например, связь между таблицами Успеваемость и Изучение осуществляется по нескольким полям. В этом случае установление связи осуществляется так: при нажатой клавише <Ctrl> выделяются все ключи и затем перетаскиваются. Чтобы удалить связь, нужно щелкнуть на ее линии и нажать клавишу Del.

Имена полей, по которым осуществляется связь между таблицами:

ГРУППА ® СТУДЕНТ ( Номер группы)

КАФЕДРА ® ПРЕПОДАВАТЕЛЬ ( Код кафедры)

ПРЕДМЕТ ® ИЗУЧЕНИЕ ( Код предмета)

ПРЕПОДАВАТЕЛЬ ® ИЗУЧЕНИЕ ( Таб номер)

ГРУППА ® ИЗУЧЕНИЕ ( Номер группы)

СТУДЕНТ ® УСПЕВАЕМОСТЬ (Номер студента и Номер Группы)

ИЗУЧЕНИЕ ® УСПЕВАЕМОСТЬ (Номер Группы, Код предмета, Таб номер, Вид занятия)

Примечание. Если связь между таблицами не устанавливается, возможны следующие причины: а) имена полей, по которым устанавливается связь - различны б) типы связываемых полей - не одинаковы и др. Необходимо проверить все таблицы.



Читайте также:

 

Лабораторная работа "Создание таблиц в СУБД Microsoft Access"

Лабораторная работа

Тема: «Создание таблиц в СУБД Microsoft Access»

Цель работы: 1. Научить создавать таблицы произвольной формы с помощью Мастера таблиц;

2. Научить заполнять поля таблицы;

3. Научить работать с таблицами в режиме конструктор.

В результате выполнения лабораторной работы получиться таблица «Контакт» содержащая данные о людях, с которыми вы контактируете и таблица «Список», предназначенная для записи всех случаев контакта с людьми из таблицы «Контакт».

  1. Запустите программу Microsoft Access.

  1. Создайте новую базу данных и дайте ей название - «Контакт

  1. В окне Базы данных «Контакт» выберите объект Таблицы.

  2. Укажите метод создания таблицы: «Создание таблицы с помощью мастера»

Результат:

Появится первое окно Мастера создание таблиц.

  1. В окне Создания таблиц выберите категорию: «Деловые»

  1. В поле образцы таблиц щёлкните по пункту «Контакты» ЛКМ.

Результат:

В окне «Образцы полей» выведутся поля относящиеся именно к таблицы «Контакты».

  1. Перенесите из окна «Образцы полей» следующие поля : «Имя», «Фамилия», «Адрес», «Название_компании».

Для этого проделайте следующие шаги:

1 шаг – Щёлкните ЛКМ по полю «Имя ».

2 шаг – Нажмите на кнопку «>», чтобы поле «Имя» перенеслось в окно «Поля новой таблицы».

Врезультате проделанной работы (переноса) поле «Имя» окажется в окна «Поля новой таблицы».

8. Повторяя шаги 1 и 2, добавьте в список «Поля новой таблицы» остальные поля.

Конечный результат:

  1. Нажмите на кнопку «Далее» в окне Создания таблиц.

Результат:

Откроется следующее окно Мастера.

  1. Введите в поле «Имя для новой таблицы» - «Контакт».

  2. Выберите способ определения ключа - «Microsoft Access автоматически определяет ключ».

  1. Нажмите кнопку «Далее».

Результат:

Откроется третье окно Мастера

  1. . В этом окне щёлкните по надписи «Ввести данные непосредственно в таблицу».

  1. Нажмите на кнопку «Готово»

  1. После нажатия на кнопку «Готово» появится окно Контакт – таблица. В которую можно вносить записи по каждому поля.

Заполнение полей таблицы «Контакт»

  1. Щёлкните на поле Имя и введите какое-нибудь имя. Microsoft Access автоматически добавит в таблицу, первую запись, а строка новой записи сместиться вниз.

  1. Введите фамилию в поле Фамилия.

  1. Заполните все остальные поля первой записи.

  1. Щёлкните на поле Имя последней строки и введите имя ещё одного человека, его фамилию, адрес, название компании.

  2. Добавьте подобным образом несколько записей, чтобы в таблице стала семь записей. Если вы ошиблись при вводе, просто щёлкните на ячейке с неверными данными и отредактируйте их.

Результат:

Стандартные заголовки столбцов часто оказываются неудобными, поэтому Microsoft Access позволяет заменять их.

  1. Щёлкните на заголовке Фамилия правой кнопкой мыши и выберите команду Переименовать.

Щёлкните здесь

  1. Введите слово Название, которое заменит подсвеченный заголовок Фамилия.

  1. Повторив шаги 6 и 7 верните столбцу название Фамилия.

  1. Щёлкните на кнопке Первая запись переместите указатель текущей записи в начало таблицы.


  1. Два раза щёлкните на кнопке Следующая запись, чтобы перейти к четвёртой записи.

  1. Удалите четвёртую запись. Для этого щёлкните на кнопке Удалить запись панели инструментов (Крест).

Нажмите здесь

  1. В результате появится диалоговое окно Запроса, информирующем о невозможности отмены операции удаления записи, щёлкните на кнопке Да подтвердите необходимость удаления.

Обратите внимания, что ключевое поле Код_Контакты автоматически заполняется некоторыми числами.

13. Сохраните таблицу.

Создание таблицы в режиме конструктора

  1. Перейдите в окно Базы данных.

  2. В окне Базы данных выберите объект Таблицы.

  3. Укажите метод создания таблицы: «Создание таблиц в режиме конструктора»

Результат:

Появится окно Конструктора.

Окно конструктора состоит из двух частей. В верхней отображается список полей таблицы, а в нижней – свойства выделенного поля.

  1. Введите слово Дата, которое будет играть роль названия нового поля.

  1. Щёлкните на ячейке Тип данных первой строчки списка полей. Здесь необходимо выбрать тип поля, который определяет структуру и размер данных.

  1. Щёлкните на появившейся стрелке раскрывающегося списка ячейки Тип данных и выберите пункт Дата/Время.

  1. Нажмите клавишу Tab и введите расшифровку назначения поля: Дата контакта.

  1. Щёлкните на второй ячейки столбца Имя поля и введите имя Описания.

  1. Задайте для второго поля тип Текстовый.

  1. Укажите назначение поля Описание контакта.

Кроме даты и описания контакта таблица данных должна содержать информацию о том, с кем вы контактировали. Но список людей хранится в таблице Контакты, поэтому в новой таблице не нужно заново вводить имя и фамилию. Достаточно лишь добавить ссылку на одну из записей таблицы Контакты. Эта ссылка будет иметь числовой тип и содержать число, равное значению поля Код-Контакты соответствующей записи таблицы Контакты.

  1. Добавьте ещё одно поле с именем Код_Контакты и типом Числовой.

Теперь нужно добавить индексированное поле и назначить его ключом, однозначно идентифицирующим записи таблицы.

  1. Добавьте поле Ключ и назначьте ему тип Счётчик.

Сохраняя активной строку Ключ, щёлкните на кнопке Ключевое поле. Эта кнопка расположена на панели инструментов в виде ключа. На кнопке этой строки появится значок ключа, показывающий особый статус поля.

Нажмите здесь

Результат:

  1. Щёлкните на кнопке закрытия окна конструктора.

  2. В результате появится диалоговое окно, где Access спросит о необходимости сохранения структуры таблицы. В ответ щёлкните на кнопке Да.

  1. В открывшемся окне диалога ведите имя Список.

  1. Щёлкните на кнопке ОК.

  1. После нажатия на кнопку «ОК» появится окно Список – таблица. В которую можно вносить записи по каждому поля.

Контрольные вопросы:

  1. Как запустить Microsoft Access?

  2. Как создать таблицу с помощью Мастера таблиц?

  3. Как переименовать поле?

  4. Как сохранить созданную таблицу?

  5. Как создать таблицу в режиме Конструктора?

Задание:

Выполнить упражнение 7.6 стр. 429 из учебного пособия «Курс компьютерной технологии» 2 часть.

Создание таблицы с помощью мастера — Студопедия

Мастер создания таблиц Microsoft Access 2000 позволяет создать таблицу на основе имеющихся образцов. Такой метод удобен в том случае, если необходимо создать достаточно типичную базу данных с небольшим количеством таблиц и связей между ними (например, база данных каталога видеозаписей). В этом случае нет необходимости заранее продумывать типы и свойства полей данных, т.к. они предлагаются системой.

Для создания таблицы необходимо выполнить следующее:

1. В перечне объектов слева выбрать «Таблицы».

2. В списке действий справа выбрать «Создание таблицы с помощью мастера».

3. Из предложенного списка образцов таблиц и полей выбрать нужные и добавить их в «Поля новой таблицы».

4. При необходимости можно переименовать поля (кнопка «Переименовать поле…»).

5. В следующем диалоге задается название новой таблицы и способ определения ключа (ключевого поля). Ключ можно определить самостоятельно. При этом допускаются следующие варианты:

a) «Последовательные числа…» – при таком выборе числовое значение ключевого поля для каждой новой записи будет сформировано автоматически. В большинстве случаев это наиболее удобный способ.


b) «Числа, вводимые пользователем…» – предполагает, что числовое значение ключевого поля не задается системой, а определяется пользователем. Полезно в том случае, когда значение ключевого поля используется не только внутри базы данных (например, номер студенческого билета назначается до ввода информации о студенте в базу данных).

c) «Сочетание букв и чисел…» – аналогично случаю b, но допускает не только цифры в ключевом поле. В крупных базах данных такой вариант применяется редко и используется числовое ключевое поле (даже в тех случаях, когда объект не имеет числового ключевого атрибута, а имеет символьное, в базу данных искусственно добавляется дополнительное поле и используется вариант a.

6. Если в базе данных уже присутствуют таблицы, Access задаст вопрос о связях с этими таблицами. При этом в большинстве случаев система правильно определяет связанные таблицы по одинаковым названиям полей. Подробнее установка связей описана в соответствующем разделе.

7. После создания таблицы с помощью мастера можно перейти к следующим действиям:

a) «Изменить структуру таблиц» - изменение структуры таблиц в ручном режиме с помощью конструктора.

b) «Ввести данные непосредственно в таблицу» - редактирование записей в стандартном редакторе.

c) «Ввести данные в таблицу с помощью формы…» - мастер форм автоматически создаст форму для более наглядного ввода данных. Впоследствии вид созданной формы можно будет отредактировать. Можно сразу же ввести данные с помощью созданной формы.

