6.Не забывайте практиковать

Самый простой способ узнать, действительно ли ваши слайды работают? Наймите коллегу, друга или члена семьи и проведите с ними всю презентацию. Иногда люди могут так увлечься репетицией выступления и запоминанием слов, что забывают следить за тем, чтобы их слайды дополняли и синхронизировались с тем, что они говорят.

«Даже если у вас лучший наглядный вид в мире, вам нужно практиковаться в присутствии кого-то другого. Как только вы начнете практиковаться, вы можете увидеть: «Я говорю о грустной истории, но на слайде позади меня есть что-то забавное, и это не имеет смысла», — говорит Юрчинский. «Или:« О, это может быть хорошее место для пустого слайда ».

13 лучших практических советов по созданию эффективных презентационных материалов

Раздаточный материал для презентации — это постоянное конкретное проявление вашей презентации. Это важная часть общего впечатления аудитории:

Но большинство из нас сосредотачиваются на подготовке того, что происходит во время презентации, а не того, что происходит после .Вот преимущества раздаточных материалов:

Преимущества для ведущего

1. Они позволяют сократить объем материала, который вы охватываете в своей презентации, и не допускать перегрузки информацией.
2. Они позволяют вам перестать беспокоиться о том, что вы забудете то, что хотите сказать.
3. У слушателей будет конкретное напоминание, которое сделает вашу презентацию более запоминающейся.
4. Члены аудитории могут легко связаться с вами позже.

Преимущества для зрителей

1. Они позволяют членам аудитории расслабиться, когда им нужно записывать то, что вы говорите.
2. Если им нравится делать заметки, у них есть место для этого.
3. Если они вдохновлены вашей темой, у них есть дополнительная информация по ней.
4. Если они захотят позже освежиться в том, что вы рассказали, им есть куда пойти.

Советы по раздаточным материалам для презентаций

1. Своевременно подготовьте раздаточные материалы

Не откладывайте создание раздаточного материала до последнего момента. Я виноват в этом. Нас больше всего беспокоит сама презентация, а не выставлять себя дураком на сцене, поэтому вы работаете над тем, что собираетесь сказать, и над слайдами, а затем за 30 минут до презентации вы понимаете, что у вас должен быть раздаточный материал и поспешно собрал что-нибудь.Раздаточные материалы слишком важны, чтобы о них думать позже.

2. Не распечатывайте слайды просто так

Это лениво и неэффективно. Если ваши слайды представляют собой маркированные слайды (не рекомендуется), они часто будут сокращенными предложениями, которые через неделю не будут иметь смысла для читателя. А если это визуальные слайды (рекомендуется), то они вряд ли будут иметь смысл без дополнительного текста. Если вы представляете визуальные слайды PowerPoint, один из самых простых способов создания раздаточного материала — это ввести текст раздаточного материала в области «Примечания» экрана редактирования PowerPoint.Затем распечатайте слайды как «Заметки». У вас будет эффективный раздаточный материал.

3. Убедитесь, что раздаточный материал отражает вашу презентацию

Зрители должны иметь возможность связать раздаточный материал с презентацией, которую они только что посетили. Если вы используете панель заметок в PowerPoint, как я предлагал выше, это произойдет естественным образом, поскольку вы будете руководствоваться визуальными эффектами, которые используете в презентации. Ваш раздаточный материал должен иметь то же название, что и ваша презентация, и иметь такую ​​же структуру, чтобы члены аудитории могли легко найти нужную информацию.

4. Добавьте дополнительную информацию

Презентации — это , а не , хороший формат для передачи большого количества информации. Тем не менее, они хороши для того, чтобы вдохновить людей узнать больше по теме. Эту дополнительную информацию можно найти в раздаточном материале. И если вы из тех людей, которые хотят рассказать аудитории все, что вы знаете по теме… вы можете поместить это в раздаточный материал.

5. Включите ссылки

Если вы цитируете исследования, обязательно включите ссылки в раздаточный материал.Для большинства презентаций (научные презентации для научной аудитории будут исключением) не загромождайте презентацию или слайды ссылками. Но будьте в состоянии сказать: «Ссылка на это исследование есть в вашем раздаточном материале». Сообщите своей аудитории, где они могут найти больше: книги, веб-сайты, блоги и т. Д.

6. Рассмотрите возможность создания листа действий

— отличное место, чтобы помочь людям воплотить идеи из вашей презентации в жизнь. Вы можете либо перечислить ряд действий, которые люди могут предпринять, либо предоставить рабочий лист, который люди будут заполнять, чтобы узнать, какие действия они предпримут в результате вашей презентации.Попросите людей заполнить лист действий ближе к концу вашей презентации.

7. Сделайте свой раздаточный материал автономным

Раздаточный материал можно передать людям, которые не присутствовали на вашей презентации. Или член аудитории может посмотреть на него через год, когда они забудут большую часть вашей презентации. Убедитесь, что это будет им понятно. Для людей, которые не присутствовали, приложите краткую информацию о вас, подтверждающую доверие.

8. Оставьте пустое пространство

Некоторые люди любят делать заметки во время презентации.Предоставьте достаточно свободного места (или даже несколько пустых страниц сзади), чтобы они могли делать заметки на раздаточном материале и хранить всю информацию, связанную с вашей презентацией, в одном месте.

9. Сделайте свой рекламный проспект профессиональным

Раздаточный материал — конкретное напоминание о вашей презентации. Это также может быть передано другим людям, которые не присутствовали на вашей презентации. Так что это должно улучшить восприятие вас людьми:

• Попросите кого-нибудь вычитать его
• Создайте единый внешний вид вашего бренда (это может включать логотип и цвета)

10.Подумайте, какие дополнительные ресурсы вы можете предоставить своей аудитории

Вы не ограничены бумагой. Моя подруга, учитель биоэтики, которая выступает на конференциях по биоэтике и образованию по всему миру, дает каждому из своих слушателей DVD с планами уроков и ресурсами.