Подробнее все эти действия описаны ниже в соответствующих разделах.

Добавить или изменить первичный ключ таблицы в Access

Первичный ключ - это поле или набор полей со значениями, уникальными для всей таблицы. Значения ключа можно использовать для ссылки на целые записи, потому что каждая запись имеет различное значение для ключа. Каждая таблица может иметь только один первичный ключ. Access может автоматически создать для вас поле первичного ключа при создании таблицы или вы можете указать поля, которые хотите использовать в качестве первичного ключа. В этой статье объясняется, как и зачем использовать первичные ключи.

Чтобы задать первичный ключ таблицы, откройте таблицу в режиме конструктора. Выберите поле (или поля), которое вы хотите использовать, а затем на ленте щелкните Primary Key .

Примечание. Эта статья предназначена только для настольных баз данных Access. Access автоматически управляет первичными ключами для новых таблиц в веб-приложениях и веб-базах данных Access. Хотя эти автоматические первичные ключи можно переопределить, мы не рекомендуем этого делать.

В этой статье

Обзор первичных ключей в Access

Установите первичный ключ, используя поля, которые у вас уже есть в Access

Удалить первичный ключ

Измените первичный ключ в Access

Дополнительная информация

Обзор первичных ключей в Access

Access использует поля первичного ключа для быстрого связывания данных из нескольких таблиц и значимого объединения этих данных.Вы можете включить поля первичного ключа в другие таблицы, чтобы вернуться к таблице, которая является источником первичного ключа. В этих других таблицах поля называются внешними ключами. Например, поле «Идентификатор клиента» в таблице «Клиенты» также может отображаться в таблице «Заказы». В таблице «Клиенты» это первичный ключ. В таблице заказов он называется внешним ключом. Проще говоря, внешний ключ - это первичный ключ другой таблицы. Для получения дополнительной информации см. Основы проектирования баз данных.

1.Первичный ключ

2. Внешний ключ

Если вы перемещаете существующие данные в базу данных, возможно, у вас уже есть поле, которое вы можете использовать в качестве первичного ключа. Часто уникальный идентификационный номер, такой как идентификационный номер, серийный номер или код, служит первичным ключом в таблице. Например, у вас может быть таблица «Клиенты», в которой каждый покупатель имеет уникальный идентификационный номер. Поле идентификатора клиента является первичным ключом.

Access автоматически создает индекс для первичного ключа, что помогает ускорить запросы и другие операции.Access также гарантирует, что каждая запись имеет значение в поле первичного ключа и всегда уникальна.

Когда вы создаете новую таблицу в режиме таблицы, Access автоматически создает для вас первичный ключ и присваивает ему имя поля «ID» и тип данных AutoNumber.

Что делает хороший первичный ключ?

Хороший кандидат на первичный ключ имеет несколько характеристик:

  • Однозначно идентифицирует каждую строку

  • Он никогда не бывает пустым или нулевым - он всегда содержит значение

  • Значения, которые он содержит, редко (в идеале, никогда) изменяются

Если вы не можете определить хороший ключ, создайте поле AutoNumber, которое будет использоваться в качестве ключа.Поле AutoNumber автоматически генерирует само значение при первом сохранении каждой записи. Следовательно, поле AutoNumber соответствует всем трем характеристикам хорошего первичного ключа. Дополнительные сведения о добавлении поля AutoNumber см. В статье Добавление поля AutoNumber в качестве первичного ключа.

Поле AutoNumber является хорошим первичным ключом.

Примеры плохих первичных ключей

Любое поле, в котором отсутствует одна или несколько характеристик подходящего ключа-кандидата, является плохим выбором в качестве первичного ключа.Вот несколько примеров полей, которые могут быть плохими первичными ключами для таблицы контактов, а также причины, по которым они будут плохим выбором.

Некачественный первичный ключ

Причина

Личное имя

Не может быть достоверно уникальным и может измениться

Телефон

Вероятно, изменится.

Электронный адрес

Вероятно, изменится.

Почтовый индекс

Несколько человек могут иметь общий почтовый индекс

Комбинации фактов и чисел

Фактическая часть может измениться, создавая бремя обслуживания.Может привести к путанице, если часть фактов будет повторяться как отдельное поле. Например, сочетание города и увеличенного числа (например, NEWYORK0579) будет плохим выбором, если город также хранится в виде поля.

Номера социального страхования

  • Частная информация и запрещена в государственных учреждениях и некоторых организациях.

  • У некоторых людей нет SSN

  • Человек может иметь более одного за всю жизнь

Составные ключи: использование нескольких полей в комбинации в качестве первичного ключа

В некоторых случаях вы хотите использовать два или более полей в таблице в качестве первичного ключа.Например, таблица сведений о заказе, в которой хранятся позиции для заказов, может использовать два поля в своем первичном ключе: идентификатор заказа и идентификатор продукта. Ключ, содержащий более одного поля, называется составным ключом.

Установите первичный ключ, используя поля, которые у вас уже есть в Access

Для того, чтобы первичный ключ работал нормально, поле должно однозначно идентифицировать каждую строку, никогда не содержать пустых или нулевых значений и редко (в идеале, никогда) меняться. Для установки первичного ключа:

  1. Откройте базу данных, которую вы хотите изменить.

  2. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, в которой вы хотите установить первичный ключ, и в контекстном меню выберите Design View .

    Совет: Если вы не видите панель навигации, нажмите F11, чтобы отобразить ее.

  3. Выберите поле или поля, которые вы хотите использовать в качестве первичного ключа.

    Чтобы выбрать одно поле, щелкните селектор строк для нужного поля.

    Чтобы выбрать более одного поля для создания составного ключа, удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните селектор строк для каждого поля.

  4. На вкладке Design в группе Инструменты щелкните Первичный ключ .

    Индикатор ключа добавляется слева от поля или полей, которые вы указываете в качестве первичного ключа.

Удалить первичный ключ в Access

Когда вы удаляете первичный ключ, поле или поля, которые ранее служили первичным ключом, больше не будут предоставлять первичные средства идентификации записи.

Удаление первичного ключа не удаляет поля из таблицы, но удаляет индекс, созданный для первичного ключа.

  1. Прежде чем вы сможете удалить первичный ключ, вы должны убедиться, что он не участвует ни в каких отношениях таблиц. Если вы попытаетесь удалить первичный ключ, который является частью одного или нескольких отношений, Access предупредит вас, что вы должны сначала удалить отношения.

    Чтобы удалить связь таблицы, выполните следующие действия:

    1. Если таблицы, участвующие в связи таблиц, открыты, закройте их.Невозможно удалить связь между открытыми таблицами.

    2. На вкладке Инструменты базы данных в группе Отношения щелкните Отношения .

    3. Если таблицы, участвующие в связи таблиц, не видны, на вкладке Design в группе Relationships щелкните Show Table .

    4. Выберите таблицы для добавления в диалоговом окне Показать таблицу , затем щелкните Добавить и щелкните Закрыть .

    5. Щелкните строку связи таблицы для связи таблицы, которую вы хотите удалить (линия становится жирной, когда она выбрана), а затем нажмите клавишу DELETE.

    6. На вкладке Design в группе Relationships щелкните Close .

  2. После удаления взаимосвязей в области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, из которой вы хотите удалить первичный ключ, а затем выберите Design View .

    Совет: Если вы не видите панель навигации, нажмите F11, чтобы отобразить ее.

  3. Щелкните селектор строк для текущего первичного ключа.

    Если первичный ключ состоит из одного поля, щелкните селектор строк для этого поля.

    Если первичный ключ состоит из нескольких полей, щелкните селектор строк для любого поля в первичном ключе.

  4. На вкладке Design в группе Инструменты щелкните Первичный ключ .

    Индикатор ключа удаляется из поля или полей, которые вы ранее указали в качестве первичного ключа.

Примечание. Когда вы сохраняете новую таблицу без установки первичного ключа, Access предлагает вам создать ее. Если вы выберете Да , Access создаст поле идентификатора, которое использует тип данных AutoNumber для предоставления уникального значения для каждой записи. Если ваша таблица уже включает поле AutoNumber, Access использует это поле в качестве первичного ключа.

Изменить первичный ключ в Access

Если вы решили изменить первичный ключ таблицы, вы можете сделать это, выполнив следующие действия:

  1. Удалите существующий первичный ключ, следуя инструкциям в разделе Удаление первичного ключа.

  2. Задайте первичный ключ, следуя инструкциям в разделе Установка первичного ключа.

Дополнительная информация

Дополнительные сведения о структуре базы данных и выборе подходящего первичного ключа см. В статьях:

Верх страницы

Учебное пособие по основным формам доступа Best Access

Использование SQL для создания формы Access Master Detail

Введение

В этом руководстве будут использоваться образцы данных супермагазина и объясняется, как создать правильную структуру основной / дополнительной формы для редактирования и ведения данных о продажах каждой компании.Другими словами, это учебное пособие по основной форме Access.

Первым необходимым шагом является создание необходимых данных. Подход формы основной детали обычно имитирует тип отношения сущности первичный ключ / внешний ключ. Учтите, что у нас должен быть набор записей, которые будут назначать правильный первичный ключ имени каждого клиента. В итоге у нас будет концептуальная схема, подобная приведенной ниже

.

Нам нужно будет создать новую таблицу со следующей структурой, и после этого мы объясним необходимые шаги для создания и сопоставления записей с использованием SQL.

Поля CUSTOMER_NAME и ADDRESS могут иметь длину 255 символов. PHONE может иметь длину 50 символов.

Когда все типы и размеры данных определены, щелкните правой кнопкой мыши заголовок серой строки ID_CUSTOMER и выберите «Первичный ключ» в контекстном меню. ID_NUMBER будет уникальным идентификатором для каждой записи о клиенте.

После создания вышеуказанной таблицы с помощью редактора таблиц Access сохраните ее как tblCustomers, пока она пуста.

Теперь давайте перенесем имена клиентов в созданную таблицу, позволяя первичному ключу (последовательному идентификатору) сгенерировать себя (доступ сделает эту работу за нас, поскольку его базовый тип данных - Autonumber).Для этого мы запустим SQL-оператор INSERT, удалив существующие повторяющиеся значения в CUSTOMER_NAME. Как только мы будем вставлять данные только в поле CUSTOMER_NAME, оператор вставки должен явно указать поля, которые будут получать данные. На вкладке создания выберите дизайн запроса, закройте список представленных таблиц, щелкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт SQL View. Вставьте следующий оператор SQL в область SQL

ВСТАВИТЬ В tblCustomer (CUSTOMER_NAME)

ВЫБЕРИТЕ РАЗЛИЧНОГО КЛИЕНТА

ОТ tblOrders

Читатель может заметить имя поля CUSTOMER_NAME в квадратных скобках.Это означает, что только это поле должно получать данные (если какое-либо другое поле не является обязательным и не допускает нулевых значений, но это не так). После вставки оператора SQL сохраните запрос как qryDefineCustomerMasterData

Читатель заметит знак плюса рядом с названием запроса. Это означает, что запрос имеет тип добавления, он вставляет данные в таблицу. Теперь читатель может выполнить запрос (в качестве примечания учтите, что запросы не нужно сохранять для выполнения), просто дважды щелкнув по нему.После запроса количества вставляемых записей

ответит утвердительно на оба вопроса, и отдельный список имен клиентов будет добавлен в таблицу tblCustomers (изначально пустую). Дважды щелкните таблицу tblCustomers и проверьте, правильно ли были вставлены данные. Окончательный результат должен быть аналогичен представленному ниже.

На следующем этапе мы перенесем сгенерированный первичный ключ в «дочернюю таблицу» tblOrders, чтобы из нее можно было удалить CUSTOMER_NAME.Сначала давайте добавим новое поле с именем ID_CUSTOMER_FK (суффикс FK означает внешний ключ, это означает, что это поле будет ссылаться на значение, которое существует как первичный ключ в другой таблице). Итак, переведите tblOrders в режим дизайна, щелкнув по нему правой кнопкой мыши

В режиме разработки щелкните правой кнопкой мыши первое поле и выберите «Вставить строки».

В пустой созданной строке назовите соответствующее поле как ID_CUSTOMER_FK и определите его тип как Number (Long - в настройках типа данных нижней страницы).

Тип поля должен соответствовать типу данных поля, на который имеется ссылка, поэтому он не может иметь меньшую точность.

Сохраните таблицу и закройте редактор.

Следующим шагом будет выполнение запроса на обновление, который извлечет соответствующий идентификатор, присутствующий в tblCustomers, используя его описание, представленное в tblOrders, для сопоставления. На этом этапе обновления мы выполним SQL-инструкцию UPDATE, смешанную с функцией доступа DLOOKUP.

Выполняется следующая инструкция SQL:

ТАБЛИЦА ОБНОВЛЕНИЯ

SET ID_CUSTOMER_FK = DLOOKUP («ID_CUSTOMER», «tblCustomers», »CUSTOMER_NAME =‘ »и REPLACE (CUSTOMER_NAME,« ‘», «» ») &« ‘»)

WHERE ISNULL (CUSTOMER_NAME) = FALSE;

Логика следующая: для каждой строки в таблице tblOrders ID_CUSTOMER_ID будет принимать значение, возвращаемое функцией DLOOKUP.Чтобы ознакомиться с синтаксисом функции DLOOKUP, посетите

https://support.office.com/en-us/article/DLookup-Function-8896cb03-e31f-45d1-86db-bed10dca5937

На основе синтаксиса и параметров фактический вызов DLOOKUP ищет поле ID_CUSTOMER в таблице tblCustomers, где CUSTOMER_NAME (в таблице tblCustomers) совпадает с именем клиента, присутствующим в текущей обновляемой строке. Последняя часть достигается объединением выражений

«CUSTOMER_NAME =‘ »& REPLACE (CUSTOMER_NAME,« ‘», «» »

Зеленая часть относится к фактическому значению строки CUSTOMER_NAME, а синяя часть соответствует полю tblCustomers CUSTOMER_NAME.Конкатенация просто переопределяет выражение критерия функции для каждой строки. Функция замены присутствует, чтобы убедиться, что разделитель строки SQL правильно экранирован, иначе SQL-запрос вернет ошибку. Применяется последнее предложение WHERE, поскольку не имеет смысла обновлять строки, если CUSTOMER_NAME пуст.

Сохраните запрос и назовите его qryPullCustomerPrimaryKey.

Функция DLOOKUP не является стандартом SQL ANSI (проверьте https://en.wikipedia.org/wiki/SQL и https: // www.w3schools.com/sql/sql_syntax.asp), и его можно использовать в запросах или коде VBA, он очень полезен в VBA, поскольку позволяет избежать сложных операций с наборами записей для достижения того же результата. Существуют и другие функции, не соответствующие стандарту ANSI, среди которых DMAX, DMIN, DCOUNT, DFIRST и другие.

Чтобы запустить запрос, просто дважды щелкните по нему и ответьте утвердительно на предложенные вопросы или предупреждения. Все строки должны быть правильно обновлены. Окончательный результат должен быть похож на

.

Читатель должен заметить, что первый столбец был заполнен соответствующим идентификатором клиента из таблицы tblCustomers.Теперь, когда мы заполнили столбец ID_CUSTOMER_FK, нет смысла сохранять столбец CUSTOMER_NAME в таблице заказов. Щелкните его правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите поле для удаления.

Теперь давайте создадим правильную связь между двумя таблицами. На вкладке «Инструменты базы данных» нажмите «Отношения

».

Перетащите две таблицы с левой панели на панель отношений. Теперь перетащите поле ID_CUSTOMER из таблицы tblCustomers в поле ID_CUSTOMER_FK из таблицы tblOrders.

Откроется окно определения параметра отношения

Установите три флажка, чтобы применялась надлежащая ссылочная целостность при удалении или обновлении родительской записи.

Нажмите кнопку "Создать", и связь таблицы будет создана

Теперь перейдем к формам.

Первым необходимым шагом является создание окна управления основной информацией о клиентах. Для этого примера достаточно мастера Access, поэтому нажмите кнопку мастера форм на вкладке «Создать».

После этого выберите tblCustomers из списка и перетащите все поля в правую пустую область, нажмите следующий

Выберите макет по ширине и нажмите следующий

Назовите форму frmCustomers и нажмите «Готово». Мастер-форма должна выглядеть как на следующем изображении

Теперь давайте создадим подформу, которая будет использоваться для отображения данных о заказах каждой компании. Еще раз нажмите кнопку мастера формы

Переместите все поля в правую область, кроме ID_CUSTOMER_FK (это поле также можно перенести, но это не является обязательным, так как его не нужно отображать).Обратите внимание, что при выборе полей для добавления пользователь выбирает поля, которые будут привязаны к элементам управления формы, поэтому мы только сообщаем мастеру, какие элементы управления необходимо создать в форме. Базовое поле таблицы всегда доступно, даже если оно не отображается. Вот почему на следующих шагах можно будет связать основную форму с вспомогательной формой. Хит дальше.

В приведенном выше окне выберите параметр «Табличный», чтобы заказы отображались в виде списка в новой нижней области деталей, которую мы создаем (также можно использовать таблицу данных, но она не допускает форматирование глубокого контроля), нажмите «Далее».Назовите форму frmOrdersSub и нажмите finish

.

Форма создана, ее макет должен быть аналогичен представленному ниже. Фактическая форма представлена ​​с использованием типа макета непрерывных форм (см. Изображение ниже). Тип макета непрерывных форм будет повторять набор элементов управления, представленных в области сведений формы для каждой записи, таким образом, строки будут представлены в виде списка.

Читатель заметит, что данные представлены неправильно. Это связано с размерами и форматами элементов управления, поэтому после использования мастера требуется выполнить некоторую работу по форматированию вручную.Читатель может изменять размер текстовых полей и меток вручную или использовать свойства высоты и ширины. Можно изменить шрифт, размер, цвет и другие свойства текстовых полей, чтобы данные представлялись наилучшим образом. После некоторой ручной работы по дизайну и форматированию окончательный макет может быть следующим. После некоторого редизайна возможный подход к обеим формам -

.

И вспомогательная форма еще не вставлена ​​в основную форму

Теперь закройте форму frmOrdersSub, переведите форму frmCustomers в режим разработки и из левой панели возьмите форму frmOrdersSub и перетащите ее в frmCustomers в режиме разработки под последним полем основной формы.Проверьте следующее изображение

Теперь давайте расскажем Access, как связываются формы (помните логику первичного / внешнего ключа?). Выберите подформу и перейдите на вкладку с данными на вкладке свойств (правая панель). Вкладка следующая

Помните соглашения об именах и отношения, которые мы создали?

Access достаточно умен, чтобы правильно понимать структуру базы данных. Он определяет, что первичный ключ главной таблицы / формы - это поле ID_CUSTOMER, а связанное поле - ID_CUSTOMER_FK.Даже если связь не была создана, Access может предложить связь на основе имен полей.

В любом случае, если обе формы не должны связываться таким образом, читатель может определить поле или набор полей из обеих форм, чтобы связать каждую запись из главной таблицы с каждой связанной записью в дочерней таблице. Форма конфигурации выглядит следующим образом, и к ней можно получить доступ, щелкнув три точки в области ID_CUSTOMER или ID_CUSTOMER_FK на панели окна свойств

Читатель должен обратить внимание. Access не может связывать поля любого типа.Их базовые типы данных должны быть совместимы. Также читателю следует обратить внимание, что не все отношения имеют смысл, поэтому требуются надлежащие знания дизайна базы данных.

После принятия предложенной ссылки между формами щелкните правой кнопкой мыши верхний ярлык заголовка подформы и удалите его (пользователь может сохранить его, если требуется правильный заголовок подформы)

Перейдите в верхний левый угол и выберите вид формы с помощью кнопки просмотра

Окончательный вид формы / вспомогательной формы должен быть следующим

Читатель может заметить, что окончательный макет выглядит намного лучше, чем значения по умолчанию, созданные мастером.После некоторой работы Microsoft Access может создавать высокопрофессиональные решения. Это связано и будет зависеть в основном от личного вкуса и опыта развития. Следует применять одно эмпирическое правило: как только стиль определен, старайтесь использовать его на всех этапах разработки. Но учтите, что проектирование форм занимает много времени, и чтобы получить хорошо разработанные формы, необходимо применять стандартные меры.

Если читатель перемещается по записям с помощью стрелок управления навигацией по основной форме, будет очевидно, что список подформы изменится соответствующим образом.Для каждой записи, которую пользователь видит в основной форме, соответствующие записи дочерних заказов должным образом обновляются в области ниже.

Теперь давайте добавим простую операцию формы в подформу, кнопку удаления записи. Это позволит пользователю удалить строку из списка. Закройте основную форму и одновременно подформу. Откройте подчиненную форму и переведите ее в режим разработки.