11. Рассмотрите возможность создания веб-страницы

Клифф Аткинсон предлагает создать «домашнюю страницу» для вашей презентации в своей книге «Обратный канал». Если у вас нет веб-сайта, вы можете создать линзу squidoo или страницу для поклонников в Facebook.Или, если вы хотите сделать больше, создайте вики-сайт (попробуйте pbworks или wikispaces) или используйте программное обеспечение для ведения блогов. И то, и другое можно сделать бесплатно и немного технической смелости (технофобикам не следует это пробовать). Все эти варианты позволяют читателям комментировать то, что вы написали, так что это отличный способ продолжить разговор с аудиторией. Например, участники аудитории могут задавать вам вопросы, которые они не могли задать в то время.

Если вы решите пойти по Интернету, вы можете сократить бумажный раздаточный материал до одной страницы с наиболее важными моментами вашей презентации, вашими контактными данными и веб-адресом.

12. Раздайте раздаточный материал в начале презентации

Это постоянная тема для споров среди докладчиков. Некоторые люди обеспокоены тем, что, если они сначала раздадут раздаточный материал, люди перестанут его слушать и начнут листать его. Проблема здесь не в раздаточном материале, а в том, что ваша презентация недостаточно увлекательна.

Если вы не раздаете его до окончания презентации, это означает, что вы думаете, что лучше знаете, как люди должны обращать внимание на вашу информацию.Пусть ваша аудитория решит сама.

Недавние исследования показывают, что раздаточные материалы для студентов университетов перед лекцией не вредит их обучению.

Обновление: В комментариях к этому посту Кэти Мур, Майк Слейтер и Адам Лоуренс определили три веские причины для распространения вашего раздаточного материала после вашей презентации. Я выделил эти причины в новом посте: Три веские причины распространять раздаточный материал после презентации.

13.Скажите людям, нет ли этого в раздаточном материале

Наконец, если вы отклонитесь от темы, отвечая на вопрос, дайте им знать, что ответа нет в раздаточном материале.

Вы успешно подписались!

Как написать презентацию: пошаговое руководство

Вас попросили провести презентацию. Скорее всего, ваш ответ будет примерно одним из следующих:

1.Это тема, которой вы увлечены, и вы уверенно говорите. Вы рады возможности.

2. Втайне вы беспокоитесь о том, что ваш стиль плоский и непривлекательный. Вы этого не ждете.

3. В лучшем случае перспектива заставляет нервничать; в худшем случае — в ужасе. Вы бы предпочли операцию на корневом канале.

Если вы принадлежите к одной из последних двух категорий, вы, вероятно, знаете, что не одиноки. Возможно, вы слышали статистику о том, что публичных выступлений боятся больше, чем смерти.

Как бы вы ни относились к перспективе презентации, это подробное руководство проведет вас шаг за шагом через процесс планирования, написания и проведения презентации, которой вы можете гордиться (даже с помощью Zoom).

Используйте ссылки содержания ниже, чтобы перейти к наиболее нужному разделу, методично пройтись от начала до конца или добавить эту страницу в закладки, чтобы в следующий раз она вам понадобится.

Содержание

Что такое презентация?

Первое, что нужно запомнить

1.Как спланировать презентацию

2. Как структурировать презентацию

3. Написание сценария презентации

4. Как начать презентацию

5. Как завершить презентацию

6. Создание слайдов PowerPoint

7. Проведение презентации

8. Как представить онлайн

Что такое презентация?

По сути, это история. И его истоки уходят в прошлое на тысячи лет — когда наши предки собирались у костра, чтобы послушать мудрых старейшин племени.Без PowerPoint!

В наши дни презентации охватывают блеск и размах Оскара или запуска нового iPhone до бизнес-брифингов для небольших аудиторий, лично или — все чаще — онлайн. Мы делаем упор на бизнес.

Каким бы ни был повод, всегда присутствует элемент драмы. Презентация — это не отчет, который вы можете прочитать на досуге, это мероприятие: выступающие стараются объяснить, убедить или вдохновить вас. Хорошие презентации используют эту динамику для поддержки своей истории.

Все хотят, чтобы вы преуспели

Если вы и нервничаете, всегда помните: никто не собирается писать плохую презентацию, и никто не хочет идти на нее. В комнате могут быть личные программы, но по большей части аудитория относится к презентациям положительно. Они хотят заниматься и учиться. Они хотят, чтобы вы преуспели.

Перво-наперво: дата в дневнике, и вам нужно подготовиться. Давайте разберемся.

1.Подготовка презентации

Представьте, что вы дизайнер в автомобильной промышленности, и ваш начальник попросил вас провести презентацию. Тема: будущее автомобиля и то, как он будет сочетаться со всеми другими видами транспорта.

С чего начать? Как к этому подойти? Для начала вам нужен угол, ключевая идея.

Мы говорим о «проведении» презентации — и, конечно же, аудитория будет ее получать. Итак, вместо того, чтобы начинать с машин (в данном случае), давайте подумаем о людях.Таким образом, мы сможем укоренить разговор в повседневном опыте, который мы все разделяем.

Возможно, вы помните, как однажды вы застряли в пробке на автомагистрали. Утренний час пик. Никто не двигается. Впереди дети переходили мостик в школу, смеясь над машинами, которые никуда не едут. И вы подумали: «Наслаждайтесь, пока можете! Однажды это станете вы ». Но, может быть, и нет. Конечно, мы можем сделать лучше для будущих поколений!

Вот и начало — вся проблема запечатлена на одном изображении, и вы сразу же заинтересовали аудиторию простой историей.

Кто, почему и что

Всегда начинайте с людей, к которым вы собираетесь обратиться. Прежде чем начать писать, ответьте на три основных вопроса: , кто ваша аудитория, , почему вы с ними разговариваете, и , что вы хотите сказать?

Ответы обеспечат вам прочную основу и запустят поток идей. Игнорируйте их, и вы рискуете оказаться расплывчатым и расфокусированным. Четкое письмо — это результат ясного мышления, а размышления требуют времени, но это время потрачено не зря.

Хотите написать презентацию? Прежде чем делать что-либо еще, ответьте на три основных вопроса: кто ваша аудитория, почему вы с ними разговариваете и что вы хотите сказать? @EmphasisWriting Нажмите, чтобы твитнуть

Старт с аудиторией

Вы старший дизайнер автомобилей, разговариваете со своей командой? Если ответ положительный, вы можете предполагать, что у вас есть общие знания высокого уровня.