Расширьте область подформы нижнего колонтитула, щелкнув в начале строки и потянув вниз.

Создать кнопку в нижнем колонтитуле формы и отменить мастер кнопок

Назовите кнопку cmdDelete и измените ее заголовок на «Удалить».Щелкните правой кнопкой мыши кнопку и выберите событие сборки из контекстного меню.

Теперь войдите в редактор кода VBA, выбрав конструктор кода. Добавьте следующий код в событие нажатия кнопки

Частная подпрограмма cmdDelete_Click ()

При ошибке Перейти к cmdDelete_Click_err:

‘пользователю будет предложено, действительно ли нужно удалить запись

Если MsgBox («Вы уверены, что хотите удалить выбранную запись?», VbYesNo + vbQuestion, «Системный вопрос…») = vbYes Тогда

DoCmd.SetWarnings False ‘эта опция отключает стандартные предупреждения Microsoft Access, поскольку мы тестируем ее с правильным сообщением

DoCmd.RunCommand acCmdDeleteRecord ‘запись удалена

DoCmd.SetWarnings True "вернет SetWarnings значение по умолчанию

.

‘Сообщение, информирующее пользователя о том, что запись была удалена должным образом

Вызов MsgBox («Выбранная запись была успешно удалена», vbOKOnly + vbInformation, «Системная информация…»)

Конец Если

Выходной переводник

cmdDelete_Click_err:

Select Case Err.Число

Case Else

Call MsgBox (Err.Number & ”-” & Err.Description, vbOKOnly + vbCritical, «System Error…»)

Выбор конца

Концевой переводник

Зеленые комментарии объясняют, что делает каждая строка в потоке кода. Читателю следует обратить внимание на тот факт, что запись, выбранная во вспомогательной форме, будет удалена при нажатии кнопки удаления.

Сообщение, представленное пользователю, будет похоже на

Ответ «Да» удалит выбранную запись, выбор «Нет» отменит операцию.

Заключение

Эта последняя операция с кнопкой завершает само обучение. Еще раз мы должны упомянуть, что это лишь небольшие примеры возможностей Access. При наличии соответствующей подготовки, опыта и хороших технических характеристик можно разработать очень сложные решения. По нашему мнению, разработчик всегда должен сочетать плюсы и минусы использования решений Visual Studio (C # или VB. Net) с Microsoft Access.

Доступ: работа с таблицами

Урок 5: Работа с таблицами

/ ru / доступ / управление базами данных и объекты / контент /

Введение

Хотя в Access есть четыре типа объектов базы данных, таблиц , пожалуй, самые важные.Даже когда вы используете формы, запросы и отчеты, вы все равно работаете с таблицами, потому что именно там хранятся все ваши данные . Таблицы лежат в основе любой базы данных, поэтому важно понимать, как их использовать.

В этом уроке вы узнаете, как открыть таблицы , создать и отредактировать записи , а изменить внешний вид вашей таблицы, чтобы упростить просмотр и работу с ней.

В этом руководстве мы будем использовать образец базы данных.Если вы хотите продолжить, вам необходимо загрузить нашу базу данных образца Access. Чтобы открыть пример, вам потребуется установить Access на вашем компьютере.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше о работе с таблицами в Access.

Основы таблиц

Чтобы открыть существующую таблицу:
  1. Откройте базу данных и найдите панель навигации .
  2. На панели навигации найдите таблицу, которую хотите открыть.
  3. Дважды щелкните нужную таблицу.
  4. Таблица откроется и появится в виде вкладки в вкладках документов полоса .
Общие сведения о таблицах

Все таблицы состоят из горизонтальных строк и вертикальных столбцов , с небольшими прямоугольниками, называемыми ячейками , в местах пересечения строк и столбцов. В Access строки и столбцы называются записями и полями .

Поле - это способ организации информации по типу. Думайте о поле с именем как о вопросе, а о каждой ячейке в этом поле как о ответе на этот вопрос. В нашем примере выбрано поле Фамилия , которое содержит все фамилии в таблице.

Запись - это одна единица информации. Каждая ячейка в данной строке является частью записи этой строки. В нашем примере выбрана запись Куинтона Бойда, которая содержит всю связанную с ним информацию в таблице.

Каждая запись имеет собственный идентификационный номер . В таблице каждый идентификационный номер уникален для своей записи и относится ко всей информации в этой записи. Идентификационный номер записи изменить нельзя.

Каждая ячейка данных в вашей таблице является частью поля и записи . Например, если у вас есть таблица имен и контактной информации, каждый человек будет представлен записью, и каждая часть информации о каждом человеке - имя, номер телефона, адрес и т. Д. - будет содержаться в отдельном поле. в строке этой записи.

Нажимайте кнопки в интерактивном меню ниже, чтобы узнать, как перемещаться по таблице.

Создание таблиц в Access - создание таблиц реляционной базы данных

Как создавать таблицы в Access: обзор

В этом уроке показано, как создавать таблицы в Access. Таблица - это организованная структура, в которой хранится информация. Он состоит из «полей» информации, в которые вы вводите «записи» таблицы. Поле - это отдельный столбец в таблице, состоящий из одной категории информации.Запись - это набор связанных полей , которые описывают отдельный элемент, содержащийся в строке в таблице.

Один из способов создания таблиц в Access - создание таблиц в режиме «Дизайн». Чтобы создать таблицы в Access в режиме «Дизайн», щелкните вкладку «Создать» на ленте. Затем нажмите кнопку «Дизайн таблиц» в группе «Таблицы». После этого в области документов с вкладками отобразится новая таблица.

В режиме «Дизайн» вы увидите , а не фактические данные, хранящиеся в вашей таблице.Вы увидите только представление структуры таблицы. Это дает вам больше контроля над свойствами полей по сравнению с использованием «Просмотр таблицы» для создания таблицы.

Это окно разделено на две части. Во-первых, вверху есть «сетка дизайна», куда вы вводите имена полей и типы данных. Затем под ним находится раздел «Свойства». В «сетке дизайна» в верхней части представления таблицы есть небольшой прямоугольник в дальнем левом конце каждого поля. Это кнопка «выбора строки».Вы можете щелкнуть этот маленький квадратик, чтобы выделить всю строку. Вам нужно часто делать это в Access, поэтому сейчас запомните расположение этого объекта.

Создание таблиц в Access - Учебное пособие: изображение пользователя, создающего новую таблицу и назначающего тип данных полю в представлении «Дизайн» в Access 2016.

В режиме «Дизайн» вы создаете таблицы в Access, вводя имена полей в столбец «Имя поля». Имена полей должны быть уникальными в пределах таблицы и должны быть краткими, но описательными.Вам также следует рассмотреть вопрос о размещении пробелов в именах полей , а не . При желании вы можете принять соглашение, например использовать заглавную букву каждого слова в имени поля или использовать символ подчеркивания вместо буквального пробела между словами в имени поля. Кроме того, порядок полей в этом столбце - это порядок, в котором они отображаются слева направо в «представлении таблицы» таблицы. «Представление таблицы» - это представление, которое позволяет видеть фактические данные в таблицах.

Затем для каждого поля, которое вы создаете при создании таблиц в Access, вы должны назначить ему тип данных.Для этого используйте раскрывающийся список, который появляется при нажатии на столбец «Тип данных» справа от имени поля. Когда вы создаете таблицы в Access, каждому полю в таблице должен быть назначен тип данных. Это сообщает Access, какие данные вы будете хранить в поле. «Краткий текст» - это тип данных по умолчанию для новых полей в Access 2013 или более поздней версии. В реляционных базах данных, чем больше разнообразных типов данных существует в таблице, тем быстрее можно индексировать и запрашивать эти таблицы. Так что не стесняйтесь менять тип по мере необходимости.Просмотрите различные типы данных, которые вы можете назначить полям в таблицах.

Типы данных полей, которые можно назначать при создании таблиц в Access 2013 или более поздней версии

Типы данных в доступе
Имя: Описание:
Краткий текст Содержит текст или комбинацию текста, чисел и другой информации. Максимальная длина - 255 символов. Когда вы создаете таблицы в Access в «режиме конструктора», это тип поля по умолчанию, назначаемый новым полям.
Длинный текст Более длинная версия текстового поля. Максимальная длина - 65 535 символов.
Номер Может содержать только числовые данные, по которым вы хотите производить вычисления, НЕ номера телефонов или почтовые индексы. Поскольку вы не выполняете вычисления с этими числами, они являются текстовыми полями.
Дата / время Содержит код даты или времени. Полезно для расчетов даты и времени.
Валюта Аналогичен типу данных Number в функции, но отформатирован как валюта.Использует вычисление с фиксированной запятой, что быстрее, чем вычисление с плавающей запятой, используемое в числовых полях.
Автономер Присваивает уникальный числовой идентификатор всем записям, внесенным в таблицу. Полезно как поле первичного ключа.
Да / Нет Хранит логические типы данных: «Да / Нет», «Истина / Ложь», «Вкл / Выкл», «-1/0». Используется, когда в поле могут существовать только два возможных значения.
OLE Object
(только для настольных ПК)
Подключается к объектам в приложениях Windows.Вы можете использовать типы данных OLE Object для объектов ActiveX, изображений, календарей и других типов файлов. Используется только в файлах базы данных рабочего стола.
Гиперссылка Содержит гиперссылку на адрес во всемирной паутине.
Приставка
(только настольный компьютер)
Позволяет прикрепить любой тип поддерживаемого файла, например изображения или электронные таблицы. Обеспечивает большую гибкость вложения, чем поле OLE Object, а также более эффективно использует пространство хранения, чем поля OLE.
Вычислено Позволяет создать вычисляемое поле, которое содержит значение, полученное путем выполнения функции в других полях таблицы с использованием созданного вами выражения.
Мастер поиска… Помогает вам настроить поле поиска, которое затем будет содержать значения из другой таблицы, запроса или значения, которые вы вводите вручную. Полезно для полей со списком и списков в формах.
Изображение
(только веб-приложение)
Используется для хранения данных изображения.Используется только в веб-приложениях.

Создание таблиц в Access - Учебное пособие: изображение таблицы в представлении «Дизайн» в Access, показывающее имена полей, типы данных и первичный ключ.

Под сеткой дизайна находится раздел «Свойства поля», в котором вы устанавливаете свойства текущего выбранного поля в таблице. В этой области свойства текущего выбранного поля отображаются на вкладках «Общие» и «Поиск». Здесь вы можете редактировать или устанавливать свойства поля, при необходимости изменяя отображаемые значения.

Когда закончите, вам просто нужно установить первичный ключ для таблицы, а затем сохранить его. Поле первичного ключа - это поле, которое однозначно идентифицирует каждую запись таблицы. Часто это поле естественным образом присутствует в данных. Если нет, вы можете добавить поле «AutoNumber» в таблицу, чтобы создать поле первичного ключа. Чтобы пометить поле как поле первичного ключа, щелкните селектор строки в левом конце строки, содержащей поле, которое вы хотите установить в качестве «первичного ключа» для таблицы. Затем щелкните вкладку «Дизайн» на контекстной вкладке «Работа с таблицами» на ленте.Затем нажмите кнопку «Первичный ключ» в группе «Инструменты».

Чтобы сохранить таблицу, когда вы закончите, нажмите кнопку «Сохранить» на панели инструментов быстрого доступа. Затем введите имя новой таблицы в появившемся диалоговом окне. Затем нажмите кнопку «ОК».

Создание таблиц в Access с помощью «конструктора»: инструкции

  1. Чтобы создать таблицы в Access с помощью «Конструктора», щелкните вкладку «Создать» на ленте.
  2. Затем нажмите кнопку «Дизайн таблиц» в группе «Таблицы».
  3. Новая таблица появится в области документов с вкладками.
  4. Введите имя поля в столбец «Имя поля».
  5. Затем нажмите «Tab» на клавиатуре, чтобы перейти к следующему столбцу справа.
  6. Затем используйте раскрывающееся меню в столбце «Тип данных», чтобы назначить полю тип данных.
  7. Нажмите «Tab» на клавиатуре, чтобы перейти к столбцу «Описание».
  8. При желании введите описание данных, хранящихся в этом поле.
  9. Затем нажмите «Tab» на клавиатуре, чтобы перейти к следующей строке.
  10. Повторите шаги с 4 по 9, пока не создадите все необходимые поля таблицы.
  11. Щелкните переключатель строки в левом конце строки, содержащей поле, которое вы хотите установить в качестве «первичного ключа» для таблицы.
  12. Щелкните вкладку «Конструктор» на контекстной вкладке «Работа с таблицами» на ленте.
  13. Затем нажмите кнопку «Первичный ключ» в группе «Инструменты».
  14. Нажмите кнопку «Сохранить» на панели инструментов быстрого доступа.
  15. Затем введите имя новой таблицы в появившемся диалоговом окне.
  16. Затем нажмите кнопку «ОК».

Как создавать таблицы в Access: видеоурок

В следующем видеоуроке под названием «Создание таблиц реляционной базы данных» показано, как создавать таблицы в Access. Этот видеоурок взят из нашего полного руководства по Access под названием «Освоение Access Made Easy v.2016-2013».

Краткое руководство по таблицам в Microsoft Access 2007

В прошлый раз вам, возможно, посчастливилось наткнуться на мой вводный пост для Microsoft Access 2007, а затем разочароваться, потому что он на самом деле не показывает вам, как что-либо делать.

Это место, где можно вылечиться. Я собираюсь предоставить руководство по Microsoft Access о том, как создавать и использовать таблицы. Я буду следить за этим, публикуя сообщения о запросах, формах, отчетах и ​​автоматизации.

Нам нужно сделать некоторые предположения, чтобы это было достаточно коротким, чтобы поместиться в один пост.Во-первых, вы уже знаете, как пользоваться электронной таблицей. возможно Excel, но это не имеет значения. Во-вторых, можно немного расслабиться, даже если у вас другая версия Access. Возможно, вам придется поискать несколько вещей, но в основном это одно и то же.

Просто, чтобы начать работу, взгляните на эту таблицу.

Это довольно типичный список элементов в Excel.Представьте на мгновение, что в этом списке есть несколько тысяч строк, а не только те, которые вы можете просмотреть здесь, и вы можете увидеть, что это не обязательно самый практичный способ работы с такими данными.

Надеюсь, у вас будут собственные данные, с которыми вы сможете поэкспериментировать.Практический пример всегда проще.

В Access эта же информация будет храниться в таблицах, но прежде чем мы сможем это сделать, нам нужно убедиться, что все полностью согласовано.Это одна из особенностей баз данных. С несоответствиями справляться намного сложнее, чем в электронной таблице.

Здесь есть несколько примеров того, что вам нужно исправить.Для начала вам действительно следует прочитать некоторые из этих книг, но это не поможет. Каждый столбец в Access должен быть согласованным. Вы не можете начинать вводить даты, как здесь, в столбце Finished , а затем вставлять слово «Никогда» в одну из ячеек. Та же проблема с «˜x» в столбце Рейтинг . Сначала исправьте. Обратите внимание, что в большинстве случаев пустые ячейки - это нормально.

Хорошо, запустим Access и начнем принимать решения.Две конкретные вещи, прежде чем вы сможете начать работу с таблицами.

Во-первых, выберите создание пустой базы данных вместо использования каких-либо предварительно созданных шаблонов.Вернитесь и посмотрите их позже, чтобы увидеть больше примеров.

Во-вторых, вам нужно сначала выбрать имя для вашего проекта Access.Вы не можете делать то же самое, что и с другими продуктами Office.

Итак, нажмите Blank Database , дайте файлу имя и нажмите Create .

Access пытается помочь в максимально возможной степени, создав таблицу по умолчанию и подготовив ее к использованию.Однако в нашем случае мы не хотим этого делать. Мы хотим правильно оформить стол.

Лучший способ попасть туда - щелкнуть X в правом верхнем углу, чтобы закрыть таблицу, щелкнуть вкладку Create на ленте, а затем щелкнуть Table Design. Если вы заблудились, закройте Access, ничего не сохраняя, а затем повторите попытку.

Вот что нужно запомнить.Сначала вам нужно знать, что вы хотите сделать, спроектировать для этого таблицу, а затем добавить данные. После этого сложно передумать.

Наша основная задача здесь - решить, какие поля мы хотим сохранить в таблице, и какую информацию мы хотим хранить в каждом из них.Если вы используете мой пример, заполните детали так, чтобы они выглядели так.

Прежде чем мы сможем двигаться дальше, есть одна вещь, которая может быть немного сложной, но вам необходимо понять.Access - это реляционная база данных. Реляционная часть означает, что вы можете иметь дело с несколькими таблицами одновременно, а отношения между ними .

Одна из целей реляционных баз данных - минимизировать как повторение, так и бесполезное пространство.Я не буду вдаваться в теорию, но это называется нормализацией. Есть много других мест, где можно исследовать эту тему. Я просто буду практичным и покажу вам пример.

Обратите внимание, что каждый из авторов классической научной фантастики упоминается в таблице несколько раз.Чтобы добиться того же в Access, мы создаем еще одну таблицу специально для авторов, а затем связываем новую таблицу. Таким образом, каждый автор существует только один раз, и вероятность ошибок значительно снижается.

На данный момент примите мою просьбу о создании поля автора как Число .

Сохраните таблицу.Самый быстрый способ - нажать кнопку Сохранить на панели инструментов. Это может быть не так-то просто найти.

Вам будет предложено указать имя для стола. Книга может быть простым вариантом. Еще одно замечание. Имена таблиц не являются именами файлов. Это просто компоненты в базе данных под названием Classic Sci-fi . Представьте себе несколько листов в книге Excel.

Но «¦, прежде чем Access позволит вам сохранить таблицу, вам нужно сделать еще одну вещь.Просто поверьте мне на слово. Почти в каждом случае таблица в Access должна иметь где-нибудь в ней поле, которое гарантированно будет иметь разные значения в каждой строке. Я имею в виду в каждой строке , поэтому вы не можете использовать, например, поле Pages , потому что в конечном итоге вы обязательно получите две книги с одинаковым количеством страниц. Самый простой способ сделать это - добавить еще одно поле только для работы. Обычно это поле ID .

Итак, нажмите Да в сумасшедшем диалоговом окне, которое слишком велико, чтобы эффективно отображаться в сообщении »¦

"¦.и в таблицу добавляется новое поле. Тип поля - Autonumber , что означает, что новое значение автоматически добавляется для каждой строки, которую вы добавляете в таблицу. Не беспокойся об этом. Просто так бывает.

Теперь продолжайте, снова сохраните таблицу и закройте ее.Когда вы это сделаете, запустите процесс еще раз, чтобы создать таблицу авторов, которая выглядит следующим образом. То же самое и с полем ID. Просто позвольте этому быть.

Прежде чем мы сможем начать использовать таблицы, нам нужно связать их друг с другом.

Щелкните вкладку Database Tools , а затем нажмите кнопку Relationships .

Добавьте обе таблицы, используя диалог Показать таблицы .

По завершении закройте диалоговое окно и сделайте небольшой перерыв.Позволь мне объяснить.

Таблицы в Access обычно связаны особым образом.Наиболее распространенным из них является отношение "многие к одному" .

В нашем случае на каждого автора может быть много книг .Чтобы создать это отношение, щелкните ID в таблице Author и перетащите его в поле Author в таблице Book .

Access запрашивает у вас некоторые подробности об отношениях.Единственное изменение, которое вам нужно сделать, - это поставить галочку в поле Enforce Referential Integrity . Затем нажмите Create .

Закройте окно отношений и сохраните изменения.

Еще одна вещь, которая помогает упростить использование стола Book .Что на самом деле сохраняется в поле Author , так это идентификатор автора из таблицы Author , но это немного сложно использовать, потому что вам нужно будет найти другую таблицу, чтобы проверить правильное значение. Итак, мы собираемся настроить все так, чтобы имя автора находилось само по себе.

Разумеется, это называется поиском .

Сначала откройте таблицу «Автор» и добавьте информацию.

Снова откройте таблицу Book, дважды щелкнув ее имя.Нажмите кнопку Design . Щелкните поле Author , а затем вкладку Lookup под списком полей.

Заполните поля, как указано.Вам понадобится более подробное руководство, чтобы изучить причины настроек, но пока этого будет достаточно.

Закройте таблицу, сохраните ее и снова откройте ее в представлении Datasheet .

Перейдите к полю Author , и вы увидите, что появляется поле со списком.Щелкните стрелку, и вы увидите список авторов. Щелкните правильный и двигайтесь дальше. Продолжайте и заполните остальные записи.

Вот и все.Вы успешно скопировали электронную таблицу, которая у вас была в начале, и теперь вы можете использовать ее для создания запросов, форм и отчетов, которые являются гораздо более всеобъемлющими, чем все, что может управлять Excel.