Но если вы разговариваете с отделом продаж или маркетинга, вы не можете делать те же предположения — есть вопросы, которые вам, возможно, придется объяснить и обосновать.И если это брифинг для прессы, то речь идет о том, чтобы донести информацию до широкой публики — это снова отдельная история.

Знание своей аудитории также будет определять ваш тон. Ваша презентация на доске, скорее всего, будет достаточно формальной, тогда как разговор для вашей команды может быть более непринужденным.

А какое настроение у публики? В другом случае вы можете сообщить плохие новости — возможно, национальная экономика и финансы компании угрожают рабочим местам. Затем вы должны посочувствовать — поставить себя на их место и соответственно изменить свой тон.

Хочу…

Вам также нужна четкая цель ( почему ). Для нашего автомобильного дизайнера первоочередной задачей должно быть внушить публике ключевую идею. Начиная с образа школьников, он призван убедить аудиторию в том, что у компании есть радикальное и яркое дизайнерское будущее.

Вот и все. Как им это сделать? Должны ли они объяснять, убеждать или вдохновлять — три ключевые стратегии любой презентации? Возможно, вам понадобится использовать несколько из них для достижения вашей цели.

Цели всегда должны заканчиваться заявлением «Я хочу…». Что вы хотите, чтобы делала ?

Речь идет о…

what — это суть вашей презентации — строительные блоки, все факты и цифры, которые говорят аудитории: «Это о…».

Вернуться к нашему дизайнеру. Отказ от бензина и дизеля позволит полностью переосмыслить дизайн автомобиля. Блок питания и аккумулятор могут лежать под полом автомобиля, освобождая все пространство, занимаемое обычным двигателем.Кроме того, есть все проблемы, связанные с автономными автомобилями без выбросов в «умных» городах будущего.

При планировании может оказаться полезным извлечь всю информацию из головы и на страницу, используя интеллект-карту, как в примере ниже (для разговора о транспортной политике Великобритании).

Это эффективный способ разблокировать все, что вы знаете (или вам еще нужно провести дополнительные исследования). Начните с основной темы, а затем продолжайте задавать себе вопросы (например, кто, что, когда, где, как и почему), чтобы вникнуть во все аспекты.

Как только вы все это разместите на странице, вы можете определить, какие части действительно подходят для вашей презентации. Не пытайтесь описать все до последней детали: аудитория не хочет обрабатывать груды информации. Им больше интересны ваши идеи и выводы.

Теперь давайте объединим все эти исследования и планирование в структуру.

2. Как структурировать презентацию

28 августа 1963 года доктор Мартин Лютер Кинг-младший стоял на ступенях Мемориала Линкольна в Вашингтоне, округ Колумбия, и произнес одну из самых ярких речей в истории: «У меня есть мечта».

Он был лидером движения за гражданские права в США, и его аудитория в тот день исчислялась сотнями тысяч человек. Его целью было вдохновить их на продолжение борьбы.

Презентации обычно стремятся либо объяснить, либо убедить, либо вдохновить — иногда с элементами всех трех. Ваша цель будет определять вашу структуру. Это будет основой вашей презентации, придав ей силы и направленности.

Объясните в логической последовательности

Объясняя, вы дополняете знания людей, чтобы сформировать ключевую идею.Но спросите себя, что эта аудитория уже знает?

Если вы астрофизик, разговариваете с аудиторией своих сверстников, вы можете использовать термины и концепции, которые, как вы знаете, им будут знакомы. Если вы объясняете Джо Публику черные дыры, вы не можете этого сделать. Как правило, вам нужно использовать простые аналогии, чтобы аудитория оставалась с вами («Представьте, что вы находитесь в огромной темной комнате…»).

Будь то черные дыры или новое программное обеспечение, хорошие объяснения начинаются с того, что мы знаем, а затем строимся на этом понимании, шаг за шагом, слой за слоем.Аудитория останется с вами, если они будут следовать вашей логике, и вы можете помочь в этом, добавив комментарии: «Опираясь на это…», «Это означает…», «Чтобы проиллюстрировать это, я всегда находил…».

Презентации обычно направлены на объяснение, убеждение или вдохновение — иногда с элементами всех трех. Ваша цель будет определять структуру вашей презентации. @EmphasisWriting Нажмите, чтобы твитнуть

Нам нужно поменять

Если вы пишете убедительную презентацию, вам также необходимо следовать определенной последовательности.

Пишете ли вы презентацию для потенциального клиента или даете клиенту рекомендации на основе исследований, вы следуете одной и той же структуре. Эта структура — Четыре Пс. Это мощный способ направить мышление вашей аудитории.

Начнем с текущей ситуации — где вы сейчас находитесь ( позиция ). Объясните, почему вы не можете там оставаться, чтобы аудитория согласилась, что все должно измениться (, задача ). Предложите до трех надежных способов решения проблемы ( возможных ).Затем решите, какое из них является оптимальным ( предложение ).

Три — магическое число для писателей — не слишком много и не слишком мало. Но может быть одна замечательная возможность, и в этом случае вы сразу перейдете к ней (позиция , проблема, предложение ).

Подумайте о том, как пандемия глубоко изменила нашу трудовую жизнь. В городах полно офисов, в которые люди раньше ездили. Но для сохранения социального дистанцирования нас поощряют по возможности работать из дома и держаться подальше от общественного транспорта.

В какой-то момент лицам, принимающим решения в организациях, придется позвонить — или поделиться рекомендацией — о том, что делать в долгосрочной перспективе. Должны ли мы вернуться в офис, остаться дома или объединить то и другое?

Если бы нам пришлось представить этот выбор, используя структуру «Четыре П», мы могли бы выделить плюсы и минусы каждой возможности, а затем продвинуть ту, которую мы рекомендуем, выше других. Или мы могли бы присоединиться к таким компаниям, как Google и Twitter, и просто предложить чисто удаленную работу в будущем.

У меня есть мечта

Вдохновляющая презентация о будущем — о том, что могло бы быть. Ученые вдохновляют детей заниматься астрономией или физикой своей страстью и потрясающими визуальными эффектами. Дизайнеры вдохновляют компании своим радикальным и захватывающим видением. Руководители бизнеса убеждают своих сотрудников, что они действительно могут изменить ситуацию.