Подробнее об этом в следующих нескольких постах.

Итак, как все прошло? Дайте мне знать, насколько вам понравилось это руководство по Microsoft Access.О, и вы читали какие-нибудь книги? Дай мне знать в комментариях.

Как включить или отключить файлы cookie на iPhone

Независимо от того, хотите ли вы включить или отключить файлы cookie, вот как найти эту опцию во всех основных браузерах iPhone.

Об авторе Джим Хендерсон (Опубликовано 27 статей)

Джим постоянно работает в ИТ в течение дня, и так было примерно с DOS 3.0, но изо всех сил старается проводить волшебные часы с камерой или двумя.Он живет в Новой Зеландии со своей очаровательной женой-луддиткой и тремя детьми. Вы можете только представить, как они запутались.

Больше От Джима Хендерсона
Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!

Еще один шаг…!

Пожалуйста, подтвердите свой адрес электронной почты в письме, которое мы вам только что отправили.

Microsoft Access - Таблицы

Введение

В таблицах вы найдете три важных элемента базы данных; список полей, свойства каждого из них и данные в них. Таблицы структурированы. Структура содержит список полей, а также свойства или характеристики этих полей. Эта страница не дает вам только информация для создания таблицы, а также то, как добавлять и изменять поля в ней.

Первая часть этой страницы состоит из создания таблица для хранения некоторой информации о сотрудниках компании. Таким образом вы увидите все этапы создания и управления стола.

При создании ваших таблиц под ваши нужды особо не забудьте о фазе анализа.Хороший анализ ваших потребностей и данные, необходимые для достижения ваших ожиданий, в конечном итоге могут сэкономить ваше время и эскалаций много. Этот этап более подробно описан в Access вводная страница.

Прежде чем мы начнем, вот несколько пояснений к полям таблицы «Сотрудники». Каждая запись таблицы должна иметь имя и имя человек.Должность - это занятие, которое человек занимает в Компания. В этом примере есть только два типа занятий: менеджеры и продавец. Полевой офис (стол) указывает местонахождение офиса. За У этой компании есть сотрудники в Монреале и Квебеке. Менеджеры работают в соответствии с зарплатой, тогда как продавец работает только на комиссионных.В конце необходимо указать дату приема на работу сотрудника.

Вот список полей таблицы Сотрудники, чтобы обязательные характеристики. Помимо названия поля, вы должны определить это тип и, в большинстве случаев, размер. Необходимо указать размер полей в соответствии с количеством символов, которые вы хотите сохранить в этих областях.

Название поля

Тип поля

Размер

Формат

Имя

Текст

15

Имя

Текст

15

Род занятий

Текст

10

Офис

Текст

15

Заработная плата

Валюта

Комиссия

Валюта

Наем

Дата

Сокращенная дата

Создать таблицу

Это упражнение состоит в создании таблицы, содержащей информацию о сотрудниках компании.Прежде чем вводить информацию, она необходимо для структурирования этой таблицы. Необходимо определить список полей, а также характеристики этих полей. Это только после этого этапа можно будет вводить информацию.

Щелкните вкладку Таблицы .
Нажмите кнопку New .

Access предлагает несколько способов создания таблицы данных. Рабочий лист режима показывает вам сетку, в которой вы просто пишете информацию что вы хотите сохранить. Затем вы можете выбрать создание режима для изменения варианты, которые Access определил для вас. Создание режима содержит все возможности для создания и персонализации структуры таблицы данных.Помощник Бэнкс дает вам помощника в создании стола. попросив вас выбрать из списка полей, которые вы найдете в основном в таблице. Вы также можете импортировать таблицу из другой базы данных Access. или даже рабочий лист Excel. Последний вариант позволяет сделать (сделать) ссылка на другую таблицу другой базы данных и доступ к ее информации.

Списка из возможных вариантов выберите вариант «Дизайн» .

1. Дайте название полю

При добавлении поля в структуру таблицы необходимо чтобы дать ему имя и тип поля. По типу поля также необходимо указать для доступа количество символов, которые вы хочу защитить в поле.Вы также можете по своему усмотрению добавить как к предоставить дополнительную информацию о содержимом поля.

Типы полей

Доступ на выбор между несколькими типами полей дает вам

Текст

Может содержать цифры или буквы. По умолчанию, Доступ указывает, что размер поля составляет 50 символов.Вы всегда можете измените размер поля в соответствии с вашими потребностями. Максимум 255 символы.

Памятка

Полезно для регистрации комментариев. Размер поле не определено. Максимум 65 535 символов.

Номер

Может содержать только цифры.Вы также можете определить название цифр после запятой в соответствии с вашими потребностями.

Дата / время

Может содержать или отображать даты или даже час. Хотя отображается дата или один час, Access сохраняет эти данные в виде рисунка. Каждая цифра представляет день.Рисунок 1 на 1 января 1900 года. Цифра 2 на 2 января ... Доступ сохраняет час, минуты и секунды в долях дня. Итак, 0,5 - это эквивалент полудня, 0,75 из 18 часов (часов) и т. д. Это также проще чтобы сделать (сделать) разницу между двумя датами.

Валюта

это тип числового поля.Размер (формат) поля уже готов к отображению знака $.

Автономер

Целое увеличивающееся числовое поле автоматически на 1 (единицу) в каждой новой записи, которую вы добавляете в таблицу. Ранее назывался метр. Идеально подходит для добавления новых счетов, команд (заказов) или клиентов.

Да / Нет

Логическое поле. Определите, применяется ли поле или не. Пример: курильщик, курить запрещено. Доступ хранит информацию под числовой формат. 0 = ложь, 1 = реально.

Объект OLE

Ссылка на объект, созданный приложениями Винда позволяет делать.Способен управлять путем привязки (подключения) или путем внедрения в базу данных (Связывание и внедрение объектов).

Гиперссылка

Гиперссылка на другой объект позволяет make (do) или для одной из служб Интернета, которая позволяет URL (Единый указатель ресурсов), например FTP, Gopher и группы новостей.

Мастер поиска

Этот мастер позволяет создавать и управлять списком предопределенный выбор для пользователя. Этот список может быть из другой таблицы или запроса или списка, который вы создали для этого поля.

При настройке каждого поля вы также можете добавить описание. Это практично, когда вы вернетесь через несколько месяцев и захотите узнать, почему вы решили иметь эти поля в таблице.Это описание также появится в левый нижний угол окна во время ввода или изменение данных.

Свойства поля

Внизу экрана находятся характеристики или свойства. поля. Каждый из них практичен в данных обстоятельствах. В следующей части объясняется каждое из этих свойств и когда они применимы.Вы также можно получить дополнительную информацию об одном из свойств ниже, поместив указатель на него и нажав на клавишу F1.

Размер :

Определите количество символов, которые могут содержаться в поле. Это свойство действительно только для полей типа Текст.Другие типы полей уже имеют заранее определенный размер.

Формат :

Определите способ передачи информации быть показаны в поле.

Маска ввода :

Определите способ передачи информации вошли в поле.

Подпись :

Текст, который будет отображаться на листе, формах и отчетах вместо названия поля.

Значение по умолчанию :

Определить начальное значение при сложении новых рекордов.

Правило проверки :

Место границ или ограничений по виду информации, которая могла быть введена в поле.Например, несколько человек был бы готов работать за отрицательную зарплату.

Текст проверки :

Просмотрите это сообщение, если содержимое поле не соблюдают ограничения действительного свойства да .

Обязательно :

Если активен, не позволяет иметь пустое содержимое в поле.

Разрешить нулевую длину :

Позволяет вставлять пробелы "" в поле.

Индексировано :

Это свойство предназначено для отображения информации в порядке возрастания при размещении. Это также необходимо во время создание отношений с другими таблицами.

Эти последние свойства являются теми, которые доступны для полей типа Текст. Вот некоторые доступные дополнительные свойства для других типов поля.

Десятичные (число, денежное выражение):

Определите количество десятичных знаков, которое будет придерживаться фигуры.

Новые значения (AutoNumber) :

Определите, будет ли следующая цифра ответом серии (Incrément) или (наугад непредсказуемой) цифры.

Для получения дополнительной информации о свойствах полей:

Место указатель в свойстве, для которого требуется дополнительная информация.Нажмите кнопку F1 .

Помощник

Access покажет вам информацию, которую он обладает на это имущество.

Первичный ключ

Первичный ключ - это поле или серия полей, которые помогают различать запись всех остальных в таблице. Например, можно использовать число социального обеспечения, чтобы отличать каждого от сотрудников компании.Нет двух одинаковых. Также можно использовать ряд инвентаря отличать каждый продукт от другого и т. д.

Первичный ключ также может состоять из нескольких полей. Пока комбинация поля отличает запись от остальных. Например, можно добавить бронирование, зная, что на одновременно с тем же именем.Если бы это была коробка, нужно было бы чтобы добавить еще одно поле к первичному ключу, чтобы различать их. Или можно было просто создайте поле № бронирования для решения проблемы. Использование несколько полей для составления первичного ключа очень редко, но возможно.

Метод вставки первичного ключа в одно или несколько полей таблицы будет объяснено немного дальше на этой странице; на момент модификации стола.

Вторичный ключ

Вторичный ключ - это поле, которое связано с первичным ключом другого стол. Например, поле таблицы Charges можно связать с ключ № клиента таблицы клиентов .

Сохранить структуру таблицы

Создав таблицу, вы должны ее сохранить.

Пресс кнопка.
OR
В меню File выберите опцию Save .

Access спросит вас, что это имя новой таблицы.

Введите имя по вашему выбору. Для этого упражнения введите имя Сотрудники и нажмите кнопку OK .

Access может спросить вас, хотите ли вы добавить первичный ключ к своему стол.На данный момент этой таблице не нужен первичный ключ. Это будет добавлено чуть дальше на этой странице.

Пресс кнопку .

Ввод данных

Теперь структура таблицы определена, можно вводить полезная информация для пользователя; данные. Для начала приведем данные о четырех сотрудники офиса (стола) Монреаля.Следующий этап - ввод эти данные таблица.

Пресс кнопка.
ИЛИ
От В меню View выберите опцию Data mode .

Access покажет вам сетку для ввода данных, как эта, но без данные.

Введите следующую информацию о сотрудниках компании.

Имя

Имя

Род занятий

Офис

Заработная плата

Комиссия

Наем

Роджер

Лепаж

Менеджер

Монреаль

50000

92-01-01

Денис

Ламберт

продавец

Монреаль

43000

92-01-01

Сюзанна

Быть Реми

продавец

Монреаль

65000

93-01-01

Эрик

Гендрон

продавец

Монреаль

23000

93-06-06

Примечание. В последней строке таблицы или запроса всегда отображается один "*" серым цветом. поле слева от ряда.Это означает конец этого. войти цифры без знаков $. В лаборатории введите даты размер (формат) год (2 цифры), месяц, день с дефисом между каждым.

Вставить маску ввода

Маска ввода указывает для доступа к способу ввода информации стол. Вы можете заставить пользователя ввести данные определенным образом. Например, Немыслимо иметь буквы в телефонном номере или социальном номере гарантии.Также почтовый индекс - это набор букв и цифр. Как убедиться, что данные будут введены правильно? по этой причине маски захвата.

Access уже имеет некоторые размеры (модели) для данных, которые вы найдете в основном в базе данных. Следующая часть - продемонстрировать, как достичь Вам эти модели.Вы примените его в соответствии с вашими потребностями в собственном таблицы.

Место курсор на поле, в которое вы хотите добавить маску ввода.
Из списка свойств, щелкните маску ввода .

В конце коробки кнопка с тремя маленькими точками внутри только что появился.

Нажмите эту кнопку.

Access, возможно, попросит вас защитить свой стол, прежде чем вы сможете Продолжить. защити это. Если Access запрашивает у вас также первичный ключ, для нужд упражнения, пока не добавляйте его.

Только что появилось окно со списком моделей.

Есть несколько моделей.Каждый для другого случая. Вы можете их использовать для ввода номера телефона с точностью до пароля.

Когда ты будешь выбрав маску ввода, нажмите кнопку Next .

Появится следующее диалоговое окно.

В этом окне отображается маска ввода. Вы можете поэкспериментировать, написав текст в поле Пробовать .Вы можете изменить длина маски ввода лучше соответствует вашим потребностям. Поместив курсор в поле Маска ввода и нажав на Клавиша F1, у вас будет список возможностей для размера (формата) маска ввода. Этот список очень подробный и его следует прочитать внимательно.

Когда ты будешь определили маску ввода, нажмите кнопку Next .

Access спросит вас, как эта информация будет храниться в поле: с или без символов маски ввода (скобки, пробелы а также дефисы).

Выбрать и нажмите кнопку Next .

Должно появиться последнее окно, чтобы указать вам, что создание маски захват окончен.

Если только вы хотел изменить параметр, нажав кнопку Предыдущий , нажмите кнопку End .

Добавить маску ввода

Предыдущий вариант как показал использование масок существующих приступов.Но, Вы также можете добавить свои собственные маски припадков, лучше ответить твои нужды. В нижеследующем тексте показаны этапы создания новая маска ввода. Следующее упражнение создаст новую маску ввода. для кода инвентаря. Этот код состоит из трех букв, дефиса и четырех цифры.

Войдите в режим маски ввода нажатием кнопки (....)
Нажать кнопку расположен в левом нижнем углу окна.
Нажмите кнопку вернуть вас в конец списка масок припадков и уметь добавить новый из него.

Появится диалоговое окно, у кого (что, что) все поля будут пустыми. Это вам ввести имя маски ввода, ее представление, если есть зарезервированы места.Вы даже можете добавить пример маски ввода.

Для целей в примере введите следующий текст в соответствующие поля.

После того, как вы вошли требуемых параметров, нажмите кнопку Close .

Вы можете добавить столько масок захвата, сколько хотите.

Вставьте действительный, если

Свойство Подтверждает, если позволяет ставить ограничения или границы во введенном данные.Например, мало кто любит работать за зарплату. или отрицательная комиссия. Упражнение заключается в демонстрации Функционирование ValideSi с его использованием не допускает отрицательных значений полей Salary и Commission .

Откройте таблицу сотрудников в режиме конструктора.
Поместите указатель в поле Зарплата .

Свойства поля появятся в нижней части.

Поместите указатель в поле Действителен Да .

именно в этом случае вы ставите критерии проверки. Вы можете использовать различные операторы (=>, <, <=,> =, <>, между и, или, не ...) для создать критерий валидации. Для упражнения необходимо сделать убедитесь, что введенное в поле значение не отрицательное.

В Действителен Если поле , введите следующий критерий: > = 0 .

В упражнении возможно, что человек не получает зарплату или комиссию. по роду занятий сотрудника в компании. Менеджеры получать только зарплату, тогда как продавец получает только комиссию по продажам. Таким образом, можно получить равную зарплату или комиссию до нуля.

Поле Текст проверки - это текст, который появится на экран, когда содержимое поля соответствует критериям проверки.В этом поле, если пользователь вводит отрицательное число.

В в поле Текст проверки введите следующий текст: Сотрудник компании не может иметь отрицательную зарплату. введите положительную цифру или ноль.
повторить операцию для поля Комиссия .

В следующий раз, когда вы введете или измените содержимое записей, попробуйте ввести отрицательное значение, чтобы увидеть результат.

Изменить таблицу

Через некоторое время вы заметите, что в таблице необходимы изменения. Это нужны новые поля. Или некоторые поля необходимо изменить или просто удалить.

Из режима лист, нажмите кнопку
ИЛИ
В меню View выберите опцию Design view .
ИЛИ
От в главном меню выберите таблицу и нажмите кнопку Modify .

Для этого примера необходимо добавить четыре новых поля: Numéro of poste (идентификационный номер сотрудника) , статус , постоянный статус и комментариев . Поле Numéro of poste (идентификационный номер сотрудника) будет использоваться для различения каждого из записи.Это будет первичный ключ таблицы. Кроме того, поле Numéro of poste (идентификационный номер сотрудника) будет вставлен в начало структуры стола. Поле Статус будет служить для сохранения семейное положение работника. Это поле будет числового типа. Он будет сохранять семейный статус по номеру: 1 = холостяк (незамужняя женщина), 2 = замужем без иждивенца, 3 = замужем с иждивенцем, 4 = разведены, 5 = разведены с выплатой семейного пособия.Итак, единственно допустимые тряпки - это 1 и 5. Он также будет использоваться при создании формы. Поле Постоянно будет иметь тип Да / Нет. Он будет определять, есть ли у человека с квитанцией его постоянный статус в компании. Поле Ликент будет иметь тип памятки. Можно будет писать комментарии, о производительности каждого из сотрудники компании.

Название поля

Тип поля

Размер

Формат

Прочие

Numéro of poste (идентификационный номер сотрудника)

Автономер

Имя

Текст

15

Имя

Текст

15

Род занятий

Текст

10

Офис

Текст

15

Заработная плата

Валюта

Комиссия

Валюта

Наем

Дата

Сокращенная дата

Статус

Номер

Вся длина

Правило проверки : от 1 до 5

Постоянно

Да / Нет

Комментарии

Памятка

Вставить поле

Место указатель на строку, в которую вы хотите вставить новое поле в таблице.За упражнения, поместите указатель на первую строку таблицы, то есть строка поля Имя .
От в меню Edit выберите опцию Insert row .
OR
Пресс кнопка.

Появится новая свободная строка. Остальные строки будут перемещены вниз.

напишите название поля.Для упражнения это примерно Numéro of poste (идентификационный номер сотрудника) .
Выберите тип поля Текст длиной 15 символов .

вставьте новые поля Статус , Наем и Комментарии на конец таблицы со своими свойствами, которые описаны в таблице выше.

Переместить поле

Изменить порядок отображения полей

Щелкните серое поле слева от имени поля.
Пока нажав левую кнопку мыши , переместите поле вверх или вниз в зависимости от к вашим потребностям.

Поле повторно впишется в структуру таблицы между обоими полями среди этого ряд, который разделяет его, более толстый, как только вы отпустить кнопку мыши.

Удалить поле

Щелкните строку поля, которое нужно удалить.Нажмите кнопку Удалить .
ИЛИ
Из меню Edit, выберите Delete rows option .

Поместите первичный ключ

Первичный ключ - это поле или серия полей, позволяющая различать каждая из записей. Каждый человек в своем социальном числе уверенности, количестве клиента или сотрудника.Он может состоять из букв или цифр. Один из то, что Access проверяет позже, - это убедиться, что есть два записи, которые будут иметь такую ​​же информацию в поле. Например, два лица могут иметь одинаковое количество социальных гарантий или два одинаковых продукта количество товаров.

Access не позволит создать первичный ключ, если две записи имеют та же информация в выбранном поле.Если вам абсолютно необходимо, чтобы обе записи иметь такую ​​же информацию, нужно было бы рассмотреть другое поле, или комбинация полей для первичного ключа таблицы.

Таблица не обязана иметь первичный ключ. Однако необходимо первичное ключ, если другие таблицы хотят получить информацию об этой таблице. Например, таблица Charges его адрес и другая информация могла бы, спасибо Для связи между таблицами перейдите к информации таблицы Клиенты , чтобы узнать имя клиента.Итак, чтобы быстрее найти информацию и чтобы убедиться, что есть два клиента с одинаковым номером, это Необходимо, чтобы поле Номер клиента таблицы Клиенты было первичным ключом этой таблицы.

Для этого упражнения новое поле Numéro of poste (идентификационный номер сотрудника) будет первичный ключ таблицы.

Поместите указатель в строку поля, которое будет первичным ключом. стола. В упражнении речь идет о поле Numéro of poste (идентификационный номер сотрудника) .
Нажмите кнопку.

Ключ, помещенный в коробку, опьяняет слева от поля Numéro of poste (Идентификационный номер сотрудника) подтверждает, что первичный ключ находится в этом поле.

Если вы по ошибке выбрали неверное поле в качестве первичного ключа, нажмите кнопку, чтобы отменить выбор этого поля в качестве первичного ключа.

Поместите первичный ключ в несколько полей

Первичный ключ также может состоять из нескольких полей. Бывают даже случаи где у вас должен быть первичный ключ таким образом. Для этого упражнения первичный ключ будет состоять из полей Имя , Имя и Дата найма .

Нажмите небольшой серый прямоугольник слева от поля Имя .
Автор сохраняя долг на клавише CTRL , затем щелкните серые поля слева полей Имя и Наем .
Пресс кнопка.

Вот окончательный результат.

Ключ, помещенный в серое поле, подтверждает, что первичный ключ состоит из полей Имя , Имя и Наем .Значит, это возможно прописать несколько раз одно и то же значение в одном из полей. Но это невозможно регистрировать несколько раз одни и те же значения во всех полях, составляющих первичный ключ одновременно. Например, невозможно иметь двух человек с одним и тем же именем и именем, которые принимаются на работу одновременно.