Аудитория, смотрящая вдохновляющую презентацию, не собирается унимать много фактов и цифр.Что важно, так это их эмоциональное и интеллектуальное взаимодействие с говорящим, их общее понимание цели. Один из способов добиться такого взаимодействия — это ваша структура.

От темноты к свету

Самые вдохновляющие презентации часто рождаются в результате совместной борьбы. 13 мая 1940 года Уинстон Черчилль обратился к британскому парламенту и британцам, слушающим по радио, в самые мрачные дни Второй мировой войны.

Он был крайне реалистичен в своей оценке нынешнего положения: «Впереди у нас много-много долгих месяцев борьбы и страданий.Затем он изложил свою политику: «Вести войну на море, суше и в воздухе, изо всех сил … против чудовищной тирании» и приз: «Победа, какой бы долгой и трудной ни была дорога».

В сложных ситуациях зрители сразу видят ложные надежды и пустую риторику. Они хотят честного признания, а также решимости и ясной стратегии, чтобы вести их в будущее.

Мы можем представить, как та же структура могла бы проявиться в более связанном с бизнесом контексте:

«Не буду приукрашивать цифры.Мы должны измениться, чтобы сохранить рабочие места и обеспечить наше будущее. На этом пути будут темные дни и жертвы, но что самое сложное в любом повороте? Начинаем. Для этого нам всем необходимо задавать два фундаментальных вопроса: где мы можем улучшить, как мы можем улучшить? И если мы будем прилагать достаточно усилий и будем совершенно неумолимыми, перемены придут, и наш импульс будет набирать обороты ».

3. Написание сценария презентации

У вас нет , чтобы написать сценарий.Некоторые люди складывают вместе несколько слайдов PowerPoint и пролистывают их; другие обходятся пулями на смартфоне, ноутбуке или подсказках. Это зависит от мероприятия и ведущего.

Написание полного сценария требует времени, но если это очень важная презентация и вы можете использовать ее снова — возможно, чтобы привлечь инвестиции — это того стоит.

Некоторые люди напишут полный сценарий, потому что компания или организация, заказавшая презентацию, захотят увидеть копию задолго до мероприятия (часто по юридическим причинам).Другие напишут сценарий, отредактируют его до необходимого времени, а затем снова отредактируют до маркеров или примечаний.

Если презентация предназначена для небольшой аудитории, ваши заметки или маркеры подойдут для более разговорного подхода. Здесь нет никаких правил — посмотрите, что лучше всего подходит для вас. Но что вы должны сделать, так это знать свой объект наизнанку.

Чтобы писать ясно, вы должны ясно мыслить, и полный сценарий покажет области, которые не ясны — например, где объяснение нуждается в усилении или где вам следует поработать над переходом.

Время решает все

Полный сценарий также помогает с расчетом времени, и время имеет решающее значение. Например, выступления на TED имеют строгий 18-минутный лимит, будь то перед аудиторией или онлайн. Этого достаточно, чтобы удерживать внимание, но достаточно, чтобы передать ключевую идею. (Речь «У меня есть мечта» длилась 17 минут 40 секунд и изменила мир.)

У очень опытного ведущего требуется более 30 минут. Однако если вы задаете вопросы, вы можете выделить дополнительное время.

Представьте, что вы пишете презентацию полностью, а у вас 20 минут. На странице формата A4 с 14-пунктирным шрифтом Calibri и 1,5-строчным интервалом это будет примерно 10 страниц.

Вы также можете разделить страницу на две части, со слайдами слева и текстом справа (или наоборот). Затем вы можете планировать свои слова и визуальные эффекты параллельно — это будет примерно 20 страниц.

Самая мощная клавиша на клавиатуре — Удалить

Используйте эти числа как свою цель, но ваш первый черновик, вероятно, будет длиннее.Вот когда вы начинаете удалять.

Будь безжалостным. Все, что не добавляет к истории, должно уйти, включая те анекдоты, которые вы рассказываете годами (, особенно этих анекдотов). Дело не в том, что вы хотите сказать аудитории, а в том, что им нужно услышать.

Не думаю, что вам нужно включать каждую проблему. Намного лучше разобраться с двумя или тремя примерами в деталях, чем рассказать немного о многих других.

И интерпретируйте визуальный материал, который вы показываете, а не описываете его, точно так же, как вы не повторяете текст, отображаемый на экране.Публика это уже видит.

Это разговор

Будьте собой — не пишите сценарий, который не в вашем стиле. Нам нужен настоящий вы, а не версия с наддувом.

Некоторые люди от природы склонны к презентациям — это может означать, что они научились использовать свои настоящие сильные стороны.

Сэр Дэвид Аттенборо — отличный тому пример. Он обладает обширными знаниями о мире природы. У него заразительная страсть и энтузиазм к своему предмету.И самое главное, он не отчитывает камеру: он естественно разговаривает со своей аудиторией (и теперь он использует Instagram, чтобы вдохновлять новые поколения).

Вы можете воспользоваться репликой сэра Дэвида и создать свой собственный стиль презентации. Зная свои сильные стороны и действительно понимая свой , почему поможет вам говорить целеустремленно и с энтузиазмом.

И старайтесь говорить естественно. Используйте разговорный, инклюзивный язык. Это означает множество личных местоимений (, я полагаю, , , мы, , можем) и сокращений (, не , вы задаетесь вопросом…, , вы, вероятно, думаете, …).

Сэр Дэвид Аттенборо представляет свою новую серию Наша планета на премьере. Он повышает нашу осведомленность, накладывая информацию на ряды вместе со статистикой. Они сформулированы просто, в относительных терминах («96% массы планеты — это мы…»), поэтому мы легко понимаем их шокирующее значение. Он также часто использует слова «мы» и «нас», чтобы подчеркнуть, как эта чрезвычайная экологическая ситуация влияет на всех нас на «планете, которую мы все называем своим домом».

Как найти правильные слова

Представьте, что вы разговариваете с кем-то во время письма.И попробуйте произнести слова вслух — это хороший способ уловить сложные, длинные предложения или определенные слова, которые будет сложно произнести.

Презентации — это не отчеты, которые можно перечитывать — аудитория должна понимать, о чем вы говорите в данный момент . Не оставляйте их в недоумении, о чем вы, черт возьми, говорите, они только отстанут.

Так что избегайте использования длинных или сложных слов или слов, которые вы не услышите в повседневном разговоре (если в вашем повседневном разговоре есть «кварки» и «векторы», это нормально).И остерегайтесь жаргона — он может исключить аудиторию, и он быстро становится клишированным и устаревшим.

Вот еще несколько советов и подсказок о том, как эффективно писать для разговора:

Синтаксис (порядок слов): Распутайте мысли и расположите слова в предложениях так, чтобы они были простыми и логичными. Часто сложный синтаксис проявляется, когда основная мысль теряется внутри лишней информации (или когда говорящий не уверен, в чем их суть).

Темп, ритм и тон: Изменение темпа, ритма и тона предложений делает разговор и слушание намного более приятным.

Убедитесь, что ударение приходится на самые важные слова. Например, «Для будет или , а не , чтобы было » (где ударение растет и падает на альтернативные слова) или «У меня мечта » (где ударение падает на последнее слово).

Меняйте длину предложений и экспериментируйте с использованием очень коротких предложений, чтобы подчеркнуть точку.

Играйте с ритмом, складывая слова в пары и тройки. Сказание троек дает ощущение движения, прогресса и решимости: Идет, идет… прошло .Парное произнесение слов дает более сбалансированный тон («смелость и приверженность», «энергия и усилия») или ощущение противоречия между словами («война и мир», «импорт и экспорт»).

Аналогии: Хорошие аналогии могут хорошо работать в презентациях, потому что они рисуют яркие картины для аудитории. Лучший способ сделать это — использовать сравнение («Это был не столько ужин, а скорее время кормления в зоопарке») или метафору («Он был лисом, а компания — курятником»). .

Аллитерация: Это означает использование двух или более слов, которые начинаются с одного и того же звука, например «большой и жирный», «гладкий и блестящий» или «ключевые компоненты». Аллитерация на странице может выглядеть надуманной, но она может эффективно выделить важные фразы в презентации.

Слов, которых следует избегать: Будьте осторожны при использовании таких клише, как «раздвигать границы», «играть в твердый мяч» и «мыслить нестандартно». И тщательно подумайте об использовании любого слова, которое заканчивается на -ism, -ise, -based, -gate, -focused и -driven.

Будьте осторожны и с юмором: не пишите анекдоты, если вы не умеете хорошо их рассказывать. Говорите лаконично, если это соответствует случаю, но плохо рассказанная шутка может быть мучительной.

4. Как начать презентацию

Люди, как правило, больше всего запоминают начало и конец, поэтому убедитесь, что ваше начало и конец сильны.

У вас есть около минуты, чтобы привлечь аудиторию. Вы хотите, чтобы они были заинтригованы, хотели узнать больше, слегка выдвинулись на своих местах.Если вы выучите наизусть только одну часть презентации, сделайте это как можно скорее.

Быстрое «спасибо» — нормально, если вас кто-то представил. Быстрое «доброе утро» публике тоже хорошо. Но не начинайте благодарить их за то, что они пришли и надеяться, что им понравится то, что вы говорите — вы не принимаете Оскар, и они могут сказать вам, что они думали, когда все закончится. Приступайте к делу.

Есть четыре основных типа вступления, которые привлечут вашу аудиторию:

• Новости — «Положительные результаты тестов на Covid-19 во всем мире достигли…»
• Анекдот: «Около десяти лет назад я шел на работу и увидел…»
• Сюрприз — «Каждые пять минут американец умирает из-за еды, которую он ест.’
• Исторический — «В 1800 году население мира составляло один миллиард. Сейчас это 7,8 миллиарда ».

Вы можете интерпретировать это начало по-разному. Если вы скажете: «Я должен признаться…», мы будем ожидать анекдота, относящегося к вашей основной теме. И поскольку вы один перед нами, это играет на вашей уязвимости. Мы сразу заинтригованы, и вы создали хорошую платформу для остальной части презентации.

Вы также можете комбинировать эти методы.Историческое начало создает ощущение движения — это было тогда и сейчас — а также удивительный факт. Это может вызвать мысль типа «Вау, куда это идет?» И вы можете обменяться на это своим собственным риторическим вопросом: «Что это значит для всех в этой комнате? Это не то, что ты думаешь… ».

Помимо создания истории, вам нужно быстро убедить аудиторию, что она в надежных руках. Один из способов сделать это — дать им карту — сказать, куда вы собираетесь их отвезти и что они увидят по пути.

Тогда вы вместе отправляетесь в путешествие.

5. Как завершить презентацию

Ваш финал — это то, что вы хотите, чтобы аудитория забрала: ваш призыв к действию, ваше видение будущего и то, как они могут внести свой вклад.

Если ваша презентация онлайн или для небольшой группы в маленькой комнате, ваш финал не будет боевым кличем, призывом к преодолению баррикад — это было бы совершенно неуместно. Но в равной степени не тратьте его на что-то плоское и скучное.

Вот четыре эффективных способа закончить разговор (например, вступления, вы можете комбинировать их или придумать свои собственные):

• Предскажите будущее — «Так чего же нам ожидать в следующие десять лет? … ‘
• Цитата — «Как сказал вчера на собрании наш главный исполнительный директор…»
• Повторите основную проблему — «Мы не можем продолжать с той же старой, такой же старой».
• Подведем итоги: «Постоянное улучшение — не наша цель. Это наша культура ».

Предсказание будущего хорошо сочетается с историческим началом — оно завершает сюжет вашей презентации.

Если вы закончите цитатой, убедитесь, что она актуальна и заслуживает доверия — это должен быть авторитетный штамп.

Повторение важного вопроса означает выделение и выделение основной части вашей презентации, в то время как подведение итогов — это инкапсуляция вашего аргумента в пару предложений.

Ваш финал также может быть изменением тона, возможно, обозначенным одним словом «Наконец…». Это сигнал аудитории снова выйти немного вперед и обратить пристальное внимание.

Как и в случае с открытием, эффект будет сильнее, если вы выучите финал — сделайте заметки, сделайте пару шагов к аудитории и обращайтесь к ней напрямую, прежде чем просто сказать «Спасибо.’

6. Создание слайдов PowerPoint

Мы все были там — смотрели, казалось бы, бесконечную, плохо спроектированную презентацию, которая просто повторяет то, что говорит докладчик. Этот мучительный опыт настолько распространен, что получил название: смерть от PowerPoint. Но так быть не должно.

Вам вообще нужны слайды?

Как и в случае с вашим сценарием, первое, что вы должны спросить, это: «А мне это действительно нужно?» В 2019 году сэр Тим Бернерс-Ли прочитал лекцию Ричарда Димблби для BBC.Он говорил около 40 минут без автоспуска (он запомнил свой сценарий) — и без поддержки докладчика.

Это уникально мощная форма презентации, потому что внимание аудитории полностью сосредоточено на одном человеке. Призыв к действию в конце презентации и сообщение плохих новостей также лучше всего делать без визуальных эффектов.

Визуальная поддержка

Но если они хорошо продуманы и актуальны, слайды или другие визуальные эффекты могут значительно улучшить презентацию — будь то фотография, видео или повсеместный PowerPoint.Однако есть две вещи, которые каждый должен знать о PowerPoint в частности:

• Невероятно универсальный и удобный.
• В чужих руках это может быть невыносимо утомительно.

Ваши слайды PowerPoint должны быть , а не , по сути, вашими подсказками, проецируемыми на экран. Они не должны быть упакованы от поля к полю с текстом или заполнены сложными диаграммами.

Если презентация идет в прямом эфире, аудитория пришла посмотреть на вас, а не на вашу презентацию.В сети, возможно, придется приложить больше усилий, чтобы поддерживать визуальный интерес.

Как и в случае со сценарием, держите палец на кнопке Delete, когда собираете колоду.

Сколько слайдов?

Не существует твердого правила о том, сколько слайдов вам следует использовать, но в среднем используйте не более одного-двух слайдов в минуту. И не используйте больше пары коротких видео-вставок в 20-минутной презентации.

У вас может быть раздел, в котором вы показываете несколько слайдов в последовательности или задерживаете один слайд на пару минут, и это нормально.Изменение темпа помогает поддерживать динамику презентации.

Оптимизация для психологии

Как отмечает в своем выступлении на TEDx самопровозглашенный поклонник презентаций Дэвид Дж. П. Филлипс, у людей — в том числе и у вашей аудитории — ужасная рабочая память. Если вы не укажете этот факт в своих слайдах, ваш доклад не будет иметь длительного воздействия. Фактически, большая часть этого будет забыта в течение примерно 30 секунд.

Чтобы противостоять этому эффекту, Дэвид выделяет пять ключевых стратегий, которые следует использовать при разработке PowerPoint:

1. На каждом слайде должно быть только одно сообщение: больше, и вы отвлекаете внимание аудитории.
2. Не используйте на слайдах полные предложения и, конечно же, не думайте, что вы сможете обсудить их, если сделаете это. Люди, пытающиеся читать и слушать одновременно, потерпят неудачу и ничего не усвоят. Вместо этого переместите текущий текст в раздел документации, а содержание слайда должно быть коротким и приятным.
3. Внимание людей будет привлечено к самому важному на слайде. Если ваш заголовок менее важен, чем содержимое под ним, сделайте текст заголовка меньшим из двух.
4. Вы также можете привлечь внимание людей, используя контраст.Это может быть так же просто, как направлять точку фокусировки, используя белый текст (на темном фоне) для слов, которые вы хотите выделить, в то время как окружающий текст отображается серым цветом.
5. Добавление слишком большого количества объектов на слайд истощит когнитивные ресурсы вашей аудитории. (Ваш заголовок, каждый маркер, любые ссылки, даже номер страницы — все они считаются объектом.) Включите в слайд не более шести объектов, и зрители вздохнут с облегчением. Вероятно, это будет означать создание большего количества слайдов — и это нормально.

Дополнительные советы Powerpoint и наглядные пособия

Вот еще несколько рекомендаций по созданию наглядных пособий:

Подготовка

• Никогда не погружайтесь в PowerPoint как на первую работу при создании презентации. Разработайте структуру своего выступления (как минимум) до , создавая слайд-колоду. Чтобы создать действительно эффективный PowerPoint, вы должны знать свой предмет наизнанку.
• Перечислите все визуальные эффекты, которые вам понадобятся при подготовке сценария.Эту потрясающую фотографию, которую вы недавно видели, может быть трудно отследить, и вам может потребоваться разрешение и плата за ее использование.

Простота

• Стоит повторить: на каждом слайде должна быть одна ключевая идея .
• Используйте эффект сборки, добавляя по одной маркеру за раз (или используйте прием контрастности, описанный выше) и старайтесь не использовать более трех маркеров на кадр (или шесть объектов в целом).
• Уберите каждый маркер до минимума — без артиклей («a», «an» и «the»), без предлогов («in», «at», «to» и т. Д.) И сократите пунктуацию.
• Каждое слово, которого нет по какой-либо причине, должно исчезнуть. Удалить, удалить, удалить.

Слайды Extra

• Используйте «проходную» горку. Вместо того, чтобы показывать зрителям пустой экран, они сообщают им, кто вы и название вашей презентации.
• Время от времени используйте промежуточные слайды между слайдами с большим количеством контента — возможно, с изображением, но без текста. Они дают зрителям визуальный отдых и снова обращают внимание на вас.

Цвета

• Простой белый фон может хорошо смотреться на мониторе компьютера, но на большом экране он будет ярким.Инвертируйте норму с темным фоном или используйте затенение или «призрачные» изображения, чтобы разбить фон и добавить визуального интереса.
• Некоторые цвета на экране отображаются лучше, чем другие. Синий и серый мягкие и приятные для глаз. Красный — нет-нет, будь то фон или текст. И если вы придерживаетесь светлого фона, отдайте предпочтение более тонкому темно-серому цвету вместо черного для текста.

Форматирование

• Используйте шрифты с засечками (например, Arial, Helvetica или Calibri) и подумайте о кегле — убедитесь, что он легко читается.
• Используйте верхний регистр только в случае крайней необходимости.

Изображения и данные

• Фотографии хорошо работают в полноэкранном режиме, но они также хорошо выделяются на черном фоне.
• Убедитесь, что ваши диаграммы и графики не слишком сложные. Плотная информация, которая хорошо размещена на странице, не будет отображаться на экране — это слишком много для восприятия. Графики за программным обеспечением для чтения новостей часто сводятся к одной строке, которая резко идет вверх или вниз.
• Не представляйте данные или графики и ожидайте, что они говорят сами за себя.Вам нужно найти в данных историю и значение и представить , что .

И, наконец,

• Вычитайте, вычитывайте, вычитывайте — иначе рискуете столкнуться с неприятной орфографической ошибкой.

Техническая проверка

• Узнайте, какой ноутбук они используют в вашем месте проведения. Если вы написали свою колоду на ПК, запустите ее на ПК (и, конечно же, то же правило применяется, если вы использовали Mac).
• Если вы отправили презентацию на место встречи по электронной почте, возьмите с собой копию USB в качестве резервного.
• Если вы проводите презентацию в Интернете, проверьте, какую платформу вы будете использовать, и освоитесь с ней. Если мероприятие будет проводить кто-то другой, убедитесь, что вы назначили время для репетиции, особенно если там будет продюсер.

7. Проведение презентации

Вы потратили много времени и усилий на подготовку презентации, и теперь вы подошли к концу — пора встать и выступить.

Пройти через

Вам не нужно репетировать, но большинство докладчиков делают это и не зря — он выявляет слабые места и неудобные переходы.И, что немаловажно, укрепляет доверие.

Прочтите сценарий или прочтите вслух — это поможет успокоить нервы. Если вы используете коллег в качестве фиктивной аудитории, вы также можете провести проверку здравого смысла: «Это работает?» «Я объяснил это ясно?» «У вас есть общая картина?» И репетиция вслух уловит эти слова и предложения, которые вы думали, что можете сказать, но не можете.

Чем больше вы репетируете, тем более привычным и естественным будет выступление. Отрепетируйте и техническую сторону — где будет появляться видео, как вы собираетесь менять темп и тон, чтобы поддерживать интерес.

Попробуйте говорить немного медленнее, чем обычно, чтобы аудитория улавливала каждое слово и не боялась время от времени останавливаться. Это дает передышку для вас и аудитории.

Общайтесь со своей аудиторией

Когда вы проводите презентацию по-настоящему, устанавливайте зрительный контакт с аудиторией, как при разговоре. В маленькой комнате с небольшой аудиторией поговорите с людьми. В большом пространстве не обращайтесь к первой паре строк и игнорируйте остальные — включите всех.

И если вы споткнетесь со своими словами здесь или там, продолжайте и не зацикливайтесь на них — вы потеряете концентрацию. Зрители обычно снисходительны и могут даже не заметить.

Каждая аудитория уникальна: в разных местах они реагируют по-разному. И хотя завтра вы, возможно, уже в десятый раз проведете ту же презентацию, аудитория увидит ее впервые. Ваш долг — сохранить для них свежесть.

Конечная точка

Это ваша презентация — все под вашим контролем, и аудитория должна чувствовать, что находится в надежных руках.

Совершенно естественно нервничать, но думал, что это , и это худший момент. Как только вы начнете — и особенно когда вы почувствуете, что публика с вами — нервы начнут исчезать. Постарайтесь получить от этого удовольствие. Если вам это нравится, то, скорее всего, понравится и аудитории.

И помните: все хотят, чтобы у вас все хорошо.

8. Как представить онлайн

Большинство из нас давали или смотрели презентации в Интернете.Но хотя переход на Zoom или аналогичную платформу для презентации когда-то был исключением, он стал по умолчанию — по крайней мере, на данный момент.

Этот переход слишком легко может привести к провалу обычно опытных докладчиков. Но в этом нет необходимости.

Действительно, все советы, о которых мы говорили, по подготовке, структурированию и написанию для личной презентации, одинаково актуальны для вашей онлайн-презентации. Вам просто нужно быть готовым к уникальным задачам, которые ставят удаленные презентации.

Очевидно, что пока у вас есть аудитория, она, вероятно, будет отключена и, возможно, даже не видна (если веб-камеры выключены). Это значительно затрудняет оценку реакции аудитории, и если событие записано заранее, его может вообще не быть — по крайней мере, не сразу. Хлопающие и смеющиеся смайлики не совсем похожи на настоящие.

Поддерживать зрительный контакт

Но хотя ваша аудитория может находиться за много миль, все же есть способы, которыми вы можете — и должны — создать с ними чувство связи.Если вы это сделаете, ваша презентация будет иметь гораздо большее влияние.

Независимо от того, идет ли мероприятие в прямом эфире или в записи, по крайней мере, начните с включенной веб-камерой (если вы действительно не можете использовать только слайды). Если это вариант, и вы считаете нужным, не выключайте камеру — помните, и — это презентация в такой же степени, как и любые визуальные эффекты.

Если вы будете присутствовать на выставке, убедитесь, что вы знаете, где находится объектив вашей веб-камеры, и в ключевые моменты выступления смотрите прямо в него — а не на аудиторию — чтобы акцентировать внимание на этих моментах.

И не смотрите на второй экран, чтобы активировать PowerPoint — зрители подумают, что ваше внимание блуждает.

Привлекайте свою онлайн-аудиторию

Всегда важно быть привлекательным оратором, но помните, что онлайн-мир уже является местом, которое мы ассоциируем с отвлечением. Зрителю, сидящему за ноутбуком, также легче скрыть рассеянное внимание, чем зрителю в зале или зале заседаний.

Это не значит, что ваша аудитория не хочет уделять вам внимание.Но как никогда важно, чтобы ваша презентация была четкой и лаконичной. Пересмотрите свою структуру, сценарий или карточки-подсказки и слайды. Отнеситесь к этому очень критически и (как всегда) удалите, удалите, удалите все, что не имеет прямого отношения.

Если это подходит для вашего формата, вы можете сделать свою презентацию интерактивной. Затем вы можете разбить контент на короткие сегменты, перемежая их комментариями, опросами, вопросами и обсуждениями. Разнообразие будет долгожданным изменением для ваших зрителей.

Ваши визуальные эффекты являются частью того, что будет удерживать людей с вами — наряду с взаимодействием, которое вы создаете между вами и ними. Это означает, что еще более важно следовать рекомендациям, которые мы рассмотрели ранее.

Используете масштабирование для презентации? Овладейте искусством онлайн-доставки с помощью этого простого сочетания настройки, доставки и технических приемов @EmphasisWriting Click To Tweet

Измените свой голос

Ваш тон голоса очень важен здесь, потому что онлайн-презентации похожи на радио с картинками.Когда люди говорят: «У вас отличный голос для радио», они имеют в виду, что его легко слушать, часто потому, что вы используете довольно низкий, теплый и расслабленный регистр.

Слушайте голоса по радио и голоса за кадром и выбирайте те, которые вам особенно нравятся. Что тебе в них нравится? Почему вам нравятся одни голоса, а другие нет?

Например, плоский немодулированный голос трудно слушать в течение длительного времени (и вряд ли он кого-то вдохновит).

Поэкспериментируйте, намеренно добавив энергии вашему голосу, поскольку интернет-звук может притуплять.Как говорит наш тренер Гэри Вудворд: «Поднимите шкалу энтузиазма даже выше, чем вы думаете, чтобы убедиться, что он проявляется». И всегда меняйте свой темп и тон, как в обычном разговоре.

И если это соответствует тональности вашего выступления, улыбайтесь время от времени. Улыбка заразительна, и люди будут слышать ее в вашем голосе, даже если не видят вас.

Превосходные переходы

Одна из других ключевых проблем удаленных презентаций заключается в том, что у вас есть еще один уровень технологий, с которым нужно бороться: совместное использование PowerPoint в Интернете.

Это означает, что многие презентации начинаются с популярной фразы «Вы видите мой экран?»

Это также может привести к тому, что многие докладчики будут спотыкаться при переходах, что сделает связи между их слайдами неуклюжими. И хотя удаленная аудитория может быть снисходительной, для красивой презентации лучше избегать подобных ошибок.

Естественно, здесь играет роль практика. Но вы также можете получить преимущество с помощью своей настройки.

Дэйв Паради из Think Outside the Slide объясняет один отличный способ настройки Zoom, чтобы вы могли плавно запускать и запускать свою колоду слайдов — и быть уверенным, что отображается.

Вы даже сможете видеть остальную часть экрана (но не зрители). Поскольку вы сможете видеть, что происходит, ваши переходы также могут быть плавными.

Хитрость заключается в том, чтобы использовать одну из расширенных настроек Zoom после того, как вы нажмете «Поделиться экраном», чтобы поделиться только частью вашего экрана:

Это даст вам рамку, которую вы можете переместить в ту часть экрана, которую хотите видеть зрители.

Переместите слайды PowerPoint в «представление докладчика» перед запуском демонстрации экрана.Тогда вы сможете видеть предстоящие слайды и свои заметки повсюду, а ваша анимация (например, слайды сборки) будет работать как обычно.

Zoom: настройка «части экрана»: ваша аудитория будет видеть только то, что находится в кадре

Другая часть уловки? Настройте его заранее незадолго до выступления. Когда вы будете довольны настройкой, вы можете прекратить совместное использование, пока не придет время начать разговор. Когда вы снова вернетесь к «Поделиться экраном», он снова откроет фрейм в том же месте.

Дэйв показывает процесс в этом видео:

Пять практических советов для действительно профессиональной онлайн-презентации

Вы довольны содержанием выступления, вы безжалостно оптимизировали слайды и освоили голос по радио. Теперь просто убедитесь, что вы охватили эти важные практические аспекты для безупречной презентации:

1. Создайте хорошее пространство
Убедитесь, что ваша среда хорошо настроена:

• Держите фон на дисплее как можно более аккуратным и минималистичным — обычная стена или фон — это здорово, если вы можете.
• Управляйте фоновым шумом и минимизируйте его (закройте окно, убедитесь, что ваш телефон отключен, погасите кошку, убедитесь, что кто-то наблюдает за детьми в другой комнате — чего угодно).
• Проверьте освещение: поставьте источник света перед собой, а не позади вас (иначе вы будете в тени).
• Установите компьютер или устройство на уровне глаз, чтобы вы были в кадре и смотрели прямо — избегайте нависания над ним, обеспечивая прекрасный вид на ноздри.

2.Подумайте о своей внешности.
Одевайтесь так же, как если бы презентация была личной, и судите о своем выборе одежды, исходя из формальности мероприятия и вашей аудитории.

3. Практикуйтесь!
Просмотрите презентацию и порепетируйте техническую сторону. Практикуйте свои переходы, в том числе начальную подсказку слайдов (возможно, используя совет Zoom выше), чтобы вы могли быть уверены в том, что все это будет плавно.

4. Будьте готовы к работе
Зарегистрируйтесь пораньше в день выступления.Убедитесь, что все ваши технологии работают, наденьте гарнитуру и убедитесь, что все настроено заранее. Это избавит вас от любых проблем (и стресса) в последнюю минуту и ​​означает, что вы сможете взяться за дело.

5. Встаньте и доставьте
Даже в режиме онлайн рассмотрите возможность проведения презентации стоя, если вы можете сделать это с комфортом (соответствующим образом отрегулируйте свое устройство или веб-камеру). Это может привести вас в большее настроение презентации и выделит вас среди большинства удаленных докладчиков.

Ты все еще там?

Живые аудитории имеют групповую динамику — как только несколько человек начинают смеяться, это становится заразительным, и остальные присоединяются.В Интернете, естественно, все по-другому. Но это не должно вас сбивать с толку.

Вы можете не получить немедленную обратную связь, но не переусердствуйте и не думайте, что вы должны вернуть их.

Да, зачастую сложнее оценить реакцию аудитории в Интернете, особенно если у них отключен звук и веб-камеры отключены. Да, это может быть сложно. Но они все еще слушают. Вы можете слышать или не слышать (или видеть) смех, но они все равно могут улыбаться и очень интересоваться тем, что вы хотите сказать.Верьте в собственное содержание.

Какую бы форму вы ни приняли, продолжайте возвращаться к своей цели и посланию для выступления — и продолжайте думать о людях, с которыми вы будете разговаривать. Независимо от того, будет ли обращение в сети или лично, именно этот фокус является ключом к каждой мощной презентации.

Готовы узнать больше? Практикуйте индивидуальные навыки написания презентаций с одним из наших опытных инструкторов или присоединитесь к нашим запланированным курсам по написанию презентаций.