Для следующих упражнений замените первичный ключ в поле Numéro of poste (идентификационный номер сотрудника) .

Добавление записей

внести дополнения к уже созданным записям и добавить другие записи в вашу таблицу.

Numéro of poste (идентификационный номер сотрудника)

Имя

Имя

Род занятий

Офис

Заработная плата

Комиссия

Наем

Статус

Постоянный

Комментарии

1

Роджер

Лепаж

Менеджер

Монреаль

50000

92-01-01

2

Есть

2

Денис

Ламберт

продавец

Монреаль

43000

92-01-01

1

Есть

3

Сюзанна

Быть Реми

продавец

Монреаль

65000

93-01-01

1

Есть

4

Эрик

Гендрон

продавец

Монреаль

23000

93-06-06

5

5

Роджер

Дубук

Менеджер

Квебек

43000

93-01-01

1

Есть

6

Избирает

Lavigueur

продавец

Квебек

47000

93-06-01

2

Есть

7

Пол

Гендрон

продавец

Квебек

22000

93-01-06

1


Сортировка записей

В момент показа содержимого таблицы в режиме лист данных, опция сортировки показывает записи в порядок увеличения или уменьшения в зависимости от поля.

В режиме таблицы данных на панели инструментов вы найдете следующее кнопки:. Эти

Место курсор в столбце, который вы хотите отображать в порядке увеличения или уменьшения.
Нажмите одну из кнопок, чтобы отобразить таблицу в соответствии с этим полем в том порядке, в котором вы хотите.

Все записи будут показаны в том порядке, в котором вы спросил на поле, где сейчас указатель.

Фильтр

Опция фильтра позволяет отображать только часть записей: тот, который соответствует критериям, которые вы определили ранее. Это очень выгодно, когда пользователь хочет быстро найти какие-то записи среди множества данных.

На листе данных Режим вы найдете кнопки для создания, активации и отключите фильтр для таблицы или запроса:.

Создание фильтра

Определите критерии выбора. Вы можете выбрать только отображение части записей; те, которые отвечают определенным критериям.

От рабочий лист режима, нажмите кнопку.

Список полей таблицы будет располагаться одно за другим.

Кому удалите предыдущие фильтры, нажмите кнопку.

Осталось только поставить критерии, чтобы показать записи, которые отвечать на эти условия. Упражнение состоит из показа только продавец из региона Квебек. Итак, потребуются два критерия: один для поля Occupation и другой для поля Office .

Поместите указатель в поле Занятие .
Нажмите на треугольник, указывающий вниз, на конце коробка.
От В списке выберите профессию продавец .

Поместите указатель в поле Office .
Выберите Quebec из списка.

Список вариантов позволяет легко найти информацию. Это только показывает что содержится в поле.Но вы также можете создать свои собственные критерии. Например, можно узнать, что зарплата выше до 45 000 $, поместив операцию > 45000 ниже поля Зарплата .

также можно комбинировать критерии. В этом упражнении два критерия совмещены. Должность приравнивается к продавцу И Офис равно в Квебеке.

Активировать фильтр

Кому активируйте фильтр, нажмите кнопку.
ИЛИ
От в меню Фильтр выберите параметр Применить фильтр .

Access покажет вам записи, которые отвечают критериям, которые ты выбрал.

Деактивировать фильтр

Пресс кнопка.
ИЛИ
От в меню Record выберите опцию View all the records .

Распечатать структуру таблицы

В меню Tools выберите опцию Analyze .
Выберите вариант документации .

Появится следующее диалоговое окно.

Выберите один или несколько таблиц, структура которых вы хотите распечатать.
Нажмите кнопку O ptions ... .

Появится следующее диалоговое окно.

Выбрать варианты, которые вам нужны.
Нажмите кнопку OK .

Однажды получив вернувшись в окно документации, нажмите кнопку ОК .

Access сгенерирует запрашиваемое вами состояние.Вы можете это увидеть на экране или распечатайте:

При нажатии на кнопке.
OR
В меню F ile выберите опцию Print .
OR
Нажмите клавиши CTRL и P .

Экспорт таблицы

Access дает вам возможность экспортировать данные таблиц.Эти могут быть экспортированным в другие базы данных или в размере (формате) других приложений например Excel или Word. Таким образом вы можете воспользоваться возможностями например, для расчетов, анализов или рассылки. Это отметить однако лучше экспортировать из запросов, если вам нужна только часть записей, а не все.

Из основного В меню выберите вкладку Таблицы .
Нажмите на таблица, которую вы хотите экспортировать.
В меню F ile выберите опцию Export Record .

Выберите вариант Во внешний файл или базу данных .
Нажмите кнопку OK .

Выберите имя по вашему выбору.
Выберите тип формата файла, который отвечает вашим потребностям.
Нажмите кнопку Export .

Access создаст новый документ с данными таблиц в размере (формате) что вы выбрали.

Импортировать таблицу

Опция

Import позволяет вам искать данные, полученные из других данных баз или из других приложений и добавить их в свою базу данных.В Следующее упражнение заключается в импорте данных из файла Excel. Если у вас нет уже сделал, защитите файл demodb.xls со страницы демонстрационных файлов на дискете.

Из основного В меню выберите вкладку Таблицы .
Щелкните по столу который вы хотите экспортировать.
В меню F ile выберите External Data и Import .

В следующей части предполагается, что вы должны защитить файл demodb.xls на гибком диске.

Из доступных В списке дисководов выберите Floppy disk 3 ½ (A) .
Списка в меню Type файла выберите опцию Microsoft Excel .
Из списка файлов на дискете выберите файл demodb .
Нажмите кнопку Импорт .
OR
Дважды щелкните в файле demodb.xls .

Access должен знать об этом из рабочего листа Excel. вы найдете данные для импорта. Для упражнения эти данные на Лист работы Лист1 .Другой информации о этот лист кроме импортируемых данных. В противном случае это было бы было необходимо дать имя блоку ячеек, содержащему данные, которые необходимо импортный. Ассистент импорта называет это опцией «Просмотр названных (назначенных) пляжи ».

Выберите вариант Просмотр рабочих листов .
Выберите рабочий лист с именем Лист1 .
Нажмите кнопку Next .

Access спросит вас, являются ли данные первой строки рабочего листа имена полей таблицы имеют значение. В этой коробке правда, что данные первой строки - это названия полей.

Выберите опцию Первая строка содержит столбцы заголовков .
Нажмите кнопку Next .

Access спросит вас, хотите ли вы создать новую таблицу для хранения этих данных и добавить их в таблицу, которая уже существует. Для упражнения данные будут сохранены в новой таблице.

Выберите вариант В новой таблице .
Нажмите кнопку Next .

Access теперь запрашивает у вас дополнительную информацию о каждом из полей или столбцов, данные имеют значение.Чтобы изменить свойства каждого из полей, достаточно , чтобы щелкнуть серое поле, содержащее имя поля. Затем вы можете изменить некоторые свойства, такие как имя, индексация и если вы хотите импортировать поле или нет.

Если первая строка импортируемых данных не была строкой с именем поля, вы можете изменить его сейчас, введя желаемое имя в поле Имя поля .Даже если вы ответили утвердительно на вопрос двумя окнами раньше, вы можете снова изменить имя, чтобы лучше соответствовать вашим потребностям.

Access также спросит вас, хотите ли вы проиндексировать поле. Выбора нет, да с дублон и да без дублонов. Это помогает разобраться в записи и так необходимо во время отношений между таблицами. Ускоряет доступ к данным в связанных таблицах.размещать сортировку только по нужным полям для ваших нужд. Вы замедляете представление данных, когда размещаете сортировка по нескольким полям таблицы.

Последний вариант дает вам выбор импортера только тех полей, которые вам нужны. Это Еще можно исключить поле из импорта. Достаточно выбрать имя поля и поставить галочку в поле , чтобы не импортировать поле .

Access спросит у вас это имя, которое вы перейдете к таблице, которую вы импортируете. Это означает, что вы не импортируете данные в уже существующую таблицу.

У вас также есть возможность активировать помощник анализа конструкции. Он анализирует данные и ищет информацию о половинках. Он спрашивает тебя тогда если он может разрезать данные в несколько таблиц, чтобы получить наиболее оптимальную структуру столов.В целях упражнения не активируйте эту опцию. Вы также можете воспользоваться дополнительным помощником, когда помощник в закончил свою работу.

Access подтвердит вам импорт данных в соответствии с варианты для того, что вы просили.

Нажмите кнопку OK .

Вот результат импорта, если вы откроете таблицу Сотрудник 2.

Связывание таблицы

Связывание таблицы с базой данных дает преимущество в доступе к данным, которые находятся за пределами этого, не увеличивая при этом его. Вы также можете добавить или удалите данные внешней таблицы. Недостаток в том, что нельзя менять структура этой таблицы. Следующее упражнение заключается в привязке (соединении) та же таблица, что и в предыдущем упражнении.Некоторые этапы необходимо следовать, чтобы связать внешний вид базы данных, как при импорте.

В меню F ile выберите параметры внешних данных и Link .

В следующей части предполагается, что вы должны защитить файл demodb.xls на гибком диске.

Из доступных В списке устройств чтения Drive выберите Floppy disk 3½ (A ) .
Списка в меню Тип файла выберите опцию Microsoft Excel .
Из списка файлов на дискете выберите файл demodb .
Нажмите кнопку Вставить .
OR
Дважды щелкните в файле demodb.xls .

Выберите опция Просмотрите рабочий лист .
Выбрать лист под названием Sheet1 .
Нажмите кнопку Next .

Access спросит вас, являются ли данные первой строки рабочего листа имена полей таблицы имеют значение. В этой коробке правда, что данные первой строки - это названия полей.

Выберите опцию Первая строка содержит столбцы заголовков .
Нажмите кнопку Next .

В конце Access спрашивает вас, какое имя вы хотите присвоить прикрепленному стол.

Для целей упражнения впишите в поле Название прилагаемой таблицы : Сотрудники 3 .
Нажмите кнопку End .

Access подтверждает, что данные рабочего листа Sheet1 файла demodb.xls теперь доступны из вашей базы данных.

Чтобы отличить таблицы базы данных от прикрепленных, Access помещает стрелку перед прикрепленной таблицей. Поскольку данные являются результатом электронную таблицу Excel, также появляется значок приложения.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *